PERENCANAAN
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis.
PROSES PERENCANAAN
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk sub unit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Merumuskan keadaan saat ini.
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
RENCANA OPERASIONAL
Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan yang luas dari perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan. Sedangkan rencana operasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan.
Rencana operasional terdiri dari :
Rencana sekali-pakai (singgle-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan.
Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi.
PERENCANAAN STRATEGIK
Perencanaan strategik (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah di implementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukan pentingnya perencanaan strategis, antara lain :
Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.
Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya.
Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN
Faktor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
Waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif.
Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif - alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.
ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan, antara lain :
Untuk mencapai "protective banefits" yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
Untuk mencapai "positive benefits" dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan, antara lain :
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
Menghemat waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan, antara lain :
Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungís manajemen lainnya. Fungís perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian ( Organizing )
Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efectivitas yang paling tinggi.
Pengarahan ( Directing )
Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.
Pengawasan ( Contolling )
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan verja terhadap rencana.
MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu : Hambatan pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dan hambatan kedua adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan perubahan.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan sistem organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.
Mengatasi perlawanan terhadap perubahan.
Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
BAB VI PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
PENGERTIAN
Misi adalah suatu pernyataan umumdan abadi tentang maksud organisasi. Misi organisasi adalah maksud khas dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainnya. Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang. Tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.
Berbagai fungsi tujuan organisasi
pedoman bagi kehidupan
sumber legtimasi
standar pelaksanaan
sumber motivasi
dasar rasional pengorganisasian
Tipe-tipe tujuan
1. Tujuan Kemasyarakatan
2. Tujuan Keluaran
3. Tujuan sistem
4. Tujuan Produk
5. Tujuan Turunan
Proses Penetapan Tujuan
Beberapa unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi antara lain:
bahwa produk yang di hasilkan organisasi akan memberi manfaat paling sedikit sama dengan harganya.
Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen.
Teknologi yang digunakan akan menghasilkan produk yang berkualitas dan bersaing.
Bahwa dengan kerja keras dan dukungan seluruh SDA-nya, organisasi dapat tumbuh dan berkembang
Pelayanan menejemen akan memberikan public image yang menguntungkan.
Bidang-bidang Tujuan
8 bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan
1. posisi pasar
2. produktifitas
3.sumber daya fisik dan keuangan
4. profitabilitas
5. inovasi
6. prestasi dan pengembangan meneger
7. prestasi dan sikap karyawan
8. tanggung jawab sosial dan publik
Perumusan tujuan
Tujuan di tentukan oleh proses tawar menawar terus menerus diantara berbagai koalisi yang semuanya bermaksud untuk menjamin kepentingan mereka di sajikan dalam tujuan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif peru beberapa ketentuan :
Hendaknya melibatkan individu yang bertangguang jawab
Menejer puncak sebagai perumus tujuan umum hendaknya menurunkan tujuan pada tingka yang lebih rendah
Tujuan harus realistik
Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang
Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana
Tujuan bidang fungsional harus konsisten dengan tujuan umum
Menejemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.
MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)
Pada hakekatnya MBO menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses pertisipatif, secara kreatif melibatkan menejer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan mengembangkan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan, MBO membantu mengatasi berbagai hambatan perencanaan.
Pengertian
Secara umum esensi sistem MBO terletak pada penetapan tujuan umum oleh para menejer dan bawahan yang bekerja. Hubungan antara tujan setiap individu dengan tujuan umum adalah sangat penting, karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai efisiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efisien dan interogasi bagian"nya. Sukses penerapan MBO terutama di dasarkan pada 2 hipotesa. Pertama, bila seseorang melekat kuat pada suatu tujuan, dia akan mengeluarkan usaha lebih dibandingkan bila merasa tidak terikat. Kedua,kapan saja siapapun yang memperkirakan sesuatu akan terjadi, maka dia akan melakukan apapun untuk membuatnya terjadi.
Sistem MBO Formal
Unsur-unsur umum yang biasa
Bab VII PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Pembuatan keputusan ( decision making ) menggambarkan proses melalui serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesain suatu masalah.
Tipe-tipe keputusan
Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Keputusan-keputusan dapat di bedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko, dan ketidakpastian.
Dalam kondisi kepastian ( certainty ) para menejer mengetahui apa yang akan terjadi di waktu yang akan datang, karena tersedia informasi yang akurat dan terpercaya serta dapat di ukur sebagai dasar pengambilan keputusan. Dalam kondisi resiko ( risk ) menejer mengetahui besarnya probabilitas setiap kemungkinan hasil, tetapi informasi lengkap tidak tersedia.sedangkan dalam kondisi ketidak-pastian (uncertainty) manajer tidak mengetahui probabilitas bahkan mungkin tidak mengetahui kemungkinan hasil-hasil.
Keputusan yang di program ( programmed decisions ) adalah keputusan yang di buat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Sedangkan untuk keputusan yang tidak di program ( non-programmed decisions ) adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas/tidak biasa.
Proses Pembuatan Keputusan
Para menejer dapat menggunakan pemikiran yang a priori, yaitu mereka membuat anggapan bahwa penyelesaian masalah yang paling logik dan jelas adalah yang paling benar. Proses dasar pembuatan keputusan rasional adalah 1) pemahaman dan perumusan masalah, 2)pengumpulan data dan analisa yang relevan, 3)pengembangan alternatif-alternatif, 4) evaluasi alternatif-alternatif, 5) pemilihan alternatif terbaik, 6) implementasi keputusan , 7) evaluasi hasil keputusan
Pohon keputusan dan pembuatan keputusan
Pohon keputusan ( decision tree )dikembangkan untuk membantu menejer membuat serangkaian keputusan yang melibatkan peristiwa-peristiwa ketidakpastian. Pohon keputusan adalah suatu alat yang menggambarkan secara grafik berbagai kegiatan yang dapat di ambil dan hubungan kegiatan-kegiatan ini dengan berbagai peristiwa di waktu yang mendatang dan dapat terjadi. Dalam berbagai situasi yang tepat, penggunaan pohon keputusan akan mengurangi kekacauan potensial dalam suatu masalah yang kompleks dan memungkinkan menejer menganalisa masalah secara rasional. Analisa , analisa pohon keputusan
