RMK Sistem Informasi Akuntansi Pendekatan REA Untuk Pemodelan Proses Bisnis A. Pendekatan REA 1. Tampilan Pengguna Di era globalisasi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi hal yang sangat dibutuhkan. Akuntansi manual yang sering digunakan tidak mampu meyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer. Manajer modern membutuhkan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam bentuk dan tingkat agregasi yang secara umum tidak dapat disediakan oleh system akuntansi berbasis GAAP tradisional. Akuntansi manual mengakibatkan adanya redundansi data dalam systemsistem yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya redudansi maka akurasi dan kekinian data menjadi hal yang serius. Hal ini menyebabkan system menghasilkan jawaban yang berbeda untuk informasi yang sama, hingga mengarah pada kebingungan, pengambilan keputusan yang kurang baik serta tindakan yang tidak tepat. System yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan system akuntansi tradisional itu disebut REA. System ini didasarkan model basis data tradisional dan lebih beorientasi pada peristiwa dan bukan pada akun. Dengan demikian para akuntan modern diharapkan mempunyai sifat-sifat yang responsive, proaktif, dan dilengkapi pemahaman akan pendekatan REA, kemampuannya, serta fleksibitasnya. guna tertentu untuk memenuhi pekerjaan yang diberikan padanya. 2. Model REA Model REA adalah kerangka kerja akuntansi alternative untuk permodelan Sumber Daya (Resource),Peristiwa (Event), Pelaku (Agent) Perusahaan yang sangat penting dan hubungan diantara mereka. Adapun permodelan REA adalah sebagai berikut : a.
Resource / Sumber Daya Ekonomi Resource didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. b. Event / Peristiwa Event atau peristiwa ekonomi adalah fenomena-fenomena yang mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sumber daya. Peristiwa ekonomi dikategorikan menjadi : 1. Peristiwa operasi 2. Peristiwa informasi 3. Peristiwa manajemen
c.
Agent/Pelaku Pelaku (agent) ekonomi adalah berbagai individu yang terlibat dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka adalah berbagai pihak dari dalam dan luar perusahaan yang memiliki kemampuan sendiri untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh pelaku adalah staff administrasi bagian penjualan, pekerja produksi, staff administrasi bagian pengiriman, pelanggan dan pemasok.
3. Keuntungan Modal REA Keuntungan permodelan REA yang dapat kita peroleh adalah 1) Operasional yang lebih Efisien Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat merasakan peningkatan efisiensi operasional dalam tiga hal : a. Pendekatan REA untuk permodelan proses bisnis akan membantu para manajer mengidentifikasi berbagai aktifitas yang tidak bernilai tambah, yang dapat ditiadakan dari operasional. b. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam bbasis data terpusat yang sama dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan data. c. Penyimpanan data keuangan dan non keuangan berbagai peristiwa bisnis dalam bentuk yang terperinci akan memungkinakan adanya dukungan untuk keputusan manajemen yang lebih luas kisarannya. 2) Peningkatan Produktivitas Peningkatan efisiensi operasional dari tiap bagian melalui peniadaan aktivitas tidak benilai tambah akan menghasilkan kapasitas lebih. Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan kembali untuk peningkatan produktivitas keseluruhan perusahaan. 3) Keunggulan Kompetitif Dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna, model REA memberikan para manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini akan mengarah pada layanan pelanggan yang lebih baik, kualitas produk yang lebih tinggi, serta proses produksi yang fleksibel. 4. Analisis Rantai Nilai Keuntungan kompetitif dari aplikasi REA dapat dilihat dari perspektif rantai nilai (value chain). Rantai nilai adalah aktivitas-aktivitas yang dapat menambah nilai atau kegunaan bagi produk dan jasa perusahaan. Dalam aktivitas sehari-hari, perusahaan harus bisa membedakan antara aktivitas bisnisnya dan membuat skala prioritas berdasarkan nilainya demi mencapai tujuan perusahaan. Salah satu pendekatan yang diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut disebut analisis rantai nilai (value chain analysis). Analisis rantai nilai digunakan untuk membedakan antara aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama yakni aktivitas yang menghasilkan nilai bagi perusahaan. Sedangkan aktivitas pendukung yakni aktivitas yang membantu aktivitas utama. Aktivitas utama ini terdiri dari : a. Inbound Logistics / logistic lingkar dalam terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya. b. Operasi (Operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa dan produk yang sudah jadi, sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap. c. Outbond Logistics / logistic lingkar luar adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbond logistics. d. Pemasaran dan Penjualan, mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan. e. Pelayanan (Service), memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.
Aktivitas pendukung terdiri dari : a. Infrastruktur Perusahaan, mengarah pada kegiatan akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan. b. Sumber Daya Manusia, melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai. c. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk dan jasa, contohnya penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan desain produk. d. Pembelian (Purchasing), termasuk seluruh aktivitas yang mengakibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.(2004:7-Jilid1). B. Aplikasi Basis Data Sebelum membahas lebih jauh permodelan REA, dibahas terlebih dahulu aplikasi basis data tradisional, termasuk didalamnya karakteristik operasional dari aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran serta perbedaannya dari sistem file datar. Dengan demikian kita diharapkan akan lebih memahami pemodelan REA, yang digunakan untuk mengembangkan basis data relasional yang mendukung berbagai proses bisnis. 1. Sistem Pencatatan Pesanan dan Penerimaan Kas Dalam Sistem ini, pesanan diterima, kredit diperiksa, barang dikirim, dan pelanggan ditagih. Sistem ini menunjukkan bahwa berbagai proses bisnis dalam aplikasi basis data ini secara fundamental tidak berbeda dengan file datar. Perbedaan yang paling signifikan yaitu dalam metode penyimpanan datanya. Tabel relational dalam tabel ini telah menggantikan file datar yang bertindak sebagai record akuntansi tradisional. Data transaksi yang ditangkap oleh sistem file datar cenderung dibuat terstruktur untuk memenuhi kebutuhan pelaporan keuangan. Sistem ini berorientasi pada akun yang seringkali mengakibatkan hilangnya perincian yang dibutuhkan pengguna. Orientasi dimungkinkan berfokus pada transaksi ekonomi bukan hanya menangkap pengaruh keuangan saja. Basis data ini juga mendukung kebutuhan para pengguna lainnya. Jenis-jenis tabel dalam sistem pencatatan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut : a. Tabel Pelanggan, berisi alamat dan informasi kredit pelanggan. Nilai batas kredit digunakan untuk memvalidasi berbagai transaksi penjualan. b. Tabel Faktur Penjualan, menangkap berbagai transaksi penjualan pada suatu periode. Tabel ini juga dapat digunakan untuk menggantikan beberapa record akuntansi tradisional. Karena tabel ini berisi jumlah total yang belum dibayar untuk setiap faktur, maka menjumlahkan file jumlah faktur akan menghasilkan penjualan total (sama dengan jurnal penjualan). c. Tabel Barang Dijual, terdiri atas record tiap barang yang dijual ke pelanggan. Tiap record pada tabel penjualan dihubungkan dengan satu atau lebih record dalam tabel ini. Dalam tabel barang penjualan, terdiri atas dua kunci primer, yaitu nomor faktur dan nomor barang. Kedua kunci tersebut dibutuhkan untuk menetapkan secara unik tiap record dalam tabel. Kedua kunci tersebut juga memberikan link ke berbagai record terkait dalam tabel faktur penjualan dan persediaan. d. Tabel Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan data lokasi gudang untuk tiap barang persediaan. Ketika produk dijual, file jumlah barang saat ini akan dikurangi sejumlah nilai field jumlah barang direcord tabel barang dijual.
e.
Tabel Daftar Pengiriman, adalah record dari semua pesanan yang dikirimkan oleh pelanggan. Kunci primer dalam tabel ini adalah nomor bill of lading. Tabel ini digunakan untuk memverifikasi bahwa semua penjualan yang tercatat dalam tabel faktur penjualan dikirimkan dalam periode yang disebutkan.
2. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas Perbedaan sistem ini dengan file datar adalah fokusnya pada peristiwa bukan pada record akuntansi klasik. a. Tabel Persediaan, berisi data jumlah, harga, pemasok dan lokasi gudang untuk tiap barang dalam persediaan. Proses pembelian dimulai dengan pengidentifikasian barang persediaan yang perlu dipesan. Dalam perusahaan retail tahap ini dilakukan ketika penjualan barang jadi dicatat dalam record persediaan. Dalam kondisi ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali persediaan barang jadi. Di perusahaan manufaktur, sistem pembelian terjadi ketika perusahaan mengisi kembali bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. Dalam kondisi manapun, persediaan dijual ataupun persediaan dalam produksi field jumlah barang saat ini akan dikurangi oleh aplikasi komputer. Dengan pengurangan tiap persediaan, sistem akan menguji kondisi pemesanan ulang yang terjadi ketika jumlah barang saat ini berada di bawah titik pemesanan ulang. Sistem akan mempersiapkan pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok dan menambahkan record ke tabel pesanan pembelian. Jumlah nilai barang saat ini akan tetap dibawah titik pemesanan ulang sampai persediaan diterima dari pemasok. b. Tabel Pesanan Pembelian, berisi berbagai record pembelian yang dimasukkan ke pemasok. Record tersebut akan tetap terbuka hingga persediaan tiba . c. Tabel Pesanan Pembelian Barang Dijual, berisi record setiap barang yang dipesan. Karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel pesanan pembelian dihubungkan satu atau lebih record dalam tabel ini. Tabel ini berisi 2 kunci primer yaitu No PO dan No Barang yang mengidentifikasi setiap record dalam tabel. Kunci-kunci tersebut menyediakan link ke tabel pesanan Pembelian dan Persediaan. d. Tabel Laporan Penerimaan, ketika barang pesanan tiba dari pemasok, untuk selanjutnya akan dihitung dan diperiksa serta dibuat dokumen penerimaannya. Staf administrasi bagian penerimaan akan memasukkan informasi mengenai berbagai barang yang diterima dalam tabel laporan penerimaan. Sistem secara otomatis melakukan menaikkan field jumlah barang saat ini dalam record persediaan, menghilangkan status pemesanan ulang dengan membuat field nomor PO menjadi kosong kembali, membuat record dalam tabel laporan penerimaan, menutup record pemesanan pembelian dengan menempatkan nomor laporan penerimaan ke dalam field yang disediakan. e. Tabel Voucher Pengeluaran, memberikan tiga informaasi penting yang secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi formal : • Tabel voucher pengeluaran berisi record dari berbagai cek untuk membayar akun usaha periode terkait serta menggantikan jurnal pengeluaran kas manual. • Jumlah dari berbagai barang yang masih belum dibayar pada pemasok tertentu sama dengan buku pembantu utang usaha untuk pemasok tersebut. • Total voucher yang belum dibayar merupakan saldo buku bes ar utang usaha perusahaan. 3. Keterbatasan Sistem Berbasis Transaksi Sistem ini memungkinkan pengguna untuk menangkap informasi-informasi yang berkaitan dengan peristiwa ekonomi, seperti penjualan pelanggan dan pembelian dari pemasok. Didesain untuk hanya menangkap data transaksi keuangan dan peristiwa non-ekonomi
diabaikan. Sedangkan REA adalah sistem yang berbasis peristiwa, sistem REA ini responsif terhadap fenomena ekonomi dan non-ekonomi sehingga memungkinkan pembuatan basis data yang lebih kaya dan dapat mendukung kebutuhan informasi semua pengguna dalam perusahaan. 4. Pendekatan Tradisional terhadap Proses Pemodelan Bisnis Dalam pendekatan tradisional, untuk desain basis data tradisional, diagram hubungan entitas (ER) digunakan untuk membuat model antar berbagai entitas perusahaan yang penting. C. Mengembangkan Model REA Inti dari pendekatan model REA adalah konsep dari peristiwa (event). Sebuah proses bisnis dapat terdiri atas beberapa peristiwa yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut : a. Peristiwa Operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa. b. Peristiwa Informasi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi. Peristiwa informasi ini menghasilkan informasi yang memungkinkan keputusan dibuat. Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan. c. Peristiwa keputusan atau manajemen, yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan keputusan dan implementasinya. Peristiwa ini meliputi keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, evaluasi dan pengendalian. Untuk menjelaskan proses pengembangan model REA, akan digunakan studi kasus dibawah ini : Horison books adalah toko buku di kota philadelphia. Toko ini memiliki persediaan hampir 5000 buku. Para pelanggan datang dan melihat-lihat rak, memilih buku, dan membawanya ke salah satu dari 3 kasir yang ditempatkan diberbagai bagian ber beda ditoko tersebut. Salah satu dari ketiga kasir tersebut ditempatkan dibagian informasi, tempat para pelanggan dapat mencari apakah buku tertentu ada dalam persediaan, memasukkan pesanan untuk buku yang tidak ada di toko buku, dan mengambil serta membayar buku yang sebelumnya telah dipesan. Kasir di bagian informasi tersebut memiliki sebuah basis data yang akan dibuukanya untuk memeriksa setiap pertanyaan. Tidak ada penjualan secara kredit. Semua pelanggan membayar pembeliannya pada waktu membeli. 1) Tahap I Di tahap pertama, peristiwa operasi yang akan dimasukkan ke dalam model diidentifikasi. Berbagai peristiwa ini adalah peristiwa yang mendukung tujuan strategis perusahaan dan yang perlu di kumpulkan informasinya. Dalam kasus ini peristiwa yang dimasukkan kedalam model REA adalah peristiwa kedatangan, peristiwa kepergian, dan peristiwa pertanyaan. Agar tetap sederhana, asumsikan bahwa Horizon Books tidak membutuhkan informasi mengenai kedatangan dan kepergian untuk saat ini. Akan tetapi, dibutuhkan informasi mengenai peristiwa pembayaran pelanggan dan peristiwa pertanyaan dari pelanggan. 2) Tahap II Peristiwa operasi yang sudah diidentifikasi lalu atur dalam urutan terjadinya. Urutan peristiwa dalam model ini adalah pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Tiap peristiwa ditunjukkan dalam objek-kata kerja. 3) Tahap III Selanjutnya resources dan agent untuk setiap peristiwa operasi harus diidentifikasi. Dalam peristiwa menjawab pertanyaan pelanggan dan kasir akan dilibatkan, basis data dilibatkan dan terjadi dibagian informasi. Peristiwa melakukan penjualan melibatkan
pelanggan, kasir, dan buku yang dijual, dan terjadi di kasir. Peristiwa penerimaan pembayaran melibatkan pelanggan, kasir, dan kas. Juga terjadi di bagian kasir. 4) Tahap IV Tahap berikutnya dalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara resources, event, agen. Tiap peristiwa dihubungkan dengan sumber daya serta pelaku yang terlibat dalam peristiwa tersebut. Model REA digunakan untuk membangun basis data relasional, sehingga sistem informasi berbasis REA menunjukkan semua figur dalam basis data relasional. Dalam sistem akuntansi REA, terdapat campuran antara penjualan tunai dan kredit. Namun, dalam kasus ini Horizon Books hanya menerapkan kebijakan tunai. Dalam sistem akuntansi tradisional, ketika bentuk penyelesaian transaksi adalah tunai, maka informasi yang dibutuhkan hanyalah jumlah uang tunai yang diterima. Sedangkan informasi detail tentang data pelanggan tidak dibutuhkan. Disisi lain, keuntungan dari REA adalah menangkap data yang lebih luas mengenai berbagai peristiwa. Data tersebut meliputi nama, alamat, jenis kelamin, jenis buku yang suka dibaca, dll. Dengan informasi ini, toko buku dapat mengirimkan perincian berbagai buku baru serta kegiatan khusus ke pelanggan. 5) Tahap V Tahap berikutnya adalah menetapkan kardinalitas semua hubungan entitas tersebut. Hubungan entitas ini terdiri dari 5 jenis yaitu nol ke satu (0,1) , satu ke satu (1,1) , satu ke banyak (1,M), dan banyak ke banyak (M,M). Keuntungan model REA adalah, data nonkeuangan berbasis peristiwa dapat ditangkap, sedangkan hal ini diabaikan dalam diagram ER untuk proses bisnis yang sama. Peningkatan level perincian dalam model REA membuatnya lebih mudah untuk mengidetifikasi apa saja yang terjadi dalam pemodelan proses. Hal ini akan memperkaya basis data serta juga memperbaiki proses perencanaan, evaluasi dan pengendalian berbagai proses bisnis. D. Model REA vs Diagram ER Dalam model REA dan ER, entitas ditampilkan dalam bentuk persegi empat, dan ada garis yang menghubungkan antar entitas. Di diagram ER, garis yang menghubungkan entitas diberi label kata kerja yang menunjukkan hubungan tersebut. Sehingga tiap garis menghubungkan sebuah peristiwa, dengan kata lain Diagram ER menyajikan rangkaian peristiwa yang lebih luas daripada model REA. Sebaliknya, hanya peristiwa operasi yang termasuk dalam model REA, serta hanya peristiwa yang memiliki arti strategis. Model REA lebih sederhana dan memberikan informasi yang lebih relevan daripada diagram ER. Model REA memungkinkan desainer sistem untuk fokus pada peristiwa penting. Karena peristiwa informasi dan pengambilan yang berbeda dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa operasi utama, pengendalian yang berbeda, dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi serta dimasukkan dalam proses bisnis. Jadi diagram ER adalah alat pemodelan data yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai atribut data yang mewakili tampilan konseptual pengguna yang harus didukung oleh tabel-tabel dasar. Dengan kata lain, model ER berorientasi pada tampilan. Sedangkan model REA berfokus pada berbagai aktifitas bisnis dan berorientasi pada peristiwa. 1. Menetapkan Atribut Entitas Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut entitas. Berikut ini menjelaskan fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini.
Peristiwa Operasi Dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan, memasukkan pesanan dan menerima persediaan. Sebagai gambaran, data keuangan dan non keuangan untuk peristiwa memasukkan pesanan akan meliputi: Keuangan : Nama pemasok, Alamat pemasok, Nomor barang persediaan, Biaya per unit, Jumlah yang dipesan, Nomor pesanan pembelian, Tanggal pemesanan. Non keuangan : waktu tunggu pemasok, kurir yang digunakan, catatan pengiriman tepat waktu, catatan kiriman yang tidak lengkap, catatan kiriman yang rusak, catatan perbedaan harga. Kebutuhan akuntansi dan non akuntansi akan memberikan kontribusi pada basis data secara umum. Dalam proses penggabungan kebutuhan data merupakan hal penting untuk meniadakan redudansi dari modal tersebut. Kebutuhan data untuk resources, event dan agens yang berhubungan dengan beberapa proses bisnis harus diintegrasikan. 2. Membuat Tampilan Pengguna Pada tahap awal pengembangan model REA harus mempertimbangkan berbagai kemungkinan tampilan. Hal ini dapat diwujudkan dengan cara menetapkan kisaran atribut data. Aktivitas ini biasanya melibatkan analisis atas kebutuhan pengguna informasi. Setelah itu desainer dapat membuat rangkaian atribut data yang dibutuhkan untuk menghasilkan input dan output. Sebagai representasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan, dokumen, dan layaran komputer disebut sebagai tampilan fisik yang membantu desainer memahami hubungan penting antar data. Setelah atribut diidentifikasi, berbagai tabel dapat diisi, maka antar muka query dapat dibuat untuk menghasilkan tampilan dan laporan. Antarmuka query meliputi semua tampilan yang dapat diterima, dan format untuk laporan hasil dari tiap query yang perlu ditentukan. Fleksibilitas dalam desain tampilan adalah salah satu kekuatan REA. Tampilan pengguna dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna.
