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“ES HORA DE CAMBIAR LAS REUNIONES DE TRABAJO”

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS: LOS SECRETOS DE ELON MUSK, JEFF BEZOS Y OTROS 12 MANAGERS DE ÉXITO

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"# %&'()*(&# +& ,%"-".* #*( #)( +'+" '(" +& /"# 0&%%"1)&(,"# +& (&2*3)*# 14# 3*(,%*5&%,)+"#6 7*% '( /"+* #*( )(+)#8&(#"-/&# 8"%" &/ 9'(3)*("1)&(,* +& 3'"/:')&% *%2"();"3)<(= 8&%* 8*% &/ *,%* 1'30"# 8&%#*("# /"# 3*(#)+&%"( '(" 8>%+)+" +& ,)&18* "+&14# +& '(" 9'&(,& 3*(,?('" +& )(,&%%'83)*(

@#,* #& +&-& " :'& (* ,*+"# /"# &18%&#"# ,)&(&( /" 0"-)/)+"+ +& //&5"% " 3"-* %&'()*(&# &9&3,)5"#6 A( 14# "/)(&"+"# 3*( ('&#,%"# (&3&#)+"+&# & )18/&1&(,"%/"# 8%*2%&#)5"1&(,& &( ('&#,%" 3'/,'%" +& &18%&#"6

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14 Consejos para tus reuniones de los

MEJORES MANAGERS DEL MUNDO.

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tip 01 Jason Fried Y David

Heinemeier Hansson - Escritores de Rework.

“Las reuniones son tóxicas” Jason Fried y David Heinemeier son co-fundadores de 37signals y a su vez escritores del libro Rework, libro :'& #& 3*(5)%,)< %48)+"1&(,& &( -&#,#&//&% 1'(+)"/ y en todo un imprescindible del management y la 8%*+'3,)5)+"+6 @(,%& /" 3*/&33)<( +& J%&3&,"# +& >H),*K :'& podemos encontrar entre sus páginas hay una que 30*3" +& 9%&(,& 3*( &/ ,&1" :'& &#,"1*# ,%","(+* &( &#,& &L**GM !"#$ &'()*+)'$ $+) ,-.*/#$0 6 @# 5&%+"+= /* "+1),)1*#= 3<1* 0&1*# 3*1&(,"+* &( /" )(,%*+'33)<( /"# %&'()*(&# 2&(&%"( )(,&%%'83)*(&#= (*# 0"3&( 8&%+&% /" 3*(3&(,%"3)<(= 3'&#,"( ,)&18* y también dinero para la empresa. Entonces.... ¿por qué seguimos haciendo reuniones? ¿podría una 3*18"N?" "/3"(;"% &/ >H),* #)( %&"/);"% %&'()*(&#O PA&2'%"1&(,& (*Q Lo que los autores intentan decir y lo que nosotros :'&%&1*# 8*(&% +& %&/)&5& &( &#,& "8"%,"+* &# :'& hay que tener muy presentes los altos costes que 3*(//&5" %&"/);"% %&'()*(&# +& 1"(&%" )("+&3'"+"6 Esto signica: Hacer reuniones cuando no es necesario Hacer reuniones en los que no se tiene muy claro el propósito Hacer reuniones con demasiadas personas Hacer reuniones sin especicar una agenda R *,%"# 1"/"# 8%"H)# :'& #& 3*1&,&( +?" " +?" &( /*# %&'()*(&# +& 1'30"# &18%&#"#6

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5

@#,& 8%)1&% 8'(,* (*# 0" #&%5)+* +& )(,%*+'33)<( y su “take away” es entender la diferencia que existe entre una buena y una mala reunión. En los #)2')&(,&# 3*(#&.*# :'& 3*18"%,)1*# +& "/2'(*# +& /*# &H8&%,*# &( 1"("2&1&(, 14# &H),*#*# +&/ mundo, pretendemos precisamente ayudarte a 3*(5&%,)% %&'()*(&# ,
Por cierto… ¿Te gustaría saber cuál es realmente el coste de una reunión en tu empresa? Puedes calcularlo en esta página web:

Meeting Cost Calculator


tip 02

Christopher Frank - Vicepresidente American Express

“Define un propósito claro para la reunión” Christopher Frank, vice-presidente de American Express, considera que denir el propósito de una reunión es uno +& /*# "#8&3,*# 14# )18*%,"(,&# 8"%" 3*(#&2')% %&'()*(&# 8%*+'3,)5"#6 F 8&#"% +& /* *-5)* :'& 8'&+& 8"%&3&% &#,& 3*(#&.*= ,*+"5?" &H)#,&( 1'30*# &:')8*# :'& #& %&E(&( habitualmente sin conocer de antemano este propósito y 8*% /* ,"(,* 3'"(+* #& 8%&#&(,"( &( /" %&'()<( /* 0"3&( #)( &#,"% 8%&8"%"+*#6 Además, tal y cómo propone Christopher Frank, deberíamos +& #&% 3"8"3&# +& "%,)3'/"% &/ "#'(,* :'& :'&%&1*# %&#*/5&% +'%"(,& /" %&'()<( &( 1&(*# +& S 8"/"-%"#M

“Articulando claramente el propósito, podrás hacerte una buena idea de la información que necesitas, de las personas que tienen que participar y podrás asegurarte de que todo el mundo trabaja en la misma dirección”. Denir el propósito es responsabilidad del organizador de la reunión y debe compartir este propósito con todos los "#)#,&(,&# 8"%" :'& 8'&+"( 8%&8"%"%#& 3*%%&3,"1&(,&6

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Pro Tip! ¿No sabes cómo denir el propósito de una reunión? Tener claros estos puntos te ayudarán " 3*(#&2')%/*M

1.

Tipo de reunión: Dene claramente si es

2.

Resultado esperado: ¿Cuál sería el resulta-

3.

Estructura: ¿Se corresponde la reunión

'(" %&'()<( 8"%" 3*18"%,)% )(9*%1"3)<(= ,*1"% '(" +&3)#)<( ' *%2"();"% ,"%&"#6

do esperado de la reunión? ¿Cómo podría 3*(#)+&%"%#& :'& &#," %&'()<( 0" ,&()+* >H)to? Por ejemplo “Identicar los problemas +& '#"-)/)+"+ :'& 2&(&%"( '( "/,* 30'%( %",&K6

:'& +&#&"# 8%&8"%"% 3*( "/2'(" &#,%'3,'%" de reunión conocida? (Daily Huddle, Weekly Tactical, One-to-one).

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tip 03 Sheryl Sandberg - COO de Facebook

“Sigue una agenda estricta” Sheryl Sandberg es la COO (Chief operating ofcer) de Facebook y además la escritora del superventas "'#) 1)2 3+4')5 3+&6 #)7 ,8' 3*99 ,+ "'#7: T<1* 8*+&1*# #'8*(&%= #' +?" " +?" ,)&(& :'& #&% /* -"#,"(,& "8%&,"+* 3*1* 8"%" &H)2)% '( "/,* 2%"+* +& 8%*+'3,)5)+"+6 @# 8*% &//* :'& '(" +& #'# ,>3()3"# &( 3'"(,* " %&'()*(&# se reere consiste en desarrollar una agenda y mantenerla de manera estricta. En una entrevista con Miguel Helft para U*%,'(&= &#,& %&8*%,
“Sus días son una serie de reuniones que ella ejecuta con la ayuda de su -nada digitalcuaderno de anillas. En este cuaderno tiene preparadas una serie de listas con puntos de discusión y puntos de acción a tomar durante las reuniones. Conforme avanza la reunión va tachando poco a poco todos los elementos de la página, una vez que completa todos, B(" %&'()<( #)( "2&(+" 8'&+& #&% '( "',>(,)3* 3"*# &( &/ que los temas se suceden de manera desordenada y en el que existe un switching constante entre ellos sin llegar a 3'18/)% /*# *-.&,)5*#6 B(" "2&(+" 1"%3" &/ 3"1)(* +& /" reunión y ayuda a ajustarte al timing marcado. !" "2&(+" ,"1-)>( (*# *-/)2" " 8/"(,&"% /*# ,&1"# 8*% adelantado y si sabemos que tenemos que cubrir 6 temas y ,&(&1*# V 0*%"#= #&%&1*# 14# 3*(#3)&(,&# +&/ ,)&18* %&#tante y podremos actuar en consecuencia.

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Pro Tip! @( *3"#)*(&# /" "2&(+" 8'&+& ,*1"%#& como una checklist y no como un camino #&3'&(3)"/6 7*% &.&18/*= 8'&+& %&#'/,"%,& 14# 3<1*+* &18&;"% 8*% &/ 8'(,* ,%&# &( lugar de por el punto uno y luego pasar a *,%* 8'(,* #)( '( *%+&( +&,&%1)("+*6 !* )18*%,"(,& &# #"-&% :'& ,&(&1*# '(" #&%)& +& 8&:'&N*# *-.&,)5*# :'& ,&(&1*# :'& ,"30"% +& ('&#,%" 30&3G/)#, 8"%" 8*+&% ,&%1)("% /" %&'()<(6 @/ 8*+&% +& /"# 30&3G/)#,# %&#)+& &( :'& 3"+" 5&; :'& ,"30"1*# '(" ,"%&"= %&3)-)1*# '(" 8&:'&N" 3"%2" 1*%"/ :'& (*# 1*,)5" " #&2')% ,"30"(+* ,"%&"#6

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tip 04

Guy Kawasaki - Chief evangelist en Canva

“Adelanta las tareas sencillas antes de la reunión” Guy Kawasaki además de ser chief evangelist en Canva, es uno de los expertos en tecnología y márketing más %&3*(*3)+*# +& ,*+* &/ 1'(+* 2%"3)"# " #' +)/","+" experiencia en empresas como Apple. También es un importante inversor y adviser de muchas Startups de éxito. Es por ello que cuando Guy Kawasaki habla de reuniones #"-& +& /* :'& 0"-/"6 De todas sus reexiones y consejos sobre reuniones hemos decidido destacar una de su libro “The art of start 2.0” que +)3& "#?M !;7'9#),# 9#$ ,#&'#$ $')/*99#$ #),'$ 7' 9# &'()*-)0: Aunque Guy da este consejo para un contexto de reuniones +& -*"%+= &#,& &# 8&%9&3,"1&(,& "8/)3"-/& &( ,*+"# /"# %&'()*(&# *8&%",)5"#= ,43,)3"# * &#,%",>2)3"#6 @#,"# %&'()*(&# #*( '(" *8*%,'()+"+ 8"%" +)#3',)% ,&1"# )18*%,"(,&# * +&#"%%*//"% /*# 8/"(&# *8&%",)5*# #&1"("/ Sabiendo que su tiempo es limitado (o que debería serlo), (* 8*+&1*# 2"#,"%/* &H8*()&(+* /*# %&8*%,&#= 1>,%)3"# * #),'"3)<( "3,'"/6 @/ ,)&18* +& '(" %&'()<( ,)&(& :'& &#,"% menos dedicado a conocer los hechos y más a mejorarlos. !" )(9*%1"3)<( (&3&#"%)" 8"%" /" %&'()<( +&-&%?" #&% compartida por adelantado y estudiada por cada uno de los 1)&1-%*# +& 1"(&%" )(+)5)+'"/6 I& ,*+*# 1*+*# (* 8'&+&# contar con que todo el mundo leerá dicha información y 8*% &//* &# 3*(5&()&(,& :'& 3'"(+* 3*1)&(3& /" %&'()<( #& 0"2" '( %&8"#* %48)+* +& /" 1)#1"6

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Pro Tip! A) ',)/);"# 0&%%"1)&(,"# +& 3*/"-*%"3)<( *(/)(& 3*1* Google Drive o One Dri5& +& W)3%*#*9,= " 8"%,& +& 3*18"%,)% /" )(9*%1"3)<( 8*% "+&/"(,"+* 8'&+&# //&2"% " %&#*/5&% "/2'(*# "#8&3,*# de coordinación ya que es,"# 0&%%"1)&(,"# 8&%1),&( :'& 5"%)*# '#'"%)*# " /" 5&; )(,%*+';3"( 3"1-)*# #*-%& '( 1)#1* +*3'1&(,*6 I& &#," 1"(&%"= &/ ,)&18* :'& +&+):'&# " /" %&'()<( 8%*8)"1&(,& +)30" #&%4 #
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tip 05 Steve Jobs - Apple

“Solo las personas necesarias” A,&5& X*-# 3%&?" :'& /"# %&'()*(&# +&-?"( +& &#,"% /)1),"+"# " ":'&//*# 1)&1-%*# +&/ &:')8* :'& 9'&%"( "-#*/',"1&(,& )(+)#8&(#"-/&# 8"%" &/ ,&1" :'& #& ,%","-" &( 3"+" '(" +& &//"#6 R &# :'& 1"(,&(&% &( 8%*8*%3)*(&# %&+'3)+"# /"# %&'()*(&# ,)&(& 3)&%,"# 5&(,"."#M Hace que sean más concisas y que los participantes estén más atentos y comprometid*#6 Previene que la gente se aburra y qu& ,%"(#1)," &#& "-'%%)1)&(,* "/ %&#,* +&/ &:')8*6 A& %&+'3&( /*# 3*#,&# +& /"# %&'()*( !"# 8&%#*("# :'& (* #*( 3*18/&,"1&(,& (&3&#"%)"# 8'&+&( 3*(,)('"% #'# ,%"-".*# #)( #&% )(,&%%'18)+*#6 En el libro “Insanely Simple” de Ken Segall, un colaborador 0"-),'"/ +& X*-#= 3'&(," '(" "(>3+*," :'& *3'%%)< +'%"(,& una de sus reuniones semanales y que demuestra la total 3*(5)33)<( +& X*-# #*-%& &#,& ,&1"6 A&2E( 8"/"-%"# +& A&2"//= X*-# 3*1&(;< 0"-/"% 3'"(+* +& %&8&(,& #& +)* 3'&(," +& :'& 0"-?" "/2')&( &( /" %&'()<( :'& (* #& #'8*(?" :'& +&-)&%" &#,"% "//?6 A&N"/"(+* " !*%%)&= X*-# preguntó: ¿Quién eres tú? y Lorrie, un poco confundida por la )(,&%%'83)<(= &H8/)3< :'& /& 0"-?"( +)30* :'& ,&(?" :'& 5&()% a esta reunión porque ella estaba trabajando en proyectos de 1"%G&,)(2 %&/"3)*("+*# 3*( &/ ,&1" +& /" %&'()<(6 T'"(+* Steve oyó esto solamente dijo: “Creo que no te necesitamos &( &#," %&'()<( !*%%)&= 2%"3)"#K6 R 1)&(,%"# !*%%)& "-"(+*("-" /" #"/"= X*-# 3*(,)('< 0"-/"(+* 3*1* #) ("+" 0'-)&%" 8"#"+*6

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Pro Tip! A& #'&/& 3*(9'(+)% " /"# 8&%#*("# :'& (&3&#),"( J3*(*3&%K &/ %&#'/,"+* +& /" %&'()<( 3*( /"# 8&%#*("# :'& (&3&#),"( J"#)#tir” a la reunión, provocando ineciencias 3*1* /"# :'& 0&1*# 3*1&(,"+*6 @# "/2* 943)/ +& #*/'3)*("%Y #& )(5)," #
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tip 06 Al Pittampalli - Escritor de

“Read this before our next meeting”

“Si no tienes nada que aportar no vengas a la reunión” F'(:'& &#,& 8'(,* &#,4 &#,%&30"1&(,& relacionado con el punto anterior no signican /* 1)#1*6 W)&(,%"# :'& &( &/ 8'(,* "(,&%)*% #& 0"-/" +& '(" 3'&#,)<( +& 1"("2&1&(, 8*% /" :'& (* %&#'/," 3*(5&()&(,& )(5),"% " '(" %&'()<( " 8&%#*("# :'& (* &#,4( +)%&3,"1&(,& %&/"3)*("+"# 3*( &/ "#'(,* :'& #& 5" " ,%","%= &/ 8'(,* :'& 8%*8*(& F/ 7),,"18"//) &# '(" 3'&#,)<( +& "3,),'+M J,(&) (< *) 4*)7 #)7 $<*&*, #)7 /+),&*=(,' $+4',8*)>K6 @( 1'30"# 3*18"N?"# &# 0"-),'"/ 5&% a personas no muy interesadas en las reuniones, que apenas intervienen y que +'%"(,& &/ ,)&18* :'& +'%" /" %&'()<( #& +&+)3"( " J#*N"% +)&%,*#K= 3*(#'/,"% /"# últimas noticaciones en sus perles sociales * &(5)"% &1")/# J'%2&(,&#K6 @/ 8%*-/&1" +& &#,"# 8&%#*("# (* &# E()3"1&(,& #' 9"/," +& 8%*+'3,)5)+"+ +'%"(,& /"# %&'()*(&# #)(* ,"1-)>( #' 3"8"3)+"+ +& 3*(,"2)"%/" " *,%*# 1)&1-%*# +&/ &:')8*6 Pittampalli sugiere que hay que dejar claro &/ 1&(#".& +& :'& #) "/2')&( (* 5" " "N"+)% 5"/*% " '(" %&'()<( #&%4 1&.*% :'& (* "#)#," " /" %&'()<(6

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Pro Tip! B( 8&:'&N* ,%'3* 8"%" 3*18%*-"% #) "/2')&( &#,4 ",&(,* * (* &( '(" %&'()<( &# 8%&2'(,"% "/2* +& 1"(&%" )18%&5)#,"6 A) &/ "#)#,&(,& &(,)&(+& :'& /& 0"( J8)//"+*K procurará prestar más atención y servirá 3*1* //"1"+" +& ",&(3)<( 8"%" &/ %&#,*6

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tip 07 Elon Musk - Co-fundador de Tesla, SpaceX y SolarCity

“Gente super-preparada en las reuniones” Elon Musk es conocido por ser uno de los CEOs más &H)2&(,&# &( &/ 41-),* /"-*%"/6 B(" +& #'# 14H)1"# &( /* que a reuniones se reere es que “los participantes deben estar super-preparados para ellos”. Si se establece un propósito y una agenda para una reunión, esto no se hace &( 5"(*6 T"+" 8"%,)3)8"(,& +&-& %&5)#"% &#," )(9*%1"3)<( "(,&# +& /" %&'()<( 8"%" 8%&8"%"% ,*+" /" )(9*%1"3)<( :'& 8'+)&%" (&3&#),"% +'%"(,& /" 1)#1"6 En una conversación de Quora de la que se han hecho eco 1'30*# 1&+)*# +& 3*1'()3"3)<(= '( &18/&"+* "(<()1* :'& ,%"-"." 8"%" W'#G %&8*%,< /* #)2')&(,&M

“Cuando nos reunimos con Elon, estamos preparados. Porque si no lo estás, él lo va a notar y te lo va a hacer saber. Si estás hablando y te pregunta algo sobre lo que estás diciendo, más vale que tengas preparada una respuesta, si no es así, buena suerte” R &# :'& "/ )2'"/ :'& " A,&5& X*-#= " @/*( W'#G /& 2'#," %&,"% " #'# &18/&"+*# +'%"(,& /"# %&'()*(&#Y 8*(&%/*# " 8%'&-" para que den el 100% de sus capacidades. Y para ello es el 8%)1&%* &( 8%&+)3"% 3*( &/ &.&18/*M #& ,*1" /"# %&'()*(&# muy en serio, está atento y mantiene en todo momento un "/,* ()5&/ +& 8"%,)3)8"3)<(6

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tip 08 Jeff Weiner - CEO de LinkedIn)

“Comienza con buenas noticias” Uno de los benecios fundamentales de /"# %&'()*(&# &# 9"5*%&3&% /" 1*,)5"3)<( y el engagement de los empleados. I&8&(+)&(+* +& 3<1* #& +&#"%%*//"(= /"# %&'()*(&#= 8'&+&( #&% '(" 9*%1" +& 3"%2"% las pilas y dar un empujón energético o por &/ 3*(,%"%)* 8'&+&( #'8*(&% '(" +"%2" de energía y un bajón de moral. Gran 8"%,& +& /" %*(#"-)/)+"+ +& :'& '(" %&'()<( #& +&#"%%*//& +& '(" ' *,%" 1"(&%" 3*%%*(+& " /" 8&%#*(" :'& "#'1& &/ 8"8&/ +& /?+&%6 @#," 8&%#*(" +&-& 2&(&%"% interés, motivación y contagiar su pasión al %&#,* +&/ &:')8*6 Jeff Weiner, CEO de LinkedIn, conoce /" )18*%,"(3)" +& &#,"-/&3&% -'&("# 5)-%"3)*(&# "(,&# +& 3*1&(;"% 3*( ,&1"# de negocio en una reunión y es por ello que '(" +& #'# ,>3()3"# &# 3*1&(;"% 3*( -'&("# (*,)3)"#6 @( #'# %&'()*(&# #&1"("/&#= Weiner, pregunta a todos los participantes 3'4/&# 0"( #)+* /"# 5)3,*%)"# * /*2%*# +& /" #&1"(" 8"#"+" ,"(,* 8&%#*("/&# 3*1* 8%*9&#)*("/ F/ 3*1&(;"% /" %&'()<( 3*( 8&:'&N"# -'&("# (*,)3)"# #& &#,"-/&3& '( ,*(* +& 8*#),)5)#1* :'& #& 3*(,"2)" " ,*+*# los participantes y que ayuda a afrontar la %&'()<( +& '(" 1"(&%" 14# &(&%2>,)3"6

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tip 09

Ed Catmull - Director de Pixar

“Deja que la gente exprese sus ideas y mantente abierto a recibir feedback” !"#$%#& # ()*+$,*#& $-.- /-0 12-"0 - 3#**4)5 6%7#" &) $-89%"2%: )8 ,8- ;) *-& )&2,;%-& ;) $%8) ;) #8%.#$%:8 .<& )7%2-&-& ;) 2-;-& *-& 2%).(-&= 6)"- >; ?#2.,**5 )8 &, *%@"- ?")#2%9%20 A8$= #;.%2%: B,) *#& ()*+$,*#& B,) (")(#"#@#8 )"#8 2)""%@*)& )8 ,8 ("%.)" .-.)82-= “Las películas de Pixar no son buenas en un primer momento, de hecho son terribles. Nuestro trabajo es hacer que pasen de apestar a no a pestar. Y esta idea, la idea de que las películas Pixar no fueran brillantes desde un primer momento, es un concepto difícil de entender para muchas personas” 6#"# 2"#8&C-".#" )&2#& 2)""%@*)& %;)#& )8 ()*+$,*#& @"%**#82)&5 (#"2%$%(#" # 2-;- )* .,8;- (-" %D,#* &%8 2)8)" .%);- # )7(")&#" %;)#& B,) )8 ,8 ("%.)" .-.)82- (,);#8 (#")$)" .#*#&= >& ")&(-8&#@%*%;#; ;)* ?>E $")#" ,8# $,*2,"# ;) "),8%-8)& B,) C#9-")F$# *# (#"2%$%(#$%:8 ;) 2-;-& *-& .%).@"-& ;)* )B,%(-= 6#"# )**- )& %.(-"2#82) )&2#@*)$)" ,8# #2.:&C)"# ;)

“La clave está en valorar todos los puntos de vista que se ofrecen como un proceso aditivo y no competitivo. En enfoque competitivo mide el resto de ideas contra las de uno mismo, convirtiendo así una discusión en un debate que se gana o se pierde. En cambio, un enfoque aditivo, comienza con el entendimiento de que cada participante contribuye en algo en la búsqueda de un éxito común (incluso si es sólo una idea que alimenta la discusión pero en última instancia no funciona).”

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Pro Tip! PRO TIP!: Existen varias técnicas para lide!"! $"% !&'()*(&% +!&",)-"% * .& /!")(%,*!0)(12 3(" .& $"% 04% +*(*+)."% &% $" .& $*% “6 sombreros”, en la que se reparten 6 roles 56"("1)(17 8(9*!0",)*(7 :0*,)*(%7 ;)%+&!(ment, Optimistic and Creativity) para que los <"!,)+)<"(,&% %& 9'&!+&( " "9!*(,"! &$ ,&0" desde ese punto de vista. Otras opciones no ,"( +*(*+)."% <&!* )1'"$0&(,& &9&+,)-"% %*( el brainwriting, la técnica 6-3-5 desarrollada por el psicólogo alemán Bernd Rohrbach, o incluso la técnica Walt Disney (the dreamer, the realist and the spoiler).

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tip 10 Jeff Bezos - Amazon

“Evita la complacencia excesiva” Jeff Bezos fundó Amazon en un garaje en 1994 y unos años después se convirtió en el dueño el e-commerce más grande de los Estados Unidos. Se le conoce como uno de los CEOs más estrictos y por ello una de sus máximas es evitar la +*0<$"+&(+)" &( $"% !&'()*(&% =()+"0&(,& <*! 9"-*!&+&! $" +*>&%)?( %*+)"$2 :%,* @')&!& .&+)! @'& " <&%"! .& &%+'+>"!%& ,*."% $"% *<)()*(&% <*! )1'"$7 .&A&0*% +*(9*!0"!(*% =()+"0&(,& +'"(.* " ,*.*% (*% <"!&B+" A)&( $" %*$'+)?( * 0&.)."% tomadas y contradecirla siempre que podamos argumentar !"+)*("$0&(,& &( 9"-*! .& *,!"%2 :( 0'+>*% &@')<*% &C)%,& '(" ,&(.&(+)" " A'%+"! &$ +*(%&(%* " ,*." +*%," <"!" (* >&!)! $" %&(%)A)$).". .& *,!*% +*0<"D&!*% * <"!" (* <*(&!%& &( +*(,!" .& &$$*%2 E&!* &%," "+,),'. %?$* sirve para frustrar la creatividad y el desarrollo de propuestas innovadoras. Jeff Bezos quiere que sus empleados y sobre ,*.*% "@'&$$*% @'& ,)&(&( !*$&% .& $).&!"B1*7 %& %)&(,"( cómodos debatiendo y argumentando propuestas con las @'& (* &%,4( +*0<$&,"0&(,& .& "+'&!.*2 F%G $* &C
“Los líderes están obligados a respetuosamente enfrentarse a decisiones cuando estén en contra de ellas, incluso cuando sea algo incómodo o extenuante. Los líderes deben tener convicción y ser tenaces. Ellos no se comprometen en aras de la cohesión social. Una vez que se determina una decisión se comprometen en su totalidad”

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tip 11

Larry Page - Google

“Asigna un decision maker, tomador de decisiones” 3(" .& $"% 9'(+)*(&% "%," @'&."! ,*,"$0&(,& .)$')."2 Esto provoca que se nalice la reunión sin cumplir con el objetivo y se tengan que agendar reuniones de manera "%," @'& %& ,*0& $" .&+)%)?( * %&" .&0"%)".* ,"!.& <"!" ,*0"!$"2 Por supuesto esto es un gran problema hoy en día ya que .&A).* " $" -&$*+).". +*( $" @'& +"0A)" &$ 0&!+".*7 $" tecnología y los competidores, nos vemos obligados a tomar muchas decisiones a diario y estas decisiones deben tomarse !4<).* <"!" <*.&! %&1')! " $" -"(1'"!.)" .& ('&%,!* %&+,*!2 M?0* >&0*% -)%,* &( &$ <'(,* "(,&!)*!7 &( '(" !&'()?( efectiva tiene que haber confrontación de ideas y no siempre %& $$&1"!4 " '(" +*>&%)?( !&"$ %*A!& '(" .&+)%)?(2 :% <"!" &%,*% +"%*% &( $*% @'& ,&(.!4 @'& )(,&!-&()! &$ .&+)%)*( 0"I&!7 -"$*!"(.* ,*."% $"% *<+)*(&% & )(9*!0"+)?( *A,&()." durante la reunión y tomando la decisión que él crea más acertada. Es mejor tomar una decisión y equivocarse, que no ,*0"!$"2

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Pro Tip! :$ .&+)%)*( 0"I&! (* ,)&(& <*!@'& %&! '(" =()+" <&!%*("7 pueden establecerse varias personas y fórmulas de toma .& .&+)%)*(&%2 N* )0<*!,"(,& &% @'& %& %&<" "(,&% .& +"." reunión cuál será el mecanismo de decisión para que al ("$ .& $" !&'()?( &%," .&+)%)?( @'&.& ,*0"."2 :%,*% %*( $"% 04% >"A),'"$&%H

1.

Por mayoría: Uno de los métodos más sencillos y a la vez

2.

Por consenso: E"!" @'& %&
utilizados son las decisiones por mayoría. Al nalizar la reunión y tras conocer toda la información necesaria para la ,*0" .& $" .&+)%)?(7 $*% <"!,)+)<"(,&% -*,"( <"!" %&$&++)*("! $" %*$'+)?( @'& +*(%).&!"( 04% -)"A$&2 :C)%,&( -"!)"% 9*!0"% .& !&"$)B"! &%,"% -*,"+)*(&%7 <*! &O&0<$* +*( -*,* oculto o público y también de denir a la propuesta ganadora, por ejemplo con mayoría absoluta o mayoría simple. N" -&(,"O" .& &%,& %)%,&0" &% @'& &% !4<).* & )0<$)+" " ,*.* &$ &@')<* &( $" ,*0" .& .&+)%)*(&%

+*(%&(%*7 ,*.*% $*% "%)%,&(,&% " $" !&'()?( .&A&( &%,"! .& acuerdo sobre la misa decisión. Normalmente no todas las .&+)%)*(&% %",)%9"+&( " ,*.* &$ 0'(.* <*! )1'"$7 "%G @'& &% (*!0"$ @'& $"% !&'()*(&% @'& %& !&%'&$-&( .& &%," 0"(&!"

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23

%& %'&$"( "$"!1"! 0'+>* 04% >"%," @'& ,*.* &$ 0'(.* +*(%).&!" '(" .&+)%)?( +*0* A'&("2 E*! *,!* $".*7 $" <"!,& )(,&!&%"(,& .&$ +*(%&(%* es que se toman decisiones de más alto valor ya que alinean a todo el equipo en la misma dirección y además requieren más trabajo para %",)%9"+&! " ,*."% $"% <"!,&% %)( <&!.&! &9&+,)-).".2

3.

4.

Por jerarquía: :( &%,& ,)<* .& ,*0" .& .&+)%)*(&% " <&%"! .& @'& $" -*B .& ,*.*% $*% <"!,)+)<"(,&% .& $" !&'()?( ,)&(& +"A)."7 &% &( =$,)0" instancia la persona de mayor rango quien toma la decisión. Esta per%*(" %& (',!)!4 .& ,*.* &$ 9&&.A"+I @'& &$ !&%,* .& +*0<"D&!*% $& "<*!,"(7 <&!* ,&(.!4 @'& .&+).)! J$ @'J .&+)%)?( &% $" 04% +*!!&+,"2 El lado positivo es que es un sistema rápido y en el que queda muy +$"!* @')J( &% &$ !&%<*(%"A$& .& $" .&+)%)?(7 <&!* $" <"!,& (&1",)-" &% @'& $" O&!"!@'G" <'&.& )0<*(&! %' <&(%"0)&(,* %*A!& &$ .& $*% demás y esto puede causar frustración en el equipo.

Por experto: :% &$ 0)%0* +"%* @'& $" ,*0" .& .&+)%)?( <*! O&!"!@'G" pero en lugar de ser la persona con mayor rango la que decide, es la <&!%*(" 04% &%<&+)"$)B"." &( &$ ,&0" ,!",".* $" @'& ,&(.!4 @'& >"cerlo. Según que tipo de decisiones se deban tomar, la decisión nal <*! '( &C<&!,* <'&.& 9"-*!&+&! &$ !&%'$,".*2 F'(@'& ,*.* &$ &@')<* <'&." *<)("!7 >"A!4 ,&0"% +*0<$&O*% @'& !&@')&!"( '(" -)%)?( 04% &%<&+)"$)B"."2

Pro Tip!


tip 12 Adam Lashinsky

Escritor Inside Apple

“Genera responsabilidades individuales” Adam Lashinsky es el escritor del libro Inside Apple, en &%,& $)A!* >"+& '(" !".)*1!"9G" .& $"% ,J+()+"%7 ,4+,)+"% y estrategias que utiliza esta multinacional y que le han $$&-".* " +*(-&!,)!%& &( '(" .& $"% +*0<"DG"% 04% -"$)*%"% .& ,*.* &$ 0'(.*2 3(" .& $"% +*(+$'%)*(&% 04% )(,&!&%"(,&% .&$ $)A!* &% &$ uso de los DRI (Directly responsive individual). Durante $"% !&'()*(&% .& F<<$&7 +"." -&B @'& %'!1& '(" ,"!&"7 esta se asigna a una persona para poder llevar un mayor control sobre ella y que no quede olvidada. Y es que este &% '(* .& $*% &0*% (*0A!".* "(,&% .& “diffusion of responsibility”, muchas tareas quedan sin K.'&D*L .&A).* " @'& (".)& ,)&(& $" !&%<*(%"A)$).". .)!&+," .& ,*0"!$"%2 De igual modo, durante la reunión puede haber un DRI .& +"." '(* .& $*% <'(,*% .& $" "1&(." @'& %& ,&(1"( @'& ,!","!2 :%," <&!%*(" %&!4 $" &(+"!1"." .& &%& <'(,* .& $" "1&(." .& 0*.* @'& .&A&!4 1')"! la reunión y tomar una decisión en el caso de que sea necesario. También será &$ &(+"!1".* .& @'& %& +'0<$"( &%" ,"!&" * .&+)%)?( 9'&!" .& $" !&'()?(2

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TIP!: Para poder asignar DRI a cada una de las ,"!&"% &% )0<*!,"(,& @'& .'!"(,& $" !&'()?( se tomen notas ya sea a mano o con la ayuda de software especializado. Al tomar estas (*,"% <*.!&0*% &(-)"! "$ "+"A"! $" !&'()?( '( %'0"!)* * "+," @'& !&%'0" &(,!& *,!"% +*%"%7 $*% ,*<)+% .& $*% @'& %& >"( >"A$".*7 las decisiones tomadas, los DRI de cada ,"!&" * $"% "<*!,"+)*(&% 04% .&%,"+"."%2

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Pro Tip!


tip 13 Verne Harnish - Cofundador de Gazelles

“Establece un Ritmo de Reuniones”

Verne Harnish es el fundador de Entrepreneurs’ Organization (EO), fundador de Gazelles Inc y uno de los especialistas &( 0"("1&0&(, 04% !&+*(*+).*% .&$ &+*%)%,&0" emprendedor. En su libro “Mastering the Rockefeller Habits” dedica todo un apartado a un concepto muy interesante: K:$ !),0* .& !&'()*(&%L2 P!"( <"!,& .& $"% +*0<"DG"% .& ,*.* &$ 0'(.* %?$* !&"$)B"( reuniones Ad-hoc, es decir; sólo se reúnen cuando creen @'& $* (&+&%),"( "(,& '( <*%)A$& *!" 5+'"(.* %& "+&! '( <*+* .& !').*2 :( +"0A)*7 %) '( &@')<* ,)&(& un ritmo de reuniones denidos y recurrentes tendrá una A'&(" A"%& <"!" ,*+"! '(" 1!"( 0&$*.G"2 Verne Harnish aboga por establecer este ritmo para +*(%&1')! .&%A$*@'&"! ,*.* &$ <*,&(+)"$ .& +!&+)0)&(,* .& ('&%,!" +*0<"DG" 5!&'()*(&% .)"!)"%7 %&0"("$&%7 0&(%'"$&%7 anuales…). ¿Cuáles son las ventajas de las reuniones de !),0*R

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1.

Evitan muchos otras reuniones: F$

2.

Evitan interrupciones:

3.

No es necesario cuadrar agendas constantemente:

4.

Crea responsabilidad:

>"+&! !&'()*(&% .& 0"(&!" <&!)?.)+" ,&(.!4% '(" +*0'()+"+)?( +*(%,"(,& @'& 0'+>"% -&+&% !&%*$-&!4 $*% "! &%,"% !&'()*(&% <"!" +*0<"!,)! )(9*!0"+)?( * <$"(,&"! .'."% &( $'1"! .& ,&(&! @'& )(,&!!'0<)! $"% ,"!&"% .& %'% +*0<"D&!*%2 S" %"A&% $* .)9G+)$ @'& &% +'".!"! $"% "1&(."% +*( <&!%*("% @'& están muy ocupadas, la poca antelación hace que esto resulte imposible y tengas que ir aplazando las reuniones en el ,)&0<*2 E&!* 1!"+)"% " &%,"A$&+&! '(" !&+'!!&(+)"7 '(" -&B @'& se denen por primera vez los horarios de las reuniones no %&!4 (&+&%"!)* -*$-&! " +'".!"! "1&(."% <"!" &%"% !&'()*(&% ('(+" 04%2 Q) &%,"A$&+&% '(" !&'()?( !&+'!!&(,& ,*.*% $*% viernes a las 9.00, todo el mundo sabrá que esa hora la tiene bloqueada y por lo tanto construirá el resto de su agenda en A"%& " &$$*2 6"(,&(&! !&'()*(&% .& 0"(&!" !&+'!!&(,& &% '(" 1!"( 9*!0" .& +!&"! !&%<*(%"A)$).". &( $*% 0)&0A!*% .& '( &@')<*2 :$ +*0<"!,)! $*% !&%'$,".*% .& ,!"A"O* .& '(" 0"(&!" >"A),'"$ 1&(&!" '(" )(,&!"++)?( )0"+&! $*% "O'%,&% (&+&%"!)*% "(,&% .& @'& <&!."0*% $" <*%)A)$).". .& "$+"(B"! ('&%,!*% *AO&,)-*%2

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Pro Tip! Q) @')&!&% &%,"A$&+&! '( !),0* .& !&'()*(&%7 <'&.&% +*0&(B"! <*! $"% !&'()*(&% A4%)+"%H Daily Huddle, Weekly Tactical y Monthly Strate1)+2 E'&.&% "
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tip 14 Richard Branson- Fundador de Virgin

“Cambia de escenario” Una de las ideas que propone Richard Branson para darle 9!&%+'!" " $"% !&'()*(&% &% +"0A)"! .& -&B &( +'"(.* .& &%+&("!)*2 La mayoría de las empresas acostumbran a realizar las reuniones siempre en la misma ocina e incluso en el mismo .&%<"+>*2 :%," $)0),"+)?( .& &%<"+)* ,"0A)J( <'&.& $$&1"! " $)0),"! $" 9*!0" .& <&(%"! .&$ &@')<*2 :% <*! &$$* )(,&!&%"(,& +"0A)"! .& -&B &( +'"(.* $" $*+"$)B"+)?( .& $"% !&'()*(&%2 Puede que a diferencia de Richard Branson nosotros no %&"0*% "+&! '(" !&'()?( &( '(" +"9&,&!G"7 &( '( !&%,"'!"(,& * )(+$'%* 0)&(,!"% %& ." '( <"%&*2 M*0* dice Branson: “¡Cambiar de escenario y añadir un poco de .)-&!%)?( >"+& 0"!"-)$$"% <"!" +*(%&1')! @'& $" 1&(,& <)&(%& diferente y explote su creatividad!”.

“Change of scenery and a bit of fun does wonders for getting people thinking diﬀerently and loosening up!” 3(" 9*!0" .& )0<$&0&(,"! &%,*% +"0A)*% .& &%+&("!)* &% &( $*% !&,!&",% "('"$&%2 3( !&,!&", &% '(" !&'()?( .& larga duración cuyo objetivo es sacar a la compañía de la ocina para distanciarse del día a día y encontrar una ('&-" <&!%<&+,)-" @'& <&!0)," <$"(&"! %)( .)%,!"++)*(&% .)9&!&(,&% "%<&+,*% &%,!",J1)+*% .& +"!" "$ ('&-* <&!)*.*2 Normalmente los retreats se hacen en hoteles, casas rurales o centros especializados, y en ellos se combina actividades, trabajo y aprendizaje.

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Bonus Advice Dr. Nikola Deskovic - Fundador de Autoscout24 y Bettermarks Disclosure: Nikola Deskovic es inversor en TribeScale

En los últimos años hemos visto una revolución de las comunicaciones hacia una vertiente asíncrona, es decir, comunicaciones en las que los interlocutores no tienen por que estar presentes en el mismo lugar y al mismo tiempo para comunicarse. Con el ritmo de vida actual todo el mundo tiene las agendas ultra-completas, los días disponen de 24 horas y no los podemos alargar. ¿Cómo es posible que podamos coordinar equipos de 6, 8 o incluso 15 personas para realizar una reunión? Apuesto a que en muchas ocasiones pierdes más tiempo buscando una fecha para la reunión que en la propia reunión. Con la comunicación asíncrona las agendas no son un problema. Por ello, lo mejor que podemos hacer es diferenciar qué necesitamos tratar de manera directa y que podemos tratar de manera asíncrona. Para ello usa herramientas como el email siempre que puedas, ya que no requieren una respuesta instantánea y minimiza los canales que generan interrupciones como las llamadas, video-conferencias o reuniones presenciales. De esta manera los asistentes pueden responder en el momento que más les convenga y ser dueños de sus agendas. Si te acostumbras a llevar a un canal asíncrono todo lo que no se tenga que tratar cara a cara, reducirás considerablemente el tiempo de tus reuniones y en muchos casos descubrirás que muchas reuniones se pueden evitar directamente.

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reuniones-de-trabajo-efectivas.pdf

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