PLANEACION TECNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORIA DEFINICION Significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. El auditor planea desempeñar la auditoría en manera eficiente y oportuna.
PLANEACION TECNICA
Planear la auditoría es decidir previamente cuáles son los objetivos y procedimientos de auditoría que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué oportunidad se van a aplicar en qué orden se va a efectuar esa revisión y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados. Los papeles de trabajo que se conserven, deberán ser aquellos que llenan una finalidad específica. El objetivo primordial deberá consistir en evitarse la preparación de cédulas, análisis o memorandos innecesarios, así como el suprimir detalles innecesarios en los papeles que se conserven. Se debe planear cuidadosamente cada auditoria antes de comenzarla para que los objetivos que se persiguen se obtengan con eficiencia y rapidez, evitando duplicidad de trabajo y labores innecesarias. Podemos decir que no es necesario para iniciar un trabajo de auditoría que estén planeadas detalladamente todas las fases de ella aunque si es necesario que esté planeada en lo general y en lo particular la fase concreta que se auditará.
PLANEACION ADMINISTRATIVA
Planeación administrativa consiste en establecer el personal que efectuara el trabajo de auditoría y sus responsabilidades, el tiempo a utilizar en cada procedimiento o técnica aplicable, los recursos materiales requeridos, honorarios y
otros gastos necesarios para la realización de la auditoria. Al Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en la auditoria, debe existir algún mecanismo que permita compara el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt. También se puede realizar una evaluación hacia las personas que realicen la auditoria de su personalidad, presentación y actitud. DIFERENCIA ENTRE PLANEACION TECNICA Y PLANEACION ADMINISTRATIVA Esta diferencia consiste en que al hablar de planeación técnica nos referimos a los procedimientos y técnicas aplicados, su extensión y oportunidad, papeles de trabajo a utilizar y otras pruebas necesarias, y al hablar de planeación administrativa nos referimos al personal, tiempo, honorarios y otros gastos necesarios para la realización del trabajo de auditoría. IMPORTANCIA DE LA PLANEACION En primer lugar la importancia de la planeación radica en cumplir con la norma de auditoría relacionada con la ejecución del trabajo la cual nos indica que toda auditoría debe planearse y supervisarse adecuadamente. En segundo lugar, en que una planificación adecuada es un requisito fundamental para la eficiente realización de una auditoría efectiva, ya que nos permitirá identificar los objetivos importantes de la auditoría y determinar los métodos para alcanzarlos, en forma eficiente y efectiva. La planeación adecuada del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es completado en forma expedita. Esta también ayuda para la apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo hecho por otros auditores y expertos. La planeación tiene una importancia fundamental en auditoria. Para poder planear una auditoria específica es necesario, fijar claramente dos situaciones: que el servicio quede claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que se está en aptitud de prestarse.
ASPECTOS A CONOCER PREVIO AL PROCESO DE PLANEACION Antes de aceptar el trabajo, el auditor debería obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los dueños, administración y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y consideraría si puede obtenerse un nivel de conocimiento del negocio adecuado para desempeñar la auditoría. LA INDUSTRIA • El mercado y la competencia. • Actividad cíclica o por temporada. • Índices clave y estadísticas de operación. LA ENTIDAD Administración y propiedad-características importantes • Estructura corporativa-privada, pública, gobierno • Dueños beneficiarios y partes relacionadas. El negocio de la entidad-productos, mercados, proveedores. • Naturaleza del (los) negocio(s) • Productos o servicios PROCESO DE PLANEACION El Proceso de Planeación deberá desarrollar la estrategia de auditoría y conducir a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría. El proceso de planeación generalmente comprende: Comprensión de la entidad auditada. Objetivos y Alcance de la auditoria Estudio y Evaluación del Control Interno Análisis de los Riesgos y la Materialidad Elaboración de programas de Auditoria COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADA
Comprende el estudio de todas aquellas cosas que hacen distintiva a la empresa que habremos de auditar, para poder decidir los aspectos específicos que deberá cubrir la planeación de dicha auditoria. La investigación general tiende a determinar los aspectos fundamentales y específicos de la empresa, son, entre otros, los siguientes: Mecanismos: Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos que el auditor deberá dominar y estas son entre otras: • Entrevistas previas con el cliente Por necesidad inevitable, para la simple contratación del trabajo, se requiere tener una o varias entrevistas previas con el cliente que nos conducen a la fijación de las condiciones básicas del mismo trabajo. Es necesario que a estas entrevistas el auditor se presente debidamente preparado. Conviene formular previamente un memorándum de los puntos a definir en cada entrevista a efecto de poder estar cierto de que se cubren todos los temas que son necesarios dejar definidos y aclarados. Al terminar la entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados con su memorándum o agenda y estimar si quedan suficientemente tratados, si se cubrieron todos y así como consecuencias de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que la propia entrevista posterior.
Deben determinarse también las condiciones bajo las cuales se va a prestar el servicio: tiempo, honorarios y gastos, los elementos que va a proporcionar el cliente, y todos aquellos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo. • Inspección de las instalaciones y observación de las operaciones Muchos de los datos relativos a las características operativas de la empresa, especialmente las de producción, y el sistema de control interno, pueden ser conocidos por la inspección personal que el auditor haga de las instalaciones, de planta, de oficinas o de venta, en que la empresa realiza sus operaciones, y por la observación de forma cómo esas operaciones son realizadas. • .Investigación o indagación con directores y funcionarios Las políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción, como al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilización, se conocen principalmente por la investigación o indagación realizadas directamente con los directivos y funcionarios. • Inspección de documentos Es también necesario que al auditor inspeccione los documentos que se relacionen con la situación jurídica de la empresa: escritura de propiedad, contratos de compra o de venta, etc. El auditor deberá hacer en sus papeles de
trabajo un resumen de los puntos significativos encontrados en los documentos legales inspeccionados. Y en caso de ser necesario, deberá recurrir a los abogados o departamento jurídico de la empresa, o previa autorización del cliente, a un jurista independiente, para la aclaración o explicación de los puntos dudosos que la preparación jurídica del propio auditor no le permita aclarar por sí mismo. • Examen y análisis de estados financieros El estudio cuidadoso de los estados financieros de la empresa, tanto los del ejercicio que se va a examinar como los de los ejercicios precedentes, pueden suministrar al auditor una información extensa y apropiada sobre la naturaleza de las operaciones de la propia empresa y las características de su constitución financiera. Este examen y análisis, particularmente el de los estados comparativos, indica la naturaleza, frecuencia o importancia de las distintas partidas y tipos de operaciones, puede llamar la atención sobre las operaciones extraordinarias y sobre cambios excepcionales en la situación financiera que ameriten atención especial durante el examen. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Desde el punto de vista técnico esta es la fase de planeación más importante e implica el conocimiento formal de los métodos y rutinas que la empresa tiene establecidos para su operación y administración.
El Control Interno de un negocio es el sistema de su organización, los procedimientos que tiene implantados entre sí, además estructurados cada uno de estos elementos a fin de formar un universo que le permita a la empresa llevar a cabo sus actividades de una manera organizada. Para que el control interno de una empresa sea calificado como adecuado debe satisfacer los siguientes objetivos fundamentales: • La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. • La salvaguarda de los activos de la empresa. • La promoción de eficiencia en el trabajo realizado por su personal El Auditor debe efectuar una investigación del control interno implantado en una empresa, una vez que conoce el funcionamiento de la misma de calificar si la forma de operar de ésta es adecuada o deficiente; de esta manera el auditor tiene elementos de juicio que le sirven de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el control interno y con ello determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS Y LA MATERIALIDAD El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección. El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos. El riesgo de detección está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR “Cuando el auditor planifique la auditoria deberá obtener una comprensión general del marco de referencia legal y reglamentaria a la que está sujeta tanto la entidad como el ramo de actividades en la que actúa y cómo ella cumple con ese marco”. Luego de comprender la estructura legal, el auditor debe ejecutar procedimientos de auditoría para identificar instancias de incumplimiento y determinar de qué modo ellas afectan a los estados contables sujetos a examen. Cuando el auditor detecte incumplimientos, la norma establece los procedimientos a seguir, las comunicaciones al respecto por hacer a la
dirección, a los usuarios de los estados contables y, en su caso, a las autoridades. También trata de la necesidad en ciertos casos del retiro del auditor del compromiso de trabajo asumido. VENTAJAS DE LA PLANEACION: • Permite visualizar el trabajo en su conjunto, es decir el total de actividades que comprenderá la auditoria. • Permite la división del trabajo • Con la planeación se puede estimar el tiempo aproximado de duración de las auditorias consecuentemente se puede determinar la fecha de entrega del dictamen • Al proporcionar un programa general del trabajo, facilita la identificación de aquellas actividades que requieran de mayor prioridad para su atención DIFERENCIA ENTRE PLANEACION Y PROGRAMACION: Esta diferencia consiste en que al hablar de planeación nos referimos a los procedimientos y objetivos de auditoría a la oportunidad de alcance de los mismo y también a los papeles de trabajo a utilizar y al hablar de programación podemos decir que el resultado de la planeación es condensado en un programa que consiste en enunciados lógicos y clasificados de los procedimientos a emplear la extensión y oportunidad de los mismos pero aplicados a un trabajo especifico.
