Manajemen Perencanaan 17
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perencanaaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan membantu untuk memperkiraan peluang-peluang (Swastha 1990:34). Dengan adanya perencanaan yang baik seluruh aktivitas organisasi akan dapat diarahkan untuk menuju suatu titik tujuan yang jelas. Selanjutnya dengan adanya perencanaan yang matang dan jelas akan dapat dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja seluruh elemen yang terkait dalam suatu organisasi atau lembaga. Disamping itu, dengan perencanaan pula dapat diprediksi adanya peluang-peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.
Sebagai langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan antara lain adalah menetapkan visi dan misi perpustakaan disamping perlu juga memperhatikan factor internal dan eksternal. Keberadaan visi dalam suatu perpustakaaan akan berfungsi untuk memperjelas arah perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen untuk mengambil tindakan kea rah yang benar. Dengan adanya visi yang jelas akan ikut membantu koordinasi aktivitas orang-orang yang terikat oleh perpustakaan itu. Sementara itu, misi merupakan rumusan kegiatan yang dilakukan dan hasilnya dapat dihitung, dibuktikan, dilihat ataupun dirasakan (tangible).
Tujuan
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perpustakaan
Untuk mempelajari lebih dalam materi ini
Dapat mengetahui perencanaan-perencanaan apa saja yang diperlukan dalam perpustakaan
Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud dengan manajemen perencanaan?
Apa tujuan manajemen perencanaan?
Apa saja factor dan jenis manajemen perencanaan?
Bagaimana langkah-langkah dalam manajemen perpustakaan?
BAB I I
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Pengertian Perpustakaan
Perpusatakaan dalah sebuah ruangan , bagian sebuah gedung, ataupan gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbita laniya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentuuntuk digunakan pembaca , bukan untuk dijual . (Sulistyo Basuki, 1993)
Pengertian Manajemen
Pengertian manajemen telah banyak dibahas oleh para ahli seperti Stoner, Terry, Helleroegel, dan Donal C. Mosky. Menurut George Terry, manajemen adalah usaha pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan ornng lain.
Sedangkan pengertian manajemen itu sendiri dalam penerapanya di perpustakaan, Bryson (1990; 4) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan adanya pemanfaatan sumberdaya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
Manajemen Perpustakaaan
Perencanaan merupakan suatu proses yang terus menerus dan merupakan suatu siklus yang sangat penting. Siklus perencanaan:
Menetukan kebutuhan
Menentukan tujuan
Menentukan sasaran
Menentukan metode/cara mencapai sasaran
Pengajuan cara yang dipilih
Simulasi
Pilih cara
Implementasi
Kontrol dan monitoring
Pengembangan perpustakaan memerlukan perencanaan yang matang yang dalam pengembangannya perlu dipikirkan tentang sumber daya manusia (SDM), sumber informasi, system, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan manajemen, peran, dan keahlian.
SDM merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi/lembaga sehingga maju atau mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas SDM tersebut. Tidak sedikit organisasi besar yang memiliki SDM lemah yang akhirnya tidak mampu memainkan peran apa-apa. Sebaliknya, banyak pula organisasi berskala kecil yang memiliki SDM yang dapat diandalkam sehingga organisasi itu tetap diperhitungkan karena dapat mengambil peran yang strategis dan menentukan arah.
Kebutuhan SDM untuk perpustakaan perlu dirncanakan dengan mempertimbangkan faktor-faktor: jenis kegiatan, kualitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai. Oleh karena itu, kebutuhan tenaga oleh satu jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan yang lain.
Perlu dipikirkan pula jenis bahan informasi yang akan dikelola oleh suatu perpustakaan, apakah terdiri atas bahan buku (book materials) atau bahan non buku (nonbook materials). Hal itu disebabkan oleh keanekaragaman bahan informasi memerlukan spesialisasi tenaga yang akan menanganinya.
Dan demikian pula dalam penyusunan perencanaan perlu dipikirkan tentang system yang akan diberlakukan di suatu perpustakaan, misalnya tentang sisitem pengadaan koleksi, sisite inventarisasi, system katalogisasi, system klasifikasi, system sirkulasi, ataupun software yang akan dipakai. Perlu pula dirncanakan buku-buku pedoman yang akan dipergunakan misalnya pedoman katalogisasi, transliterasi, dan klasifikasi.
Hal yang tidak kalah pentingnya adalah perencanaan penggalian dana yang merupakan nafas suatau perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda, jasa fotokopi, jasa penelusuran literature, jasa terjemahan, kerjasama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek atau sponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki saran dan prasarana yang memadai. Saran dan prasarana (seperti gedung atau ruang, mabel, media komunikasi dan perlatan kantor) perlu direncanakan sedini mungkin sebab kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana dan prasarana ini.
BAB III
BAGIAN-BAGIAN MANAJEMEN PERENCANAAN
Hakekat perencanaan
Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan-perubahan, sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita kearah sasaran dan target yang sudah ditetapkan
Untuk memilih alternatif operasional yang ekonomis
Untuk memungkinkan adanya pengawasan.
Tujuan Perencanaan
Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan, kontrol penggunaan anggaran dan lain-lain.
Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana induk pengembangan universitasnya.
Memungkinkan mengatisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan berdasarkan keadaan saat ini dan proyeksi keadaan dimasa datang.
Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan perguruan tinggi dalam membuat perencanaan.
Faktor-faktor Manajemen Perencanaan
Dalam proses perencanaan ada empat faktor penting yang perlu dipertimbangkan seperti:
Waktu (seperti rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang)
Pengumpulan dan analisis data
Tingkat perencanaan
Kelenturan atau fleksibilitas
Faktor waktu dalam proses perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen perpustakaan atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, faktor pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen perpustakaan , baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/ pengkomunikasian, monitoring/ pengawasan, dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur perencanaan harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/ komponen tidak boleh ada yang tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya jadi faktor dalam perencanaan tersebut harus di susun sedemikian rupa agar menjadi lebih baik serta dapat di manfaatkan sebagai sarana penunjang dalam manajemen perencanaan pembangunan perpustakaan. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi .
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan. Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor yang ada agara dapat di ciptakaan dalam proses perencanaan yang telah di atur sehingga proses perencanaan tersebut dalam pencitraannya tidak sia – sia sehingga dapat di kembangkan lebihbaik lagi , seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel- variabel danalternatif - alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam perencanan harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki.ini tergantung kepada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
Jenis-jenis Manajemen Perencanaan
Jenis perencanaan menurut penggunaannya :
Single Use Planning,
yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi.
Repeats Planning,
yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali.
Jenis perencanaan menurut prosesnya :
Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebijakan kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.
Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:
Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan
Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan
Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan
Prosedur kerja yang harus dipatuhi
Struktur organisasi yang harus dipenuhi
Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah:
Penetapan prosedur kerja
Metode-metode kerja
Tenaga-tenaga pelaksana
Waktu, dan sebagainya
Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :
Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun
Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1 hingga tiga tahun
Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun.
Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:
National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah negara
Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah
Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas
Jenis perencanaan menurut materinya:
Personnal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.
Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industry yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.
Education planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya : planning mengenai pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain).
Jenis perencanaan menurut segi umum dan khusus :
General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis-garis besarnya saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama.
Special planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya : production planning, education planning.
Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Langkah-langkah Manajemen Perencanaan
Menentukan Visi
Visi adalah suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang dan belum pernah terwujud selama ini. Visi berfungsi memperjelas arah yang kan dituju, memberikan motivasi, membantu koordinasi sebagai kegiatan.
Ada beberapa syarat dalam penetapan visi antara lain: dapat dibayangkan, mufdah dipahami dalam waktu singkat, terdapat unsure kompetitif, sesuatu yang diinginkan bersama, dan yang terakhir adalah fleksibel.
Menentukan Misi
Misi merupakan penjabaran visi dengan kegiatan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, didengar, atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata.
Menetukan Tujuan
Tujuan adalah sasaran yang akan dicapai perpustakaan sekolah dalam waktu dekat dan hasilnya dapat dirasakan. Pembuatan tujuan perpustakaan sekolah harus jelas dan dalam penyusunan tujuan melibatkan seluruh komponen yang terlibat dalam perpustakaan.
Analisis KEKEPAN(Kekuatan, Kelemahan,Peluang,dan Ancaman)
Kekuatan perpustakaan perlu dikembangkan dalam rangka mencapai tujun perpustakaan sekolah, halyang harus dikembangkan antara lain, perhatian pimpinan sekolah, potensi orang tua siswa, keunggulan sekolah
Kelemahan perpustakaan adalah keadaaan yang dapat menghambat perkembangan perpustakaan. Antara lain, struktur yang kurang jelas, miskin anggaran, cueknya pimpinan sekolah, guru malsa berkunjung e perpustakaan, ruang yang sumpek sempit dan sesak, miskin koleksi.
Peluang adalah faktor yang mungkin dapat membantu perkembangan perpustakaan sekolah antara lain, seponsor,bantuan dari Pemerintah Daerah,bantuan dari LSM,proyek.
Ancaman adalah faktor yang mungkin dapat menghambat perkembangan perpustakaan sekolah, ancaman ini dapat berasal dari luar dan dari dalam. Kalau dari dalam kurang minat baca siswa, guru kurang member contoh membaca, cueknya pimpinan sekolah, tak pedulinya ketua komite sekolah terhadap perkembangan sekolah. Sedangkan yang dari luar adalah maraknya playstation, merebaknya mall,dan tayangan televise.
Contoh Kasus ( Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan)
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
Faktor Penggerak
Kemudahan mendapatkan produk TI
Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
Kemampuan dari teknologi informasi
Tuntutan layanan masyarakat serba "klick"
Selain itu alasan lain mengapa otomasi perustakaan sangat diperlukan adalah karena
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
Meningkatkan citra perpustakaan
Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
Pengadaan koleksi
Katalogisasi, inventarisasi
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
Pengelolaan penerbitan berkala
Penyediaan katalog (OPAC)
Pengelolaan anggota
Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
Unsur-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
Harga terjangkau (murah)
Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Kriteria Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
Kapasitas: mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
Sederhana: menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Menentukan Software
Membangun sendiri
Mengontrakan keluar
Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus:
Sesuai dengan keperluan
Memiliki ijin pemakaian
Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
Protokol komunikasi yang digunakan
Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab atau China ?
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual/ prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Tahapan Membangun Sistem Automasi Perpustakaan
UJI COBA PERSIAPAN
SURVEI DISAIN
Pembangunan TRAINING
OPERASIONAL
Tahap
Hasil
Persiapan
Definisi masalah
Maksud dan tujuan
Kerangka kerja
Perkiraan waktu dan biaya
Survei
Analisa kond. sumber daya
Analisa kebutuhan
Analisa sistem berjalan
Disain
Menyusun logika kerja sistem
Disain data, table, database, relasi.
Disain input, proses dan output
Spes. peralatan yang diperlukan
Pembangunan
Pembuatan program aplikasi.
Instalasi software, jaringan klien server
Dokumentasi
Uji coba
Tes sistem keseluruhan
Evaluasi, perbaikan
Training
Training : staf,operator, teknisi, administrator
Sosialisasi
Operasional
Sistem siap digunakan.
Bantuan teknis
Pengembangan lebih lanjut
Oleh : Ikhwan Arif (Koordinator TI Perpustakaan UGM)
Makalah Seminar dan Workshop Sehari " Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan " UMM 4 Oktober 2003.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.
Untuk mencapai tujuan perpustakaan, baik jangka panjang, jangka menengah ataupun jangka pendek, diperlukan adanya perencanaan yang matang. Perencanaan strategis merupakan pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya tentang apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa (Handoko, 1993:78). Perencanaan ini merupakan tindakan untuk mengidentifikasi factor-faktor internal dan eksternal yang dapat dilakukan sebagai dasar pembuata keputusan-keputusan strategis.
Perpustakaan memiliki faktor internal yang berupa kekuatan (strenght), kelemahan (weakeness), serta faktor ksternal yang berupa peluang (oppurtunities) dan ancaman (threats). Kekuatana yang dimilki perpustakaan dalah anatara lain adalah SDM, ruang atau gedung, koleksi, dan teknologi. Dengan mengidentifikasikan kekuatan ini dapat diberdayakan secara optimal untuk mencapai tujuan perpustakaan, misalnya untuk memerikan layanan yang sebaik-baiknya. Disamping itu perlu dipahami pula bahwa perpustakaan juga memiliki beberapa kelemahan, misalnya struktur tidak jelas, kuranng perhatian pipmpinan, miskin dana, ruang sempit dn lainnya. Dengan pemahaman ini akan timbul pemikiran untuk memcahkanya dengan langkah-langkah strategis.
Saran
Setelah mempelajari materi ini, diharapkan para pembaca atau terutama pustakawan dan kami sendiri dapat mengaplikasikannya dalam kegiatan perpustakaan agar layanan dapat berjalan optimal, kegiatan-kegiatan yang ada dapat bermanfaat bagi pemustaka karena telah tersedianya penggunaan teknologi informasi (automasi ) dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan pemustaka.
DAFTAR PUSTAKA
Syihabuddin Qalyubi, dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Basuki , Sulistyo.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan.Jakarta : Gramedia Pustaka
http://www.scribd.com/doc/46122293/Empat-Tahap-Dasar-an
http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=perencanaan+operasional&source=web&cd=1&ved=0CBgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fimages.nisasigit.multiply.multiplycontent.com%2Fattachment%2F0%2FS9ZP2gooCHcAABijioU1%2FPerencanaan%2520Operasional.ppt%3Fkey%3Dnisasigit%3Ajournal%3A26%26nmid%3D332956688&ei=zQ7NTqfwAYHkrAfa4dDtDA&usg=AFQjCNG7MSQtajPeCETnHJvJ6Uoh4VwKyQ&cad=rjahttp://avin.ngeblogs.com/2009/10/08/pengertian-perencanaan/
http://shintaemotion1.ngeblogs.com/faktor-waktu-dan-perencanaan/
