RAPAT

yang tidak dapat hadir saat rapat berlangsung serta ruang rapat yang terlalu sempit dan kurangnya ventilasi udara sehingga peserta rapat kurang nyaman dan tidak konsentrasi dalam mengikuti rapat. Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengangkat masalah dengan judul “Pengelolaan Rapat”. Dalam pembahasan makalah ini, penulis mencoba menjelaskan terkait jenis rapat dan

langkah-langkah dalam pengelolaan kegiatan rapat mulai dari persiapan hingga penyusun  pertanggungjawaban.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah: 1. Apa pengertian dan fungsi rapat? 2. Apa saja macam-macam (jenis) rapat? 3. Bagaimana melakukan persiapan rapat? 4. Apa dan bagaimana kegiatan saat rapat berlangsung? 5. Apa dan bagaimana kegiatan setelah rapat selesai dilakukan? 6. Bagaimana cara membuat notula yang baik? 7. Bagaimana cara mengatur tata ruang rapat yang baik?

C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, diharapkan mahasiswa mah asiswa mampu: 1. Mengetahui dan memahami pengertian dan fungsi rapat. 2. Mengenal dan mengetahui macam-macam (jenis) rapat. 3. Mengetahui dan memahami langkah-langkah dalam mempersiapkan rapat. 4. Mengetahui dan memahami kegiatan yang dilakukan saat rapat berlangsung. 5. Mengetahui dan memahami kegiatan setelah rapat usai dilakukan. 6. Mengetahui dan memahami cara membuat notula yang baik. 7. Mengetahui dan memahami cara mengatur tata ruang rapat.

2

yang tidak dapat hadir saat rapat berlangsung serta ruang rapat yang terlalu sempit dan kurangnya ventilasi udara sehingga peserta rapat kurang nyaman dan tidak konsentrasi dalam mengikuti rapat. Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengangkat masalah dengan judul “Pengelolaan Rapat”. Dalam pembahasan makalah ini, penulis mencoba menjelaskan terkait jenis rapat dan

langkah-langkah dalam pengelolaan kegiatan rapat mulai dari persiapan hingga penyusun  pertanggungjawaban.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah: 1. Apa pengertian dan fungsi rapat? 2. Apa saja macam-macam (jenis) rapat? 3. Bagaimana melakukan persiapan rapat? 4. Apa dan bagaimana kegiatan saat rapat berlangsung? 5. Apa dan bagaimana kegiatan setelah rapat selesai dilakukan? 6. Bagaimana cara membuat notula yang baik? 7. Bagaimana cara mengatur tata ruang rapat yang baik?

C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, diharapkan mahasiswa mah asiswa mampu: 1. Mengetahui dan memahami pengertian dan fungsi rapat. 2. Mengenal dan mengetahui macam-macam (jenis) rapat. 3. Mengetahui dan memahami langkah-langkah dalam mempersiapkan rapat. 4. Mengetahui dan memahami kegiatan yang dilakukan saat rapat berlangsung. 5. Mengetahui dan memahami kegiatan setelah rapat usai dilakukan. 6. Mengetahui dan memahami cara membuat notula yang baik. 7. Mengetahui dan memahami cara mengatur tata ruang rapat.

2

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat

Menurut Wursanto (1987: 136) dalam Sedianingsih, dkk (2010: 150), yang dimaksud dengan rapat adalah: 1. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. 2. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. 3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. 4. Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi. 5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan  bersama. 6. Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/ para pegawai untuk membahas halhal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan yang dilaksanakan oleh organisasi untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan  bersama atau kepentingan organisasi dengan cara musyawarah untuk mufakat.

B. Alasan diselenggarakan Rapat

Menurut Wursanto (1987: 137) dalam Sedianingsih (2010: 150-151), rapat diadakan apabila: 1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau  para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak. 2. Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat  bahwa materi itu tidak tepat apabila melaui saluran administrasi pada umumnya. 3. Masalah yang merupakan  subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.

3

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara

langsung kepada pemimpin terhadap suatu

masalah yang berhubungan dengan kepantingan bersama. 5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat. 6. Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala. Selanjutnya menurut sedarmayanti (1997:111) dalam Sedianingsih (2010: 161), dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan cara menjawab enam  pertanyaan pokok yang disebut dengan lima “W” dan satu “H” (5 W dan 1 H), yaitu:

1) Why: Mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya rapat. 2) What: apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat. Hal ini perlu untuk menyiapkan agenda rapat. 3) Who: siapa yang akan diundang. Peserta yang diundang hendaknya sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan. 4) Where: dimana sebaiknya rapat diselenggarakan. 5) When: kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai bagi seluruh calon peserta rapat. 6) How: bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan diselenggarakan: a. Secara berkala atau cukup satu kali;  b. Tertutup atau terbuka; c. Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak; atau d. Memerlukan overhead projector. Atau lainnya.

C. Fungsi Rapat

Menurut Ernawati (2004: 169) dalam buku Administrasi Kesekretariatan (Sedianingsih, 2010: 151) ada bermacam-macam kegunaan atau fungsi dari rapat yaitu sebagai: 1. Forum diskusi untuk memecahkan masalah. 2. Forum silaturahmi. 3. Sarana bernegoisasi. 4. Ketentuan hukum. 4

5. Forum demokrasi: dengar pendapat dan menerima pertanggungjawaban. 6.  Brainstorming –  sumbang saran. 7. Sarana berkonsultasi. Menurut Danang Leo Handoko dalam http://danang-leo handoko.blogspot.com/2012/07/mempersiapkan-pertemuan-rapat.html, Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Untuk memecahkan masalah. 2. Untuk menyampaikan informasi. 3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalahmasalah yang dikemukakan. 4. Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan  perusahaan/organisasi. 5. Sebagai sarana bernegosiasi. 6. Ketentuan hukum. Berdasarkan beberapa fungsi rapat dia atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi rapat secara umum adalah untuk memecahkan masalah dengan cara demokrasi yakni melibatkan peserta rapat untuk menyampaikan pendapatnya. Selain itu juga berfungsi sebagai sarana bernegosiasi dan memenuhi ketentuan hukum yang ada.

D. Tujuan Rapat

Herimanto dan Indrojiono (2005: 195) dalam buku Administrasi Kesekretariatan (Sedianingsih,dkk, 2010: 160) berpendapat, bahwa secara garis besar rapat mempunyai tujuan, yaitu: 1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi. Dalam keadaan tertentu, seorang pimpinan atau pejabat ingin menyampaikan informasi secara langsung kepada pegawai atau karyawannya dengan maksud bila  penyampaian informasi tidak disampaikan secara langsung akan menimbulkan salah  persepsi bagi pegawai atau karyawannya. 2. Mendapat masukan dari anggota rapat

5

Apabila perusahaan atau organisasi mengalami kesulitan terhadap masalah tertentu, misalnya masalah mengenai semua karyawan atau pegawai. Agar keputusan yang diambil tidak berat sebelah, maka masukan dari semua anggota dibutuhkan sekali. 3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga diharapkan masalah dapat segera diatasi. 4. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan. Dalam setiap bagian, bila tidak saling bertemu maka dimungkinkan sekali hanya memikirkan pekerjaan mereka sendiri. Dengan adanya rapat tersebut diharapkan mereka akan memerhatikan kepentingan bagian lainnya. 5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, komplain, dan lain-lain. Banyak hal yang dapat disampaikan secara terbuka dalam rapat, jika kira dapat memanfaatkan hal ini, maka akan banyak waktu yang dihemat melalui rapat. 6. Memberi motivasi atau semangat kerja kepada anggotanya. Dengan itu kita dapat menghemat waktu dalam memotivasi karyawan atau pegawai asalkan mereka dalam keadaan normal tidak ada masalah yang krusial. 7. Mengambil keputusan sesuai dengan kewenangan dari orang-orang yang terlibat di dalamnya. Menurut Euis Honiatri dan Vida Hasna Farida dalam Merencanakan dan Melakukan Pertemuan SMK (2004:23), beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu: 1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah. 2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. 3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. 4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. 5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. 6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).

E. Macam-Macam Rapat

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia dalam Herimanto dan Indrojiono (2005: 193), rapat meliputi beberapa jenis, antara lain (Sedianingsih, 2010: 151-152):

6

1. Rapat akbar atau rapat raksasa, yaitu rapat besar untuk umum, biasanya diadakan di lapangan terbuka dan luas. 2. Rapat anggota, yaitu sidang yang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya. 3. Rapat kerja, yaitu: a) Sidang untuk membahas suatu masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi; dan  b) Pertemuan para karyawan untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan  pelaksanaan tugas suatu instansi. 4. Rapat kilat, yaitu: a) Sidang yang berlangsung dengan mendadak;dan  b) Sidang yang berlangsung di waktu singkat. 5. Rapat lengkap, yaitu rapat yang dihadiri oleh segenap anggota, seksi, dan pengurus (rapat pleno). 6. Rapat paripurna, yaitu rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas. 7. Rapat terbuka, yaitu rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang (rapat umum). 8. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh anggota tertentu dan ruang atau tempatnya tertutup bagi yang tidak berkepentingan. Menurut Sedianingsih (2010:152) rapat dapat digunakan untuk pengambilan keputusan ataupun tidak. Rapat yang diikuti oleh banyak orang yang selalu mempunyai keinginan untuk  berbicara terus-menerus akan mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan anggota atau pengikut rapat mempunyai karakter yang berbeda-beda. Agar rapat  berhasil sesuai dengan yang diinginkan, sebaiknya menghindari keinginan atau keuntungan  pribadi atau kelompok. Dengan demikian, diharapkan rapat dapat berjalan dengan baik. dan  permasalahan segera dapat diselesaikan, tidak bertele-tele menghabisan waktu, pikiran dan tenaga. Menurut Sedarmayanti (1997:111) dalam Sedianingsih , dkk (2010: 152-153) pada dasarnya terdapat dua macam rapat, yaitu:

7

1. Rapat formal Rapat formal adalah pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat

pemberitahuan

sebelumnya

(melalui

undangan).

Pada

umumnya

 pemberitahuan disertai dengan agenda rapat. 2. Rapat informal Rapat informal adalah pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat panggilan/pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara mendadak (tidak terencana sebelumnya). Rapat informal tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan. Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada beberapa orang yang bertemu dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana. Akhirnya mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk dibicarakan bersama anggota lainnya. Macam-macam rapat menurut Ernawati (2004: 170) dalam Sedianingsih, dkk (2010:153155) ada dua, yaitu: 1. Rapat tidak resmi (informal meeting) Rapat tidak resmi adalah rapat kecil dan tidak memerlukan persiapan istimewa. Biasanya diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya di ruangan kantor pimpinan atau di ruangan rapat. Walaupun rapat kecil, sekretais harus tetap mempersiapkan sebaik-baiknya, antara lain: a) Menghubungi pimpinan unit lain apakah dapat hadir atau tidak pada rapat yang akan diadakan; dan  b) Memeriksa ruangan apakah sudah siap dipakai, termasuk dengan kursi dan alat-alat yang digunakan dalam rapat. Dalam rapat tidak resmi, tidak ada aturan ketat seperti dalam rapat resmi. Biasanya hanya berupa diskusi, saling bertukar pikiran atau informasi, dan untuk mengakrabkan hubungan antara pimpinan dengan stafnya. Sekretaris hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat menjadi kesimpulan. Rapat kecil biasanya diselenggarakan secara periodik untuk keperluan mengevaluasi kegiatan dan hal-hal yang dianggap perlu dibahas bersama. Kegiatan seperti ini merupakan sarana komunikasi dua arah antara pimpinan dengan stafnya. 8

2. Rapat resmi (formal meeting) Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalahmasalah yang sangat penting dan berlaku peraturan protokol yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Di dalam rapat resmi apabila terjadi perbedaan pendapat di antara para anggota, maka peraturannya adalah pendapat mayoritas jadi keputusan, tetapi minoritas dilindungi dengan membatasi pembahasan pada pokok-pokok saja dan perlu ditekankan bahawa semua peserta/anggota diperlakukan sebaik-baiknya. Menurut Wursanto (1987: 134) dalam Sedianingsih, dkk (2010: 154), rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada peninjauannya. 1. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi rapat penjelasan, pemecahan maslaah, dan perudingan. a) Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, misalnya tentang prosedur kerja atau tata cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.  b) Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai  problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain yang saling mengait. c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu  perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak. 2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi: a) Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.  b) Rapat informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama. c) Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. 9

d) Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia. 3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi: a) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu untuk membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.  b) Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan lalu. c) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester (setiap enam  bulan), yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerjasama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnnya, jangka waktu enam  bulan berikutnya. d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya rapat dewan komisaris, rapat umum pemegang saham. 4. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi: a) Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya (minggunan, bulanan, tahunan).  b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgent, yang harus segera dipecahkan  bersama. Demikian pula Sumarto dan Dwiantara (2000:90) dalam Sedianingsih (2010: 155-158), rapat dapat dibedakan menurut hal-hal berikut ini: 1. Berdasarkan tujuan, rapat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: a) Rapat untuk menyajikan berita atau informasi Rapat ini biasa diselenggarakan apabila pimpinan atau pihak manajemen ingin menginformasikan kebijakan baru dan sebagian atau semua orang dalam  perusahaan perlu mengetahuinya. Walaupun rapat ini sifatnya hanya penyampa ian infromasi, tidak menutup kemungkinan menjadi media diskusi atau bahkan  bargaining kepentingan, sehingga pimpinan hendaknya juga mempersiapkan

10

argumentasi sehubungan dengan rencana dan pelaksanaan kebijakan baru tersebut.  b) Rapat untuk pemecahan masalah Rapat ini diadakan bila ada masalah yang harus dipecahkan dan kemudian dicari jalan keluarnya. Para peserta rapat diharapkan dapat membantu memecahkan masalah. Untuk itu pihak manajemen: 

Harus mengidentifikasi masalah dengan jelas dan lengkap



Dituntut untuk membuat alternatif solusi pemecahan masalah bila rapat mengalami dead lock.

c) Rapat untuk mengambil keputusan

Rapat ini serupa dengan rapat untuk memecahkan masalah. Dalam rapat ini  peserta juga aktif menuangkan gagasannya, dan bila perlu berdebat. Perbedaan dengan rapat untuk memecahkan masalah adalah bila dalam rapat pemecahan masalah setelah dicapai konsensus kemudian diidentifikasi pemecahan masalah yang disepakati, sedangkan dalam rapat ini pada akhir rapat diambil suatu keputusan. 2. Berdasarkan perencanaannya, rapat dapat dibedakan menjadi dua macam:

a) Rapat formal, adalah rapat yang telah direncanakan sebelumnya, sehingga juga ada pemberitahuan kepada orang-orang yang diundang. Dengan demikian peserta rapat bisa mengetahui apa yang akan dibahas dan mempersiapkan materi tersebut, tak perlu bertanya-tanya lagi tentang masalah yang akan dibahas.  b) Rapat informal. Rapat ini diselenggarakan tanpa dipersiapkan terlebijh dahulu, karena rapat ini membahas masalah yang mendadak ada. Peserta rapat pada umumnya tidak siap dengan materi yang akan dibahas, bahkan pemberitahuannya secara langsung atau lisan secara mendadak. 3. Berdasarkan periodisasi, sekurang-kurangnya rapat dapat dibedakan menjadi dua

macam, yaitu rapat berkala dan rapat khusus. a) Rapat berkala (regular meeting ), yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali  pada waktu dan tempat tertentu. Rapat ini digunakan untuk membahas masalah-

11

masalah rutin dalam organisasi, misalnya rapat koordinasi antara satuan-satuan organisasi.  b) Rapat khusus (temporary meeting ), yaitu rapat yang diadakan di luar rapat  berkala. Rapat ini diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan dipandang harus diselesaikan secepatnya, tidak dapat ditunda menunggu rapat berkala atau rapat rutin. 4. Berdasarkan pesertanya, rapat sekurang-kurangnya dapat dibedakan menjadi dua,

yakni rapat vertikal dan horizontal. a) Rapat vertikal, merupakan rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan. Dalam rapat ini ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu masalah organisasi diharapkan muncul, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Bagaimanapun juga, untuk mencapai tujuan organisasi tanggung jawab tidak hanya di pundak pimpinan, tetapi juga pada seluruh personel yang ada.  b) Rapat horizontal, merupakan rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat. Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan masaah-maslaah yang memerlukan koordinasi antarbagian dalam organisasi dan pengembangan organisasi. 5. Berdasarkan tingkat urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a) Rapat biasa, yaitu rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap masalah biasa. Rapat ini dapat berupa rapat memberi informasi pada anggota suatu organisasi ataupun rapat koordinasi.  b) Rapat penting, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk membahas hal-hal dan masalah-masalah yang dipandang penting bagi kemajuan lembaga, dan biasanya rapat ini akan menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak bagi anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri. Dalam buku Administrasi Kesekretariatan (Sedianingsih,dkk, 2010:158) dikatakan bahwa apabila rapat yang diadakan berdasarkan jumlah anggota yang hadir, di dalam bahasa Inggris disebut dengan istilah:

12

1. Small meeting , yakni rapat yang hanya dihadiri anggota organisasi \perudahaan tertentu dan pelaksanaannya tidak rumit. 2.  Large meeting , yaitu rapat yang melibatkan jumlah anggota rapat yang banyak dan membutuhkan persiapan dan pelayanan yang cukup sulit. Jumlah anggota rapat yang sedikit atau banyak, sebetulnya berbeda-beda di antara suatu organisasi/ perusahaan yang satu dengan yang lain. Bagi organisasi/ perusahaan yang memiliki anggota atau karyawan total 100 orang, maka rapat yang diadakan untuk 50 orang disebut large meeting. Namun sebaliknya, bila organisasi/ perusahaan yang memiliki 500 orang anggota/ karyawan mengundang rapat untuk 50 orang, bisa dianggap itu small meeting.

F. Pengaturan Rapat

Pengaturan rapat dalam hal ini berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pelayanan rapat, meliputi kegiatan persiapan sebelum rapat dimulai, kegiatan pada saat rapat berlangsung, dan kegiatan setelah rapat. Menurut Sedarmayanti (1997: 113), Ernawati (2004: 171), Sumarto dan Dwiantara (2000:99), Wursanto (2006:164) dalam Sedianingsih (2010:162-170), kegiatankegiatan yang perlu dilakukan untuk sebuah rapat resmmi dapat diuraikan sebagai berikut, yaitu  pada saat: 1. Kegiatan persiapan sebelum rapat dimulai

a) Menyusun acara rapat Acara rapat biasanya disebut dengan istilah agenda rapat, yaitu suatu daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat, sedangkan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda. Walau demikian, sekretaris harus mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Biasanya sekretaris yang menyusun agenda rapat dan hendaknya agenda rapat tersebut ditandatangani sekretaris setelah mengadakan konsultasi dengan pimpinan rapat.  Sebaiknya

agenda rapat disusun jauh hari sebelumnya dan dikirimkan kepada calon peserta rapat. Agenda rapat pada umumnya berisi: 

Keterangan mengenai peserta yang tidak hadir;



Kesimpulan/isi dari rapat yang terakhir; dan 13

Maslaah yang timbul, yang biasanya menjadi bahan perdebatan.



Executive Committee Meeting There will be a meeting of the Executive Committee on Moday, 12 January 2004, at 10.00 a.m. in the Board Room. Agenda: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Apologies for absence Minutes of the previous meeting Matters arising from the minutes Report on the Papua project Arrengements for the President visit Safety Report (to be able) Early retirements

Gambar 1. contoh agenda rapat dalam bahasa Inggris.  b) Merumuskan susunan acara rapat Setelah agenda rapat berhasil ditetapkan sebagai tema rapat, maka langkah  berikutnya yang harus dipersiapkan sekretaris adalah merancang dan merumuskan susunan acara rapat. Susunan acara rapat merupakan urutan jalannya rapat, mulai  pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup. Contoh susunan rapat adalah sebagai berikut: 

 pembukaan



 pembacaan susunan acara rapat

 

laporan rapat sebelumnya (bila merupakan rapat rutin)  pembahasan materi rapat



lain-lain



 penutup

c) Merencanakan hari dan jam rapat Seringkali hari dan jam rapat/ pertemuan ini sudah ditentukan oleh pimpinan dan wakilnya lebih dahulu, sehingga pada staf sekretariat hanya melaksanakan apa yang sudah ditetapkan oleh pimpinan. Jika situasinya berbeda, para pimpinan/ eksekutif di suatu organisasi/ perusahaan ini sangat sibuk dan sering berada di luar (mobile), maka agar dapat berlangsung secara efektif atau tidak banyak  peserta yang berhalangan hadir, apalagi para pemegang keputusan sangat 14

diharapkan kehadirannya, maka hari

dan jam rapat ditentukan berdasarkan

 pertimbangan hari dan jam dimana para pimpinan/ pembuat keputusan ini tidak terlalu sibuk. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan yakni melakukan negoisasi dalam penetapan jadwal dengan pimpinan. d) Menetukan peserta rapat Dari agenda rapat yang telah dibuat, dapat ditentukan siapa saja orang yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta yang diundang, kemudian dikonsultasikan dengan pimpinan apakah ada penambahan. Kemudian  perlu dikonfirmasikan kepada pihak-pihak yang akan diundang sebelum undang an dikirimkan. e) Membuat surat undangan rapat Beberapa hari sebelum rapat atau setelah menerima berita, buatlah undangan, lengkap

dengan

rencana

acara,

kemudian

distribusikan

kepada

yang

 berkepentingan. Namun sebelum membuat surat undangan, sudah harus dipastikan terlebih dahulu tentang hari, tanggal, jam, dan tempatnya. Undagan sebaiknya disampaikan dua atau satu minggu sebelum hari H dan paling lambat tiga hari sebelum hari H. Sebaiknya dalam undangan dicantumkan RSVP atau setiap yang diundang harus mengkonfirmasi kehadiran atau ketidakhadirannya. Ada dua bentuk undangan rapat, tergantung pada bentuk atau sifat rapat yang akan diadakan, rapat intern ataukah rapat ekstern. 1) Rapat intern Untuk rapat intern yang hanya dihadiri oleh para pejabat dari organisasi itu sendiri, undangan cukup dengan bentuk edaran. Nama-nama  para peserta telah dicantumkan dalam edaran tersebut dann yang  bersangkutan tinggal membubuhkan paraf atau tanda tangan pada kolom yang telah disediakan. Bila perlu menggunakan formulir/ bentuk khusus

15

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI Jl. Cimandiri nomor 34-38 Telepon 437375 Bandung

SURAT EDARAN UNDANGAN  Nomor: ..................

Diharap kehadiran Bapak/Ibu/ Saudara yang namanya disebut di bawah ini untuk dapat hadir pada Rapat/ Pertemuan, yang rencananya akan diselenggarakan pada: Hari

: ................................................................................................

Tanggal

: ................................................................................................

Waktu

: ................................................................................................

Tempat

: ................................................................................................

Alamat

: ................................................................................................

Acara

: ................................................................................................

 No

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

Keterangan

1. 2 3 4

................, 20.... (........................)

16

Gambar 2. Surat Edaran Undangan Sumber : Sedarmayanti (1997: 118) dalam Sedianingsih (2010: 165) Berdasarkan gambar 2, tampak bahwa undangan rapat harus lengkap yang berisi antara lain: 1. Hari 2. Tanggal 3. Tempat rapat (lengkap dengan alamat atau denah) 4. Acara rapat (bila perlu susunan acara dilampirkan).

Contoh bentuk edaran undangan yang lain tampak seperti pada gambar 03 di bawah ini: PT MANUNGGAL JAYA GROUP Jl. A.M. Sangaji 12 A Yogyakarta EDARAN UNDANGAN

Diharap kehadiran pejabat yang namanya tersebut di bawah ini dalam rapat yang diadakan pada: Hari

: Rabu

Tanggal

: 6 Agustus 2003

Waktu

: 11.00-selesai

Tempat

: Ruang Rapat Direksi

Acara

: Pembentukan panitia hari ulang tahun perusahaan

 No

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

Keterangan

1. 2 3 4 Dst.

Yogyakarta, 4 Agustus 2013 17

Gambar 3. Format Edaran Undangan Sumber : Wursanto (2006: 164) dalam Sedianingsih (2010: 166) Undangan rapat dapat juga dibuat untuk perorangan sehingga setiap peserta mendapat undangan. Contoh format surat undangan perorangan tampak pada gambar 04.

PT MANUNGGAL JAYA GROUP Jl. A.M. Sangaji 12 A Yogyakarta

 Nomor

: ...................................

Lampiran

: ...................................

Hal

: ...................................

(tanggal surat)

Yth ...................................................... .............................................................. ..............................................................

...................................................................................................................................................

Contoh bentuk edaran undangan yang lain tamapak pada gambar di bawah ini: ...................................................................................................................................................

Gambar 4. Format Surat Endangan Sumber : Wursanto (2006: 166)

2) Rapat ekstern Untuk rapat ekstern yang dihadiri oleh para pejabat dari luar instansi,

undangan

harus

menggunakan

betuk

undangan

pada

umumnya,dengan kartu undangan, atau menggunakan bentuk panggilan melalui surat kabar. Berikut ini contoh beberapa bentuk surat undangan 18

dengan kartu undangan (Gambar 05) dan panggilan (Gambar 06 dan Gambar 07) yang ada dalam buku Administrasi Kesekretariatan (2010: 167-168). Lambang Negara RI

MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara untuk  bersama-sama Bapak Presiden Republik Indonesia Beserta Ibu .............................

Pada Acara .......................................................................................................................... ................................................................................................................... ........................................................................................................... Hari ................. tanggal ....................... pukul ............ Bertempat di ............................ , Jakarta.

Gambar 5. Kartu Undangan Sumber : Wursanto (2006:169)

19

PANGGILAN

RAPAT DEWAN KOMISARIS PT PERUSAHAAN DAGANG “MURNI”

Hari

: Kamis

Tanggal

: 28 Agustus 2003

Waktu

: Pukul 11.00

Tempat

: Restoran Istana Naga, Jl. Gatot Subroto Kav. 12, Jakarta

Acara

: 1. Pembukaan 2. Progress Report 2002 3. Pembahasan Rugi/Laba 2003 4. Lain-lain

DIREKSI

Gambar 6. Panggilan Rapat Dewan Komisaris Sumber : Wursanto (2006:167)

20

PANGGILAN

RAPAT UMUM LUAR BIASA PARA PEMEGANG SAHAM PT TATA NIAGA

Para pemegang saham Perseroan Terbatas PT TATA NIAGA diundang untuk menghadiri Rapat Umum Luar Biasa PARA Pemegang Saham perseroan yang akan diadakan pada: Hari

: Kamis

Tanggal

: 3 Agustus 2003

Waktu

: Pukul 09.00

Tempat

: Kantor Perseroan, Jl. Telepon Kota 15, Jakarta

Acara

: 1. Pembukaan 2. Penggantian Pengurus 3. Penambahan Modal 4. Penutup

Sesuai ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar perseroan, rapat ini diadakan khusus atas pertimbangan direksi mengingat pentingnya untuk segera mengambil keputusan mengenai hal-hal tersebut di atas.

Direksi PT TATA NIAGA

Gambar 7. Panggilan Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham Sumber: Wursanto (2006: 168)

21

f) Menyiapkan daftar hadir peserta rapat/ pertemuan Informal meeting tidak memerlukan daftar hadir. Daftar hadir diperlukan  jika rapat yang didakan adalah formal meeting. Jika peserta rapat berasal dari  berbagai wilayah dan cabang dipisahkan jarak yang cukup jauh, sebaiknya lakukanlah konfirmasi melalui telepon, fax, atau email, berapa jumlah anggota yang akan hadir disertai dengan identitas mereka. Daftar hadir in juga akan membantu bagi orang yang ditugaskan untuk mengatur transportasi yang mungkin diikuti dengan penjemputan para peserta rapat dan akomodasi. Contoh daftar hadir rapat dapat dilihat pada tabel 01 di bawah ini. Tabel 1. Daftar Hadir Rapat Laporan Bulanan Direksi dan Manajer 17 Desember 2007  No

Nama

Jabatan

01.

Anindita Mustika

Direktur

Tanda Tangan

Keuangan 02.

Astra Renata

Manajer

Diklat-

SDM 03.

Ryandhika A. Ryantha

Direktur Produksi

g) Mempersiapkan bahan rapat, yang berupa: (1) Hasil rapat yang lalu. (2) Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas. (3) Peraturan pperundangan yang diperlukan. (4) Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan dan menyediakan serta melayani keperluan peserta rapat. (5) Alat perlengkapan rapat h) Mempersiapkan peralatan rapat. Alat yang harus disediakan, yaitu: a. Alat tulis kantor (misalnya pulpen, pensil, kertas, buku tulis/ block note)  b. Stopmap; c. Stapler; d. Buku-buku referensi; 22

e. Penggaris; f.

White board  lengap dengan spidol dan penghapus;

g.  Lasser pointer ; h. Mesin tik atau komputer atau notebook yang lebih praktis; i.

Sound system;

 j.

Wireless microphone;

k.  Name tag  untuk peserta; l.

Overhead projector ;

m. Tape recorder  untuk merekam rapat dan kaset kosong (bila perlu); dan n. Informasi atau data dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan  berapa jumlah barang yang dibutuhkan. i) Mengatur petugas konsumsi dan akomodasi Menurut Nani Nuraeni (2008: 49) konsumsi dan akomodasi merupakan dua hal yang tidak bisa diabaikan dalam rapat. Konsumsi disediakan disesuaikan dengan lamanya rapat. Jika hanya beberapa jam cukup snack dan kopi, teh atau air mineral. Namun,  jika berlangsung seharian, perlu disediakan makanan berat untuk makan siang. Akomodasi perlu dipersiapkan terutama jika rapat dilaksanakan di luar kantor atau mengundang pihak lain di luar karyawan perusahaan/ organisasi.  j) Pengelolaan konsumsi, akomodasi, dan kesehatan Menurut Nani Nuraeni (2008:50) sekecil apa sekecil dan se-non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi perlu mendapat perhatian. Berikut beberapa hal yang bisa dijadikan acuan dalam mempersiapkan konsumsi dan akomodasi rapat : a. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada situasi kondisi dan keuangan perusahaan serta lama waktunya rapat yang digelar.  b. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. c.Jika rapat direncanakan berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumsi. Biasanya penyajian konsumsi dilakukan dibagi menjadi dua bagian, yaitu 23

makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break . Coffee break   pertama diberikan satu jam setengah sebelum lunch  (biasanya jam sebelas-an) dan coffee break  kedua diberikan sesaat sebelum shalat Ashar (sekitar jam lima belas-an)

d. Jika rapat diselenggarakan di dalam areal perusahaan, akomodasi biasanya berupa “uang transport” kepada peserta rapat. Namun, jika rapat diselenggarakan di luar

 perusahaan atau bahkan di luar kota, akomodasi diberikan dalam bentuk layanan  pemberian penginapan gratis beserta uang transport. Alangkah baiknya apabila angkutan dari tempat

tinggal (penginapan) peserta rapat ke tempat rapat, sudah

disediakan kendaraan khusus. e. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini, yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat untuk menginap adalah sekretaris. f.Kesehatan(http://www.manajemen pelayanankesehatan.net/images/modul_softskills/rapat%20yang%20efektif.pdf , 16 Oktober 2013)

Termasuk di dalamnya menu makanan,obat-obatan, dan apabila dipandang perlu disiapkan dokter,apabila sewaktu-waktu peserta rapat memerlukan perawatan mendadak 2. Kegiatan saat rapat berlangsung

Menurut Sedianingsih, dkk (2010: 170) kegiatan pada saat rapat berlangsung meliputi: a. Memastikan para staf sekretariat yang bertugas dalam pelaksanaan datang lebih awal. Lakukan cek ulang tata letak meja kursi,ruangan dan segala fasilitas termasuk map materi tersusun rapi.  b. Memastikan bahwa ada koordinasi antara ketua rapat, notulis, sekretaris, para staf sekretariat, dan administrasi lain (misalnya, bagian perlengkapan atau urusan rumah tangga) di dalam perusahaan/ organisasi yang bertugas dalam pelaksanaan rapat. Resepsionis harus diberitahu bahwa ada rapat tertentu yang sedang  berlangsung dan para peserta rapat harus dijaga tidak terganggu oleh telepon atau tamu yang akan menemui. Hanya informasi yang sangat mendesak dan  pentingyang dapat menginterupsi peserta rapat. c. Mengedarkan daftar hadir pada saat rapat dimulai atau meminta peserta rapat mengisi daftar hadir sebelum rapat dimulai di depan pintu ruang rapat. Mencatat 24

 peserta rapat yang telah memberi tahu sebelumnya bahwa ia berhalangan hadir atau menyerahkan surat izin dan segera melaporkan kepada ketua rapat. Jika  pertemuan/ rapat mengundang ratusan peserta/ konferensi (seminar), daftar hadir diubah menjadi buku registrasi tamu atau lembar registrasi peserta. Kadangkadang peserta diwajibkan memakai kartu identitas mereka. d. Mendistribusikan makalah rapat (laporan, proposal) dan bahan lain yang digunakan dalam diskusi pertemuan tersebut ( misalnya, gambar grafik, usulan tertulis, dan lain-lain) yang biasanya disampaikan oleh beberapa peserta rapat. Dengan demikian, seluruh pesan rapat dapat mengikuti jalannya diskusi. e.  Notulis harus sudah siap di tempat sebelum rapat dimulai. Notulis adalah peserta yang duduk atau hadir dalam ruangan rapat yang ditunjuk untuk mencatat  jalannya diskusi rapat. Lembar kerangka notula (notulen) dilengkapi dengan judul topik berdasarkan agenda. Notulis bertugas mencatat garis besar/ ringkasan isi  pembicaraan di antaranya berupa usulan-usulan yang disampaikan, jumlah orang yang menyatakan setuju atau menolak usulan (bila ada), komentar atau tanggapan yang muncul terhadap laporan yang disampaikan oleh peserta, dan keputusan yang diambil, serta mencatat siapa saja yang ditunjuk untuk melakukan tugastugas tertentu dalam pertemuan tersebut. f. Mengusahakan agar rapat berlangsung sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Sangat penting bahwa seorang staf sekretaris yang bertugas dalam pelayanan rapat menyiapkan agenda khusus untuk ketua rapat (agenda ketua rapat) dilengkapi dengan alokasi waktu tiap-tiap topik. Hal ini untuk mengingatkan ketua, agar dapat mengendalikan waktu yang digunakan dalam diskusi. Apabila dianggap penting dan perlu perpanjangan waktu, sebaiknya harus mendapat  persetujuan dari sleuruh peserta rapat.

3. Kegiatan sesudah rapat

Dalam buku Administrasi Kesekretariatan (Sedianingsih,dkk, 2010: 171-174) dijelaskan bahwa kegiatan sesudah rapat biasanya meliputi:

25

a. Memastikan semua hal penting tercatat dalam draf/ konsep notula. Apabila ada informasi yang terlewat, tanyakan kembali kepada ketua atau peserta rapat yang tadi mengajukan usulan.  b. Memeriksa atau cek ulang ruangan rapat, pastikan semua dokumen penting, catatan para peserta rapat tidak tertinggal di meja ruang rapat. c. Jika ada peserta rapat yang berasal dari luar kota, staf administrasi yang  bertugas mengurus akomodasi, tiket, dan surat-surat penting lainnya yang  berkaitan dengan peserta tersebut agar segera diutus/ diselesaikan dengan dengan baik, sebelum peserta meninggalkan ruangan rapat. Transportasi dan  penjemputan perlu dipersiapkan jika peserta rapat beraasal dari luar kota atau  jika rapat diadakan di luar lokasi perusahaan. Pemesanan tiket dilakukan oleh  peserta atau penyelenggara rapat/ pertemuan, demikian juga dengan  pemesanan kamar penginapan hotel. d. Membuat catatan rapat (notula) yang berisi: (1) Judul rapat yang diselenggarakan; (2) Bila terdiri atas kelompok, perlu menyebutkan nama-nama kelompok; (3) Tanggal, waktu, dan tempat rapat diselenggarakan; (4) Nama jenis rapat; (5) Nama peserta dan nama instansi; dan (6) Catatan dari sleuruh kegiatan rapat. e. Mengetik draf/ konsep notula berikut koreksinya bila ada, sehingga hasil akhir  pengetikan notula dapat segera didistribusikan kepada semua peserta rapat setelah ditandatangani oleh ketua rapat. f. Pada acara pertemuan/ rapat yang diadakan dengan tema khusus/ spesial diperlukan penghargaan yang dibagikan kepada peserta/ tamu tertentu saja, misalnya piagam penghargaan, souvenir, kartu ucapan terima kasih, dan lainlain. g. Mengarsip dokumen rapat, memisahkan naskah/ laporan penting dan rahasia dari hasil rapat, untuk menghindari kebocoran informasi atau niat tidak baik dari pihak lain yang bertujuan untuk mengubah keputusan atau data yang telah tercatat. Anjuran yang perlu dipertimbangkan bagi para staf sekretariat 26

adalah mengarsip semua notula rapat yang telah dihasilkan dengan menggunakan sistem penyimpanan kronologis (urutan tanggal, bulan, dan tahun). h. Mengirimkan surat pemberitahuan khusus kepada para peserta rapat yang mendapat tugas untuk menindaklanjuti keputusan atau segera melakukan tindakan yang sudah ditetapkan dalam rapat. Surat ini untuk mengingatkan kembali (reminder) para peserta rapat agar tidak lupa akan kewajibannya dan memasukkan tugas-tugas tersebut ke dalam rencana kerjanya setelah rapat usai. i.

Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan yang telah dikeluarkan untuk keperluan rapat/ pertemuan tersebut, khususnya bila pertemuan/ rapat diadakan lebih melibatkan banyak peserta dan bentuk pertemuan juga di luar rapat biasa/ reguler.

 j.

Membuat daftar kegiatan tindak lanjut setelah rapat usai sangat dianjurkan  bbagi para staf kesekretariatan. Daftar ini penting untuk mencegah agar tidak melupakan apa saja yang harus dilakukan para kesekretariatan setelah rapat selesai. Daftar kegiatan ini berisikan tugas-tugas yang belum diselesaikan,  pembagian tugas, dan batas tanggal penyelesaian tugas. Contoh daftar hadir dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Daftar Tindak Lanjut Kegiatan Setelah Rapat Tanggal 3 Juni 2003

 No Kegiatan

01

02

03

Tanggal

Jawab

Pelaksanaan

Mengirim notula bagi peserta Sunarto/ yang berhalangan hadir.

bagian

ekspedisi

Mengirim kartu ucapan terima

4 Juni 2013

Stela/ resepsionis

3-4 Juni 2013

Donita/ sekretaris

4-5 Juni 2013

kepada Manajer Produksi agar Donita/ sekretaris

4-5 Juni 2013

kasih bagi peserta/ tamu khusus Membuat

laporan

 pertanggungjawaban keuangan Surat pemberitahuan/

04

Penanggung

 perubahan

rencana

memo

produksi 27

hasil keputusan rapat dikirim ke kantor pusat 17 Juni...dst Dengan demikian maka dapatlah dikemukakan bahwa dalam mempersiapkan rapat resmi diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Persiapan ruangan. 2. Persiapan administrasi meliputi: (a) Menyusun agenda rapat. (b) Menyusun acara rapat. (c) Menentukan peserta rapat. (d) Membuat surat undangan atau pemberitahuan kepada anggota. (e) Mempersiapkan daftar hadir peserta. (f) Mempersiapkan bahan rapat. (g) Mempersiapkan peralatan rapat. (h) Membuat catatan rapat (notula) yang berisi: 

Judul rapat yang diselenggarakan;



Bila terdiri atas kelompok, perlu menyebutkan nama-nama kelompok ;



Tanggal, waktu, dan tempat rapat diselenggarakan;



 Nama jenis rapat;



 Nama peserta dan nama instansi; dan



Catatan dari seluruh kegiatan rapat.

(i) Mengirimkan hasil rapat. (j) Mengadakan tindak lanjut.

G. Pembuatan Notula

Menurut Sedarmayanti (1997:114) dalam Sedianingsih (2010: 176-177), “Notulen adalah risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat, yang perlu dicatat hanya bagian yang penting saja.” Menurut Sumarto dan Dwiantara (2000: 102) dalam

Sedianingsih (2010:176): (1) Notula adalah catatan ringkas tentang pembicaraan yang berlangsung dalam rapat. Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. 28

(2) Bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas, bagaimana jalannya rapat, serta keputusan apa yang telah disepakati. (3) Notula dapat untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. (4) Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui pimpinan. Berdasarkan definisi di atas, tampak adanya penyebutan yang tidak sama tentang risalah rapat. Ada yang menyebutnya sebagai notulen dan ada pula yang menyebutnya sebagai notula. Sebelum membuat notula, sekretaris harus mengerti jenis rapat yang akan diselenggarakan, materi yang akan dibahas, dan keterangan-keterangan lain. Posisi tempat duduk notulis yang  biasa dilakukan oleh sekretaris, biasanya dekat dengan pimpinan agar sekretaris dapat menebar  pandangan ke seluruh peserta dan dapat melihat siapa yang berbicara. 1. Pembuatan Notula

Setelah rapat selesai, sebaiknya dibuat notula rapat sebagai alat bantu ingatan/ bukti hasil rapat. Menurut Sumarto dan Lukas (2000: 104) dalam Sedianingsih, dkk (2010: 177-178), agar suatu notula dapat disusun dengan baik, sekretaris perlu mengadakan  persiapan-persiapan dalam pembuatan notula, yaitu: a. Sediakan alat tulis, kertas, dan penghapus atau stippo (tipp-ex). Saat ini sudah digunakan  personal computer atau notebook atau laptop untuk menyusun notula. Hal ini akan memudahkan notulis karena tidak perlu menulis kembali

pada

komputer.  b. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis. c. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai. d. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat. Selanjutnya, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula (Sedianingsih, dkk, 2010: 178): a.  Notula hendaknya ringkas tetapi jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang lengkap.  b.  Notula dibuat bukan berdasarkan hasil pemikiran notulis, namun benar-benar  berdasarkan hasil pembicaraan peserta rapat. c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara  penulisannya agar tidak membingungkan. 29

d. Dalam penyusunan notula dibedakan mana materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang berupa keputusan. e. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan sehingga mudah dipahami. f.  Notula yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notula awal. Dengan demikian, notula tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir. Menurut Sumarto dan Dwiantara (2000: 104) dalam buku Administrasi Perkantoran (Sedianingsih, dkk, 2010: 178),” Isi notula suatu rapat dapat berbeda-beda antara notula

yang satu dengan yang lain, namun pada dasarnya rincian bagian-bagian notula secara umum tidak jauh berbeda.” Masih dalam buku yang sama ,menurut Sedarmayanti (1997:

114) dan Sumarto dan Dwiantara (2000: 104), secara rinci isi notula rapat adalah sebagai  berikut: a. Judul/topik. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.  b. Waktu dan tempat. Hari, tanggal, tempat, serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat. c. Sifat rapat. d. Pemimpin (ketua) dan sekretaris (merangkap sebagai notulis). e. Jumlah yang diundang. Hadir

: ..........

Tidak Hadir : ..........  Nama peserta disebutkan dalam daftarhadir dan dilampirkan, demikian pula nama  peserta yang tidak hadir dilampirkan dalam notula. f. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya. g. Susunan acara rapat (sebut secara berurutan). h. Ringkasan jalannya rapat (acara pertama sampai penutup). i.

Hasil rapat. 30

 j.

Hal-hal lain yang ikut dibicarakan dalam rapat.

k. Catatan khusus. l.

Pengesahan notula harus ada nama dan tanda tangan pemimpin dan notulis rapat (di bagian paling akhir). Untuk peserta rapat, apabila nama peserta kurang dari 10 orang dapat langsung disebutkan pada notula tersebut, namun jika lebih dari 10 orang dapat dibuatkan daftar tersendiri yang merupakan lampiran notula. Nama peserta dapat dilengkapi dengan gelar masing-masing peserta yang diundang. Orang yang diundang tapi tidak dapat hadir perlu dituliskan pula namanya. Untuk pemimpin rapat, biasanya hanya satu orang, namun tidak menutup kemungkinan rapat dipimpin secara berantai oleh beberapa orang karena membutuhkan orang-orang khusus yang berkaitan langsung dengan topik  pembahasan, misalnya: Bapak Rendra (pimpinan)

pukul 08.00 s/d 09.00

Ibu Rima (manajer pemasaran)

pukul 09.00 s/d 10.00

Bapak Hadi (manajer produksi)

pukul 10.15 s/d 11.15

Hasil rapat perlu disebutkan walaupun tidak ada keputusan. Bila rapat tersebut merupakan rapat rutin, keputusan mungkin dapat diambil setelah  beberapa kali mengadakan rapat. Hal-hal khusus merupakan bagian terpisah dari acara rapat, misalnya berupa kesepakatan mengenai rapat berikutnya (hari, tanggal, tempat rapat) atau hal-hal penting yang membutuhkan perhatian khusus setiap pembaca notula (Sedianingsih,dkk, 2010:179-180). Menurut sedarmayanti (1997: 115) dalam Sedianingsih,dkk ( 2010:180), ada  beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat notula, yaitu: a. Setiap apa yang dibicarakan hendaknya disebut pembicaranya. Contoh: Saudara Setiadi mengemukakan, bahwa ................................................. Ketua menyetujui usul tersebut dan .............................................................  b. Bila rapat diselenggarakan secara berkala, maka notula hendaknya diberi nomor (I, II, dan seterusnya).

31

c. Setelah

selesai

rapat,

bila

perlu

notula

disempurnakan

dan

disahkan

(ditandatangani oleh ketua rapat), untuk kemudian dibagikan kepada peserta rapat, agar diketahui dan dijadikan sebagai bahan pemikiran selanjutnya. d. Agar seluruh keputusan yang telah disepakati dalam rapat dapat dijadikan  pegangan bersama, maka notula perlu dijadikan bukti/ pedoman. e. Keputusan yang telah disepakati hendaknya dicatat secara teliti. f. Waktu dimulai dan ditutupnya rapat hendaknya dicantumkan.

2. Fungsi Notula

Dalam buku Administrasi Kesekretariatan (Sedianingsih, dkk, 2010: 180), Ernawati menyebutkan bahwa ada berbagai macam fungsi notula, yaitu: a. Sebagai dokumen dan alat alat pembuktian. Notula dapat dipakai sebagai bahan  pembuktian di pengadilan seperti: 1) Pendaftaran sebuah yayasan. 2) Saat perubahan bentuk atau pembubaran yayasan atau perseroan. Contoh-contoh notula

Contoh 1:

 NOTULA Rapat Pemilihan Ketua Jurusan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Bandung, Periode tahun 2007 I . WAKTU Hari

: Senin

Tanggal : 10 Januari 2007 Waktu : 09.00-11.30 Tempat : di Ruang 321 II. ORGANISASI Ketua

: Direktur Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi

Sekretaris : Wakil Direktur 32

Hadir

: ..................

Tidak hadir : .................. (lihat daftar hadir) III. ACARA

: (1) Pendahuluan (2) Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon ketua jurusan. (3) Pemilihan calon ketua jurusan (4) Tanya jawab dan lain-lain. (5) Pentup

IV. RISALAH PEMBICARAAN Acara i

: (1) Pukul 09.00 rapat dibuka oleh sekretaris (2) Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir. (3) Sekretaris membacakan jadwal pemilihan ketua jurusan.

Acara ii

: Ketua menjelaskan:

a. Syarat calon ketua jurusan  b. Pemilihan ketua jurusan. c. Prosedur pencalonan. d. Prosedur pertimbangan. e. Prosedur penetapan.

Acara iii

: Pemilihan ketua jurusan a. Berdasarkan SK Direktur Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi No 25/ IV/ 1988, Pasal 3, terdapat lima orang dosen yang dapat dicalonkan, yaitu: (1) Dr. Abu Bakar, M.Si (2) Dr. Nina Prastowo, M.Sc (3) Dr. Puji Sunarto,MBA (4) Dr. Pramuji, S.H. (5) Dr. Sulasmono, M.Pd

 b. I) Dr. Abu Bakar, M.Si tidak bersedia dicalonkan.

33

ii) Dr. Nina Prastowo, M.Sc dan Dr. Puji Sunarto, MBA menjabat sebagai dosen tetap STIE, sehingga tidak mungkin dicalonkan. iii) Dua orang calon yang dapat diajukan adalah Dr. Pramuji, S.H. dan Dr. Sulasmono, M.Pd Acara iv

: Tanya jawab 

Dr. Nina Prastowo, M.Sc. menanyakan prosedur pertimbangan dan  penetapan ketua jurusan.



Dr. Sulasmono, M.Pd menanyakan kemungkinan di masa yang akan datang.

Acara v

: Penutup Tepat pada pukul 11.30 rapat

ditutup oleh Direktur dengan ucapan

terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan Ketua,

Prof.Dr. Koen Suprapto, M.A.  NIP: 2523125

Bandung, 10 Januari 2013 Sekretaris,

Dr. Koesoemadinata, MBA NIP 2523110

Sumber: Sedarmayanti (1997: 115) dalam Sedianingsih (2010: 181-182)

Contoh 2:

34

 NOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARAN RAPAT KOORDINASI MANAJEMEN STIE TRIGUNA BOGOR Hari, tanggal

: Selasa, 13 Januari 2007

Tempat

: Ruang Sidang Triguna Bogor

Waktu rapat Hadir

: Pukul 09.00-12.00 : i. Bp. Agus Goenawan, Ketua STIE Triguna Bogor ii. Bp. Ginting, Pembantu Ketua I iii. Bp. Sugeng, Pembantu Ketua II iv. Bp. Gerald, Pembantu Ketua III v. Ibu Ellya, Direktur Pemasaran vi. Bp. Henry G, Manajer Training. vii.Ibu Siska, Kepala BAAK viii. Bp. Philips, Kepala Lab. Komputer ix. Ibu Ira N, Sekretaris Pimpinan

Berhalangan

: Ibu Marlina, Kepala Biro Administrasi Umum

Pemimpin Rapat : Bp. Agus Goenawan, Ketua STIE Triguna Bogor. AGENDA RAPAT dan KEPUTUSAN RAPAT 1. Pengangkatan Asisten Pemasaran Bp. Henry G. Melaporkan bahwa Nn. Layla telah menyatakan kesediannya menjabat sebagai asisten pemasaran terhitung mulai 1 Februari 2007 mendatang. 2. Pengangkatan Asisten Laboratorium Komputer

35

Setelah dibahas, disetujui Bp. Simanjutak diterima sebagai asisten laboratorium komputer, dan kepada Bp. Henry G, diinstruksikan untuk mengangkatnya terhitung 15 Februari 2007. 3. Penawaran harga dari Prima Computer Diketahui oleh sidang bahwa penawaran harga dari Prima Computer untuk LCD Projector 1500 Ansi Lumens adalah $ 1.250,00 dan pihak STIE Triguna Bogor akan meminta penawaran lain sebagai bahan pertimbangan. Bapak Philips diminta untuk mendapatkan penawaran dari beberapa perusahaan lain, laporannya

agar segera

diberikan kepada ketua. 4. Program Training PT Global Bogor Dikemukakan kepada sidang oleh Ibu Ellya, adanya permintaan training masalah manajemen dari PT Global Bogor. Ditugaskan kepada Bp. Henry G. Untuk mengadakan survei kebutuhan konsumen terlebih dahulu. Disetujui untuk menunda keputusan mengenai program training yang akan ditawarkan sampai rapat manajemen STIE Triguna Bogor yang berikutnya. Ibu Ellya diminta bekerja sama dengan Bp. Henry G untuk memberikan laporan lengkap. 5. Rencana mendirikan Koperasi Karyawan Setelag diadakan pembahasan yang mendalam, disetujui agar direktur personalia: 

Membahas secara mendalam kemungkinan mendirikan koperasi karyawan dengan  para wakil karyawan.



Menyampaikan kepada para wakil karyawan bahwa manajemen STIE Triguna Bogor  pada prinsipnya tidak berkeberatan didirikannya koperasi karyawan.



Melaporkan hasil pembicaraan dengan para wakil karyawan kepada rapat manajemen STIE Triguna Bogor berikutnya.

6. Any Other Business: 

Ibu Siska mengusulkan agar Bp. Rudimin diangkat sebagai asisten utama BAAK. Ibu Siska diminta untuk menyusun laporan lengkap mengenai Bp. Rudimin supaya dapat dipertimbangkan dalam rapat manajemen STIE Triguna Bogor berikutnya.



Bp. Philips melaporkan bahwa ia mendapatkan penawaran fasilitas dan akomodasi gratis training direct selling  di Singapura.

36

Disetujui bahwa rapat berikutnya akan diselenggarakan pada tanggal 25 Janyari 2007,



 pukul 14.30 di ruang sidang Triguna Bogor. Rapat ditutup tepat pada pukul 12.00

Mengetahui dan mengesahkan,

Bogor, 20 Januari 2007

Agus Goenawan

Notulis,

Ketua

Ita Novianti Sekretaris

Sumber : Sedarmayanti dalam Sedianingsih (2010: 183)

Contoh 3:

 NOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARAN PT SERASEHAN, JAKARTA Hari, Tanggal

: Selasa, 15 Juni 2007

Tempat

: Ruang Kepala Bagian Pemasaran (R 305)

Sifat Rapat

: Rutin

Waktu Rapat

: Pukul 08.00-12.00

Peserta Rapat

: 1) Kurnia Sandi (Kepala Bagian Pemasaran)

1) Endang Kurniawati ( Kepala Pemasaran Wilayah I) 2)  Noviar Marzuki (Kepala Pemasaran Wilayah II) 3) Achmad Rifai (Kepala Pemasaran Wilayah III) 4) Ricko Hartanto (Kepala Pemasaran Wilayah IV) Pemimpin Rapat

: Kurnia Sandi (Kepala Bagian Pemasaran)

Moderator

: Biran Kartarajasa (Wakil Kepala Bagian Pemasaran)

 Notulis

: Evi Susanti (Sekretaris)

Acara Rapat

: i) Pembukaan 37

ii) Laporan masing-masing wilayah iii) Analisis permasalahan per wilayah iv) Tanya jawab v) Penutup

AGENDA RAPAT dan KEPUTUSAN RAPAT

1. Wilayah I i.

Permasalahan Permasalahan Wilayah I adalah pemasaran tidak sesuai target. Target pemasaran naik 15 % dari bulan sebelumnya, sementara pencapaian hanya 12,5 %. Ibu Endang Kurniawati  berpendapat, bahwa penurunan ini disebabkan adanya bencana alam pada minggu terakhir sebelum laporan dibuat. Beliau yakin, bila tidak ada permasalahan tersebut, target pemasaran dapat dicapai.

ii.

Pemecahan masalah Bapak Kurnia Sandi memaklumi alasan tidak tercapainya target pemasaran, dan beliau memutuskan bahwa target pemasaran untuk bulan berikutnya naik menjadi 17,50 %. Bila hal itu dapat dicapai beliau akan memberikan bonus khusus 50% lebih tinggi daripada  bonus normal.

2. Wilayah II i.

Permasalahan a. Target pemasaran tercapai, tetapi pasar sudah jenuh. Menurut perkiraan Bapak  Noviar Marzuki kemungkinan besar target bulan depan bila masih sama tidak akan tercapai. Beliau meminta saran kepada forum rapat untuk mengatasi maslaah tersebut.

ii.

Pemecahan masalah a. Setelah diadakan perundingan, forum rapat memutuskan mengutus Bapak Biran Kartarajasa (Wakil Kepala Bagian Pemasaran) untuk mendampingi Bapak Noviar Marzuki mengidentifikasi faktor-faktor kejenuhan pasar. Hasil identifikasi dibicarakan pada rapat bulan yang akan datang.

3. Wilayah III

38

Tidak ada masalah bahkan melampaui target. Bulan yang akan datang target dinaikkan 15%. Diberikan bonus khusus karena tiga kali berturut-turut mencapai target. Bonus diberikan 2 % dari angka penjualan. 4. Wilayah IV Tidak ada masalah khusus, target pemasaran terlampaui, tetapi Bapak Ricko Hartanto belum  berani menambah jumlah target karena masih relatif baru memegang posisi ini. Forum menyetujui usulan beliau. Catatan khusus: a. Bapak Kurnia Sandi memberi tugas khusus kepada Bapak Achmad Rifai dan Ibu Endang Kurniawati untuk membuat inovasi produk baru. Inovasi tersebut diberikan paling lambat tiga minggu setelah rapat bulanan ini dan dibicarakan pada rapat bulan berikutnya.  b. Pada rapat bulan yang akan datang Bapak Kurnia Sandi mendapatkan tugas lawatan ke Jepang, sehingga beliau menugaskan wakilnya, Bapak Biran Kartarajasa untuk menggantikannya. Rapat ditutup tepat pada pukul 12.00 Jakarta, 20 Juni 2007 Mengetahui Ketua Rapat,

Notulis,

Kurnia Sandi

Evi Susanti

Ketua

Sekretaris

Sumber: Sedianingsih, dkk (2010:183-185)

3) Memberikan kekuatan hukum dalam perubahan statue. 4) Penentuan pihak-pihak yang berhak menandatangani. 5) Membahas keputusan-keputusan sebelumnya. 2) Sebagai sumber informasi bagi peserta yang absen. 3) Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya. 4) Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat. Dalam hal ini notula dipakai untuk mengingatkan catatan atau hal-hal pokok yang telah dibicarakan dalam rapat terdahulu. 39

5) Sebagai dokumen. Notula sebaiknya disusun secara rapi menurut kronologis dan dijilid rapi lalu disimpan dengan baik menurut aturan pengarsipan. 6) Sebagai alat untuk rapat semu. Ini dimaksudkan bahwa notula yang dibuat untuk memenuhi ketentuan, yang mana rapat yang rapat yang dimaksud tidak pernah diselenggarakan. Biasanya dapat dikonsultasikan dengan seorang ahli hukum dalam  pembuatan notulanya. Oleh karena itu, dalam rapat ekstern dan rapat resmi haruslah ada notula selain sebagai dokumen dan alat pembuktian, juga sebagai dasar untuk pertemuan rapat selanjutnya. (Sedianingsih,dkk (2010:186).

H. Pengaturan Ruang Rapat

Menurut Wursanto (1987: 155) dalam Sedianingsih (2010: 174-175), tata ruang rapat, khususnya untuk rapat ekstern, perlu diperhatikan hal-hal berikut antara lain: 1. Cahaya/ penerangan. Perlu diperhatikan apakah ruangan rapat menggunakan penerangan  buatan (lampu) atau menggantungkan cahaya dari sinar matahari (cahaya alam). Ruangan yang hanya menggantungkan penerangan dari sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar. 2. Ventilasi udara. Usahakan dalam ruangan banyak udara masuk melalui lubang angin/  jendela kecuali ruangan yang menggunakan AC, agar tidak cepat melelahkan para peserta rapat. 3. Mematikan lampu penerangan dan alat bantu yang didengar dan dilihat (audiovisual aid) dapat dioperasikan dengan baik. 4. Pemasangan spanduk pertemuan/ rapat. Apabila materi rapat khusus dan mengundang rombongan peserta rapat khusus. Pemasangan rambu peringatan, misalnya, “HARAP TENANG ADA RAPAT”, “MEETING IN PROGRESS”, di lorong depan ruang rapat.

Persiapan katering,  snack   atau ada juga yang menggunakan istilah refreshment disesuaikan dengan jam saat rapat berlangsung. Persiapkan sejumlah map yang berisi materi rapat, misalnya laporan, proposal, grafik, dan lain-lain. 5. Pengaturan tempat duduk. Pengaturan tempat duduk pada prinsipnya ditentukan oleh  jumlah peserta rapat, luas ruangan rapat, dan tingkat interaksi yang diinginkan. Ada  beberapa cara pengaturan tempat duduk untuk rapat. Menurut Wursanto ( 1987: 156), 40

Herimanto dan Indrojiono (2005: 207), bentuk-bentuk pengaturan meja dan kursi tampak seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini: 1. Bentuk setengah lingkaran

2. Bentuk lingkaran

3. Bentuk U

41

4. Bentuk kelas

5. Bentuk empat persegi panjang

Gambar 8. Penataan meja dan kursi rapat Sumber: Wursanto (1987: 156), Herimanto dan Indrojino (2005: 207) dalam Sedianingsih, dkk (2010: 176)

Menurut Sedianingsih, dkk (2010: 175) bahwa bentuk Huruf “U” merupakan bentuk

 penataan atau pengaturan tempat duduk yang cocok untuk rapat informal. Bentuk pesergi  panjang dan lingkaran lebih cocok untuk gaya konferensi atau teamwork. Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai, dan cocok untuk menimbulkan semangat teamwork. Selanjutnya, pengaturan layout ruangan rapat dengan bentuk kelas atau gaya kuliah adalah cocok untuk jumlah peserta rapat yang banyak.

42

Alat perlengkapan rapat

Agar rapat dapat berlangsung dengan baik, hendaknya peralatan rapat disiapkan sebelum rapat dimulai. Pergunakanlah peralatan yang cukup memadai agar rapat berlangsung secara efektif. Alat yang perlu disiapkan misalnya : -

Sound system

-

Wireless microphone

-

Papan tulis berikut perlengkapannya, seperti : kapur putih, kapur warna, penghapus,  penggaris, tongkat penunjuk.

-

Overhead projector   yaitu alat yang dapat memproyeksikan pada layar,tulisan,gambar

yang ditulis di atas plastik dengan tulisan spidol. -

Alat-alat tulis, yang terdiri dari : a. Mesin ketik  b. Mesin hitung c. Mesin pengganda d. Pensil e. Bolpoint f. Buku tulis g. Kertas (HVS,kertas stensil,kertas berganda) h. Stopmap i.

Snellhechter

 j.

Ordner

43

BAB III KESIMPULAN

1. Rapat adalah suatu pertemuan yang dilaksanakan oleh organisasi untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan bersama atau kepentingan organisasi dengan cara musyawarah untuk mufakat. 2. Alasan diselenggarakan rapat : a. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran  b. Materi yang dibicarakan bersifat rahasia c. Masalah merupakan subject matter d. Pemimpin memberi kesempatan bawahan untuk menyampaikan pendapat e. Masalah yang harus diseleseikan melalui rapat f. Adanya jadwal rapat yang telah ditentukan 3. Fungsi rapat secara umum adalah untuk memecahkan masalah dengan cara demokrasi yakni melibatkan peserta rapat untuk menyampaikan pendapatnya. Selain itu juga  berfungsi sebagai sarana bernegosiasi dan memenuhi ketentuan hukum yang ada. 4. Tujuan rapat yaitu : a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.  b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. c. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. d. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. f. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ). 5. Macam-macam Rapat a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia jenis rapat meliputi: 1) Rapat akbar 2) Rapat anggota 3) Rapat kerja 4) Rapat kilat 5) Rapat lengkap 44

6) Rapat paripurna 7) Rapat terbuka 8) Rapat tertutup  b. Menurut Sedarmayati, rapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu rapat formal dan informal. c. Menurut Wursanto, rapat dibedakan menjadi: 1) Menurut tujuannnya : a) Rapat penjelasan  b) Rapat pemecahan masalah c) Rapat perundingan 2) Menurut sifatnya : a) Rapat formal  b) Rapat informal c) Rapar terbuka d) Rapat tertutup 3) Menurut jangka waktunya : a) Rapat mingguan  b) Rapat bulanan c) Rapat semesteran d) Rapat tahunan 4) Menurut frekuensinya : a) Rapat rutin  b) Rapat incidental d. Menurut Sumarto dan Dwiantara 1) Menurut tujuannya : a) Rapat untuk menyajikan berita atau informasi  b) Rapat untuk pemecahan masalah c) Rapat untuk mengambil keputusan 2) Menurut perencanaannya: a) Rapat formal  b) Rapat informal 45

3) Menurut periodisasinya : a) Rapat berkala  b) Rapat khusus 4) Menurut pesertanya : a) Rapat vertical  b) Rapat horizontal 5) Menurut tingkat urgensinya : a) Rapat biasa  b) Rapat penting 6. Pengaturan rapat meliputi 3 kegiatan yaitu kegiatan persiapan sebelum rapat, kegiatan saat rapat berlangsung, dan kegiatan setelah rapat. 7. Pembuatan notula Hal-hal yang perlu dipersiapkan oleh sekretaris yaitu alat tulis, kaset rekaman,  prosedur rapat dan buku referensi penunjang rapat. Sedangkan hal-hal yang harus dicatat yaitu judul/topic, waktu dan tempat, sifat rapat, pemimpin dan sekretaris, jumlah yang diundang, susunan acara rapat, ringkasan jalannya rapat, hasil rapat, catatan khusus dan  pengesahan. Notula berfungsi sebagai dokumen dan alat pembuktian, sumber informasi,dasar pertemuan selanjutnya, alat pengingan, dan alat untuk rapat semu. 8. Pengaturan rapat meliputi pengaturan cahaya/penerangan, ventilasi, alat bantu dengar,  pemasangan spanduk pertemuan/rapat dan pengaturan tempat duduk. Sedangkan alat  perlengkapan rapat meliputi sound system, wireless microphone, overhead projector, alat tulis, akomodasi dan kesehatan.

46