UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN. INFORMÁTICA. COMUNICACIONES. 7. PLANEACIÓN DE LAS REUNIONES 7.1 Contenido Esbozo de la reunión y formulación del guion. El éxito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación integral. La dimensión y proyección que se dé a la reunión dependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuáles son las normas vigentes pero inobservables.. La primera parte para la planeación del contenido es la detección del problema o problemas que se pretenden solucionar mediante el curso deliberativo de los miembros del grupo o del organismo. El esbozo de la reunión y formulación el guion consta de los siguientes pasos: 1. Definición del problema: Consiste en evaluar que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuáles son las normas vigentes pero inobservables. 2. Definición de objetivos: Se detallará y precisará el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta. 3. Formulación del temario: En un documento especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran. 4. Selección previa de los participantes: Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación.
7.2 Organización La planeación de la organización de la reunión consiste en prever los siguientes aspectos: I. Juntas de coordinación. Aquí se establece contacto entre los funcionarios que organizan y ordenan con los que coordinan y ejecutan. La confirmación de la lista de asistentes con el fin de prever las necesidades de local, ambientación e instrumentación de la reunión; el aspecto relativo a la confirmación de los conferenciantes, ponentes, expositores y conductores, tiene como propósito asegurar la acción correctiva y el respeto al contenido planteado. Las actividades previas al desarrollo de la reunión son para asegurar la creación del ambiente adecuado, que el evento se realice dentro de los márgenes de mayor comodidad posible y, fundamentalmente, para crear la atmosfera grupal conveniente. Por su parte, las actividades posteriores al desarrollo de la reunión permiten garantizar la obtención de resultados, así como dejar constancia. Previamente a la fecha señalada para llevar al cabo la reunión, deberán reunirse los funcionarios coordinadores y los que organizan la reunión. El objetivo de estas reuniones o juntas es afinar detalles para la organización del evento. En este tipo de juntas se tratan los puntos realmente importantes para la organización general del evento: Confirmación del lugar sede. Local para desarrollar las sesiones Precisión de las políticas y normas con el objetivo de enviar las invitaciones correctamente. Especificaciones de la sede, temática a desarrollar por los ponentes. Aproximación al tema.
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Precisión de los asuntos a tratar en el desarrollo de las reuniones. Elaboración de las plataformas para la orden del día. Manejo de las relaciones de posibles asistentes e invitados. Relación de los elementos de apoyo audiovisual que se usaran en las sesiones de trabajo.
II. Confirmación de la lista o relación de asistentes. Deben ser confirmadas las listas que se manejan durante las juntas de coordinación, para prever los puntos de apoyo necesarios para: Alojamiento. Eventos sociales. Comidas. Regalos y recuerdos, si los hubiere. Servicio. Preparación de material. Movilización y transporte. La lista o relación de asistentes llevara el nombre, domicilio, teléfono y puesto que ocupa, así como el señalamiento de si intervendrá o no en algún trabajo especial.
III. Confirmación de conferenciantes, ponentes, expositores y conductores: Se permite seleccionar de la lista de candidatos, de acuerdo con las confirmaciones, ponentes, expositores y conductores. En relación a esta fase, se verifican los siguientes los siguientes datos: Nombre completo de interventor o expositor. Puesto que ocupa en la organización o grupo. Teléfono y domicilio. Titulo de la conferencia, charla, disertación o ponencia. Fecha y hora de la intervención. Apoyo visual necesario. Tiempo de anticipación con que se requiere el material de apoyo audiovisual. Nombre de la persona que manejara el equipo, y Lugares de localización de dicha persona.
IV. Actividades previas al desarrollo de la reunión: Previamente a la celebración de la reunión y después de las juntas de coordinación, de la confirmación de la lista de asistentes e invitados especiales y de la de expositores, conductores, directores y personas que ocupen el presídium, se verificara la realización de las siguientes actividades: Selección de un local agradable. Formación e integración del presídium. Ratificación de invitaciones personales. Designación de lugares que ocuparan los invitados especiales y distribución de las localidades en función del número de asistentes. Instalación de equipo de apoyo audiovisual y sonoro. Antes de comenzar el organizador cuidara de verificar que todo esté en orden y conforme a lo enunciado anteriormente. Al analizar el proceso de retroalimentación, se percata por medio de contacto visual se detectar los síntomas de cansancio, indiferencia o falta de atención de los asistentes, para así, incorporar lapsos de recesos.
V. Actividades posteriores al desarrollo de la reunión Terminada la reunión se abarcaran las siguientes actividades: Formulación y reproducción del acta de la sesión. Lectura del documento final. Firma del acta y documento. Reparto de los mismo a los participantes. Evaluación de la reunión, y Difusión masiva.
La planeación de la organización de las reuniones se convierte, a la postre, en un trabajo rutinario. Es conveniente, sobre todo en aquellas que son periódicas, tener un reglamento o instructivo que nos permita 2
obrar de acuerdo a sus disposiciones y no repetir el mismo trabajo de planeación, en cada ocasión que se requieran reuniones. En relación a la recomendación formulada tendiente a elaborar un reglamento o instructivo para celebración de reuniones, sugerimos a continuación un anteproyecto de guion. Portada. Nombre del reglamento. Índice. Capítulo de antecedentes de la institución o grupo. Capítulo de objetivos. Capítulos de políticas. Capítulo de programación de actividades. Capítulo de integración del presídium y participantes. Capítulo de las actividades para la preparación de las reuniones. Capítulo de la organización deliberativa. Capítulo de las actividades previas y posteriores a la reunión. Capítulo de las actividades. Capítulo de la formulación de actas y/o minutas y circulación de las mismas Disposiciones transitorias.
7.3 Distribución del tiempo Una de las cuestiones más serias que se afrontan en nuestra época consiste, al parecer, en la falta de tiempo para hacer las cosas. El concepto tiempo tiene implicaciones de honda raigambre filosófica y es problema de esta disciplina. En la aplicación de sistemas prácticos, hablar de la administración y distribución del tiempo es un tema que, tratando entre funcionarios y ejecutivos de alto nivel, resulta algo desusado en muchos casos. El tiempo se sucede independientemente a nosotros, pasa y con él un sinnúmero de oportunidades para ser mejores, elevar nuestra productividad y, lo principal, encontrarnos con nosotros mismos. Individuos de extraordinaria capacidad experimental, teórica y práctica, se convierten en mediocres ejecutores, precisamente porque no han sabido organizar su tiempo porque lo desperdician. Otro factor que incuestionablemente conduce al desaprovechamiento del tiempo, además de los ya anotados, es el de la impuntualidad, consecuencia a su vez de la imprevisión e irresponsabilidad. En lo referente a la pérdida de tiempo en reuniones, es muy frecuente la falta de consideración sobre el tiempo de los demás. Se empieza tarde o se prolonga más de lo necesario la duración de la reunión. Nos limitaremos a presentar algunas recomendaciones para analizar el problema agrupando tres situaciones que considerar sobre el particular: origen, naturaleza y previsibilidad. En cuando a su origen, los acontecimientos pueden ser a) provocados, aquí es común que provenga del propio sujeto, y los hechos que le afectan, y que sufre, no obedecen a causas que le sean imputables, como b) padecidos. Por lo que respecta a su naturaleza, los hechos se pueden considerar como a) normales, situaciones acordes con las capacidades que se poseen y las funciones. b) inferiores, los sucesos no corresponden a la persona, hay subordinados que deben y pueden realizarlos. c) especiales, eventos de carácter extraordinario y d) creadores que implican la búsqueda de nuevas ideas para el trabajo. Desde el punto de vista de la previsibilidad, los acontecimientos son, previstos: persiguen un propósito definido, e imprevistos: acusan generalmente falta de planeación. ¿Cómo organizar sus tiempos? I. Definir sus metas. II. Desarrollar un programa definido. III. Formular tablas de tiempo. IV. Concentrarse en lo esencial. 3
7.4 Preparación del enfoque y el sondeo La planeación y preparación de sondeo, enfoque, aceptación, resumen, datos, información y acción, en las etapas previas a la celebración de reuniones, permiten distribuir adecuadamente el tiempo, imprimir ritmo al desarrollo de eventos deliberativos, aumentar la productividad de los mismos y llevar la certeza casi absoluta que, si la reunión lo ha planeado y preparado, tendrá el éxito que se desea. Enfoque. En esta etapa el director debe planear como va a señalar el objetivo de la reunión exponer los temas a tratar, y lograr un ambiente cordial y respetable, al través de los siguientes pasos: Apertura. Aclarar la finalidad. Sistema para proponer y obtener la aprobación de un temario o temas a tratar. Fijar la duración de la reunión. Hacer de conocimiento público las normas y reglas a seguir. Preparar la intervención de los participantes. Esta etapa no debe exceder de entre 5 a 10 minutos.
Sondeo. Tiene como objetivo poner en acción a los miembros del grupo y estimular su pensamiento. La planeación de este aspecto más bien implica conocer sus técnicas y, llegado el momento, aplicarlas en la práctica y funcionamiento de las reuniones. Aclarando dudas. Intercambiando opiniones y experiencias de los participantes, para obtener ideas. Registro de ideas y puntos de vista. Esta etapa de sondeo, idealmente, debe efectuarse en un tiempo de 20 a 30 minutos.
Aceptación. Preparar el nivel de argumentos centrales para que, llegada la reunión, se logre la unificación de criterios. Con los puntos más importantes: Establecer hechos y evitar supuestos. Conciliar puntos de vista. Organizar y conciliar las conclusiones, lo cual constituye una función del conductor. Identificar diferencias. Esta etapa debe efectuarse en un tiempo aproximado de 10 minutos.
Resumen. Parte importante ya que justifica el propósito verdadero de la reunión, es decir, llegar a la acción. Recomendable es hacer las siguientes tareas: Hacer el sumario. Con claridad, enfatizando los resultados de la reunión. Exponer las alternativas específicas de acción. Puntualizar que será lo siguiente. Asignación de autoridad y responsabilidad en los acuerdos. Reconocimiento final. Agradecimientos por los esfuerzos realizados. Esta etapa debe considerar 5 minutos para llevarse a cabo.
BIBLIOGRAFÍA Flores de Gortari, Sergio. (1983). Comunicación administrativa efectiva e integral . Editorial: Trillas. Páginas 213 - 230.
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