PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS
DI RS HARAPAN MULIA
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti
kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi
yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan
untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian
pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan
bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan
rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat
menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan
diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis
yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK
Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat
penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan
dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun
non medis yang bertugas di Rumah Sakit Harapan Mulia
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
Sejarah Rumah Sakit
Rumah Sakit Harapan Mulia adalah unit pelaksana teknis di
lingkungan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang bertangungjawab
kepada Direktur Jenderal Bina Upaya Keseahatan.
Berawal dari sebuah Zending School dari Methodist Episcopat Church
of America yang dibangun tahun 1908, yang kemudian pada tahun 1914
dijadikan Rumah Sakit Zending (Zending Hospital Tjisaroea) oleh dokter
pertamanya yaitu DR.R.G.Perkins. Di tahun 1922 seorang zendingsart dari
Cina, Dr. Cool menggantikannya serta tahun 1927 memindahkannya ke
Sumatera Utara. Tahun 1928 Zending Hospital Tjisaroea diambil alih
S.C.V.T (Belanda) yang selanjutnya dijadikan Sanatorium Voor
Lunglojders, dengan dokter pertamanya CRNF Van Joost, tahun 1935 beliau
pindah ke Sanatorium Batoe Songgoriti. Pergantian kepemimpinan terus
terjadi seperti Dr. Ito Purwosubroto (1931-1934), Dr. W. TH Van Goor
(1934-1937) Dr. MA. Gooszen (1937) Dr. Tjokropratiknyo (1937-1939) Dr.
R. ateng (1938-1940).
Keberadaan Dr. Mas Goenawan di Sanatorium Tjisaroea di mulai tahun
1940 ketika beliau menjadi salah satu dokternya. Akan tetapi beliau
kemudian pindah ke Sanatorium Patjet (akhir tahun 1940) dan Sanatorium
Salatiga. Pada tahun 1950 kepemimpinan di Sanatorium Tjisaroea
diserahkan kepada Dr. Mas Goenawan yang pada waktu itu dijabat oleh
Kapten Hendriks dan membentuk Jawatan Pemberantasan TBC. Pada tahun 1973
Sanatorium Tjisaroea selain melayani pasien TBC juga menerima penderita
Kanker. Pada Bulan Mei 1974 Dr. Mas Goenawan menghidupkan kembali
kegiatan SCVT dan memberikan corak Yayasan pada Sanatorium Tjisaroea.
Pada tanggal 28 April 1978 dikeluarkan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 137/SK/Men.Kes/IV/1978, bahwa Sanatorium Tjisaroea
berubah menjadi RSTP Cisarua Bogor yang merupakan Rumah Sakit Khusus
UPT Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dengan tugas menyelenggarakan
pelayanan rujukan TB Paru, serta menitikberatkan pada pengobatan dan
perawatan bagi penderita TBC. Tahun 1983-1986 RSTP Cisarua dipimpin oleh
Dr. Mohammad Soleh yang kemudian di gantikan oleh Dr.H.Aminudin Nawas
(1986-1990). Pada Tahun 1990-2000 direktur di jabat oleh Dr.H.Boedi
Sadjarwa, AM, DSP yang mengembangkan Program TB Terpadu di RSTP Cisarua.
Sejak tanggal 28 Januari 2000 RSTP di pimpin oleh Dr.H.Yulino Amrie,
Sp.P, DTCE, M.Kes, FCCP. Beliau merupakan dokter spesialis paru dan
magister manajemen rumah sakit yang mengembangkan Poliklinik ASMA dan
PPOK yang sebelumnya masih dilayani di poliklinik paru.
Selain itu juga pada masa kepemimpinan Dr.H.Yulino Amrie, Sp.P
dibangun infrastruktur lainnya seperti pembangunan gedung VIP Melati
yang dulunya merupakan gedung perawatan kelas III, Gedung Perawatan
Terate untuk kelas III dengan 2 lantai, gedung Poliklinik (3 lantai),
Ruang perawatan intensif (ICU) dengan kapasitas 2 tempat tidur, dan
gedung administrasi. Alat medis dan alat diagnostik pun dilengkapai
sesuai dengan tuntutan dan perkembangan.
Tahun 2004 RSTP Cisarua mengalami peningkatan eselon dari eselon
IIIb menjadi eselon IIb dan berganti nama menjadi RSP Dr.M.Goenawan
Partowidigdo sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor: 190/SK/MenKes/2004 tanggal 24 Pebruari 2004.
Kemudian tanggal 31 Maret 2008 diterbitkan Peraturan Menteri
Kesehatan RI nomor 251/ Menkes/PER/III/2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo Cisarua Bogor.
Pada tanggal 17 Juni 2009, diterbitkan Surat Keputusan Menteri
Keuangan Republik Indonesia Nomor 226/KMK.05/2009 tentang Penetapan RSP
Dr.M.Goenawan Partowidigdo Cisarua sebagai instansi pemerintah yang
menerapkan pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum dan tanggal 18 Juni
2009 diterbitkan surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
437/Menkes/SK/VI/2009 tentang peningkatan kelas RSP Dr. M. Goenawan
Partowidigdo Cisarua dengan klasifikasi Rumah Sakit khusus Kelas A.
Pada akhir tahun 2009 Dr. H. Yulino amrie, Sp.P, DTCE, M.Kes, FCCP
memasuki masa pensiun. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI
No. 1055/Menkes/SK/XI/2009 tanggal 13 November 2009, Direktur Rumah
Sakit dijabat oleh Dr. Hj. Zubaedah T, Sp.P., MARS. Pembangunan dan
pengembangan RSP Dr.M.Goenawan Partowidigdo Cisarua Bogor terus
dikembangkan sesuai dengan tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan
yang berkualitas.
Gambaran Umum
Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo (RSPG) Cisarua Bogor
adalah Rumah Sakit BLU Khusus Kelas A sesuai Keputusan Menteri Kesehatan
RI Nomor 437/MENKES/SK/VI/2010. Nomor Kode rumah sakit
024.04.02.415511.KD sedangkan Izin operasional sesuai Surat Keputusan
Menteri Kesehatan RI nomor 444/Menkes/SK/XII/2012 tanggal 28 Desember
2012.
RSPG terletak di kawasan parawisata yang berhawa sejuk puncak dan
berada pada ketinggian kuranglebih 500 – 800m dari permukaan laut,
tepatnya di Jalan Raya Puncak KM 83. PO BOX 28, Desa Cibeureum,
Kecamatan Cisarua Kode Pos 16750, Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Nomor
telepon (0251) 8253630, 8257663, Faksimili (0251) 8254782, 8257662.
Alamat Surat Elektronik:
[email protected],
[email protected], Website: www.rspg-cisarua.co.id. RSPG memiliki
luas lahan tanah 69.661m2 dan luas bangunan 15.521m2.
Pelayanan RSPG terdiri dari pelayanan kesehatan paru sebagai
layanan utama dan ditunjang dengan pelayanan spesialistik lainnya
seperti spesialis anak, bedah, penyakit dalam, kandungan, dan penyakit
kulit & kelamin. Pelayanan lainnya seperti pelayanan gawat darurat,
pelayanan penunjang (farmasi, laboratorium, radiologi) dilakukan selama
24 jam.
Saat ini RSPG mempunyai total kapasitas tempat tidur sebanyak 170
yang diperuntukan bagi seluruh lapisan masyarakat termasuk pengguna
Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan jaminan lainnya yang bekerja sama
dengan Rumah Sakit Harapan Mulia
BAB III
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN
A. VISI
Rumah Sakit Harapan Mulia telah menetapkan visi yaitu :
" Menjadi Rumah Sakit Paru Terbaik Dalam Rangka Mendukung Masyarakat
Yang Sehat, Mandiri dan Berkeadilan".
B. MISI
Menjadi terbaik dalam:
I. Pelayanan Kesehatan
Mengembangkan Pelayanan Paru dan pendidikan kesehatan serta
pelayanan spesialistik lainnya,
Menjamin kepuasan pelanggan terhadap pelayanan rumah sakit
II. Kompetensi
Mengembangkan sumber daya manusia profesional dengan komposisi dan
proporsi yang sesuai
III. Proses Kerja
Mengembangkan sarana dan prasarana serta teknologi kesehatan yang
canggih dan up to date,
Mengembangkan tata kelola rumah sakit yang akuntabel, transparan,
dan responsibel.
C. NILAI BUDAYA
Dalam rangka mendukung tercapainya Visi dan Misi tersebut di atas
seluruh pegawai Rumah Sakit Harapan Mulia mempunyai komitmen dengan
menerapkan nilai budaya organisasi sebagai berikut :
1. Integritas,merupakan keteguhan hati berlandaskan komitmen bersama
untuk mencapai tujuan, dengan cara :
Melayani sepenuh hati dengan selalu menunjukan senyum yang tulus
kepada siapapun
Memberi informasi yang jelas dan benar sesuai kewenangan
Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu dan Tepat Kualitas
Laporan sesuai dengan data yang sebenarnya
Pengadaan barang sesuai peraturan yang berlaku
Bekerja sesuai SPO
Memelihara fasilitas dengan baik dan bertanggungjawab
Berkomitmen untuk melaksanakan seluruh peraturan RS
2. Profesional, Bekerja sesuai dengan keahlian dan meningkatan
kompetensi terus, dengan cara :
Bekerja sesuai dengan kompetensinya
Cekatan dan trampil dalam bekerja sesuai dengan bidang tugasnya
Bertanggungjawab menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan tepat
kualitas
Berdedikasi, tanggungjawab dan cepat tanggap menjalankan setiap
pekerjaan
Berkeinginan kuat untuk selalu meningkatkan keahlian terus menerus
Bekerja keras dan cerdas serta konsisten memelihara semangat
Menerapkan reward dan punishment secara seimbang
3. Disiplin,Bersikap dan berperilaku sesuai aturan,tertib sistem, taat
prosedur dan konsisten memelihara keselarasan hubungan dengan semua
pihak, dengan cara :
Bekerja sesuai prosedur dan sistem kerja yang berlaku
Menyerahkan laporan sesuai format yang diminta dan tepat waktu
Disiplin terhadap waktu kerja, mentaati janji yang dibuat, dan
berlaku sopan santun
Menjaga kebersihan lingkungan kerja serta mengenakan seragam
sesuai dengan ketentuan.
4. Kerjasama, bersinergi dalam bekerja, dengan cara :
Bersikap dan berperilaku saling menghargai
Menunjukkan kepeduliaan dan saling memiliki dalam semangat kerja
tim
Menjalankan komunikasi secara efektif
Mengutamakan musyawarah dalam mufakat
Memiliki toleransi terhadap perbedaan dan menjunjung persatuan
dalam mencapai tujuan bersama
5. Inovasi, Siap menyampaikan gagasan kreatif dan aplikatif secara
berkesinambungan
Mengoptimalkan sumber daya yang ada
Berani mengemukakan ide / gagasan dan mengembangkannya ke dalam
perencanaan dan tindakan
Selalu mengikuti perkembangan/perubahan terkini
Berpikir dan bertindak antisipatif dalam perspektif jangka panjang
Berani mencoba hal baru yang positif dan bertanggungjawab
6. Kepuasan Pelanggan, Memastikan setiap pelayanan yang diberikan
sesuai dengan kebutuhan dengan mengutamakan kasih sayang dan
keramahan, dengan cara:
Selalu menerapkan 3 S (seyum, salam dan sapa)
Selalu menawarkan bantuan meskipun tidak diminta
Memastikan lingkungan kerja selalu bersih-rapih-teratur serta
semua alat kerja siap pakai dan aman digunakan
Selalu menjaga kerapihan penampilan dan sopan santun berperilaku
kepada semua orang
Menindaklanjuti setiap keluhan pelanggan dengan cepat
Memastikan setiap pelanggan mendapatkan pelayanan sesuai kebutuhan
dan dalam kualitas pelayanan prima
Selalu memastikan setiap alat kerja siap pakai dan aman untuk
digunakan.
D. TUJUAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari Rumah Sakit Harapan Mulia dalam
mencapai visi dan misi adalah sebagi berikut :
1. Terselenggaranya pengembangan pelayanan paru dan pendidikan
kesehatan serta pelayanan spesialistik lainnya
2. Terciptanya sumber daya manusia yang berkualitas sesuai kebutuhan
pengembangan pelayanan
3. Tersedianya sarana, prasarana dan peralatan kesehatan yang sesuai
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
4. Terciptanya citra Rumah Sakit Harapan Mulia yang positif dan
meningkatnya loyalitas pelanggan
5. Terselenggaranya tata kelola rumah sakit yang akuntabel,
transparan, dan responsibel
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS
A. Visi Instalasi Rekam Medis
Menjadi Instalasi pengolahan dan penyajian data pelayanan kesehatan yang
informatif dan up to date.
B. Misi Instalasi Rekam Medis
1. Memberikan pelayanan rekam medis dengan cepat dan tepat
2. Melaksanakan pengolahan data dengan cepat dan tepat
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan perkembangan
IPTEK
C. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan bagi pasien
D. Nilai Instalasi Rekam Medis
1. Cepat,
melaksanakan kegiatan rekam medis dengan cepat
2. Tepat,
melaksanakan pekerjaan dengan tepat/akurat
3. Rahasia,
menjaga kerahasiaan dan keamanan berkas pasien
E. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,
mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana
diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rumah Sakit Harapan Mulia dipimpin oleh Kepala Instalasi
Rekam Medis yang membawahi 2 koordinator yaitu Koordinator Pelayanan Rekam
Medis dan Koordinator Pegolahan Data Rekam Medis.
Koordinator pelayanan rekam medis membawahi 3 pelayanan yaitu
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran IGD/Rawat Inap dan pelayanan
berkas rekam medis.
Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis membawahi 1 pelayanan yaitu
Pengolahan Data Rekam Medis.
Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
BAB VII
URAIAN JABATAN
A. Kepala Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Direktorat : Direktorat Medik dan Keperawatan
Uraian Tugas :
Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis
Menyusun tata cara kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
Membuat data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis
Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non kesehatan
di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan
pengolahan data serta penyajian informasi RSP.Dr.M.Goenawan
Partowidigdo
Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis
dengan cara menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja
ke dalam DP3 untuk pengembangan pegawai
Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Melaksanakan rapat berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Hasil Kerja :
SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data
medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
Uraian tugas bawahan
Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
Petunjuk kerja bawahan
Supervisi pelaksanaan tugas bawahan
Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak
Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan
rekam medis
Laporan dan informasi kinerja Rumah Sakit Harapan Mulia
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Kemenkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Harapan Mulia Informasi
langsung/tidak langsung tentang kegiatan bawahan.
3. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
4. Surat tugas dari manajemen.
5. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi
Rekam Medis.
6. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari
bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam
Medis
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO,
Juknis yang ditetapkan:
Pendaftaran Pasien, baik rawat jalan, IGD dan rawat inap
Pelayanan Berkas rekam medis
meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan peminjaman
berkas rekam medis
Pengolahan data rekam medis
Meliputi Assembling, Coding dan Pelaporan pelayanan rumah sakit
1. 3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan
realisasi.
3. 4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Koordinator Pelayanan Rekam Medis dan Staf
2. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis dan Staf
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI"DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam "Penunjang Medis"Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Koordinator Pelayanan"Instalasi Rekam"Penugasan "
" "Rekam Medis "Medis "Pengkoordinasian "
" " " "kegiatan "
"3 "Koordinator "Instalasi Rekam"Penugasan "
" "Pengolahan Data Rekam"Medis "Pengkoordinasian "
" "Medis " "kegiatan "
"4 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Jalan "dan Keperawatan"pelayanan registrasi "
" " " "pasien. "
"5 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Inap "dan Keperawatan"pelayanan registrasi "
" " " "rawat inap "
"6 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Gawat Darurat "dan Keperawatan"pelayanan registrasi "
" " " "pasien IGD "
"7 "Sub.Bag Perlengkapan "Bagian Umum "Pengadaan ATK dan "
" "dan Rumah Tangga " "sarana pendukung "
" " " "lainnya "
"8 "Kepala Unit lain yang"Bagian lain "Koordinasi tugas "
" "terkait "yang terkait " "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Ruang "Diruang tertutup dan "
" "pengolahan data rekam medis "berventilasi "
"2 "Tempat kerja : Pendaftaran "Diruang tertutup, "
" "Pasien "strategis dan berventilasi"
"3 "Tempat kerja : Arsip Rekam "Diruang tertutup dan "
" "Medis "berventilasi "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress manajerial "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS "PELATIHAN "PENGALAMAN "
" "PENDIDIKAN " " "
"1 "Minimal DIII"Pelatihan manajemen "- Pengalaman di "
" "Rekam Medis."rekam medis "Rekam Medis min 5 "
" " "Pelatihan Pelaporan "tahun. "
" " "Rumah Sakit " "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun
B. Koordinator Pelayanan Rekam Medis
Nama Jabatan : Koordinator Pelayanan Rekam Medis.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran Rawat
Jalan, Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan Pelayanan
Berkas Rekam Medis
Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi:
pendaftaran rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan
berkas RM
Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat
jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM
Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam
medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
Membuat Jadwal Jaga RM IGD dengan persetujuan Kepala Instalasi
Rekam Medis
Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
hal pelayanan rekam medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Hasil Kerja :
1. Koordinator Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis,
Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan
pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.
4. Data pasien terdata pada SIMRS
5. Berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas
7. Laporan kunjungan pasien
8. Hasil kerja lainnya sesuai tugas yang diberikan kepala instalasi
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan
pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pendaftaran.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum'at : jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran berkas rekam medis dengan pasien yang akan
diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas,
dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Pendaftaran pasien.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Pendaftaran Pasien.
2. Mengatur rencana kegiatan Pendaftaran Pasien.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Pendaftaran Pasien dan unit kerja yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, IGD dan Rawat Inap
2. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam "Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Koordinator "Instalasi Rekam "Pengkoordinasian "
" "Pengolahan Data "Medis "kegiatan "
" "Rekam Medis " " "
"3 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Jalan "Keperawatan "pelayanan registrasi "
" " " "pasien. "
"4 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Inap "Keperawatan "pelayanan registrasi "
" " " "rawat inap "
"5 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan "Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Gawat Darurat "Keperawatan "pelayanan registrasi "
" " " "pasien IGD "
"6 "Unit lain yang "Bagian yang "Koordinasi tugas "
" "terkait "terkait " "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Ruang "Diruang tertutup dan "
" "pengolahan data rekam medis "berventilasi "
"2 "Tempat kerja : Pendaftaran "Diruang terbuka, umum dan "
" "Pasien "berventilasi "
"3 "Tempat kerja : Arsip Rekam "Diruang tertutup dan "
" "Medis "berventilasi "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress manajerial "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS "PELATIHAN "PENGALAMAN "
" "PENDIDIKAN " " "
"1 "DIII Rekam "- Pelatihan Rekam "-Pengalaman di rekam "
" "Medis "Medis "medis min 2 tahun. "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun
C. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis
Nama Jabatan : Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Mengkoordinir kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi
kegiatan Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian
RM Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi medis
Menyampaikan data kinerja kegiatan pengolahan data rekam medis
yang meliputi : Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi
Pengembalian RM Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi Medis
Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pengolahan data rekam medis yang meliputi : petugas Assembling,
Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian RM Rawat Inap,
Pelaporan dan Korespondensi Medis
Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam
medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
Melaksanakan kegiatan pengolahan data rekam medis
Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
pengolahan data rekam medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyediaan laporan pelayanan RSPG Cisarua
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Tersedianya data pasien untuk kebutuhan asuransi sesuai dengan SPO
5. Hasil evaluasi kelengkapan rekam medis pasca rawat
6. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
4. ICD-10 dan ICD 9-CM
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu
:
Senin – Jum'at : Jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, koding, indeksing dan
pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran pengolahan data rekam medis.
4. Kebenaran ketepatan waktu laporan pelayanan rumah sakit.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Pelaksana Analisis Kelengkapan Rekam Medis/Assembling
2. Pelaksana Coding
3. Pelaksana Sensus Harian
4. Pelaksana Pelaporan
5. Pelaksana Korespondensi Rekam Medis
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam "Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Koordinator "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pelayanan Rekam "Medis "Pengkoordinasian "
" "Medis " "kegiatan "
"3 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan"Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Jalan "Keperawatan "data pelayanan rawat "
" " " "jalan "
"4 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan"Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Rawat Inap "Keperawatan "data pelayanan rawat "
" " " "inap "
"5 "Ka.Instalasi dan "Bagian Medis dan"Koordinasi tentang "
" "Ka.Ru Gawat Darurat "Keperawatan "data pelayanan IGD "
"6 "Instalasi Penunjang "Bagian yang "Koordinasi tentang "
" "Medis "terkait "data pelayanan di "
" " " "unit penunjang "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Ruang "Diruang tertutup dan "
" "pengolahan data rekam medis"berventilasi "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress manajerial "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN"PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam Medis"- Pelatihan "-Pengalaman di rekam "
" " "Pelaporan Rekam Medis"medis min 2 tahun. "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun
D. Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan
Nama Jabatan : Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal
Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun
jaminan
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam
Medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di poliklinik sesuai dengan tujuan pasien
berobat/keluhan pasien.
2. Data pasien terdata pada SIMRS.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi tentang keberadaan dokter di
poliklinik.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan
Mulia Formulir isian pasien.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menjelaskan kepada pasien tentang pelayanan rawat jalan.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Pelaksana "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pendaftaran"Diruang tertutup dan "
" "pasien "berventilasi "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pelayanan "
" " "pendaftaran rawat jalan. "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS "PELATIHAN "PENGALAMAN "
" "PENDIDIKAN " " "
"1 "DIII Rekam "- Pelatihan Customer "- Pengalaman di "
" "Medis/SLTA "Service. "rekam medis min 2 "
" "Plus " "tahun. "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun
E. Penanggung Jawab Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Nama Jabatan : PJ Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap berjalan sesuai
SOP dan jadwal
Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam
Medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di IGD dan ruangan pelayanan rawat inap.
2. Data pasien terdata di SIMRS.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan
Partowidigdo
3. Daftar fasilitas RS. Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo
4. Formulir isian pasien
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : jam 08.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 08.00 shift III.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan kepada
pasien/keluarga pasien
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Memberikan informasi keadaan ruangan perawatan rawat inap.
2. Memasukkan pasien ke ruang perawatan
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Koordinator "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pengolahan Data "Medis "Pengkoordinasian "
" "Rekam Medis " "kegiatan "
"3 "PJ Pelayanan "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pendaftaran "Diruang tertutup berventilasi "
" "Pasien " "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pelayanan "
" " "pendaftaran IGD dan rawat inap."
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN "PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam Medis/ "- Pelatihan Customer "- Pengalaman di"
" "SLTA Plus "Service. "rekam medis "
" " " "min 2 tahun. "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun
F. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas Rekam Medis
Nama Jabatan : PJ. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas RM
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SOP dan
jadwal
Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis
Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam
Medis
Bertanggung jawab terhadap perhitungan waktu tunggu arsip rekam
medis
Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Pendistribusian berkas rekam medis
3. Evaluasi berkas rekam medis yang masuk dan keluar
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis rawat jalan
1. Berkas rekam medis rawat inap
2. Buku Penerimaan Berkas rekam medis
Perangkat kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 08.00 - jam 16.00.
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran distribusi /ketersediaan berkas rekam medis di poliklinik
3. Pengisian waktu tunggu penyediaan rekam medis
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam "Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Koordinator Pengolahan"Instalasi Rekam "Penugasan "
" "data rekam medis "Medis "Pengkoordinasian "
" " " "kegiatan "
"3 "Penanggung jawab "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "pelayanan rekam medis "Medis "Pengkoordinasian "
" " " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Managemen Rekam "Diruang tertutup dan "
" "Medis "terbuka "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban pelaksanaan "
" " "tugas. "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN "PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam Medis/SLTA "- Pelatihan Rekam Medis "Pengalaman di "
" "Plus " "rekam medis "
" " " "min 2 tahun. "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun
G. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan
Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Pasien Umum
1. Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk
pasien umum dan karyawan Rumah Sakit Harapan Mulia
2. Memasukkan data pasien ke SIMRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Pasien Jaminan
1. Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk
pasien Askes / Jamkesmas / Jamkesda/ jaminan lainnya
2. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
3. Memasukkan data pasien ke SIMRS
4. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
5. Mengecek pengembalian SJP dan kelengkapannya dari poliklinik
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat jalan sesuai dengan kesepakatan
pasien keluarga dan kasus penyakitnya.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Rumah Sakit
Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo.
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menjelaskan kepada paien tentang pelayanan rawat jalan.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Penanggung jawab "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
"3 "Pelaksana "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran IGD dan"Medis "Pengkoordinasian "
" "Rawat Inap " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pendaftaran"Diruang tertutup berventilasi/ "
" " "AC "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pelayanan "
" " "pendaftaran rawat jalan. "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN"PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam "- Pelatihan Customer " "
" "Medis/SLTA Plus "Service. " "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : jarang
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
H. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Pendaftaran IGD
1. Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
2. Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
3. Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat
4. Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
5. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien ketika dinas sore dan malam
6. Membuat RM 01 ketika dinas sore dan malam
7. Memasukkan data pasien ke SIMRS
8. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
9. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
10. Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan ke
petugas IGD
11. Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika
dinas sore dan malam
12. Memulangkan berkas pasien di SIMRS
13. Mengembalikan berkas RM ke ruang arsip RM
14. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Pendaftaran Rawat Inap
1. Melayani pendaftaran pasien rawat inap
2. Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan
pindah ruangan
3. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien
4. Membuat RM 01
5. Memasukkan data pasien ke SIMRS
6. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
7. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
8. Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat dan
menyerahkan ke petugas poliklinik/IGD
9. Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap.
2. Data pasien terdata pada SIMRS
3. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter Rumah Sakit Harapan Mulia
3. Daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Mulia
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 08.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Sabtu : jam 21.00 - jam 08.00 shift III.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
5. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap.
Wewenang :
1. Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap.
2. Memesan ruangan perawatan
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "PJ Pelayanan "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
"3 "PJ Pelayanan "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran IGD dan"Medis "Pengkoordinasian "
" "Rawat Inap " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pendaftaran "Diruang tertutup "
" "IGD dan Rawat Inap "berventilasi/IGD "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pelayanan "
" " "pendaftaran IGD dan rawat inap."
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN "PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam Medis/ "- Pelatihan Customer " "
" "SLTA Plus "Service. " "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
Nama Jabatan : Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Pencarian berkas rekam medis
1. Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke Rumah Sakit
Harapan Mulia di ruang arsip maupun di ruang lain berdasarkan
tracer yang tercetak di SIMRS
2. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika
berkas pasien tidak ditemukan di ruang arsip
3. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang
lain yang terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa
memberi nomor rekam medis baru dan berkas lama tetap harus dicari.
Setelah berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas rekam medis
sementara.
4. Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan melampirkan
tracer ke berkas rekam medis pasien
5. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter
atau bagian lain di Rumah Sakit Harapan Mulia
6. Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Distribusi Rekam Medis
1. Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait
2. Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi
berkas
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
c) Penyimpanan Rekam Medis
1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari
pengolahan data RM.
2. Memeriksa kelengkapan berkas RM dari poliklinik
3. Memulangkan melalui SIMRS berkas RM dari poliklinik
4. Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM
5. Menyimpan berkas RM di Roll O'Pack/rak penyimpanan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Berkas RM tersedia di setiap poliklinik
2. Berkas rekam medis tersedia bagia setiap pasien yang berobat di
RSPG
3. Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis
Bahan Kerja :
1. Tracer
2. Buku Pengembalian RM
3. Hasil pengecekan kelengkapan berkas RM
4. SIMRS
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas
3. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
4. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Mengeluarkan berkas RM dari ruang arsip
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Penanggung jawab "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
"3 "Pelaksana "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran IGD dan"Medis "Pengkoordinasian "
" "Rawat Inap " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pendaftaran"Diruang tertutup berventilasi/ "
" " "AC "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pelayanan RM."
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN"PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam " " "
" "Medis/SLTA " " "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
Nama Jabatan : Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Uraian Tugas :
a) Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera
dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku
pengembalian.
1. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak).
2. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan
rontgennya.
3. Petugas memeriksa kebenaran nomor RM di berkas RM, sampul dan
rontgen pasien.
4. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir
Assembling.
5. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke
ruangan perawatan untuk dilengkapi
6. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Sensus Harian
1. Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
2. Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap
setiap hari
3. Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan
4. Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus,
petugas konfirmasi ke ruangan rawat inap
5. Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
c) Coding
1. Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap setelah pasien
pulang serta berkas jaminan pasien sesuai dengan ICD-10
2. Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
3. Berkas RM yang sudah dicoding siap untuk diinput di komputer
4. Menyerahkan berkas jaminan yang telah dicoding ke Instalasi
Administrasi Pasien
5. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
d) Pelaporan Rekam Medis
Internal :
1. Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai
tanggal 01 di awal bulan berikutnya
2. Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)
3. Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat
jalan, IGD, rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui
program excell
4. Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan
dinput di komputer
5. Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan
Eksternal :
1. Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
2. Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
e) Korespondensi Rekam Medis
1. Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada
pihak yang membutuhkan
2. Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari
pasien langsung
3. Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan
pihak peminta serta Kartu Keluarga untuk permintaan dari
anak/orang tua pasien
4. Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
5. Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
6. Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan
7. Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku
serah terima
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian RM
2. Tersedia laporan tepat waktu
3. Hasil Coding tepat waktu
4. Data sensus harian tepat waktu
5. Terpenuhinya permintaan data medis pasien
Bahan Kerja :
1. Laporan unit pelayanan
2. Sensus Harian
3. SIMRS
4. Buku Pengembalian RM
Perangkat Kerja :
1. ICD-10
2. ICD-9CM
3. Komputer
4. ATK.
5. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Jam 08.00 - jam 16.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan coding
3. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan RM
4. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM
5. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM
6. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan
2. Meberi kode penyakit dan tindakan
3. Memberikan permintaan data medis kepada pihak yang membutuhkan
4. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
"NO "JABATAN "UNIT ORGANISASI "DALAM HAL "
"1 "Ka. Instalasi Rekam"Penunjang Medis "Pelaporan "
" "Medis " "Pengarahan "
"2 "Penanggung jawab "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran Rawat "Medis "Pengkoordinasian "
" "Jalan " "kegiatan "
"3 "Pelaksana "Instalasi Rekam "Penugasan "
" "Pendaftaran IGD dan"Medis "Pengkoordinasian "
" "Rawat Inap " "kegiatan "
Kondisi Lingkungan Kerja :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Tempat kerja : Pengolahan "Diruang tertutup berventilasi/ "
" "Data Rekam Medis "AC "
Resiko Bahaya :
"NO "ASPEK "FAKTOR "
"1 "Stress operasional "Tanggung jawab dan beban "
" " "pelaksanaan tugas pengolahan "
" " "data RM. "
Syarat Jabatan :
"NO "JENIS PENDIDIKAN"PELATIHAN "PENGALAMAN "
"1 "DIII Rekam "Coding (petugas coding) " "
" "Medis/SLTA "SIRS (petugas pelaporan)" "
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
INTERN
EKSTERN
Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis
komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan.
Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IGD, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator
dalam penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak
ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Kemenkes, Dinkes baik provinsi maupun daerah.
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu
kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia
yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke
luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut
seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah
orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi
Rekam Medis Rumah Sakit Harapan Mulia adalah sebagai berikut :
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo"
"NAMA JABATAN "PENDIDIKAN "TENAGA YANG "
" " "ADA "
"Ka. Instalasi Rekam Medis "D III Rekam Medis "1 "
" "(Pelatihan Rekam Medis + " "
" "pengalaman minimal 2 " "
" "tahun) " "
"Koordinator Pelayanan Rekam "DIII Rekam Medis "1 "
"Medis "(Pengalaman minimal 2 " "
" "tahun) " "
"Koordinator Pengolahan Data "DIII Rekam Medis "1 "
"Rekam Medis "(Pengalaman minimal 2 " "
" "tahun) " "
"Penanggung Jawab Pendaftaran"SLTA Plus (Pelatihan "1 "
"Rawat Jalan "Customer Service) " "
"Penanggung Jawab Pendaftaran"SLTA Plus (Pelatihan "1 "
"Rawat IGD/Rawat Inap "Customer Service) " "
"Penanggung jawab Arsip Rekam"DIII Rekam Medis / SLTA "1 "
"Medis "Plus " "
"Staf Pendaftaran rawat "SLTA "3 "
"jalan " " "
"Staf RM IGD/Rawat Inap "DIII Rekam Medis dan SLTA "5 "
"Staf Arsip Rekam Medis "SLTA "4 "
"Staf Pengolahan data RM "DIII Rekam Medis dan SLTA "4 "
"Jumlah " "22 "
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk
mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis
memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai
dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga,
ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga
yang ada.
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam Rumah Sakit Harapan Mulia sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Harapan Mulia sendiri (Internal
resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan
proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari
luar Rumah Sakit Harapan Mulia. Calon nantinya masuk ke Instalasi
Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
Informasi dari mulut ke mulut
Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya
kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar Rumah Sakit Harapan Mulia (external resources)
Proses penarikan calon dari luar RS. Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan
Partowidigdo" ini dapat dilakukan dengan cara :
Dari mulut ke mulut.
Iklan media cetak.
Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam
Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan
yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :
A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan
oleh pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para
pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses
seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut
pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis.
Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi:
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
1. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
2. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis
kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
3. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan
laporan.
4. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
5. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan
informasi dan pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan
display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk
pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran,
sertifikat kematian, register handi cap.
6. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta
pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana
anggaran.
7. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai
pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan
rekam medis.
8. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :
1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari
100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus
dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan
sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
2. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).
3. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap
penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan
rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
Penilaian kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis dilakukan melalui :
1. Penilaian untuk jasa pelayanan berdasarkan Remunerasi, yaitu :
a. Kehadiran dengan bobot 75%, petugas yang tidak masuk kerja
dikarenakan:
Ijin mendapatkan pemotongan 1% per hari
Tidak Ijin 3% per hari
Sakit 0,1% per hari
Cuti alasan penting < 1 bulan 1% per hari
Cuti alasan penting > 1 bulan 75%
Cuti besar maksimal 3 bulan 75%
Cuti Melahirkan 75% untuk anak 1 sd.3, sedangkan anak ke-4 dan
seterusnya disamakan cuti luar tanggungan negara
Dinas luar/Diklat 0%
Cuti Tahunan 0%
Cuti Luar Tanggungan Keluarga 100%
b. Rapat RM, bobot 20%
Jika rapat RM hanya 1x sebulan maka pemotongan dibebankan 5%
c. Upacara Kesadaran Nasional, bobot 5%
2. Komplain pelanggan
Penilaian kinerja SDM juga dilihat dari adanya komplain atau keluahan
dari pelanggan RSPG baik pelanggan eksternal maupun internal.
Selain 2 (dua) faktor diatas, penilaian juga dapat dilihat dari
kerja sama dalam melaksanakan pekerjaan dan keikutsertaan individu
dalam kebijakan rumah sakit
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi
Rekam Medis selama 2 bulan atau lebih jika dibutuhkan, sebelum orientasi
diadakan test dalam seleksi penerimaan pegawai yang terkait dengan rekam
medis
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
"HARI "MATERI "WAKTU "PENGARAH "
" "A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS"1 hari "Ka. IRM "
"I "Pengenalan personil "15 " "
" "Orientasi ruangan dan kegiatan RM "60 " "
" "Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan " " "
" "Partowidigdo secara keseluruhan " " "
" "Sosialisasi Misi, Visi dan "60 " "
" "struktur organisasi RSPG " " "
" "Sosialisasi Misi, Visi dan "60 " "
" "struktur organisasi IRM " " "
" "Sosialisasi Peraturan dan "60 " "
" "Kebijakan IRM " " "
"II "Pendaftaran Pasien Rawat Jalan "2 minggu " "
" "Pendaftaran Pasien Rawat Inap "2 minggu " "
" "Pendaftaran Pasien IGD "2 minggu " "
" "Pengarsipan RM "2 minggu " "
" "Pengolahan Data RM : Assembling, "Masing-masin" "
" "Coding RJ-RI, sensus harian, "g 1 minggu " "
" "Pelaporan RM " " "
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Pendaftaran Pasien
"HARI "MATERI "WAKTU "PENGARAH "
" "B. Pendaftaran Rawat Jalan "Sesuai "Staf Pendaftaran "
" " "jadwal " "
" "Sosialisasi dasar-dasar " " "
" "berkomunikasi " " "
" " " " "
"I " " " "
" "Penerimaan pasien rawat " " "
" "jalan " " "
" "Penerimaan pasien jaminan " " "
" "Menyiapkan berkas RM pasien " " "
"II "baru " " "
" "Entry data pasien ke dalam " " "
" "komputer " " "
"III "Pencatatan data/registrasi " " "
" "pasien rawat jalan " " "
" "Pencatatan data/registrasi " " "
" "pasien rawat inap " " "
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Pendaftaran Rawat Inap Instalasi Rekam Medis
"HARI "MATERI "WAKTU "PENGARAH "
" "C. Pendaftaran Rawat Inap "Sesuai "staf RM "
" " "jadwal " "
"I "Sosialisasi bentuk dan macam " " "
" "formulir rekam medis " " "
" "Assembling berkas RM rawat inap " " "
"II "Pendaftaran Rawat Inap " " "
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis
"HARI "MATERI "WAKTU "PENGARAH "
" "D. PENYIMPANAN DAN "Sesuai "Staf RM "
" "PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS"jadwal " "
"I "Sosialisasi pencarian berkas " " "
" "rekam medis. " " "
" "Sosialisasi sistem pendistribusian" " "
" "berkas RM " " "
"II "Sosialisasi sistem penyimpanan dan" " "
" "penjajaran " " "
"III "Sosialisasi sistem perawatan " " "
" "berkas RM " " "
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Pengolahan Data Instalasi Rekam Medis
"HARI "MATERI "WAKTU "PENGARAH "
" "D. Pengolahan Data RM "Sesuai "Staf RM "
" " "jadwal " "
"I "Cara sensus harian rawat inap " " "
"II "Pemilahan berkas RM yang belum " " "
" "lengkap " " "
" "Coding rawat jalan " " "
" "Coding rawat inap " " "
"III "Pengisian formulir asuransi, visum" " "
" "et repertum dan form perusahaan " " "
" "rekanan " " "
"IV "Pelaporan RM " " "
BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan sebulan sekali
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 13.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi dan seluruh staf RM
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam
Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan
Instalasi Rekam Medis.
6. Sosialisasi kebijakan RS
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
XII.2 Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi dan staf terkait
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan
BAB XIII
PELAPORAN
Pelaporan yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis meliputi pelaporan intern
dan ekstern.
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada
atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS,
BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi
Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada
unit-unit lain yang berkaitan di Rumah Sakit Harapan Mulia, antara
lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan Rumah
Sakit Harapan Mulia secara umum yang harus segera dilaporkan karena
berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis dapat dilakukan melalui SIMRS
yang meliputi :
1. Laporan pelayanan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan rekam medis yang keluar per hari
Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit Harapan Mulia
2. Laporan capaian coding
Laporan extern dilaporkan ke Kemenkes dan Dinas Kesehatan berupa
Sistem Informasi Rumah Sakit
Laporan Semester
Laporan semester meliputi rekapan bulanan laporan kinerja pelayanan
Rumah Sakit Harapan Mulia
Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
Rekapan bulanan laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Harapan
Mulia.
-----------------------
KETUA DEWAN PENGAWAS
Dr. Umar Wahid, Sp.P
DIREKTUR UTAMA
Dr. Hj. Zubaedah, Sp.P, MARS
DIREKTUR KEUANGAN
DAN ADMINISTRASI UMUM
Nandang Rinaldi, SE
KETUA SATUAN
PEMERIKSAAN INTERN
Dr. Hj. Adria Nelly
DIREKTUR MEDIK
DAN KEPERAWATAN
Dr. H. Emil Ibrahim,MARS
KOMITE ETIKA & HUKUM
KA. KOMITE
MEDIK
Dr.Mahyeti,Sp.R
KA.BIDANG
MEDIK
Dr. Hj. Liza Siregar,M.Kes
KA. BIDANG
KEPERAWATAN
Ns. Eli Marlina,S.Kep
KA.SIE.PELAYANAN
PENUNJANG MEDIK
Dra. Wellya Hartati,Apt,MARS
KA.SIE.PENDIDIKAN
& PENELITIAN
Dr. Neni Sawitri.Sp.P
KA. SIE.PELAYANAN
MEDIK
Dr. Suwarga Adam, MH.Kes
KA.SIE.PELAYANAN
KEPERAWATAN RJ
Budi Rahayu,SKM,MKM
KA.SIE.PELAYANAN
KEPERAWATAN RI
Mumung Mulyantara, SKM
KA. BAGIAN
ADMNISTRASI UMUM
Hendrik Johanes,SE,MKes
KA. BAGIAN
KEUANGAN
Evi Nursafinah,SE,MPH
KA. SUB.BAG
PROG.& ANGGARAN
Deni Hadiono, SP
KA. SUB.BAG
PERB & AKUNTANSI
Endang Ruhyat, SE
KA. SUB. BAG
MOBILISASI DANA
Surahmat, SE
KA. SUB.BAG
TU& KEPEGAWAIN
Iing Irat Setiamasa,SH,M.Kes
KA. SUB.BAG
RT & PERLENGKAPAN
Rudiana Sukmara, SKM
STAF MEDIK
FUNSIONAL
INSTALASI
KELOMPOK JABATAN
FUNSIONAL
INSTALASI
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
KA.INSTALASI
REKAM MEDIS
KOORDINATOR PELAYANAN REKAM MEDIS
KOORDINATOR PENGOLAHAN DATA
REKAM MEDIS
PJ. PENDAFTARAN IGD/RAWAT INAP
PJ.
PELAYANAN BERKAS RM
PELAKSANA PENGOLAHAN DATA
REKAM MEDIS
PELAKSANA PENDAFTARAN IGD / RAWAT INAP
PELAKSANA PENDAFTARAN RAWAT JALAN
PELAKSANA PELAYANAN BERKAS RM
PJ. PENDAFTARAN RAWAT JALAN
Keuangan
Manajemen
IRNA
IRJ-IGD
DOKTER
PASIEN
INSTALASI REKAM MEDIS
REKANAN
Kemenkes
LAIN-LAIN
ASURANSI