Escuela de Ciencias Comerciales Por Cooperativa "Prof. Miguel Ángel Francisco Juárez Pérez"Escuela de Ciencias Comerciales Por Cooperativa "Prof. Miguel Ángel Francisco Juárez Pérez"
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PAPELES DE TRABAJO Y MARCAS DE AUDITORIA
José Antonio Hernández Abaj, Sexto Perito Contador
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Práctica SupervisadaLic. Gildardo Lancerio CabreraSexto Perito ContadorPráctica SupervisadaLic. Gildardo Lancerio CabreraSexto Perito Contador
Práctica Supervisada
Lic. Gildardo Lancerio Cabrera
Sexto Perito Contador
Práctica Supervisada
Lic. Gildardo Lancerio Cabrera
Sexto Perito Contador
INTRODUCCIÓN
El contenido de este folleto da a conocer a fondo los temas Papeles de Trabajo y Marcas de Auditoria. Se hace total énfasis en ambos temas, para poder tener el mejor entendimiento de cuáles son los signos utilizados y los papeles necesarios.
Este trabajo realizado por la investigación hecha, contiene la información necesaria para la captación absoluta de lo que son los papeles de trabajo, los cuales se pueden obtener de varias formas, o los mismos que el Auditor realiza por su cuenta, los cuales reciben el nombre de Cedulas. También se catalogan como papeles de trabajo los que se realizan por medios electrónicos, u otros medios.
Las marcas de auditoria, son signos que el Auditor utiliza para mostrar los resultados de su trabajo, estas marcas deben ir en color rojo cerca del número o información del cual se trata; dichos al pie del documento se catalogan y se especifica su función o significado.
José Antonio Hernández Abaj
PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.
"Documentación" significa el material (papeles de trabajo) preparados por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexión con el desempeño de la auditoría. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos, u otros medios.
Los papeles de trabajo constituyen el medio en que se basa el auditor para realizar sus trabajos. Los diversos análisis, extractos y listas ya sean preparados por el cliente o por el auditor, sirven de base para ejecutar y registrar los pasos que el auditor considera apropiados en esas circunstancias. Este instrumento de trabajo sirve de ayuda también al auditor para realizar y coordinar todas las fases de la auditoría y constituye un registro de los trabajos realizados y de los pendientes. En resumen, los papeles de trabajo sirven como comprobación final a comparar la coordinación de las conclusiones individuales con la conclusión global sobre la propiedad de la opinión incluida en el informe final.
Entre la documentación que sirve de base para la preparación de los papeles de trabajo de una auditoría tributaria tenemos:
Declaraciones de los distintos impuestos que afectan a la entidad a auditar.
Libros de contabilidad, de compras y servicios recibidos y de ventas y servicios prestados.
Documentación de soporte de compras y servicios recibidos.
Documentación de ventas y servicios prestados.
Integración de cuentas presentadas por el cliente.
El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.
CLASES DE PAPELES DE TRABAJO QUE PREPARA EL AUDITOR
Los papeles de trabajo pueden clasificarse de acuerdo con sus funciones, en la siguiente forma:
Balance de Comprobación o cédula centralizadora: Cuando ya está ajustada, son la liga entre los libros y registros del cliente. Esta cédula es el papel de trabajo básico.
Cédulas Sumarias: Son las cédulas en donde se muestra la composición y características de los conceptos que aparecen en la balance y que indican su clasificación en los Estados Financieros. Las cédulas sumarias tienen que indicar la conclusión a la que se llegó después de haber hecho el análisis.
Cédulas Analíticas: Cédulas que se refieren a la verificación de las integraciones de las cédulas sumarias. En las cédulas analíticas, es donde se hace el verdadero análisis de las cuentas que integran la cédula sumaria. Usualmente los primeros papeles a preparar son los referentes a la clasificación de las cuentas de balance y de resultados. Al listar los saldos de las cuentas del libro mayor, el auditor tendrá una idea de la relativa importancia de las diversas cuentas.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.
POR SU USO
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:
Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior
Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
Cédulas analíticas y sub-analíticas de las cédulas sumarias
Resultados de las circularizaciones
Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
Documentos preparados por el cliente, utilizados en la auditoría
ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refiera los datos que contiene. También se conoce como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente puede ser:
Historia de la Compañía
Contratos y Convenios a largo plazo
Sistema y Políticas Contables
Estados Financieros de los últimos años
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
Hojas de trabajo de la última auditoría
POR SU CONTENIDO
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas
HOJA DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sean aplicables a todas las cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.
Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:
CÉDULAS SUMARIAS O DE RESUMEN
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de efectivo:
CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar subcédulas.
En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las sub-analíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o sub-analítica). Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o sub-analítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las sub-analíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:
CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada.
Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.
Esquema de una cédula sub-analítica del Banco Andino:
MARCAS DE AUDITORÍA
Para indicar el tipo de procedimiento que ha sido empleado en los datos que contienen los papeles de trabajo, se acostumbra colocar marcas distintivas cerca del número o de la información de que se trata. Estas marcas después se catalogan al pie de la cédula de marcas por separado, junto con una explicación de su significado.
La mayoría de auditores prefieren usar ciertas marcas uniformemente durante toda la auditoría. Esto es, que determinada marca quiere decir siempre lo mismo en donde quiera que se use. Ella puede significar que la partida ha sido comprobada, o que una columna ha sido sumada, o que concuerda con los registros del fiscalizado, etc. Cuando esta es la práctica, una lista de las marcas, junto con una explicación de sus significados, debe ponerse al final del legajo de papeles de trabajo para que lo utilicen las personas que tengan que referirse a ellos.
Las marcas de auditoría son símbolos que se utilizan para explicar e indicar que se empleó y que un determinado procedimiento de rutina se cumplió.
La realización de dichas técnicas permiten cerciorarse de la autenticidad y correcta contabilización de las operaciones y del correcto cumplimiento de la obligación tributaria, técnicas que se aplicaran en profundidad suficiente del caso hasta lograr la convicción del auditor tributario respecto de un determinado hecho o circunstancia que se examina.
En la utilización de las marcas de auditoría, es necesario seguir ciertas normas:
Deberán identificarse con un color, preferiblemente rojo
No deben exceder de cinco (05) en una misma cédula
Deben ser de diseño sencillo y uniforme para todo el trabajo
Debe explicarse, en forma sencilla
Deben ser nítidas, claras y distinguibles.
ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA
Marcas
Significado
¥
Confrontado con libros oficiales de contabilidad
§
Confrontado con documento fuente
μ
Corrección realizada
ç
Comparado con auxiliar contable
©
Confrontado sin excepción
^
Sumas verificadas
«
Pendiente de registro
Ø
No reúne requisitos
£
Solicitud de Conformación enviada
Solicitud de Conformación recibida
Σ
Totalizado
©
Conciliado
Ø
Circularizado sin excepción
ψ
Inspeccionado
Aplicación de procedimiento
Marcas
Significado
¥
Confrontado con libros
§
Cotejado con documento
µ
Corrección realizada
¢
Comparado en auxiliar
¶
Sumado verticalmente
©
Confrontado correcto
^
Sumas verificadas
«
Pendiente de registro
Ø
No reúne requisitos
S
Solicitud de confirmación enviada
SI
Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA
Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada
SC
Solicitud de confirmación recibida conforme
S
Totalizado
ã
Conciliado
Æ
Circularizado
Y
Inspeccionado
MARCAS Y LLAMADAS DE AUDITORÍA
Las marcas de auditoría son símbolos convencionales que utiliza el auditor para dejar constancia del trabajo realizado y, generalmente, se escriben con color rojo.
Por sus características, las marcas de auditoría pueden ser de dos tipos:
a) Estándar
Se emplean para técnicas y procedimientos de auditoría que se repiten durante el desarrollo de las revisiones, como "operaciones aritméticas verificadas", "cotejado contra registros presupuestales, contables o cuenta pública", etc., lo cual las hace obligatorias para todo el personal auditor de la Contraloría y, en su caso, para los auditores de los despachos externos y prestadores de servicio que contrate la Contaduría.
b) Específicas
Su aplicación en técnicas o procedimientos de auditoría no es común, por lo que, en la medida que se adopten, deberán integrarse al índice de marcas correspondiente.
Marcas de auditoría que a continuación se detallan, para su aplicación en el trabajo de campo:
Operaciones aritméticas verificadas
NOTA: Las dos últimas marcas de auditoría son sólo temporales, ya que en los papeles de trabajo no debe haber puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar y deben estar completos.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
Tesis: "Papeles De Trabajo En Una Auditoría Tributaria De Costos Y Gastos A Una Empresa Comercial De Venta de Repuestos Para Automóviles", 2012, por el Lic. Aníbal Leonel Paz Monroy, de la Universidad De San Carlos De Guatemala, Facultad De Ciencias Económicas.
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