Panduan Tata Naskah

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1 Jakarta 10510 Telepon ( 021) 4250451, 42801567 ( hunting) Faksimile ( 021) 4206681 Website : www.RSi.co.id, E-mail: [email protected]

LOGO RSIJCP

PANDUAN TATA NASKAH

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH Nomor :

Panduan Tata Naskah

Page 1

Tentang : PANDUAN TATA NASKAH DI RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH Direktur Utama Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih : Menimbang

: 1. Bahwa sebagai dasar dimulainya sistem di rumah sakit, diperlukan dokumen yang merupakan regulasi di rumah sakit. 2. Bahwa regulasi ini sebaiknya diatur dalam bentuk Panduan Tata Naskah Rumah Sakit yang terdiri dari 2 jenis Tata Naskah yaitu yang merupakan produk hukum (regulasi) dan yang bukan merupakan produk hukum (surat dinas) 3. Sehubungan dengan

poin

(1)

dan

(2)

diperlukan

Panduan Tata Naskah di Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih (RSIJCP) sebagai acuan di rumah sakit, maka perlu ditetapkan melalui Keputusan Direktur Utama RSIJCP. Mengingat :

1. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan 2. Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. 3. Keputusan Menkes RI No. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit. 4. Keputusan Menkes RI No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit. 5. Keputusan Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan No.

HK.02.04/I/2790/11

tentang

Standar

Akreditasi

1691/Per/VIII/2011

tentang

Rumah Sakit. 6. Permenkes

RI

No

keselamatan pasien 7. Buku standar akreditasi rumah sakit yang diterbitkan oleh

Direktorat

Jendral

Bina

Upaya

Kesehatan

Kementerian Kesehatan RI dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) tahun 2011 8. Buku Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi oleh Panduan Tata Naskah

Page 2

Komisi Akreditasi Rumah Sakit tahun 2012. 9. Keputusan

Pimpinan

235/KEP/I.0/D/2013

Pusat

tanggal

Muhammadiyah 12

Desember

No. 2013

tentang Penetapan Direksi RSIJCP masa Jabatan 2013 – 2017 10. Keputusan Direktur Utama No. 228/KEP/XII/11/2013 tanggal

26 November No.

021/KEP/I.6.AU/C/2013 tentang Visi, Misi, dan Tujuan RSIJCP 11. Keputusan

Direktur

Utama

RSIJCP

No.

148/Kep/XII/SK/12/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Pemberlakuan SK BPH RSIJ tentang Struktur & Pedoman Organisasi RSIJCP. 12. Keputusan Direktur Utama No. 066/Kep/XII/4/2014 tanggal 28 April 2014 tentang Pengangkatan Pejabat RSIJCP Periode 1 Mei 2014 s.d. 30 April 2016. MEMUTUSKAN Menetapkan :

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH (RSIJCP) TENTANG PANDUAN TATA NASKAH DI RSIJCP.

Pertama

:

Memberlakukan

Panduan

Tata

Naskah

di

RSIJCP

sebagaimana terlampir dalam lampiran keputusan ini. Kedua

:

Kepada unit kerja agar senantiasa menjadikan Panduan Tata Naskah ini sebagai acuan dalam kegiatan di RSIJCP.

Ketiga

:

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila

dikemudian

keputusan

ini,

hari

maka

terdapat

akan

kekeliruan

diadakan

dalam

perbaikan

dan

perubahan sebagaimana mestinya Ditetapkan di Tanggal

: Jakarta

:

Dr. Prastowo Sidi Pramono, Sp. Panduan Tata Naskah

Page 3

A Direktur Utama

Lamp : Keputusan Direktur Utama RSIJCP Nomor : Tentang : Panduan Umum Tata Naskah di Lingkungan RS Islam Jakarta Cempaka Putih

PANDUAN UMUM TATA NASKAH DINAS RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH BAB I DEFINISI Beberapa pengertian yang dimaksud dalam panduan ini sebagai berikut : 1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup

pengaturan

pengabsahan,

jenis,

distribusi

dan

format,

penyiapan,

penyimpanan

serta

pengamanan, media

yang

digunakan dalam komunikasi. 3. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari pihak lain dan ditujukan untuk menyampaikan berita. 4. Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat. 5. Surat Umum adalah surat-surat yang hanya diberikan tanda kode pokok masalah tanpa ada penambahan kode penambahan abjad menurut pokok masalah. 6. Surat Khusus adalah surat-surat yang pemberian nomor dan pemberlakuannya khusus, sehingga dalam penomoran surat selain kode pokok surat harus ditambah dengan abjad sesuai dengan kekhususan surat tersebut. Panduan Tata Naskah

Page 4

7. Administrasi adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas persuratan (komunikasi intern maupun ekstern), dimulai

dari

merencanakan,

mengorganisasikan,

mengarahkan,

mengawasi, mengagendakan suatu pekerjaan secara tertib dan lancar. Yang meliputi kegiatan : a. Pengumpulan Keterangan b. Pencatatan Keterangan c. Pengolahan Keterangan d. Penggandaan Keterangan e. Pengiriman Keterangan f. Pengarsipan Keterangan 8. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan penyelesaian suatu kegiatan/masalah pekerjaan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. 9. Stempel adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 10. Kop Surat adalah bagian atas dari surat resmi RSIJCP yang berisikan logo, nama perusahaan dan alamat lengkap. 11. Faksimile adalah mesin elektronik untuk mengirim dan menerima surat naskah tulis dan atau gambar melalui telepon dengan reproduksi fotografik. 12. Email adalah alat komunikasi berbasis web untuk mengirim atau menerima tulisan dan atau gambar melalui media intranet dan atau internet dengan reproduksi fotografik. 13. Format adalah bentuk dan ukuran naskah yang menggambarkan susunan redaksional termasuk tata letak dan penggunaan lambang logo dan cap dinas. 14. Kode Indeks surat

adalah

tanda

pengenal

isi

naskah

berdasarkan kode Indeks surat persyarikatan Muhammadiyah. 15. Memo intern adalah bentuk surat dinas intern yang dibuat oleh Pejabat/

Tim/

Panitia

dalam

melaksanakan

tugas

guna

menyampaikan informasi, petunjuk, laporan, usulan, permohonan intern secara vertikal dan horizontal. 16. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain di luar lingkungan RSIJCP. 17. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan

kekuasaan

Panduan Tata Naskah

yang

ada

pada

seorang

pejabat

untuk Page 5

menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. 18. Lambang/ Logo adalah simbol RSIJCP yang dituangkan dalam gambar. 19. Lampiran adalah bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti, penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat. 20. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan

yang

dikeluarkan

oleh

pejabat

yang

berwenang di lingkungan RSIJCP dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas umum. 21. Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat berupa sampul surat, terutama untuk surat keluar instansi. 22. Kebijakan Rumah Sakit adalah penetapan Direktur Utama pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Ditetapkan melalui peraturan/keputusan Direktur Utama Rumah Sakit. 23. Pedoman Rumah Sakit adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi

arah/mengatur

bagaimana

sesuatu

harus

dilakukan,

dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. 24. Panduan Rumah Sakit adalah merupakan petunjuk dalam melakukan suatu kegiatan. 25. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. 26. Panduan Praktik Klinik (PPK) adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. 27. Program adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan, disusun

secara

rinci

yang

digunakan

untuk

mencapai

tujuan

lembaga/unit kerja. 28. Surat perjanjian dengan pihak luar RS adalah suatu ikatan perjanjian yang dilakukan antara RS dengan pihak yang berhubungan dengan pekerjaan/profesi/ bangunan, fasilitas, dan sarana penunjang lainnya serta tidak ada hubungan dengan pekerjaan jasa pelayanan pasien. 29. Surat perjanjian dengan pihak intern RS adalah suatu ikatan Panduan Tata Naskah

Page 6

perjanjian yang dilakukan antara RS dengan pegawai, dokter mitra, yang berhubungan dengan status kepegawaian dan atau adanya pelayanan jasa kepada pasien. 30. Perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat, yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik. 31. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebut. 32. Pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan. 33. Daftar Induk Dokumen (DID) adalah suatu daftar dokumen yang digunakan untuk mengendalikan atau mengontrol dokumen di unit kerja. 34. Dokumen Intern adalah semua dokumen yang dibuat dan atau digunakan

di

masing-masing

unit

kerja

sebagai

acuan

atau

pendukung aktivitas unit kerja dan dikendalikan oleh unit kerja. Yang termasuk dokumen intern adalah : Peraturan & Kebijakan, SOP, Juknis, Laporan, dan Formulir. 35. Laporan adalah laporan yang terstruktur dengan format baku yang dibuat secara rutin/ periodik oleh unit kerja. Contoh : laporan-laporan dari SMART, Laporan Evaluasi Kinerja, laporan Pemakaian Obat Narkotika (dari Farmasi), dll. 36. Catatan Mutu adalah catatan mutu yang dikendalikan dan berasal dari aktivitas unit kerja sendiri meliputi formulir yang sudah terisi, laporan, dll. 37. Dokumen ekstern adalah semua dokumen yang berasal dari luar RSIJCP

yang

digunakan

sebagai

pedoman

/

acuan

dalam

melaksanakan kegiatan di unit kerja , meliputi : buku pedoman, peraturan-peraturan dll.

Panduan Tata Naskah

Page 7

BAB II RUANG LINGKUP Ruang lingkup Paduan Tata Naskah Dinas RSIJCP meliputi pengaturan tentang : 1. Jenis dan susunan naskah dinas, 2. Prinsip dan prosedur penyusunan naskah dinas, 3. Penggunaan lambang RSIJCP, logo, stempel dan amplop 4. Kewenangan penandatanganan naskah dinas.

Naskah dinas yang dimaksud dalam panduan ini adalah naskah dinas yang digunakan baik untuk berkomunikasi antara instansi / pihak luar dan atau antar Pejabat/ Tim dalam organisasi di lingkungan RSIJCP.

Panduan Tata Naskah

Page 8

BAB III TATA LAKSANA A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud

Maksud disusunnya Panduan Tata Naskah Dinas RSIJCP adalah dapat digunakan sebagai pedoman atau acuan bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan RSIJCP dalam pengelolaan tata naskah dinas. 2. Tujuan Panduan Tata Naskah Dinas RSIJCP bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis intern maupun ekstern yang berdaya guna

dan

administrasi

berhasil

guna

dalam

penyelenggaraan

rangka

tugas

mendukung

pokok

dan

tertib

fungsi

di

lingkungan RSIJCP.

B. SASARAN 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan RSIJCP 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis. 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna.

C. ASAS 1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna. Penyelenggaraan tata naskah dinas diperlukan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, penentuan spesifikasi informasi serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan termasuk jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraan. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan Panduan Tata Naskah

Page 9

dari segi isi, format prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahan. 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran antara lain

dilihat dari kejelasan

redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,

klasifikasi,

penyampaian

kepada

yang

berhak,

pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

D. KETENTUAN TATA NASKAH Bahwa

dalam

pelaksanaan

Tata

Naskah

Dinas

RSIJCP

diatur

ketentuan sebagai berikut : 1. Terdapat review dan persetujuan atas semua kebijakan dan prosedur oleh pejabat yang berwenang sebelum diterbitkan. a. Semua kebijakan yang diusulkan dari unit terkait, terlebih dahulu dilakukan review verifikasi dan koreksi oleh atasan langsung, sebelum diajukan ke direktur utama/ pimpinan rumah sakit. b. Penadatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kekuasaan yang ada pada serorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. 2. Ada proses dan frekuensi review serta persetujuan berkelanjutan atas kebijakan dan prosedur. a. Paraf pejabat terkait yang ditunjuk dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan. b. Setiap kebijakan dan prosedur yang telah berlaku dilakukan evaluasi sesuai dengan masa waktunya oleh unit penanggung jawab terhadap pelaksanaan kebijakan dan prosedur terkini. 3.

Ada pengendalian untuk menjamin bahwa hanya kebijakan dan prosedur terkini dengan versi yang relevan tersedia dimana pun

Panduan Tata Naskah

Page 10

akan digunakan. a. Unit Humas

& Legal memastikan bahwa

kebijakan dan

prosedur yang ditetapkan di RS adalah merujuk dari peraturan dan kebijakan perundang-undangan yang masih berlaku. b. Apabila kebijakan, pedoman, prosedur dan atau lainnya yang akan ditetapkan berasal dari peraturan, diperlukan surat keputusan tentang pemberlakuan di rumah sakit. c. Bila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan kebijakan, akan ditinjau kembali sesuai dengan peraturan perundangan yang ada dan kemampuan RSIJCP. d. Setiap kebijakan dan prosedur mempunyai masa retensi (jangka

waktu)

yang

dipersyaratkan

oleh

peraturan

perundangan yang berlaku, sambil memastikan bahwa tidak terjadi kekeliruan dalam penggunaannya dan kebijakan atau protokol tersebut ditetapkan. 4. Identifikasi perubahan dalam kebijakan dan prosedur. a. Dalam setiap perubahan dan atau evaluasi kebijakan dan

prosedur, melalui mekanisme memo intern oleh unit terkait. b. Identifikasi perubahan dalam kebijakan dan prosedur dinyatakan

secara

eksplisit

dalam

setiap

kebijakan

dan

prosedur yang baru. 5. Pemeliharaan identifikasi dan dokumen yang bisa dibaca/terbaca. a. Semua dokumen kebijakan dan prosedur tersimpan secara

sentral di bagian Sekretariat, baik dalam bentuk asli dan bentuk file elektronik. b. Setiap unit kerja yang terkait dengan sebuah kebijakan dan prosedur, akan mendapatkan dokumen dalam bentuk hard copy dan soft copy yang tersimpan dalam program agenda surat (komputerisasi). 6. Adanya proses pengelolaan kebijakan dan prosedur yang berasal

dari luar rumah sakit  Kebijakan

dan prosedur di rumah sakit dapat merupakan

adaptasi dari regulasi nasional yang berhubungan dengan kegiatan dan peraturan rumah sakit. 7. Retensi dari kebijakan dan prosedur yang sudah tidak berlaku, Panduan Tata Naskah

Page 11

minimal

dalam

kurun

perundang-undangan

yang

yang

dipersyaratkan

berlaku,

serta

peraturan

memastikan

dan tidak

terjadi kesalahan dalam penggunaannya. a. Kebijakan dan prosedur yang sudah tidak berlaku secara otomatis

akan digolongkan dalam kebijakan kedaluwarsa

(expired). b. Pemusnahan kedaluwarsa

dokumen mengikuti

kebijakan

dan

pedoman

prosedur

yang

pengelolaan

dan

pemusnahan arsip RSIJCP. 8. Identifikasi dan penelusuran dari sirkulasi seluruh kebijakan dan prosedur. a. Dalam program komputerisasi agenda surat, memungkinkan adanya sistem penelusuran setiap dokumen teridentifikasi melalui : judul, tanggal dikeluarkan/ diberlakukan, edisi dan/ atau tanggal revisi sekarang, jumlah halaman, siapa yang memberikan otorisasi dan/ atau me-review dokumen tersebut, serta identifikasi data base. b. Dalam program komputerisasi agenda surat, terdapat proses untuk memastikan bahwa surat telah terkirim. c. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur dilakukan oleh unit kerja penanggung jawab dalam rangka memastikan pegawai di unit kerja terkait terbiasa dengan kebijakan

dan

prosedur

yang

relevan

dengan

pekerjaan

mereka. d. Proses untuk mengembangkan dan memelihara kebijakan dan prosedur dilaksanakan secara kontinu dan berkelanjutan. 9. Bagian Pelayanan Umum & Perkantoran merupakan bagian yang mempunyai kewajiban untuk melakukan proses kegiatan Tata Laksana surat menyurat yaitu pusat penerbitan surat dan penomoran surat baik surat keluar umum ataupun surat khusus, pusat penyimpanan arsip baik hard copy ataupun soft copy. 10. Beberapa Unit Kerja yang diberikan kebijakan untuk melakukan penerbitan surat dengan penomoran tetap di Bagian Pelayanan Umum & Perkantoran, memberikan salinan surat sebagai arsip, penanda tangan surat keluar oleh Direktur Utama ataupun Pjs. Panduan Tata Naskah

Page 12

Direktur Utama RSIJCP dan pengetikan sesuai dengan Panduan yang berlaku.

Unit Kerja yang diberikan kebijakan mengeluarkan / menerbitkan surat dengan rincian sebagai berikut : N o. 1

Unit Kerja Sumber Daya Insani

Jenis Surat Yang berhubungan dengan Pegawai : Surat Keputusan, Instruksi, Surat Tugas,

2

Pendidikan

Surat Keterangan, Surat Rekomendasi & Yang berhubungan dengan Kegiatan

3

Pelatihan Keuangan

Diklat (Surat Tugas, Surat Narasumber Kuitansi yang membutuhkan validasi

4

Akuntansi

Surat Pajak

5

Pemeliharaan

6

Kesling Logistik

Surat Pesanan Order

7

Rekam Medik

Laporan Bulanan

8

Humas Legal

Surat Perjanjian Kerjasama, Pengumuman

E.

& Surat Perintah Kerja

PENYUSUNAN NASKAH DINAS 1.

Penerapan Tata Laksana Surat Menyurat di lingkungan RSIJCP Harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : a.

Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui suratmenyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

b.

Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

Panduan Tata Naskah

Page 13

c.

Urusan

kedinasan

yang

dilakukan

dengan

menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. d.

Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :  Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.  Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan  Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

e.

Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di RSIJCP dan segera dikirim setelah ditandatangani. f.

Surat dibuat hanya 1 rangkap asli, sedangkan untuk pertinggal dan tembusan adalah salinan /copy nya.

g.

Penggandaan/salinan surat hanya diberikan kepada yang

berhak

dan

memerlukan,

dinyatakan

dengan

memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : 

Salinan Tembusan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.



Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan



Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip.

h.

Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada

unit yang

bertanggung jawab. i.

Tingkat Keamanan. 

Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan

Panduan Tata Naskah

Page 14

RSIJCP. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan RSIJCP. 

Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

j.

Kecepatan penyampaian. 

Sangat Segera/ Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.



Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan



Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan oleh kurir, batas waktu 5 hari.

k.

Surat

dengan

Tingkat

Keamanan

Tertentu

(dan

Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. l. Penggunaan Kertas Surat. Kertas yang digunakan HVS adalah ukuran 8,5 ” x 14 ”, 70 gram dan berlogo RSIJCP atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan; dan A4 70 gram untuk kertas yang tanpa logo RSIJCP (untuk surat intern, dokumen lain, Pedoman, Panduan, SPO, dan PPK). m.

Pengetikan

sarana

administrasi

dan

komunikasi

perkantoran 

Panduan Tata Naskah

Untuk kertas Kop RSIJCP.

Page 15

HVS adalah ukuran 8,5 ” x 14 ” - 70 gram dengan besar batas atas 6,8 cm; batas bawah 5,5 cm; batas kiri 4 cm dan batas kanan 2,5 cm. 

Untuk kertas tanpa Kop RSIJCP. Ukuran A4 70 gram, besar batas atas 2,5 cm;

batas

bawah 2,5 cm; batas kiri 3 cm dan batas kanan 2,5 cm. 

Jenis huruf yang digunakan adalah Calibri Body dengan ukuran 12 dan lebar spasi sebesar 1,5 spasi, kecuali untuk surat spasi sebesar 1 spasi.



Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit penyesuaian, yaitu posisi rata kanan dan kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah.



Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat.

2. Bentuk Stempel a. Stempel yang diakui sebagai stempel RSIJCP terdiri dari 3 macam, yaitu : 

Stempel Resmi RS



Stempel Direktur (Utama dan Direksi)



Stempel Unit Kerja

b. Warna Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna ungu. c. Bentuk Stempel bulat berdiameter antara 2,5 - 3,5 cm, untuk yang kotak ukuran panjang antara 3 – 5 cm dengan lebar 1 - 1,5 cm. Penggunaan Stempel menyesuaikan dengan luas objek yang perlu diberikan stempel : Format stempel sebagai berikut : Panduan Tata Naskah

Page 16

Stempel RSIJ

Stempel Direktur

Stempel Unit Kerja

Stempel Nama

3. Sampul Naskah RSIJCP Sampul naskah RSIJCP bertuliskan logo RSIJCP pada bagian kiri atas dan pada bagian bawah sampul naskah bertuliskan alamat, nomor telepon, nomor faksimile serta situs RSIJCP. Logo RSIJCP

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected]

Kertas sampul naskah = 11 x 23 cm dengan identitas Logo RSIJCP yang sudah dicetak

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] 16 Pelayanan

Terakreditasi RS

4. Bentuk dan Ukuran Kertas Logo RSIJCP

Kertas sampul naskah = 11 x 23 cm dengan identitas RSIJCP yang sudah dicetak

Ukuran kertas adalah HVS Folio dengan ukuran 8,5 ” x 14 ” 70 gram Panduan Tata Naskah

Page 17

5.

Jenis

dan

Kewenangan

Penandatanganan

Naskah

di

Lingkungan RSIJCP a. Direktur Utama RSIJCP menandatangani naskah di lingkungan RS dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat

yang

materinya

memuat

kebijakan

dan

atas

pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; b. Naskah di lingkungan RSIJCP sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi intern dan ekstern RSIJCP. 6. Pembubuhan Paraf Naskah di lingkungan RSIJCP sebelum ditandatangani oleh Direktur Utama harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang direktur untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yaitu di sebelah kanan dan kiri nama yang berwenang menandatangani naskah sedangkan paraf dari manajer / kepala unit terkait terletak di ujung kertas bagian sebelah kanan bawah. 7.

Penggunaan a.n. Dalam

hal

Direktur

penandatanganan

Utama

kepada

RSIJCP pejabat

memberikan bawahannya,

mandat maka

penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut : a.n. (atas nama, ditulis a huruf kecil dan n huruf kecil) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat Panduan Tata Naskah

Page 18

setingkat di bawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada di tangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat; Contoh penandatanganan dan penggunaan a.n. (atas nama) a. Penandatanganan Naskah di lingkungan RSIJCP : Oleh Direktur Utama Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih : Nama Jelas Direktur Utama b. Penggunaan “a.n.”

:

Nama Jelas a.n. Direktur Utama 8. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Tata cara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah. a. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan. b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah dengan memberikan paraf di bagian ralat dimaksud.

F.

FORMAT NASKAH DINAS 1. Surat Umum

Susunan naskah dinas surat keluar terdiri dari kepala, pembuka, Panduan Tata Naskah

Page 19

isi, penutup, penanggung jawab, tembusan (jika diperlukan). Misalnya : undangan, pemberitahuan, laporan, penawaran, pengantar perjalanan dinas dan lain-lain. Adapun bagian-bagian/susunan dari Surat Umum adalah sebagai berikut : a. 2)

Surat Umum

Kepala Surat  Kop Surat Pada kepala surat dinas RSIJCP, dicantumkan lambang, logo RSIJCP, Motto RSIJCP, serta tulisan Arab Basmallah.  Nomor Nomor surat berisikan nomor urut surat, singkatan rumah sakit, kode indeks surat, bulan dan tahun pembuatan surat.  Lampiran Lampiran

surat

diketik

di

bawah

kata

nomor

dan

menyebutkan jumlah lampiran, jika tidak ada yang dilampirkan, maka tidak perlu diketik.  Hal Hal memuat inti/ perihal keseluruhan surat dinas, oleh karena itu hal surat harus dirumuskan sesingkat mungkin tetapi dapat dimengerti oleh penerima surat. Kata Hal diketik di bawah lampiran dan/ atau di bawah kata nomor dan digarisbawahi (isi hal diketik tidak melebihi setengah dari lebar kertas)  Tanggal Pengetikan tanggal

terdiri

dari

dua

kalender

yaitu

kalender Qomariyah dan kalender Syamsiah. Penulisan kalender Qomariyah di sebelah kanan lurus dengan penulisan Nomor diakhiri dengan abjad H. bergaris bawah, sedangkan untuk penulisan kalender Syamsiyah lurus dengan lampiran dan atau Hal yang diakhiri dengan abjad M.  Alamat tujuan Alamat tujuan surat didahului Yang terhormat atau Yth., kemudian lurus dengan kata Kepada dituliskan nama orang Panduan Tata Naskah

yang

dituju

atau

nama

jabatan

dan

nama Page 20

perusahaan yang dituju, lurus di bawah nama yang dituju diberikan alamat/ kota tempat tujuan dan atau nomor faksimile jika diperlukan. 2) Isi/ batang tubuh surat  Salam pembuka dengan tulisan miring dan ditebalkan “ Assalamu’alaikum Wr. Wb atau Dengan Hormat “.  Isi surat dinas terdiri dari :  Isi pokok adalah penjelasan dalam bentuk uraian sesuai dengan keperluan surat .  Salam penutup yang ditulis sejajar di bawah kalimat penutup surat dengan tulisan miring dan ditebalkan bunyi sebagai berikut

“ Wassalamu’alaikum

Wr. Wb atau Hormat Kami “ ditulis sejajar dengan tanggal surat (sebelah kanan). 3) Kaki Surat. Penutup surat keluar umum terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :  Nama pejabat penandatangan. Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah tulisan salam penutup dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan

gelar

akademik,

dicetak

tebal

serta

bergaris bawah.  Nama jabatan penanda tangan. Nama jabatan penanda tangan diketik lurus di bawah dan sejajar dengan nama pejabat dengan huruf kapital pada setiap awal kata.  Tanda tangan. Tanda tangan pejabat dibubuhkan di atas nama pejabat.  Stempel. Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat. Panduan Tata Naskah

Page 21

 Tembusan. Kata Tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat, di bawah jabatan penanda tangan, diakhiri dengan titik dua dan digarisbawahi. Pihak yang diberi tembusan diketik di bawah kata tembusan, apabila penerima tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut. Format Surat Umum RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681

Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Nomor, Lampira n dan Hal surat Tujuan dan Alamat Lengka p Surat

Nomor : ../../../../… Hijiriah Lampiran : Masehi Hal :

Tgl, bulan, tahun Tgl, bulan, tahun

Yth. ………………………….… …….…………………………….…

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat

Batang Tubuh Surat

Assalamu’alaikum, Wr, Wb / Dengan Hormat. ………………………..……………..(Alinea Pembuka)………. ….……………………… ………………………..................(Alinea Isi)……….………. ……………………....….. ……………………………..............(Alinea Penutup)…..…. …………………..….….. Tembusa n untuk unit yang terkait

Wassalamu’alaikum, Wr,WbHormat Kami.

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Nama Pejabat Nama Jabatan

Panduan Tata Naskah

Page 22

b.

Undangan Formulir undangan dibagi menjadi dua yaitu ; 2)

Undangan untuk Intern Tampak Dalam Logo RSIJCP

Tgl, bulan, tahun H

Tgl, bulan,

tahun M Assalamu’alaikum, Wr, Wb. Keteranga n Pelaksana an kegiatan

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada pertemuan yang Insya Allah akan diselenggarkan pada : hari / tanggal waktu tempat acara

: : : :

Demikian kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum, Wr,Wb

Tampak Depan Logo RSIJCP

Logo Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

RS. ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I / 1 Telepon (021)4250551 Jakarta 10510

Tanggal, bulan dan tahun pembuat an surat

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Logo dan Nama Ruma h Sakit

UNDANGAN Keteranga n Pelaksana an kegiatan

Hari…tanggal….bulan….tahun

Yth. Bapak/Ibu/Saudara …………………………………… ………….…… …………………………………… ………………. Di RS.Islam Jakarta Cempaka Putih

Panduan Tata Naskah

Nama jabatan dan nama lengkap peruntuka n undangan

Page 23

3)

Undangan untuk Ekstern Format Undangan Ektern RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681

Logo RSIJCP

bsite : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Nomor, Lampiran dan Hal surat Tujuan dan Alamat Lengkap Undangan

Keteranga n Pelaksana an kegiatan

Nomor : ../../../../… tahun H Lampiran : tahun M Hal :

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

Tgl, bulan, Tgl, bulan,

Yth. ………………………….… …….………………………….… Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada pertemuan yang Insya Allah akan diselenggarkan pada : hari / tanggal waktu tempat acara

: : : :

Demikian kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, kami mengucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum,W r,Wb Nama Pejabat Nama Jabatan

c.

Tanggal, bulan dan tahun pembuata n surat

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Notulen Rapat Isi dan susunan notulen rapat adalah sebagai berikut 1) Kepala Notulen Rapat ditulis dengan NOTULEN RAPAT ditulis secara simetris di tengah margin, selanjutnya di bawahnya dengan rata kanan ditulis Jenis Rapat Hari/ tanggal, Waktu dan Tempat. 2) Notulen berisi uraian tentang :  Nomor Urut  Pokok Bahasan SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH  RUMAH Kesepakatan/Solusi  Tindak LanjutNOTULEN RAPAT  Pelaksanaan : Penanggung Jawab dan Pelaksana 3) Kaki Notulen Rapat berisi tentang Pimpinan Rapat, notulis rapat, serta di bawahnya masing – masing ditulis nama jelas dan tanda tangan.

N Pokok Kesepakat o Format Bahasan Notulen an Rapat x xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxx xxx Logo x RSIJCP Panduan Tata Naskah

Tindak Lanjut

Pelaksanaan Penanggung Pelaksana Jawab

xxxxxxxxxxxxx xx

Menyetujui

Tgl, bulan, tahun H. Tgl, bulan, tahun M.

Tanda Tangan

Tanda Tangan

Page 24

Acara : xxxxxxxxxxxxxxxx Hari/Tanggal : xxxxxxxxxxxxxxxx Waktu : xxxxxxxxxxxxxxxx Tempat : xxxxxxxxxxxxxxxx

d.

Daftar Hadir Daftar hadir dibagi dua yaitu Daftar Hadir Intern dan Daftar Hadir Ekstern. Isi pokok dalam susunan Daftar Hadir adalah sebagai berikut : 1) Kepala daftar hadir ditulis dengan DAFTAR HADIR INTERN dan DAFTAR HADIR EKSTERN ditulis secara simetris, 2) Untuk Daftar Hadir Intern selanjutnya di bawahnya dengan rata kanan ditulis Kegiatan, Hari/ tanggal, Waktu dan tempat. 3) Daftar Hadir Intern berisi uraian tentang :  Nomor Urut  Nama peserta  Nama Unit Kerja/Jabatan peserta  Tanda tangan

RUMAH SAKITDaftar ISLAM JAKARTA Formulir Hadir Intern CEMPAKA PUTIH Logo RSIJCP

Kegiatan : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat

DAFTAR HADIR INTERN xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxx

Panduan Tata Naskah

Page 25

No

Nama

Unit Kerja

Tanda Tangan

xx

xxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxx

4) Untuk Daftar Hadir Ekstern selanjutnya di bawahnya dengan rata kanan ditulis Kegiatan, Hari/ tanggal, Waktu dan Tempat. 5) Daftar Hadir Ekstern berisi uraian tentang :  Nomor Urut  Nama  Alamat  Tanda Tangan  Keterangan Formulir Daftar Hadir Ekstern : LogoRUMAH RSIJCP

SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH DAFTAR HADIR EKSTERN

Kegiatan : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat No.

xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxx

Nama

e.

Alamat

Tanda Tangan

Keterang an

Lembar Dispossisi Lembar Disposisi digunakan untuk surat/ dokumen masuk yang

memerlukan

jawaban/

kebijakan baik

secara

lisan

maupun tulisan. Fungsi Lembar Disposisi sebagai tempat untuk memberikan jawaban/ kebijakan direksi terkait dengan maksud isi surat masuk. Surat-surat

yang

memerlukan

disposisi

adalah

sebagai

berikut : 1)Surat Ekstern Setiap Surat Ekstern yang ditujukan kepada direksi harus Panduan Tata Naskah

Page 26

diberikan lembar disposisi diletakkan di lembar pertama pada setiap surat masuk yang berisikan antara lain Sifat Surat,

Tanggal

Penyelesaian,

Diterima,

Kode

Arsip,

Nomor

Agenda,

Tanggal

Surat,

Target Pengirim,

Agendaris, Paraf dan Ringkasan Isi Surat. Format Lembar Disposisi Surat Ekstern

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH BAGIAN PELAYANAN UMUM & PERKANTORAN

Logo RSIJCP

Pengirim No. Agenda Waktu Disposisi Target Penyelesaian Sifat Kode Arsip Agendaris ISI RINGKASAN

: : :

DITERUSKAN KEPADA

:

DIREKTUR

: : : :

RAHASI A

SEGERA

BIASA

Paraf Agendaris :

(Terkait) :

DIREKTUR UTAMA : SEKRETARIAT

:

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH SUMBER DAYA INSANI No. Agenda Pengirim Waktu Disposisi Sifat Kode Arsip

: : : : :

2)Surat Intern SDI Format Lembar Disposisi Surat Intern dari SDI

Perihal / Ringkasan:

Usulan / Masukan Manajer SDI

:

DIREKTUR Logo SDI & BINDATRA: RSIJCP DIREKTUR PENUNJANG KLINIK

:

Panduan Tata Naskah

DIREKTUR KEUANGAN

DIREKTUR PELAYANAN KLINIK DIREKTUR UTAMA

Page 27

:

:

:

RAHASI A

SEGERA

BIASA

f. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi dipergunakan untuk pembuktian penerimaan surat yang berisikan antara lain: 1) 2) 3) 4) 5)

Nomor urut Nomor surat Perihal surat Alamat tujuan surat Nama, tanda tangan dan tanggal penerima surat Format buku ekspedisi

N o

Nomor Surat

x x

xxxxxxxxxxx x

Perihal xxxxxxxxxxx

Tujuan Surat xxxxxxxxx

Nama, Tanda Tangan dan Tanggal Penerimaan xxx

2. Surat Khusus Adapun bagian-bagian/susunan dari Surat Khusus adalah sebagai berikut : a. Surat Keputusan 1) Kepala Surat a) Kop Surat Panduan Tata Naskah

Page 28

Pada kepala surat dinas RSIJ-CP, dicantumkan lambang, logo RSIJ-CP, Motto RSIJ-CP, dan tulisan Arab Basmallah. b) Inti surat : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH, ditulis simetris di tengah margin. c) Nomor Surat Nomor surat berisikan nomor urut surat, singkatan rumah sakit, kode indeks surat, bulan dan tahun pembuatan surat. d) Tentang/ Perihal/ Judul Keputusan Direktur Hal Judul Keputusan memuat inti keseluruhan surat dengan menggunakan huruf kapital. Oleh karena itu tentang/ hal surat harus dirumuskan sesingkat mungkin tetapi dapat dimengerti oleh penerima surat. 2) Pembukaan Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital di bawah judul keputusan, di samping kiri. 3) Isi Surat a)

Konsideran :  Konsideran “ Menimbang “ memuat uraian singkat tentang

pokok-pokok

pikiran

yang

menjadi

latar

belakang dan alasan pembuatan peraturan.  Konsideran “ Mengingat “ yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Peraturan - peraturan atau

perundangan

yang

dijadikan

dasar

hukum

tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.  Konsideran “ Memperhatikan “ memuat hasil sebuah proses untuk segera diterbitkan dalam bentuk surat keputusan (bila perlu). b)

Diktum  Diktum “ Memutuskan “ ditulis simetris di tengah margin, seluruhnya dengan huruf capital diletakkan ditangah margin.  Diktum “ Menetapkan

“

ditulis

di

bawah

kata

Memutuskan dimulai dari samping kiri, sejajar dengan Panduan Tata Naskah

Page 29

kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata menetapkan dituliskan dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.  Nama peraturan/ keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik. c)

Batang tubuh  Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : Pertama : Kedua : Dst.  Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan,

pencabutan

ketentuan,

dan

atau

peraturan lainnya.  Materi kebijakan/peraturan dibuat sebagai lampiran keputusan dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan. d)

Kaki Surat  Tempat dan tanggal penetapan surat  Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf

Kapital

pada

setiap

awal

kata

dan

mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.  Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan diketik lurus di bawah dan sejajar dengan nama pejabat dengan huruf Kapital pada setiap awal kata. 

Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di atas dan nama

pejabat.  Stempel

Panduan Tata Naskah

Page 30

Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.  Tembusan Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan diakhiri dengan titik dua. Pihak yang diberi tembusan diketik di bawah kata tembusan, apabila penerima tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut. Format Surat Keputusan RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH

Logo Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 RSIJC Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 P Website : www.rsi.co.id, email :[email protected]

Nomor dan Perihal Keputus an dibuat

Konsidera n Keputusa n dibuat (konsidera n Memperh atikan bila perlu) Batan g Tubuh

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH No :………/……./……/……/……. Tentang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH Menimbang : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Mengingat : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 . xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Memperhatikan : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan Keputusan

MEMUTUSKAN Menetapkan

:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx (Huruf Kapital semua) Pertama : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kedua : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Dst Ditetapkan di : Pada Tanggal :Tgl, bulan, tahun

Tembusa n untuk unit terkait

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Pedoman dan Panduan

b.

1) Setiap Panduan Tata Naskah

pedoman/

panduan

harus

dilengkapi

dengan Page 31

peraturan/

keputusan

Direktur/

Pimpinan

RS

untuk

pemberlakukan pedoman/ panduan tersebut. Bila Direktur/ Pimpinan

RS

diganti,

peraturan/

keputusan

Direktur/

Pimpinan RS untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tidak perlu diganti. Peraturan/ Keputusan Direktur/ pimpinan RS diganti bila memang ada perubahan dalam pedoman/ panduan tersebut. 2) Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 3) Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan pedoman/ panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu maka RS dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada

pedoman/

panduan

yang

diterbitkan

oleh

Kementerian Kesehatan tersebut. 4) Susunan Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja diatur sebagai berikut : BAB I

PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN C. RUANG LINGKUP BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT A. SEJARAH BERDIRI B. KONDISI SAAT INI BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, TUJUAN, MOTTO DAN NILAINILAI BUDAYA ORGANISASI A. VISI B. MISI A. FALSAFAH B. TUJUAN C. MOTTO D. NILAI- NILAI DAN BUDAYA ORGANISASI BAB IV BAB V

STRUKTUR ORGANISASI RS STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA DAN URAIAN

JABATAN A. STRUKTUR ORGANISASI B. URAIAN JABATAN BAB VI TATA HUBUNGAN KERJA A. TATA HUBUNGAN KERJA INTERN UNIT KERJA B. TATA HUBUNGAN KERJA EKSTERN UNIT KERJA BAB VII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONEL Panduan Tata Naskah

Page 32

A. B. C. D. E.

STANDARISASI KETENAGAAN KONDISI KETENAGAAN DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN REKRUTMEN DAN SELEKSI PENGEMBANGAN SDI BAB VIII KEGIATAN ORIENTASI A. ORIENTASI RUMAH SAKIT B. ORIENTASI BAGIAN/UNIT KERJA BAB IX PERTEMUAN/ RAPAT BAB X PELAPORAN A. LAPORAN HARIAN B. LAPORAN BULANAN C. LAPORAN TAHUNAN BAB XI PENUTUP DAFTAR PUSTAKA 5) Susunan Pedoman Pelayanan Unit Kerja diatur dan disusun sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN A. B. C. D. E. BAB II

LATAR BELAKANG TUJUAN PEDOMAN RUANG LINGKUP PELAYANAN BATASAN OPERASIONAL LANDASAN HUKUM

STANDAR KETENAGAAN A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA INSANI B. DISTRIBUSI KETENAGAAN C. PENGATURAN JAGA

BAB III

STANDAR FASILITAS A. DENAH RUANG B. STANDAR FASILITAS

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP 6) Susunan Panduan Pelayanan diatur sebagai berikut : BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI DAFTAR PUSTAKA c. Program dan Kerangka Acuan

Panduan Tata Naskah

Page 33

Susunan Program dan Kerangka Acuan /TOR diatur sebagai berikut : BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

LATAR BELAKANG

BAB III TUJUAN A. B.

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

BAB IV KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN A. B. BAB V

KEGIATAN POKOK RINCIAN KEGIATAN

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

BAB VI SASARAN BAB VII

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

BAB VIII

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

BAB IX PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN BAB X

PEMBIAYAAN

BAB XI

PENUTUP

d. Laporan 1) Laporan Unit Kerja Susunan Laporan Unit Kerja diatur sebagai berikut : BAB I

PENDAHULUAN

BAB II MAKSUD DAN TUJUAN BAB III KEGIATAN DAN EVALUASI BAB IV LAPORAN MUTU BAB V 2)

KESIMPULAN DAN SARAN

Laporan Pelaksanaan Pelatihan Susunan Laporan Unit Kerja diatur sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN BAB II TUJUAN PELATIHAN BAB III PELAKSANAAN A. WAKTU PELATIHAN B. TEMPAT PELATIHAN C. JUDUL MATERI DAN PEMBICARA / NARASUMBER BAB IV HASIL PELATIHAN BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN PELATIHAN

Panduan Tata Naskah

Page 34

B. SARAN UNTUK RSIJCP BAB VI LAMPIRAN A. Materi B. Sertifikat E.

Surat Perjanjian Ekstern 1)

Kepala Surat  Logo Para Pihak Jika ada logo dari para pihak, logo pihak I di sebelah kiri dan logo pihak II di sebelah kanan (jika hanya ada 2 pihak). Jika lebih dari 2 pihak logo para pihak di atas judul secara proporsional (sesuai dengan konseptor pembuatan surat perjanjian ).  Nama

kedua pihak ditulis secara simetris PERJANJIAN

KERJASAMA.………………… xxxxxxxx…...Antara…….xxxxxxxxxxxxxxx….............denga n…...xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tentang……..xxxxxxxxxxxx  Nomor Surat Nomor surat dimaksud ditulis simetris dari para pihak, akan tetapi karena suatu hal dari pihak ekstern tidak ada nomor surat, maka bisa ditiadakan untuk nomor surat dari pihak ekstern. 2) Isi Surat Isi Surat berisi Judul perjanjian, kepala perjanjian/Pembukaan, Komparisi (para pihak), sebab (premise), isi perjanjian dan penutup, selanjutnya diatur sesuai dengan pasal-pasal yang disepakati dengan menggunakan kertas HVS ukuran Legal 8,5” x 14 “ 70 gram. 3) Kaki  Tempat dan tanggal penanda tanganan surat. Tanggal surat terdiri dari kalender Qomariah dan kalender Syamsiah.  Para pihak ( Pihak I dan Pihak II)  Nama pejabat penanda tangan dari kedua belah pihak Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan Nama Jabatan penanda tangan dari para pihak. Panduan Tata Naskah

Page 35



Tanda tangan para pihak Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara para pihak dan nama pejabat dari kedua belah pihak. Ditempel Materai Rp.6.000,- pada masing – masing pihak dan dibuat rangkap dua.

 Nama Jabatan kedua belah pihak Nama jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan. 

Saksi-saksi para pihak. Nama Saksi ditulis jelas dari perwakilan masing-masing

pihak. 

Tanda Tangan Para Saksi Tanda Tangan para saksi dibubuhkan di antara para saksi dan nama penanda tangan saksi dari kedua belah pihak.

 Stempel Stempel dibubuhkan sebelah kiri penanda tangan surat

PERJANJIAN KERJASAMA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX dengan menyentuh bagian tanda tangan Antara Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx tangan surat.Dengan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

pejabat penanda

Format Perjanjian dengan pihak ekstern Nomor Nomor

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Logo Logo Pada hari ini xxxxxxxxxx tanggal xxxxxxxxxxx bulan xxxxxxxxx Pihak tahun Pihak xxxxxxxxx yang bertanda tangan di bawah ini : II I 1. Nama

2. Nama

: Identitas, jabatan dan alamat lengkap xxxxxxx oleh karena itu bertindak untuk dan atas nama xxxxxxx selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : Identitas, jabatan dan alamat lengkap xxxxxxx oleh karena itu bertindak untuk dan atas nama xxxxxxx selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA

Dengan ini menyatakan bahwa PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan Perjanjian Kerjasama……..dengan ketentuan yang diatur dalam pasal – pasal di bawah ini : Berisi uraian terkait dengan isi pokok perjanjian yang terdiri dari pasal- pasal. PENUTUP Demikian Perjanjian ini dibuat dalam rangkap dua masing-masing dibubuhi materai secukupnya dan ditandatangani sehingga masingmasing mempunyai kekuatan hokum yang sama. Ditetapkan di : Pada Tanggal :Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi II Panduan Pihak Tata Naskah Nama Penanda tangan Nama Jabatan Saksi II

Pihak I Materai Nama Penanda tangan Nama Jabatan Saksi I

Logo Para Pihak yang sudah dicetak Judul Perjanjian Nama Perusahaan Para Pihak Nomor Perjanjian dari Para Pihak

Kepala Pembukaan Perjanjian Komparasi (Para Pihak)

Premisse (sebab) Isi Perjanjian (Pasal-Pasal)

Page 36

Penutup Tempat dan Waktu Perjanjian

Nama jabatan dan nama lengkap Pimpinan dan Saksi dari para pihak yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

F.

Surat Perjanjian dengan Pihak Intern 1) Kepala Surat  Kop Surat  Jenis Surat Khusus secara simentris di tengah margin PERJANJIAN KERJASAMA XXXXXXXXXXXX  Nomor Surat Nomor Surat dimaksud ditulis simetris di tengah margin dari pihak intern. 2) Isi Surat Isi Surat berisi penjelasan status dan alamat dari para pihak, selanjutnya diatur sesuai dengan pasal-pasal yang disepakati. 3) Kaki  Tempat dan tanggal penanda tanganan surat, tanggal surat terdiri dari kalender Qomariah dan kalender Syamsiah.  Para pihak  Nama pejabat penanda tangan dari para pihak Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan Nama Jabatan penanda tangan dari para pihak.  Tanda Tangan para pihak Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara para pihak dan nama pejabat dari para pihak ditempel Materai Rp.6.000,di masing-masing pihak dibuat dua rangkap  Nama Jabatan para pihak Nama jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan.  Saksi-saksi para pihak Nama Saksi ditulis jelas dari perwakilan masing-masing pihak.

Panduan Tata Naskah

Page 37

 Tanda tangan para saksi Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara para saksi dan nama pejabat dari kedua belah pihak.  Stempel Stempel dibubuhkan sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

Format Perjanjian dengan pihak Intern Logo RSIJCP

Logo RSIJC P

PERJANJIAN KERJASAMA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Antara Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Dengan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nomor

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Pada hari ini xxxxxxxxxx tanggal xxxxxxxxxxx bulan xxxxxxxxx tahun xxxxxxxxx yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama

2. Nama

: Identitas, jabatan dan alamat lengkap xxxxxxx oleh karena itu bertindak untuk dan atas nama xxxxxxx selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : Identitas, jabatan dan alamat lengkap xxxxxxx oleh karena itu bertindak untuk dan atas nama xxxxxxx selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA

Dengan ini menyatakan bahwa PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan Perjanjian Kerjasama……..dengan ketentuan yang diatur dalam pasal – pasal di bawah ini : Berisi uraian terkait dengan isi pokok perjanjian yang terdiri dari pasal- pasal. Pasal….. PENUTUP Demikian Perjanjian ini dibuat dalam rangkap dua masing-masing dibubuhi materai secukupnya dan ditandatangani sehingga masingmasing mempunyai kekuatan hokum yang sama. Ditetapkan di : Pada Tanggal :Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi Pihak II

Pihak I Materai

Nama Penanda tangan Nama Jabatan Saksi II Panduan Tata Naskah

Nama Penanda tangan Nama Jabatan

Judul Perjanjian Nama Para Pihak

Nomor Perjanjian dari RSIJCP Kepala Pembukaan Perjanjian Komparasi (Para Pihak)

Premisse (sebab) Isi Perjanjian (Pasal-Pasal)

Penutup

Tempat dan Waktu Perjanjian

Nama jabatan dan nama lengkap Pimpinan dan Saksi dari para pihak yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Saksi I Page 38

G. Instruksi 1) Kepala Surat  Kop Surat  Inti surat INSTRUKSI DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH, ditulis simetris di tengah margin.  Nomor surat Nomor surat berisikan nomor urut surat, abjad kekhususan surat, kode indeks surat, bulan dan tahun pembuatan surat. 2) Isi Surat  Konsideran : - Konsideran

“

Menimbang

“

memuat

uraian singkat

tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. - Konsideran “ Mengingat “ memuat dasar kewenangan dan peraturan - peraturan perundangan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Peraturan-peraturan atau perundangan yang dijadikan dasar hukum tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. - Konsideran “ Memperhatikan “

memuat hasil sebuah

proses untuk segera diterbitkan dalam bentuk surat keputusan (bila perlu).  Diktum “ MENGINTRUKSIKAN “ ditulis simetris

Pertama Kedua Dst.

: :

3) Tujuan Instruksi Kepada diketik lurus di bawah “Mengingat”/“ Memperhatikan “ dan isi kepada siapa instruksi ditujukan. 4) Batang Tubuh Batang tubuh memuat semua substansi yang diinstruksikan salam diktum, misal : Pertama Kedua Panduan Tata Naskah

Page 39

Dst. 5) Kaki Surat 

Tempat dan tanggal penetapan surat



Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik lurus di bawah tanggal, diakhiri tanda baca koma, Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.



Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah sejajar dengan nama pejabat penandatangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.

 Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara tanggal dan RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH nama pejabat Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681

 Cap/stempel

Website : www.rsi.co.id, email Terakreditasi RS 16 Pelayanan

:[email protected]

Cap/stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat INSTRUKSI

DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA penanda tangan surat. PUTIH No :………/……./……/……/…….

 Tembusan

Tentang

Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX DIREKTUR UTAMAtitik RUMAH SAKITPihak ISLAM JAKARTA diakhiri dengan dua. yang CEMPAKA diberi tembusan diketik PUTIH

di bawah kata tembusan, apabila penerima tembusan lebih Menimbang : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dari satu diberi nomor urut. Mengingat

:

1.

Format Surat Instruksi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2 . xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Memperhatikan : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx MENGINSTRUKSIKAN

Nomor Instruksi dibuat

Kepada : 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Untuk Pertama Kedua

Panduan Tata Naskah

Kop Surat dan Lambang /Logo Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

Dst

: : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Ditetapkan di : Pada Tanggal :Tgl, bulan, tahun

Hijiriah

Tgl, bulan, tahun

Page 40

Konsidera n Instuksi dibuat Nama jabatan atau nama jelas instruksi ditujukan

Batang Tubuh / Isi Instruksi

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuata n Instruksi Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital dan ditebalkan

Tembusa n untuk unit terkait

H.

Surat Edaran 1) Kepala Surat  Kop Surat  Inti Surat “EDARAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA”, diketik simetris di tengah margin.  Nomor Surat  Perihal  Peruntukan Edaran dibuat 2) Isi Surat  Salam Pembuka dengan tulisan “ Assalamu’alaikum Wr. Wb “  Isi Maklumat Edaran

 Salam Penutup 3) Kaki  Tanggal surat  Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik lurus di bawah tanggal, diakhiri tanda baca koma, Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.  Nama jabatan penanda tangan. Panduan Tata Naskah

Page 41

Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah sejajar dengan nama pejabat penandatangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.  Tanda tangan. Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara tanggal dan nama pejabat 

Cap/stempel. Cap/stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.



Tembusan. Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan diakhiri dengan titik dua. Pihak yang diberi tembusan diketik

di

bawah

kata

tembusan,

apabila

penerima

tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut. Format Surat Edaran RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681

Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

EDARAN Nomor Edaran dibuat

Peruntuk an surat Isi Surat

Kop Surat dan Lamban g Rumah dicetak

DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH

No :………/……./……/……/……. Tentang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Yth. ………………………….… …….………………………….… Assalamu’alaikum, Wr, Wb . ………………………..…………..(Alinea Pembuka) …………...……………………… …………………………….........(Alinea Isi)……….………….. …………………....….. ……………………………..…....(Alinea Penutup)……….…. ………………..….….. Wassalamu’alaikum,Wr,Wb Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi

Tembusa n untuk unit terkait

Nama Pejabat Nama Jabatan

Tanggal, bulan dan tahun pembuatan Edaran Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Tembusan: 1. …………………. Panduan Tata Naskah

Page 42

I.

Surat Pengumuman 1) Kepala Surat  Kop Surat  Inti Surat PENGUMUMAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA”, diketik simetris di tengah margin.  Nomor Surat  Perihal 2) Isi Surat.  Salam Pembuka dengan tulisan “ Assalamu’alaikum Wr. Wb “  Isi Maklumat Pengumuman.  Salam Penutup. 3) Kaki  Tanggal surat  Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik lurus di bawah tanggal, diakhiri tanda baca koma, Nama Jabatan penanda tangan di ketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung 

Nama jabatan penanda tangan. Nama jabatan penandatangan diketik di bawah sejajar dengan nama pejabat penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.



Tanda Tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara tanggal dan

nama pejabat. 

Cap/stempel Cap/stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda

tangan

surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat. 

Tembusan Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan diakhiri dengan titik dua. Pihak yang diberi tembusan

Panduan Tata Naskah

Page 43

diketik

di

bawah

kata

tembusan,

apabila

penerima

tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut. Format Surat Pengumuman RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

PENGUMUMAN Nomor Pengumum an dibuat Peruntuk an surat

DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH

No :………/……./……/……/……. Tentang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Yth. ………………………….… …….………………………….… Assalamu’alaikum, Wr, Wb . ………………………..…………..(Alinea Pembuka) …………...……………………… …………………………….........(Alinea Isi)……….………….. …………………....….. ……………………………..…....(Alinea Penutup)……….…. ………………..….…..

Isi Surat

Wassalamu’alaikum,Wr,Wb Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi

Tembusa n untuk unit terkait

Nama Pejabat

j. Surat Kuasa Tembusan:

Nama Pejabat Nama Jabatan

Tanggal, bulan dan tahun pembuatan Pengumuman Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

1) Kepala Surat  Kop Surat  Tulisan Surat Kuasa menggunakan huruf kapital dan simetris di tengah margin.  Nomor Surat 2) Isi Surat  Memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa  Objek yang dikuasakan 3) Kaki  Tanggal surat  Tanda Tangan - Tanda Tangan dan nama jelas pihak Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa. - Pemberi Kuasa terletak di sebelah kanan dan Penerima Kuasa di sebelah kiri. Panduan Tata Naskah

Page 44

- Pemberian Materai di tempat Pemberi Kuasa.  Stempel

Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

Format Surat Kuasa RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Nomor Surat Kuasa

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

SURAT KUASA No :………/……./……/……/……. Assalamu’alaikum, Wr, Wb

Identitas Pemberi dan Penerim a Kuasa

Objek yang dikuasak an

Yang bertanda tangan di bawah ini : nama : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx no. KTP : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa Dengan ini memberi kuasa penuh kepada : Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat

nama

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx no. KTP : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Selanjutnya disebut Penerima Kuasa. Materai Untuk xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Demikian Surat Kuasa ini dibuat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Panduan Tata Naskah

untuk

dapat

Tanda Tangan Nama Jelas ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Page 45

k. Surat Serah Terima 1) Kepala Surat  Kop Surat  Tulisan Surat Serah Terima menggunakan huruf kapital dan simetris di tengah  Nomor Surat 2) Isi Surat  Memuat nama dan jabatan pihak Pemberi Tugas dan Penerima Tugas  Objek yang dikuasakan 3) Kaki  Tanggal surat  Tanda Tangan - Tanda Tangan dan nama jelas pihak Pemberi Tugas dan Penerima Tugas. - Pemberi Tugas terletak di sebelah kanan dan Penerima Tugas di sebelah kiri.  Stempel

RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat. SERAH TERIMA No :………/……./……/……/…….

Format Surat Serah Terima Assalamu’alaikum, Wr, Wb

Nomor Surat Serah Terima

Identitas Pemberi dan Penerima Tugas

Isi dan Maksud Tugas

Panduan Tata Naskah

I. PIHAK PERTAMA : Nama : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

II. PIHAK KEDUA : Nama

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sehubungan … xxxxxxxxxxxxx………...maka…….....untuk…..xxxxxxxxxxxxx x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Demikian Serah Terima ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Wassalamu’alaikum, Wr, Wb Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi Penerima Tugas Tanda Tangan dan Nama Jelas dan Nama Jelas

Pemberi Tugas Tanda Tangan

Page 46

Tanggal, bulan dan tahun pembuat an surat

Atasan Langsu ng Pemberi tugas

Tanda Tangan Nama Jelas ditulis dengan huruf awal kapital dan ditebalkan

Tembus an untuk unit yang terkait

l. Surat Tugas dan Surat Jalan 1) Kepala Surat  Kop Surat  Inti Surat (Jenis Surat )  Nomor Surat 2) Isi Surat  Menjelaskan

sebab

surat

dibutuhkan……………

xxxxxxxxxxxxx….…dengan ini Direktur Utama RSIJCP memberikan

Surat

Tugas

/

Surat

Jalan

kepada…..xxxxxxxxxxxx  Isi surat terdiri nama/ Tim/ identitas, untuk, waktu, biaya dan lain-lain dari maksud surat dibutuhkan. 3) Kaki  Tanggal surat  Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik lurus di bawah tanggal, diakhiri tanda baca koma, Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.  Nama jabatan penanda tangan.

Panduan Tata Naskah

Page 47

Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah sejajar dengan nama pejabat penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.  Tanda Tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara tanggal dan nama pejabat.  Stempel Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.  Tembusan Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan diakhiri dengan titik dua. Pihak yang diberi tembusan diketik

di

bawah

kata

tembusan,

apabila

penerima

tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut.

Format Surat Tugas / Surat Jalan RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 :[email protected]

Nomor Surat

Website : www.rsi.co.id, email Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Kop Surat dan Lambang / Logo Rumah Sakit yang sudah dicetak

SURAT TUGAS / SURAT JALAN No :………/……./……/……/……. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dengan ini Direktur Utama RSIJCP memberikan Surat Tugas/ Surat Jalan kepada :

Isi Surat

Tembusa n untuk unit yang terkait

Panduan Tata Naskah

nama

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx untuk : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx waktu : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx biaya : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lain-lain : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Wassalamu’alaikum,Wr,Wb Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi

Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat Tanda Tangan Nama Jelas ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Page 48

m.Surat Keterangan/ Surat Rekomendasi 1) Kepala Surat  Kop Surat  Inti Surat (Jenis Surat)  Nomor Surat 2) Isi Surat  Menjelaskan identitas yang diberikan Keterangan maupun rekomendasi (Nama, alamat dan jabatan)  Bentuk Uraian terkait maksud surat  Salam Penutup 3) Kaki  Tanggal surat  Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik lurus di bawah tanggal, diakhiri tanda baca koma, Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.  Nama jabatan penanda tangan. Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah sejajar dengan nama pejabat penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan mencantumkan gelar akademik, dicetak tebal serta bergaris bawah.  Tanda Tangan Tanda Tangan pejabat dibubuhkan di antara tanggal dan nama pejabat 

Stempel Stempel dibubuhkan di sebelah kiri penanda tangan surat dengan menyentuh bagian tanda tangan pejabat penanda tangan surat.



Tembusan Kata tembusan ditulis sejajar dengan Nomor Surat dan diakhiri dengan titik dua. Pihak yang diberi tembusan

Panduan Tata Naskah

Page 49

diketik

di

bawah

kata

tembusan,

apabila

penerima

tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut. Format Surat Keterangan, Surat Rekomendasi RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA (RSIJ) CEMPAKA PUTIH Jalan Cempaka Putih Tengah I/1, Jakarta 10510 Telepon (021)4250451,42801567(hunting) Faksimile (021)4206681 Website : www.rsi.co.id, email :[email protected] Terakreditasi RS 16 Pelayanan

Nomor Surat

Identitas yang diberi keterangan / rekomenda si Isi Surat

SURAT KETERANGAN/ REKOMENDASI No :………/……./……/……/……. Yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur Utama Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih menerangkan / memberikan rekomendasi bahwa : Nama

: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Isi Keterangan/rekomendasi xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx

Tembus an untuk unit yang terkait

Kop Surat dan Lambang Rumah Sakit Yang Sudah dicetak

Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat

Demikian Surat Keterangan / Rekomendasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

n. Memo Intern

Wassalamu’alaikum,Wr, Wb. Tgl, bulan, tahun Hijiriah Tgl, bulan, tahun Masehi

Tanda Tangan Nama Jelas ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

Nama Pejabat

Bagian- bagian dari memo intern antara lain. 1) Kepala Kepala memo intern bertuliskan nama instansi “ RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH “

dan nama unit

kerja di bawahnya ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah margin. 2) Nomor Memo Intern Pemberian nomor mengikuti tata persuratan RSIJCP yaitu dengan sistem secara sentral diatur oleh pejabat di unit kerja menggunakan kertas dengan ukuran A4. (Nomor surat, Nama Unit Kerja, Bulan dan tahun pembuatan surat) 3) Alamat yang dituju dan Identitas pengirim Identitas pengirim meliputi nomor memo intern, nama pejabat, nama jabatan, tanggal pembuatan, alamat yang

Panduan Tata Naskah

Page 50

dituju serta pihak-pihak yang perlu mengetahui dari isi memo intern (tembusan) dan perihal. 4) Isi Memo Intern 

Salam pembuka.



Isi Memo intern.



Salam penutup.

5) Tanda tangan pembuat memo intern yang diketahui oleh atasan langsung (menyebut nama pejabat dan nama jabatan ) tanda tangan atasan langsung.

FormatRUMAH MemoSAKIT InternISLAM : JAKARTA CEMPAKA PUTIH Logo RSIJC

NAMA UNIT KERJA XXXXXXXXXX

MEMO INTERN

Perihal dan Tembusa n untuk unit yang terkait

Nomor xxxxxxxxx H Hal xxxxxxxx M Perihal Tembusan

: xxx/Unit Kerja/Bulan/Tahun

Tujuan Surat

Yth : xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx

Tanggal :

: xxxxxxx Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat

: :

Isi Surat

Assalamu’alaikum, Wr, Wb ………………………..………….…..…..(Isi …………………………………..

dan

maksud

surat)

Wassalamu’alaikum Nama dan TTD Atasan langsun g

,Wr,Wb Menyetujui No. Agenda : Waktu Disposisi : Nama Atasan Langsung Sifat : Pejabat Kode Arsip : Nama Jabatan Agendaris : : DITERUSKAN KEPADA DIREKTUR

Panduan Tata Naskah

Logo Rumah Sakit Yang Sudah dicetak dan Nama Unit Kerja

Nama RAHASI

BIAS Nama Jabatan Paraf Agendaris

SEGERA

Ttd dan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal Kapital dan ditebalkan

:

/ UNIT KERJA (Terkait)

DIREKTUR UTAMA

:

SEKRETARIAT

:

:

Page 51

p. Standar Prosedur Operasional (SPO) 1) Kepala SPO Kepala SPO terdiri dari logo, nama & alamat RS, Judul SPO ditulis dengan huruf kapital, nomor dokumen, nomor revisi, jumlah alaman dan jumlah, tanggal terbit, nama dan tanda tangan yang berwenang. 2) Nomor SPO Pemberian nomor mengikuti tata persuratan rumah sakit dengan nomor urut dari unit kerja. 3) Batang tubuh Batang tubuh terdiri dari pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur dan unit terkait, penjelasan dari isi SPO tersebut adalah : 4) Penyimpanan SPO RSIJCP sudah menggunakan e-file maka penyimpanan SPO sebagai berikut : 

Setiap SPO harus di-print out 2 rangkap dan disimpan sebagai



SPO

asli

(master)

di

Unit

Pengembangan

Organisasi dan untuk manajer/ ka. unit kerja. SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, SPO bisa dilihat di intranet di RS, namun untuk

SPO penanganan gawat

darurat tetap harus dibuatkan hard copy-nya. 5) Evaluasi SPO  Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali.  Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh kepala unit kerja melalui mekanisme Memo Intern. Panduan Tata Naskah

Page 52

 Hasil evaluasi dengan mekanisme Memo Intern : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/ direvisi. Perbaikan/ revisi bisa isi SPO sebagian atau seluruhnya.  Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila : - Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada - Adanya perkembangan IPTEK. - Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru. - Adanya perubahan fasilitas. 

Pergantian Direktur/ Pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan tidak perlu di revisi.

Format SPO Nama Dokum en Berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebab kan salah pengertian Berisi tujuan pelaksana an SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkahlangkah untuk…… Panduan….” Tata Naskah

Logo RSIJCP RUMAH SAKIT ISLAM Revisi Halaman JAKARTA CEMPAKA PUTIH

………

.…/….

SPO

Utama

JUDUL SPO No. Dokumen

No

…/.../…/...

Tanggal Terbit

Ditetapkan : Direktur

Pengertian Tujuan

Berisi kebijakan Direktur rumah sakit yang menjadi dasar dibuatnya SPO

Kebijakan Prosedur

Unit Terkait

Berisi unit - unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut

Ju du l SP Nomor O Dokume n, Revisi dan Halama n SPO Tanggal diterbitkan SPO, Nama jelas dan TTD Direktur Utama

Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu

Page 53

q. Panduan Praktik Klinik ( PPK ) 1) Kepala PPK Kepala PPK terdiri dari logo, nama & alamat RS, judul PPK ditulis dengan huruf Kapital, nomor dokumen, nomor revisi, halaman dan jumlah halaman, tanggal terbit, nama dan tanda tangan direktur utama. 2) Nomor PPK

Pemberian nomor PPK mengikuti tata persuratan RS yaitu dengan sistem secara sentral dari unit kerja. Bentuk dan format Panduan Praktik Klinik (PPK) sama dengan format SPO, perbedaan hanya pada batang tubuh, batang tubuh terdiri

dari

pengertian,

anamnesis,

pemeriksaan

fisik,

pemeriksaan penunjang, kriteria diagnosis, diagnosis banding penyulit, terapi, edukasi, konsultasi, pronogsis dan kepustakaan. Format PPK

Nama Dokum en

Logo RSIJCP

JUDUL PPK

RUMAH SAKIT ISLAM No. Dokumen Revisi Halaman JAKARTA CEMPAKA PUTIH …/.../…/.../... ……… .…/….

PPK

Ju du l PP Nomor K dokume n, Revisi dan Halama n PPK

Tanggal Terbit

Ditetapkan Direktur Utama Pengertian Anemnesis Pemeriksaan Fisik

Tanggal diterbitkan PPK. Nama jelas dan TTD Direktur Utama

Pemeriksaan Penunjang Kriteria Diagnosis Diagnosis Banding Penyulit Penyulit Terapi Edukasi Konsultasi Prognosis Panduan Tata Naskah

Page 54

G. PENOMORAN NASKAH 1. Surat Keluar Umum Pemberian nomor pada surat keluar umum diatur sebagai berikut : xxxx/xxxx/xxxx/xxxx/xxxx Tahun Pembuatan Surat Bulan Pembuatan Surat Kode Indeks Surat Nama Singkatan Huruf Besar (RSIJCP) Nomor Urut Surat

Indeks Surat

Panduan Tata Naskah

Page 55

N o. 1

Kode Indeks A

Keterangan Umum dan Tata Usaha (Penawaran : Farmasi / Alat Kesehatan/ ATK/ Bahan Makanan/ Air/ Listrik/

2.

Limbah/ Atom/ Nuklir/ Bangunan/ BBM/ Telepon/

Sur

Operator /Korespondensi// Alat Rumah Tangga/

at

2

B

Transportasi/ Open Table/ Sewa) Organisasi (Struktur/ Visi/ Misi/ Motto/ Falsafah/

3

C

Tujuan) Keuangan / Perlengkapan/ Perbekalan (Bantuan Dana/ Keringanan Biaya/ Asuransi/ Pajak/

4

D

Anggaran/ Alat Medis/ Alat Kesehatan) Personalia dan Ketenagaan (Kepegawaian/ Surat Tugas/ Surat Kuasa/ Gaji/ Honor/ IPEL/ TIF/ IPK / Surat Jalan/ Surat Serah Terima/ Paspor/ Visa/

5 6

E

Surat Keterangan / Surat Rekomendasi) Keagamaan, Da’wah/ Tabligh, dan Penyiaran

F

(Pengajian/ Haji / ZIS/TV/Radio/Siaran) Pendidikan, Penelitian dan Latihan, Studi Banding, Kunjungan, Undangan, Seminar, Workshop ( Praktik Kerja Lapangan/ Penelitian/ Magang/ Kursus/ Pelatihan/ Hospital Teaching/ IHT/ Pengambilan Data/ Pengambilan Gambar/ Pengambilan Sample/ Seminar/ Workshop/ Simposium/ Penataran/ Muktamar/ Kongres/ Undangan / Rapat/ Pertemuan/ Resepsi/ Wawancara/ Narasumber/ Pertemuan/ Kegiatan/ Silaturahmi/ Studi Banding/ Refreshing/ Kunjungan / Sponsorship/ Uji Coba/ Pengambilan Gambar/ Presentasi/ Pameran/ Hospex/Publikasi/

7 8

G H

Dokumentasi) Perekonomian (Perbankan/Deposito/Kurs/ Tarif) Kesehatan dan Sosial/Kemasyarakatan ( Pasien / Resume Medis/ Perawatan/ Bantuan Tenaga /

9

I

Bakti Sosial/ Khitanan Masal/ Penyuluhan) Hukum dan Perundang-undangan ( Akreditasi/ ISO/ Surat Keputusan/ Edaran / Pengumuman/

10

J

Penghargaan/ Instruksi/ Maklumat/ PKB ) Hubungan luar masyarakat (PKB/ Perjanjian

11

K

Kerja Sama/ Surat Perintah Kerja/ MoU) Wakaf dan Kehartabendaan (Tanah/

12

L

Inventaris/Sarana/ Prasarana/Hibah) Pemberdayaan Masyarakat ( Kelembagaan

13

M

Negara, BNN, BIN, Kepolisian, Pemda) Kepustakaan dan Informasi (Spanduk/ Poster/

Panduan Tata Naskah

14

Leaflet/ Sertifikat/ Piagam/ Ijazah/ Buku/ Majalah/ N

Koran/ Surat Kabar/ Laporan) Seni Budaya (Olah Raga/ Kesenian/ Milad/

Page 56

Keluar Khusus Pemberian nomor pada surat keluar khusus diatur sebagai berikut : xxx/xxx/xxx/xxx/xxx Tahun Pembuatan Surat Bulan Pembuatan Surat Kode Indeks surat Kode Surat Khusus (Huruf Besar) Nomor Urut surat

Kode Indeks Surat Khusus No . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Kode Indeks KEP INS EDR MLM PER TGS KET REK KSA QDH PRN KTN SRN PED MK STR

Keterangan Keputusan Instruksi Edaran Maklumat Pernyataan Surat Tugas Keterangan Rekomendasi Kuasa Qoidah Peraturan Ketentuan Majelis Seruan Pedoman Mutasi Kerja Serah Terima

3. Memo Intern Pemberian nomor pada memo intern diatur sebagai berikut : xxxx/xxxx/xxxx/xxxx Tahun Pembuatan Surat Bulan Pembuatan Surat Kode Bagian No Urut Surat

4. SPO Pemberian nomor pada SPO diatur sebagai berikut : xxxx/xxxx/xxxx/xxxx Panduan Tata Naskah

Page 57

No. Urut SPO Kode Bagian RSIJCP SPO

5. PPK Pemberian nomor pada PPK diatur sebagai berikut : xxxx/xxxx/xxxx/xxxx No. Urut PPK Kode Bagian RSIJCP PPK

6. Formulir Pemberian nomor pada FORMULIR diatur sebagai berikut : xxx/xxx/xxx/xxx/xxx/xxx Rev. x No. Revisi : A, B, C dst. No. Urut Form Tahun Kode Unit Kerja RSIJCP

FORM Penomoran Formulir diletakkan di sudut kiri bawah 7. Laporan Yang dimaksud dengan laporan disini adalah Laporan yang terstruktur dengan format baku dalam bentuk tabel yang dibuat secara rutin/periodik oleh unit kerja. Pemberian nomor pada Laporan diatur sebagai berikut : xxxx/xxxx/xxxx/xxxx/xxxx/xxxx Rev. x No. Revisi : A, B, C dst.

Panduan Tata Naskah

Page 58

No. Urut Laporan Tahun Kode Unit Kerja RSIJCP LAP

Penomoran Formulir diletakkan di sudut kiri bawah.

H. PENGENDALIAN DOKUMEN Prosedur

pengendalian

dokumen

dibuat

untuk

mengendalikan

dokumen internal dan eksternal yang berlaku di RSIJCP. Dokumen baru dan revisi disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan dan kemudian didistribusikan secara menyeluruh kepada semuan bagian/unit kerja yang memerlukan pemakaiannya. Cara Pengendalian Dokumen Untuk mengendalikan dokumen dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : 1. Memberi penomoran naskah atau koding dokumen 2. Memberi stempel pada dokumen, sebagai berikut : a. Dokumen Induk Yaitu Dokumen asli yang disimpan oleh bagian pengendali dokumen dan diberi stempel “DOKUMEN MASTER” pada halaman belakang. Setiap ada kebutuhan dokumen akan diperbanyak dari Dokumen Induk ini b. Dokumen Terkendali Yaitu Salinan/copi dari Dokumen Induk yang dikendalikan seperti : Pedoman Mutu, Standar Prosedur Operasional (SPO), Panduan Praktik Klinik (PPK), dan Panduan. Semua Dokumen Terkendali diberi stempel “ DOKUMEN TERKENDALI”. Setiap ada perubahan pada Dokumen Iduk, maka pemegang dari dokumen yang terkendali akan diberikan salinan /copi yang baru, sedangkan salinan/copi yang lama akan ditarik dari peredaran dan dimusnahkan. c. Dokumen Tidak Terkendali Panduan Tata Naskah

Page 59

Yaitu

salinan/copi

dikendalikan

dari

dalam

Dokumen

arti

jika

Induk

terjadi

yang

tidak

perubahan

maka

pemegang copi dokumen tersebut tidak perlu diberikan salinan / copi yang terbaru. Dokumen tidak terkendali diberi stempel “ DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”. d. Dokumen Kedaluwarsa Yaitu Dokumen Induk dan Dokumen Terkendali yang sudah Kedaluwarsa dalam arti sudah terdapat revisi yang terbaru. Dokumen

Induk

dan

Dokumen

Terkendali

yang

sudah

kedaluwarsa dipisah dalam arsip tersendiri dan diberi stempel “ DOKUMEN YANG TIDAK DIGUNAKAN LAGI” yang selanjutnya akan dimusnahkan. Salinan dokumen intern yang harus dikendalikan, namun tidak diberi stempel “TERKENDALI”, meliputi : a. b. c.

Peraturan dan kebijakan, Formulir, Laporan.

3. Membuat Daftar Induk Dokumen (DID) DID terdiri dari : a. DID intern : DID SPO Unit Kerja, DID SPO Rujukan, DID Formulir, DID Laporan dan DID Kebijakan & Peraturan. b. Daftar Induk Catatan Mutu (DICM) c. DID ekstern 4. Membuat Daftar Induk Catatan Mutu (DICM) 5. Mendistribusikan

dokumen

dengan

menggunakan

Daftar

Distribusi Dokumen atau Buku Ekspedisi. Kewenangan dan Tanggung Jawab Kewenangan dan tanggung jawab pengendalian dokumen dijabarkan dalam matriks di bawah ini : MATRIKS KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB PENGENDALIAN DOKUMEN JENIS DOKUMEN NO

JENIS KEWENANG AN

Panduan Tata Naskah

KEBIJAKA N

PEDOMA N/ PANDUA N

SPO

PPK

LAPORA N/ FORM /CEKLIS

Page 60

1

Penyusun/ Pembuat (Baru/Revisi)

Manajer / Kepala Unit

Manajer / Kepala Unit

Manajer/ Kepala Unit

Manajer / Kepala Unit

Manajer/ Kepala Unit

2

Peninjau (Revisi/Baru)

Manajer / Kepala Unit

Manajer / Kepala Unit

Manajer/ Kepala Unit

Manajer / Kepala Unit

Manajer/ Kepala Unit

3

Menetapkan (Mengesahka n)

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

4

Yang Menyetujui pendistribusia n keluar

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

Direktur Utama

5

Penanggung Jawab Distribusi/ Penarikan

Manajer YUP

Manajer YUP

Pengendal i Dokumen

Pengendal i Dokumen

6

Pengendali Back Up

Manajer YUP

Manajer YUP

Ka. PAMOR

Ka. PAMOR

Manajer/ Kepala Unit

Manajer/ Kepala Unit

Kode Bagian/Unit

Panduan Tata Naskah

Page 61

No. Urut 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Jabatan Lengkap

Direktur Utama Direktur Pelayanan Klinik Direktur Penunjang Klinik Direktur Keuangan Direktur SDI & Bindatra Komite Medis Komite Keperawatan Komite Etik RS Ka. Unit Satuan Pengawas Intern Ka. Unit Humas & Legal Ka. Unit Manajemen Risiko / PMKP Ka. Unit Pengembangan Organisasi Asisten Direktur Keperawatan Asisten Direktur Medis & Profesi Kesehatan Lain 15 Rawat Jalan 16 Manajer Rawat Inap 17 Manajer Pelayanan Medis Khusus 18 Manajer Laboratorium 19 Manajer Radiologi & Diagnostik 20 Manajer Farmasi & Sterilisasi 21 Manajer Gizi 22 Manajer Rekam Medis / Manajemen Informasi Kesehatan 23 Manajer Pemeliharaan & Kesling 24 Manajer Logistik 25 Manajer Akuntansi 26 Manajer Keuangan 27 Manajer SIRS 28 Manajer Sumber Daya Insani 29 Manajer Pemasaran & Pencitraan 30 Manajer Pendidikan & Latihan 31 Manajer Pembinaan Rohani 32 Manajer Pelayanan Umum & Perkantoran 33 Kepala Seksi Rawat Jalan 1 34 Kepala Seksi Rawat Jalan 2 35 Kepala Seksi Rawat Inap 1 36 Kepala Seksi Rawat Inap 2 37 Kepala Seksi Rawat Inap 3 38 Kepala Seksi Rawat Inap 4 39 Kepala Seksi Unit Gawat Darurat 40 Kepala Seksi Intensif 41 Kepala Seksi Bedah & Anestesi 42 Kepala Seksi Rehabilitasi Medis 43 Kepala Seksi Pelayanan Khusus 44 Kepala Seksi Patologi Anatomi 45 Kepala Seksi Laboratorium Klinik & Bank Darah 46 Kepala Seksi Radiologi 47 Kepala Seksi Diagnostik 48 Kepala Seksi Pelayanan Farmasi 1 49 Kepala Seksi Pelayanan Farmasi 2 50 Kepala Seksi Sterilisasi Sentral 51 Kepala Seksi Pelayanan Makanan 52 Kepala Seksi Pelayanan Gizi Rawat Inap dan Rawat Jalan 53 Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Panduan Tata Naskah Berkas 54 Kepala Seksi Pengolahan/Pengelolaan Data dan Pelaporan 55 Kepala Seksi Pemeliharaan dan Sarana Fisik

Kode Unit Kerja DU DYK DJK DK DSB KOMED KOMKEP KOMTIK SPI HL MR/PMKP PAMOR ASDIRKEP ASDIRMED RAJAL RANAP YMS LAB RAD FMS GIZI RMK / MIK P&K LOG AKT KEU SIRS SDI PCR DIKLAT BINROH YUP SIE RJL 1 SIE RJL 2 SIE RNP 1 SIE RNP 2 SIE RNP 3 SIE RNP 4 KASI UGD KASI INT KASI BA KASI REHAB KASI YANSUS KASI PA KASI LABKLIN KASI KASI KASI KASI KASI KASI KASI

RAD DIAG YANFAR 1 YANFAR 2 CSSD YANMAK YANZI

KASI PENBER Page 62

KASI PENGDA KASI PSF

BAB VI DOKUMENTASI Dokumen dicatat dalam : 1. Daftar Induk Dokumen (DID), yaitu :

a. DID intern b. DID Kebijakan & Peraturan. c. Daftar Induk Catatan Mutu (DICM) d. DID ekstern 2. Daftar Induk Catatan Mutu (DICM) 3. Daftar Distribusi Dokumen 4. Buku Ekspedisi.

Ditetapkan di

: Jakarta

Tanggal : ……………………H …………………….M

Dr. Prastowo Sidi Pramono, Sp.A DIrektur Utama

DAFTAR PUSTAKA Panduan Tata Naskah

Page 63

1. SK. Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 127/KEP/1.0/B/2012 tentang Kode Indeks Surat Organisasi untuk Periode Tahun 2010 - 2015. 2. Buku Standar Akreditasi Rumah Sakit, yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS tahun 2011). 3. Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi, Komite Akreditasi RS (KARS) tahun 2012). 4. Dasar - Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran edisi revisi cetakan II, Bandung, 2001. 5. Buku Tata Usaha Muhammadiyah, terbitan PP Muhammadiyah, tahun 2003. 6. SPO bagian Sekretariatan RSIJCP.

Panduan Tata Naskah

Page 64