BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Negosiasi terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Negosiasi merupakan cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Negosiasi terjadi baik di kehidupan pribadi maupun dalam pekerjaan. Mulai dari akan berangkat kuliah harus mengambil keputusan pakaian apa yang akan digunakan. Sedangkan dalam pekerjaan misalnya di kantor ada rapat bisnis. Rapat bisnis dilakukan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Di dalam rapat bisnis kita akan saling berinteraksi untuk mencapai kepentingan bersama. Dalam rapat bisnis kita juga akan melakukan negosiasi. Jadi, kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Mulai dari kalangan sosial ke bawah yang hanya orang biasa hingga kalangan atas seperti pebisnis sukses. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami tentang bernegosiasi terutama di dalam rapat bisnis. Sehingga kita dapat melakukan negosiasi dengan baik dan membangun relasi untuk kepentingan bisnis.
1.2 RUMUSAN MASALAH
a. Apakah yang dimaksud dengan negosiasi? b. Apa saja proses di dalam bernegosiasi? c. Apa saja keterampilan bernegosiasi yang di perlukan? d. Apa saja tipe negosiator? e. Apakah yang dimaksud dengan rapat bisnis? f.
Apa perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis?
g. Apakah tujuan dari rapat bisnis? h. Apa saja jenis-jenis rapat? i.
Apa saja perencanaan rapat bisnis yang diperlukan?
j.
Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis?
k. Apa saja tindak lanjut di dalam rapat bisnis?
1.3 TUJUAN
a. Untuk mengetahui pengertian negosiasi menurut beberapa ahli. b. Untuk mengetahui proses di dalam bernegosiasi. c. Untuk mengetahui keterampilan bernegosiasi yang diperlukan.
d. Untuk mengetahui tipe-tipe negosiator. e. Untuk mengetahui pengertian rapat bisnis. f.
Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis.
g. Untuk mengetahui tujuan dari rapat bisnis. h. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat. i.
Untuk mengetahui perencanaan dalam rapat bisnis.
j.
Untuk mengetahui pelaksanaan dalam rapat bisnis.
k. Untuk mengetahui tindak lanjut dalam rapat bisnis.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 NEGOSIASI
Pengertian Negosiasi
Menurut Hartman, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang siapa yang terlibat dalam suatu negosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan penjual. Bagi pihak pembeli, negosiasi merupakan seni membeli sampanye Prancis yang berkualitas baik dengan harga sebotol bir. Sementara itu bagi penjual, negosiasi merupakan seni menjual mobil mewah kepada pembeli yang berpura pura hanya bisa membeli mobil kelas dua. Lebih lanjut, Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Menurut Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak dan untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain (Thong). Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
Persiapan yang cermat.
Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.
Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.
Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati.
Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan.
Proses Bernegosiasi
Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi); menaksir posisi lawan negosiasi; membuat perencanaan yang baik; dan memilih serta mengatur tim negosiasi. Menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan/ planning planning phase phase (sebelum negosiasi), tahap implementasi/implementation implementasi/implementation phase (selama negosiasi), dan tahap peninjauan/reviewing peninjauan/ reviewing phase (setelah phase (setelah negosiasi). Tahap Perencanaan Perencanaan
Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: merencanakan sasaran negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses bernegosiasi. Sasaran Negosiasi
Strategi Negosiasi
Proses Negosiasi
a. Sasaran Negosiasi Sasaran negosiasi (negotiation objective) adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi bernegosias i sangatlah penting sebagai arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai). b. Strategi Negosiasi Komponen kedua adalah strategi negosiasi (negotiation strategy) yang merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada beberapa strate gi negosiasi yang dapat Anda gunakan dalam bernegosiasi, yaitu: Strategi kooperatif
Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak
Memakai semboyan win-win solution (saling solution (saling menguntungkan)
Mempercayai pihak lawan
Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik
Menciptakan landasan dan kepentingan bersama
Strategi kompetitif
Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan
Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung
Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekanan
Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya
Strategi analitis
Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah ( problem problem solver ), ), bukan seorang petarung
Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah, dan bukannya sebagai permainan
Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya
Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan
Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar peras aan
c. Proses Negosiasi Komponen ketiga adalah proses negosiasi (negotiation ( negotiation process) process) merupakan suatu proses tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan. menguntungkan. Menurut Casse dalam proses negosiasi ada enam tahapan penting yang perlu diperhatikan, antara lain: Tahap pertama: persiapan , merupakan tahapan yang berkaitan dengan pengumpulan
informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan diikutsertakan dalam proses negosiasi. Tahap kedua: kontak pertama , merupakan tahap pertemuan secara langsung antara
kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Tahap ketiga: konfrontasi , merupakan tahap saling berargumentasi terhadap segala
sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perdebatan yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Tahap keempat: konsiliasi , merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar
menawar. Anda mau menawarkan apa dan bagaimana pihak lawan merespons tawaran Anda. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Tahap kelima: solusi , merupakan tahap di mana kedua belah pihak mulai saling
menerima dan memberi. Para negosiator mulai menemukan titik-titik kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing.
Tahap keenam: pascanegosiasi, merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi bagi
kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi yang tersulit dalam menerjemahkan kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil.
Tahap Implementasi Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Oleh karenanya, tahapan ini bukan lagi sebagai wacana pemikiran atau ide lagi, tetapi sudah berada pada tahapan perilaku dan tindakan yang diperlukan dalam bernegosiasi. Berikut ini beberapa taktik negosiasi yang sering digunakan dalam praktek bernegosiasi, antara lain: a. Taktik Cara Anda Yang termasuk termasuk dalam taktik “dengan cara anda” adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah yang
benar,
Andalah
yang
berinisiatif
dan
mempertahankannya,
Anda
yang
mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan. b. Taktik Bekerja Sama Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan proaktif), siap bekerja sama jika ji ka proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran sas aran Anda, Anda setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat mereka berhasil. c. Taktik Tidak Bertindak Apa-apa Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh pada pendirian sebelumnya dan tidak mudah berubah. Taktik ini dilakukan karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya untuk menilai secara perspektif. d. Taktik Melangkah ke Tujuan Lain Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak dibahas lagi. Tahap Peninjauan Negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi.
Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain: o
Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda.
o
Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator.
o
Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda.
Keterampilan Bernegosiasi Persiapan
Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua belah pihak. Memulai Negosiasi
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi, antara lain: memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan
suasana
yang
positif
dan
santai,
menetapkan
agenda,
merumuskan
tawaran/posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat. Strategi dan Teknik
Menurut Kmus Webster, strategi dapat didefinisakan sebagai rencana atau metode yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mecapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi. Baik strategi maupun taktik menuntut keterampilan khusus dalam bernegosiasi. Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi juga implementasi yang baik dari sebuah negosiasi. Menghindari Kesalahan Teknis
Agar negosiasi suskses, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam m elakukan negosiasi, antara lain: mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, memulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, c epat, bernegosiasi saat terkejut, menghargai tawaran yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan memaksakan bernegosiasi.
Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat da pat dibedakan ke dalam dua kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional/conventional konvensional/conventional skills (untuk negosiator konvensional) dan nonokonvensional/nonconventional nonokonvensional/ nonconventional skills (untuk negosiator nonkonvensional). Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi Anda, membuat usulan, penawaran, dan persetujuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat dijelaskan berikut ini: a. Persiapan yang Baik Negosiasi yang tidak disertai persiapan yang baik tidak akan mampu menghasilkan kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak persiapan yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial, rintangan , kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan Anda. b. Berlatih Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu pembuka besar atau kecil masalah dan kesulitan yang akan muncul. Cobalah rinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, penyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan pihak lawan Anda. Jangan bimbang dan ragu. c. Menggambarkan Posisi Anda Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda adalah bagaimana memeberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya Anda lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Semakin banyak pihak lawan Anda berbicara, semakin baik bagi Anda untuk mengetahui tentang pihak lawan Anda. Berikan umpan pertanyaan yang memungkinkan pihak lawan terus berbicara tentang apa dan bagaimana posisi dia dalam bernegosiasi. Oleh karena itu, Anda harus dapat memetik hikmah dari semua itu untuk memosisikan diri Anda dalam bernegosiasi. d. Membuat suatu Usulan/Proposal Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal itu
juga akan memberikan suatu konsesi yang terlalu dini oleh pihak lawan. Namun demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut dalam bernegosiasi. e. Penawaran Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya. f.
Persetujuan Dalam proses penawaran yang intens, sangatlah mudah untuk melupakan apa yang telah disetujui sebelumnya. Sasaran dari setiap kali bernegosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan. Suatau kesepakatan tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari kesepakatan, tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting yang tak terpisahkan dalam proses bernegosiasi. Ingat, proses negosiasi yang baik harus mampu menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Tak ada yang harus dikalahkan atau dirugikan dalam bernegosiasi. Yang terpenting adalah bagaimana menghasilkan sebuah kemenangan bersama. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan. Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak lawan Anda, antara lain:
Merasa nyaman akan dirinya sendiri
Tidak merasa dibohongi
Sekutu yang kekal
Mengetahui dan memahami lebih banyak
Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras
Uang, barang, dan pelayanan yang bagus
Diperlakukan dengan ramah, artinya didengarkan
Disenangi
Komunikasi yang jelas
Mengetahui kemampuan dan usahanya dari Anda, bos, dan rekan kerjanya
Tipe Negosiator
Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi. Menurut Casse, ada empat tipe negosiator (types (types of negotiator ) yaitu: negosiator curang, negosiator professional, negosiator bodoh, dan negosiator naïf. Masing-masing tipe negosiator dapat dijelaskan berikut ini. a. Negosiator Curang Anda harus hati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang penting baginya adalah dapat memenangkan memenangkan negosiasinya. b. Negosiasi Profesional Seorang negosiator yang professional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilan bernegosiasi yang baik. Yang tak t ak kalah pentingya adalah ia tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya. c. Negosiator Bodoh Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak. Tiak peduli apapun yang yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tida ada pemenang dalam negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam ini, Anda harus memahami apa yang sebenarnya terjadi di balik perilaku pihak lawan yang bodoh atau pura-pura bodoh tersebut. Jika ia takut kalah, yakinkanlah agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk bernegosiasi dengan baik. Jika ia tidak tahu berilah pengertian yang sejelas-jelasnya, sejelas-jelas nya, sehingga ia memahaminya dengan baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan bijak dalam bernegosiasi. d. Negosiator Naif Bagaimana dengan seorang negosiator yang naif? Pada umumnya ia adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan seorang negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah. Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak mungkin ia sedang membunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga
menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.
2.2. RAPAT BISNIS
Pengertian Rapat Bisnis
Rapat bisnis dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan dise lenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah. Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup banyak, rapat bisnis yang diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di hotel. Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis, misalnya perusahaan sedang menyiapkan visi dan misi perusahaan yang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor, merencanakan akuisisi (pengambilalihan) terhadap perusahaan lain. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya. pendukungnya.
Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Di samping itu, rapat bisnis bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler serimonial. Sementara rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan berorientasi pada bisnis. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal ( formal formal meeting ) dan tidak formal (informal ( informal meeting ). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh intansi pemerintah memliki sifat yang formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga/rapat kampong) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan sekitarnya termasuk yang tidak formal.
Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Business Communication: Building Critical Skills menyatakan menyatakan bahwa sebuah rapat pada umunya umunya mempunyai enam tujuan yaitu :
Berbagai informasi
Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Evaluasi ide/gagasan
Pengambilan keputusan
Membuat dokumen
Memotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oelh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti sesi tanya jawab. Namun, bisa saja sebuah se buah rapat bisnis dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan. Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi perusahaan ke depan. Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, dan menjadi dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Cara pendokumentasikannya dapat dilakukan dalam bentuk print-out (cetakan) maupun soft copy ( tersimpan dalam format digital). Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Contohnya, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oelh semua karyawan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut manajer pemasaran memberikan motivasi kepada semua karyawan untuik selalu meningkatkan kinerja.
Jenis-Jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conducting effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis yaitu : 1. Pengarahan (Briefing) Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Karena dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dala m suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Selain itu, briefing dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan. 2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting) Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Selain itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat. 3. Rapat Komite ( Committee Meeting) Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Karena peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam
proses
pengambilan
keputusan
terjadi
diskusi
atau
perdebatan
yang
berkepanjangan dan tanpa hasil. Sehingga perlu dil akukan voting dengan suara terbanyak untuk mengambil sebuah keputusan. Namun, yang terpenting adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di dalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut. 4. Rapat Dewan ( Council Meeting) Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus konsensus bersama di antara mereka.
Proses pengambilan pengambilan keputusan selalu
diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting. 5. Negosiasi (Negotiation) Dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Memlaui proses negosiasi di antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah masing-masing yang terlibat dalam bernegosiasi bisa saling menerima dan member, sehingga s ehingga menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan. Sementara menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat dapat dikelompokan dalam tiga jenis yaitu :
1. Rapat Informasional (Informasional Meeting) Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan infromasi yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik. Misalnya dalam menyampaikan informasi usahakan informasi tersebut disampaikan dengan jelas, ringkas, menarik, dan tidak bertel-tele. 2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting) Rapat motivational merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contohnya, pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih semangat, meningkatkan komitmennya, meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat Partisipasif (Partisipatory Meeting) Rapat partisipasif adalah suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. baik. Salah satu cara menjadi pendengar yang baik adalah mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak menyela pembicaraan peserta yang lain. Sehingga dapat memahami cara berpikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.
Perencanaan Perencanaan Rapat Bisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain :
Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
Cantumkan siapa saja yang hadir.
Daftar topik yang akan dibahas.
Alokasi waktu untuk setiap topik t opik yang dibahas.
Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai,
Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Contoh dari berbagai agenda bisnis pada perusahaan
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu : 1. Undangan Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya s ebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. 2. Waktu dan Tempat Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan mengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci. 3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga hingga jam 16.00. 4. Pembawa Acara Pembawa acara (MC) adakalanya diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. 5. Ketua Panitia Penyelenggara Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional (misalnya: departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi). 6. Jumlah Peserta Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundangan dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut. 7. Peserta yang Diundang Peserta bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan. 8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan meutup secara resmi agenda rapat bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan meutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. 9. Narasumber Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para professional atau para ahli di bidangnya. 10. Alokasi Waktu untuk Narasumber Dalam rancangan agenda rapat bisnis, pada umumnya dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab. 11. Waktu Istirahat Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk isitirahat, sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energy yang terkuras selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis. 12. Presensi Peserta Dalam hal ini petugas presensi sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis sudah disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi bis a menyiapkannya. 13. Akomodasi Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis. Bidang akomodasi mencakup kesiapan peninapan (blia menginap) dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidakpastian bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan tentu dapat menggangu kelancaran rapat bisnis. Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi harus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi juga perlu koordinasi dengan panitia pelaksana untuk memastikan bahwa konsumsi telah tersedia pada saat yang tepat dan sesuai s esuai dengan yang dibutuhkan. 14. Sound System
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baikdan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada ada suara feedback atau gema. 15. Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts Ketersediaan media presentasi di era teknologi dan informasi yang semakin besar seperti Komputer portable portable (laptop) LCD LCD projector, dan flip charts
pada forum rapat bisnis
tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi yang telah mereka siapkan. 16. Fasilitas Pendukung Lainnya Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Karena kegiatan rapat bisnis bisa berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas fasi litas kamar kecil dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.
Pelaksanaan Rapat Bisnis
Setelah panitia melakukan persiapan rapat bisnis, berikutnya adalah melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan efektif. Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut. Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh panitia penyelenggara, narasumber, dan peserta selama rapat bisnis, sebagai berikut ; Panitia penyelenggara (organizer)
Ruangan, dekorasi, dan sound system siap digunakan. di gunakan.
Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal.
Melakukan registrasi peserta.
Penyambutan peserta secara ramah, sopan, dan santun.
Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.
Acuan agenda rapat sudah disiapkan
Semua fasilitas tersedia cukup c ukup dan siap digunakan dengan baik.
Moderator siap memandu rapat bisnis
Menyiapkan notulen yag cekatan dan terampil.
Menyiapkan dokumentasi audio-visual.
Mendokumentasikan hasil rapat bisnis.
Narasumber
Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.
(presenter)
Memperkenalkan identitas diri.
Siap melakukan presentasi.
Memanfaatkan audio-visual.
Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta.
Berpenampilan menarikk dan menyenangkan.
Peserta
Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.
(participants)
Berpakaian rapi dan sopan.
Memakai kartu identitas peserta.
Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
Menjaga kelancaran, ketenangan, dan ketertiban selama rapat berlangsung.
Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang dituju.
Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disepakati.
Salah satu fasilitas pendukung rapat bisnis adalah pengaturan posisi duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa pangaturan tempat duduk untuk untuk rapat bisnis, antara lain ; a. Gaya persegi empat (Boadroom Style) Susunan tempat duduk ini dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta yang relative sedikit agar memungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi empat lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang focus pada pemecahan masalah karena ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun, penempata penempata audio visual sangat terbatas. b. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style) Susunan tempat duduk ini lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual diletakkan di depan. Susunan bentuk “U” memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari ber bagai sisi. c. Gaya ruang kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk ini dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta bisa mencapat ratusan orang. Pemanfaatan audio visual sebagai media presentasi sangat penting. Susunan ini memiliki keterbatan, diantaranya langkah gerak narasumber terbatas dan tidak bisa berkomunikasi lebih dekat dengan peserta karena terhalang kursi dan tidak ada ruang untuk berjalan mendekati peserta. d. Gaya melingkar (Circular Sytle) Susunan tempat duduk ini memberikan peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit. Gaya ini lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang dimaksudkan unntuk melakukan penjajakan ide atau gagasan yang bermanfaat untuk pengembangan perusahaan ke depan.
Selain itu susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti berikut ;
Gaya chevron (chevron style) Layout ini memberika keleluasaan bagi audiens untuk lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicara. pada pembicara. Susunan tempat duduk ini berbentuk berbentuk huruf “V”.
Gaya modifikasi (modified style) Hampir sama dengan layout gaya chevron, perbedaanya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk antara sisi kanan dan kiri. Secara umum layoutnya masih berbentuk huruf “V”.
Gaya setengah melingkar (semi-circular style) Layout seperti ini memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk berinteraksi dengan audiens dengan lebih dekat. Disisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup untuk pembicara menyajikan game di dalam dal am ruang yang memungkinkan peserta pes erta dapat berpindahber pindah pindah tempat.
Gaya kelompok (cluster style) Layout ini disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar. Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar banyak digunakan pada kegiatan-kegiatan pelatihan yang memungkinkan untuk belajar mengenai kekompakan kelompok atau tim.
Tindak Lanjut Rapat Bisnis
Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatann selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis perlu ditinjau ulang, baik
pidato pengarahan pimpinan, pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab, dan dokumentasi lain yang berbentuk rekaman audio-visual. Tim perumus menindaklanjuti apapun yang sudah dirumuskan sementara selama rapat berlangsung hingga menjelang usai. Begitu rapat dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap rapat membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari. Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis karena mereka terlibat aktif menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.
BAB III PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Negosiasi adalah prosws komunikasi yang melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam organisasi. Hasil dari negosiasi adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak, tidak ada pihak yang merasa dikalahkan ataupun dirugikan. Rapat bisnis adalah suatu bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal hal-hal yang berkaitan dengan dengan kegiatan bisnis. Tujuan rapat bisnis antara lain untuk berbagi informasi, penjajakan penjaj akan ide atau gagasan, evaluasi ide atau gagasan pengambilan keputusan, membuat dokumen, serta memotivasi peserta. Negosiasi maupun rapat bisnis ini tentunya perlu diketahui dan dipahami oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Dimana nantinya para lulusan ekonomi akan menerapkan dua jenis kegiatan bisnis ini. Maka dari itu, mahasiswa harus sudah s udah mengetahui, memahami, dan memulai untuk menerapkan negosiasi dan rapat di kehidupannya.
3.2. SARAN
Di dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis ini membahas tentang negosiasi dan rapat bisnis. Sebaiknya mahasiswa memahami materi ini agar ia dapat mempelajari dan menerapkan di kehidupannya, sekalipun tidak dalam konteks bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Joko. 2010. Komunikasi 2010. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga.
