ORGANIZACIÓN Y METODOS
TRABAJO COLABORATIVO MOMENTO 2
ESTUDIANTES
MARIA FERNANDA GARZON
EDYD FERNANDA RODRIGIEZ
ADRIANA MILENA ARIAS
BERTHA ARDILA
EVELIN JULIETH ALVAREZ
TUTOR
LUIS ESTELA GARNICA SANDOVAL
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
OCTUBRE 15 DE 2014.
INTRODUCCION
El presente trabajo se desarrolla analizando la problemática descrita en cuanto al proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal en una empresa del sector educativo.
La dinámica del desenlace del mismo, consiste en realizar un análisis detallado del problema, proponer e implementar una metodología diferenciada pero complementaria: Estudio de métodos y Medición del trabajo.
La aplicación del estudio de métodos nos permitirá eliminar movimientos innecesarios contribuyendo de este modo al aumento de productividad, con este buscamos aplicar un método más simple y eficiente para reducir costos.
En cuanto a la medición del trabajo nos permite determinar el tiempo necesario para realizar una actividad contemplando normas de rendimiento y eliminando tiempo improductivo.
OBJETIVOS
Leer y analizar una problemática propuesta aplicando la estrategia de aprendizaje basada en problemas.
Proponer causas que puedan originar el problema en estudio.
Presentar hipótesis que permitan dar solución a las causas que originan el problema.
Elaborar un diagrama de distribución del trabajo.
Analizar por medio del Diagrama de Pareto las causas planteadas que originan el problema.
Analizar el diagrama de distribución del trabajo aplicando la técnica 5W'S, proponiendo actividades de mejora.
Formular indicadores de productividad que permitan validar las mejoras propuestas.
Conocer la importancia de las técnicas de estudio de métodos y tiempos, para sacar la mejor rentabilidad de una empresa y esta crezca
Dar a conocer las mejoras que les puede hacer a los procesos de las empresas, para reducir tiempos en labores y sacar la máxima productividad.
TABLA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRES Y APELLIDOS
Rol asumido
Tareas o funciones realizadas
Responsabilidad
BERTA ARDILA VANEGAS
Líder:
Comunicador
Responsable de la comunicación entre el tutor y el equipo, como también de presentar a su equipo la información que recoge de la observación - al desarrollo de las actividades - hecha a los otros equipos de grupo
La comunicación entre el tutor y el equipo y presentar al equipo la información de lo observado.
EDYD FERNANDA RODRIGUEZ
Relator
Responsable de la relatoría de todos los procesos en forma escrita. También es responsable por recopilar y sistematizar la información a entregar al facilitador-docente.
Recopilar y documentar de manera organizada la información a entregar al docente.
EVELIN JULIETH ALVAREZ
Vigía del Tiempo
Controla el cronograma de tiempo establecido, y es responsable porque el equipo desarrolle las diferentes actividades dentro del tiempo pactado.
Que los aportes se presenten dentro de las fechas establecidas.
ADRIANA ARIAS RODRIGUEZ
Dinamizador del proceso
Quien se preocupa por verificar al interior del equipo que se estén asumiendo las responsabilidades individuales y de grupo, propicia que se mantenga el interés por la actividad y por último cuestiona permanentemente al grupo para generar puentes entre lo que ya se aprendió y lo que se está aprendiendo.
Verificar que se asuman responsabilidades dentro del equipo.
MARÍA FERNANDA GARZÓN PARDO
Utilero
Responsable de conseguir el material y/o las herramientas complementarias, de acuerdo a las necesidades del equipo para el desarrollo de las actividades y/o procesos.
Consecución de material y herramientas adicionales para el desarrollo de las actividades propuestas.
DIAGRAMA DE PARETO
HIPOTESIS
la primera sería la implementación de la tecnología en los procesos de selección, agilizaría mucho el proceso ya que al hacer aplicaciones virtuales, en la página de la compañía y a los correos electrónicos de los empleados, estos aplicarían de forma inmediata, adicional a esto en el mismo proceso virtual se las daría a conocer que papeles y requisitos necesitan presentar para poder postularse, que a la hora de hacer entrevistas tendrían todos los papeles en regla y se reduciría el tiempo para elaborar este proceso.
Sugerir una idea de que las entrevistas y otras técnicas de selección pudieran ser mejoradas, sin embargo deberán tomarse pasos positivos para hacer los cambios necesarios en interés de una mejor selección.
Existen posibilidades de que se presenten nuevos métodos que pueden influir en métodos antiguos, y que pueden ser mejor o quizá peor de los ya existentes.
En este caso existe la Dirección de Recursos Humanos por tanto la selección ya fuere externa, se debe implementar mediante un plan estratégico, táctico y operativo.
MATRIZ CQA
ESTUDIANTES
¿QUE CONOZCO?
¿QUE QUIERO CONOCER?
¿QUE APRENDI?
EVELIN
No conocía el diagrama de Pareto
Como realizarlo, como lo podemos colocar en práctica y como nos puede ser útil, a la hora de identificar causas de un problema
Aprendí a realizar el diagrama de Pareto con la utilización del Excel, a identificar las frecuencias, y como las causas principales nos pueden dar solución a los problemas planteados.
EDYD
FERNANDA
No conocía el Diagrama de Pareto
Las reglas básicas que se deben seguir para la construcción del diagrama y en que situaciones debe ser utilizado.
A utilizarlo como herramienta dentro de las actividades que lo requieran.
Clasificar y analizar los resultados obtenidos.
La utilización del Diagrama de Pareto:
-Conocer los factores más importantes en un problema.
-Determinar las causas raíz del problema.
-Saber cuáles son los elementos que se deben mejorar.
-Establecer un orden de prioridades en la toma de decisiones dentro de una organización.
MARIA FERNANDA
Como adaptar métodos prácticos para la elaboración de informes consistentes
Cómo implementar de forma más eficaz la distribución del trabajo con el fin de llegar a un análisis minucioso y posteriormente realizar las propuestas
El entender la importancia de la productividad en las decisiones tomadas en una organización.
Aprendí a estar preparada para definir el estudio de trabajo basado en problemas prácticos.
ADRIANA
Identifiqué claramente los principios de productividad, estos permiten expresar las
Causas del trabajo improductivo a través de la puesta en práctica de las técnicas del estudio del método de
Trabajo.
Quiero fortalecer mis habilidades para saber aplicar estudios de métodos del trabajo, mediante la adecuada selección y utilización de las técnicas y diagramas Existentes, para la mejora de los mismos.
Que se deben Implementar métodos que permitan lograr la eficiencia y la eficacia a los procesos que se realizan en el departamento de Recursos Humanos de una empresa.
BERTA
Que en los procesos que se manejan en las empresas existe mucha tramitología
Poder aprender por medio del curso de organización y métodos las diferentes técnicas administrativas que me permitan una formación profesional.
Conocer por medio de métodos como el diagrama de Pareto las posibles soluciones a los diferentes problemas.
DIAGRAMA DE DISTRIBUCION
Departamento Analizado: Recursos Humanos Fecha:28 septiembre
ACTIVIDADES
G.GENERAL
H
DIRECTORA R.H
H
SECRETARIA R.H
H
AUXILIAR R.H 1
H
AUXILIARR R.H 2
H
PSICOLOGA
H
SECRETARIA SICOLOGA
H
AUXILIAR R.H 3
H
Solicitud de vacante
3
La recibe
1
La registra
2
Evaluar alternativas
6
Estudia la convocatoria
6
Documento concurso interno
3
Elabora la convocatoria
3
Publicación de la convocatoria
6
Decepciona hojas de vida
5
Hace la publicación
1
Cerrar convocatoria
29
Cierra la convocatoria
5
Recibe las hojas de vida
8
Revisa hojas de vida
16
Clasificación hojas de vida
6
Revisa y da visto bueno
6
Citación entrevistas
1
Notifica entrevistas
1
Entrevista
32
Realiza entrevistas
16
Verificación de referencias
16
Elaboración de informe entrevistas realizadas
20
Da visto bueno informe entrevista
16
Realiza informe del personal entrevistado
4
Citación candidatos
1
Citación candidatos por teléfono
1
Recepción candidatos
1
Recepción candidatos
1
Revisión de pruebas
16
Aplican pruebas
16
Informe resultados
16
Analiza informes
16
Entrevista formal
16
Entrevista candidatos
16
Citación y contrato
8
Deciden candidato
2
Deciden candidato
2
Citación y vinculación contrato
2
Documentos para la vinculación
2
Seguridad social
2
Revisa documentos
2
Apertura de hoja de vida
2
Realiza apertura hoja de vida
2
Totales
168
35
17
16
11
18
48
5
18
TECNICA 5W'S+H
Who
Quien
Participa en el problema
Todos los que intervienen en el proceso de selección y contratación de personal.
What
Que
Que es el problema
El problema ocurre cuando se hace la solicitud de la vacante ya que es a partir de esta donde se inicia todo el proceso.
Considero que el punto en que ocurre el problema es cuando pasa a manos de la
Secretaria de Recursos Humanos, ya que esta a su vez debe utilizar más personal
Para que continúen con el proceso, sin embargo finalmente, este debe volver a la Secretaria para que lo cierre y la Dirección tome la decisión final.
When
Cuando
Ocurre el problema
El problema ocurre cuando se hace la solicitud de la vacante ya que es a partir de
Esta donde se inicia todo el proceso.
Considero que el punto en que ocurre el problema es cuando pasa a manos de la
Secretaria de Recursos Humanos, ya que esta a su vez debe utilizar más personal
para que continúen con el proceso, sin embargo finalmente, este debe volver a la
Secretaria para que lo cierre y la Dirección tome la decisión final.
Where
Donde
Ocurre el problema
El problema ocurre en el área de Recursos Humanos, ya que utiliza métodos que involucra personal innecesario y actividades que se podrían ser más simples y agiles.
Why
Por que
Cuál es la ruta
1. Por la falta de simplificación de métodos.
2. Porque no se cuenta con una estructura definida para el proceso de selección que permita optimizar el tiempo.
3. Porque falta capacitación al personal y dinamismo en los procesos.
4. Porque no hay optimización del recurso humano.
5. Porque no se aplica la medición del trabajo.
Impactos y relación entre las causas identificadas.
El Impacto que provoca es que no hay un área solida de recursos humanos, sus
políticas no están claramente definidas, y sus métodos no garantizan soluciones a
corto plazo a la empresa.
How
Como
Ocurre el problema
Mucho tiempo en espera de autorización y validación.
Mucha Manualidad en el proceso.
Existe duplicidad de actividades.
Flujo de actividades muy extenso.
ACCIONES DE MEJORAS
Implementación de estándar de tiempo en los diferentes procesos.
Vinculación de menor personal posible en los procesos
Implantar sistemas de control de gestión, con el propósito de evaluar periódicamente, la ejecución de las actividades de la organización, para apoyar la toma de decisiones y facilitar la gestión.
es importante tener menos tramitología en los procesos y simplificarlos
es importante medir los tiempos para los diferentes procesos.
El personal con sentido de pertenencia puede lograr más eficiencia.
La empresa debe ser más eficiente en el uso y aprovechamiento de los recursos que tiene, así como minimizar los recursos que requiere para la ejecución de sus procesos.
CONCLUSIONES
Con el anterior trabajo permitimos conocer las diferentes técnicas, procesos y diagramas de métodos y análisis de procesos, lo anterior nos lleva a identificar mejoras, para la simplificación de la realización de los trabajos en una empresa; todo esto para llegar a un objetivo que es el incremento de las utilidades de una organización.
Conocimos la importancia que tiene un diagrama de distribución de trabajo en una empresa, bien aplicado nos llevara a la simplificación de trabajo y reducir horas en este.
BIBLIOGRAFIA
Herramientas para el análisis y mejora de procesos (2008) Gobierno federal. Disponible en: http://portal.funcionpublica.gob.mx:8080/wb3/work/sites/SFP/resources/LocalContent/1581/8/herramientas.pdf.
El Libro de las Ideas. (1991). Para producir mejor. Asociación Japonesa de Relaciones Humanas. Ediciones Gestión 2000, S.A. Barcelona.
Organización y Métodos. Recuperado el 19 de marzo de 2011, de http://www.monografias.com/trabajos21/organizacion-y-metodos/organizacion-y-metodos.shtml
Organización y métodos: Estudio de métodos de trabajo y productividad. Recuperado de http://66.165.175.205/campus12_20142/mod/lesson/view.php?id=1302&pageid=451
Ingeniería de métodos Recuperado de http://66.165.175.205/campus12_20142/mod/lesson/view.php?id=1302&pageid=451
