PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH NOMOR 001/PER/DIR/III/2015 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH Menimbang :
a. bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi dan penyeragaman sistem administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit Umum William Booth, perlu mengatur Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a, di atas perlu ditetapkan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth
Mengingat
:
1. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit 2. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 147 / MENKES / PER / I / 2010 Tentang Perijinan Rumah Sakit 3. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. HK.07.06/III/4437/09 Tentang Pemberian Ijin Penyelenggaraan Perpanjangan (I) Kepada Yayasan Pelayanan Kesehatan Bala Keselamatan untuk menyelenggarakan Rumah Sakit Umum William Booth 4. Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum nomor : 001/RSUWB/DIR-SK/I/14 Tahun 2014 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum William Booth 5. Keputusan Ketua Umum Dewan Pengurus Yayasan Pelayanan Kesehatan Bala Keselamatan Nomor 018/DP.YPKBKSK/XI/2014 tahun 2014 tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth Semarang MEMUTUSKAN
Menetapkan Kesatu
:
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH (69 Halaman)
Kedua
:
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth
Ketiga
: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
Ditetapkan di Semarang Pada tanggal 16 Maret 2015 Direktur,
Dr. Sri Kadarsih, MM
LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH NOMOR : 001/RSUWB/PER/DIR/III/2015 TANGGAL : 16 Maret 2015 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum William Booth. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit William Booth adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Umum William Booth secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth. B.
MAKSUD DAN TUJUAN 1.
2.
Maksud Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth. Tujuan Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
C. SASARAN
1
1. 2. 3. 4.
Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth yang efisien dan efektif
D. ASAS 1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan. 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. E.
RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan
2
penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah. F.
PENGERTIAN UMUM 1. 2.
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth, secara vertikal dan horisontal. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum William Booth dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.
3
BAB II TATA NASKAH A. JENIS Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth terdiri dari dua jenis, yaitu : 1.
Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi.
2.
Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.
1.
NASKAH YANG DIRUMUSKAN DALAM SUSUNAN DAN BENTUK PRODUK – PRODUK HUKUM BERUPA REGULASI a.
Peraturan direktur Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Umum William Booth untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
b.
Keputusan Direktur Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c.
Instruksi Direktur Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.
d.
Surat Edaran Direktur Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.
4
2.
e.
Standar Prosedur Operasional Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.
f.
Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
NASKAH YANG DIRUMUSKAN DALAM BENTUK BUKAN PRODUK-PRODUK HUKUM BERUPA SURAT a.
Surat Biasa Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
b.
Surat Keterangan Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
c.
Surat Tugas Surat tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat tugas yang harus dilakukan.
d.
Surat Izin Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
e.
Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
f.
Surat Undangan
5
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. g.
Surat Panggilan; Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
h.
Memorandum Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
i.
Pengumuman Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
j.
Laporan Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas.
k.
Surat Pengantar Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.
l.
Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio.
m. Berita Acara Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
6
lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
B.
n.
Telaahan Staf Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah.
o.
Rekomendasi Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
p.
Daftar Hadir Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.
q.
Sertifikat Pelatihan Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan.
r.
Notulen Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
BENTUK 1.
Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi a.
Peraturan Direktur Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut : 1)
Kepala a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapital c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan Penomoran Naskah Peraturan Direktur :
7
001 / RSUWB / PER / DIR / III / 2015 Bulan Dan Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit UmumWilliam Booth Nomor urut penerbitan surat d) e) f) 2)
Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital
Pembukaan a) Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital b) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri (2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang
8
c)
Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin (2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik
3)
Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan
4)
Kaki Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.
5)
Penandatanganan. Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth berupa : 1) Pedoman a) Pedoman Pengorganisasian
9
6) 7)
b) Pedoman Pelayanan Panduan Kebijakan
10
Format Naskah Peraturan Direktur
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH NOMOR : 001/RSUWB/PER/DIR/III/2015 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH Menimbang
:
a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat
:
1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. MEMUTUSKAN
Menetapkan Pertama Kedua Ketiga
: : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS
b.
Keputusan Direktur
11
Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut : 1)
Kepala a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital. c) Nomor keputusan ditulis dengan huruf kapital. Penomoran Surat Keputusan Direktur 001 / RSUWB / KEP / DIR / III / 2015 Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
d) e) 2)
Nomor urut penerbitan surat Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital. Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.
Pembukaan a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. b) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri. (2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar
12
c)
hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin. (2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
3)
Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
4)
Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan.
5)
Penandatanganan. Surat Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
13
Format Naskah Keputusan Direktur
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH NOMOR : 001/RSUWB/KEP/DIR/III/2015 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH Menimbang
:
a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat
:
1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 3. dst. MEMUTUSKAN
Menetapkan Pertama Kedua Ketiga
: : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS
c.
Instruksi Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut :
14
1)
Kepala a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth. b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital. c) Nomor instruksi ditulis dengan huruf kapital Penomoran surat instruksi. 001 / RSUWB / INS / DIR / III / 2015 Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat d) e) f)
2)
Kata tentang ditulis dengan huruf kapital. Judul (kepala) instruksi ditulis dengan huruf kapital. Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital.
Pembukaan Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma. a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. (2) Konsiderans Mengingat yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar
15
b)
hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Diktum (1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan sesudah kata Menginstruksikan yang disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa instruksi ditujukan. (4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dandiletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kata Kepada. (5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa yang harus dilaksanakan.
3)
Batang Tubuh Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya. Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan letak kata Untuk.
4)
Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi.
5)
Penandatanganan Instruksi Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
16
Format Naskah Instruksi
INSTRUKSI DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH NOMOR : 001/RSUWB/INS/DIR/III/2015 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH Menimbang
:
a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat
:
1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. 2. dst. MENGINSTRUKSIKAN
Kepada
: 1.
Mmmmmmmmmmmmmmmmm.
Untuk
:
PERTAMA
: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
KEDUA
: dst.
2. dst.
Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS
d.
Surat Edaran Direktur Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai
17
berikut. 1)
Kepala a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum William Booth, ditulis dengan huruf kapital c) Nomor surat edaran ditulis dibawah surat edaran dengan huruf kapital Penomoran surat edaran : 001 / RSUWB / SE / DIR / III / 2015 Bulan dan Tahun Penerbitan Surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat d) e)
Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis dengan huruf kapital Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang
2)
Batang Tubuh Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak
3)
Kaki Kaki sebelah kanan bawah memuat a) tempat dan tanggal penetapan
18
b) c) d) e) 4)
nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma tanda tangan pejabat yang menetapkan nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital Stempel Rumah Sakit Umum William Booth
Penandatanganan. Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi
19
Format Naskah Surat Edaran
SURAT EDARAN Nomor : 001/RSUWB/SE/DIR/III/2015
TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dikeluarkan di.………… Pada tanggal……………. Direktur,
e.
Standar Prosedur operasional (SPO)
20
Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai berikut : 1)
Kepala a) Kepala sebelah kiri memuat (1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth serta alamat Rumah Sakit Umum William Booth di bawahnya (2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Kepala sebelah kanan memuat (1) Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital (2) Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul Penomoran dokumen : 001 /RSUWB / SPO / LAB-ADM / III / 2015 Tahun penerbitan surat Singkatan bidang administrasi (ADM) / singkatan bidang pelayanan (YAN) Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat (3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen (4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman
21
2) 3)
Batang Tubuh Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan instalasi terkait Kebijakan Berisi kebijakan yang memayungi standar prosedur operasional (SPO) tersebut
Format Naskah Standar Prosedur Operasional f.
Perjanjian Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut : 1)
Kepala naskah perjanjian
22
a) b) c) d)
Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas Nomor dan tahun Tulisan “Tentang” Judul Surat Perjanjian Penomoran dokumen : 001 /RSUWB / PRJ / DIR / II / 2015 Bulan dan Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat
2)
Isi naskah perjanjian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasalpasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku d) Sanksi – sanksi Hukum e) Penyelesaian-penyelesaian
3)
Bagian akhir naskah perjanjian a) Tulisan “Pihak ke ……..” b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian
23
d) e) f) g) h)
Materai Nama jelas pihak-pihak penandatangan Pangkat dan NIP bagi PNS Stempel Jabatan/Instansi Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan)
24
Format Naskah Perjanjian
SURAT PERJANJIAN NOMOR : 001/RSUWB/PRJ/DIR/III/2015 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm dan Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmm __________________________ Pasal Umum Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II
PIHAK KE I
NAMA JELAS
NAMA JELAS
SAKSI-SAKSI 1. …………….. 2. ………………
2.
: : (tandatangan). : (tanda tangan).
Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat
25
a.
Surat Biasa Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri Penomoran naskah surat biasa :
001 / RSUWB / SRD / SEK / III / 2015 Bulan dan Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat d)
Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.
2)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan b) tanda tangan c) nama lengkap d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan
26
Format Naskah Surat Biasa
Semarang, ….……………… Nomor Lampiran Perihal
: 001/RSUWB//SRD/SEK/III/2015 : mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm
Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Nama Jabatan, Nama Jelas
Tembusan :
b.
Surat Keterangan Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut
27
1)
Kepala a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah margin Penomoran surat keterangan :
001 / RSUWB / SRD / PERS / III / 2015 Bulan dan Tahun Penerbitan Surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Untuk Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat
2)
Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, tahun b) nama jabatan c) tanda tangan d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan e) stempel jabatan/instansi Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah
28
Format Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN NOMOR : 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015 Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur Rumah Sakit Umum William Booth menerangkan bahwa : Nama Jabatan
: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Maksud Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmmmm, ……………… Jabatan
NAMA JELAS
c.
Surat tugas 1)
Kepala
29
a) b) c)
Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth Kata Surat Tugas ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah margin Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah Penomoran surat tugas :
001 / RSUWB / SRD / DIR / III / 2015 Tahun penerbitan surat Singkatan Bidang Penerbit Singkatan Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat
2)
Batang Tubuh Diktum dimulai dengan kata Menugaskan ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas. a) tempat dan tanggal surat perintah b) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma c) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan d) tanda tangan pejabat yang memerintahkan e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat f) stempel
30
Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut. 1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang 4) diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan 5) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa berlakunya berakhir
31
Format Naskah Surat Tugas
SURAT TUGAS NOMOR : 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015 Nama (yang memberikan tugas) : Mmmmmmmmmmmmmmmmm Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmm MENUGASKAN : Kepada : a. Nama : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm b. Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Untuk
:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Ditetapkan
di
……………… pada ………………. Jabatan,
d.
Surat Cuti / Izin Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut
32
tanggal
1)
Kepala a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti/Izin b) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti / izin ditujukan
2)
Batang Tubuh Batang tubuh berisi hal-hal berikut a) Identitas yang diberi izin, meliputi: (1) Nama (2) NIK (3) Unit kerja b) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannyasurat izin ditulis dalam bentuk uraian c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin
3)
Kaki a) Sebelah kanan bawah berisi : (1) Tempat dan tanggal surat (2) Tanda tangan pemohon b) Sebelah kiri bawah berisi tanda tangan atasan yang menyetujui dan mengetahui permohonan cuti/izin c) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih ada
Hal – hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila karyawan dengan status sebagai pelaksana maka permohonan cuti disetujui oleh kepala kepala bidang masing – masing dan diketahui oleh kepala bidang personalia. 2) Apabila karyawan dengan jabatan kepala maka permohonan cuti disetujui oleh kepala bidang personalia dan diketahui oleh Direktur.
33
Format Naskah Surat Cuti/Izin
PERMOHONAN CUTI/IZIN Kepada Yth. ……………. Yang bertanda tangan dibawah ini, saya : Nama : …………………………. NIK : …………………………. Bagian : …………………………. Dengan ini mengajukan permohonan cuti Mulai tanggal …………………sampai dengan tanggal…………………… Bekerja kembai pada tanggal……………. Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke : Alamat : ………………………………… ………………………………… Telepon : ……………… Semarang, ………… Menyetujui, Hormat saya, Atasan langsung (KaBid/KaIns/KaRu/PJ) Nama Jelas Nama Jelas Mengetahui, (Direktur/Kabid Personalia) Nama Jelas No. Hak Cuti 1. Cuti Tahunan 2. Cuti Hamil 3. Cuti Alasan Penting Ket : harus diisi
e.
Diambil
Sisa Cuti
Keterangan
Surat Kuasa Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut :
34
1)
Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin
2)
Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa c) materai
Hal-hal berikut perlu diperhatikan : 1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri 4) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa
35
Format Naskah Surat Kuasa
SURAT KUASA Yang bertanda tangan dibawah ini, Nama Alamat Jabatan No. KTP
: : : :
........................... ........................... ........................... ...........................
Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa, Dengan ini memberi kuasa penuh kepada : Nama Alamat Jabatan No. KTP
: : : :
............................ ............................ ............................ ............................
Selanjutnya disebut Penerima Kuasa KHUSUS Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmm,................. Pemberi Kuasa,
Penerima Kuasa,
Materai Nama Jelas
Nama Jelas
Direktur Umum dan Keuangan
f.
Manajer SDM
Surat Undangan Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut
36
1)
Kepala a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan Penomoran Surat Undangan 001 / RSUWB / SRK / SEK / III / 2015 Tahun penerbitan surat Singkatan Direktur Singkatan Jenis Surat Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth Nomor urut penerbitan surat d)
Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal
2)
Batang Tubuh a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka b) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta kalimat Penutup
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) nama jabatan b) tanda tangan c) stempel jabatan/instansi, dan d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah Format Naskah Surat Undangan
37
Mmmmmm, ….……………… Nomor Lampiran Perihal
: 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015 : mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm
Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Hari / tanggal :………………………. Pukul :………………………. Tempat : ……………………… Acara : ……………………… Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Nama Jabatan, Nama Jelas Tembusan :
g.
Surat Panggilan Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut : 1)
Kepala Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun b) Nama Perorangan yang dipanggil c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal
38
2)
Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil b) Maksud Surat Panggilan tersebut
3)
Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama Jabatan b) Tanda tangan pejabat c) Nama pejabat d) Stempel jabatan/instansi e) Tembusan apabila diperlukan
Mmmmmmmm, …………… Nomor Sifat Lampiran Perihal
: 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015 : mmmmmmmm : mmmmmmmm : Panggilan
Kepada Yth. Mmmmmmmmm Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor mmmmmm Hari : Mmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : Mmmmmmmmmmmmmmm Pukul : Mmmmmmmmmmmmmmm Tempat : Mmmmmmmmmmmmmmm
Kepada Alamat
Menghadap : Mmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmm
Format Surat Panggilan
Untuk Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Demikian untuk dilaksanakan Jabatan
39 Jelas Tembusan :
Nama
h.
Memorandum Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut : 1)
Kepala a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital c) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanan d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri
40
2)
Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) nama jabatan b) tanda tangan pejabat c) nama lengkap d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima
41
Format Naskah Memorandum
MEMORANDUM Mmmmmm,…………… Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmm
Nama Jabatan Nama Jelas Tembusan
i.
Pengumuman Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut :
42
1)
Kepala a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf kapital c) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang
2)
Batang Tubuh Batang tubuh memuat : a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak d) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) tempat dan tanggal penetapan b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma c) tanda tangan pejabat yang menetapkan d) nama lengkap yang menandatangani e) stempel
43
Format Naskah Pengumuman
PE N G U M U M AN TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Semarang , mm mmm mmmm Nama Jabatan,
NAMA JELAS
j.
Laporan Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut :
44
1)
Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan, dan jumlah halaman laporan.
2)
Isi laporan a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporan b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih
45
Format Sampul Laporan
JUDUL LAPORAN
Nama Penulis Laporan : Tanggal : Jumlah Halaman :
k.
Surat Pengantar Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut :
46
1)
Kepala a) Kop surat pengantar terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth b) Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan c) Nomor surat ditulis di sebelah kiri sejajar dengan tempat dan tanggal pembuatan surat d) Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surat e) Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah margin
2)
Batang Tubuh Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat a) nomor urut b) jenis naskah dinas yang dikirim c) banyaknya naskah/barang, dan d) keterangan
3)
Kaki (di sebelah kanan pengirim) Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan pembuat pengantar b) tanda tangan c) nama dan d) stempel jabatan/instansi
4)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) tempat dan tanggal penerimaan b) nama jabatan penerima c) tanda tangan d) nama dan stempel jabatan atau instansi Bagian kaki kanan terdiri atas nama jabatan dan nama jelas pengirim.
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat pengantar dibuat rangkap dua, lembar pertama untuk penerima, dan lembar kedua untuk pengirim.
47
Format Surat Pengantar
Kepada Yth. Mmmmmmm SURAT PENGANTAR NOMOR : 001/RSUWB/SRK/SEK/III/2015 No.
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal ……………. Yang Menerima Jabatan
Jabatan
NAMA JELAS
NAMA JELAS
l.
Lembar Disposisi
48
Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tanggal diterimanya surat 2) Diteruskan kepada 3) Catatan 4) Paraf atasan Format Lembar Disposisi Tgl
Diteruskan Kepada
Catatan
49
Paraf
m. Berita Acara Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut. 1)
Kepala a) Kop berita acara terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth. b) Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin.
2)
Batang Tubuh Batang tubuh memuat hal-hal berikut : a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun; b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan; c) Kegiatan yang dilaksanakan; d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..
3)
Kaki Bagian kaki memuat hal-hal berikut a) Nama tempat b) Tanggal, bulan, tahun c) Tanda tangan para pihak d) Nama jelas penanda tangan e) Stempel jabatan / instansi
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.
50
Format Berita Acara
BERITA ACARA TENTANG Pada hari ini tanggal mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, ………….
n.
Pihak ke II NAMA JABATAN
Pihak ke I NAMA JABATAN
NAMA JELAS
NAMA JELAS
Telaah Staf Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut :
51
1)
Kepala Bagian kepala memuat a) judul telaahan dan judul itu diletakkan di tengah atas b) telaah ditujukan, tanggal, nomor, sifat, lampiran, perihal, dan uraian singkat permasalahan
2)
Batang Tubuh a) Permasalahan / persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang permasalahan / persoalan yangakan dipecahkan b) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang akan datang c) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan permasalahan/persoalan d) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap permasalahan/persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan e) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar f) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan yang disarankan untuk mengatasi permasalahan / persoalan yang dihadapi
3)
Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) jabatan penelaah yang ditulis dengan huruf awal kapital b) tanda tangan c) nama lengkap d) tembusan
52
Format Naskah Telaah Staf
TELAAHAN STAF Kepada : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Dari : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : MMMMMMMM Nomor : MMMMMMMM Sifat : mmmmmmmm Lampiran : mmmmmmmm Perihal : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm I.
Pokok Persoalan
:
II.
Pra Anggapan
:
III.
Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan :
IV.
Pembahasan/Analisis
:
V.
Kesimpulan
:
VI.
Saran
: NAMA JABATAN NAMA JELAS
Tembusan : 1. Mmmmmmmmmmmmmm
o.
Rekomendasi
53
Rekomendasi terdiri atas : 1)
Kepala a) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “ Penomoran Surat Rekomendasi c) Tulisan “Tentang “ d) Nama / Judul Rekomendasi
2)
Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian
3)
Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi c) Tanda tangan pejabat d) Nama Jelas e) Stempel jabatan/instansi
54
Format Naskah Rekomendasi
REKOMENDASI NOMOR: 001/RSUWB/SRK/SEK/III/2015 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm a. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm b. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmm,………………. NAMA JABATAN NAMA JELAS
p.
Daftar Hadir Daftar Hadir terdiri atas :
55
1)
Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri
2)
Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut b) Kolom nama c) Kolom jabatan d) Kolom tanda tangan/paraf
56
Format Daftar Hadir
DAFTAR HADIR Acara Hari / Tanggal Waktu No
: : : Nama
q.
Bidang
Tanda Tangan
Sertifikat Pelatihan Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas
57
1)
Kepala yaitu tulisan “ Sertifikat Pelatihan”
2)
Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat
3)
Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas : a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun b) Nama jabatan dan instansi c) Tanda tangan d) Nama jelas C. Format Sertifikat Pelatihan
Nama peserta
58
a.
Notulen Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf kapital b) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari / tanggal, waktu, dan tempat 2) Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan / keputusan rapat, dan keterangan 3) Kaki notulen memuat : a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah b) nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen .
59
Format Notulen NOTULEN Rapat Hari / Tanggal Waktu Tempat No
: : : :
Pokok Bahasan
Usulan / Keputusan
Mengetahui, Nama Jabatan
Notulis,
Nama Jelas
Nama Jelas
Keterangan
60
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Penerapan Tata Persuratan di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1.
Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2.
Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3.
Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
4.
Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan : a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima. b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
5.
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Umum William Booth dan segera dikirim setelah ditandatangani.
6.
Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip
7.
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.
61
8.
Tingkat Keamanan. a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Booth. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Booth b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Booth. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Umum William Booth c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya
9.
Kecepatan penyampaian. a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari
10. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. 11. Penggunaan Kertas Surat. Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 80 gram dan berlogo Rumah Sakit Umum William Booth atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan. 12. Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi
62
b. c.
d. B.
Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 12 dan lebar spasi sebesar 1 spasi Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat
Bentuk Stempel Rumah Sakit Umum William Booth Stempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Umum William Booth terdiri dari 2 bentuk, yaitu : 1.
Stempel Resmi Rumah Sakit Bentuk
:
1) Logo Rumah Sakit Umum William Booth yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 4 cm yang di dalamnya terdapat tulisan ”BALA KESELAMATAN” di bagian atas lingkaran dan tulisan “RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG” di bagian bawah lingkaran. 2) Tulisan “BALA KESELAMATAN” dan “RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG” ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Arial. 3)
Warna
:
Penerbitan :
Ditengah lingkaran terdapat lambang Bala Keselamatan berupa Salib dengan huruf “S” melingkar. Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru. Bagian Sekretariat.
Gambar :
63
2.
Stempel Unit Kerja Bentuk : 1) Logo RS Umum William Booth yaitu yaitu berbentuk persegi panjang dengan ukuran 5 x 3 cm yang didalamnya terdapat tulisan nama unit kerja dan dibawahnya terdapat “RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG” 2) Tulisan nama unit kerja dan “RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG” ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Arial. 3) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Times New Roman; Umum William Booth ditulis dengan ukuran huruf 12 dan jenis huruf Times New Roman-Bold; Motto Rumah Sakit Umum William Booth ditulis dengan ukuran huruf 10 dan jenis huruf Times New Roman-Italic. 4) Nama unit kerja diposisikan di samping logo dengan urutan nama unit kerja di baris pertama, rumah sakit di baris kedua, dan Umum William Booth di baris ke tiga. Warna
:
Penerbitan :
Gambar
:
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Umum William Booth
Inst. REKAM MEDIS RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG 64
C.
Sampul Naskah Rumah Sakit Umum William Booth Sampul naskah Rumah Sakit Umum William Booth bertuliskan logo Rumah Sakit Umum William Booth pada bagian kiri atas dan pada bagian bawah sampul naskah bertuliskan alamat, nomor telepon, nomor faximile serta situs Rumah Sakit Umum William Booth.
ukuran 11x23 cm dengan identitas Rumah Sakit Umum William Booth di pojok kiri atas.
D. Bentuk dan ukuran kertas
65
Logo Rumah Sakit Umum William Booth,Alamat, nomor telepon, faksimili
Kertas A4 - 80 gr
“Hati kepada Allah, tangan terulur Kepada Sesama”
E.
Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth 1. Direktur Rumah Sakit Umum William Booth menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; 2. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal dan eksternal Rumah Sakit Umum William Booth.
F.
Pembubuhan paraf Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booths sebelum ditandatangani oleh Direktur harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yakni disebelah kanan nama yang berwenang menandatangani naskah.
G. Penggunaan a.n, dan Plh. Dalam hal Direktur Rumah Sakit Umum William Booth memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut :
66
1.
2.
a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil ) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya
Contoh penandatanganan dan penggunaan a.n. (atas nama) 1. Penandatanganan Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth Oleh Direktur RS Umum William Booth : DIREKTUR,
NAMA JELAS 3.
Penggunaan “a.n.” : a.n. DIREKTUR
NAMA JELAS
H. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat 1.
Pengertian a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan
67
b. c.
2.
pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebut Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan
Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah a. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah
68
