PEDOMAN ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
DISUSUN OLEH : UNIT REKAM MEDIS RSUD KOTA DEPOK
RSUD KOTA DEPOK
1
BAB I PENDAHULUAN Meningkatkan derajat kesehatan bagi semua lapisan masyarakat Kota Depok melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan komprehensif yang ditunjang dengan tenaga yang profesional, produktif, berkomitmen tinggi serta manajemen yang efektif dan mandiri merupakan tujuan dari RSUD Kota Depok. Salah satu unit yang mendukung tercapainya tujuan RSUD Kota Depok adalah adanya unit rekam medis yang masuk kedalam pelayanan penunjang non klinik sesuai kelas rumah sakit yaitu kelas C. Unit Rekam Medis merupakan suatu unit yang mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan pemantauan
mutu
rekam
medis
di
seluruh
unit
rekam medis dan pelayanan
serta
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap di RSUD Kota Depok. Salah satu tugas unit rekam medis adalah menyimpan data dan informasi tentang kronologis riwayat penyakit yang disimpan pada ruangan penyimpanan. Data dan informasi tersebut dijadikan laporan rumah sakit yang digunakan untuk keperluan pihak internal dan eksternal rumah sakit. Tujuan pedoman organisasi unit rekam medis ini disusun adalah agar pembentukan organisasi unit rekam medis di RSUD Kota Depok sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dan pelayanan rekam medis dapat sesuai dengan standar prosedur operasional.
RSUD KOTA DEPOK
2
BAB II GAMBARAN UMUM RSUD KOTA DEPOK II. 1 Sejarah RSUD Kota Depok Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok merupakan satu-satunya rumah sakit milik pemerintah yang berada di Kota Depok dan menjadi sebuah kebanggaan masyarakat Kota Depok. RSUD Kota Depok mulai dibangun pada tahun 2004 di atas lahan seluas 29.378 m 2 dengan lokasi di Jl. Raya Muchtar No.99 Sawangan Depok. Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Nomor
:
429/Menkes/SK/V/2008 tanggal 02 Mei 2008 tentang penetapan kelas RSUD Kota Depok dan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat Nomor : 503/SK. 11968-Yankes/2007 tentang izin sementara menyelenggarakan rumah sakit kepada Pemerintah Kota Depok, maka RSUD Kota Depok mulai beroperasi sebagai rumah sakit kelas C pada tanggal 17 April 2008 dan diresmikan oleh Walikota Depok, H. Nurmahmudi Isma’il. Pelayanan yang dapat diberikan di RSUD Kota Depok kelas C adalah Pelayanan Medik Umum, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Medik Spesialis Dasar, Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi Mulut, Pelayanan Keperawatan dan Kebidanan, Pelayanan Penunjang Klinik dan Pelayanan Penunjang Non Klinik. II.2 Tugas pokok dan Fungsi RSUD Kota Depok Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok adalah rumah sakit umum dengan kapasitas 69 tempat tidur, merupakan milik Pemerintah Kota Depok. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan motto “Ceria dan profesional” Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok mempunyai tugas pokok berupa : RSUD KOTA DEPOK
3
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi. 2. Senantisa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RSUD Kota Depok agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat. 3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
RSUD KOTA DEPOK
4
BAB III VISI, MISI, MOTTO, TUJUAN DAN JANJI LAYANAN RSUD KOTA DEPOK
III. 1 Visi RSUD Kota Depok Menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kelas B sebagai jejaring pusat stroke III. 2 Misi RSUD Kota Depok 1. Memberikan pelayanan paripurna yang bermutu prima kepada seluruh lapisan masyarakat 2. Membentuk RSUD Kota Depok sebagai organisasi pembelajaran menuju Rumah Sakit Kelas B dengan keunggulan jejaring pusat stroke 3. Meningkatkan komitmen, profesionalisme dan produktifitas SDM RSUD Kota Depok 4. Mengembangkan manajemen RSUD Kota Depok yang efektif dan mandiri III. 3 Tujuan RSUD Kota Depok Tujuan RSUD Kota Depok adalah : “ Meningkatkan derajat kesehatan bagi semua lapisan masyarakat Kota Depok melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan komprehensif yang ditunjang dengan tenaga yang profesional, produktif, berkomitmen tinggi serta manajemen yang efektif dan mandiri”. III. 4 Motto
RSUD KOTA DEPOK
5
Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, RSUD Kota Depok memiliki motto yang bertujuan untuk menjiwai semangat bekerja karyawan RSUD Kota Depok yaitu : CERIA-P (Cepat, Efektif, Ramah, Inovatif, Aman) & Profesional. III.5 Janji Layanan Melayani pasien dan keluarga pasien dengan hati merupakan bagian dari pelayanan di RSUD Kota Depok. Melayani pasien dengan hati tersebut terwujud dalam janji layanan RSUD Kota Depok 5-S (Senyum, Salam, Sapa, Sopan, Sabar).
RSUD KOTA DEPOK
6
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RSUD KOTA DEPOK
RSUD KOTA DEPOK
7
BAB V VISI , MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN UNIT REKAM MEDIS
V.1 VISI UNIT REKAM MEDIS Mewujudkan unit rekam medis yang berkualitas dalam pelayanan sesuai standar sistem manajemen mutu yang didukung oleh sumber daya manusia yang terampil dan profesional.
V.2 MISI UNIT REKAM MEDIS a. Memberikan pelayanan rekam medis dengan ramah, cepat dan tepat. b. Menghasilkan pelaporan rekam medis rumah sakit yang akurat, valid dan informatif. c. Menjaga kelengkapan, kerahasiaan dan keamanan rekam medis. V.3 FALSAFAH UNIT REKAM MEDIS a. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan. b. Rekam medis tersimpan baik disusun secara akurat,tepat waktu, mudah didapat dan mudah dianalisis untuk keperluan statistik dan informasi. c. Rekam medis bersifat rahasia, aman dan berisi informasi mutakhir yang dapat dipertanggungjawabkan, mudah dibaca dan lengkap. V.4 NILAI UNIT REKAM MEDIS a. Profesional Dalam memberikan pelayanan rekam medis dilakukan secara profesional. b. Efektif dn efisien Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada pelanggan internal dan esternal di RSUD Kota Depok. c. Informatif Informatif dalam memberikan pelayanan rekam medis di RSUD Kota Depok RSUD KOTA DEPOK
8
d. Akurat Menghasilkan data dan informasi yang akurat yang dapat membantu dalam menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien. V.5 TUJUAN UNIT REKAM MEDIS Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok bertujuan menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung dengan sistem pencatatan, pengelolaan, penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta cepat, akurat, lengkap, dan mudah didapat.
BAB VI STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS RSUD KOTA DEPOK
9
DIREKTUR RSUD. KOTA DEPOK
KEPALA BIDANG PELAYANAN MEDIS
KEPALA SEKSI PELAYANAN NON MEDIS
KEPALA UNIT REKAM MEDIS
PENANGGUNG JAWAB
PENANGGUNG JAWAB
PENDAFTARAN, INFORMASI DAN
PELAPORAN, ANALISA DAN
KORESPODENSI REKAM MEDIS
PENYIMPANAN REKAM MEDIS
PENDAFTARA
PENDAFTARA
KORESPODE
PENGOLAHA
ASSEMBLING,
PENYIMPANA
N RAWAT
N RAWAT
NSI REKAM
N DATA,
ANALISA DAN
N DAN
JALAN DAN
INAP DAN
MEDIS
KODING &
PENGELOLAA
DISTRIBUSI
GAWAT
INFORMASI
(SKM,
PELAPORAN
N REKAM
REKAM
VISUM,DLL)
REKAM
MEDIS
MEDIS
DARURAT
MEDIS
BAB VII URAIAN JABATAN
RSUD KOTA DEPOK
10
Unit Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan seksi pelayanan non medis. Unit Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari : 1. Kepala Unit Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi : a. Membantu Kepala Seksi Pelayanan Non Medis dalam perencanaan penyempurnaan sistem pengelolaan rekam medis yang efisien dan efektif b. Menyusun pembagian tugas untuk petugas unit rekam medis c. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di unit rekam medis d. Melakukan pengolahan
monitoring dan
dan
evaluasi
pelaporan, sub
terhadap
kinerja
sub
unit
unit assembling, analisa dan
korespodensi, sub unit pendistribusian dan penyimpanan dokumen rekam medis, sub unit pendaftaran rawat jalan dan Unit Gawat Darurat dan sub unit pendaftaran rawat inap dan informasi e. Menyusun program kerja unit rekam medis f. Menyusun dan mengadakan pertemuan berkala atau sewaktu-waktu bila diperlukan g. Menyusun rencana kebutuhan tenaga dari segi jumlah maupun kualifikasi sesuai kebutuhan. h. Membuat analisa data (statistik laporan unit rekam medis) i. Melaporkan hasil pelaporan dan kegiatan unit rekam medis kepada Kepala Seksi Pelayanan Non Medis j. Melaporkan hasil pelaporan eksternal rumah sakit kepada Instansi Pemerintah yang membutuhkan. (Dinas Kesehatan Kabupaten, Propinsi dan Departemen Kesehatan) k. Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan unit rekam medis l. Melakukan koordinasi dengan unit dan bagian lain di rumah sakit m. Melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan rekam medis 2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam Medis RSUD KOTA DEPOK
11
Tugas pokok dan fungsi : a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap b. Mengontrol dan mengatur kegiatan sub unit pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan informasi rumah sakit c. Mengontrol pembuatan nomor urut pendaftaran dan dokter d. Melayani pembuatan korespodensi rekam medis (pembuatan surat keterangan medis, visum , dan lain-lain) e. Menyusun jadual dinas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap f. Menerima keluhan dari pihak luar rumah sakit g. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantor h. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur pendaftaran rawat jalan dan rawat inap i. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis 3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi : a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas pelaksana pengolahan data, koding, dan pelaporan, pelaksana assembling, analisa dan pengelolaan dan pelaksana penyimpanan dan pendistribusian rekam medis b. Mengontrol dan mengawasi kegiatan sub unit pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan dan penyimpanan dan pendistribusian rekam medis c. Menyusun jadual dinas sub unit penyimpanan dan pendistribusian rekam medis d. Membantu membuat analisa data (statistik) e. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan kantor
RSUD KOTA DEPOK
12
f. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur (SOP) pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan rekam medis serta penyimpanan dan pendistribusian rekam medis g. Membuat dan memeriksa laporan internal dan eksternal rumah sakit h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab pendaftaran dan informasi 4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan gawat darurat Tugas pokok dan fungsi : a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat d. Mendaftarkan bayi baru lahir e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer) f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien 5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi Tugas pokok dan fungsi : a. Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, UGD, kamar bersalin, dan ODC b. Membuat peneng / gelang pasien rawat inap c. Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan d. Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inap e. Menerima telepon masuk ke RSUD Kota Depok f. Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit g. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien dan pengunjung RSUD tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di RSUD Depok h. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit dan narkoba RSUD KOTA DEPOK
13
i. Membuat pemberitahuan kehadiran dokter praktek di RSUD Depok 6. Pelaksana Korespodensi Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi : a. Melayani permintaan surat keterangan medis dan resume medis untuk
persyaratan klaim pasien b. Melayani permintaan visum pasien c. Mengajukan permintaan pengisian surat keterangan medis, resume medis dan visum kepada dokter yang bertanggung jawab d. Membuat ketikan hasil visum dokter. 7. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Tugas pokok dan fungsi : a. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan b. Mengkoding Diagnosis Pasien Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat sesuai ICD X c. Mengkoding tindakan / prosedur sesuai ICD 9 d. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan e. Membuat Laporan Internal RSUD Depok f. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit 8. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi : a. Mengecek kelengkapan pemulangan berkas rekam medis rawat inap b. Melakukan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat c. Melakukan assembling berkas rawat inap d. Mengajukan kelengkapan berkas rawat inap e. Membuat laporan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat 9. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Tugas pokok dan fungsi : RSUD KOTA DEPOK
14
a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien berobat b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis g. Menyortir berkas rekam medis non aktif
BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA RSUD KOTA DEPOK
15
VIII.1 Hubungan Internal Unit Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan bagian yang ada di RSUD Kota Depok. Hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas unit rekam medis dengan unit dan bagian lain. Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan unit rekam medis terdiri dari unit : 1. Unit Rawat Jalan 2. Unit Gawat Darurat 3. Unit Rawat Inap 4. Unit Kamar Operasi 5. Unit Kamar Bersalin 6. Unit Laboratorium 7. Unit Radiologi 8. Unit Farmasi 9. Unit Gizi 10. Unit IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit) 11. Unit Laundry Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis adalah bagian manajemen dari RSUD Kota Depok yaitu : 1. Bidang Pelayanan Medis 2. Bidang Penunjang Medis 3. Bidang Keperawatan 4. Bagian Tata Usaha
SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL
RSUD KOTA DEPOK
16
Unit
Unit Kamar
Unit
Unit
Rawat Jalan
Operasi
Laboratorium
Radiologi
Unit Gawat
Unit
Darurat
Gizi
Unit Rekam Medis Unit
Unit
Rawat Inap
Farmasi
Unit
Manajemen
Kamar
Unit
Unit
IPSRS
Laundry
Bersalin
Hubungan kerjanya sebagai berikut : 1. Unit Rawat Jalan Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat rawat jalan b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan c. Pengolahan Data dan Pelaporan : -
Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan
-
Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh petugas pelaporan rekam medis
RSUD KOTA DEPOK
17
2. Unit Gawat Darurat Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran Gawat Darurat : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit gawat darurat. b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat darurat 3. Unit Rawat Inap Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran Gawat Darurat : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit gawat darurat. b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat darurat
4. Unit Kamar Bersalin Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin dalam koordinasi untuk pelayanan : RSUD KOTA DEPOK
18
d. Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit kamar bersalin. e. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar bersalin f.
Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar bersalin
5. Unit Kamar Operasi Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar operasi dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit kamar operasi b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar operasi c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar operasi 6. Unit Laboratorium Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit laboratorium dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya nomor rekam medis pasien b. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit laboratorium RSUD KOTA DEPOK
19
7. Unit Radiologi Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit radiologi dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya nomor rekam medis pasien b. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit radiologi 8. Unit Farmasi Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit farmasi dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya nomor rekam medis pasien b. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan obat di unit farmasi 9. Unit Gizi Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gizi dalam koordinasi untuk pelayanan : Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan di unit gizi 10. Unit IPSRS Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit IPSRS dalam koordinasi untuk pelayanan : Perawatan Fasilitas dan Sarana pelayanan di Unit Rekam Medis 11. Unit Linen Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit linen dalam koordinasi untuk pelayanan : RSUD KOTA DEPOK
20
Petugas linen membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan pengadaan linen. 12. Manajemen Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam koordinasi untuk pelayanan : a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang digunakan di unit rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha. b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan dengan bagian SDM tata usaha c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu pelayanan di RSUD Kota Depok VIII.2 Hubungan eksternal Unit Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan laporan rumah sakit dengan : 1. Dinas kesehatan tingkat I 2. Dinas kesehatan tingkat II 3. Departemen kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)
BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
RSUD KOTA DEPOK
21
IX.1 Ketenagaan Unit Rekam Medis Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok memberlakukan pola ketenagaan sebagai berikut : No.
Jabatan
Pengaturan Jadwal
1.
Kepala Unit Rekam Medis
2.
Penanggung
Dinas Pagi
Jawab Dinas Pagi
Pendaftaran,
Informasi
dan
Korespodensi Rekam Medis 3.
Penanggung Jawab Pelaporan, Dinas Pagi Analisa
dan
Penyimpanan
Rekam Medis 4.
Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam Jalan dan Gawat Darurat
5.
Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam Inap dan Informasi
6.
Pelaksana
Pengolahan
data, Dinas Pagi
koding dan Pelaporan 7.
Pelaksana Assembling, analisa Dinas Pagi dan pengelolaan rekam medis
8.
Pelaksana
Penyimpanan
dan Dinas Pagi, Siang, dan Malam
Distribusi Rekam Medis
Jumlah petugas di unit rekam medis 30 orang, yang terdiri dari : 1. Kepala Unit Rekam Medis : 1 orang 2. Penanggung Jawab Pendaftaran, informasi dan korespodensi rekam medis : 1 orang 3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis : 1 orang RSUD KOTA DEPOK
22
4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat Petugas Pendaftaran : 7 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan malam 1 orang. 5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission). Petugas admission : 8 orang. Shift pagi 2 orang, siang 2 orang dan malam 1 orang. 6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Petugas : 3 orang. 7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Petugas : 2 orang. 8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Petugas : 9 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan malam 1 orang. IX. 2 Kualifikasi Personil Kualifikasi Personil unit rekam medis. 1. Kepala Unit Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat 2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis. 3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan 4. Penyimpanan Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis 5. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis 6. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat RSUD KOTA DEPOK
23
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III. 7. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III 8. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III IX.3 Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia) Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Unit Rekam Medis khususnya dan RSUD Kota Depok umumnya diperlukan pembinaan/ pengembangan kompetensi tenaga rekam medis. Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah : 1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja 2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis : a. Pendidikan Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan D3 Rekam Medis. b. Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Unit Rekam Medis dilaksanakan melalui : i.
Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh RSUD Kota Depok setiap 6 bulan sekali
ii.
Pelatihan
eksternal
yaitu
program
pelatihan
yang
diselenggarakan oleh pihak luar RSUD Kota Depok diantaranya:
Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi
Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9
Pelatihan Customer Service
Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian
RSUD KOTA DEPOK
24
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.
RSUD KOTA DEPOK
25
Kegiatan orientasi yang dilakukan di Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok meliputi beberapa hal sebagai berikut : A. Organisasi Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit dan Unit Rekam Medis B. Visi, Misi Unit Rekam Medis
Merupakan pengenalan Visi dan Misi Unit Rekam Medis sebagai bekal untuk dapat melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan berkualitas. C. SDM Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Unit Rekam Medis yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian SDM. D. Pelayanan Memperkenalkan alur pelayanan Unit Rekam Medis sebagai pelayanan non medis di RSUD Kota Depok E. Sarana dan Prasarana Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan pelayanan rekam medis. F. Fisik Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RSUD Kota Depok dan menjelaskan mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku.
BAB X PERTEMUAN / RAPAT Pertemuan / Rapat internal di unit rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan sekali. Rapat unit rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3 (tiga) bulan sekali. Pertemuan / rapat unit rekam medis membahas permasalah dan kendala yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas unit rekam medis. Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana unit rekam medis terkecuali berhalangan dengan alasan yang jelas. RSUD KOTA DEPOK
26
Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah sebagai berikut : 1. Daftar hadir 2. Agenda Rapat 3. Notulen Rapat Format Notulen Rapat Hari, tanggal Tempat Pemimpin Rapat Notulen Rapat Jumlah Peserta
: : : : :
Rapat Agenda Rapat
:
Hasil Rapat
:
BAB XI PELAPORAN Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan yang ada di RSUD Kota Depok. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak internal dan eksternal RSUD Kota Depok. Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RSUD Kota Depok diserahkan kepada : 1. Direktur RSUD Kota Depok 2. Kepala Bidang Pelayanan Medis Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RSUD Kota Depok diserahkan kepada : 1. Dinas Kesehatan Tingkat II (Kota / Kabupaten) RSUD KOTA DEPOK
27
2. Dinas Kesehatan Tingkat I (Propinsi) 3. Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu : 1. Laporan Bulanan Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu : a. Laporan eksternal rumah sakit
RL 5.1 Pengunjung
RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap
RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
b. Laporan internal rumah sakit
Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap
Laporan Kunjungan Rawat Jalan
Laporan Kunjungan Rawat Inap
Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)
Laporan Kunjungan Kamar Bersalin
Laporan Kegiatan Kamar Bersalin
Laporan Kegiatan Kamar Operasi
Laporan Rujukan Rawat Jalan
Laporan Rujukan Rawat Inap
Laporan Indeks Penyakit Rawat Inap
Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Inap
Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
Laporan 10 Besar Penyakit Unit Gawat Darurat
Laporan 10 Besar Penyakit di Kamar Bersalin
Laporan 10 Besar Tindakan di Kamar Operasi
Laporan Kematian
RSUD KOTA DEPOK
28
2. Laporan Tahunan
RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
RL 2 Ketenagaan
RL 3 Pelayanan
RL 3.1 Rawat Inap
RL 3.2 Rawat Darurat
RL 3.3 Gigi dan Mulut
RL 3.4 Kebidanan
RL 3.5 Perinatologi
RL 3.6 Pembedahan
RL 3.7 Radiologi
RL 3.8 Laboratorium
RL 3.9 Rehabilitasi Medik
RL 3.10 Pelayanan Khusus
RL 3.11 Kesehatan Jiwa
RL 3.12 Keluarga Berencana
RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit
RL 3.14 Rujukan
RL 3.15 Cara Bayar
RL 4 Morbiditas dan Mortalitas
RL 4a Penyakit Rawat Inap
RL 4b Penyakit Rawat Jalan
RSUD KOTA DEPOK
29
RSUD KOTA DEPOK
30
