PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS
RS MITRA SIAGA JL. PALA RAYA NO.54 DAMPYAK KRAMAT KABUPATEN TEGAL TELP (0283) 353387
1
BAB I PENDAHULUAN
Organisasi rumah sakit mempunyai bentuk yang unik, yang berbeda dengan organisasi lain pada umumnya. Rumah sakit mempunyai kekhususan yang lahir dari adanya hubungan yang terjadi antara Medical Staff ( kelompok dokter) dan Administrator atau CEO (manajemen) serta Governing Body. Body . Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi tersebut di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang jelas antar bagian. Ada 4 elemen dalam suatu struktur organisasi, yaitu : 1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja 2. Adanya standarisasi kegiatan kerja 3. Adanya koordinasi kegiatan kerja 4. Besaran seluruh organisasi Dari pengertian diatas tentang organisasi dan struktur organisasi, maka di dalam suatu rumah sakit, yang merupakan kumpulan dari banyak orang dengan keahlian/ spesialisasi yang beragam, perlu di tetapkan struktur organisasi sehingga tujuan dari rumah sakit t ersebut dapat terlaksana dengan baik dan terarah.
2
BAB I PENDAHULUAN
Organisasi rumah sakit mempunyai bentuk yang unik, yang berbeda dengan organisasi lain pada umumnya. Rumah sakit mempunyai kekhususan yang lahir dari adanya hubungan yang terjadi antara Medical Staff ( kelompok dokter) dan Administrator atau CEO (manajemen) serta Governing Body. Body . Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi tersebut di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang jelas antar bagian. Ada 4 elemen dalam suatu struktur organisasi, yaitu : 1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja 2. Adanya standarisasi kegiatan kerja 3. Adanya koordinasi kegiatan kerja 4. Besaran seluruh organisasi Dari pengertian diatas tentang organisasi dan struktur organisasi, maka di dalam suatu rumah sakit, yang merupakan kumpulan dari banyak orang dengan keahlian/ spesialisasi yang beragam, perlu di tetapkan struktur organisasi sehingga tujuan dari rumah sakit t ersebut dapat terlaksana dengan baik dan terarah.
2
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
Rumah Sakit Mitra Siaga Tegal berawal dari sebuah Balai Pengobatan atau RS bagi karyawan
yang dimiliki oleh Perusahaan Daerah ( Perusda ) Jawa Tengah Tengah yang
memproduksi benang dan kain yaitu Perusda TEXIN berdisi sejak tahun 1960an. Pada perkembangannya Perusda di gabung ke Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) sehingga RS yang dikelola dibawah BUMN Persero PT Industri Sandang Sandang ( PT INSAN). Pada saat dikelola oleh PT INSAN RS disewakan kepada Yayasan Rumah Sakit Islam dan berganti nama RSI TEXIN. Pada tahun 2004
Persero PT . Industri Sandang Nusantara memutuskan untuk
menjual salah satu assetnya yaitu RS TEXIN. Pihak yayasan RSI yang selama ini menyewa dan mengelola RS asset PT. INSAN bersama para dokter mitra bermusyawarah untuk dapat memiliki dan sekaligus mengembangkan RS Texin di masa depan. Dari hasil musyawarah itulah yang menjadikan cikal bakal terbentuknya perseroan yang akan mengelola RS Texin. Pada hari jumat tanggal 22 Oktober 2004 terjadi penanda tanganan akta jual beli RS Texin dari PT Industri Sandang Nusantara kepada Perseroan ( nama Perseroan belum dibakukan ). Setelah penandatangan akta jual beli dan pemegang saham mengadakan Rapat Umum Pemegang Saham maka beberapa keputusan penting yang dilakukan adalah menetapkan nama perseroan yaitu PT. TEXIN PERMATA HUSADA dan nama Rumah Sakit Menjadi RUMAH SAKIT MITRA SIAGA. Selanjutnya di aktakan oleh notaris M.M. Lily Setiawati, Setiawati, SH dengan dengan akta nomor 22 22 tanggal 29 Oktober 2004. Berdasar keputusan Menteri hukum dan dan Hak Asazi Manusia R.I no .31498.HT.01.01 .31498.HT.01.01 TH 2004 tanggal 29 desember 2004 tentang Pengesahan Akta pendirian Perseroan terbatas PT Texin Permata Husada dengan NPWP 02.326.684.4-501.000, serta Tanda Daftar Perusahaan TDP no. 112318500122 dan surat ijin penyelenggaraan RS sesuai Keputusan Menteri Kesehatan RI no. YM.02.04.3.5.4020 YM.02.04.3.5.4020 tanggal 13 September 2005.
3
Jenis-jenis pelayanan kesehatan di RS Mitra Siaga Tegal adalah sebagai berikut : 1. Pelayanan rawat jalan; 2. Pelayanan rawat darurat; 3. Pelayanan rawat inap; 4. Pelayanan rawat intensif; 5. Pelayanan kesehatan khusus; a.
Pelayanan hemodialisa;
b.
Pelayanan Psikiatri
c.
Pelayanan check up;
d.
Klinik Nyeri;
e.
Pelayanan bedah;
6. Pelayanan Rehabilitasi medik; 7. Pelayanan penunjang diagnostik (laboratorium, radiologi) 8. Pelayanan Farmasi.
BAB III VISI, MISI, TUJUAN FALSAFAH, DAN NILAI – NILAI NILAI BUDAYA RUMAH SAKIT
:
Visi
Rumah Sakit Swasta dengan pelayanan prima, menjadi pilihan dan rujukan rujukan
masyarakat
Tegal dan sekitarnya.
Misi
a.
:
Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi, memuaskan dan terjangkau masyarakat
b.
Terwujudnya pelayanan kesehatan yang mudah, cepat dan tepat
c.
Menciptakan hubungan kemitraan yang baik dengan pihak luar baik profesional medis maupun bidang kemasyarakatan
d.
Menjadi rumah sakit yang terakreditasi
e.
Menjadi rumah sakit yang ramah lingkungan 4
:
Tujuan
a)
Tujuan Umum Rumah Sakit Mitra Siaga adalah mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal bagi semua lapisan masyarakat dalam rangka terwujudnya masyarakat adil dan makmur melalui pendekatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh dan dengan tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan.
b)
Tujuan khusus Rumah Sakit Mitra Siaga adalah a. Meningkatkan loyalitas SDM terhadap Rumah Sakit Mitra Siaga. b. Meningkatkan profesionalisme SDM sesuai standar kompetensi c. Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna (promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif) sesuai dengan standar baku pelayanan kesehatan. d. Memenuhi kebutuhan pelanggan. e. Meningkatkan kualitas mutu pelayanan kesehatan. f. Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. g. Meningkatkan pertumbuhan rumah sakit. h. Memberikan pelayanan yang terjangkau oleh semua lapisan masyarakat. i. Mewujudkan pengembangan fisik rumah sakit sesuai dengan harapan masyarakat sehingga mampu bersaing di era globalisasi.
Falsafah
:
Mengutamakan kemitraan dan kerjasama guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan paripurna tanpa uang muka.
Nilai – Nilai Budaya Rumah Sakit :
Nilai Dasar Spritual, Profesional, Semangat, Inovatif, pembelajar, Kasih sayang, Kerjasama, Integritas dan Ikhlas. 1.
SPRITUAL Sikap dan perilaku yang menjunjung tinggi kebenaran dan keadilan
universal, hukum alam dan kebesaran Tuhan Yang Maha Esa. 2.
PROFESIONAL Sikap dan perilaku kerja yang menjunjung tinggi etika dan standar –
standar profesi. 3.
SEMANGAT Sikap dan perilaku kerja/pelayanan yang dilaksanakan dengan sungguh –
sungguh, disiplin disertai dengan perasaan senang dan gembira. 5
4.
INOVATIF Sikap dan perilaku yang kreatif dan berani mengambil resiko untuk
mencoba hal – hal baru. 5.
PEMBELAJAR Sikap dan perilaku yang senantiasa bersedia memberi bantuan dan
bersedia melayani dengan ramah, hangat dan bersahabat. 6.
KASIH SAYANG Sikap dan perilaku yang senantiasa bersedia melayani dengan ramah,
hangat dan bersahabat. 7.
KERJA SAMA Sikap dan perilaku yang sanggup bekerja sama dalam sebuah tim,
menghargai perbedaan dan keragaman, serta menghargai kelebihan dan hak orang lain. 8.
INTEGRITAS Sikap dan perilaku yang jujur dan terbuka, utuh dan satu antara pikiran,
ucapan dan perbuatan. 9.
IKHLAS Sikap dan perilaku yang tulus, tanpa pamrih, dapat menerima kelebihan dan
kekurangan.
6
BAB IV
Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Mitra Siaga Tegal
KETERANGAN : Warna ungu
: Pemilik
Warna abu-abu
: Level jabatan Koordinator
Warna Hijau
: Level Jabatan Diektur
Warna putih
: Level jabatan staf
Warna orange
; Level Jabtan Manager
Warna coklat
: Rekanan eksternal
Warna kuning
: Level Jabatan Asisten Manager
BAB V STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT MITRA SIAGA TEGAL
DIREKTUR
WADIR.Pelayanan
Manager Penunjang Medis dan Non Medis
4
BAB V STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT MITRA SIAGA TEGAL
DIREKTUR
WADIR.Pelayanan
Manager Penunjang Medis dan Non Medis
Ka. Sie . Rekam Medis
TPPRJ / RI
Assembling
Koding / Indeksing
Filing
Pelaporan
STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT MITRA SIAGA TEGAL
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Manager Penunjang Medis dan Non Medis Ka. Instalasi Rekam Medis Pelaksana Assembling Pelaksana Kodng dan Indeksing Pelaksana Pelaporan Pelaksana Visume et Repertume Pelaksana Filing
8. 9.
Pelaksana Koordinator Pendaftaran Pelaksana Pendaftaran
: dr. Fitria Rahmawati : Sustriyanto , Amd.PK : Worro Permata : Puji Astuti : Dita Ayuningtyas : Puji Astuti : a. Rizal Purnomo b. Adi Setiawan : Choiriyah Annur : a. Liza Susan b. Yuli Rohmalia c. Laela Muntiroh d. Nur Laeli Hidayah e. Tanti Hernani f. Nur Apriliani g. Novitasari Eka R h. Putri Novitasari i. Muhamad Nur wahid j. Iwan Syafei k. Yogi Prihandoyo l. Chavis Ilham Syahputra m. Adinda Nur Baeti n. Lutfiana Astuti
A. KUALIFIKASI SUMBERDAYA MANUSIA Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kesehatan
nomor
81/MENKES/SK/I/2004 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan SDM Kesehatan ( Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah seseorang yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan. Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Pola ketenagaan di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Siaga merupakan salah satu bagian dari arah pengembangan SDM kesehatan di Rumah Sakit Mitra Siaga khususnya tenaga perekam medis. Pola ketenagaan ini terdiri dari kebutuhan tenaga berdasarkan standar ketenagaan Departemen Kesehatan RI, Standar Akreditasi RS, dan Pedoman Tindak Lanjut Program Analisis Jabatan oleh Menteri Penerangan yang dikompilasikan dengan
secara tepat, maka pola ketenagaan ini dapat tersusun dengan baik sehingga pelaksanaan kegiatan pelayanan dapat mencapai target yang telah ditentukan. Adapun secara khusus pola ketenagaan di Bagian Rekam Medis disusun berdasarkan kebutuhan dan tujuan pelayanan Rekam Medis di RS Mitra Siaga. Tujuan pelayanan di Bagian Rekam Medis adalah memberikan pelayanan rekam medis yang profesional dan bermutu sesuai dengan target yang ingin dicapai. Sedangkan dalam menentukan kebutuhan tenaga di Bagian Rekam Medis harus sesuai dengan standard tertentu melalui proses yang sistematis serta alasan yang jelas mengenai jumlah dan jenis tenaga yang dibutuhkan. Standard tenaga rekam medis di RS Mitra Siaga ditentukan dengan kriteria Sebagai berikut:
1. Kompetensi tenaga rekam medis sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 377/Menkes/SK/III/2007
2. Deskripsi tugas masing-masing urusan di seksi rekam medis rumah sakit Mitra Siaga adalah sebagai berikut :
1. Kepala Seksi Rekam Medis a. Nama Jabatan : Kepala Seksi Rekam Medik b. Tugas Pokok Mengelola dan melaksanakan peraturan maupun kebijakan manajemen bidang administrasi pasien dan rekam medis untuk mendukung terselenggaranya pelayanan yang cepat, tepat, akurat, bermutu, dan terpadu. c. Wewenang 1. Meminta laporan kegiatan pelayanan medis / keperawatan dan penunjang medis kepada petugas terkait 2. Meneliti dan mengoreksi laporan-laporan yang disampaikan oleh petugas petugas lainnya 3. Mengusulkan dan melaporkan kebutuhan atau masalah yang timbul dibagian rekam medik kepada direktur melalui Wadir Pelayanan 4. Memberikan penilaian staf dibawahnya dengan benar dan objektif 5. Memberi teguran dan sanksi lisan kepada bawahan yang melakukan kesalahan. d. Uraian Tugas 1. Melaksanakan kebijakan manajemen bidang pengelolaan rekam medik
2. Menyusun pedoman pelaksanaan (petunjuk pelaksana dan petunjuk klinis) pengelolaan rekam medik pasien rawat jalan dan pasien rawat inap termasuk tindakan dan rujukan 3. Mensosialisasikan kebijakan manajemen rekam medik dan sistem informasi manajemen pasien kepada staf dan petugas terkait 4. Memberikan pembinaan bimbingan dan pengarahan teknis pelaksanaan rekam medik 5. Mengawasi dan mengendalikan serta mengevaluasi pelaksanaan kegiatan rekam medik secara terus menerus dan berkesinambungan 6. Membuat laporan kegiatan pelayanan rumah sakit secara rutin dan berkala dengan benar, akurat, termasuk pembuatan data-data pelayanan rumah sakit 7. Mengadakan kerjasama dan koordinasi dengan staf dan petugas lain dalam meningkatkan mutu rekam medik 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Direktur e.
Persyaratan Jabatan
1. Sekurang-kurangnya lulusan diploma III Rekam Medik yang berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang luas dalam bidang rekam medik dan sistem informasi kesehatan 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai. 8. D3 Rekam Medis dengan pengalaman kerja dibidang Rekam Medis > 3 tahun. 9. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office 2007 10. Memiliki kemampuan Manajemen Pengelolaan Rekam Medis 11. Mampu mengarahkan, membina dan mengembangkan potensi staf. 12. Mampu mempersiapkan dan memberikan presentasi. f. Tanggung Jawab 1. Terselenggaranya pengelolaan pelayanan rekam medik yang tertib, benar, teratur, aman dan sesuai dengan pedoman yang berlaku 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya dibagian rekam medis dan umumnya di rumah sakit 3. Terwujudnya pengelolaan rekam medik yang semakin efisien dan efektif serta sebagai pusat informasi data pasien rumah sakit 4. Optimalisasi penerapan petunjuk pelaksana / teknis rekam medik baik pasien
5. Kebenaran, keamanan & kerahasiaan data rekam medik pasien 6. Terpeliharanya fungsi dan kebersihan prasarana dan sarana pelayanan rekam medik
2. Pengelolaan Rekam Medik
Pengelolan rekam medik meliputi : 2.1.
ASSEMBLING
a. Nama Jabatan : Staf Urusan Assembling b. Tugas Pokok Melaksanakan pengelolaan proses assembling pasien rawat jalan dan rawat inap secara efektif dan efisien. c. Wewenang 1. Meminta dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan rawat inap dari petugas jaga poliklinik dan petugas ruang rawat inap. 2. Memberikan teguran kepada petugas jaga poliklinik dan petugas ruang perawatan agar segera menyerahkan data-data yang diperlukan untuk pengelolaan proses assembling dokumen rekam medik. d. Uraian Tugas 1. Menerima Dokumen Rekam Medik
Rawat Jalan dan Rawat Inap dari
poliklinik dan ruangan dengan buku ekspedisi 2. Rawat jalan dan Rawat Inap a.
Rawat Jalan Menerima Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan dari Poliklinik dengan membawa buku ekspedisi untuk menghitung jumlah dokumen yang masuk tiap harinya
b. Rawat Inap Menerima Dokumen Rekam Medis Rawat Inap dari masing – masing ruangan . Menyortir kelengkapan Dokumen Rekam Medik Rawat Inap dengan Kartu Kendali dan mengembalikan Dokumen Rekam Medik yang belum lengkap secara kualitas maupun isinya ke Ruang Keperawatan yang bersangkutan untuk segera dilengkapi dalam jangka waktu 2 x 24 Jam 3. Menyusun urusan berkas rekam medik tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku 4. Mencatat data pasien pulang dari sensus harian rawat inap ke masingmasing buku catatan pengembalian dokumen rekam medik rawat inap
5. Mengecek dokumen rekam medik yang kembali dari ruangan dengan catatan yang tertera pada buku catatan pengembalian dokumen rekam medik rawat inap masing-masing ruangan 6. Mencari dokumen rekam medik yang diperlukan tetapi belum selesai diadakan pengolahan / assembling 7. Melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan oleh atasan.
e. Persyaratan Jabatan 1. Sekurang-kurangnya lulusan
SMA
sederajat yang
berpengalaman
dibidangnya. 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi, dan motivasi tinggi terhadap institusi pekerjaannya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses assembling dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai f. Tanggung Jawab 1.Terselenggaranya pengelolaan proses assembling pasien rawat jalan dan rawat inap dengan tertib, cepat dan tepat sesuai pedoman yang berlaku. 2.Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medik. 2.5 CODING
a.
Nama Jabatan
Staf Urusan Coding b. Tugas Pokok
1.
Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit dan kode tindakan pasien berdasarkan buku ICD-10 dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.
2. c.
Mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer
Wewenang
Meminta dokumen rekam medik pasien rawat inap dan rawat jalan yang sudah lengkap dari petugas assembling. d. Uraian Tugas
1. Memberikan kode penyakit dan kode tindakan pada rekam medis rawat jalan dan rawat inap sesuai diagnosis yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – X.
2. Mengoreksi penulisan Diagnosis pada dokumen rekam medis
pasien
rawat jalan dan rawat inap untuk memudahkan dalam pengkodeannya, apabila kurang tepat, dikonfirmasikan dengan ruang perawatan yang bersangkutan.
3. Menginventarisir diagnosis-diagnosis yang tidak dapat dikode karena faktor tidak terbaca dan tidak ada dalam ICD- X
4. Membantu menyusun indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap 5. Melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan oleh atasan. e.
Persyaratan Jabatan
1. Sekurang-kurangnya
lulusan
diploma
III
Rekam
Medik yang
berpengalaman dibidangnya. 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi, dan motivasi tinggi terhadap institusi pekerjaannya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pelayanan koding Dokumen Rekam Medis. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai 8. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office 2007 f.
Tanggung Jawab
1. Terselenggaranya pemberian kode penyakit, kode operasi dan kode sebab kematian dokter dari Dokumen Rekam Medis pasien rawat inap dengan tertib, cepat dan tepat sesuai pedoman yang berlaku. 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medik.
2.3.
INDEXING
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Index Rawat Jalan dan Rawat Inap b. Tugas Pokok :
Melaksanakan pelayanan indeksing Dokumen Rekam Medis pasien rawat inap dengan baik, cepat, tepat, tertib dan teliti. c. Wewenang :
Meminta Dokumen Rekam Medis pasien rawat jalan, rawat inap dari
d.
Uraian Tugas :
1. Menginventarisir / mengindeks pasien rawat jalan dan rawat inap sesuai kode ICD-X berdasarkan jenis kelamin, umur, dan ketentuan pasien pulang sesuai yang ada pada sensus harian. 2. Merekapitulasi indeks tersebut setiap akhir bulan untuk disusun Laporan Morbiditas pasien rawat inap ( RL 2a ), Laporan Morbiditas pasien rawat jalan ( RL 2b ), Laporan Mortalitas (laporan kematian) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi, indeks sebab kematian, periode Bulanan, Triwulan, dan Tahunan. 3. Menyusun laporan 10 macam penyakit terbanyak pasien rawat jalan dan rawat inap dalam periode Bulanan, Triwulan, Tahunan. 4. Menyusun laporan kematian dalam laporan 10 macam penyebab kematian terbanyak pasien rawat inap dalam periode 3 ( tiga ) bulan sekali 5. Membuat laporan kematian dengan periode 1 ( satu ) bulan sekali 6. Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan penyimpanan indeks 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. e. Persyaratan Jabatan : 1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat Rekam Medis yang berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses Indeksing dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f.
Tanggung Jawab: 1. Melakukan entrian sesuai dengan indek penyakit dan tindakan medis 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medis.
2.5 SURAT KETERANGAN MEDIK & VISUM ET REPERTUM a.
Nama Jabatan :
Staf Urusan Pengelolaan Surat keterangan Medik dan Visume Et
b.
Tugas Pokok :
Pengelolaan surat keterangan medik & visume et repertum untuk mendukung terselenggaranya pelayanan yang baik di rekam medik. c.
Wewenang :
1. Menyusun konsep visume et repertum dan surat keterangan medik berdasarkan data medik yang ada dalam berkas rekam medis 2. Mengadakan perbaikan atau revisi atas konsep visum et repertum dan surat keterangan medik yang telah dilakukan oleh Dokter
yang
bersangkutan
untuk
kemudian
dimintakan
tandatangan pada Dokter. d.
Uraian Tugas :
1. Menerima dan mengagendakan Surat Permintaan Visum Et Repertum dari kepolisian setelah ada disposisi dari Pimpinan 2. Menerima permintaan Asuransi Jasa Raharja / Asuransi lainnya dari pasien, keluarga pasien, maupun penanggungjawab / pengurus 3. Menyerahkan Surat Kuasa / Surat Pernyataan kepada pemohon untuk diisi sebelum Informasi ditulis pada blangko atau Formulir Asuransi 4. Menyusun konsep Visum Et Repertum dan Surat Keterangan Medik berdasarkan data medik yang ada dalam berkas rekam medik. Untuk Surat Keterangan Medik , dimintakan persetujuan Pemaparan Data Medik dari pasien yang bersangkutan sebelum dibuatkan konsepnya 5. Mengadakan perbaikan atau revisi atas konsep Visum et Repertum dan Surat Keterangan Medik yang telah dilakukan oleh Dokter yang bersangkutan untuk kemudian dimintakan tandatangan Dokter 6. Mengagendakan Visum Et Repertum dan surat Keterangan Medik yang telah di tandatangani sebagai bukti serah terima atas Visum Et Repertum dan Surat Keterangan medik tersebut. e.
Persyaratan jabatan : 1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat yang berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses pembuatan Visume et Repertum dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f.
Tanggung Jawab : 1. Terselenggaranya pelayanan pembuatan visume et repertum dan resume medis di RS Mitra Siaga 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medis
2.5 FILLING a.
Nama Jabatan :
Staf Urusan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ( Filling ) b.
Tugas Pokok :
Melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis dengan tertib, cepat, tepat. c.
Wewenang :
1. Meneliti dan mengoreksi dokumen rekam medis 2. Memberikan masukan pada petugas agar bekerja teliti, tertib dan teratur 3. Mengusulkan diadakannya pemusnahan dokumen yang telah diretensi. d.
Uraian Tugas :
1. Bertanggung Jawab atas pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis 2. Mencari kembali dokumen rekam medik bila ada kunjungan ulang pada rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medisnya 3. Menyimpan kembali dokumen yang telah digunakan ditempat penyimpanan 4. Menerima
dan
menandatangani
Buku
penyerahan
(Buku
Ekspedisi) 5. Melakukan pemilihan dokumen rekam medik yang masa
6. Menyusutkan ( merentensi ) dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh sarana pelayanan kesehatan. 7. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan. e.
Persyaratan Jabatan : 1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat Rekam Medis yang berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses filing dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f.
Tanggung Jawab : 1. Penyediaan dokumen pasien lama dan penyimpanan kembali dokumen rekam medis dari poliklinik maupun dari ruang perawatan/ bangsal 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medis.
2.5 PELAPORAN a.
Nama Jabatan :
Staf Urusan Pelaporan b.
Tugas Pokok :
Melaksanakan Pelaporan kegiatan pelayanan medis rumah sakit secara efektif dan efisien. c.
Wewenang :
1. Meminta petugas pendaftaran , Poliklinik, perawat bangsal dan petugas indeksing untuk melengkapi database pelayanan rumah sakit mitra Siaga ke dalam komputer 2. Memberikan teguran kepada petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap, petugas jaga poliklinik dan petugas ruang perawatan agar segera melengkapi data-data yang diperlukan untuk pengelolaan pelaporan kegiatan pelayanan rumah sakit . d.
Uraian Tugas :
1. Mengerjakan kegiatan P2M ( Penyakit menular ) atau laporan 1x24 Jam untuk dilaporkan ke Dinas / Instasi terkait. 2. Mengerjakan pelaporan penyakit menular, mencakup Imunisasi, Pelayanan gigi dll. 3. Data klasifikasi 20 macam penyakit, sebab kematian, jenis operasi, dan kegiatan pelayanan dokter dalam periode tertentu. 4. Tingkat efisiensi rumah sakit. 5. Cakupan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, laboratorium, dan radiologi. 6. Laporan RL_1, RL_2, RL_3, RL_4, RL_5, dan RL_6. 7. Penyajian grafik-grafik kegiatan rumah sakit. 8. Bertanggung jawab meneruskan rekam medis ke instasi terkait sesuai
dengan
buku
pedoman
yang
berlaku
dengan
menggunakan buku ekspedisi. 9. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan e.
Persyaratan Jabatan : 1. Sekurang-kurangnya lulusan diploma III Rekam Medik yang berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses Pelaporan dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai. 8. kemampuan manajemen pengolahan dan pelaporan data
f.
Tanggung Jawab : 1. Tersediannya laporan intern dan ekstern di Rumah Sakit Mitra Siaga 2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit rekam medis.
2.6.
KOORDINATOR PENDAFTARAN a. Nama Jabatan
Koordinator Pendaftaran b. Tugas Pokok
Melakukan pengawasan dan melaporkan kegiatan pelayanan
c.
Wewenang
1. Memberikan teguran kepada petugas pendaftaran yang melakukan kesalahan 2. Meminta petugas pendaftaran melengkapi data entrian rawat jalan dan rawat inap serta melengkapi catatan – catatan data dasar dokumen rekam medis d. Uraian Tugas
1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Melaksanakan Pencatatan Data dasar pasien Rawat Inap dan rawat Jalan ke dalam komputer 3. Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP ) 4. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada sarana dan prasarana yang kurang memadai 5. Melaporkan kepada kepala rekam medik apabila ada kerusakan sarana dan prasarana 6. Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana di unit pendaftaran 7. Mencari Dokumen RM Rawat Jalan pasien yang mau kontrol kembali 8. Melaksanakan pencatatan data dasar pasien Baru sesuai dengan identitas KTP / KK ke dalam Dokumen RM 9. Melaksanakan pembuatan Kartu Identitas berobat ( KIB) setiap pasien baru rawat inap maupun rawat jalan 10.Melaporkan Setiap complain yang terjadi di Unit Pendaftaran kepada kepala rekam medis 11.Mengawasi tugas dan tanggung jawab staf pendaftaran 12.Melaksanakan koordinasi dengan staf pendaftaran setiap sifnya 13.Melaksanakan Brifing setiap pagi dengan staf pendaftaran yang sift malam 14.Melaksanakan iklim kerja yang sejuk di unit pendaftaran 15.Menjadi motivator dan contoh yang baik di unit pendaftaran 16.Menampung semua masukan , keluhan dan saran dari staf pendaftaran untuk selanjutnya dikoordinasikan kepada kepala rekam medis minimal 3 hari sekali
e.
Persyaratan jabatan
1. Sekurang-kurangnya
lulusan
SMA
sederajat
yang
berpengalaman dibidangnya 2. Berkepribadian dan berakhlak baik 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan proses pendaftaran pasien baik rawat jalan maupun pasien rawat inap. 7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai. 8. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office 2007 9. Inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat 10. Mampu mengarahkan, membina dan mengembangkan potensi staf dibawahnya f.
Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab kepada Kepala bagian Rekam Medik 2.7
PENDAFTARAN a. Nama Jabatan
Pendaftaran b. Tugas Pokok
1. Melakukan Pencatatan data dasar pasien ke dalam Dokumen Rekam Medis 2. Melakukan Entrian data dasar pasien ke dalam komputer c.
Wewenang
1. Meminta Fotocopy KTP atau meminjam KTP Pasien untuk melakukan Pencatatan ke dalam dokumen rekam medis dan entri data ke dalam komputer 2. Menerima Persyaratan pasien asuransi / Tagihan Rumah Sakit maupun BPJS d. Uraian Tugas
1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku 2. Melaksanakan Pencatatan Data dasar pasien Rawat Inap dan rawat Jalan ke dalam computer
4. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada sarana dan prasarana yang kurang memadai 5. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada kerusakan sarana dan prasarana 6. Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana di unit pendaftaran 7. Melaksanakan pencatatan data dasar pasien Baru sesuai dengan identitas KTP / KK ke dalam Dokumen Rekam Medis Pasien 8. Melaksanakan pembuatan Kartu Identitas berobat ( KIB) setiap pasien baru rawat inap maupun rawat jalan 9. Melaporkan Kebutuhan Formulir Rawat Inap maupun rawat jalan kepada kepala rekam medik setiap bulannya 10. Melaporkan Setiap complain yang terjadi di Unit Pendaftaran kepada kepala rekam medis 11. Melaksanakan iklim kerja yang sejuk di unit pendaftaran e.
Persyaratan jabatan
11. Sekurang-kurangnya
lulusan
SMA
sederajat
yang
berpengalaman dibidangnya 12. Berkepribadian dan berakhlak baik 13. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya 14. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik 15. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain 16. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan pross pendaftaran pasien baik r awat jalan maupun pasien rawat inap. 17. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai. f.
Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab kepada Kepala bagian Rekam Medik
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN SDM instalasi rekam medis RS. Mitra Siaga berjumlah 22 orang dan sesuai dengan struktur organisasi bagian rekam medis terbagi menjadi 2 sub bagian yaitu sub Bagian Pendaftaran dan pengelolaan berkas serta sub bagian Pengolahan data dan Pelaporan Instalasi rekam medis RS. Mitra Siaga dikepalai oleh seorang kepala instalasi dengan pendidikan D3 Rekam Medis yang sudah berpengalaman minimal 3 tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM instalasi rekam medis adalah sebagai berikut:
No Pendidikan
Keterangan
Jabatan
Jumlah
Sudah mengikuti 1
D3 Rekam
Pelatihan manajemen
Kepala Bagian Rekam
Medis
Rekam Medis dasar,
Medis
1
statistik RS, koding
2
3
SMA
Pengalaman di Unit
sederajat
Pendaftaran > 3 tahun
SMA sederajat
Pengalaman di Unit Rekam Medis > 3 tahun Sudah mengikuti
4
5
SMA
D3 sederajat
Pelatihan Koding & Indeksing Pengalaman di Unit Rekam Medis > 3
Koordinator Pendaftaran
Staf Pelaksana Assembling
Staf Pelaksana Koding Indeksing Staf Pelaksana Visume et repertume
1
1
1
1
tahun
6
7
8
SMA sederajat
SMA sederajat
SMA sederajat
Pengalaman di Unit Rekam Medis > 3 tahun
Staf Pelaksana Analising Reporting
1
Pengalaman di Unit Rekam Medis > 3
Staf Pelaksana Filling
3
tahun Pengalaman di Unit Rekam Medis > 1 tahun TOTAL
Staf Pelaksana Pendaftaran
15
24
C. PENGATURAN SHIFT Rekam Medis RS Mitra Siaga dibagi menjadi dua sub bagian yaitu sub bagian pendaftaran dan pengelolaan berkas serta sub bagian Pengolahan data dan pelaporan. Adapun penempatan staf dan pengaturan shift pada bagian rekam medis RS Mitra Siaga dapat dijabarkan dalam tabel berikut:
NAMA JABATAN
Kepala Bagian Rekam Medis
KUALIFIKASI FORMAL &
Waktu
JML
INFORMAL
Kerja
SDM
D3 Rekam Medis (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Rekam medis )
Koordinator
SMA Sederajat ( Pengalaman > 3
Pendaftaran
Tahun Di Pendaftaran
Staf Asssembling
Staf Koding dan Indeksing Staf Pelaksana Visume et repertume Staf Pelaksana Analising Reporting Staf Pelaksana Filling
Staf Pelaksana Pendaftaran
Jumlah
Non
SMA Sederajat (Pelatihan
1 Shift Non Shift
2 Shift
1
2 Shift
1
2 Shift
1
2 Shift
1
2 Shift
3
3 Shift
15
Rekam Medis)
D1 ( Mengikuti Pelatihan Koding)
SMA ( Pengalaman di Rekam Medis > 3 Tahun )
SMA Sederajat ( Pengalaman di Rekam Medis > 3 Tahun )
SMA Sederajat ( Pengalaman di Rekam Medis > 3 Tahun )
SMA Sederajat ( Pengalaman di Pendaftaran > 1 Tahun )
1
24
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA REKAM MEDIS Keterkaitan Hubungan Kerja Rekam Medis RS MitraSiaga Tegal dengan Unit Lain
Bidang Medis
Direktur
- IGD - PONEK - IRNA - IRJA - OK
Bidang Umum - sarpras - Logistik - Clining Service
WADIR.Pelayanan
Bidang Penunjang Medis
- Administrasi umum
Pengendali Asuransi
Manager Manager
- Laboratorium - Farmasi - Radiologi - Fisioterapi - Gizi
Penunjang Medis dan Non Medis
Ka. Rekam Medis
Bidang IT
Bidang Keuangan
Bidang Keperawatan
- rawat inap - rawat jalan - OK - Kebidanan
Bidang Marketing
Staf Pelaksana Rekam Medis Bidang Humas
Tabel 3. Tata Hubungan Kerja
1.
Instalasi Gawat Darurat a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam medis b. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan gelang pasien c. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan stiker map rawat inap dan rawat jalan
2.
Poliklinik a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam medis b. Koordinasi terkait terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan gelang pasien bagi yang rawat inap c. Koordinasi terkait penyerahan dokumen rekam medis setelah selesai pelayanan
3.
Farmasi a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam medis b. Koordinasi terkait kebutuhan laporan kefarmasian ke dinkes Kabupaten tegal dan kemenkes
4.
5.
HRD dan DIKLAT
a.
Koordinasi terkait pemenuhan sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
b.
Koordinasi terkait penilaian kinerja karyawan
c.
Koordinasi terkait pemberian sanksi terhadap karyawan yang melanggar
d.
Koordinasi terkait penggajian karyawan
e.
Koordinasi terkait kepersonaliaan
f.
Koordinasi terkait pelatihan karyawan
Gizi a.
6.
7.
Berkoordinasi terhadap kebutuhan dokumen rekam medis
Sarpras dan Rumah Tangga
a.
Koordinasi terkait inventarisasi Komputer , Printer ,dan Scaner
b.
Koordinasi terkait kebutuhan Alat tulis kantor
c.
Koordinasi terkait kebutuhan Formulir Rekam Medis , Map Rekam Medis
d.
Koordinasi terkait kebutuhan sarpras ( AC , Meja ,Kursi ,Almari , Rak Filing dll )
e.
Kordinasi terkait perbaikan sarpras ( AC ,Meja ,Kursi , Lampu , Almari dll )
f.
Koordinasi terkait perbaikan fasilitas umum
Kasir a. Koordinasi dalam administrasi untuk kelengkapan resume medis untuk klaim baik RI maupun RJ
8.
Instalasi Rawat Inap, ICU , Flamboyan a. Koordinasi terkait dokumen rekam medis b. Koordinasi terkait pasien pindah dan pulang c. Koordinasi terkait laporan penyakit menular dan tidak menular
9.
10.
Clining service ( CS ) a. Melakukan koordinasi terhadap kebersihan ruang Rekam medik secara keseluruhan IT a. Berkoordinasi terhadap permasalahan yang timbul pada program (sistem) komputer di
rekam medis. b. Kendala – kendala masalah jaringan computer c. Berkoordinasi terhadap kerusakan dan perbaikan terhadap permasalahan di komputer d. Permintaan program & data
11.
Humas a. Koordinasi terkait Komplain pasien dan keluarga
12.
Marketing a. Koordinasi terkait Pemenuhan data marketing
BAB VIII POLA KETENAGAAN & KUALIFIKASI STAFF
1.
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan
bertujuan
untuk
mempertahankan
dan
meningkatkan
kemampuan
organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Adapun kualifikasi sumber daya manusia di Rekam Medis RS Mitra Siaga Tegal adalah berdasarkan penghitungan beban kerja sebagai berikut : Tabel 4. Penghitungan Beban Kerja Rekam Medis
3. Tugas Pokok : ka. Rekam medis
No
Uraian Tugas
A. 1
Norma Waktu
Satuan
60
menit/kegiatan
Melaksanakan Fungsi Perencanaan
Menyiapkan bahan rancangan kebijakan Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan berdasarkan peraturan yang berlaku dan referensi terkait
2
Menyiapkan bahan usulan program Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
60
menit/kegiatan
3
Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Rumah Sakit Mitra Siaga
60
menit/kegiatan
60
menit/kegiatan
60
menit/kegiatan
4
Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan
5
Menyiapkan bahan rancangan Prosedur Tetap Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
6
Menyusun rencana Informasi Kesehatan
pelaksanaan
kegiatan
Instalasi
Rekam
Medis
dan 60
menit/kegiatan
7
Menyusun usulan kebutuhan dan pengembangan Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
tenaga di lingkungan 60
menit/kegiatan
Menyusun usulan kebutuhan dan pemeliharaan sarana penyelenggaraan Rekam Medis dan Informasi kesehatan
60
menit/kegiatan
9
Menyiapkan bahan Laporan eksternal maupun internal
60
menit/kegiatan
10
Menyusun Rencana Anggaran Belanja ( RAB ) di Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
60
menit/kegiatan
60
menit/kegiatan
60
menit/kegiatan
Mengatur jumlah dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan
60
menit/kegiatan
Melaksanakan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan
60
menit/kegiatan
120
menit/kegiatan
Menghadiri pertemuan – pertemuan yang diselenggarakan oleh rumah sakit
60
menit/kegiatan
Mengikuti Pelatihan – pelatihan yang diadakan oleh rumah sakit
60
menit/kegiatan
Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada ditempat
60
menit/kegiatan
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran tugas rumah sakit
60
menit/kegiatan
Mengarahkan penentuan jumlah , jenis dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan
60
menit/kegiatan
Mengarahkan penetuan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pelayanan di bagian rekam medik
60
menit/kegiatan
22
Mengkoordinir jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di bagian rekam medik
60
menit/kegiatan
23
Memberikan motivasi untuk meningkatkan pengetahuan keterampilan dan sikap
60
menit/kegiatan
Memberikan program orientasi karyawan kepada karyawan baru
60
menit/kegiatan
25
Memberikan bimbingan dan arahan kepada semua staff dibagian rekam medik
60
menit/kegiatan
26
Mensosialisasikan /menginformasikan hal – hal penting yang perlu diketahui oleh karyawan : Kebijakan , peraturan ketentuan , SPO ,hasil rapat dan sebagainya
60
menit/kegiatan
8
B. Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian 11
Melaksanakan monitoring dan Informasi Kesehatan
12
Membuat laporan Informasi Kesehatan
13 14 15 16 17 18 19
dan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis
pelaksanaan
kegiatan
Instalasi
Rekam
Medis
dan
Mengadakan Pertemuan rutin 1 Bulan sekali dengan Staff Rekam Medik
C. Melaksanakan Fungsi Pengarahan 20
21
24
D. Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi 27 28
29
30 31
Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan dibagian rekam medik
60
menit/kegiatan
Mengawasi Pelaksanaan program kerja di bagian rekam medik
60
menit/kegiatan
Mengendalikan ,memonitor dan mengawasi semua karyawan di bagian rekam medik agar mentaati prosedur , peraturan dan tata tertib yang berlaku
60
menit/kegiatan
Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di bagian rekam medik
60
menit/kegiatan
Melakukan Penilaian kinerja karyawan di bagian RM
60
menit/kegiatan
2. Tugas Pokok : Assembling
No
Uraian Tugas
1
Menerima Dokumen Rekam Medik Rawat Inap dari ruangan dengan buku ekspedisi ( max 2x 24 jam )
2 3
Norma Waktu
Satuan
0.25
menit/dokumen
Menyusun urusan berkas rekam medik tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3
menit/Dokumen
Melakukan Pengecekan Kelengkapan tiap - tiap formulir rekam medis rawat inap
5
menit/dokumen
4
Menyortir kelengkapan Dokumen Rekam Medik Rawat Inap dengan Kartu Kendali dan mengembalikan Dokumen Rekam Medik yang belum lengkap secara kualitas maupun isinya ke Ruang Keperawatan yang bersangkutan untuk segera dilengkapi dalam jangka waktu 2 x 24 Jam
0.1
menit/dokumen
5
Mencatat data pasien rawat inap dari sensus harian rawat inap ke masing-masing buku catatan pengembalian dokumen rekam medik rawat inap / ruangan Menerima Dokumen Rekam Medik Rawat jalan dari poliklinik dengan buku ekspedisi
0.25
menit/dokumen
6
0.02
7
melakukan Pengecekan Kelengkapan tiap - tiap formulir rekam medis rawat jalan
1
8
Mencatat data pasien rawat jalan dari sensus harian rawat jalan di masing-masing buku poliklinik
0.5
menit/dokumen menit/dokumen menit/dokumen
3. Tugas Pokok : Koding dan Indeksing
No
1
Uraian Tugas
Memberikan kode penyakit pada rekam medik rawat inap sesuai diagnosis yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – X Memberikan kode Tindakan pada rekam medik rawat inap sesuai Tindakan yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – 9 Memberikan kode penyakit pada rekam medik rawat Jalan sesuai diagnosis yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – X
2
3
Norma Waktu
Satuan
1.5
menit/dokumen
menit/dokumen 1.5 0.5
4
Menginventarisir diagnosis-diagnosis yang tidak dapat dikode karena faktor tidak terbaca
0.1
5
Mengentri hasil pelayanan ke dalam indeks penyakit di komputer,
0.1
6
Mengentri hasil pelayanan tindakan ke dalam indeks Tindakan Medis di komputer,
0.1
7
Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas)
60
menit/dokumen menit/dokumen menit/dokumen menit/dokumen menit/Laporan
4. Tugas Pokok : Filing
No
Uraian Tugas
1
Mampu Melaksanakan Pencarian Dokumen Rekam Medis rawat jalan
2
Mendistribusikan Dokumen Rekam Medis ke poli masing masing yang dituju
3
Mencari Dokumen Rekam medis untuk Pasien yg masuk dari IGD ( Pasien Lama )
4
Norma Waktu
Satuan
0.25
0.5
menit/dokumen
menit/10 Dokumen
4
menit/dokumen
Memasukkan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke dalam rak filing
3
menit/dokumen
5
Memasukkan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan ke dalam rak filing
1
menit/dokumen
6
Mampu Melaksanakan Retensi terhadap dokumen rekam medis medis yang sudah in aktif / 5 tahun terakhir kunjungan
0.5
7
melakukan pengecekan terhadap dokumen Rekam Medis setiap section / rak
0.5
8
Melaporkan kepada Kepala Rekam medik apabila ada kerusakan sarana dan prasarana
10
9
Melaksanakan pencatatan setiap Dokumen RM yang keluar
0.5
menit/dokumen
menit/dokumen menit/dokumen menit/dokumen
10
Melakukan Pengecekan terhadap Dokumen rawat inap yang sudah rusak
5
menit/dokumen
11
Melakukan Pengecekan terhadap Dokumen rawat jalan yang sudah rusak
5
menit/dokumen
5. Tugas Pokok : Koding dan Indeksing
No
Norma Waktu
Uraian Tugas
1
A. laporan intern
2
Melengkapi data rawat jalan
3
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan Rawat Jalan setiap hari menerima sensus harian dan mengentri ke dalam data indikator rawat inap
4
Satuan
1
menit/kegiatan menit/kegiatan
15 5
menit/kegiatan
30
menit/kegiatan
5
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan Rawat Inap Setiap hari
6
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan Pasien IGD Setiap hari
5
7
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan Pasien Kebidanan Rawat Inap dan Rawat Jalan
5
8
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan berdasarkan cakupan wilayah kecamatan dan kelurahan
1
9
Melaksanakan Tugas Pembuatan Indikator Rawat Inap ( BOR , LOS ,TOI , GDR ,NDR,dll )
15
10
Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Tindakan di Kamar Operasi ( IBS )
15
11
Melaksanakan managemen
12
Update Laporan RL 1 – RL 5 Tiap Bulan
30
menit/kegiatan
13
Update Laporan ke Dinkes Kabupaten dan Dinkes Propinsi tiap bulan
20
menit/kegiatan
14
Update Laporan Sistem Informasi Rumah Sakit ( SIRS Online ) tiap Bulan
Pembuatan
Laporan
Ekstern
menit/kegiatan menit/kegiatan menit/kegiatan menit/kegiatan menit/kegiatan
/
30
menit/kegiatan
6. Tugas Pokok : Visume dan Claim Asuran
No
Uraian Tugas
1
membuat visume et repertume apabila ada permintaan dari kepolisian
2
memintakan pengisian resume medis untuk pasien yang mau claim asuransi
3
memintakan berkas penunjang : laborat , copy resep ,radiologi , kuitansi dll
4
Norma Waktu
Satuan
15
15
menit/dokumen menit/dokumen menit/dokumen
10 15
memintakan pengisian surat keterangan untuk pasien poliklinik
menit/dokumen
7. Tugas Pokok : Pendaftaran
No
Uraian Tugas
Norma Waktu
Satuan
A. pendaftaran poliklinik 1
Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru
3
menit/pasien
2
Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama
5 2
menit/pasien
3
menit/pasien
4
Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan )
5
5
mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS
3
menit/dokumen
6
Pembuatan kartu Berobat mencatatat data dasar pasien rawat inap dari poliklinik di RM 1
2
menit/dokumen
3
menit/dokumen
0.5
menit/dokumen
7
menit/dokumen
8
tanda tangan sep pasien dari poliklinik
9
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum )
2
10
Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap
4
menit/dokumen
11
Membuat Gelang Identifikasi pasien berdasarkan jenis kelamin
2
menit/dokumen
12
menjelaskan tentang persetujuan rawat inap
5
menit/dokumen
13
Membuat kartu penunggu 2 lembar
2
menit/dokumen
14
Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs
2
menit/dokumen
15
membersihkan ruangan
16
memanggil pasien B. IGD
3
menit/pasien
17
Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru IGD
5
menit/pasien
30
menit/dokumen
menit/kegiatan
Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan 19 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama 18
5 10
menit/pasien menit/pasien
20
Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan )
5
21
mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS
5
menit/dokumen
22
Pembuatan kartu Berobat mencatatat data dasar pasien rawat inap dari I GD di RM 1
2
menit/dokumen
7
menit/dokumen
23
menit/dokumen
24
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum )
10
25
Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap
10
menit/dokumen
26
Membuat Gelang Identifikasi pasien berdasarkan jenis kelamin dan stiker map
5
menit/dokumen
27
menjelaskan tentang persetujuan rawat inap
10
menit/dokumen
28
Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs
1
menit/dokumen
29
membuat kuitansi pendaftaran dan tindakan IGD
5
menit/dokumen
30
merakit dokumen RM yang sudah siap di kirim ke ruangan
2
menit/dokumen
31
merapikan ruangan setelah pergantian sift
2
menit/kegiatan
32
mengecek formulir - formulir yg di butuhkan di IGD C. Pendaftaran Flamboyan
3
menit/kegiatan
33
Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru
3
menit/pasien
Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan 35 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama
3 2
menit/pasien
34
menit/dokumen
menit/pasien
36
Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan )
3
37
mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS
3
menit/dokumen
38
Pembuatan kartu Berobat
2
menit/dokumen
39
mencatat data dasar pasien rawat inap dari poliklinik di RM 1
3
menit/dokumen
40
tanda tangan sep pasien dari poliklinik
0.5
menit/dokumen
41
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum )
3
42
Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap
4
menit/dokumen
43
menjelaskan tentang persetujuan rawat inap
5
menit/dokumen
44
Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs
2
menit/dokumen
45
mencari status pasien rawat jalan
2
menit/dokumen
46
penulisan kuitansi rawat jalan ( pasien umum )
5
menit/dokumen
47
brifing setelah selesai pelayanan
15
menit/kegiatan
menit/dokumen
menit/dokumen
BAB IX ORIENTASI PEGAWAI Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis , sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes , jadwal orientasi sesuai tabel dibawah ini ; Hari
kegiatan Materi
Tempat
Tujuan
Hari
Tempat
- Visi, Misi RS
Mengetahui visi misi Rumah Sakit
- Struktur Organisasi RS
Mengetahui susunan organisasi Rumah Sakit beserta jajarannya
- Peraturan Perusahaan
- Pengenalan lingkungan RS
Pemberi
Presentasi dan sosialisasi Aula Lt. 2
Mengetahui dan memahami tata tertib,hak dan kewajiban sebagai karyawan
Mengenal situasi dan lingkungan kerja yang ada di Rumah Sakit
Materi
HRD
Kunjungan ke masing-masing Unit /Ruangan
Orientasikhusus:
II
- Pengenalan struktur organisasi unit rekam medis
- Mengetahui susunan organisasi rekam medis
- Pengenalan alat-alat pendukung unit rekam medis
- Mengetahui alat-alat apa saja yang ada di unit rekam medis Pemberian materi dan praktek
Rekam Medis
- Pengenalan SPO, dan buku pedoman penyelenggaraan unit rekam medis
- Pengenalan buku-buku pendukung unit rekam medis
- Mengetahui SPO dan buku penyelenggaraan rekam medis - Mengetahui buku-buku apa saja yang ada di rekam medis
Koordin ator Rekam Medis
III
Alurdokumenrekammedis
- Catat nomor rekam medis di struk pendaftaran pada tracer
Mengetahui sistem pelayanan dokumen rekam medis
Pemberian materi dan praktek
Rekam
Staf Rekam Medis
Medis
- Ambil dokumen rekam medis di roll o'pack sesuai nomor yang tertera pada struk, selipkan tracer di tempat dokumen RM keluar - Distribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik/UGD/counter rawat inap yang dituju
- Sisir dokumen rekam medis yang sudah selesai kontrol diruang poliklinik/UGD
- Berikan kode diagnosa kepada petugas koding
- Filling kembali dokumen rekam medis di roll o'pack
IV
Assembling
- Terima dokumen rekam medis dari Nurse Station - Cek kelengkapan formulir rawat inap
- Apabila ada formulir tidak lengkap, catat di kartu kendali dan di input di kompuer, kembalikan dokumen rekam medis yang tidak lengkap ke NS asal untuk dilen ka i - Susun urutan formulir rekam medis sesuai urutan perakitan assembling - Berikan kode diagnosa dan tindakan sesuai kode ICD X d an ICOPIM ke bagian koding
Mengetahui sistem kerja di
Pemberian materi dan praktek
Staf Rekam Medis Rekam
B. PELAKSANAAN
C.
1.
Pelaksanaan orientasi karyawan baru dilakukan selama 3 Bulan .
2.
Jadwal Orientasi dibuat oleh koordinator dan diserahkan pada hari pertama masuk orientasi.
METODE
1. diskusi 2 Praktek lapangan
D.
EVALUASI
1. Pada akhir masa orientasi diadakan tes tertulis dan tes praktek mengenai apa yang telah didapat selama orientasi. 2. Hasil penilaian ditulis dalam formulir penilaian orientasi dan dimintakan persetujuan Manajer Penunjang Medis.
BAB X RAPAT
A.
Pengertian Rapat adalah suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu.
B.
Tujuan Pelaksanaan Rapat
1.
Mengidentifikasi permasalahan – permasalahan yang timbul saat proses pelayanan Rekam medik berlangsung
2.
Mencari akar permasalahan serta solusi atas permasalahan yang timbul dalam proses pelayanan
3.
Sebagai media komunikasi untuk kelancaran proses pelayanan Rekam medik agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
BAB XI PELAPORAN
A. Pengertian
Pelaporan adalah suatu sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan rekam medis
B. Jenis Laporan
Perlaporan terkait dengan pelayanan rekam medis terdiri dari :
1.
Laporan Harian.
Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh petugas rekam medis setiap harinya. Proses pelaporan harian meliputi :
� 2.
Laporan Pasien tertentu per jam 00.00 wib
Pelaporan Mingguan
Laporan mingguan adalah laporan yang dibuat oleh petugas rekam medis setiap minggu nya. Proses pelaporan mingguan meliputi :
�
Laporan wabah
3.
Laporan bulanan departemen rekam medis adalah laporan yang dibuat setiap bulannya dan diserahkan kepada manager penunjang medis setiap tanggal 10 dibulan berikutnya, laporan ini berisikan informasi tentang :
4.
a.
Laporan evaluasi pencapaian indikator mutu unit kerja
b.
Laporan statistic rawat jalan dan rawat inap
c.
Laporan external, dinkes kota tegal dan ke wibe site www.buk,depkes.go.id
Laporan Tahunan Laporan yang dibuat oleh koordinator dalam bentuk tertulis dan diserahkan pada akhir tahun, proses pelaporan meliputi : a.
Evaluasi program kerja tahunan
b.
Evaluasi Program mutu
c.
Evaluasi pengelolaan peralatan
d.
Evaluasi SDM dan Diklat
e.
Pola Ketenagaan 41
