Pengantar Administrasi Perkantoran SMK Kelas X

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx Pengantar Administrasi cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq Perkantoran SMK Kelas X wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Disusun oleh opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty R. Aghatha C. Prasetyo

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X ============================================================== DAFTAR ISI ============================================================== Halaman Daftar Isi .............................................................................................................................. 1 Kompetensi Inti ................................................................................................................... 2 Kompetensi Dasar ............................................................................................................... 2 Bab I

Pendahuluan Mengapa belajar Administrasi? ............................................................................. 9

Bab II Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran .................................................. 10 A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran ............................................ 10 B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ......................................................... 11 C. Ruang lingkup administrasi perkantoran ....................................................... 12 D. Peran dan Karatreristik administrasi Perkantoran ......................................... 14 E. Azas-azas manajemen perkantoran .............................................................. 15 F. Jenis-jenis pekerjaan kantor .......................................................................... 20 Bab III Organisasi kantor ................................................................................................ 23 A. Prinsip-prinsip organisasi kantor ................................................................... 24 B. Bentuk-bentuk Organisasi kantor .................................................................. 25 Bab IV Komunikasi perkantoran ..................................................................................... 32 A. Pengertian komunikasi .................................................................................. 32 B. Teknik Komunikasi ........................................................................................ 34 C. Klasifikasi Komunikasi ................................................................................... 35 Bab V Perlengkapan, Tata Ruang dan Tata Lingkungan Kantor .................................... 42 A. Perlengkapan Kantor .................................................................................... 42 B. Tata Ruang kantor ........................................................................................ 43 C. Tata Lingkungan Kantor ................................................................................ 52 Daftar Pustaka .................................................................................................................. 56

[email protected]

1| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X =====================================================================

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN =====================================================================

KOMPETENSI INTI KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar 1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya 1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai alat komunikasi secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 1.3 Meyakini bahwa bekerja di kantor adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, mennggunakan peralatan kantor 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan perkantoran

[email protected]

2| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Kompetensi Dasar 3.1 Menjelaskan Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran 4.1 Mempresentasikan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

Materi Paradigma dan filosofis Administrasi Perkantoran

Pembelajaran Mengamati Mengamati aktivitas administrasi di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk keteraturan atas kebesaran Tuhan yang menciptakannya. Menanya Memberikan kesempatan peserta dididk menanyakan hal yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran Eksperimen/explore Mencari informasi mengenai paradigma dan filosofis administrasi perkantoran. Asosiasi Menghubungkan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dengan perilaku efektif dan efisien Komunikasi Mempresentasikan bahan presentasi yang telah dibuat.

3.2. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran 4.2. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran

Karatreristik administrasi Perkantoran

Mengamati Mengamati dokumen mengenai karakteristik dan asas-asas administrasi perkantoran dari berbagai sumber. Menanya Mendiskusikan masalah terkait karakteristik dan evaluasi administrasi perkantoran serta bagaimana penerapannya dalam organisasi kantor Eksperimen/explore Mengidentifikasi ciri-ciri administrasi perkantoran yang baik dan melakukan evaluasi terhadap karakteristik administrasi perkantoran. Asosiasi Mengkaitkan hubungan antara karakteristik administrasi perkantoran dengan evaluasi administrasi perkantoran dan penerapannya Membuat kesimpulan mengenai

[email protected]

3| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Kompetensi Dasar

3.3 Memahami azasazas manajemen perkantoran

Materi

Azas-azas manajemen perkantoran

4.3. Menggunakan azas-azas manajemen perkantoran untuk memecahkan masalah manajemen

[email protected]

Pembelajaran karakteristik dan evaluasi administrasi perkantoran, hubungan kedua aspek tersebut, dan penerapannya dalam organisasi perkantoran Komunikasi Menyampaikan secara individu atau kelompok hasil kesimpulan mengenai karakteristik dan evaluasi administrasi perkantoran, azasazas manajemen perkantoran, hubungan ketiga aspek tersebut, dan penerapannya dalam organisasi perkantoran . Mengamati Mengamati aktivitas di kantor atau sekolah tentang penggunaan asasasas manajemen perkantoran. Amati mengapa kantor tersebut menerapkan asas sentralisasi, desentralisasi atau gabungan Meyakini bahwa memimpin dan dipimpin merupakan pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh Menanya Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan asas-asas manajemen perkantoran untuk memecahkan masalah manajemen Eksperimen/explore Memberikan contoh tentang penggunaan asas-asas manajemen perkantoran di kantor dekat lingkungan sekolah Asosiasi Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam aktivitas di kelas. Khususnya dalam penerapan asas-asas manajemen perkantoran Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi tentang asas-asas manajemen perkantotan yang digunakan di kantor.

4| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Kompetensi Dasar 3.4. Menguraikan Pekerjaan kantor 4.4. Menyusun pekerjaan kantor

Materi Jenis-jenis pekerjaan kantor

Pembelajaran Mengamati Mengamati aktivitas di bank, kantor pos, atau perkantoran lain di sekitar sekolah. Siapa saja yang terlibat dalam aktivitas tersebut dan apa yang dilakukannya? untuk meyakini bahwa bekerja merupakan pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguhsungguh Menanya Memberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan dengan jenis-jenis dan ciri-ciri pekerjaan adminstrasi kantor Eksperimen/explore Membuat alur prosedur administrasi berdasarkan hasil pengamatan di bank, kantor pos, atau perkantoran lain di sekitar sekolah. Asosiasi Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam aktivitas di kelas atau di kantor. Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi terhadap jenis dan ciri pekerjaan kantor yang dibuat.

3.5 Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran 4.5 Membuat Struktur organisasi kantor

Organisasi kantor

Mengamati Mengamati berbagai bentuk struktur organisasi di lingkungan sekitar sekolah dan menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan segala sesuatu itu teratur. Menanya Mendiskusikan bentuk-bentuk struktur organisasi di lingkungan sekitar sekolah dan hubungannya dengan bentuk organisasi dan jabatan dalam organisasi, serta dampaknya dalam kehidupan masyarakat

[email protected]

5| P a g e


Materi

Pembelajaran Eksperimen/explore Mengidentifikasi bentuk-bentuk struktur organsiasi dan hubungannya dengan jabatan berdasarkan hasil pengamatan Asosiasi Mengaitkan hubungan jabatan dalam organisasi dengan struktur organisasi dan aplikasinya pada struktur organisasi di kelas/sekolah. Membuat struktur organisasi kelas/sekolah/kantor sesuai dengan kajian kelompok. Komunikasi Mempresentasikan struktur organisasi kelas/sekolah/kantor sesuai dengan kajian kelompok

3.6 Menjelaskan komunikasi kantor

Komunikasi perkantoran

Mengamati Mengamati bentuk-bentuk komunikasi yang terjadi di sekolah/ kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut Menanya Mendiskusikan tentang pengertian, bentuk, unsure, fungsi, tujuan, tenik komponen, bidang, sifat, tatanan, dan dalam berkomunikasi yang terjadi di rumh, sekolah, atau di lingkungan perkantoran. Eksperimen/explore Mengidentifikasi keuntungan dan kelemahan setiap bentuk komunikasi dalam perkantoran Asosiasi Mengaitkan konsep komunikasi dengan praktik komunikasi yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok sebagai bentuk praktik berkomunikasi terkait konsep dan

4.6 Melakukan komunikasi kantor

[email protected]

6| P a g e


3.7 Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor

Materi

Tata Ruang kantor

Mengamati Mengamati aAsas-asas Pengorganisasian Kantor yang terjadi di sekolah atau kantor terdekat dengan kajian pemikiran secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut Menanya Memberi kesempatan peserta didik untuk menanyakan tentang asasasas pengorganisasian kantor yang terjadi di perkantoran. Eksperimen/explore Mengidentifikasi keuntungan dan kelemahan setiap asas yang digunakan Secara berkelompok membuat layout tata ruang kantor yang digunakan di kantor dari berbagai sumber Asosiasi Mengaitkan konsep asas pengorganisasian Kantor dengan praktik tata rruang yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang jenis-jenis bentuk tata ruang kantor

Fasilitas Kantor Tata Lingkungan kantor

Mengamati Mengamati berbagai fasilitas yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai agama yang dianut Menanya Mendiskusikan dengan teman tentang pengertian dan pengadaan fasilitas kantor .

4.7 Menata ruang kantor

3.8. Mengidentifikasikan fasilitas dan lingkungan kantor serta penataannya

Pembelajaran praktik komunikasi di perkantoran dari berbagai sumber

4.8 Menggambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor

[email protected]

7| P a g e


[email protected]

Materi

Pembelajaran Eksperimen/explore Mengidentifikasi penataan fasilitas kantor di sekolah atau kantor terdekat. Membuat gambar tata letak fasilitas dan lingkungan kantor Asosiasi Membuat kajian tentang keterkaitan antara fasilitas kantor dengan lingkungan kantor serta penataannya di perkantoran terdekat Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor

8| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X

PENDAHULUAN Administrasi ?

Overview

================================================

Mengapa Belajar Administrasi ? Pertanyaan mendasar yang mungkin timbul dalam benak kita saat pertama kali kita mempelajari administrasi adalah mengapa saya harus mempelajari administrasi? Untuk apa? Jawabannya adalah bahwa kita senantiasa berada dalam ruang lingkup suatu organisasi dan kita memiliki kepentingan untuk terlibat ataupun memperbaiki cara-cara pengelolaan organisasi tempat kita bekerja atau bekerjasama. Cara-cara pengelolaan organisasilah yang dapat kita peroleh dari manajemen dengan berbagai macam ruang lingkupnya. Mungkin kita sering mendengar istilah administrasi, dan sebagian besar menganggap bahwa administrasi terbatas pada berkas. Padahal jika dikaji lebih dalam peran administrasi begitu melekat dalam kehidupan kita. Mulai dari lingkungan keluarga, masyarakat hingga tempat kerja, administrasi begitu dekat tanpa kita sadari. Ketika kita ke sekolah, kampus, instansi pemerintah, bank maupun lembaga resmi lainnya administrasi senantiasa menjadi bagian dalam proses pelayanan. Apakah kita sudah memahami dengan baik administrasi yang digambarkan di atas? Atau mungkin selama ini kita hanya mengenal administrasi hanya dalam batas nama dan istilah namun tidak mengenalnya makna yang ada di dalamnya? Oleh karena itu, kita akan belajar bersama dan mengupas mengenai administrasi.

[email protected]

9| P a g e


PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Overview

===================================

Mari kita cermati bersama bagaimana pemahaman kita terhadap administrasi. Ketika kita dihadapkan pada sebuah instansi formal maka kita senantiasa dihadapkan kepada sosok yang bernama “administrasi”. Masyarakat menanggapi beragam akan sosok ini, ada yang setuju ada juga yang mencurigainya sebagai sesuatu yang mengada-ada bahkan mungkin diantara kita ada yang antipasti terhadap sosok ini. Banyak dari kita masih menganggap administrasi hanya dalam batas berkas-berkas. A. Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran 1. Administrasi Pengertian Administrasi a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi b. Dalam bahasa inggris “administration c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur

[email protected]

10| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2. Kantor Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu: Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling). Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut. Ciri-ciri Kantor a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha. Unsur-unsur Kantor a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor. c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan. 3. Pengertian Administrasi Perkantoran a. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan b. George R. Terry Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan c. Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. d. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. [email protected]

11| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah, akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan antarmanusia atau kemampuan interpersonal. e. W. H Evans Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan unsur: 1. Pengorganisasian Yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai tujuan bersama. 2. Manajemen Yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif. 3. Tata hubungan Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi melalui pembagian kewenangan dan tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling bekomunikasi satu dengan yang lainnya. 4. Kepegawaian Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi. 5. Keuangan Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi. 6. Perbekalan Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan. 7. Tata usaha Yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. 8. Perwakilan Yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan bertindak atas nama kelompok yg lebih besar. Menurut Quible dalam administrasi meiliki lima fungsi yaitu: a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

[email protected]

12| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian C. Ruang lingkup administrasi perkantoran 1. Kegiatan Kantor a. Perencanaan perkantoran (office planning) 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran

[email protected]

13| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: 1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2) Memiliki fasilitas yang memadai 3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) c. Peralatan 1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll 2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya d. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran 1. Peranan administrasi perkantoran Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: a. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. b. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan [email protected]

14| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 2. Karakteristik Administrasi Perkantoran Dalam pelaksanaan administrasi perkantoran ada beberapa hal yang merupakan karakteristik mendasar dari administrasi perkantoran yaitu : a. Bersifat pelayanan Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. b. Merembes segenap bagian organisasi Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif. c. Dilakukan semua pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari karakteristik pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan

[email protected]

15| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. E. Asas – Asas Pokok Manajemen Perkantoran Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi). 1. Asas Sentralisasi (pemusatan) Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian TU. Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara Skematis

[email protected]

16| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut : a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut : a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian. b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu). c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masingmasing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.

[email protected]

17| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya. Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah : a. Pekerjaan akan terlalu bebas b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya). 3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi) Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi. Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat. Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya “Manajemen Perkantoran. Asasasas Pokok Pengorganisasian” adalah sebagai berikut : a. Asas Pembagian Tugas Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya

[email protected]

18| P a g e


b.

c.

d.

e. f. g.

h.

perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan Asas Fungsionalisasi Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. Asas Koordinasi Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya. Asas Kesinambungan Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu. Asas Akrodion Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. Asas Pendelegasian Wewenang Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. Asas Keluwesan. Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas. Asas Rentang Pengendalian Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahnya. Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai berikut ;

[email protected]

19| P a g e


i.

j.

Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat fungsi pengawasan Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesinmesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut: a. Mengumpulkan / menghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di manamana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai. c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard. a) Pekerjaan Tulis-menulis. Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

[email protected]

20| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. b) Mengetik Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain: a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat. b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis. c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah. d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak. e. Praktis. Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas. c) Pekerjaan Menghitung Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari: 1) Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. 2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin. 3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

[email protected]

21| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B. d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel). e) Jadwal Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

[email protected]

22| P a g e


ORGANISASI DALAM KANTOR

Overview

=================================== Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan. Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaikbaiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar. Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitasaktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab. Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orangmempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efesien

[email protected]

23| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X A. Prinsip-Prinsip Organisasi Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan. Unsurunsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Manusia Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja 2. Sasaran/ Tujuan Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai 3. Tempat Kedudukan Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orangorang) 4. Pekerjaan Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian kerjanya. 5. Teknologi Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis 6. Struktur Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi 7. Lingkungan Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi. Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau prinsipprinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan tentang asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau tidak mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut : 1. Prinsip perumusan tujuan Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efisien dan efektif. 2. Prinsip pembagian kerja Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-

[email protected]

24| P a g e


3.

4.

5.

6.

masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Prinsip pendelegasian wewenang Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya. Prinsip koordinasi Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha untuk meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka ini berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan). Prinsip batas efisiensi pengawasan Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik Prinsip pengawasan umum Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara keseluruhan.

B. Bentuk organisasi kantor Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ; 1. 2. 3. 4. 5.

Pembagian kerja Rantai perintah Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan Tingkatan manajemen

[email protected]

25| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi : 1. Organisasi Garis/Lini Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya . Ciri-ciri organisasi lini. 1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando 2. Struktur organisasi sederhana dan stabil 3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal 4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya 5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal 6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi 7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil 8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

[email protected]

26| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Keuntungan 1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik 2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) 3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan 4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat 5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan 6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi 7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat 8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakatbakat pimpinan. 9. Adanya penghematan biaya 10. Pengawasan berjalan efektif

[email protected]

Kelemahan 1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri 3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel). 4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri 5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan 6. Kurang tersedianya saf ahli

27| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 2. Organisasi Staff. Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando kebawah. Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk organisasi lainnya.

3. Organisasi Garis dan Staf Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran. Ciri-ciri organisasi garis dan staf : 1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks 2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak 3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung 4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal 5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal 6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu. 7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.

[email protected]

28| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Keuntungan 1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. 2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana 3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. 4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf. 5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas. 6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya 7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. 8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

[email protected]

Kelemahan 1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat 2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal 3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting 4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf 5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang 6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar 7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini 8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

29| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 4. Organisasi Fungsional Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan-pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masingmasing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing. Ciri-ciri organisasi fungsional : a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan Keuntungan 1. Spesialisasi dilakukan secara optimal 2. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing 3. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan 4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib 5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi. 6. Pembidangan tugas menjadi jelas

[email protected]

Kelemahan 1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan 2. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja 3. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

30| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 5. Organisasi Kepanitiaan Organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut Keuntungan 1. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci 2. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil 3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim

[email protected]

Kelemahan 1. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas 2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama 3. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

31| P a g e


KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI KANTOR

Overview

=========================================== Komunikasi mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tanpa komunikasi atau terciptanya komunikasi yang baik dapat dikatakan mustahil dapat tercapai tujuan dari organisasi. Pada kesempatan ini kita akan membahas hal-hal yang berkaitan yang komunikasi terutama di dalam sebuah organisasi. A. Pengertian Komunikasi Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang. Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dapat berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator harus memiliki ketrampilan dalam

[email protected]

32| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X berkomunikasi. Teknik keterampilan komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara menggunakan sarana komunikasi. Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi. Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk menghindari kegagalan, yaitu : a. Persepsi (pengertian pikiran) b. Ketepatan c. Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain) d. Pengendalian e. Kecocokan/keserasian Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup : a. Keterampilan berbicara b. Keterampilan mendengarkan c. Keterampilan membaca d. Keterampilan menulis Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan adalah: a. Menilai diri sendiri secara jujur b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan atau praktekpraktek c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaanperusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal. Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik. Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihanlatihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang pernerima berita. Salah satu alat yang digunakan adalah active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

[email protected]

33| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut : a. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum berorganisasi. b. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi. c. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi. d. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi. e. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda. f. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima. g. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda. h. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini. i. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda. j. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik. B. Teknik Komunikasi 1. Komunikasi dengan Pelanggan Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan, yaitu: a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh terhadap pelanggan. b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua kebutuhan pelanggan. c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar memberikan keputusan kepada pelangan. d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu. e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran (berhutang). Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik lagi bagi perusahaan. 2. Komunikasi dengan Pimpinan Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.

[email protected]

34| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat. Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang harmonis. Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai berikut : a. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya. b. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi, saran dan unsur atau gagasan. c. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan. d. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara. e. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten. f. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi. g. Menghindari ucapan yang bersifat menilai. h. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam. i. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat. j. Menghindari respon yang monoton. 3. Komunikasi dengan Kolega Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama. Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka. C. Klasifikasi Komunikasi Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu sebagai berikut: 1. Menurut lawan Komunikasi a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam : 1) Satu lawan banyak Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya. Biasanya dilakukan pada saat rapat,

[email protected]

35| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X seminar dimana pimpinan rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada sekelompok komunikan 2) Banyak lawan satu Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota 3) Banyak lawan banyak Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para PASPAMPRES. b. Komunikasi pribadi Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia. Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya. Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat rahasia. 2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam a. Komunikasi perseorangan Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan, biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji. b. Komunikasi dalam kelompok Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok rekannya. Dalam kehidupannya kadangkadang terjadi kelompok orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau dengan sekelompok orang lain. Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan lain sebagainya. Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya. Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalahmasalah yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication). Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak

[email protected]

36| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses komunikasinya. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas. Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok. 3. Menurut Cara Penyampaiannya a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua : 1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat, wawancara, seminar dll. 2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media, misalnya Televisi, telepon, radio, dll. b. Komunikasi tertulis Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta. 4. Menurut Maksud Komunikasi Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut : a. Memberi perintah Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan mengenai tugas tugas yang harus dijalankan b. Memberi nasehat Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib c. Berpidato Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh: pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar d. Memberikan ceramah Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan. e. Rapat Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara

[email protected]

37| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X para anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. f. Perundingan Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihakpihak yang terkait. g. Pertemuan Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal h. Wawancara Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertical antara pihak atasan dengan bawahan. 5. Menurut Kelangsungannya Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu : a. Komunikasi langsung Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya : tatap muka b. Komunikasi tidak langsung Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan media komunikasi 6. Menurut Perilaku Komunikasi dapat dilihat berdasarkan sudut perilaku yang terbagi menjadi 3 macam, yaitu: a. Komunikasi formal Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalamstuktur organisasi. Ciri-ciri komunikasi formal : 1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas. 2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi. 3. Ada prosedur tertentu. 4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses penyelenggaraan kerja. 5. Media yang sering digunakan adalah surat. 6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi b. Komunikasi Informal Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam suatu organisasi. Komunikasi tidak

[email protected]

38| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X mengikuti prosedur yang ada terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas. c. Komunikasi Non Formal Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturan tertentu. Ciri-ciri komunikasi non formal adalah : 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang mengikat 3) Tidak ada hierarki tertentu 4) Objek pembicaraannya tidak menentu 5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 7. Menurut Ruang Lingkup Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu: a. Komunikasi internal Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal b. Komunikasi eksternal Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televise atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb. Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu: 1) Fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dari masyarakat 2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. 8. Menurut Arah Informasi Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi : a. Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran. b. Komunikasi ke bawah Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas

[email protected]

39| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesame pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru d. Komunikasi Diagonal Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya, pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala bagian keuangan e. Komunikasi satu arah Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya, komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan atasan Keuntungan komunikasi satu arah: 1) Berlangsung top down, cepat dan efisien 2) Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi 3) Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan. Kelemahan komunikasi satu arah: 1) Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada kesempatan untuk bereaksi. 2) Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter 3) Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga menimbulkan ketegangan. f. Komunikasi dua arah: Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana komunikator memberikan informasi kepada komunikan. Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan. Keuntungan komunikasi dua arah : 1) Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas 2) Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan 3) Kesalahpahaman dapat dihindari

[email protected]

40| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 4) Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan demokratis Kelemahan komunikasi dua arah: 1) Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien. 2) Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita (komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat 3) Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya 4) Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin. 5) Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur kebenarannya. 9. Menurut Jaringan Kerjanya a. Jaringan kerja rantai Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola komunikasi formal. b. Jaringan kerja lingkaran Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek c. Jaringan kerja roda/bintang Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja d. Jaringan saluran total Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin dengan para bawahannya. Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

[email protected]

41| P a g e


PERLENGKAPAN, TATA RUANG DAN TATA LINGKUNGAN KANTOR

Overview

=========================================== Kegiatan Belajar ini berisi materi mengenai perlengkapan kantor, tata ruang dan tata lingkungan kantor. Perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam kantor serta bagaimana menata ruang kantor agar suasana tidak terkesan terlalu formil dan kaku. Selain hal itu menata lingkungan kantor juga mempunyai seni tersendiri karena dengan lingkungan yang serasi akan memacu kinerja pegawai. A. Perlengkapan Kantor Dalam melaksanakan tugas pekerjaan sehari-hari dikantor Anda sudah barang tentu menggunakan perlengkapan kantor (office equipment). Tujuan adanya perlengkapan kantor adalah membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor, sehingga pegawai tidak terhambat tugas hanya karena tidak menggunakan peralatan yang tidak sesuai. Perlengkapan kantor pada garis besarnya ada 3 kelompok yaitu : 1. Perlengkapan Tata Usaha. Pada setiap kantor yang modern selain kertas dan alat-alat tulis, untuk melaksanakan kegiatan tata usaha diperlukan bermacam-macam barang perlengkapan tata usaha amplop, rautan pensil, bak surat, jepitan kertas, dan sebagainya. Perlengkapan tata usaha terdiri dari : a. Barang-barang yang tahan lama misalnya pembolong kertas,steppler, dan lainnya. b. Barang-barang yang habis pakai misalnya misalnya kertas, tip ex dan lain sebagainya. [email protected]

42| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Barang-barang habis pakai untuk keperluan tulis menulis disebut dengan stationery. 2. Mesin Kantor Mesin kantor (office machines) adalah semua alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elekteris, magnetik secara kimiawi. Sebelum menggunakan mesin perlu dipertimbangkan dahulu mesin yang paling cocok dan tujuan apa mesin itu dibeli. Macam-macam mesin kantor antara lain mesin ketik, mesin hitung, mesin pengganda, mesin komunikasi (telepon, faksimile, telephoto, teleprinter), mesin pembuka sampul surat, mesin pelipat surat dan pemasuk sampul, mesin komputer, printer . 3. Perabot Kantor Perabot kantor biasanya disebut dengan office fumishing atau office furnitures meliputi, meja tulis, kursi, lemari arsip, rak, lemari besi, filing cabinet termasuk didalamnya perlengkapan kebersihan dan perawatan kantor. Perlu diperhatikan tinggi kursi dan meja, karena akan berpengaruh pada daya tahan seseorang dalam bekerja. B. Tata Ruang Kantor 1. Pengertian Tata Ruang Kantor Kalau pekerjaan Anda dikantor banyak berhubungan dengan masyarakat dan pekerjaan Anda besar volumenya, sudah tentu memerlukan penataan tempat yang memadai. Tata ruang kantor akan membantu dalam menciptakan kenyamanan dan kegairahan Anda bekerja. Para ahli telah banyak merumuskan tentang pengertian tata ruang kantor. George Terry membuat batasan bahwa yang dimaksud dengan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak. Tujuan umum dari kegiatan penataan ruang kantor adalah : a. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin: b. Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien c. Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien: d. Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara: e. Menimbulkan kesan baik f. Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan g. Mudah dilakukan pengawasan. 2. Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor. Apabila anda akan melakukan penataan ruang kantor yang dapat memberikan hasil yang baik dalam pekerjaan kantor, maka langkah- langkah menyusun ruangan harus bedasarkan asas pedoman tertentu. Richard Muther merumuskan

[email protected]

43| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X ada 5 asas pokok bagi tata ruang kantor yang baik yaitu: a. Asas Jarak Pendek. Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek. b. Asas Rangkaian Kerja Asas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut. c. Asas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan. Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada. Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai. d. Asas Perubahan Fleksibilitas. Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan biaya yang tidak besar. e. Asas Terintegrasi Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun diantara bagian menjadi saling berkaitan / terintegasi secara harmonis. 3. Macam-Macam Tata Ruang Kantor. Tata ruang kantor pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu tata ruang terpisah (bersel) dan tata ruang terbuka. a. Tata ruang terpisah (bersel), Biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini dapat berupa kamarkamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan misalnya kayu (teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya). 1) Kebaikan Tata Ruang Terpisah. (a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, misalnya pekerjaan penanganan uang tunai, dan pekerjaan-pekerjaan rahasia. (b) Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai unit lain, demikian juga kebisingan dapat dikurangi karena terhalang oleh sekat-sekat. (c) Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak senangan/ ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas. (d) Dapat menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada dalam satu ruangan merasa bertanggung jawab atas peralatan kantor yang

[email protected]

44| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X ada diruanganya. (e) Bagi para pegawai senior/pimpinan tidak merasa kehilangan status, karena ia menempati tempat terpisah dari tempat bawahannya. 2) Kelemahan Tata Ruang Terpisah. (a) Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu- lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainya. (b) Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. (c) Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan. (d) Komunikasi antar pegawai, demikian komonikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilaksanakan. (e) Fleksibilitas tata ruang rendah ( tidak mudah di adakan perubahan ). b. Tata ruang terbuka, Yaitu ruangan untuk bekerja tidak dipisah-pisahkan tetepi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar. Kedua jenis tata ruang ini mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan. 1) Kebaikan tata ruang terbuka. (a) Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatannya. (b) Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal. (c) Ada flesibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembang organisasi ; (d) Pengawas pegawai mudah dilaksanakan; (e) Komunikasi mudah dilaksanakan; (f) Penggunaan mesin kantor dapat bergantian; (g) Tata ruang mudah diubah; (h) Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat. 2) kelemahan tata ruang terbuka. (a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin misalnya bagi pekerjaan yang berhubungan dengan uang dan pekerjaan yang bersifat rahasia; (b) Kebisingan dan gangguan tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan. (c) Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan, hal ini dapat menurunkan semangat kerja. Disamping itu mengakibatkan rasa kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karena dipakai bersama-sama. (d) Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya kurang, karena ia sehari-hari bersatu dengan bawahannya. Dalam praktek, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada, penataan ruang terbuka diadakan berkembang yaitu yang dinamakan

[email protected]

45| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X landscaping (taman kantor). Menurut penelitian, tata ruang terpisah hanya dapat memanfaatkan bidang ruangan 58-67% sedangkan taman kantor dapat memanfaatkan 72-83%. 4. Teknik tata ruang kantor. Teknik tata ruang mendapat perhatian para ahli, menurut John R. Immer, teknik tata ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut : a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Keadaan ini dapat dilihat seperti pada gambar ini :

b. Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris. c. Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm. d. Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm. e. Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi. f. Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya. g. Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m, tidak termasuk ruangan tamu. h. Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat [email protected]

46| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X angka, menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup. i. Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus ditempatkan diruangan yang aman. j. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan dibidang ruangan dekat pintu. k. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja. l. Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri. Bila hal ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya terbuang keluar. m. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang agar dapat menyangga. 5. Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja. Anda dapat menyusun meja kantor sesuai dengan ruangan kantor Anda. Prinsipnya meja kerta harus disusun secara garis lurus (straight line lay out) dan menghadapi kejurusan yang sama. Akan tetapi didalam praktek, memperhatikan arus penyelesaian pekerjaan. Beberapa variasi penyusunan meja kerja sebagai berikut: a. Garis Lurus Bergandengan. Garis lurus bergandengan yaitu penyusunan dimana dua meja digandengkan secara berdekatan. Digunakan apabila ingin menghemat ruangan. b. Susunan Bank. Susunan bank masih tetap mengunakan perinsip garis lurus, akan tetapi susunan mejanya dibuat berkelompok yang terdiri dari masing-masing empat meja dan pegawainya duduk secara berpasangan. c. Susunan Kelompok. Variasi lain dari susunan bank adalah susunan kelompok. Cara ini hampir sama dengan susunan bank, tetapi tempat duduk pegawai sedikit berbeda. Pada susunan ini pegawai tidak saling berhadapan tetapi saling menyamping. Susunan bank dan kelompok biasanya digunakan atas dasar pertimbanganpertimbangan sebagai berikut ; a. pekerjaan yang ada harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersamasama agar pekerjaan itu selesai berbarengan. b. ingin menghemat ruangan secara maksimal mungkin. Apabila dasar pertimbangan hanya menghemat ruangan padahal jenis pekerjaannya tidak memerlukan pekerjaan kelompok, sebaiknya bukan menggunakan sistem kelompok tapi menggunakan garis lurus bergandengan saja, agar gejala-gejala dan akibat tidak baik dapat dihindarkan.

[email protected]

47| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Di bawah ini gambar susunan meja berkelompok

6. Macam-macam menyusun meja rapat. Bila rapat dilaksanakan dengan peserta rapat yang jumlahnya lebih dari 10 orang, sebaiknya disediakan ruang rapat tersendiri dilengkapi dengan segala keperluan rapat, dan meja rapat disusun sesuai dengan kebutuhan. Makin banyak peserta rapat, maka meja yang disediakan harus besar pula. Untuk mengatasi hal ini sekarang digunakan cara yang lebih praktis yaitu dibuat meja rapat yang kecil-kecil misalnya ukuran 90 x 180 cm. Bila peserta rapat banyak, meja tersebut digandengkan satu sama lain, hingga dapat praktis digunakan. The Liang Gie mengemukakan bahwa bentuk susunan meja rapat ada beberapa macam yaitu bentuk biasa , bentuk huruf U, bentuk kelas, bentuk aula, bentuk huruf T, bentuk huruf V, dan bentuk perahu. a. Bentuk Biasa. Bentuk ini dengan cara mengadakan beberapa meja kecil, kemudian ditutup dengan taplak meja besar. Pada saat itu umumnya meja rapat lagi tidak diberi taplak namun meja rapat saat itu telah dibuat sedemikian rupa baik bentuk dan modelnya, sehingga tidak lagi memerlukan taplak, umumnya bentuk biasa dapat menampung 20 orang peserta. Gambar bentuk ini dapat dilihat seperti berikut :

[email protected]

48| P a g e


b. Bentuk Huruf U Apabila peserta rapat lebih banyak lagi, maka bentuk biasa tidak dapat digunakan, maka yang paling banyak adalah bentuk huruf U. Bentuk ini ada dua macam yaitu bentuk huruf U terbuka dan bentuk huruf U tertutup. Bentuk huruf U tertutup adalah dimana meja pimpinan ditempatkan diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan dibagian huruf U yang tidak terbuka.

c. Bentuk Kelas. Meja rapat disusun menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi anak sekolah. Akan tetapi setiap meja diperuntukan bagi lebih dari satu orang peserta rapat, misalnya dua orang. Meja pimpinan ada didepan kelas.

[email protected]

49| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X d. Bentuk Aula Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapatdibuat dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak sekali ( mejanya dapat disambung-sambung atau tidak), atau digunakan kursi adalah sebagai berikut :

e. Bentuk Huruf T. bentuk huruf T adalah salah satu bentuk susunan meja rapat. Walaupun bentuk ini jarang digunakan, tapi ia merupakan salah satu alternative yang dapt digunakan apabila diperlukan. Cara penyusunanya seperti pada bentuk biasa dan bentuk huruf U yaitu dengan menyambukan beberapa meja hingga membentuk huruf T. pimpinan biasanya ditempatkan diatas huruf T . f. bentuk huruf V. seperti halnya huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V jarang dipergunakan, tetapi halnya merupakan salah satu alternatif yang mungkin digunakan bila diperlukan. g. bentuk perahu. Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V. yaitu dua huruf V digabungkan berhadapan. Bentuk ini biasanya digunakan untuk meja diskusi. Dimana yang bertindak sebagi pimpinan bebas memilih dimana ia akan duduk. 7. Pedoman penentuan kebutuhan luas tempat kerja. Kantor merupakan tempat penanganan informasi oleh karena itu agar seorang pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, haruslah didukung oleh tempat yang memadai. Dalam kaitan ini, besar kecilnya luas tempat kerja yang diperlukan bagi seorang pegawai, dipengaruhi beberapa hal yaitu:

[email protected]

50| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X a. besar kecilnya meja kerja yang digunakan : b. jarak antara meja yang satu dan yang di belakangnya: c. lebar lorong yang digunakan, baik lorong utama maupun lorong biasa. Lorong diantara baris meja yang satu dengan meja yang disampingnya, harus dibuat paling dekat 80 cm dan paling lebar 120 cm. jarak ini didasarkan pada penelitian bahwa lebar badan orang Indonesia yang normal adalah 60 cm, dan tebal badan 40 cm. dengan demikian pada lorong yang lebarnya 80 cm, pegawai masih biasa berpapasan dengan cara miring. Dan pada lorong yang lebarnya 120 cm, pegawai berpapasan dengan normal. Jarak antara meja yang satu dengan meja dibelakangnya minimal 80 cm. jarak ini didasarkan pada dasar penelitian bahwa kursi untuk pegawai dengan ukuran 40 x 40 cm cukup memadai sehingga dengan jarak 80 cm pegawai masih biasa berjalan miring dibelakang kursinya. Berdasarkan pada hal-hal tersebut diatas, dengan menggunakan asumsi luas meja yang digunakan untuk pegawai berukuran 70 cm x 120, maka kebutuhan luas kerja bagi seorang pegawai adalah 3,6 m2, dengan perhitungan sebagai berikut : luas meja luas antara meja depan dengan belakang luas lorong kiri kanan meja Jumlah

: 70 x 120 cm = 0,84 m2 : 80 x 120 cm = 0,96 m2 : 150 x 120 cm = 1,80 m2 = 3,60 m2

Luas tersebut diatas merupakan luas minimal yang diperlukan bagi seorang pegawai, tidak termasuk lemari. rak. atau filling cabinet yang diperlukan untuk menyimpan dokumen yang menjadi sumber pekerjaan pegawai. Pada tata ruang yang maju, yang jadi perhatian bukan saja luas bidang ruangan yang ditempati pegawai. Tetapi dikaitkan dengan kepenataan para pegawai. Hal ini berkaitan dengan volume udara dalam ruangan. Oleh karena itu volume udara bagi seorang pegawai perlu diperhitungkan. Menurut penelitian di inggris, volume udara yang memadai bagi masing- masing pegawai minimal adalah 40 kaki ( sekitar 13, 75 m3 ). 8. Langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor. Apabila anda akan merancang tata ruang kantor maka langkah-langkah yang anda lakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor adalah : a. langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan dan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan. b. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, [email protected]

51| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya. c. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat gunting-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya. d. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang seperti diuraikan diatas udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada denah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya. e. Selanjutnya anda menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat. C. Tata Lingkungan Kantor Lingkungan kantor merupakan salah satu faktor dalam menunjang dalam terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. Lingkungan kantor adalah semua perlengkapan fisik kantor yang diperlukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kerja kantor, selain meja kerja dan peralatan kantor. Lingkungan kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : 1. Lingkungan Langsung Lingkungan langsung adalah lingkungan fisik kantor yang langsung dapat turut menciptakan suasana tempat kerja yang baik bagi para pegawai. Lingkungan langsung misalnya penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan lingkungan kerja lainya. a. Penerangan/cahaya Penerangan/cahaya yang digunakan dikantor dapat berasal dari cahaya alami (sinar matahari) dan cahaya buatan (cahaya lampu listrik). Dalam hal menggunakan cahaya listrik ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu intensitas penerangan dan mutu penerangan. Intensitas penerangan adalah jumlah watt dari lampu yang digunakan. Besar kecilnya intensitas penerangan yang digunakan tergantung dari jenis pekerjaan (misalnya pekerjaan menyusun angka-angka) memerlukan intensitas penerangan yang besar. Mutu penerangan,yaitu kelembutan cahaya yang bersumber penerangan. Mutu penerangan yang baik mempunyai beberapa ciri yaitu tidak menyilaukan mata, dipancarkan secara merata, kejernihan penerangan sama, dan tidak menimbulkan bayangan terlalu banyak.

[email protected]

52| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X Sistem penerangan dapat dibedakan menjadi empat macam : 1) Penerangan langsung Cahaya dari sumbernya mencari secara langsung ketempat kerja/meja kerja. 2) Penerangan setengah langsung. Apabila cahaya dari sumbernya sebagian besar memancar ketempat kerja, sedang sebagian kecil memancar kearah langit-langit. 3) Penerangan tidak langsung Cahaya dari sumbernya tidak memancar langsung ke tempat kerja/meja kerja, tetapi terpancar ke langit-langit, dan memantul-kan kemeja kerja. Penerangan semacam ini yang paling baik untuk penerangan tempat kerja tulis menulis, karena cahaya datangnya sangat lembut dan tidak menimbulkan bayangan. Apabila dikantor umumnya cahaya dari sumber ditutup dengan kaca atau yang sejenisnya juga akan memancarkan cahaya dengan lembut. 4) Penerangan setengah tidak langsung. Apabila sebagian kecil cahaya dari sumbernya langsung memancar ketempat kerja, sedang sebagian besar memancar kelangit-langit. Penerangan semacam itu masih dapat dipertimbangkan untuk penerangan bekerja yang bukan tulis menulis, karena tidak menimbulkan kelelahan mata yang terlalu besar. b. Udara Pada kegiatan tata ruang kantor telah disebutkan bahwa di kantor yang sudah maju,yang diperhatikan bukan saja luas tempat kerja , tetapi volume udara diruangan kantor untuk setiap pegawai yaitu masing-masing sekitar 13,75 meter kubik. Suhu udara juga perlu diperhatikan. Panas tubuh manusia normal adalah 37 derajat Celsius. Demikian juga agar tubuh manusia dapat mengeluarkan keringat, maka kelembaban udara disekelilingnya harus cukup kering hingga dapat menyerap uap dari tubuh manusia. Menurut hasil penelitian para ahli di Amerika Serikat, sebagaimana dikemukakan oleh Colleman L maze, bahwa sarat yang paling mendekati untuk pekerjaan kantor dengan baik bagi sebagian terbesar pegawai ialah udara dengan suhu 25,6 derajat Celsius, dan nilai kelembaban udara 45 %. c. Suara. Pekerjaan kantor, terutama yang berupa tulis menulis, memerlukan kosentrasi pikiran yang tinggi. Oleh karena itu salah satu usaha untuk menciptakan ketenangan kerja harus diatur agar tidak ada suara-suara yang tidak menunjang kepada kosenterasi pikiran tersebut. Pada kantor yang sudah maju, selain dilakukan usaha-usaha untuk mengurangi suara, tapi ada juga usaha menimbulkan suara yang dapat mendorong kearah kegairahan kerja yaitu melalui sound sistem atau televisi yang disediakan oleh instansi. Dari hasil penelitian, music dan lagu yang tenang dan lembut dapat mempertahankan kegairahan kerja, karena lagu tersebut mengurangi ketegangan saraf dan kejenuhan kerja. Bila langkah ini diadakan, maka untuk mencegah

[email protected]

53| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X dampak yang kurang baik bagi pegawai, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu : 1) Musik atau siaran televisi hanya diadakan secara periodik (tidak terus menerus), seyogyanya pada jam istirahat. 2) Lagu atau siaran televisi harus dipilih yang dapat membangkitkan semangat kerja, bukan yang justru mengakibatkan kelelahan/ kelemahan kerja. d. Dekorasi. Dekorasi ruang kantor tidak hanya menambah keindahan saja, namun harus dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi kantor yang digunakan di Indonesia misalnya lambing Negara, gambar persiden dan wakil presiden gambar kemajuan organisasi, piala/piagam penghargaan. e. Lingkungan kerja lainnya. Keadaan lingkungan kantor lainnya perlu diadakan pengaturan sebaikbaiknya sehingga dapat menunjang kepada terciptanya suasana kerja yang memadai. Beberapa hal yang perlu dihindarkan antara lain yaitu : 1) kabel listerik, kabel telpon yang melintang ditempat lalu lintas pegawai; 2) laci-laci filling cabinet yang selalu terbuka, tumpukan map-map yang terlalu banyak dimeja pegawai. Agar di usahakan menggunakan prinsip clean table dengan cara menyimpan map-map berkas pada tempat khusus/penyimpanan; 3) penempatan alat-alat yang dapat menimbulkan kebakaran dilingkungan kerja pegawai; 4) lantai yang licin dan kamar kecil yang kotor; 5) membuang sampah/puntung rokok bukan pada tempatnya. 2. Lingkungan Tidak Langsung Lingkungan tidak langsung adalah lingkungan fisik kantor yang ada disekitar tempat kerja, tetapi dapat mempunyai berpengaruh terhadap suasana dan ketenangan kerja pegawai dan pelayanan kepada masarakat. Lingkungan ini adalah tempat parkir kendaraan, tanaman dan pekarangan sekitar gedung kantor,serta keamanan. a. Tempat parkir Dengan makin banyaknya kendaraan bermotor, maka penyediaan tempat parkir merupakan keharusan mutlak bagi sesuatu instansi. Tempat parkir diperlukan untuk kendaraan dinas instansi, kendaraan pegawai dan kendaraan tamu. Dalam hal menyediakan tempat parkir harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1) Harus disediakan area tempat parkir yang leluasa memadai, baik untuk keperluan kendaraan dinas dan kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu. 2) Areal tempat parkir seyogyanya ditempatkan dibelakang atau disamping gedung kantor. 3) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan roda dua dan kendaraan roda empat; 4) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan kecil; 5) Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan;

[email protected]

54| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X 6) Arus kendaraan di tempat parkir harus di buat satu jurusan 7) Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukan dimana kendaraan itu harus diparkir. 8) Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan banyak, sebaiknya disediakan petugas parkir. b. Tanaman. Keadaan di sekitar gedung kantor akan mempunyai pengaruh terhadap keadaan didalam ruangan kantor. Misalnya di sekitar gedung kantor banyak tanaman, maka udara didalam ruangan kantor akan menjadi sejuk, oleh karena itu di usahakan agar di sekitar gedung kantor ditanami tanaman yang dapat menyejukan disamping dapat menciptakan keindahan. Dalam hal mengadakan pengaturan pekarangan kantor, dan tanaman – tanaman yang ada di sekitar halaman, seyogyanya di perhatikan hal-hal sebagai berikut : 1) Tanaman yang di pilih harus tanaman yang dapat menimbulkan kesejukan, misalnya pohon-pohon yang dapat tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang biasa digunakan dihalaman kantor. Demikian juga di bagian tertentu peralatan tempat parkir harus ditanami tanaman yang dapat tumbuh rindang, agar pelataran tempat parkir teduh. 2) Pengaturan pekarangan tersebut harus diatur sedemikian rupa agar menciptakan kesan keindahan. c. Keamanan. Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung kantor merupakan masalah yang tidak kalah pentingnya dibanding dengan masalah lainya. Langkah yang perlu dilaksanakan dalam menciptakan kemanan fisik gedung kantor adalah : 1) Di sekeliling gedung kantor harus dibuat pagar yang bentuk dan ukurannya selain harus menjamin keamanan kantor juga harus menciptakan keindahan lingkungan; 2) Kedalam lingkungan gedung kantor tidak boleh untuk lalul lintas umum (masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas melewati halaman kantor); 3) Harus disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab atas keamanan gedung kantor dan di lingkungan fisik kantor lainya; 4) Sarana perlengkapan gedung kantor (misalnya gardu listrik dan instalasi lainnya), harus ditempatkan secara terpisah dan di sediakan petugas khusus sehingga keamanan terjamin; 5) Langkah-langkah lain yang dianggap perlu, dengan memperhatikan keadaan lingkungan dimana gedung kantor itu berada.

[email protected]

55| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran 2014 SMK Kelas X DAFTAR PUSTAKA Tjandra, Sheddy N, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK. Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008. Tjandra, Sheddy N, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2 untuk SMK. Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional. Tim Pusdiklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantoran Bahan Diklat Ujian Dinas Tingkat I. Jakarta : Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

[email protected]

56| P a g e

Pengantar Administrasi Perkantoran SMK Kelas X

Recommend Documents