Lampiran Peraturan Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi Nomor : 004/PER-DIRUT/AH/XII/2015 Tanggal : 4 Desember 2015
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Pedoman Penyusunan Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan ketatalaksanaan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Islam At-Tin Husada secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Penyusunan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Penyusunan Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin At -Tin Husada. 2. Tujuan Pedoman Penyusunan Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. C. SASARAN 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 2. Terwujudnya keterpaduan keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis. 4. Tercapainya penyelenggaraan penyelenggaraan tata naskah naskah di Lingkungan Rumah Sakit Sakit Islam At-Tin Husada yang efisien efisien dan efektif. 1
D. ASAS 1.
Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2.
Asas Pembakuan Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan penyusun naskah dan tata cara penyelenggaraannya.
3.
Asas Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahaan.
4.
Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5.
Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.
6.
Asas Keamanan Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Islam At-Tin Husada meliputi Pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan penandatanganan naskah. F.
PENGERTIAN UMUM 1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukung (bisa
berupa kertas, file elektronik, dll). 2
D. ASAS 1.
Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2.
Asas Pembakuan Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan penyusun naskah dan tata cara penyelenggaraannya.
3.
Asas Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,prosedur, kearsipan, kewenangan dan keabsahaan.
4.
Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5.
Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.
6.
Asas Keamanan Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Islam At-Tin Husada meliputi Pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan penandatanganan naskah. F.
PENGERTIAN UMUM 1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukung (bisa
berupa kertas, file elektronik, dll). 2
3. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencangkup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi. 4. Administrasi Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan kegiatan administrasi administrasi yang meliputi meliputi tata
naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran. 5. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada secara vertikal dan horisontal. 6. Komunikasi eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasi yang
dilakukan oleh Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dengan pihak lain dari luar lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 7. Format adalah susunan dan bentuk-bentuk naskah yang menggambarkan
bentuk redaksional termasuk tata letak. 8. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada
pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggungjawab pada jabatannya. 9. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas unit kerja. 10. Logo adalah tanda pengenal atau indentitas dalam bentuk gambar dan tulisan.
3
BAB II TATA NASKAH
A. JENIS
Naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada Ngawi terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produ-produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Direktur Utama Peraturan Direktur Rumah Sakit Islam At-Tin Husada yang berbentuk peraturan yang mengatur urusan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru melaksanakan peraturan Perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b. Keputusan Direktur Utama Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan
Perundang-undangan
yaitu
kebijakan
dalam
rangka
ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c. Surat Edaran Direktur Utama Surat edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk , atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak. d. Standar Prosedur Operasional Operasional Standar Prosedur Peraturan (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja. Berdasarkan UU No 29 Tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran dan UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, SPO adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. 4
e. Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat a. Surat Keterangan Keterangan Surat Keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Surat Tugas Tugas Surat Tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat Tugas yang harus dilakukan. c. Surat Izin Cuti Surat Izin Cuti adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. d. Surat Kuasa Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perubahan hukum mengenai hak dan wewenag yang tersebut didalamnya. e. Surat Undangan Surat
undangan
adalah
surat
yang
memuat
undangan
kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan dan sebagainya. Islam At-Tin Husada. f. Laporan Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. g. Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio.
5
h. Daftar Hadir Daftar Hadir adalah naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. i. Sertifikat Pelatihan Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan. j. Notulen Nutulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
B. BENTUK Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum berupa regulasi : 1. Peraturan Direktur Utama a. Kepala 1) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 2) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold ). 3) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ). 4) Penomoran Peraturan Direktur : 001/ PER-DIRUT/AH/XII/ 2013 TahunDikeluarkan Bulan Dikeluarkan Identitas RS : AH Peraturan Direktur Utama Nomor urut dokumen 5) Kata penghubung tentang ditulis ditengah margin (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ). 6) Judul peraturan ditengah margin (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ). 7) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis ditengah margin (center ) 6
dengan menggunakan huruf kapital (bold ). b. Pembukaan 1) Konsiderans a) Konsiderans Menimbang , memuat uraian singkat tentang pokokpokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan dibagian kiri. b) Konsiderans Menggingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang ditingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Menggingat diletakkan dibagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 2) Diktum a) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital serta diletakkan di tengah margin. b) Diktum
Menetapkan dicantumkan
setelah
kata
memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; c) Nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan. 4) Kaki Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat 7
penanda tangan penetapan peraturan, perundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani. Ditulis disebelah kanan margin. 5) Penandatanganan Peraturan Direktur Utama ditandatangani oleh Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin.
8
Contoh Format Naskah Peraturan Direktur Utama
PERATURAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA PERATURAN DIREKTUR UTAMA NOMOR………………… RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA NO :001/ PER-DIRUT/AH/XII/ 2013 TENTANG TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM CORPORATE BY LAW RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA
DIREKTUR ISLAM AT-TIN DENGAN RUMAH RAHMATSAKIT TUHAN YANG MAHAHUSADA ESA DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; Menimbang
:
a. bahwa Rumah Sakit Islam At-Tin Husada perlu didukung dengan b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. berbagai peraturan baku untuk mewujudkan tata kelola yang baik guna menghasilkan pelayanan kesehatan yang bermutu kepada Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; masyarakat; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. bahwa berbagai macam peraturan tersebut harus dilindungi oleh peratuaran3.dasar dst. yang kokoh yang disebut Peraturan Internal Rumah Sakit atau Corporate By law; c. bahwa untuk itu Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada perlu mengeluarkan Peraturan Internal Rumah sakit.
MEMUTUSKAN
Mengingat
: 1. Undang-undang Nomor : 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. 2. Undang-undang Nomor : 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Menetapkan : 3. Undang-undang Nomor : 28 Tahun 2004 Tentang Yayasan
Pertama
: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. MEMUTUSKAN
MenetapkanKedua : : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Kesatu : PERATURAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN Ketiga HUSADA : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. TENTANG PERATURAN INTERNAL RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA NGAWI ATAU CORPORATE BY LAW. Kedua : Peraturan Internal Rumah Sakit Islam At-Tin Husada adalah peraturan dasar yang mengatur agar tata kelola korporasi (Corporate Governance) terselenggara dengan baik melalui Aturan Tata Tertib dan Aturan Kepegawaian sebagaimana terlampir dalam lampiran peraturan ini. Ketiga : Jika di kemudian hari terdapat kesalahan dan atau kekeliruan maka keputusan ini dapat ditinjau kembali.
Keempat
:
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan Dikeluarkan di : Ngawi Pada tanggal : 12 Desember 2013 RSI AT-TIN HUSADA Direktur Utama
Dr. Herbi Purwadianto
9
Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Islam At -Tin Husada berupa : a. Pedoman atau Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagamana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Walaupun format baku sistematika pedoman/panduan tidak ditetapkan, namun ada sistemmatika yang lazim digunakan sekurangkurangnya memuat sebagai berikut : 1) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I
Pendahuluan
BAB II
Gambaran Umum Rumah Sakit
BAB III
Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS
BAB IV
Struktur Organisasi RS
BAB V
Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI
Uraian Jabatan
BAB VII
Tata Hubungan Kerja
BAB VIII
Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX
Kegiatan Orientasi
BAB X
Pertemuan dan Rapat
BAB XI
Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan
2) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB 1
PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Ruang Lingkup Pelayanan C. Batasan Operasional D. Landasan Hukum
BAB II
STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Doistribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga
10
BAB III
STANDAR FASILITAS A. Denah Ruangan B. Standar Fasilitas
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V
LOGISTIK
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN A. Pengertian B. Tujuan C. Tata Laksana Keselamatan Pasien
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
BAB IX
PENUTUP
3) Format Panduan Pelayanan RS BAB I
Definisi
BAB II
Ruang Lingkup
BAB III
Tata Laksana
BAB IV
Dokumentasi
4) Kebijakan Kebijakan Rumah Sakit adalah penetapan Direktur Utama Rumah Sakit pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun pedoman/panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah-langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Kebijakan ditetapkan dengan Peraturan Direktur Utama RS. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal – pasal di dalam Peraturan tersebut atau merupakan lampiran Peraturan. 2.
Keputusan Direktur Utama Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur Utama adalah sebagai berikut : a. Kepala a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ).
11
d) Penomoran Surat Keputusan Direktur Utama : 005/SK-DIRUT/AH/III/2014
Tahun Dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : AH Surat Keputusan Direktur Utama Nomor urut dokumen
e) Penomoran Surat Keputusan Direktur Utama Yang di buat oleh unit/pokja yang mengajukan. 005/SK-DIRUT/AH/PPI/III/2014 Tahun Dikeluarkan Bulan dikeluarkan Bagian yang mengajukan Identitas RS : AH Surat Keputusan Direktur Utama Nomor urut dokumen f)
Kata penghubung tentang ditengah margin (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ).
g) Judul keputusan ditulis ditengah margin (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ). h) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital (bold ). b. Pembukaan 1) Konsiderans a) Konsiderans Menimbang,memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata Menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua dan diletakkan dibagian kiri. b) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan
pembuatan
keputusan
tersebut.
Keputusan
yang
menjadi dasar hukum adalah keputusan yang ditingkatkannya sederajat atau lebih tinggi.
12
2) Diktum a) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin. b) Diktum
Menetapkan
dicantumkan
sesudah
kata
Memutuskan,disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. c)
Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca t itik.
3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : Dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya,dan c)
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan dan pada halaman
terakhir
ditandatangani
oleh
pejabat
yang
menetapkan
keputusan. 4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan. Ditulis disebelah kanan margin. 5) Penandatanganan Surat Keputusan Direktur Utama ditandatangani oleh Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretariat Direksi. Ditulis disebelah kanan margin.
13
Format Naskah Keputusan Direktur
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA NOMOR: 005/ SK-DIRUT/AH/III/2014 TENTANG PEMBENTUKAN KOMITE KEPERAWATAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA
Menimbang
: a. bahwa dalam mengarahkan kegiatan pelayanan medis di Rumah Sakit perlu dibentuk wadah professional medis; b. bahwa sehubungan dengan butir a tersebut diatas perlu dibentuk Komite Keperawatan dengan keputusan Direktur Utama;
Mengingat
: 1. 2. 3.
Undang-undang Nomor 44 Tahun 2004 tentang Rumah Sakit. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Islam AtTin Husada Nomor HK 004/YAH/SK/II/2014 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Islam At-Tin husada. MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
Pertama
:
Kedua
:
Ketiga
:
KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA TENTANG PEMBENTUKAN KOMITE KEPERAWATAN RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA. Komite Keperawatan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dimaksud dalam diktum Pertama beserta fungsi, tugas, wewenang, tanggung jawab dan kewajibannya tercantum dalam Lampiran Keputusan ini. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Dikeluarkan di Ngawi Pada Tanggal RSI AT-TIN HUSADA Direktur Utama,
Dr. Herbi Purwadianto
14
Contoh Surat Keputusan Direktur Utama Yang di buat oleh unit/pokja yang mengajukan. SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA NO: 065/SK-DIRUT/AH/PPI/XII/2015 TENTANG PENCEGAHAN PENGENDALIAN INFEKSI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA
Menimbang : a. bahwa pencegahan dan pengendalian infeksi merupakan salah satu unit pelayanan di Rumah Sakit Islam At-Tin Husada yang mendukung pelayanan rumah sakit secara keseluruhan, dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Islam At-tin Husada, maka diperlukan penyelenggaraan pencegahan dan pengendalian infeksi yang bermutu tinggi; b. bahwa agar pelayanan Pencegahan Pengendalian Infeksi di Rumah Sakit Islam AtTin Husada dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sebagai landasan bagi penyelenggaraan pelayanan Pencegahan Pengendalian Infeksi di Rumah Sakit Islam At-Tin Husada; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada; Mengingat :
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. 2. Pedoman Manajemen Linen di RS, Depkes, 2004. 3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada Nomor HK 004/YAH/SK/II/2014 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Islam At-Tin husada.
MEMUTUSKAN Menetapkan : Pertama
:
Kedua
:
Ketiga
:
Keempat
:
Kelima
:
KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA TENTANG KEBIJAKAN PELAYANAN PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA. Kebijakan pelayanan pencegahan dan pengendalian infeksi Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini. Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pelayanan pencegahan dan pengendalian infeksi Rumah Sakit Islam At-tin Husada dilaksanakan oleh Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. Kepala pelayanan pencegahan dan pengendalian infeksi wajib mensosialisasikan keputusan ini keseluruh karyawan di Pelayanan pencegahan dan pengendalian infeksi. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Dikeluarkankan di Ngawi Pada tanggal RSI AT-TIN HUSADA Direktur Utama,
Dr. Herbi Purwadianto
15
3. Surat Edaran Direktur Bentuk dan susunan naskah surat edaran adalah sebagai berikut: a. Kepala 1) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 2) Tulisan surat edaran dicantumkan di kanan logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada, ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold ). b. Batang Tubuh 1) Nomor surat edaran ditulis di kolom bawah logo dan kolom surat edaran. Penomoran surat edaran XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rumah Sakit Nomor urut dokumen 2) Perihal ditulis di bawah nomor surat edaran 3) Kepada ditulis di bawah Perihal surat edaran 4) Isi di tulis di bawah kolom kepada. Isi Surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c. Kaki Kaki sebelah kanan memuat : 1) Tempat dan tanggal penetapan. 2) Nama jabatan yang menandatangani. 3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan. 4) Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital. 5) Stempel Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. d. Penandatanganan Surat Edaran Direktur Utama ditandatangani oleh Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.
16
Format Naskah Surat Edaran
SURAT EDARAN DIREKTUR UTAMA
Nomor
XXX/RSI.AT-TIN/XX/2015
Perihal
Mmmmmmmmmmmmmmm
Kepada
Isi
1. 2. 3. 4.
Mmmmmmmmmm Mmmmmmmmmm Mmmmmmmmmm dst
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm :
Tempat dan tanggal buat….
NAMA JELAS Direktur Utama
17
4. Standar Prosedur Operasional (SPO) a. Tujuan penyusunan SPO Agar
berbagai proses kerja
rutin
terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b. Manfaat SPO 1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS/Akreditasi RS. 2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan. 3) Memastikan staf RS memahami bagaimana melaksanakan pekerjaanya. c. Tanggung jawab 1) Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung jawab dalam mengawasi penyusunan dan atau perubahan SPO RSI At-Tin Husada Ngawi. 2) Kepala Unit Kerja terkait bertanggung jawab untuk membuat rancangan awal prosedur berdasarkan analisa kebutuhan. 3) Perubahan dan pembuatan SPO harus diajukan oleh Kepala Unit Kerja yang terkait dan ditujukan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien untuk melakukan pengecekkan keterkaitan SPO yang diajukan tersebut dengan SPO sudah ada. d. Syarat Penyusunan SPO 1)
Identifikasi
kebutuhan
yakni
mengaktifkan
apakah
kegiatan
yang
dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak. 2) Untuk SPO Pelayanan dan SPO Administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis dari Unit Kerja tersebuat atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan oleh unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di Unit Kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu Unit Kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat atau disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi Rumah Sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi SPO dengan 18
menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di Unit Kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di Unit Kerja tersebut. 3)
SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau Unit Kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Panitia Peningkatan mutu dan Keselamatan Pasien diminta memberikan tanggapan.
4)
Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa.
5)
SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan obyek harus jelas, SPO tidak diperbolehkan menggunakan kata : atau, mungkin, dan kata lain yang menimbulkan makna ganda.
6)
SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.
7) SPO harus jelas ringkas dan mudah melaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. 8)
Menggingat SPO menggunakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow
chart
dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. e. Yang Mempengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO 1) Ada komitmen dari pimpinan RS yang terlihat dari adanya dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya. 2) Adanya fasilitator atau petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologi. 3) Adanya target waktu yaitu ada targen dan jadwal yang disusun dan disepakati. 4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO. 5) Ada sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
19
f.
Proses Penyusunan SPO 1) Rancangan awal SPO disusun oleh Kepala Unit Kerja lain, harus melibatkan Kepala Unit Kerja terkait tersebut. 2) Penomoran SPO harus sesuai dengan urutan dan format yang ada di Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. Kepala unit kerja meminta format SPO dan penomeran kebagian Sekretariat Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 3) SPO yang sudah jadi diajukan ke Direktur Utama untuk ditandatangani.
g. Pengesahan 1) Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diajukan dinyatakan mulai berlaku setelah ditanda-tangani oleh Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi. 2) Apabila SPO yang sudah ditanda-tangani Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi dikemudian hari ada duplikasi atau bertentangan dengan SPO yang sudah ada sebelumnya, maka segera melakukan kajian dan mengajukan ketetapan terhadap SPO tersebut kepada Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi. h.
Tata Cara Penyimpanan SPO 1) Dokumen asli SPO yang telah disahkan Direktur RSI At-Tin Husada disimpan dan didokumentasikan di Sekretariat RS. 2) Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 3) Duplikat SPO disimpan di masing-masing Unit Kerja. 4) Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena direvisi atau hal lainya, maka Unit Kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke Sekretariat RS 5) Duplikat SPO di Unit Kerja harus disimpan dengan baik sehingga hanya bisa dibaca oleh staf RS yang berwenang. 6) Duplikat SPO yang diberikan kepada pihak luar Rumah Sakit, harus dengan persetujuan Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi.
i.
Tata Cara Evaluasi 1) Evaluasi SPO dilaksanakan oleh Unit Kerja sesuai kebutuhan minimal 3 tahun sekali. 2) Perbaikan atau revisi dilakukan: a) Atas instruksi direksi 20
b) Terjadi perubahan organisasi RS c) Usulan Unit Kerja d) Berdasarkan hasil temuan atau evaluasi audit internal atau eksternal e) Berdasarkan rekomendasi dari hasil evaluasi 3) Bila terjadi pergantian direktur atau pimpinan Rumah Sakit, bila SPO memang masih sesuai atau dipergunakan maka tidak perlu direvisi. j.
Bentuk dan susunan naskah Standar Prosedur Operasional adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kepala sebelah kiri memuat (1)
Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada di bawahnya.
(2)
Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada
b) Kepala sebelah kanan memuat (1)
Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital.
(2)
Nomor Dokumen, Nomor Revisi dan Halaman dicantumkan
secara simetris di bawah Judul. Nomor SPO diperoleh dari sekretariat RSI At-Tin Husada. Penomoran Dokumen : XXX/SPO/KEP/IV/2015 Tahun Dikeluarkan Bulan Dikeluarkan Nama Bagian SPO Nomor Urut Dokumen (3)
Tanggal Terbit dicantumkan di bawah nomor dokumen.
(4)
Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan di bawah Nomor Revisi dan halaman.
2) Batang Tubuh atau isi SPO Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas : a) Pengertian 21
Berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit
dipahami atau menyebabkan salah pengertian. b) Tujuan Berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik.
Kata
kunci
:
“Sebagai
acuan
penerap an
langkah-langkah
untuk..........................”. c) Kebijakan Berisi dasar hukum yang dijadikan acuan dalam penyusunan SPO. d) Pelaksana Penanggung jawab dalam pelaksanaan SPO e) Persiapan dan Alat Kerja Hal-hal apa saja yang harus dipersiapkan sebelum melakukan prosedur. f)
Prosedur Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkahlangkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu dan harus berupa kalimat perintah/instruksi.
g) Ukuran Keberhasilan Bagian ini menjelaskan tentang
seberapa besar pencapaian dari
kegiatan yang telah direncanakan. h) Unit Terkait Bagian ini menjelaskan unit-unit yang terkait dalam pelaksanaan SPO.
22
Format Naskah Standar Prosedur Operasional
MMMMMMMMMMMMMMMMMM
NO. DOKUMEN 01/SPO/KEP/IV/2016
NO. REVISI 0
HALAMAN 1 / 1
RSI AT-TIN HUSADA Jl. Raya Ngawi – Solo Km 4 Watualang, Ngawi
TANGGAL TERBIT STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)
Direktur Utama RSI Ati-Tin Husada
01/04/2014
Dr. Herbi Purwadianto Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PENGERTIAN
m 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
TUJUAN
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
REFERENSI PELAKSANA (PJ) PERSIAPAN dan ALAT KERJA
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm 3. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
PROSEDUR
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
UKURAN
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
KEBERHASILAN UNIT TERKAIT
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
5. Surat Perjanjian Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut a.
Kepala naskah perjanjian 1) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; 2) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center ) dengan menggunakan huruf kapital (bold ). 23
3) Penomoran Surat Perjanjian : XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rumah Sakit Nomor urut dokumen 4) Tulisan “TENTANG”; 5) Judul Surat Perjanjian. b. Isi naskah perjanjian 1) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan; 2) Nama, pangkat, pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian; 3) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4) Sanksi – sanksi Hukum; 5) c.
Penyelesaian-penyelesaian.
Bagian akhir naskah perjanjian 1) Tulisan “Pihak ke ……..”; 2) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian; 3) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian; 4) Materai; 5) Nama jelas pihak-pihak penandatangan; 6) Stempel Jabatan/Instansi; 7) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).
24
Format Naskah Perjanjian
SURAT PERJANJIAN No : XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm, TahunMMMMMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertandatangan di bawah ini : 1. 2.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmm. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pasal Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II
PIHAK KE I MATERAI
NAMA JELAS
NAMA JELAS
SAKSI – SAKSI : 1. …………………………… : (tanda tangan). 2. …………………………… : (tanda tangan).
25
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat a.
Surat Keterangan Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat keterangan terdiri dari logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b) Tulisan Surat Keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengan margin. c) Nomor
surat
ditulis
di
bawah
tulisan
surat
keterangan
dan diletakkan di tengah margin. Penomoran surat keterangan XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rmah Sakit Nomor urut dokumen 2) Batang Tubuh Batang
tubuh
memuat
nama,
jabatan
dan
alamat
pihak
yang
memberikan keteranga dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) Tempat, tanggal, bulan, tahun; b) Nama Rumah Sakit c) Tanda tangan; d) Nama pejabat yang membuat surat keterangan e) Jabatan f) Stempel jabatan atau instansi. Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
26
Format Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015 Mmmmmmmmmmmmmmmm : Nama
: Mmmmmmmmm
Jabatan
: Mmmmmmmmm
Alamat
: Mmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmm : Nama
: Mmmmmmmmm
Jabatan
: Mmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Tempat, Tanggal Hormat Kami, RS Islam At Tin Husada Ngawi
NAMA JELAS JABATAN
27
b. Surat Tugas 1) Kepala a) Kop surat Tugas terdiri atas logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b) Kata Surat Tugas ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin. c)
Nomor surat berada di bawah tulisan surat Tugas. XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rumah Sakit Nomor urut dokumen 2) Batang Tubuh Diktum dimulai dengan kata “Yang bertanda tangan di bawah ini” berisi
nama dan jabatan. Di bawah nama dan jabatan berisi “memberikan tugas” diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas. a) Tempat dan tanggal surat perintah. b) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan; c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat; d) Jabatan e) Stempel.
28
Format Naskah Surat Tugas
Surat Tugas XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Perihal Lampiran
: Surat Tugas :-
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Nama : Mmmmmmm Jabatan : Mmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Nama Jabatan Keperluan Hari/Tanggal Tempat
: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Tempat, Tanggal.............. RSI At-Tin Husada Ngawi
NAMA JELAS JABATAN
29
c.
Surat Izin Cuti Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti Izin. b) Pada bagian kiri di bawah permohonan cuti/izin di tulis permohonan cuti/izin ditunjukkan. 2) Batang Tubuh Batang tubuh berisi hal-hal berikut. a) Identitas yang diberi izin, meliputi: (1) Nama (2) Unit Kerja (3) Mulai Kerja b) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannya surat izin ditulis dalam bentuk uraian. c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin. d) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih ada. 3) Kaki Kaki berisi : a) Tanda tangan pemohon. b) Tanda tangan atasan langsung yang menyetujui permohonan cuti. c) Kolom bagian bawah sendiri berisi NOTE.
30
FORMAT IZIN / CUTI
RUMAH SAKIT ISLAM At - Tin Husada Jl. Raya Ngawi - Solo KM 4 , W atualang , Ngawi , Jawa Timur RSI AT-TIN HUSADA
PERMOHONAN CUTI Nama
:
Unit Kerja
: :
Mulai bekerja
:
Permohonan Cuti : (Beri tanda √)
Cuti Tahunan
Cuti Menikah
Cuti Melahirkan
Cuti Khusus
Lama cuti (hari): Dari tanggal:
Sampai tanggal:
Keterangan:
Alamat & telpon yang bisa dihubungi:
31
HANYA DIISI OLEH HRD: Dalam hari
Sisa Cuti Tahun Sebelumnya
:
Sisa Cuti Tahun Ini
:
(+)
Penggunaan ini
:
(-)
Sisa Cuti
:
Diajukan oleh:
Rekomendasi:
Tanggal:
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:
NOTE:
32
d. Surat Kuasa Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. c)
Nomor surat berada di bawah tulisan surat Tugas. XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rumah Sakit Nomor urut dokumen 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasai. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa c) materai Hal-hal berikut perlu diperhatikan. a) Penerima kuasa terletak di sebelah kiri dan pemberi kuasa terletak disebelah kanan. b) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.
33
Format Naskah Surat Kuasa
SURAT KUASA
XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Alamat Jabatan
: : :
Memberikan kuasa kepada : Nama Alamat Jabatan
: : :
Untuk mengurus Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Penerima Kuasa
NAMA JELAS
Tempat, Tanggal Pemberi Kuasa
NAMA JELAS JABATAN
34
e. Surat Undangan Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat undangan terdiri atas logo,
nama
dan
alamat
Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah Kanan di bawah kop surat. c) Nomor, perihal dan lampiran,
ditulis di sebelah kiri undangan di
bawah kop surat sebelah kiri. Penomoran surat undangan : XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015
Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas Rumah Sakit Nomor urut dokumen d) Kepada ditulis disebelah kanan di bawah tempat dan tanggal pembuatan surat. b) Batang Tubuh a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka; b) Isi undangan, terdiri atas hari, tanggal, waktu, tempat, sifat, acara serta kalimat penutup. c) Kaki Bagian kaki diletakkan sebelah kanan dan terdiri atas : a)
Nama Rumah Sakit;
b)
Tanda tangan;
c)
stempel jabatan/instansi, dan
d)
Nama Terang
e)
Jabatan
f)
tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah.
35
Format Naskah Surat Undangan
No : XXX/ RSI.AT-TIN/XII/2015 Hal : Undangan Lampiran : -
Ngawi , 25 November 2015 Kepada Yth :
di Tempat
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmm : Hari
:
Tanggal
:
Waktu
:
Tempat
:
Sifat
:
Acara
:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami, Rumah Sakit Islam At-Tin Husada
Dr. Herbi Purwadianto Direktur Utama
36
f.
Sampul Laporan Bentuk dan susunan Sampul Laporan adalah sebagai berikut. 1) Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan dan Tahun pembutan laporan, di bawah judul dan tahun pembuatan laporan ditulis nama Rumah Sakit, alamat Rumah Sakit dan no telepon Rumah Sakit ditulis di sebelah kiri . 2) Isi laporan a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan dasar laporan. b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi dan hal lain yang perlu dilaporkan. c) Simpulan
dan
saran
perlu
disampaikan
sebagai
bahan
pertimbangan. d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih.
37
Format Sampul Laporan
TI K A S N A
T
A H A M U U
B R S
M TI N
E A P
I L T O
U N
P K S
E DI
H A T
Rumah Sakit Islam At-Tin Husada Jln. Raya Ngawi-Solo Km. 04 Watualang, Ngawi 0351. 747888 Fax : 0351. 744666
38
g. Lembar Disposisi Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Logo, Nama dan Alamat Rumah Sakit ditulis dikolom atas surat. 2) Lembar Disposisi ditulis di Kolom bawah Logo, Nama dan Alamat Rumah Sakit. 3) Surat, No Surat dan Tanggal surat ditulis disebelah kiri di bawah kolom lembar disposisi. 4) Tanggal diterimanya surat, No Agenda dan Sifat ditulis disebelah kanan di bawah kolom lembar disposisi. 5) Perihal ditulis dibawah kolom Tanggal Surat. 6) Diteruskan kepada ditulis di bawah kolom perihal. 7) Catatan ditulis di bawah kolom Diteruskan. 8) Paraf atasan.
39
FORMAT DISPOSISI
LEMBAR DISPOSISI SURAT DARI
:
NO SURAT
:
TGL SURAT
:
PERIHAL
:
Di Teruskan Kepada Sdr : Sekertaris
DITERIMA TGL : NO AGENDA : SIFAT : SANGAT SEGERA SEGERA RAHASIA
DENGAN HORMAT HARAP : TANGGAPAN & SARAN
KETUA YAYASAN PROSES LEBIH LANJUT DIREKTUR : KEUANGAN YANMED
KOORDINASI/KONFIRMASI DIKETAHUI
MANAGER : YANMED JANGMED KEPERAWATAN UMUM KEU&AKUN ADM&HRD MARKETING
DIPELAJARI MEWAKILI ARSIP
CATATAN : TTD
40
h.
Daftar Hadir Daftar Hadir terdiri atas : 1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir” ditempatkan di tengah-tengah lembar naskah. b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis di bawah tulisan Daftar hadir sebelah kiri. 2) Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut; b) Kolom nama; c) Kolom jabatan; d) Kolom tanda tangan/paraf;
41
Format Daftar Hadir
DAFTAR HADIR MEETING
…………………………………………………………….
HARI/TGL : TEMPAT : WAKTU : NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
NAMA
BAGIAN
TANDA TANGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
42
i.
Sertifikat Pelatihan Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas 1) Kepala yaitu tulisan “ Sertifikat Pelatihan” 2) Isi sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat. 3) Bagian Akhir Sertifikat Pelatihan terdiri atas : a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama jabatan dan instansi; c)
Tanda tangan;
d) Nama jelas.
43
Format Sertifikat Pelatihan
44
j.
Notulen Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut : 1) Kepala
a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf kapital. b) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari/tanggal, waktu dan tempat. 2)
Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan/keputusan rapat dan keterangan.
3)
Kaki notulen memuat : a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah, b)
nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.
45
Format Notulen
NOTULENSI Hari/tanggal Waktu Tempat Topik
No
Divisi
: : : : Pembahasan / Kendala yang di temui
Action yang dilakukan
PIC
Deadline
Status
Pemimpin : dr. Herbi Purwadianto Peserta : Disusun Oleh,
Tafsir F Notulen
Disetujui,
dr.Herbi Purwadianto Direktur Utama 46
BAB III PENYUSUNAN NASKAH RUMAH SAKIT ISLAM AT-TIN HUSADA
A. Penyusunan naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Pedoman Pengetikan pedoman dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pengesahan dokumen pedoman oleh Direktur Utama RSI At-Tin Husada Ngawi dibuat dengan menggunakan kertas HVS ukuran A4-70 gram berlogo RSI At-Tin Husada. b. Isi panduan menggunakan kertas HVS ukuran A4-70 gram c.
Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi.
d. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 12 dan lebar spasi 1 spasi. e. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus dan penulisan judul dokumen yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. f. 2.
Penulisan nomor halaman di pojok kanan bawah.
Panduan Pengetikan panduan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Pengesahan dokumen panduan oleh Direktur Utama Rsi At-Tin Husada dengan dibuat menggunakan kertas HVS A4 70 gram dengan ukuran 16,5 cm x 21,5 cm. b. Isi panduan menggunakan kertas HVS A4 70 gram dengan ukuran 16,5 x 21,5 cm. c.
Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi.
d. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 12 dan lebar spasi 1 spasi. e. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus dan penulisan judul dokumen yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. f.
Penulisan nomor halaman di pojok kanan bawah.
3. Kebijakan Pengetikan kebijakan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Menggunakan kertas HVS ukuran A4 - 70 gram berlogo RSI
At47
Tin Husada. b. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi. c.
Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 11 dan lebar spasi 1 spasi.
d. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus dan penulisan judul dokumen yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. 4. Standar Prosedur Operasional a. Menggunakan kertas HVS A4 70 gram. b. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 11 dan lebar spasi 1 spasi dan penulisan judul dokumen yang digunakan adalah posisi sejajar ditengah. B. Penyusunan naskah dalam bentuk surat di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Kordinasi antara pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draf, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. 3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan : a. Amat segera dengan batas waktu selambat-lambatnya 6 jam setelah surat diterima. b. Segera, dengan batas waktu selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah surat diterima. c.
Biasa dengan batas waktu selambat-lambatnya 3 hari kerja.
5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dan segera dikirim setelah ditandatangani. 6. Pengadaan atau salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam
“tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai 48
berikut : a.
Salinan Tembusan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang,dan c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disampaikan untuk kepentingan pengelolaaan arsip. 7.
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.
8.
Tingkat keamanan a. Rahasia singkatan (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. b. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
9. Kecepatan penyampaian a. Amat Segera, surat diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu selambat-lambatnya 6 jam. b. Segera, Surat harus diselesaikan, dikirim dan disampaikan dalam waktu selambat-lambatnya 1 x 24 jam. c.
Biasa, surat harus diselesaikan, dikirim dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu selambat-lambatnya 3 hari kerja.
10 Penggunaan Kertas Surat Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4- 70 gram dan berlogo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada atau disesuaiakan dengankebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan. 11 Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi. b. Jenis huruf yang digunakan adalah Arial dengan ukuran 11 dan lebar sepasi 1 spasi. c.
Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus dengan sedikit penyesuaian 49
yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah sejajar di tengah. C. Bentuk Stempel Rumah Sakit Islam At-Tin Husada Stempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Islam At-Tin Husada terdiri dari 3 bentuk, yaitu : 1. Stempel Resmi Rumah Sakit a. Bentuk : 1) Stempel Resmi Rumah Sakit Islam At-tin Husada Berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 2 cm yang didalamnya terdapat Logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 2) Rumah sakit Islam ditulis dengan huruf 8 dan jenis huruf Arial dan At-Tin Husada DIitulis dengan ukuran huruf 8 dan jenis huruf Arial. 3) Rumah Sakit Islam At-Tin Husada diposisikan melingkari logo Rumah Sakit. Rumah Sakit Islam melengkung di bagian atas sedangkan At-Tin Husada dibagian bawah dan di sela-sela tulisan Rumah Sakit Islam dan At-Tin Husada terdapat tanda bintang lima (*) di kanan dan kiri. b.
Warna
: Warna
tinta
yang
digunakan
dalam
pemakaian
stempel adalah warna hijau. c.
Gambar :
2. Stempel Jabatan a. Bentuk : Stempel Rumah Sakit Islam At-tin Husada Berbentuk Kotak dengan ukuran diameter 3 x 6 cm. Di bagian kiri terdapat logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada sedangkan di bagian kanan logo tertera nama dan jabatan. b. Warna tinta yang digunakan dalam pemakaistempel adalah warna hitam. 50
c.
Gambar :
Dr. Herbi Purwadianto Direktur Utama 3. Stempel Unit Kerja a. Bentuk: 1) Logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada yaitu Berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 2 cm yang didalamnya terdapat simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit Islam At-Tin Husada yaitu Layanan Islami Profesional dengan Hati 2) Rumah Sakit Islam ditulis dengan huruf 8 dan jenis huruf Arial ; At-tin Husada. Ditulis dengan ukuran huruf 8 dan jenis huruf Arial. 3) Rumah Sakit Islam At-Tin Husada dan nama Jabatan diposisikan melingkari logo Rumah Sakit.RSI At-Tin husada melengkung di bagian atas sedangkan nama Jabatan dibagian bawah dan di sela-sela tulisan RSI At-Tin Husada dan nama Jabatan terdapat tanda bintang lima (*) di kanan dan kiri. b. Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna hijau. c.
Gambar
D. Sampul Naskah Rumah Sakit Islam At-Tin Husada Sampul naskah Rumah Sakit Islam At-Tin Husada bertuliskan logo Rumah Sakit Islam At-Tin Husada pada bagian kiri dan bagian kanan logo bertuliskan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada, alamat, nomor telpon dan faximile. 51
ukuran 11x23 cm dengan identitas Rumah Sakit Islam At-Tin Husada.
E. Bentuk dan Ukuran kertas berlogo RSI At-Tin Husada Ngawi
Kop Surat
Rumah Sakit Islam
At-Tin Husada
Kertas A4 – 70 gr
Motto Rumah Sakit
Alamat, nomor telepon, faximile dan situs Rumah Sakit Islam At-Tin Husada
52
F. Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. 1. Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. 2. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Islam At-Tin Husada ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal dan eksternal Rumah Sakit Islam At-Tin Husada. G. Penggunaan o.b., u.b. Dalam hal ini Direktur Utama Rumah Sakit Islam At-Tin Husada memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaannya yaitu sebagai berikut : 1. o.b. (oleh beliau, ditulis o huruf kecil dan b huruf kecil) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya). 2. u.b. (untuk beliau, ditulis u huruf kecil dan b huruf kecil) dipergunkan jika yang berwenang menandatangani (pejabat dua tingkat dibawahnya) telah mendapat persetujuan dari pejabat atasannya dan pertanggunjawaban materi surat tersebut
berada
menadatangani
ditangan
dapat
yang
diminta
memberikan
mandat.
pertanggungjawabannya
Pejabat
tentang
isi
yang surat
dimaksud oleh yang memberi mandat. Contoh penandatanganan menggunakan o.b dan u.b
53
