Conducción de Reuniones Efcaces Danhe Gatgens Barquero Sebastien Belhumeur
Objetivos •
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Defnir las buenas r!cticas " recomendaciones ara conducir reuniones de manera efca#$ Describir la estructura que debe llevar una reunión efca#$ %encionar situaciones roblem!ticas que ueden darse en una reunión$
&ue hago aqu'( )engo mucho trabajo que hacer$ Eso "a lo dijo+ -or qu. lo est! reitiend &ue hambre tengo, cuando va a terminar esto( -or qu. no deja de hablar( &ue sue*o+
&ue es una Reunión Eectiva( •
Esacio laboral que logra la interacción " comromiso de ersonas hacia un objetivo determinado$
-or qu. Otimi#ar las Reuniones( •
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Constitu"en un medio ara construir climas de trabajo avorables " al can#ar las metas del equio$ -ermiten ormular, monitorear " evaluar el cumlimiento de sus -lanes Estrat.gicos, -lanes Oerativos " Comromisos de Deseme*o de Equio$ -ermiten /nstalar un estilo de trabajo colaborativo, de articiación " arendi#aje$
0dem!s1 Ocuan un gran orcentaje de la semana laboral$ Reresentan un costo imortante Son arte de la vida cotidiana " social •
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2alor de las Reuniones
)ios de Reuniones
-rinciales Etaas de una Reunión •
0ntes de la reunión
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Durante la reunión
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Desu.s de la reunión
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Determinar si la reunión es indisensable$ Seleccionar o identifcar el tio de reunión requerida$ -rearación de la reunión$ /nicio Conducción Cierre Env'o del 0cta a los articiantes$ Evaluación de la reunión$ %onitoreo de cumlimiento de acuerdos$
0ntes de la Reunión
34 Determinar si la Reunión es /ndisensable Propósito: )ener una ra#ón que justifque la reunión1 motivo, recursos " tiemo invertido$ 5&ue quiero lograr con esta reunión(6
Oportunidad adecuada: Evaluar el conte7to en t.rminos de clima interno, disonibilidad de la inormación, eectos en las ersonas$ 5Es el momento oortuno ara llevar a cabo esta reunión(6
-roósitos 0cetables Compartir Información: Cuando no se tiene claro que inormación se requiere, o est! disonible
Construcción de Compromiso: Cuando se requiera que los individuos se comrometan con un curso de acción$
Difusión de Información y Retroalimentación: )ransmitir un mensaje a muchas ersonas de la misma orma " se requiere medir la reacción$
Solución de Problemas: %anejar un roblema comlejo " establecer ociones ara decisiones mediante lluvia de ideas$
84 Seleccionar el tio de Reunión1 0nali#ar tema " objetivos a alcan#ar$
)ios • • • • •
Consultiva Control de Gestión -articiación o 9egociación /normación -lanifcación " Evaluación
:4 -rearación de la Reunión
:4 -rearación de la Reunión Participantes: •
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/dentifcar los asistentes necesarios Citar a ersonas que resultan necesarias de acuerdo al tio de reunión, el rol que deseme*an o la contribución que uedan hacer$ 5Considerar conocimiento, e7eriencia, caacidad de an!lisis6 0nticiar, de ser necesario, la reacción del equio de trabajo ante los contenidos de la reunión " lantear los contenidos de manera que esto no obstaculice el logro de los objetivos$
)ama*o
Comosici ón
;abilidad es
Agenda: •
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:4 -rearación de la Reunión
Si se trata de una reunión de continuidad, revisar actas revias$ )ener la inormación 3<<= clara$ -rearar tabla de reunión1 •
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Objetivo o roósito de la reunión$ ;ora de inicio " t.rmino$ )emas a tratar " orden de rioridad$ )iemo asignado a cada uno de los temas$ Resonsable or tema$
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Organi#ar los temas or gruo gen.rico
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Sinteti#ar la inormación que se debe comunicar$
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Considerar tiemo ara generar ideas, debatir, tomar decisiones, cerrar el debate$
Sugerenci a: /niciar con un tema que unifque al
/ncororar temas di'ciles "
>inali#ar con otro tema que unifque
:4 -rearación de la Reunión Citaciones: •
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Evitar fjar las reuniones en horarios inconvenientes1 ?unes 5o martes6 a rimera hora, viernes or la tarde 5o s!bado or la ma*ana6$ Convocar a los asistentes con anticiación$ /ndicar lugar, echa, hora de inicio " t.rmino$ Diundir la agenda entre los articiantes$
:4 -rearación de la Reunión Espacio físico y materiales: •
Coordinar el esacio 'sico ara la reunión1 lugar ordenado, ventilado e iluminado, disosición de las sillas adecuada$
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-rearar material escrito si es necesario$
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-rearar equios de ro"ección " audio en caso de ser necesario$ Sugerencias en caso de utili#ar resentaciones
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Defnir un ormato " estructura @nica ara los e7ositores E7licitar lo objetivos del tema que aborda la resentación Recurrir a a"udas visuales sint.ticas Establecer conclusiones o resumen
:4 -rearación de la Reunión
Asignación de roles opcional!:
>omenta la articiación " ermite a l'der de la reunión concentrarse en su ael$
a! Apoyo Administrati"o: Resuelve asectos r!cticos ara el .7ito de la reunión tales como asegurar la articiación de los convocados, disonibilidad del lugar " materiales requeridos$ b! Registro de Acta y Control de A"ance Redactor!: ?leva el registro de los temas tratados, las decisiones " comromisos$ c! E#positores: Cuando se aborda un tema con roundidad es recomendable designar a un e7ositor$ d! $oderador: -ersona encargada de dirigir la reunión dando la alabra a los que quieren intervenir$
Durante la Reunión
Estructura de la Reunión /ntroducción Clarifcación de e7ectativas 9ormas %etodolog'a a utili#ar /nicio del desarrollo de los untos de la agenda %antenimiento del roceso " revisión de rocedimientos Cierre ormal
34 /nicio Puntualidad: /niciar la reunión a la hora rogramada
Re"isión de agenda E#pectati"as!: E7oner objetivos " resultados eserados de la reunión$ Reasar agenda con articiantes ara evaluar necesidad de a*adir o eliminar alg@n unto$ Entregar material de ao"o ara consulta si es • •
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Ambientación: 0gradecer la untualidad de los asistentes$ Conversar inormalmente con los articiantes ara distender el ambiente$ • •
34 /nicio Presentación de los participantes De%nición de normas de la reunión: E&emplos: •
Resetar agendas " tiemos or tema$ 59o salirse del rograma6
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Silenciar celulares
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0la#ar ara otra reunión temas que no se relacionen con la agenda$
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>omentar comentarios " discusiones sobre temas, asuntos e ideas " no sobre ersonas$
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Solicitar a los articiantes que ermane#can durante la reunión$
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Dar " edir la alabra$ 5Solo una ersona a la ve#6
84 Conducción 'omento de la participación: •
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Crear un clima que avore#ca un intercambio abierto " franco de untos de vista donde se admita " resete la discreancia " se omente el debate sin descalifcación$ 0tender " escuchar de manera e7l'cita, con una actitud em!tica$ %irar a los ojos a los articiantes e invitarlos a su ve# a dirigirse a todos los articiantes cuando hablan$ 5Comunicación asertiva6
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Otorgar un ael relevante a los articiantes en la toma de decisiones$
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Estimular a los que no artician reguntando directamente a cada uno solicitando resuestas$
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>omentar que el equio analice los temas lanteados$
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/medir que una ersona monoolice la discusión$
84 Conducción Registro de Acta: •
-ermite reconstruir discusiones en una nueva reunión$
Se debe registrar1 -untos tratados
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-ermite recordar las decisiones tomadas " acciones a reali#ar$
0cuerdos 0dotados
-ermite a ersonas que no asistieron a la reunión conocer los untos tratados " acuerdos tomados$
-la#os establecidos
Resonsabilidades asignadas
84 Conducción 'ocali(ación en los ob&eti"os de la reunión: •
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/normar al equio cuando el tiemo asignado ara un unto est! ró7imo a terminar$ Evitar di!logos o conversaciones que hagan erder la atención de los objetivos de la reunión o que e7clu"an a los dem!s asistentes$ Evitar la introducción de temas que, aunque vinculados a la agenda de trabajo, no interesan esencialmente a los fnes de la reunión$ Evitar retomar discusiones desu.s de haber
84 Conducción $ane&o del contenido: Revisar cumlimiento de los comromisos asumidos en la reunión anterior ara chequear su cumlimiento, ver los avances o renegociar$ •
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/dentifcar las causas de no cumlimiento de comromisos, si esto ocurriera " re4defnirlos, o re4calendari#ar$ En caso que sea necesario, anali#ar la osibilidad de Ae7ibili#ar aquellas tareas, que no aortan valor a los objetivos, como temas menos relevantes o tareas
84 Conducción De%nición de compromisos y acuerdos: -lanifcar las tareas considerando la#os " resonsables$ -riori#ar las tareas que deben hacerse$ Considerar tareas endientes ara los nuevos acuerdos alcan#ados$ Delegar tareas a los articiantes$ ?ograr que los articiantes se comrometan con medidas, la#os " acciones a llevar a cabo$ Defnir, en caso que sea necesario, mecanismos de ao"o 5trasaso de conocimientos, r!cticas colaborativas, caacitación dentro del mismo equio, caacitación cru#ada, entre otras6$ Si se trata de una reunión de lanifcación, establecer indicadores que ermitan controlar eriódicamente el avance de los comromisos " la sueración de desa'os$ E7licitar al equio que los avances de los comromisos adquiridos •
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:4 Cierre Recapitulación: Eectuar cierre ormal mediante resumen de acta o minuta$ •
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Eectuar, o solicitar a alg@n articiante, resumen de los acuerdos, asos a seguir, echa tentativa de ró7ima reunión, " monitoreo de los acuerdos actados$ -rearar agenda siguiente$
:4 Cierre $ane&o del estado de )nimo al cierre de la reunión: Deendiendo del tio de reunión1 •
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Entregar eedbac al equio de su articiación en la reunión, ara resaltar los aortes "o omentar actitudes de atención, comromiso " contribución$ Recoger oinión de los miembros1 cómo ue el trabajo en equio, cómo se sintieron los articiantes durante la reunión$
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Entregar reconocimiento or los avances que estas reuniones han ermitido$
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>avorecer estados de !nimo avorables al trabajo$
Desu.s de la Reunión
34 Env'o de 0cta •
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Revisar el acta " validarla con los dem!s articiantes$ Enviar el acta con los acuerdos asumidos 5en no m!s de dos d'as osterior a la reunión6, lo que a"udar! a los articiantes a recordar qu. se ha debatido " decidido en ella$ Recordar a aquellos articiantes que or alguna ra#ón estuvieron ausentes$
84 Evaluación de la Reunión Aspect os 'ormal es
Esta actividad debe ser reali#ada or quien convoca "o dirige la reunión$ Su roósito es evaluar la efciencia " efcacia de la reunión en relación al objetivo que la originó, a trav.s de los siguientes !mbitos
Evaluar si se cumlieron los objetivos de la reunión " en qu. orcentaje$
Direcci ón de la reunió n
Evaluar el grado de cumlimiento de los comromisos contra'dos en la reunión anterior, si corresonde$
Evaluar material de ao"o utili#ado "o entregado a los articiantes$
2erifcar que se tomaron " arobaron decisiones$
2erifcar asistencia " ertinencia de los articiantes convocados " quienes eectivamente estuvieron resentes$
0nali#ar el grado de articiación de los miembros del gruo " clima de la reunión$
2erifcar si se cumlieron los horarios estiulados " las normas$
/dentifcar arendi#ajes " osibles acciones de mejora$
Cumlimiento de 0cuerdos Esta etaa, si bien no es arte de la reunión, resulta clave ara que se concreten los comromisos cuando .stos se han acordado$ 3$ Calendari#ar los hitos a monitorear$ 8$ 0segurar que se eect@e monitoreo de los hitos, haciendo un seguimiento a la rogramación reali#ada$ :$ Cumlir los comromisos roios$
Situaciones -roblem!ticas
?os imuntuales
?os que se van temrano
?os desmemoriad os
?os desertores
?os susurradores
?os Conversadore s
?os atacantes
?os int.rretes
?os chismosos
?os sabelotodo
?os auntadores
?os ocuados
?os que interrumen
?os chistosos
Resumen " Conclusiones Es necesaria esta reunión(
Se uede eliminar la reunión mediante el uso de otros medios(
Es esa ra#ón sufciente ara convocar
-uedo eliminar su asistencia ( Preguntas *)sicas
&ue esto" intentand o conseguir
Resumen " Conclusiones -roósito
-ersectiva
-articiació n
+as , -P. de las reunion es efecti"a s
-articiant es
-laneación
