HABILIDADES DE LIDERAZGO EN LAS REUNIONES
¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS? Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la organización, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos de las que nuestro grupo se hace cargo. as reuniones toman mucho de nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.
¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS? !"ab#a usted que la manera en que se dirigen y $acilitan las reuniones es uno de los mayores mayores %$actores %$actores de riesgo& riesgo& para la participación participación y la inversión inversión de los miembros de la organización' (odas las las parte artess de una reun reunió ión n son son imp importa rtantes ntes:: la plani lani$i $iccació ación n )particularmente en$ocada en agendas de trabajo y metas*+ la log#stica+ y los princi principio pioss y habilid habilidade adess para para presid presidir ir la reunió reunión. n.
(odos estos estos aspect aspectos os
producen un impacto en la participación e involucramiento de los miembros de la organización.
¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS? irigir o presidir una reunión signi$ica m-s que sólo hacer que el grupo cubra los temas temas de la
agenda agenda de trabajo trabajo progra programad mada. a. uando uando se presid preside e una
reunión, la persona al $rente de ella es responsable del bienestar del grupo y los los miem miembr bros os que lo con$or con$orma man. n.
/sto /sto requ requie iere re que que se pres preste te la debi debida da
atención atención a las %din-micas %din-micas del grupo& y otros aspectos aspectos del proceso. proceso. 01ncluso 01ncluso todas esas cosas di$#ciles de abordar son importantes2 FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
"i se le presta atención a la plani$icación, se pueden evitar los elementos que a$ectan negativamente la reunión, tales como: 3
esperdiciar el el titiempo de re reunión.
3
esperdiciar el el titiempo de la las personas.
3
Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
3
Reuniones sólo por el hecho de reunirse.
Decidir el objetivo de la reunión.
!(iene la reunión como objetivo la revisión de las disposiciones legales, hacer un plan de reclutamiento de voluntarios o a alguna otra cosa' !a meta no estclara' /l resultado podr#a ser una reunión aburrida y desen$ocada. /s necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertir- en una especie de gu#a de viaje para llegar ah#. Hacer la tarea.
"i se necesita in$ormación o investigar para la reunión, es mejor hace antes de que ésta empiece. !4ué sucede cuando nos presentamos a una reunión donde $alta in$ormación importante' 0/s una gran pérdida de tiempo2 Decidir ui!n nece"ita e"tar #re"ente.
"i se est- trabajando en una campa5a publicitaria, !(odos los participantes necesitan ir o solamente los del comité de publicidad' "e debe pensar en esto antes de enviar las noti$icaciones para estas reuniones. uando las personas van a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven. $lani%icar con otro".
6sta es una muy buena manera de desarrollar nuevos l#deres y de comprometer a m-s personas en el trabajo del grupo. "e puede reunir sólo a tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda. "i pensamos en la agenda de la reunión como es una especie de gu#a de viaje, entonces, se deben tener previstas todas las paradas, sin tener tampoco muchos desv#os innecesarios. "e les debe hacer saber a todos lo que se va a discutir+ 0no hay por qué mantenerlo en secreto2 FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
E&#e'ar ( %inali'ar a tie&#o.
/s irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ah# donde se podr#a decir que se encuentra la mayor desmotivación que pueda haber. "i se debe
iniciar tarde porque sólo tres personas est-n en la sala cuando se supone que la reunión debe empezar, al menos, hay que disculparse. /s todav#a mejor, sin embargo, hacerse el h-bito de iniciar a tiempo, A78 cuando solo haya tres personas en la sala. "e correr- la voz y posteriormente, las personas llegar-n a tiempo o de plano no llegar-n. "i las personas siguen llegando tarde o no se presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón de las reuniones, o ambos. A#untar a lo" a"i"tente".
as listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron. Adem-s pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y proporcionar nombres para una cadena de números tele$ónicos. "e podr#a incluir en la lista de asistencia el nombre, la organización, la dirección y el número tele$ónico de los participantes. %Di"cul#e) *#odr+a &over "u codo,os espacios para las reuniones deber#an ser con$ortables y apropiados. a sala de reuniones deber#a estar localizada en un lugar céntrico y ser de un tama5o adecuado para el grupo de personas. /s necesario llegar temprano para organizar el material y9o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un espacio en donde se pueda hacer un c#rculo, para que las personas no queden sentadas en hileras como en un auditorio. "i el lugar de la reunión es de di$#cil acceso para adultos mayores u otras personas, se debe tratar de coordinar el transporte o tal vez un servicio voluntario de %escolta& )0un gran proyecto de cohesión entre adolescentes9adultos mayores2*. 0Sólo trabajar "in divertir"e no e" bueno "e debe reservar un tiempo antes y después de la reunión para que las personas hablen y socialicen. 6sta es una de las principales razones por las que las personas se unieron a grupo en primer lugar y es donde se puede reclutar voluntarios. Un ciclo re/ular.
"i se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezar-n a reservar la $echa )por ejemplo, el primer lunes de cada mes*: pero 08 "/ /;/
R/A1
R ?A/RA2 "iempre se debe tener un objetivo claro o mejor no realizarla. FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
"er el encargado de dirigir una reunión es m-s que una tarea+ son muchos trabajos en uno. "i se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere: Hacer #re"entacione".
>resentarse y describir el rol que se tiene como $acilitador. /sto también incluye hacer que todos se presenten. uando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del $acilitador. 8o se debe olvidar lo buenos que es %romper el hielo& para eliminar tensiones. %Romper el hielo& signi$ica hacer algo peque5o al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. >or ejemplo, el grupo puede hacer un juego de %búsqueda del tesoro&, en el que las personas buscan in$ormación preguntando a los otros asistentes. Obtener la a#robación de la a/enda ( de la" re/la".
8o se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. "e les puede pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta hacerlo. 0antener la di"cu"ión en "u cauce.
8o se debe permitir que alguien se desv#e de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. /s necesario ser cordial pero $irme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
1i/ilar el tie&#o.
8o se debe olvidar la hora de inicio y $inal. "e deben respetar los l#mites de tiempo establecidos en la agenda. "i el grupo parece querer ir m-s all- del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros est-n de acuerdo. 7na oración como %@a hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. ecir: !/star#an todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda'& puede ser una buena $orma de medir el interés de todo el grupo en el asunto. Re"u&ir lo ue e"cuc2ado.
?ay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos est-n de acuerdo. 3o&entar la #artici#ación.
"i una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. /s necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan. U"ar el #oder del rol #rudente&ente.
"e debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cu-ntas veces se dice. /l $acilitador no deber#a tomar bandos y debe ser justo con todos. esarrollar nuevos l#deres mediante la delegación de poder. /s necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. a única $orma en que otros aprender-n a hacerlo es observando al $acilitador y luego haciéndolo ellos mismos. Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son: 3
(ener sentido del humor y no estar a la de$ensiva.
3
7sar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con
algo m-s que %s#& o %no&. 3
bservar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir m-s
despacio o m-s r-pido.
CARRERA: MERCADOTECNIA
ASIGNATURA: LIDERAZGO
TEMA:
HABILIDADES DE LIDERAZGO EN LAS REUNIONES
ALUMNOS: ANDRES
AGUAS
GALO BORJA JORGE FONSECA
