PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS REJOSARI
PEMERINTAH PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
DINAS KESE HATAN
PUSKESMAS REJOSARI Jl.Utama
Rejosari Telp:(07 elp :(0761) 61)
Email: Email:
[email protected]
KATAPENGANTAR
KATAPENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan hidayatNya,sehingga penyusunan buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Rejosari dapat diselesaikan dengan baik. Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam, sehingga perlu dibuat buku Pedoman
Tata Tata Naskah Puskesmas Rejos Rejosari ari yang akan dijadikan sebagai acuan
dan panduan dalam pembuatan dokumen-dokumen dalam kegiatan puskesmas. Dengan tersusunnya buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Rejosari, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan memberikan kontribusi dalam penyusunan penyusunan buku ini. Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh oleh karenanya karenanya masukan dan saran perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya. Semga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan hidayahNya kepada kita semua.
Kepala Puskesmas Rejosari
Y E R L I N A
BAB I PENDAHULUAN Akreditasi Puskesmas Puskesmas Rejosari merupakan merupakan upaya peningkatan peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan dengan membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku. Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan,
perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi
dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di Puskesmas, baik upaya kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan.
Regulasi internal
tersebut
berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan dalam mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun panduan tata naskah penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas Rejosari kecamatan Tenayan Raya Pekanbaru. Panduan tata naskah ini disusun untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi bagi Kepala Puskesmas Rejosari, Penanggung jawab dan pelaksana Upaya Kesehatan di Puskesmas,
baik
upaya
kesehatan
masyarakat
maupun
upaya
kesehatan
perorangan, tim mutu dan seluruh pegawai Puskesmas Rejosari. Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya Puskesmas Rejosari perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi yang harus dipersiapkan oleh Puskesmas Rejosari untuk memenuhi standar akreditasi. Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi,Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas Rejosari dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, upaya kesehatan masyarakat, dan upaya kesehatan perorangan. Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di Puskesmas, dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
1
BAB II DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS A. Jenis dokumen berdasarkan sumber
1. Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu, sistem Penyelenggaraan pelayanan Upaya Kesehatan
Perseorangan
Kesehatan
Masyarakat
(UKP) (UKM)
dan untuk
sestim
penyelenggaan
puskesmas,
perlu
Upaya
dibakukan
berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Rejosari. Regulasi Internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen. 2. Dokumen Eksternal Regulasi Eksternal yang berupa praturan perundangan dan pedomanpedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/,
Kab/kota
dan
Organisasi
Profesi,
merupakan
acuan
bagi
Puskesmas Rejosari dalam penyelenggaraan administrasi manajeman, dan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan Masyarakat. B. Jenis dokumen Akreditasi Akreditasi Puskesmas Rejosari Rejosari
1. Dokumen induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala Puskesmas Rejosari 2. Dokumen terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/tiap unit pelaksana, terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan atau revisi. Dokumen ini harus ada stempel “ DOKUMEN TERKENDALI” 3. Dokumen tidak terkendali Dokumen
yang
didistribusikan
untuk
keperluan
eksternal
atau
atas
permintaan pihak di luar Puskesmas Rejosari digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki stempel “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”.Tercatat pada daftar distribusi dokumen tidak terkendali. 4. Dokumen kadaluarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku karena telah mengalami perubahan atau revisi. Dokumen ini harus ada stempel “DOKUMEN KADALUARSA”.Dokumen
induk
diidentifikasi
dimusnahkan.
2
dan
dokumen
sisanya
C. Jenis dokumen yang perlu disediakan
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas adalah sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas : a. Kebijakan Kepala Puskesmas Rejosari, b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, c. Pedoman/manual mutu, d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen, e. Standar Operasional Prosedur (SOP), f. Perencanaan Tingkat
Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan
(RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK), dan g. Kerangka Acuan Kegiatan. 2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pedoman untuk masing-masing Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), c. Standar Operasional Prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM. 3. Penyelenggaraan pelayanan klinis/Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) (UKP) : a. Kebijakan tentang pelayanan klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis dan d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas Rejosari perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
3
BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI A. Kebijakan.
Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Rejosari yang yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di PuskesmasRejosari. Penyusunan
Peraturan/Surat
Keputusan
tersebut
didasarkan
pada
peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman
teknis
yang
berlaku
seperti
yang
ditetapkan
oleh
Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas Rejosari dituangkan dalam pasal-pasal
dalam
keputusan
tersebut,
atau
merupakan
lampiran
dari
peraturan/keputusan. Format Peraturan/ Surat keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1. Kepala Bagian kepala keputusan terdiri dari: a. kop naskah dinas, berisi logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf capital secara simetris b. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf capital secara simetris c. nomor keputusan, ditulis di tulis dengan huruf hu ruf capital secara simetris, si metris, sesuai dengan system penomoran surat keputusan yang ada di puskesmas d. kata penghubung tentang ditulis dengan huruf capital e. judul keputusan ditulis dengan huruf capital f. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan , di tulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca koma(,)
2. Konsideran, meliputi: a. Menimbang:
konsideran
yang
memuat
alasan/tujuan
/
kepentingan/pertimbangan kepentingan/pertim bangan tentang perlu ditetapkan keputusan. Huruf awal kata “Menimbang” “Menimbang” ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca 4
titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kec il, dan diakhiri dengan tanda baca (;). b. Mengingat: Konsideran yang memuat Peraturan perundangan yang menjadi dasar pengeluaran keputusan. Kata “mengingat” “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst. Dan diakhiri dengan tanda baca (;). 3. Diktum: a. Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN” MEMUTUSKAN”, ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, dan diakhiri tanda baca (:) b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 4. Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu
:
Kedua
:
dst b. Dicantumkan
saat
berlakunya
peraturan/keputusan,
perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan. 5. Kaki Kaki
peraturan/keputusan
peraturan/keputusan
yang
merupakan memuat
bagian penanda
akhir tangan
substansi penerapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf capital, diakhiri dengan tanda koma(,), tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan ditulis dengan huruf capital dengan menulis tanpa mencantumkan gelar. 6. Lampiran peraturan/keputusan
5
a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul peraturan/ Surat keputusan b. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.
Catatan:
1. Kebijakan yang telah ditetapkan kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 2. Untuk Peraturan pada Batang Tubuh tidak ditulis dalam diktum tetapi dalam Babbab dan Pasal-pasal 3. Naskah dinas menggunakan kertas HVS HVS 80 gram . 4. Kertas yang digunakan dengan ukuran Folio (210x330mm) 5. Jenis huruf yang dipakai adalah arial dengan font 14 untuk judul, 12 untuk isi. 6. Penentuan ruang tepi penulisan sebagai berikut : ruang tepi kiri 3cm , ruang tepi kanan 2 cm , ruang tepi atas (apabila menggunakan kop naskah dinas 2 spasi dibawah Kop, dan apabila tanpa kop naskah sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas) dan ruang tepi bawah sekurang- kurangnya 2 cm dari tepi bawah kertas. 7. Ketentuan jarak sebagai berikut : a. Jarak antara judul dan subjudul adalah dua spasi b. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi. c. Jarak masing – masing – masing masing baris 1,5 spasi.
B. Manual Mutu,
Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi: I. Pendahuluan, yang berisi: A. Latar belakang, belakang, 1. Profil Organisasi 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan ( Proses Bisnis) B. Ruang Lingkup (proses bisnis), C. Tujuan, dan D. Landasan hukum (peraturan/dokumen yang menjadi acuan) E. Istilah dan definisi 6
II . Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: A. Persyaratan Persyaratan umum, B. Pengendalian dokumen, dan C. Pengendalian rekaman. III. Tanggung jawab manajemen: A. Komitmen manajemen, B. Fokus pada sasaran atau pasien, C. Kebijakan mutu, D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu, E. Tanggung jawab, wewenang wewenang dan komunikasi, F. Wakil manajemen mutu/ penanggung jawab manajemen mutu G. Komunikasi internal. IV. Tinjauan Manajemen: A. Umum, B. Masukan tinjauan Manajemen, dan C. Luaran tinjauan. V. Manajemen Sumber Daya: A. Penyediaan Penyediaan sumber sumber daya, B. Manajemen sumber daya manusia, C. Infrastruktur, dan D. Lingkungan kerja.
VI. Penyelenggaraan pelayanan: A. Pelayanan Pelayanan Upaya Kesehatan Kesehatan Masyarakat Masyarakat Puskesmas: Puskesmas: 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyaratan sasaran, b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran, dan c. Komunikasi dengan sasaran. 3. Pembelian (jika ada), 4. Penyelenggaraan UKM: a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya, b. Validasi proses penyelenggaraan upaya, c. Identifikasi dan mampu telusur, d. Hak dan kewajiban sasaran, e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada), f. Manajemen risiko dan keselamatan, 7
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM: a. Umum, b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit Internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan Korektif g. Tindakan Preventif B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perorangan) : 1. Perencanaan Pelayanan Klinis, 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan, 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a. Proses pembelian, b. Verifikasi barang yang dibeli, dan c. Kontrak dengan pihak ketiga. 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis: a. Pengendalian proses pelayanan klinis, b. Validasi proses pelayanan, c. Identifikasi dan ketelusuran, d. Hak dan kewajiban pasien, e. Pemeliharaan barang b arang milik pelanggan (spesiemen, (spesi emen, rekam medis, dsb), dan f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien. 5. Peningkatan mutu pelayanan klinis dan keselamatan pasien : a.Penilaian indikator kinerja klinis b. pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen resiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: a. Umum, b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan, 2) Audit internal, 8
3) Pemantauan dan pengukuran proses,kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan. c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai, d. Analisis data, e. Peningkatan berkelanjutan, f. Tindakan korektif, dan g. Tindakan preventif. VII. Penutup, dan Lampiran (jika ada)
Aturan penulisa penulisan n manual mutu adalah adalah sebagai sebagai berikut 1. Kertas ukuran A4 (210x297 mm) 2. Jenis hurufArial hurufArial 3. Ukuranhuruf 11 4. Spasi1,5 5. Batas kertas: a. Batas Kanan
: 2,5 cm
b. Batas Kiri
: 3 cm
c. Batas Atas
: 2,5 cm
d. Batas Bawah
: Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
C. Rencana Lima Tahunan Puskesma s
1. Pendahuluan Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas berdasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran. 2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas. 9
Sistematika Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: Kata Pengantar Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan Bab II. Kendala dan masalah A. Identifikasi Identifikasi keadaan keadaan dan masalah masalah B. Penyusunan rencana C. Penyusunan rencana pelaksanaan (Plan Of Action) D. Penyusunan pelengkap dokumen BabIII. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas Bab IV. Analisis Kinerja A. Pencapaian Pencapaian Kinerja Kinerja untuk tiap jenis pelayanan pelayanan dan upaya upaya puskesmas puskesmas B. Analisis kinerja Bab V.Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan kegiatan berisi program-program program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: 1. Program Kerja Ke rja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb 2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb 3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya, B. Rencana anggaran yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap tiap-t iap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar. Bab VI. Pemantauan dan Penilaian Bab VII. Penutup
3. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form excel) Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan: a. Nomor : diisi dengan nomor urut, b. Pelayanan/Upaya Puskesmas diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan
Perorangan),
dan
Upaya
10
Kesehatan
Masyarakat
yang
dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya, c.
Indikator diisi dengan indikator-indikator indikator-i ndikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan,
d. Standar diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator, e. Pencapaian diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir, f.
Target pencapaian diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan,
g. Program kerja diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb, h.
Kegiatan
merupakan
rincian
kegiatan
untuk
tiap
program
yang
direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya, i.
Volume diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan,
j.
Harga satuan satuan harga harga satuan untuk tiap tiap kegiatan, kegiatan, dan
k.
Perkiraan biaya diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
4. Penutup. Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan.
Aturan penulisa penulisan n Rencana Rencana Tahunan Tahunan Puskesmas Puskesmas adalah sebagai sebagai berikut: berikut: 1. Kertas ukuran A4 (210x297 mm) 2. Jenis huruf Arial Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi1,5 5. Batas kertas: a. Batas Kanan
: 2,5 cm
b. Batas Kiri
: 3 cm
c. Batas Atas
: 2,5 cm
d. Batas Bawah
: Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
11
D. Perencanaan Tingkat Puskesmas Puskes mas (PTP) Tahunan.
Perencanaan
Tingkat
Puskesmas
(PTP)
diartikan
sebagai
proses
penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik wajib maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya. Proses penyusunan PTP menggunakan format sesuai dengan pedoman pelaksanan manajemen Puskesmas yang dikeluarkan kementerian kesehatan direktorat jenderal bina upaya kesehatan tahun 2012.
Aturan penulisa penulisan n PerencanaanTin PerencanaanTingkat gkat Puskesmas Puskesmas adalah adalah sebagai sebagai berikut: berikut: 1. Kertas ukuran A4 (210x297 mm) 2. Jenis huruf Arial Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi1,5 5. Batas kertas: a. Batas Kanan
: 2,5 cm
b. Batas Kiri
: 3 cm
c. Batas Atas
: 2,5 cm
d. Batas Bawah
: Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
E. Pedoman/Panduan
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan
dengan baik dan benar
melalui penerapan SPO. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmas menyusun/membuat sistematika buku pedoman/panduan sesuai kebutuhan.Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu:
12
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I
: Pendahuluan
BAB II
: Gambaran Umum Puskesmas
BAB III
: Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV : Struktur Organisasi Puskesmas BAB V
: Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI : Uraian Jabatan BAB VII : Tata Hubungan Kerja BAB VIII : Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX : Kegiatan Orientasi BAB X
: Pertemuan/ Rapat
BAB XI :Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II. STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Kualifikasi Sumber Daya Daya Manusia Manusia B. Distribusi Ketenagaan 13
C. Jadwal Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III. STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V
LOGISTIK
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX
PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I
DEFINISI
BAB II
RUANG LINGKUP
BAB III
TATALAKSANA
BAB IV
DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi
panduan.
Pedoman/panduan
yang
harus
dibuat
adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. E-filePuskesmas tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang
dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas.
Aturan penulisa penulisan n Pedoman atau Panduan Panduan Puskesmas Puskesmas adalah adalah sebagai sebagai berikut: 1. Kertas ukuran A4 (210x297 mm) 2. Jenis huruf Arial Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi1,5 5. Batas kertas: a. Batas Kanan
: 2,5 cm
b. Batas Kiri
: 3 cm
c. Batas Atas
: 2,5 cm
d. Batas Bawah
: Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
F. Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan.
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan kegiatan-kegiata n yang yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan 14
program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan.
Dalam kerangka acuan harus dijelaskan
bagaimana
kegiatan
cara
melaksanakan
agar
tujuan
tercapai,
dengan
penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan. 1. Sistematika/Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut : I.
Pendahuluan
II.
Latar belakang
III.
Tujuan umum dan tujuan khusus
IV.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
V.
Cara melaksanakan kegiatan
VI.
Sasaran
VII.
Jadwal pelaksanaan kegiatan
VIII.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan
IX.
Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Petunjuk Penulisan I.
Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/kegiatan. II.
Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. III.
Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. IV.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Adalah langkah-langkah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dilakukan sehingga sehingga tercapainya tercapainya tujuan program atau kegiatan V.
Cara melaksanakan kegiatan
Adalah metode untuk melaksanakn melaksanakn kegiatan pokok dan rincian kegiatan., kegiatan., misalnya dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit dan sebagainya. VI.
Sasaran
15
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/kegiatan. Sasaran program/kegiatanmenunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1) S peci fic fi c : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measur Meas urabl able e : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
iv e but A ttainable ttainable : apabila sasaran harus dijadikan standar 3) A g r es s ive keberhasilan,
maka
sasaran
harus
menantang,
namun
tidak
boleh
mengandung target yang tidak layak. 4)
R es ult orient ori ented ed : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat jalan sebesar 50%.
5)
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
VII.
Jadwal Pelaksanaan kegiatan
Jadwal adalah perencanaan waktu untuk tiap-tiap rician kegiatan yang akan dilaksanakan, digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. VIII.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan
Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang yang direncanakan. direncanakan. IX.
Pencatatan pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan Pelaporan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi program dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. 16
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program atau kegiatan secara menyeluruh. Yang ditulis dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
Aturan penulisa penulisan n kerangka kerangka acuan Puskesma Puskesmas s adalah sebagai sebagai berikut: berikut: 1. Kertas ukuran A4 (210x297 mm) 2. Jenis huruf Arial Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi1,5 5. Batas kertas: a. Batas Kanan
: 2,5 cm
b. Batas Kiri
: 3 cm
c. Batas Atas
: 2,5 cm
d. Batas Bawah
: Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
G. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Istilahprosedurada beberapa pengertian,diantaranya: 1. StandardOperatingProcedures(SOP)
adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan (Permenpan No.35 tahun 2012). 2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif,yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai
hasil
kerja
sesuai
persyaratan
yang
telah
ditetapkan
(Susilo,2003). 3. Langkah didalam penyusunan penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja
adalah suatu proses
yang melibatkan satu bagian/unit/profesi, bagian/unit/p rofesi, sedangkan suatu proses yang melibatkan
prosedur
adalah
lebih dari satu bagian/unit/profesi. bagian/unit/prof esi. Prinsip
dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 4. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di Undangundang No.29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan UU No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan dan Undang-undang No. 44Tahun 2009, tentang RumahSakit, 17
5. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu : a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap, b. Prosedur untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK), c. Prosedur untuk melakukan tindakan, d. Prosedur Penatalaksanaan e. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak, f. Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat Juknis, g. Prosedur
untuk
melakukan
tindakan
klinis:
protokol
klinis,
Algoritma/Clinical Pathway
Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tafsir maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas di dalam buku panduan ini adalah “ Standar OperasionalProsedur
(SOP)”.Sebagaimana yang tercantum dalam (SOP)”.
Permenpan Nomor. 35 tahun 2012.
6. Tujuan Penyusunan SOP Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana terlaksana dengan konsisten/seragam
dan
aman,
dalam
rangka
efisien, efektif,
meningkatkan
mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 7. Manfaat SOP a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan c. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong. 8. Format SOP Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, dalam hal ini mengacu pada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Tingkat Pertama Tahun 2015.
18
Format SOP sebagai berikut : Logo Pemko
Judul SOP
Logo Puskesmas
No. Dokumen : No. Revisi SOP
Tanggal Terbit : Halaman
Nama
:
:
TTD Kepala Puskesmas
:
Puskesmas
Nama Ka.Puskesmas NIP.
1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur/ Langkahlangkah 6. Diagram Alir 7. Unit Terkait
8. Riwayat Perubahan Dokumen No.
Yang Dirubah
Isi Perubahan
Tanggal Mulai Diberlakukan
Penjelasan : Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal terbit, halaman, dan tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi,prosedur atau langkah-langkah, diagram alir, unit terkait, dan riwayat perubahan boleh tidak diberi kotak/table, Margin kiri 3 cm dan margin kanan 2 cm, margin atas 2 cm dan margin bawah 2,5 cm. Tulisan 19
menggunakan jenis Arial ukuran/font judul 12 dan isi font 11, spasi 1, jenis kertas HVS 70 gram ukuran Folio (210 x 330 mm)
Petujuk Pengisian SOP a. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kota Pekanbaru disebelah kiri dan logo Puskesmas di sebelah kanan, nama organisasi adalah nama Puskesmas Rejosari. b. Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, tanda tangan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
dan kotaknya dicetak pada halaman pertama. Heading dan
Kolom tengah pertama tercantum judul /nama SOP sesuai proses kerjanya.
Kolom tengah kedua tercantum nomor dokumen dengan format sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Puskesmas.
Kolom tengah ketiga tercantum nomor revisi sesuai dengan status revisi, menggunakan angka. Contoh : dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
Kolom tengah keempat tercantum tanggal terbit
sesuai tanggal
terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
Kolom tengah kelima tercantum halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut, misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
Kolom tengah paling bawah pada halaman pertama tercantum tanda tangan pengesahan dari Kepala Puskesmas.
c. Isi SOP Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut: 1. Pengertian : diisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan/atau definisi
tentang istilah 2. Tujuan :berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “
Sebagai acuan penerapan langkah- langkah untuk ……” 3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan:
Keputusan
Kepala
Pelayanan Imunisasi.
20
Puskesmas
No
005/2014
tentang
4. Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, 5. Prosedur / Langkah- langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6. Diagram Alir : didalamnya menyusun prosedur maupun instruksi kerja untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah kerja. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol balok:
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:
o
Awal kegiatan :
o
Akhir kegiatan :
o
Simbol Keputusan :
?
Ya
Tidak
o
Penghubung :
o
Dokumen :
o
Arsip :
7. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 8. Riwayat perubahan dokumen : berisikan bagian dari SOP yang dirubah, isi dari perubahan tersebut, dan tanggal mulai diberlakukan SOP yang telah dirubah atau di revisi. 21
22
BAB IV PENUTUP
Padaprinsipnyadokumenakreditasiadalah “TULIS
YANGDIKERJAKANDAN
KERJAKAN KERJAKA N YANGDITULIS, BISA DIBUKTIKAN DIBUKTI KAN SERTADAPA SERTADAPAT T DENGANBUKTINYA”. DENGANBUKTINYA ”. itu.Penyusunan
Namun Namun
pada
kebijakan,pedoman/
penerapannya
DITELUSURI DITEL USURI
tidaklah
semudah
panduan,standarproseduroperasional
danprogram
selaindiperlukan
komitmenKepalaPuskesmas,jugadiperlukanstafyangmampudanmaumenyusun dokumen Dokumen
akreditasitersebut.Dengan
tersusunnyaBuku
Panduan
Penyusunan
AkreditasidiharapkandapatmembantuPuskesmas
danfasilitatorpendamping danfasilitatorpendam ping akreditasi
dalam menyusun dokumen-dokumen yang
dipersyaratkan oleh standar akreditasi. Dengan pedomanini diharapkansemua penulisandokumen diPuskesmasdan seluruh jaringannyadapat dilaksanakansesuaidenganstandar.Dokumenini terbuka terhadapsaran-saran untukperbaikandan penyempurnaan. Akhirnyasemogab Akhirnyasemogabukupedo ukupedomanini manini bermanfaatsecara bermanfaatsecara maksimal,dengan maksimal,dengan tidak mengurangikesempatanuntuk berkonsultasi.
23
