Universidad Autónoma de Chinandega (UACH)
Tema 1 NIA 230 – Documentación de Auditoría Tema 2 Cédulas de Auditoría Elaborado por: Lic. Reynaldo José Alvarado Ramos
Tema 1: Documentación de Auditoría 1
• Definiciones Básicas
2
• Alcance de la NIA 230
3
• Importancia de la NIA 230
4
• Propósitos de la NIA 230
5
• Objetivo de la NIA 230
6
• Requisito que deben cumplir en la NIA 230
7
• Relación de la NIA 230 con otras NIAs
Definiciones Básicas 1. Documentación de Auditoría (Papeles de Trabajo) Registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor. Denominado también papeles de trabajo. 1. Archivo de Auditoría Una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico.
Alcance de la NIA 230 (Documentación de Auditoría) Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de preparar la documentación de auditoría correspondiente (papeles de trabajo) para realizar una auditoría de estados financieros.
Importancia de la Documentación de auditoría – NIA 230 La documentación de auditoría que cumpla los requerimientos de esta NIA y los requerimientos específicos de documentación de otras NIA aplicables proporciona:
1.
La evidencia sobre la que se basó para que el auditor emitiera su dictamen y reporte del logro de los objetivos generales.
2.
La evidencia de que la auditoría se planeó y desarrollo de acuerdo a las normas internacionales de auditoría, y requisitos legales y de regulación aplicables.
Propósitos de la Documentación de Auditoría – NIA 230 La documentación de auditoría es útil para muchos propósitos, como son los siguientes: 1. Facilitar al equipo del encargo la planificación y ejecución de la auditoría. 2. Facilitar a los miembros del equipo, responsables de la supervisión, la dirección y supervisión del trabajo de auditoría, y el cumplimiento de sus responsabilidades de revisión de conformidad con la NIA 220.
3. Permitir al equipo del encargo rendir cuentas de su trabajo. 4. Mantener un archivo de cuestiones significativas para auditorías futuras. 5. Realizar inspecciones externas de conformidad con los requerimientos legales, reglamentarios u otros que sean aplicables.
Objetivo de la Documentación de Auditoría – NIA 230 El objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione: 1. Un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditoría; y
2. Evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA reglamentarios aplicables.
y
los
requerimientos
legales
y
Requisitos que debe cumplir la Documentación de Auditoría – NIA 230 1. Preparación oportuna de la documentación de la auditoría El auditor debe preparar oportunamente la documentación de la auditoría. Documentación suficiente y apropiada que facilite la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes de la presentación del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoría. 2. Documentación de los procedimientos realizados durante la auditoría y evidencia obtenida: El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que un auditor con experiencia pueda entender la naturaleza y extensión de los procedimientos de la auditoría llevados a cabo, los resultados y evidencia obtenida en la auditoría, asuntos importantes, conclusiones y juicios profesionales alcanzados; debido a que la documentación puede estar sujeta a revisiones externas, para cumplir con las normas internacionales de auditoría, y demás normas y requisitos legales relevantes. 3. Compilación del archivo final de auditoría El auditor debe completar y compilar el archivo final de la documentación de la auditoría de manera oportuna después del dictamen del auditor. En caso de que el auditor juzgue necesario modificar o añadir documentación después de la compilación deberá documentar sus razones específicas y cuándo y por quien se hicieron y revisaron.
Relación de la NIA 230 con otras NIAS 1. NIA 210 “Acuerdo de los términos del encargo de auditoría”, apartados 10-12 2. NIA 220 “Control de calidad de la auditoría de estados financieros”, apartados 24 y 25. 3. NIA 240, “Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude”, apartados 44-47 4. NIA 250, “Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros”, apartado 29 5. NIA 260, “Comunicación con los responsables del gobierno de la entidad”, apartado 23. 6. NIA 300, “Planificación de la auditoría de estados financieros”, apartado 12 7. NIA 315, “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno”, apartado 32.
Relación de la NIA 230 con otras NIAS 1. NIA 320, “Importancia relativa o materialidad en la planificación y ejecución de la auditoría”, apartado 14 2. NIA 330, “Respuestas del auditor a los riesgos valorados”, apartados 28-30. 3. NIA 450, “Evaluación de las incorrecciones identificadas durante la realización de la auditoría”, apartado 15. 4. NIA 540 “Auditoría de estimaciones contables, incluidas las de valor razonable, y la información relacionada a revelar”, apartado 23 5. NIA 550, “Partes vinculadas”, apartado 28 6. NIA 600, “Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros de grupos (incluido el trabajo de los auditores de los componentes)”, apartado 50 7. NIA 610, “Utilización del trabajo de los auditores internos”, apartado 13
Tema 2: Cédulas de Auditoría 1
• Concepto de Cédulas de Auditoría
2
• Implicaciones sobre la opinión del auditor
3
• Formas de representar los papeles de trabajo.
4
• Clasificación de los papeles de trabajo
5
• Principios básicos para la elaboración y manejo de las cédulas
6
• Modelos ilustrativos de cédulas de auditoría
7
• Bibliografía
Concepto de Cédulas de Auditoría 1. Las cédulas de auditoría son documentos preparados u obtenidos por el auditor durante el desarrollo de su examen, contienen la evidencia necesaria para respaldar las afirmaciones incluidas tanto en el dictamen como en la carta de recomendaciones para mejorar el control interno.
Implicaciones sobre la opinión del auditor La opinión que emite el auditor respecto a los estados financieros tiene numerosas implicaciones: 1. 2. 3. 4. 5.
6.
El efectivo que muestra el balance general es auténtico; Los inventarios de mercancías son propiedad de la empresa; Las cuentas por cobrar a clientes se convertirán en efectivo; Los gastos de operación que muestra el estado de resultados cumplen con los requisitos que establece la Ley Las cuentas por pagar a proveedores están correctamente valuadas. Los ejemplos son numerosos pero, en todo caso, cada una de dichas afirmaciones debe estar plenamente respaldada con cédulas de auditoría.
Formas de representar los papeles de trabajo 1. Actualmente los papeles de trabajo pueden estar representados por documentos tradicionales, por discos magnéticos o por discos ópticos; asimismo, las cédulas de auditoría pueden ser carpetas que contienen manuales de organización; copias fotostáticas de archivos breves o extensos y microfichas con información numérica o alfabética. Las modalidades son también extensas. 2. En todo caso, las cédulas de auditoría siguen teniendo una clasificación necesaria para apoyar el trabajo del auditor y organizar la evidencia que se obtiene durante el examen de los estados financieros.
Clasificación de los papeles de trabajo 1.
2.
Papeles estadísticos o de referencia permanente Incluyen información necesaria para dos o más auditorías y están representados por documentos como las cédulas de objetivos para cada sección en que se divide la empresa, los cuestionarios de control interno, los programas de auditoría, el acta constitutiva de la entidad, contratos de toda índole, gráficas de flujo, descripciones de puestos y responsabilidades, análisis de intereses y datos cuya vigencia excede el plazo de un año. Papeles transitorios Comprenden documentos con información necesaria para la presente auditoría o que se identifica con ella, tal es el caso de las cédulas sumarias y las cédulas analíticas, cuyo contenido es predominantemente numérico y se relaciona con las cuentas de la balanza de comprobación. Las cédulas transitorias también pueden incluir documentos que se perfilan del archivo permanente, pero cuya información tiene vigencia a plazo menor de un año, como contratos, convenios y descripciones de puestos temporales.
Principios básicos para la elaboración de cédulas de auditoría 1. Los papeles de trabajo deben incluir la información estrictamente necesaria y suficiente para apoyar las conclusiones de auditoría o las afirmaciones que el auditor incluye en su dictamen o en sus reportes. 2. Las cédulas de auditoría deben ser autosuficientes, de manera que con su lectura, la persona que las consulte o las estudie pueda llegar a conclusiones sin necesidad de que el autor explique su contenido. 3. Los papeles de trabajo deben elaborarse de acuerdo con un criterio de excepción, es decir, evitar transcripciones detalladas de documentos o registros; esto sólo se hace sobre asuntos que se identifiquen con errores u omisiones a controles en vigor. 4. Durante su preparación, su consulta o su archivo, la confidencialidad está asociada a cada cédula de auditoría. El auditor es propietario de los papeles de trabajo, pero la empresa es propietaria de la información que ellos contienen.
Principios básicos para la elaboración de cédulas de auditoría 5. El cuidado físico de los papeles de trabajo justifica todas las medidas de prevención sobre ellos. Debe prohibirse que los papeles de trabajo se queden en el automóvil del auditor. En viajes debe prohibirse documentar las cédulas de auditoría como parte del equipaje del público en general. Cualquiera que sea el medio de transporte, el auditor jamás debe separarse de los papeles de trabajo. 6. Deben evitarse los comentarios tendenciosos o descuidados dentro de las cédulas de auditoría. Las críticas irónicas o destructivas hacia algún funcionario o empleado de la empresa, en relación con fallas o errores de cualquier tipo, o hacia algo real o imaginario, jamás deben incluirse en los papeles de trabajo. 7. Cada papel de trabajo debe identificarse, por lo menos, con un objetivo de auditoría. Los papeles que no cumplan con este principio carecen de sentido y representan recursos desperdiciados en detrimento del cliente y del Despacho. 8. Cada cédula de auditoría debe ser planeada mental y físicamente antes de proceder a su elaboración.
Principios básicos para la elaboración de cédulas de auditoría 9. El elemento de comprobación es un atributo esencial de las cédulas de auditoría, que deriva del examen de los documentos que respaldan su contenido; por ello, los papeles de trabajo deben incluir evidencia de tal comprobación mediante marcas provenientes de un catálogo de uso obligatorio en el despacho. 10.Las cédulas descriptivas y las gráficas de flujo son la única base confiable para preparar los programas de auditoría; por ello deben prepararse con absoluta precisión y cero errores. 11. Es inaceptable dejar preguntas no contestadas o puntos pendientes de solución dentro de las cédulas de auditoría. Aunque los papeles de trabajo deben contener sólo la información esencial y no más de la necesaria, es preferible excederse en los detalles que incurrir en omisiones. 12.Los papeles de trabajo reflejan la calidad del examen llevado a cabo por el auditor; deben ser pulcros, con ortografía irreprochable; las cédulas de auditoría deben ser perfectas.
Modelos Ilustrativos de Cédulas de Auditoría
Cédula para solicitud de actas de asamblea
Cédula para Solicitud de litigios
Cédula Actas y contratos
Cédula General – Balanza de Comprobación
Cédula General – Estado de Resultado
Cédula para Solicitud de Confirmación Bancaria
Cédula Sumaria – Caja y Bancos
Cédula analítica – Fondos Fijos
Cédula Subanalítica – Fondo Fijo
Cédula para solicitud de confirmación a clientes
Cédula Sumaria – Cuentas y documentos por cobrar
Cédula Analítica – Cuentas por cobrar
Cédula Sub-analítica – Cuentas por cobrar
Cédula para Certificado de uso de los inventarios
Cédula analítica – Inventario
Cédula sumaria – Activos Fijos
Cedula analítica – Activos fijos
Cédula Subanalítica – Activos Fijos
Cédula para confirmación a proveedores
Cédula analítica Intereses por pagar
Cédula Analítica – Capital Contable
Bibliografía 1. Material de Apoyo – Normas Internacionales de Auditoría – Auditool (www.auditool.org). 2. Gabriel Sánchez Curiel, Auditoría de Estados Financieros. Práctica Moderna Integral , Segunda Edición, Editorial Prentice Hall, Año 2006 3. Norma Internacional de Auditoria 230, Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, España, 15 de Octubre del año 2013. http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20230%20p%20def.pdf
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