PEDOMAN TATA NASKAH TAHUN 2017
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Bojong Sawit Km 31 Bojong – Bojong – Purwakarta Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected] [email protected] m
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penyusunan buku Pedoman Pedoman
Tata Naskah
Puskesmas Bojong dapat diselesaikan dengan baik. Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam, sehingga perlu dibuat buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Bojong Bojong yang akan dijadikan sebagai sebagai acuan dan panduan dalam pembuatan dokumen-dokumen dalam kegiatan puskesmas. Dengan tersusunnya buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Bojong, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan memberikan kontribusi dalam dalam penyusunan buku ini. Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberikan Rahmat dan HidayahNya kepada kita semua.
KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG,
H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M.,M.M.Kes
i
DAFTAR ISI Kata Pengantar .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ...................... .........
i
Daftar Isi .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .................... .......
ii
Bab I Pendahuluan ......................... ............ .......................... .......................... .......................... ........................... ........................... ................. .... 1 Bab II Dokumentasi Akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama ......................... ............ .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... ...................... ......... 3 Bab III Penyusunan Dokumen Akreditasi .......................... ............. .......................... .......................... ...................... ......... 5 A. Kebijakan ................................. .................... .......................... .......................... .......................... .......................... .......................... .................... ....... 5 B. Manual Mutu..................................................................................................... 12 C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas......................... ............ .......................... .......................... .......................... ............. 15 D. Perencanaan Tingkat Puskesmas Puskesmas (PTP) Tahunan ......................... ................. ............ ..... 18 E. Pedoman/ Panduan .......................................................................................... 21 F. Penyusunan Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan .......................... ............. .......................... .................... ....... 23 G. Standar Operasional Prosedur (SOP) ......................... ............ .......................... .......................... ........................ ........... 27 Bab IV Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas Bojong..................... ............ ......... 39 1. Tujuan Proses ......................... ............ .......................... .......................... .......................... .......................... ........................... .................... ...... 39 2. Tanggung Jawab dan Wewenang.......................... ............ ........................... .......................... ......................... ............... ... 39 3. Uraian Umum .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .......................... ........................... .................... ...... 39 4. Kebijakan .......................... ............. ......................... .......................... ........................... .......................... .......................... .......................... ............. 44 BAB V Penutup .................................................................................................... 46
ii
BAB I PENDAHULUAN Akreditasi Puskesmas merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan
yang
dilakukan
dengan
membangun
Sistem
Manajemen
Mutu,
penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan Sistem Pelayanan Klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku. Untuk membangun dan membakukan Sistem Manajemen Mutu, Sistem Pelayanan,
perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi
dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di Puskesmas, baik Upaya Kesehatan Masyarakat maupun Upaya Kesehatan Perorangan.
Regulasi internal
tersebut
berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan dalam mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun pedoman penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas. Pedoman ini disusun dengan tujuan sebagai berikut 1. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab dan Pelaksana Upaya Kesehatan di Puskesmas, dan tim mutu dalam menyusun dokumendokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi, 2. Tersedianya
Pedoman
bagi
pendamping
akreditasi
di
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota untuk melakukan pendampingan pada Puskesmas, 3. Tersedianya pedoman bagi surveyor dalam melakukan penilaian akreditasi Puskesmas, 4. Tersedianya
pedoman
penyusunan
dokumen
untuk
pelatihan
akreditasi
Puskesmas. Pedoman kelengkapan
ini
disusun
pedoman
sebagai
tata
bahan
naskah
bagi
terkait
Puskesmas
dengan
untuk
menyusun
dokumen-dokumen
yang
dipersyaratkan oleh standar akreditasi. Dalam pedoman tata naskah perlu dimasukkan bagaimana penyusunan kebijakan, standar operasional prosedur, dengan tata penomorannya.
BAB II DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS DAN FASILITAS KESEHATAN TINGKAT PERTAMA Sistem Manajemen Mutu, Sistem Pelayanan, dan Sistem Penyelenggaraan Upaya Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi
yang harus dipersiapkan oleh
Puskesmas untuk memenuhi standar akreditasi. Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi,
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan
organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, Upaya Kesehatan Masyarakat, dan Upaya Kesehatan Perorangan.
Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di Puskesmas, dan
merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi. Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas dapat dibedakan sebagai berikut : A. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas, 2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, 3. Pedoman/manual mutu, 4. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen, 5. Standar Operasional Prosedur (SOP), 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK) , dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK), 7. Kerangka Acuan Kegiatan/Program. B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas, 2. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat, 3. Standar Operasional Prosedur (SOP), 4. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, 5. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM, C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan 1. Kebijakan tentang pelayanan klinis, 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis,
4. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan
Klinis dan
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Puskesmas antara lain adalah: 1. Rencana Strategik/Rencana Lima Tahunan 2. Rencana Tahunan 3. Kebijakan Kepala Puskesmas 4. Pedoman/Panduan Mutu 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) 6. Panduan-Panduan Teknis 7. Kerangka Acuan Kegiatan
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. KEBIJAKAN KEPALA PUSKESMAS
Kebijakan
adalah
Peraturan/Keputusan
yang
ditetapkan
oleh
Kepala
Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh: penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusunlah pedoman/panduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmasi. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Aturan penulisan kebijakan/ SK adalah sebagai berikut 1. Kertas ukuran Folio F4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1.15 5. Batas kertas ( posisi anatomis) : a. Batas kanan
: 3 cm/30 mm
b. Batas kiri
: 2 cm/20 mm
c. Batas atas
: 2 cm/20 mm
d. Batas bawah
: 2,5 cm/25 mm
Format Peraturan/ Surat Keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1. Kop menggunakan lambang daerah yang berwarna dan ditempatkan dibagian sisi kiri atas serta memuat sebutan pemerintah kabupaten, nama dinas/badan induk, nama unit pelaksana teknis, alamat, kodepos, email, spasi 1 dan diberi pembatas kop bawah berupa satu garis single, ketebalan
2. Pembukaan Jarak antara batas bawah garis kop dengan awal tulisan kebijakan adalah 2 enter. a. Judul : Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Bojong dengan penambahan Kabupaten Purwakarta ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan ( bold ) b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran di puskesmas, -
Untuk Penomoran SK disesuaikan dengan penomoran di puskesmas dan tidak ditebalkan: Contoh sebagai berikut: 001/SK/PKMB/VI/2017 a. 001
: menyatakan urutan nomor berdasarkan sistem penomoran SK yang ada di puskesmas
b. SK
: menyatakan nama jenis dokumennya
c. PKMB: menyatakan Puskesmas Bojong d. VI
: menyatakan bulan penetapan dokumen
e. 2017 : menyatakan tahun penetapan dokumen c. Judul: ditulis
sesuai dengan kebijakan, huruf kapital semua, letak ditengah
margin, ditebalkan dan jarak 2 enter dari batas bawah kebijakan diatasnya. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris diletakkan ditengah margin, huruf kapital semua, bold , dan jarak 1 enter dari batas bawah judul. Jabatan pembuat keputusan ditulis kapital, simetris,bold , diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma. d. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan.
Huruf awal
kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil; 2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali
e.
Diktum: a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital,bold serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat”, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
f. Batang Tubuh. 1) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: KESATU
: Kalimat diawali dengan huruf Kapital dan diakhiri dengan tanda titik
KEDUA
: dst
KETIGA
: dst
2) Dicantumkan pada Diktum terakhir dengan kalimat “Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat perubahan, pembatalan,
pencabutan
ketentuan,
dalam
penerapannya,
maka
akan
diadakan revisi sebagaimana mestinya”. 3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan. 4) Kaki: Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi
peraturan/
keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani. Jarak nya 2 enter dari akhir kalimat diatasnya, yang terdiri dari:
Tempat dan tanggal penetapan. -
Untuk “tempat penetapan” menggunakan kapital diawal dan seluruhnya nama tempat PURWAKARTA”
menggunakan huruf kapital. Contoh: “Ditetapkan di
-
Untuk “tanggal penetapan” menggunakan huruf kecil diawal dan penggunaan kapital pada huruf pertama bulan penetapan tanggal. Penetapan tanggal disesuaikan dengan berlakunya kebijakan. Contoh: “pada tanggal 01 Juni 2017”
Nama jabatan,kapital,bold diakhiri dengan tanda koma (,)
5) Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar. 6) Lampiran peraturan/keputusan: a. Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/ keputusan dengan penulisan huruf kapital semua ukuran font no 10, spasi 1, diletakkan di pojok kanan atas, dengan format sebagi berikut:
LAMPIRAN Pojok kanan atas , di margin 80. Huruf kapital semua ukuran 10
KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG NOMOR 001/SK/PKMB/VI/2017 TENTANG TATA NASKAH, PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.
Hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu:
Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.
Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis
sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN
T = 32
Ukuran 12,bold
UPTD PUSKESMAS BOJONG
mm
Uk 22, Bold,
Jalan Raya Sawit Bojong Km 31 Bojong – Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected]
L= 25
Ukuran 12, 1 s asi
Garis single
1 enter
3 pt 2 enter
KEPUTUSAN
Ukuran 12,
KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG
1,15 spasi,bold
KABUPATEN PURWAKARTA
nomor tidak bold
NOMOR: 001/SK/PKMB/VI/2017 2 enter
TENTANG
Ukura
TATA NASKAH, PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN
1,15 s
UPTD PUSKESMAS BOJONG 1 enter
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA 1 enter
KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG, Tanda koma
1 enter
Menimbang
:
a.
awalan huruf kecil, 1 spasi, akhir kalimat tanda;
b.
Mengingat
:
1.
Awalan huruf besar di urut dari peraturan yang tertinggi dan tahun yang lebih awal lebih dahulu. 1 spasi akhir kalimat tanda (; ). 1 enter
MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
1 enter
HURUF KAPITAL SEMUA dan diakhiri dengan titik.
KESATU
:
Penjelasan tujuan dibuatnya SK tersebut, dan diakhiri dengan tanda titk.
KEDUA
:
Dst
KETIGA
:
Keputusan ini mulai berlaku sejak
tanggal ditetapkan dan
apabila di kemudian hari terdapat perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dalam penerapannya, maka akan diadakan revisi sebagaimana mestinya. 3 enter
Ditetapkan di PURWAKARTA Pada Tanggal 01 Juni 2017 3 enter koma di akhir nama jabatan
KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG,
5 enter ,
DIDIN SUPARMAN
CONTOH FORMAT SURAT KEPUTUSAN
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Sawit Bojong Km 31 Bojong – Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG KABUPATEN PURWAKARTA NOMOR:
TENTANG………… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG,
Menimbang
:
a.
Mengingat
:
1
bahwa
2
MEMUTUSKAN Menetapkan
:
KESATU
:
KEDUA
KETIGA
:
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dalam penerapannya, maka akan diadakan revisi sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di PURWAKARTA Pada tanggal 01 Juni 2017
KEPALA UPTD PUSKESMAS BOJONG,
DIDIN SUPARMAN
B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya:
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas 2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
3. Langkah di dalam penyusunan instruksi kerja, sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 4. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU Nomor 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit. 5. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu: a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap, b. Prosedur untuk panduan kerja (prosedur kerja, disingkat PK), c. Prosedur untuk melakukan tindakan, d. Prosedur penatalaksanaan, e. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak, f. Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat Juknis, g. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/ Clinical Pathway. Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan istilah Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012.
(SOP)“ bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur yang dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi, sementara istilah“ Standar Prosedur Operasional “ (SPO) yang dipergunakan dalam undang-undang Praktik Kedokteran maupun dalam Undang-Undang Kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi a. Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b. Manfaat SOP
Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh :SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong,
c.
Format SOP Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu institusi harus “ SERAGAM’. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP.
Format SOP sebagai berikut: 1) Kop/heading SOP
Font 16 Bold
t
JUDUL T= 32 mm
Nomor
:
L = 25
Terbit ke
:
No. Revisi
:
Tanggal Terbit
:
Halaman
: 010/3
T= 32 m L = 25 m
SOP Font 20 bold
(Logo Pemda)
Font 9
UPTD Puskesmas Bojong
Font 9
(Ttd Ka Puskesmas)
(Lambang Puskesmas)
H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
Font 9, Huruf kapital Semua. 1 spasi
Penjelasan : 1. Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas. 2. Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut: a. Heading hanya dicetak halaman pertama. b. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, dan lambang Puskesmas, ukuran tinggi/panjang 32 mm lebar 25 mm. c. Kotak “Judul” diberi nama SOP sesuai dengan proses kerjanya. Ukur an 16, Bold , huruf kapital semua dan 1 spasi. d. Kotak tulisan “SOP” ukuran 20, kapital semua, Bold . e. Nomor diisi sesuai dengan penomoran pada pedoman penyusunan dokumen akreditasi. Contoh sebagai berikut, nomor: 001/B.1/SOP/PKMB/VI/2017 a. 001
: menyatakan urutan no SOP, 3 digit sistem angka Arab
b. B.1
: menyatakan BAB satu dengan sistem angka Arab
c. SOP : menyatakan nama jenis dokumen d. PKMB : menyatakan Puskesmas Bojong e. VI f.
: menyatakan bulan penetapan dokumen, angka romawi
2017 : menyatakan tahun penetapan dokumen
f. No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan sistema angka arab
g. Terbit ke: diisi keterangan yang keberapa kalinya dokumen terbit, ditulis 2 digit sistem angka Arab. h. Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.Tanggal mencantumkan lengkap 2 digit, nama bulan di tulis lengkap dan tahun lengkap 4 digit.. i. Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5), tetapi di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua 2/5, halaman terakhir 5/5. Posisi footer nomor halaman untuk halama kedua,ketiga, dst, nomor halaman diletakkan di ujung kanan bawah. j. Ditetapkan Kepala Puskesmas Bojong: nama jelas dan gelar,kapital semua, ukuran huruf 9 dalam satu kesegarisan,dan NIP dibawahnya. H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
Contoh
2) Komponen SOP 1. Pengertian
Adalah pengertian dari judul
2. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah- langkah untuk….
3. Kebijakan
Keputusan Kepala Puskesmas Nomor ……tentang..
4. Referensi 5. Prosedur Langkah-Langkah 6. Unit Terkait 7. Dokumen Terkait
Jika tidak ada, tanda -
8. Diagram Alir
Jika tidak ada, tanda -
9. Rekaman Historis Perubahan
Jika tidak ada, tanda No
Yang Diubah
Isi Perubahan
Tanggal Mulai Diberlakukan
-
-
-
-
Penjelasan: Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut: 1. Komponen SOP terpisah dengan Kop, dengan kotak tersendiri dan kesegarisan
batas kotak kanan dan kiri sama dengan batas kanan kiri kotak Kop diatasnya.
2. Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. 3. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”. 4. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya
SOP tersebut. Pada kebijakan dituliskan: “Keputusan Kepala Puskesmas No…tentang….” 5. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, sebaiknya jangan yang bersumber pada website. 6. Prosedur Langkah-langkah: bagian
ini merupakan bagian utama
yang
menguraikan langkah langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. Apabila langkah langkah terdiri dari beberapa tahap maka digunakan format sebagai berikut, dengan subunit dari poin diatasnya berjarak 5 titi k. 5. Prosedur Langkah-langkah
A. Tahap 1 1. Tim beserta…. a. Xxxxx 1) Yyyyy 2) b. 2. Dst…. B. Tahap 2 1. Tim selanjutnya…. 2. Dst…..
Apabila langkah-langkah tidak terdiri dari beberapa tahap maka digunakan format sebagai berikut: 5. Prosedur Langkah-langkah
1. Pengunjung melakukan…. 2. Petugas melakukan… 3. Dst………
7. Bagan alir: berisi langkah-langkah yang dituangkan dalam bentuk bagan jika
dibutuhkan. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart): a. Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol
b. Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari ti ap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:
o Awal kegiatan:
o Akhir kegiatan:
o Simbol Keputusan: Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen:
o Arsip:
Jika prosedur tersebut tidak memerlukan diagram alir, diberi tanda (-).
8. Unit Terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
9. Dokumen Terkait: berisi dokumen yang terkait dalam proses kerja tersebut, jika
tidak ada diberi tanda (-). 10. Rekaman Historis Perubahan diisi apabila adanya perubahan pada isi SOP, jika
tidak ada diberi tanda (-).
Adapun penyusunan SOP: 1. Isi SOP ditulis dengan huruf arial, ukuran huruf 11 dan 1.15 spasi. 2. Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP. 3. SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja
agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan. 4. Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana,
kapan, dan mengapa. 5. SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP
harus jelas. 6. SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan
bahasa yang dikenal pemakai. 7. SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien
maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. a. Proses penyusunan SOP 1) SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP ini. 2) Penyusunan SOP
dapat
dikoordinir
oleh
tim
mutu/tim
akreditasi
Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut : a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SOP dengan melibatkan unit terkait. b) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu.
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SOP yang
telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, (2)Mengkoordinir proses pembuatan SOP sehingga tidak terjadi
duplikasi SOP/tumpang tindih SOP antar unit, (3) Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas. (4) Penyusunan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP. Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SOP klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SOP dapat diketahui berapa banyak dan macam SOP yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal SOP-SOP apa saja yang harus ada. SOP yang di persyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas. Sedangkan identifikasi SOP dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. (5) Mengingat SOP merupakan flow charting dari proses kegiatan maka
untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SOP adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya. (6) Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas (7) Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi SOP-SOP tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
b. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SOP 1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya.
2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SOP. 3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SOP. 5) Tata cara penomoran SOP. Penomoran
SOP
maupun
dokumen
lainnya
diatur
pada
kebijakan
pengendalian dokumen, dengan ketentuan: a) Semua SOP harus diberi nomor, b) Puskesmas membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SOP sesuai dengan tata naskah pusksmas yang dijadikan pedoman, c) Pemberian nomor dilakukan secara terpusat di unit pokja Admen. 6) Kode-kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut: a) Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan B.6/SOP/KIA.KB b) Nomor urut SOP adalah urutan nomor SOP yang diatur terpusat di pokja Admen. c) Satu SOP dipergunakan oleh lebih dari satu unit yang berbeda misalnya SOP rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SOP. 7) Tata Cara Penyimpanan SOP a) Penyimpanan adalah bagaimana SOP tersebut disimpan. b) SOP asli (master dokumen/ SOP yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di Bagian Tata Usaha Puskesmas. Penyimpanan SOP yang asli harus rapi, sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. c) SOP terkendali disimpan di masing-masing unit
upaya Puskesmas,
dimana SOP tersebut dipergunakan. Bila SOP tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SOP yang sudah tidak berlaku tersebut ke Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang masih berlaku saja. Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopi SOP yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan selama 2 tahun. d) SOP di unit upaya Puskesmas harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
8) Tata Cara Pendistribusian SOP a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat digunakan
sebagai
panduan
dalam
melaksanakan
Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau
kegiatannya.
bagian Tata Usaha
Puskesmas. b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. c) Distribusi SOP bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. 9) Evaluasi SOP. Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP. a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark ).
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.
(1)
Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
Lakukan uji-coba,
Lakukan perbaikan daftar tilik,
Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap
SOP dalam langkah-
Compliance r ate (CR) = Σ Ya
x 100 %
Σ Ya+Tidak (2)
Evaluasi isi SOP.
(a)
Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
(b)
Hasil evaluasi :SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
(c)
Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,
(d)
Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
Adanya perubahan fasilititas
Pergantian kepala Puskesmas, bila SOP memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi.
Aturan penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut: 1. Kertas ukuran F4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan: 3 cm/30 mm b. Batas kiri
: 2 cm/20 mm
c. Batas atas : 2 cm/20 mm d. Batas bawah: 2,5 cm/25 mm
CONTOH FORMAT SOP
RAPAT ANTAR UNIT KERJA DENGAN PETUGAS PENDAFTARAN Nomor
SOP
Terbit ke No. Revisi Tanggal Terbit
:010/B.7/SOP/ PKMB/VI/2017 :01 ::01-11- 2017
Halaman
: 01/01
UPTD Puskesmas Bojong
1. Pengertian
H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
Rapat antar unit kerja dengan petugas pendaftaran adalah upaya penyampaian
informasi
mengenai
hal-hal
yang
berkaitan
dengan
pendaftaran ke unit-unit yang ada di Puskesmas sehingga seluruh unit terkait mengetahui prosedur pendaftaran agar pelayanan klinis dapat berjalan lancar. 2. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk rapat antar unit kerja dengan petugas pendaftaran
3. Kebijakan
Keputusan Kepala Puskesmas Nomor …..tentang…..
4. Referensi
Pedoman Pelayanan Klinis
5. Prosedur
1.
Langkah-langkah
2. 3.
6. Bagan Alir
-
7. Unit Terkait
Unit Pelayanan
8. Dokumen Terkait
-
9. Rekaman Historis Perubahan
No.
Yang Diubah
Isi Perubahan
Tanggal mulai diberlakukan
-
-
-
-
C.
DAFTAR TILIK
Daftar Tilik merupakan bagian dari proses monitoring pelaksanaan prosedur tetapkan sebagai acuan untuk kemudahan menilai angka kepatuhan terhadap pelaksanaan prosedur tersebut. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda check-mark
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.
Langkah-langkah menyusun daftar tilik Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
Lakukan uji-coba,
Lakukan perbaikan daftar tilik,
Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap
SOP, evaluasi SOP dilakukan
terhadap isi maupun penerapan SOP. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list . Daftar Tilik dilampirkan bersama dengan SOP yang dibuat, diletakkan terpisah dengan format SOP. Dalam pengisian daftar tilik di tuliskan unit yang dilakukan audit, nama petugas dan tanggal pelaksanaan.
Aturan penulisan Daftar Tilik adalah sebagai berikut: 1. Kertas ukuran F4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 11 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas: a. Batas kanan: 3 cm/30 mm b. Batas kiri
: 2 cm/20 mm
c. Batas atas : 2 cm/20 mm d. Batas bawah: 2,5 cm/25 mm Adapun format daftar tilik sebagai berikut: Kop/heading DAFTAR TILIK Arial no 16 Bold
JUDUL :
T= 32
Nomor
mm
T= 32 mm
:
L = 25 mm L = 25
DAFTAR
Terbit ke
:
No. Revisi
:
Font 9
TILIK
(Logo Pemda)
(Lambang Puskesmas)
Tanggal Terbit : Font 16 bold
Font 9
UPTD Puskesmas Bojong
Halaman
(Ttd Ka Puskesmas)
: H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M.,M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
2 enter
Unit
Nama Kapus Huruf kapital
:
Semua
Nama Petugas
:
Tanggal Pelaksanaan :
tanda (:) margin batas 40 dari tepi kertas kanan
Ukuran no 9
Isi Daftar Tilik NO. 1.
KEGIATAN Apakah petugas melakukan pemeriksaan,anamnesa,
YA
TIDAK
pemeriksaan fisik? 2.
Apakah petugas mendiagnosa pasien?
3.
Apakah petugas menjelaskan tentang kondisi pasien dan memberitahu pasien serta keluarga pasien bahwa bahwa pasien perlu penanganan segera?
4.
Apakah petugas meminta informed consent kepada pasien atau keluarga pasien?
5.
Apakah jika pasien atau keluarga pasien menolak maka petugas menyuruh pasien untuk mengisi informed consent??
Standarisasi daftar tilik. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut:
Compliance rate (CR) =
Σ Ya
x 100 % =
%
Σ Ya+Tidak Dicantumkan tempat, tanggal dan nama pelaksana/Auditor Adapun penyusunan DAFTAR TILIK : 1. Isi Daftar Tilik ditulis dengan huruf arial, dengan ukuran huruf 11 dan kesegarisan batas kanan dan kiri kotak sejajar dengan batas kanan kiri Kop. 2. Isi daftar tilik tersebut merupakan kalimat pertanyaan, yang menunjukkan apakah prosedur dan langkah-langkah sudah sesuai dengan yang tertulis di SOP, karenanya perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja ter sebut. 3. Daftar tilik menggunakan kata “apakah” di awal kalimat, dan pilihan “Ya” atau “Tidak” dikolom checklist. 4. Standarisasi daftar tilik.Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. CR =
Σ Ya x 100 % = Σ Ya+Tidak
%
5. Jarak antara garis bawah kotak daftar tilik adalah 2 enter ke tulisan hasil CR, begitu juga jarak yg sama 2 enter ke tulisan “ tempat “. Jarak antara tempat dan nama pelaksana adalah 5 enter (kolom ta nda tangan).
CONTOH DAFTAR TILIK
JUDUL
DAFTAR TILIK
Nomor
:
Terbit ke
:
No. Revisi
:
Tanggal Terbit
:
Halaman
: H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes
UPTD Puskesmas Bojong
Ttd Kepala Puskesmas
NIP 19700404 199102 1 001
Unit
:
Nama Petugas
:
Tanggal Pelaksanaan :
NO. 1.
KEGIATAN Apakah petugas .....?
2.
Apakah petugas …..?
3.
Apakah petugas …..?
Compliance rate (CR) =
Σ Ya
x 100 % =
YA
%
Σ Ya+Tidak
PURWAKARTA, Pelaksana/Auditor
(ttd) Nama Lengkap
TIDAK
D.
KERANGKA ACUAN PROGRAM/ KEGIATAN Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oeh
Puskesmas. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar t ujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
1. Sistematika/Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan Sistematika atau format Kerangka Acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN II. LATAR BELAKANG III. TUJUAN A. Tujuan umum B. Tujuan khusus 1. 2. IV.KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN SASARAN A. Cara Melaksanakan Kegiatan B. Sasaran C. Jadwal Kegiatan (gambarkan dalam bagan GANTT untuk rencana satu tahun) D. Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan E. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan
Petunjuk Penulisan Sistematika Kerangka Acuan Daftar Isi Diletakkan satu halaman setelah sampul muka, berisi keterangan sistematika bab dan halaman yang berkaitan. Halaman daftar isi menggunakan sistematika huruf “ i “ yang diletakkan di pojok kanan bawah halaman. Jarak antara tulisan keterangan daftar isi sampai tulisan keterangan nomor halaman diberikan titimangsa sampai keterangan nomor halaman. a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan b. Latar Belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e. Cara Melaksanakan Kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lai n-lain. f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/kegiatan . Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir
tujuan
tertentu.
Penyusunan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
sasaran
program
perlu
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) S pes ific: Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi/ Tidak multi tafsir dan menjawab masalah.
2) Measurable: Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.
3) A chievable: Dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak serta proses.
4) Relevan/Realistic: Indikator kinerja harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiaptiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. h. Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan Yang dimaksud dengan monitoring adalah melaksanakan pemantauan terhadap pelaksanaan program/kegiatan agar tidak terjadi penyimpangan, sementara evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.
i. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran
Aturan penulisan Kerangka Acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut : 1. Kertas ukuran F4 2. Jenis huruf Arial 3. Ukuran huruf 12 4. Spasi 1,15 5. Batas kertas (posisi anatomis): a. Batas kanan: 3 cm/30 mm b. Batas kiri
: 2 cm/20 mm
c. Batas atas : 2 cm/20 mm d. Batas bawah: 2,5/25 mm Format sampul Kerangka Acuan kegiatan :
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROGRAM……TAHUN….
Arial,ukuran no 20, tebal kapital semua
Lambang kesehatan Letak di mid centre / tengah pusat halaman T = 40 mm
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Bojong Sawit Km 31 Bojong - Purwakarta Kode pos 41164 Email:
[email protected]
Arial, ukuran huruf 12
Contoh Format Sampul Kerangka Acuan/Kegiatan
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROGRAM….TAHUN….
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Bojong Sawit Km 31 Bojong - Purwakarta Kode pos 41164 Email:
[email protected]
E. MANUAL MUTU Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Sistematika manual mutu meliputi: Kata Pengantar I. Pendahuluan A. Latar Belakang 1. Profil Organisasi 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) B. Ruang Lingkup C. Tujuan D. Landasan Hukum dan Acuan E. Istilah dan Definisi II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan A. Persyaratan Umum B. Pengendalian Dokumen C. Pengendalian Rekaman III. Tanggung Jawab Manajemen A. Komitmen Manajemen B. Fokus pada Sasaran/Pasien C. Kebijakan Mutu D.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu E. Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu G. Komunikasi Internal IV. Tinjauan Manajemen
B. Masukan Tinjauan Manajemen C. Luaran Tinjauan V. Manajemen Sumber Daya A. Penyediaan Sumber Daya B. Manajemen Sumber Daya Manusia C. Infrastruktur D. Lingkungan Kerja VI. Penyelenggaraan Pelayanan A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja ( Penilaian Kinerja Puskesmas) 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyaratan sasaran b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3. Pembelian (jika ada) 4. Penyelenggaraan UKM a. Pengendalian penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban proses sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen risiko dan keselamatan 5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal a) Pemantauan dan pengukuran proses b) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) 1. Perencanaan Pelayanan Klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a. Proses pembelian b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis: a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan kewajiban pasien e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb) f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien 5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien: a. Penilaian indikator kinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen risiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: a. b.
Umum Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses,kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c.
Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d.
Analisis data
e.
Peningkatan berkelanjutan
f.
Tindakan korektif
g.
Tindakan preventif
VII. Penutup
Format sampul pedoman /panduan :
Lambang ukuran T= 40 mm
PEDOMAN MANUAL MUTU TAHUN....
Arial ukuran huruf no 24
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Bojong Sawit Km 31 Bojong – Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected]
Arial ukuran huruf 12 Spasi 1
Contoh format sampul pedoman /panduan :
PEDOMAN MANUAL MUTU TAHUN 2017
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Bojong Sawit Km 31 Bojong – Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected]
F. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS
Sejalan
dengan
rencana
strategis
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota,
Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi
analisis
pencapaian
kinerja,
mencari
faktor-faktor
yang
menjadi
pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: Kata Pengantar Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan Bab II. Kendala dan Masalah A. Identifikasi keadaan dan masalah 1. Tim
mempelajari
Kementerian
kebijakan, Kesehatan,
RPJMN,
rencana
Dinas
strategis Kesehatan
Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas. 2. Tim mengumpulkan data: a. Data umum b. Data wilayah c. Data penduduk sasaran d. Data cakupan
3.
Tim melakukan analisis data
4.
Alternatif pemecahan masalah
B. Penyusunan rencana 1. Penetapan tujuan dan sasaran 2. Penyusunan rencana a. Penetapan strategi pelaksanaan b. Penetapan kegiatan c. Pengorganisasian d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action) 1.
Penjadwalan
2.
Pengalokasian sumber daya
3.
Pelaksanaan kegiatan
4.
Penggerak pelaksanaan
D. Penyusunan Pelengkap Dokumen Bab III. Indikator dan Standar Kinerja Untuk Tiap Jenis Pelayanan dan Upaya Puskesmas Menetapkan indikator kinerja capaian tiap upaya/ program dan jenis pelayanan Bab IV. Analisis Kinerja A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas B. Analisis Kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: 1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatankegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb. 2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb. 3. Program Kerja Pengembangan Manajemen,
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja dan kegiatan kegiatan yang direncanakan secara garis besar. Bab VI. Pemantauan dan Penilaian Bab VII. Penutup Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai berikut: a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas bersama dengan Penanggung Jawab Upaya Puskesmas dan Pelayanan Klinis. b. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, Standar Pelayanan Minimal (SPM) kabupaten/kota sebagai acuan target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas. c. Tim menetapkan indikator kinerja tiap upaya Puskesmas. d. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja. e. Tim melakukan analisis kinerja. f. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun. g. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indikator kinerja. h. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala Puskesmas. i. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran Puskesmas. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form excel) Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan: a. Nomor: diisi dengan nomor urut. b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis ( Upaya Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya. c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan. d. Standar: diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator.
f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan. g. Program Kerja: diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb. h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dansebagainya. i. Volume: diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan. j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan. k. Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. l.Penutup Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan.
G.
PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM baik esensial, maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lain. 1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan mencakup seluruh kegiatan Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). Penyusunan RUK tersebut dilakukan pada bulan Januari tahun berjalan (H) berdasarkan hasil kajian pencapaian kegiatan tahun sebelumnya (H-1) dan diharapkan proses penyusunan RUK telah selesai dilaksanakan di puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H). RUK kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui tersebut, secara rinci RUK dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam forum Lokakarya Mini yang pertama. 2. Tahap penyusunan RUK. a. Tahap persiapan. Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan. Kepala Puskesmas membentuk Tim Penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf Pu skesmas. b. Tahap analisis situasi. Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data tersebut mencakup data umum, dan data khusus (hasil penilaian kinerja Puskesmas). 3. Tahap penyusunan RUK. Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan di wilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas. Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu: a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan Tim Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas melalui: 1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis) 2) Menetapkan urutan prioritas masalah 3) Merumuskan masalah, 4) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
b. Penyusunan RUK. Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan pengembangan yang meliputi: 1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya, 3) Rekapitulasi rencana usulankegiatan. 4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan pengembangan secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkahlangkah: a. Mempelajari alokasi kegiatan, b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK, c. Menyusun rancangan awal secara rinci, d. Mengadakan lokakarya Mini, e. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Proses penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format-format sesuai dengan Pedoman Manajemen Puskesmas yang dikeluarkan Kementerian Kesehatan Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan tahun 2016. Adapun format-format untuk dilihat didalam lampiran buku panduan penyusunan dokumen ini
Format RUK program dan Puskesmas
RENCANA USULAN KEGIATAN (RUK) PUSKESMAS BOJONG TAHUN ……………… Kebutuhan Sumber Daya No
Upaya Kesehatan
Kegiatan
Tujuan
sasaran
arget
Dana
alatt
enaga
Indikator Keberhasilan
Sumber Pembiyaan
Jumlah Total
Catatan: Kegiatan diisi dengan kegiatan dari paket program yang diusulkan dalam upaya mencapai usulan program. Tujuan diisi dengan tujuan dari setiap kegiatan program. Sasaran adalah jumlah populasi atau area di wilayah kerja yang akan dicakup dalam kegiatan. Target adalah jumlah bagian dari sasaran/ area yang akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas dihitung berdasarkan faktor koreksi kondisi geografi, jumlah sumber daya dan target pasar serta pencapaian tahun lalu. Besar biaya pengacu pada peraturan daerah yang ada. Sumber pembiayaan dapat berasal dari Pemerintah, swasta, masyarakat atau pendapatan fungsional Puskesmas. Keterangan : berisi mekanisme pengusulan melalui : 1) Musrenbang 2) Dinas Kesehatan 3) Operasional
Keterangan
Format RPK RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG TAHUN………. N O
UPAYA KESEHATAN
JENIS PELAYANAN
1
3
4
JENIS KEGIATAN
SASARAN
TARGET
PERTANGGUNG JAWABAN
RINCIAN KEGIATAN
VOLUME KEGIIATAN
5
6
7
8
9
HARGA SATUAN
JUMLAH TOTAL
PELAKSAN A
JADWAL PELAKSANA AN
LOKA SI
11
12
13
14
10
Jumlah -
Sistematika Perencanaan Puskemas
Bab I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang 2. Pengertian Puskesmas 3. Fungsi Puskesmas 4. Visi Puskesmas 5. Misi Puskesmas 6. Tujuan
Bab II ANALISA SITUASI PUSKESMAS 1.
Kondisi Umum a. Keadaan Geografis b. Demografi c. Mata Pencaharian d. Data Keluarga Miskin e. Tingkat Pendidikan
2.
Sumber Daya Puskesmas a.
Tenaga Kesehatan di Puskesmas
b.
Sarana dan Kelengkapan Kantor Puskesmas
c.
Pembiayaan Puskesmas
d.
Sarana dan Fasilitas Kesehatan di Wilayah Kerja Puskesmas
3. Capaian Program Kesehatan a.
Derajat Kesehatan
b.
Capaian Program
c.
Pencapaian SPM
d.
Hasil PKP
Bab III IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN MASALAH
BAB IV RENCANA KERJA PUSKESMAS
BAB V PENUTUP
b. PEDOMAN/ PANDUAN Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmas menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu: 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
4. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut:
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja Kata pengantar BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b.
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
Kata Pengantar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang dipersyaratkan sebagai dokumen yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi Puskesmas yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas.
8. LAPORAN TAHUNAN Sistematika Laporan Tahunan BAB I Pendahuluan A. B. C. D.
Latar Belakang Dasar Hukum Tujuan Ruang Lingkup
BAB II Analisa Situasi A. Data Umum B. Data Khusus BAB III Pelaksanaan Kegiatan A. B. C.
Pembiayaan Pelaksanaan Kegiatan Hasil Kegiatan Program
BAB IV Analisa Masalah A. B. C. D. E.
Identifikasi Masalah Menetapkan Urutan Prioritas Masalah Merumuskan Masalah Mencari Akar Penyebab Masalah Menetapkan Cara-Cara Pemecahan Masalah
BAB V Penutup A. B.
Kesimpulan Saran
Lampiran (Jika Ada)
c. REKAM IMPLEMENTASI Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan Puskesmas sesuai kegiatan yang direncanakan. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendallikan. Puskesmas harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
Contoh Format Rekam Pelaksanaan Kegiatan
Lambang T= 32 mm L= 25 mm
PEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS BOJONG Jalan Raya Sawit Bojong Km 31 Bojong - Purwakarta Kode Pos 41164 Email:
[email protected] Email:
[email protected]
Nama Pekerjaan
:
Tanggal Pelaksanaan
:
Tempat yang Dikunjungi
:
Pelaksanaan Kegiatan
Yang dikunjungi :
Petugas yang diberi perintah :
Nama
:
Jabatan
:
1. Nama : NIP/NRTHL :
Tanda tangan : 2. Nama : NIP/NRTHL: Mengetahui Kuasa Pengguna Anggaran
H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
Huruf arial no
NOTULEN LOKAKARYA……………. UPTD PUSKESMAS BOJONG TAHUN…………..
Hari /Tanggal
: ……………………………. …………………………….
Dasar
: Surat Undangan No.
Tempat
:
Jumlah Peserta
: ….. Orang ….. Orang
Waktu
:
Tujuan
:
A. Topik bahasan B. Kesimpulan C. Rencana Tindak Lanjut
Mengetahui Kepala UPTD Puskesmas Bojong
H. DIDIN SUPARMAN, S.K.M., M.M.Kes NIP 19700404 199102 1 001
Notulis
Untuk dokumen pelaporan hasil kegiatan program upaya kesehatan disesuaikan dengan ketentuan yag berlaku di lingkungan Dinas Kesehatan Purwakarta. Ketentuan lainnya yang berhubungan dengan tata naskah adalah sebagai berikut : 1. TATA NASKAH DOKUMEN SECARA UMUM 1) Dokumen eksternal dan dokumen internal puskesmas menggunakan kertas HVS putih ukuran folio/F4 70 gram (216 x 330 mm) dan penggunaan kertas HVS putih ukuran A4 (210 x 297 mm) untuk laporan berbentuk makalah seperti laporan tahunan, renja, dan profil. Penulisan kop Puskesmas menggunakan spasi 1, penulisan isi SOP, Daftar Tilik menggunakan huruf Arial ukuran 11 spasi 1,15, untuk keterangan dalam tabel/diagram alir ukuran huruf menyesuaikan. Dokumen lainnya seperti Renstra, Penilaian Kinerja, Pedoman/Panduan, Laporan tahunan menggunakan menggunakan huruf Arial ukuran 12 dengan spasi 1.5.
2) Tulisan menggunakan menggunakan tipe huruf Arial. Untuk bagan alir pada SOP dan pada bentuk-bentuk tabel ukuran tulisan menyesuaikan. Untuk isi SOP, Daftar Tilik atau dokumen yang diberi kotak, huruf Arial ukuran tulisan 11. Jika isi dokumen ada judul yang di breakdown, maka jarak bullet/numbering adalah adalah 5 titik margin. margin.
3) Batas Kertas Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah ditetapkan batas kertas sebagai berikut: -
Untuk dokumen dokumen Kebijakan, Kebijakan, SOP, Manual Mutu, Rencana Rencana Lima Tahunan Puskesmas, Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan,
Pedoman/
Panduan,
Penyusunan
Kerangka
Acuan
Program/Kegiatan menggunakan batasan kertas dengan ukuran batas atas (menurut posisi anatomis) 20 mm, bawah bawah kertas 25 mm, mm, kanan kertas 30 mm dan dan kiri kertas 20 mm. -
Untuk naskah dengan hasil print landscape landscape batasan kertas, ukuran batas atas 20 mm, bawah kertas 25 mm, kanan kertas 30 mm dan kiri kertas 20 mm.
-
Bila bentuk dokumen landscape dan memerlukan kop surat maka ukuran kop tidak berubah (Potrait ).
2. PENGENDALIAN DOKUMEN 1) Prosedur pengendalian dokumen puskesmas dilakukan oleh tim admen dan ditetapkan oleh kepala puskesmas dan dijadikan acuan oleh seluruh unit/unit yang terkait di puskesmas. 2) Dokumen dipelajari dan disahkan oleh Kepala Puskesmas setelah diberikan tanggapan, dikoreksi, dan diperbaiki oleh tim mutu. 3) Dokumen di sosialisasikan terutama SOP dan di distribusikan ke unit yang terkait dengan bukti pemberian dan penerimaan dokumen melalui pengiisan buku ekspedisi. 4) Dilakukan pencatatan, penomeran, pengelolaan dan pengendalian baik dokumen
internal
maupun
dokumen
eksternal
oleh
tim
Admen
Puskesmas Bojong. 5) Mengarsipkan
dokumen
dengan
membubuhkan
cap
TERKENDALI, TIDAK TERKENDALI dan KEDALUWARSA.
INDUK,
LAMPIRAN
Lampiran 1. Contoh Kerangka Acuan Program Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat
CONTOH KERANGKA ACUAN PROGRAM USAHA KESEHATAN GIGI MASYARAKAT PUSKESMAS X
I. Pendahuluan Pelayanan kesehatan gigi dan mulut di Puskesmas terdiri dari pelayanan di dalam gedung yaitu di poli gigi dan pelayanan luar gedung yaitu program Usaha Kesehatan Gigi Sekolah (UKGS) dan Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat (UKGM). Masalah kesehatan gigi yang paling banyak ditemukan adalah karies gigi, hal ini terjadi karena kurangnya tingkat pengetahuan masyarakat terhadap pentingnya kesehatan gigi dan mulut dari mulai bayi dalam kandungan sampai tua (life sicle). Program UKGM merupakan program kesehatan gigi dan mulut yang ditujukan untuk masyarakat terutama pada kelompok rawan/resiko tinggi, yang termasuk kelompok rawan tersebut adalah : Ibu Hamil, Balita, Anak Pra Sekolah dan Lansia. Pelaksanaan kegiatan program UKGM dilaksanakan sesuai visi Puskesmas x yaitu memberikan pelayanan kesehatan paripurna melalui pemberdayaan masyarakat dalam pelayanan kesehatan, pemberian pelayanan yang cepat dan tepat sasaran sesuai dengan tata nilai UPT Puskesmas X yang telah ditetapkan yaitu Cekatan, Informatif, Profesional, Akurat, Handal, Optimal, Responsif, Efisien. II. Latar Belakang Puskesmas X terletak di wilayah kecamatan A yang terdiri dari 4 desa dengan jumlah penduduk 12.000 jiwa, 23 ibu hamil, 120 balita, 100 anak pra sekolah dan 80 lansia berdasarkan data penduduk tahun 2017. Dari hasil penilaian kinerja Puskesmas tahun 2016 jumlah kunjungan bumil yang diperiksa kesehatan gigi dan mulut hanya 40%, anak pra sekolah yang telah diperiksa kesehatan gigi dan mulut 50% dan lansia yang telah diperiksa kesehatan gigi dan mulut 20%. Berdasarkan data tersebut di atas maka disusunlah kerangka acuan program Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat (UKGM) Puskesmas X tahun 2017 yang disusun berdasarkan RUK/RPK Puskesmas x tahun 2017.
III. Tujuan: A. Tujuan umum: meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang pentingnya kesehatan gigi dan mulut di masyarakat khususnya pada kelompok rawan. B. Tujuan khusus: 1. Meningkatkan pengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada ibu hamil 2. Meningkatkan pengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada anak para sekolah 3. Meningkatkan pengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada lansia
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
No
Kegiatan Pokok
Rincian Kegiatan
A
Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut Ibu
Penyuluhan
Hamil Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut Rujukan B
Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut anak pra sekolah
Penyuluhan Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut Sikat gigi bersama Rujukan
C
Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut
Penyuluhan
Lansia Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut Rujukan
V. Cara Melaksanakan Kegiatan dan Sasaran:
No
A
B
Kegiatan Pokok
Pelaksana Program UKGM
Pemeri ksaan Keseha tan gigi dan mulut Ibu Hamil
1. Program - Menyusun KIA rencana - Menyusun kegiatan jadwal - Koordinasi kegiatan ada dengan LP/LS pemeriksaan - Menentukan kes. Gigi & tempat dan Mulut bagi Ibu waktu hamil pada pelaksanaan saat kegiatan pelaksanaan - Menyiapkan kelas Bumil form laporan & Rujukan - Menyiapkan bahan penyuluhan - Menyiapkan alat pemeriksaan kes. Gigi & Mulut - Membuat laporan kegiatan
Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut anak pra sekolah
Lintas program terkait
- Menyusun 1. Program rencana Gizi kegiatan - Menyusun - Koordinasi jadwal dengan LP/LS kegiatan ada - Menentukan pemeriksaan tempat dan kes. Gigi & waktu Mulut bagi pelaksanaan Balita pada kegiatan saat - Menyiapkan pelaksanaan form laporan penimbangan & Rujukan Balita - Menyiapkan Posyandu bahan - Menyusun penyuluhan jadwal - Menyiapkan pemeriksaan alat kes. Gigi & pemeriksaan Mulut pada kes. Gigi & anak yang Mulut BGM dan Gizi - Membuat Kurang laporan kegiatan
Lintas sektor terkait 1. Kader Mengkoordini r Bumil untuk diperiksa kesehatan gigi & mulut - Memantau kesehatan gigi & mulut Bumil
1. Kader Mengkoordini r anak prasekolah untuk diperiksa kesehatan gigi & mulut di posyandu - Memantau kesehatan gigi & mulut anak yang BGM dan Gizi Kurang
Ket
Sumber pembiayaan BOK KIA
Sumber pembiayaan BOK Gizi
C
Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut Lansia
2. Program - Menyusun Lansia rencana - Menyusun kegiatan jadwal - Koordinasi kegiatan ada dengan LP/LS pemeriksaan - Menentukan kes. Gigi & tempat dan Mulut bagi waktu Lansia pada pelaksanaan saat kegiatan pelaksanaan - Menyiapkan Posbindu form laporan Lansia & Rujukan - Menyiapkan bahan penyuluhan - Menyiapkan alat pemeriksaan kes. Gigi & Mulut - Membuat laporan kegiatan
1. Kader Mengkoordini r Lansia untuk diperiksa kesehatan gigi & mulut - Memantau kesehatan gigi & mulut Lansia
Sumber pembiayaan BOK
I. SASARAN
1. Anak Pra Sekolah 2. Ibu Hamil 3. Masyarakat Lanjut Usia II. JADWAL KEGIATAN (GAMBARKAN DALAM BAGAN Gantt untuk rencana satu tahun) N o 1
2
3
Kegiatan Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut Ibu Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut anak pra sekolah Pemeriksaan Kesehatan gigi dan mulut Lansia
2016 Nov Des X
Jan x
Feb x
Mar x
Apr x
Mei x
2017 Jun Jun x x
Ags x
Sep x
Okt X
Nop x
Des x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
x
x
x
x
X
x
x
III.Evaluasi
pelaksanaan
kegiatan
dan
pelaporannya
Evaluasi
terhadap
pelaksanaan kegiatan dilakukan tiap bulan sesuai dengan jadwal kegiatan, dengan pelaporan hasil-hasil yang dicapai pada bulan tersebut.
IV.Pencatatan,
pelaporan
dan
evaluasi
kegiatan
Pencatatan
dengan
menggunakan register dan format laporan yang telah ditetapkan dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kab/Kota setiap tanggal 5 bulan berikutnya, evaluasi kegiatan dilakukan setiap tiga bulan sekali sesuai dengan jadwal monitoring dan evaluasi Puskesmas ABCD.