Catatan Mata Kuliah Analisa Proses Bisnis Lilik Mae Sarah Semester II ANALISA PROSES BISNIS Proses adalah sekumpulan aktivitas yang merubah masukan menjadi keluaran. Pengertian Proses Bisnis berdasarkan Wikipedia adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Sedangkan Proses Bisnis itu sendiri adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi. Organisasi adalah sekumpulan orang atau bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama (goal). Kebijakan
Aktivitas
Proses Bisnis
Struktur Organisasi
Sumber Daya
Supplier (Pemasok)
Pemilik Proses
100
+50
Input (masukan)
Proses
Konsumen
Output (hasil)
Barang => Fisik Jasa => Pelayanan (karir)
Informasi
Sub Proses
Proses Bisnis
Sub Proses
Sub Proses
Sub Proses
Proses Bisnis = Proses inti/operasi. Contoh untuk sub proses misalnya Kemahasiswaan, akademik. Aktivitasnya berurutan (ruang & waktu). Tujuan (goal)
Kebijakan
Terukur
Pembelian Material ... Produksi Distribusi Tanggung Jawab Pembayaran Wewenang
Aktivitas
Proses Bisnis
Struktur Organisasi
Tugas
Sumber Daya
5M+1H Proses Bisnis = Industri Perkayuan QMS (Quality Management System)
Man ( Manusia ) Money ( Modal ) Machine ( Alat ) Method ( Cara ) Material (Data/Bahan) Environment / Information ( Informasi )
EMS (Environment Management System) Perkembangan Perusahaan
Target Perusahaan Profit / Untung Volume Produksi Sumber Daya
Manusia
Produktivitas
Proses Informasi Proses Pendukung : Personalia (AKD) Rekrut pegawai Pinjaman Gaji Information Keuangan -> Accounting Proses Manajemen : Mengambil keputusan
3 Jenis Proses Bisnis Proses Manajemen = Mengendalikan Operasi dari setiap sistem Proses Operasional = Inti meliputi Bisnis inti, nilai tambah, menciptakan. Proses Pendukung = Informasi. Kejadian Manajemen Event Operating Decision Information Identifikasi
Proses Bisnis Tujuan _Bagaiman Ukuran Keberhasilan _ Standar (target) Cek ruang lingkupnya Prihal terlibat Acuan _ Requirenment gathering Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan _data jelas
Kodifikasi Notasi Diagram Metode Pemetaan DO (Deliver Order) PO (Purchasing Order) SPP (Surat Permintaan Pembelian) SPB (Surat Penerimaan Barang) SOP (Standar Operasional Procedure) Proses Pembelian Bahan 5 W +1 H What = 1. Proses Pembelian Bahan Who = Pemilik Proses : User / Dep. Bagian Purchasing / Procurement When Where Why How = 2. Urutan Proses 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Menerima permintaan pembelian SPP Doc Mengecek speifikasi barang/jasa yang diminta ( lengkap / lengkap ) ( jelas / jelas ) Mencari supplier atau pemasok barang /jasa yang diminta. Membandingkan mutu/harga barang Menerbitkan DO/PO Membuat surat permintaan pembayaran (Expense Request) -> meminta INVOICE Menerima Barang -> SPB Proses Pembayaran Pembelian
What (1) PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN Who (+) Pemilik Proses -> User -> Dep.Bagian Keuangan (FINANCE) ,konsumen = bag.keuangan When Where Why How (2) Urutan Proses : 1. Menerima lampiran Surat tagihan (INVOICE ) dari bagian Pembelian ( Expense Request)
Tagihan/Invoice Pemasok. Mencatat dokumen ER kepada bagian accounting. Membuat perintah pembayaran. Melakukan pembayaran.
2. 3. 4. INPUT OUTPUT Permintaan pembelian
PROSES PEMBELIAN PURCHASING Expense Request
PROSES PEMBAYARAN FINANCING ACCOUNTING (Pembukuan Biaya)
Pelanggan = Customer Menyangkut proses dibelakangnya “Next Process is Our Customer” Filosofi = kepuasan pelanggan.
PEMODELAN PROSES BISNIS Tujuan atau sasaran 1. Menjelaskan suatu proses bisnis dan identifikasi pada suatu organisasi. 2. Perbaikan Membagun validasi suatu proses bisnis Konsep REAL (Resource, Events, Agent, Location) Resource = Sumber Daya Event = Kejadian Agent = Aktor yang terlibat (struktur organisasi) Location = Lokasi Cara : “Mengumpulkan “Memelihara
Data yang diperlukan
“Memproses
Contoh Analisa Proses : “GOLDEN PIZZA” Event :
Manajemen (yang mengambil keputusan) Operasi Informasi
Manajemen
Analisa pasar Pesaing Konsumen Menamakan produk Yang akan ditulis dipaket menu Prosedur a. cara masak b. cara pemesanan Sesuai permintaan pemesan
Operasi Menerima pesanan (pizza) berdasarkan pelanggan Membuat pesanan (pizza) Membungkus Mengirim kepada pelanggan Menerima pembayaran
Informasi Menghasilkan analisa laporan pelanggan Menganalisa laporan penjualan Menganalisa keuntungan Keluhan pelanggan
REQUIREMENT GATHERING TECHNIQUE Tekhnik Pendekatan Kebutuhan Sasaran : “Membangun Solusi Dengan Mengetahui Kebutuhan” 10 TECHNIQUE 1. One on One Interview (Bertanya ke User) 2. Group Interview (Focus on Group) 3. Facilitated Session (Requirement Workshop) 4. Join Application Development (Interface Analysis) 5. Questionnair (Survey) 6. Prototyping 7. Use Cases (Reserve Engineers) 8. Observation 9. Request For Proposal (Document Analysis) 10. Brainstorming
Requirement Gathering Technique Kodifikasi analisa bisnis proses
Validation
Denifitation
Apa Siapa Bagaimana
Analysis
Implementasi Test
- Produk - Aplikasi - Sistem
Pimpinan Cabang
Pembelian
Stock
Marketing
User
Contoh , Pakaian : Bahan Seragam Sekolah SD,SMP,SMA Kain Putih,Merah,Biru,Abu-abu
Kodifikasi Notasi Diagram DFD CFFD
Operasi
Metode Pemetaan Data Flow Diagram Entitas yang terlibat (data base) Implementasi Sistem Informasi / Tekhologi Informatika DFD = Produksi Polywood (kayu lapis) HPH
Produksi
Customer
( log source ) Marketing PO Swimline
Pemasok
Peminta / User
Bag. Pembelian
Bag.Keuangan
START
Membuat SPPB SPPB
SPPB
Mengecek Validasi Spesifikasi Kebutuhan yang diminta user SPPB & OP Menginput ke SMS
TIDAK Hasil CEK YA
Membuat OP OP Menginput data OP & SPPB ke SMP Meminta Penawaan Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta persetujuan pembukaan PO
Menyetujui pembukaan PO
TIDAK Persetujuan Barang SPB
YA
Membuka PO kepada Supplier yang Terpilih PO
Membuat surat ER Membuat tagihan/invoice
Membuat surat pembayaran ER
Invoice FINISH
START
Membuat SPPB SPPB
SPPB
Mengecek Validasi Spesifikasi Kebutuhan yang diminta user
SPPB & OP Menginput ke SMS
Hasil CEK
Membuat OP
OP Menginput data OP & SPPB ke SMP Meminta Penawaan Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta persetujuan pembukaan PO
Menyetujui pembukaan PO
Persetujuan Membuka PO kepada Supplier yang Terpilih
Barang SPB
PO
Membuat surat pembayaran
Membuat surat ER Membuat tagihan/ invoice
ER
Invoice FINISH
Saturday, 2013-04-27 Event / kejadian ================
3 Proses Bisnis (PB) 1.PB Manajemen - proses yang mengendalikan opersional dari sebuah sistem (perusahaan) memberiakan keputusan2. 2.PB Operasional - proses yang meliputi proses inti & menciptakan aliran nilai utama.(kepuasan pelanggan) 3.PB Informasi (pendampng) - proses yang mendamping informasi dan data yang di butuhkan oleh PB 1 & Pb 2. PROSES BISNIS OPERASI (Kepuasan Pelanggan)
1. Marketing & Sales -> Mencari pelanggan (pasar) -> Membuat Kontrak kerja dengan pelanggan
2. Pembuatan dan Produksi -> Menjual Produk/Jasa -> Merubah bahan baku menjadi bahan yang bisa dijual.
Planning (perencanaan) -> Menetapkan rencana produksi -> Menyediakan Informasi dan *Sumber Daya - yang dibutuhkan - yang tersedia.
*Material - Bahan Baku - Bahan Pembantu *Mechine
-> Menyusun rencana pengiriman barang Produksi : Melaksanakan Rencana Produksi Menjaga Target Produksi 3. Pembelian ( Procurement/Logistik) Membeli material yang dibutuhkan Berhubungan dengan pemasok (supplier)
Menetapkan / memilih supplier
Waktu pengiriman, sesuai dengan kebutuhan
Memilih material yang
Harga yang paling efisien
4. Gudang Material = WHNFG ( Warehouse Non Finish Goods) Memonitor penyediaan barang yang bersifat rutin.
Memonitor minimal - maksimal sediaan (stock) [Resiko]
Mengatur pengeluaran barang.
Yang masuk dulu harus lebih dulu. FIFO ( first in first out)
Mengontrol umur stock
Fast moving (cepat bergerak) < 3 bulan
Slow moving (lambat bergerak) 3-6 bulan
Death Stock (stok mati) > 6 bulan
5. Gudang Barang Jadi ( Warehouse “Finish Goods” ) Menyimpan dan monitor Stock Barang Jadi (Produk) Mengeluarkan Barang Jadi . Mengatur keluar masuknya barang jadi. Stock awal = 100 pcs Produksi = 2000 pcs
Penjualan = 1950 pcs Stock akhir = ( Saw + Produk/Input – penjualan/output ) 2. Mengeluarkan barang jadi sesui SI (Shipping Instraction) dari Marketing/Sales Isi SI a. No PO -> Nama Pembelian, Waktu Delivery, Spesifikasi Barang, Tujual b. Jumlahnya c. Nama Vehicle/ Vesel (mobil/kapal) d. Marking ( penandaan)
SI (Shipping Instruction )
PO No…
Spesifikasi
Jumlah…
Marketing…
Kapal/mobil Vehicle Saturday, May 04 2013
6. Distribution ( Export ) Fungsi -> Departemen / Divisi 1. Marketing 2. Logistik Sumber daya Material a. Procurement ( pembelian ) Input -- Proses -- output material
material
b.
GUDANG MATERIAL (WHNFG)
c.
GUDANG BARANG JADI (WHFG) 3. Pabriksi (Manufacturing)
a. Production planning & inventory control (PPIC) b. Produksi SOP INK Pemetaan proses c.Teknik/Workshop (plan maintenance) d. Quality Control ( Inspektor ). 4. Sales & Distribution ( Penjualan & Distribusi) - Cabang / Penjualan - Berhubungan dengan pembeli atau pabrik ( PO/DO )
Marketing BRAND Mau merek apa? Ukuran Kepuasan pelanggan – angket/questionair Promotion
Iklan (audio/video) (TV/Radio)
Promosi pasar – Pameran 5. Finance (Keuangan) Money Melakukan Pembayaran ke supplier / kontraktor ketika terjadi transaksi pembelian. Menerima pembayaran dari pebeli ( keluar masuknya uang ).
Dari kita ke pembeli DO/SI Dari pembeli kita PO PROSES BISNIS MANAJEMEN (PENDUKUNG) MENGAMBIL KEPUTUSAN
1. HRD ( Human Resource Development ) –keputusan - SD Manusia Personalia -> Payroll (penggajian) No. Pegawai Data2 Pekerjaan
Fasilitas & Benefit Keuangan Perumahan Asuransi Transportasi Makan
Pelatihan ( Training Center ) Pengembangan Organisasi Perusahaan HIP ( Hubungan Industrial Pancasila) 2. INTERNAL AUDIT Tujuannya untuk melihat apakah suatu difisi tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Mengecek kesesuaian dan keefektifan kebijakan dengan pelaksanaan di salah satu fungsi proses bisnis Stock Opname Tugas Khusus untuk investigasi indikasi penyelewengan Membantu audit keuangan biasa dilakukan oleh External audit (Go Public -> Tbk. (terbuka) 3. COMMITTEE Contoh :
Audit Quality Assurance – Sertifikasi Sistem /Produk (ISO 900 150-1400 ) Keluhan Pelanggan CPOC : Corporate Planning Organizing Committee K3 ( Keselamatan & Kesehatan Kerja ) 4. CORPORATE SECRETARY ( KESEKRETARIATAN) Human & CSR / Community Development Komunikasi External 5. ENGINEERING (REKAYASA) 6. BUDGET ( ANGGARAN )
PROSES BISNIS INFORMASI A. Accounting Mencatat seluruh aktivitas keluar masuknya sumber daya B. MIS ( Management Information System ) Sistem Iformasi ( Software & Hardware ) Saturday, May 18, 2013 Proses Bisnis Operasi/Operasional Proses Bisnis Manajemen/ keputusan Proses Bisnis Informasi - Departemen Akutansi - Dep. MIS Data & Informasi Perencanaan 1. Rencana Sumber Daya / Anggaran / Budgeting 2. Pengeluaran, Pendapatan = untung/selisih/rugi kerja 3. Pengeluaran : tenaga kerja –HRD/PSDM – Database kepegawaian -> Orang, gaji, fasiitas, asuransi, pajak penghasilan, dll
Data Informasi Tenaga Kerja HRD/PSDM 1. Data Base Pegawai 2. Sistem Payroll(penggajian) a. Absensi (S/I/A) b. Cuti (fasilitas, tunjagan kerja & transportasi) c. Asuransi ( Jamsostek, Astek) d. Pajak 3. Pengembangan Karir -
Pendidikan / pelatihan
Mesin - Produksi/ Engineering 1. Kapasitas & Kapabilitas Produk Rencana Produksi - Mesin yang butuhkan - Kebutuhan untuk reengineering (investasi ) 2. Kebutuhan TK 3. Biaya Produksi a. Biaya Bahan Baku (Volume, Harga) b. Biaya Upah c. Biaya Bahan Pembantu d. Energi ( Oil, Fuel ) e. S. Part f. Biaya tetap lain Keputusan Mgt Dana = Uang/Money -> Dept. Budget & Accounting
Investasi -> Persetujuan, Manajemen, Tertinggi -> PIHT (Permohonan Investasi Harga Tetap) MATERIAL -> LOGISTIK PROCUREMENT (Pembelian) 1. Sumber Informasi Permintaan a. SPPB b. Budget Tahunan 2. Penerimaan Barang (Material ) – SPPB 3. Pengeluaran Barang – SPB 4. Data Sediaan (STOCK) 5. Harga Barang/Material (Invoice / Kwitansi) 6. Data Nilai Sediaan Barang -> STOCK OPNAME Dept. Audit Marketing – Sales – Distribution – Gudang FG PENJUALAN 1.
PO a. Volume b. Spesifikasi c. Waktu Pengiriman d. Harga
2.
Laporan Prouksi Volume produksi WIP (Work in Process) Bahan Baku-Bahan Jadi
3.
Cargo Ready (S/ K)
4.
Instansi Pengiriman (SI/ Shipping Instruction)
5.
Laporan Penjualan Export = Pengapaian
a. PO yang dikirim Invoice Penjualan b. Volume berapa? c. Harga Berapa? 6. Sediaan / Stock Barang Jadi 7. Nilai Stock Barang Jadi Produksi (+) Masuk Penjualan (-) Keluar Nilai Keluar (Out flow) Nilai Masuk (In flow) Nilai Sediaan (balance)
Produksi Engineering Accounting Procurement Planning(Rencana) HRD/ Personalia Distribution Sales Oracle/ IFS
ERP ( Enterprise(Usaha/Bisnis), Resource ( SumberDaya),
Saturday, June 01, 2013 1. Mengenal ( keputusan Management ) 2. Operasi 3. Informasi Operasi - Target Operasi – Informasi Regulasi – ACC & MIS
TOP Management ( Keputusan ) -> Perbaikan / Pengembangan I NFORMASI SPPB No Kode -> Dept FINANCE FIN -01-02-13 HRD
HRD-
MANUFACTURING PLYPUBLIC
GAE –GENERAL AFFAIR
PO -> Ref SPPB SPB -> Surat Penerimaan Barang Expense Request – Pembayaran - Stock
KOMPONEN ANALISA PROSES BISNIS 1.
Kebijakan -> Target
2.
Struktur Organisasi
3.
Sumber Daya ( 5M + 1I)
4.
Aktivitas ( Urutan Proses) -> SOP = Standard Operational Procedure INK = Intruksi Kerja Parameter = Ukuran Keberhasilan
Information Engineer -> Membuat Model Pembelian 1.
Validasi Permintaan Pembelian Pengesahan/Autorisasi Spek Barang/ Material -> Kode Barang
2.
Penawaran Barang Daftar Supplier (Nama, Alamat, Bisnis Apa?)
3.
Pemilihan Supplier -Biaya & Waktu -> PIC ( Person in Charge ) (Actor)
4.
Pelepasan/Penerbitan PO =Validasi
5.
Penerimaan Barang
6.
Proses Pembayaran SPPB
Penawaran
Pemilihan Supplier
PO
Penerimaan
Finish
Penerimaan
Tagihan an
Accounting Laporan Penjualan (Marketing)
TOP MANAGEMENT (CPOC)
Laporan Pembelian ( Procurement )
BUDGET
Laporan Stock Gudang (Logistic )
Monthly Review
Laporan Produksi ( Manufacturing)
1.Tindakan Koreksi
Laporan Loss & Profit ( Budget )
2.Usulan Penambahan SD
Laporan Keluhan Pelanggan
3.Perubahan/Penyesuaian
` Planning )
Rencana Tahunan ( Annual
Annual Planning 1.Menyusun Rencana TahunDepan 2.Melihat Realisasi Tahun Berjalan & Potensi Tahun Depan 3.Sumber Daya TK : 50 org Pensiun
( 50 x Rp. 100.000.000 ) = Rp 5 M
100 org -> 10 tahun ( Cicin Penghargaan ) = Rp 250 Jt = 100 x 5 gr x Rp 500.000
5 Years Planning (IND. REPELITA) 1.Kebijakan Strategis 2.Visi 3.Brand Baru –Biaya R&B Biaya Market Research Perubahan - sangat cepat CHANGE -> Selangkah Didepan Perubahan -> Info Lebih Cepat ( Forecasting ) -> Strategi Jangka Panjang
Kayu -> tahun 80-an 22 PRSH ( 220.000 m2/bln) 2010 5 Perusahaan ( 20.000 m2/bln) Jan Feb Mar Target
Produksi : 1.000 Seller : 1.000 Profit : $100.000
Realisasi Produksi : 900 m3 Seller : 750 m3 Profit : $60.000
Varian Produksi : 100 m3 Seller : 250 m3 Profit : $10.000
Pendidikan I.
Akademik – Operasi
II.
Keuangan – Informasi
III.
Kemahasiswaan – Operasi
IV.
Pengabdian Masyarakat – Management
ERP ( Enterprise Resource Planning ) Software Oracle Sap Ifs Altius
Saturday, June 08, 2013 ERP = Enterprise Resource Planning Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Turunan : MRP II Manufacturing Resource Planning Produksi / Pabrikan Input Process Output Material
Material
(Bahan)
(Produk)
100
20
50
SCM = Supply Chain Management Suplai Rantai Manajemen Manajemen Rantai Suplai Proses 1 Informasi
Proses 2
Informasi
(Masukan)
Proses 3
(Keluaran)
Proses 4 Saturday, June 08, 2013 Modul ERP : 1.
Operasional MRP (Pabrikasi) SCM ( Hubungan Logistik-Pabrik-Distribusi
2.
Keuangan Financial Mgt. Pembukuan ( Accounting )
3.
Tenaga Kerja Project Mgt. HR Mgt.
ERP _Tertutup_ Back Office System -> Customer & Public ≠ Terlibat Front Office System -> Customer & Public = Terlibat. E- Commerce CRM ( Customer Relationship Mgt ) e-Government. ERP
CRM
Manufacturing
Warehouse
Purchasing
Material Mgt.
Global Finance
Service
Order Mgt.
Customer History
Auto 2000 1. Nama Pelanggan : Dodo 2. Mobil
: Fortune -> 10.000 Km -> Service, 500.000 20.000 Km -> ==== 700.000
3. No. Pol
: KT – 1000 - DA
4. Tahun Mobil
: 2013
5. Pembelian
: 20 Mei 2013
Auto – 2000 -> SMS
Sales Web Store
Keuntungan ERP
Aktor Proses Bisnis
Integrasi Data Keuangan
Kontrol Kerja Keuangan
Standarisasi Proses Operasi
Best Practice Meningkatkan Produktivitas Penurunan Inefisiensi
( cost mistakes ) ( Biaya Kesalahan )
Peningkatan Mutu Produk Standarisasi Data & Informasi
Kesamaan Laporan Efisiensi – Mutu Standar – Biaya Murah Daya Saing Perusahaan
Yang Mempengaruhi Biaya Produksi Level Inventory : Minimal/ Turun Tenaga Kerja
: Turun
Service Level
: Mutu Naik A : 100 %
A : 90 %
Jual = 100 unit = produk 100/100% = 100 &100/90% = 110 Kontrol Keuangan : Meningkat Waktu Informasi : Lebih Cepat Kontrol 1. Cost cc : Volume >> TIC cc. RF ( Efisiensi Bahan Baku ) Quality A = 99 % R = 1% (rejected ) R = 0 % Zero Deffect
Memilih ERP Ingat !!! Investasi ERP Sangat Mahal Kemampuan ERP Penerapan di satu perusahaan Perusahaan yang lain Syarat Sukses Untuk Memilih Pengetahuan Pngalaman Proses Selseksi ERP 5-6 Bulan Organized, Focused C , Simple Software ERP Oracle & SAP, IFS , aLTiUs
