Fungsi Fungsi Manajemen Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol Fayol dan GR Terry erry menyebu menyebutka tkan n ada 4 fungsi fungsi yang yang utama utama dari dari sebuah sebuah manajemen,, Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendalian. manajemen 1) Pla Planni nning ng (Fungs (Fungsii Perenca Perencanaa naan) n) Planni Planning ng adalah adalah bagaim bagaimana ana perusa perusahaa haan n meneta menetapka pkan n tujuan tujuan yang yang
diinginkan diinginkan dan kemudian kemudian menyusun rencana strategi strategi bagaimana bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. !anajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan menge"aluasi
berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah a#al yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya. Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.
Kegiatan Fungsi Fungsi Perencanaan Perencanaan
$da beberapa akti"itas dalam fungsi perencanaan
•
!enetapkan arah tujuan dan target bisnis
•
!enyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
•
!enentukan sumber daya yang dibutuhkan
•
!enetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan
Pembagian Perencanaan Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang% •
Top Level Planning (Perencanaan (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. &enjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan,
pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. meneka kank nkan an tuju tujuan an jangk jangkaa panj panjan ang g Top level level plan planni ning ng mene organisasi dan tentu saja menjadi tangung ja#ab manajemen puncak.
•
Middle Level Planning Planning (Perencanaan (Perencanaan Jenjang Menengah)
&enja &enjang ng pere perenca ncana naan an menen menenga gah h
sifat sifatny nyaa
lebi lebih h
administratif &enjang menengah menyiapkan caracara yang akan ditempuh ditempuh untuk untuk merealisasikan merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan perencanaan dijalankan.
Tanggung ja#ab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.
•
Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang ba#a lebih fokus terhadap bagaimana cara
menghasilkan. &enjang ba#ah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional
perusahaan !anajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung ja#ab dalam perencanaan jenjang ba#a ini
Syarat Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut% •
!empunyai tujuan yang jelas
•
'ederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
•
!emuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
•
Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
•
!empunyai keseimbangan, tanggung ja#ab dan tujuan yang selaras pada tiaptiap bagian
•
'egala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna
Manfaat Fungsi Perencanaan
(eberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya % •
(isa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
•
)apat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
•
!emudahkan penga#asan
•
!enjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. A. Batasan Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in adance what is to be done. !edangkan menurut "."llen planning is the determination of a course of action to achiee a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( #ho ) kapan (#hen) dimana ( #hen ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( $ow ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
B. Unsur-unsur Perencanaan Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu % &. 'indakan apa yang harus dikerjakan . "pa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan . *imana tindakan tersebut dilakukan +. apan tindakan tersebut dilakukan . !iapa yang akan melakukan tindakan tersebut . /agaimana cara melaksanakan tindakan tersebut. C. Sifat Rencana Yang Baik 0encana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut % &. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan. . 1leksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. !ifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan. . !tabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan. +. "da dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. D. Proses Pembuatan Rencana &. Menetapkan tugas dan tujuan "ntara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. 'ugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. . 2bserasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (2bserasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. . Mengadakan kemungkinan-kemungkinan 1aktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. *imana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan e3siensi dan efektiitas dan lain sebagainya. +. Membuat sintesa !intesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. emungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan. E. Siapa Pembuat Rencana ? &. Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsur yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik. . /agian Perencanaan !eringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. 4ni merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. 5adi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi. . 'enaga !taf
•
•
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu % Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan. !taf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
F. Bentuk-bentuk Perencanaan &. 0encana 6lobal (6lobal Plan) "nalisa penyusunan recana global terdiri atas% !trenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan #eaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. 2pportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi 'reath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi. . 0encana !tategik (!trategic Plan) /agian dari rencana global yang lebih terperinci. *imana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. *alam pencapaiannya dilakukan dengan sistem prioritas, yakni mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. 'iga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu% a. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. c. 'itik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. . 0encana 2perasional ( 2perational Plan ) 0encana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. 0encana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan •
•
•
•
•
•
dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. 0encana 'etap ( !tanding Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penangananpenanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
Fungsi Perencanaan proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. egiatan dalam 1ungsi Perencanaan %
Menetapkan tujuan dan target bisnis Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan Menetapkan standar7indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
. P!anning "Perencanaan# Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan dating yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. "tau dengan kata lain, perencanaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan waktu untuk mencapai tujuan. Perencanaan dibedakan dalam tiga jenis, yaitu sebagai berikut. a. Perencanaan jangka pendek atau kurang dari & tahun. Misalnya perencanaan strategik yang meliputi proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut. b. Perencanaan jangka menengah atau dalam waktu & tahun sampai dengan lima tahun. 8ontoh% perencanaan laba. c. Perencanaan jangka panjang atau lebih dari lima tahun.
8ontoh% perencanaan produk, perencanaan bidang penjualan, bidang teknik, bidang permodalan, dan bidang personil. *alam menyusun perencanaan, langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain% menetapkan serangkaian tujuan, merumuskan keadaan saat ini, mengidenti3kasikan segala kemudahan dan hambatan, mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. !uatu rencana yang baik harus berpedoman pada # dan & $, yaitu% a. what, artinya tindakan apa yang hars dikerjakan, b. why, artinya apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan, c. where, artinya dimanakah tindakan itu dilaksanakan, d. when, artinya kapan tindakan itu dilaksanakan, e. who, artinya siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu, f. how, artinya bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu.
