UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS ADMINISTRACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
MONOGRAFIA Knowledge Management
ADRIAZOLA MATOS, CARLOS CHÁVEZ IGLESIAS, RAFAEL RÓMULO DIAZ FLORES, FRANKO
2014 - I
INDICE KNOWLEDGE MANAGEMENT ...................................................................................................................... 5 1. Conceptos básicos ................................................................................................................................. 5 a. Datos, información y conocimiento .................................................................................................. 5 b. Pirámide del conocimiento ................................................................................................................ 6 2. Gestión del conocimiento ...................................................................................................................... 8 3. Tipos y formas de transmisión y transformación del conocimiento ................................................ 9 4. Ciclo de conversión y generación de conocimiento ........................................................................ 11 5. Proceso de conversión y creación del conocimiento en una organización ................................. 13 6. Pasos claves de la gestión del conocimiento................................................................................... 15 7. Del conocimiento individual al interorganizacional .......................................................................... 17 8. Aplicaciones y herramientas ............................................................................................................... 18 Herramientas ........................................................................................................................................... 18 Aplicaciones ............................................................................................................................................. 19 9. Implementación KM.............................................................................................................................. 22 10. Factores facilitadores y obstaculizadores ......................................................................................... 27 11. Análisis costo beneficio ....................................................................................................................... 29 a. Utilidad de la gestión del conocimiento ......................................................................................... 29 b. Costo de la gestión del conocimiento ............................................................................................ 30 FUENTES ......................................................................................................................................................... 32
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INTRODUCCION En esta nueva sociedad, por la incorporación de las tecnologías de las información se rediseñan las organizaciones, se están eliminando antiguas formas de trabajo y se están generando nuevos servicios, nuevas formas de hacer procesos y de establecer relaciones con otras empresas, permitiendo la integración de clientes y proveedores mediante el uso del internet.
Las computadoras y las
telecomunicaciones están permitiendo la virtualidad de las organizaciones y el acceso y compartición de información permitiendo cambiar modelos de la sociedad en todos los sectores: salud, educación, industria, turismo, entre otras. El riesgo es que los aspectos sociales y culturales no cambien al ritmo de la tecnología. Ante el surgimiento de nuevas formas de la sociedad, las empresas tienen que reinventarse considerando las tecnologías de la información dando paso a las empresas virtuales. La empresa virtual es aquella que mantiene el núcleo del negocio, lo que sabe hacer bien, las demás actividades la trabaja con socios de negocios, alianzas estratégica, outsourcing soportando esta cadena en una cadena de valor virtual y en tecnologías de la información. La empresa moderna se basa en flexibilidad y adaptación contante. Debe gestionar el conocimiento que se genera en ella, compartiéndolo a nivel corporativo utilizando internet, intranet, extranet, workflow, DWH, entre otras donde ciertos aspectos del conocimientos podrán ser registrados, clasificados, administrados y distribuidos mediante el uso de tecnologías de información mientras que en otros 3
serán incorporados como parte de la cultura empresarial. En general, todas las empresas pueden encontrar en la tecnología un arma que les permita ser más competitivas en diversas áreas de negocio. La estrategia para la implementación de cualquier Tecnología de información debe estar orientada fundamentalmente por los resultados que quiere obtener el cliente: la rentabilidad. Expresada esta de diversas maneras: Reducción de costos del negocio, aumento de la productividad, globalización, generación de valor para los accionistas, competitividad, atracción retención de clientes, y compartir conocimientos.
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KNOWLEDGE MANAGEMENT 1. Conceptos básicos a. Datos, información y conocimiento o Datos.
Son
describen
los
elementos
hechos,
eventos
que o
entidades, que por sí solos no dan razón del porqué de las cosas. Ejemplos: Registros de un establecimiento de salud, notas de músicas sueltas. o Información: Son datos que al asociarse
y
determinado
analizarse contexto
en
un
adquieren
significado constituyéndose así en
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materia prima del conocimiento. Ejemplos: Datos de los registros de un establecimiento de salud adecuadamente procesados, una partitura. o Conocimiento:
Cuando
a
la
información se agrega sabiduría, es decir,
inteligencia,
experiencia,
cultura, capacidad de análisis e intuición, obtenemos conocimiento. De aquí se deduce que el conocimiento requiere de una persona que identifica, estructura y utiliza la información. Ejemplo: La información de un establecimiento de salud analizada por el responsable del mismo, aplicando su experiencia, considerando el contexto, etc.; o una partitura interpretada por un pianista.
b. Pirámide del conocimiento Se puede construir lo que se ha denominado la Pirámide del Conocimiento, cuya base está representada por los datos, el cuerpo intermedio por la información y el vértice superior representa el conocimiento resultante.
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c. Características del conocimiento o El conocimiento es intangible ya que es un proceso que se da al interior de las personas y se desarrolla por aprendizaje. Como consecuencia, una organización solo aprende si sus recursos humanos lo hacen y la dinámica del aprendizaje dependerá de la capacidad de esas personas para aprender. o De igual forma, siendo el conocimiento un proceso intrínseco de las personas, este evoluciona en el tiempo en función de los cambios que se dan en ellas y dependerá de los factores anteriormente
mencionados
como
cultura,
experiencia,
capacidad intuitiva, entorno, etc. o Una propiedad importante del conocimiento es que, a diferencia de los bienes tangibles, este se transfiere sin perderse. Es decir, al compartirse el conocimiento, este no se divide sino que se multiplica por el número de personas con las que se comparte. o Para la creación de nuevo conocimiento es fundamental el intercambio de conocimiento con otras personas.
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o El intercambio y la transferencia del conocimiento, no son procesos naturales, solamente se dan en un contexto favorable, que debe ser creado y mantenido por la organización a la que pertenece la persona. o El conocimiento solamente es útil si se convierte en acción, es decir si se lo utiliza y aplica.
2. Gestión del conocimiento Teniendo en cuenta lo mencionado en el punto anterior, se entiende que la gestión del conocimiento es un proceso a través del cual el conocimiento experimenta transformaciones que permitirán que crezca, que esté accesible y pueda ser utilizado en el momento en que sea requerido. Siendo la gestión del conocimiento un proceso complejo no sorprende que las múltiples definiciones enfaticen aspectos diferentes. Definición según Malhotra1: Gestión del conocimiento es la sinergia entre datos, información, sistemas de información y la capacidad creativa e innovadora de seres humanos. Definición según Belly2: Gestión del conocimiento es comprender, crear, incorporar, representar, mantener, transformar, consolidar, organizar, proteger, transferir y divulgar el conocimiento dentro de una organización.
1
Malhotra, Y. “Current Business Concerns and Knowledge Management”, Interview with Times of India. Octubre 1997. http://www.brint.com/interview/times.htm (consultado, 16 de septiembre de 2008).
2
Belly, P. Documento de tr 12 abajo para el taller “Gestión del Conocimiento y Capital Intelectual”. Red SIDA Perú. Lima 2003.
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Del análisis de las definiciones anteriores se deduce que la gestión del conocimiento es un proceso integrado por diferentes componentes relacionados entre sí, que afectan y modifican al elemento central, es decir, el conocimiento, teniendo cada uno de ellos su propia importancia y su propio objetivo. La interrelación sistemática entre estos componentes asegura la gestión del conocimiento, dando como resultado que la organización sea consciente del conocimiento que ha acumulado, que conozca lo que han acumulado otras organizaciones, que lo utilice y con todo ello genere nuevo conocimiento. Para entender mejor el concepto de gestión del conocimiento es importante revisar algunos temas que se presentan en los acápites siguientes. 3. Tipos y formas de transmisión y transformación del conocimiento Tipos de conocimiento: Conocimiento tácito o implícito: Es aquel que es inherente a la persona y por lo tanto no puede ser representado por medios externos a la misma. Está determinado por información, instrucción, creencias,
cultura,
valores,
sabiduría,
capacidad
creativa,
experiencia previa y la capacidad física y mental de quienes lo poseen. Por su naturaleza este conocimiento se comparte y desarrolla a través del intercambio personal. Conocimiento explícito: Es el que puede ser representado fuera de la persona y es por lo tanto codificado, articulado, accesible y transferible a otras personas sin mediar un intercambio personal. Ejemplos:
Documentos
Libros 9
Planos técnicos
Presentaciones
Vídeos, etc.
A diferencia del conocimiento implícito o tácito que es dinámico y evoluciona en función de la persona, el conocimiento explícito es estático y debe ser interiorizado por otra persona para que pueda continuar desarrollándose.
Transmisión y transformación del conocimiento El conocimiento puede transformarse cuando una persona lo transmite a otra, cuando lo codifica o cuando es decodificado por otra persona. En total son cuatro las variantes de transformación del conocimiento: 1. Socialización: En este caso el conocimiento tácito de una persona se convierte en conocimiento tácito de otra. La transmisión se hace por interacción directa a través de las palabras, la observación, la imitación o la práctica: Ejemplos: reuniones de trabajo, congresos, capacitaciones, aprendiz que observa a su maestro, estudiante de medicina en prácticas hospitalarias, etc. 2. Externalización: Es la transformación del conocimiento tácito en conocimiento explícito. En este caso se expresan ideas e imágenes interiores en palabras, gráficos u otras representaciones bajo la forma de un libro, de un artículo de revista, una presentación, etc. 3. Internalización: Es el proceso inverso a la externalización, es decir, es el paso de conocimiento explícito a tácito. El conocimiento llega como mensaje elaborado (por ejemplo un libro) que es 10
necesario decodificar para su interiorización por parte de quien se apropia del mismo. Para que esto suceda se requiere de pautas de aprendizaje. 4. Combinación: Se refiere al paso de conocimiento explícito a explícito. Para lograrlo, el conocimiento explícito habrá sido interiorizado por una persona pasando a tácito, allí es combinado con otros conocimientos que posee esa persona creando nuevo conocimiento tácito, el cual luego es transformado en explícito. Como se ve aquí, el conocimiento sufre una transformación en el período que se mantiene en el interior de la persona que lleva a cabo este proceso. Un ejemplo sería la elaboración de una presentación utilizando como referencia otras presentaciones y textos.
4. Ciclo de conversión y generación de conocimiento El conocimiento, sometido a un proceso de conversión o cambios sucesivos, trae aparejado, según sus características, una multiplicación del número de personas depositarias del mismo y/o la generación de nuevo conocimiento. El ciclo así determinado puede ser representado de la siguiente manera:
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A continuación se describen las diferentes fases o momentos del ciclo representado en la figura anterior Fase I: En esta fase consideramos que una persona portadora de un cierto conocimiento tácito lo comparte con otra, por lo que estamos frente a una socialización del conocimiento. Esto puede darse por ejemplo en el marco de una discusión en un grupo de trabajo. Como consecuencia de esta discusión muy probablemente se generen nuevas ideas, nuevos conceptos, con lo que se habrá generado nuevo conocimiento tácito. Fase II: Las ideas o conceptos nuevos generados en el momento I, pueden ser documentados, con lo cual el conocimiento tácito de la fase I se habrá exteriorizado o externalizado y transformado en conocimiento explícito y estará disponible, por ejemplo, a través de una publicación o una página web. Fase III: 12
El conocimiento explícito generado en la fase II podrá ser accesado por una persona que desee hacer un estudio sobre el tema. Para ello consultará también otros documentos (conocimiento explícito) disponibles en la temática. El resultado de su estudio lo plasmará en un nuevo documento (conocimiento explícito). Se habrá realizado así una transformación del conocimiento llamada combinación y nuevamente se habrá generado conocimiento explícito. Fase IV: Este documento, accesible por ejemplo en una página web, será leído e interiorizado o internalizado por alguien generándose conocimiento tácito que luego lo podrá aplicar en un proyecto (aplicación del conocimiento) o socializar en una reunión de trabajo, con lo cual se estará reiniciando el ciclo. Como se notará, al completarse el ciclo anterior (que puede tener múltiples características diferentes) hubo varios momentos en los que se generó nuevo conocimiento. De lo anterior se deduce que la generación de conocimiento, tanto en cantidad como en calidad, dependerá de las características del proceso de transformación e intercambio del conocimiento disponible. El conocimiento resultante dependerá entonces del conocimiento inicial que se posea, de la capacidad de las personas involucradas, así como del contexto, factor importante del que dependerá que se den las condiciones para que este proceso sea promovido o no.
5. Proceso de conversión y creación del conocimiento en una organización El ciclo de conversión y generación de conocimiento presentado en el punto anterior ha tomado como referencias a personas individuales. Un proceso similar se puede dar al interior de las organizaciones, tal como se representa en la siguiente figura:
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Como se ha mencionado anteriormente, las personas integrantes de una organización son los portadores del conocimiento (tácito) de la misma. Éstos pueden reunirse en grupos de discusión o grupos de trabajo, donde intercambiarán conocimiento. El resultado de este proceso será que todos los integrantes del grupo compartan el mismo saber y generen al mismo tiempo nuevo conocimiento. De acuerdo a las características de la reunión dominará la socialización o la generación del conocimiento. EL conocimiento generado en este grupo de trabajo podrá hacerse accesible a sea de esta manera virtual o impresa, dando lugar a la generación de conocimiento explícito, que puede fácilmente ser distribuido a toda la organización. El conocimiento así generado y distribuido solo será de utilidad si los miembros de la organización lo interiorizan o internalizan y posteriormente lo aplican en el trabajo de la organización. Por otro lado, las experiencias que se 14
hagan como resultado de su aplicación generarán nuevo conocimiento tácito, el cual se discutirá en las reuniones de trabajo, reiniciándose así el ciclo. Este ejemplo demuestra cómo la organización, procediendo de esta manera, habrá aprendido de su propia experiencia e irá ampliando de forma continua el caudal de su conocimiento organizacional. 6. Pasos claves de la gestión del conocimiento
1. Creación o adquisición del conocimiento: Una organización puede aumentar su nivel de conocimiento ya sea producto de su propia creación o adquiriéndolo de terceros: I. Creación del conocimiento: Este es un proceso interno de la organización. Para ser efectiva requiere de ciertas condiciones, como:
Una correcta transmisión del conocimiento dentro de la organización. Para lograrlo se requiere de canales claros de comunicación que aseguren que el conocimiento esté disponible en el momento y lugar oportuno.
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Animando e incentivando a los miembros de la organización a transmitir y recibir conocimiento.
El intercambio del conocimiento puede ser promovido, por ejemplo, fijando las remuneraciones no solo en base al conocimiento que la persona posea, sino también por su disposición y habilidad para compartirlo.
Incentivando la innovación. Por ejemplo, a través de premios, bonificaciones, menciones, etc.
Creando condiciones que faciliten el aprendizaje. Esto puede lograrse a través de la creación de espacios y tiempos de discusión e intercambio de conocimiento al interior de la organización.
Promoviendo la aplicación del nuevo conocimiento. Asegurando que en el diseño de proyectos y en la planificación de los mismos se tome en cuenta el conocimiento ya generado.
Procediendo de esta forma se generarán nuevas experiencias que se traducirán en nuevo conocimiento.
Todas
estas
condiciones
contribuyen
a
generar
una
cultura
organizacional inteligente. II. Adquisición del conocimiento: Se trata de conocimiento disponible fuera de la organización y que esta puede adquirir a través de:
Compra de asesoría
Compra de conocimiento escrito (libros, revistas)
Benchmarking
Congresos
Cursos de capacitación
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Ilegalmente
(a
través
del
espionaje
empresarial
u
organizacional) 2. Organización y almacenaje del conocimiento: Puede hacerse de forma física, como en bibliotecas, o de manera virtual en una base de datos. 3. Distribución del conocimiento: Se puede realizar de diferentes maneras, entre ellas se cuentan:
Página web
Correo electrónico.
Publicación de libros y artículos en revistas
Presentaciones en eventos como congresos
Capacitaciones
4. Aplicación del conocimiento: Este paso es fundamental para que la gestión del conocimiento sea de utilidad y para validar el conocimiento creado o adquirido. Solamente aplicando el conocimiento se podrán ganar experiencias que permitirán generar nuevo conocimiento.
7. Del conocimiento individual al interorganizacional Como se ha visto anteriormente, tanto a nivel individual como organizacional, el elemento clave para la generación de conocimiento es su intercambio y su transformación. Si este proceso se da en una persona se tendrá un conocimiento individual; si el conocimiento es compartido por un grupo de personas, se hablará de conocimiento grupal; y si lo comparte toda la organización, de conocimiento organizacional. Si este se comparte con otras organizaciones, dará origen al conocimiento interorganizacional y finalmente al conocimiento país. Se comprende que al ir ampliando el número de personas y organizaciones que poseen y aplican el conocimiento, tendrá lugar una expansión del mismo cuya representación 17
gráfica llamaremos Cono del Conocimiento. En el mismo también se aprecia que, a medida que aumenta el conocimiento explícito, es decir cuando el conocimiento es documentado y se hace accesible a toda la organización, se reduce proporcionalmente el conocimiento tácito, es decir aquel conocimiento que solo es inherente a las personas y por lo tanto no de conocimiento general de la organización.
8. Aplicaciones y herramientas Herramientas El aprendizaje electrónico (e-learning), las discusiones en línea, y el software de colaboración son ejemplo de los usos de la administración del conocimiento que apoyan su proceso. Cada uso puede ampliar el nivel de la investigación disponible para un empleado, mientras que proporciona una plataforma para alcanzar metas o acciones específicas. En las arquitecturas de gestión del conocimiento encontramos las herramientas siguientes: o Grupo 1: Herramientas de transmisión inmediata: Son herramientas que permiten transmitir el conocimiento explícito de forma fácil al conjunto de miembros de una misma empresa. Las Wikis son buen ejemplo de este tipo de herramientas. 18
o Grupo 2: Herramientas y servicios de gestión del conocimiento interno: Son aquellos componentes dentro de una arquitectura que gestionan, analizan, buscan y distribuyen información. o Grupo 3: Herramientas y servicios de gestión del conocimiento externo: Al igual que en el grupo 2 son componentes que gestiona, analizan, buscan y distribuyen, pero en este caso también hay que añadir que localizan y extraen, dado que su misión principal es la localización y extracción de información relacionada con la empresa pero que está en el exterior de ésta (principalmente en Internet o en otros soportes más tradicionales de contenido) y que por lo tanto en alguna ocasiones la empresa puede ser ajena a esta y no tener conocimiento de su existencia. Aplicaciones Business-to-business (BSB) Lan Perú atiende a clientes individuales brindándoles la opción de reservar su vuelo, realizar el pago y hacer el check-in por internet. La ventaja es que no solo atiende a personas individuales, sino que en el caso de empresas da la posibilidad de administrar los vuelos vía el portal web.
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Figura 2. Caso de LAN Empresas Busines-to-consumer (B2C) Olva Courier brinda la opción de hacer rastreo de los envíos de sus clientes vía web (tracking), el cual muestra la conformidad de entrega física para finalizar el proceso de entrega.
Figura 3. Olva Courier
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Business-to-goverment (B2G) El Portal de la SUNAT permite hacer declaraciones en línea como por ejemplo emisión de comprobantes de pago, registro en libros y registros electrónicos, depósito de detracciones.
Figura 4. Kotear.pe
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9. Implementación KM La conceptualización del proyecto de gestión del conocimiento para su implantación Un objetivo central del proyecto es que la gestión del conocimiento debe convertirse en un aspecto natural del trabajo diario de la organización. Para ello, la empresa en su totalidad tendrá que empezar a aprender sobre el tema de la gestión del conocimiento, debiéndose introducir de manera gradual en aspectos o procesos cuidadosamente escogidos.
Estructura para la administración del proyecto De forma paralela a los niveles descritos, los coordinadores de área y la dirección ejecutiva deben considerar la realización de un proceso de cambio en la empresa, emprendiendo acciones destinadas a comunicar e involucrar a todos los directivos y personal administrativo, con el fin de 22
generar apertura, fomentar la confianza y monitorear las distintas expectativas desde el comienzo. La gestión del conocimiento también debe incluir comunicación interna sistemática entre las diferentes partes interesadas, acerca de los objetivos de los pasos del proyecto por considerar. La empresa debe verse como un todo para determinar dónde centrar las prioridades. Se deben crear condiciones que permitan que la gestión del conocimiento y la gestión por procesos del negocio se complementen entre sí. Se recomienda mapear cada nivel del proceso de concepción del proyecto de gestión
del
conocimiento,
para
comprender
mejor
los
pasos
y
requerimientos que tienen lugar en ellos, y facilitar, además, la identificación de las entradas, salidas, recursos y controles según las características de la empresa. Nivel 1: Diseño del proyecto de gestión del conocimiento o Contar con el apoyo de la dirección ejecutiva. o Seleccionar correctamente a los miembros del equipo. o Mantener informada a la empresa sobre los niveles que se están ejecutando. Resultados por obtener al finalizar el Nivel 1: definición de la misión, visión, estrategia, y objetivos de la propuesta de la gestión del conocimiento, alineada con la estrategia general de la empresa. Nivel 2: Valoración (del estado actual de la gestión del conocimiento) La organización debe realizar la siguiente actividad:
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1. Seleccionar o crear una metodología para valorar o auditar el grado de madurez de la gestión del conocimiento en la empresa (Herramienta de Evaluación de Brecha) 2. Desarrollar la valoración Agrupar los resultados en áreas críticas y procesos, según su importancia para la empresa. Resultados por obtener al finalizar el Nivel 2: valoración general del estado actual de la gestión del conocimiento en la empresa. Nivel 3: Desarrollo En este contexto, es necesario formularse las siguientes preguntas:
¿Contamos con herramientas que puedan desarrollarse o ser adaptadas posteriormente?
¿Podemos obtenerlas o comprarlas a proveedores externos?
¿Existen soluciones alternativas?
¿Necesitamos ayuda externa?
¿Cuáles son los costos? Las herramientas de gestión del conocimiento están en correspondencia con las seis actividades principales (identificar, adquirir, desarrollar, compartir, utilizar y retener el conocimiento). La selección de las herramientas debe ser valorada a partir de tres perspectivas que influyen en su éxito futuro, las cuales son la tecnología, las personas y la organización.
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Resultados por obtener al finalizar el Nivel 3: definición de requerimientos, evaluación de alternativas, diseño de los elementos centrales de la solución (herramientas y métodos). Nivel 4: Implementación El proceso abarca las tareas de la implementación de la propuesta de gestión del conocimiento en la empresa y, si fuera necesario, el entrenamiento a los trabajadores finales en el manejo de las herramientas y métodos. El comienzo de este Nivel 4 lo marca el grado de interés por parte de la organización y la necesidad de implantar la gestión del conocimiento. Posteriormente, el proyecto se ampliará a otras áreas en las que también se defina la necesidad de realizar inversiones en este aspecto, para lo cual se deberán hacer los esfuerzos necesarios. 1. Los factores más importantes por considerar son: o
Personas
o
Tiempo
o
Control del presupuesto
2. Los pasos más importantes del proceso de implantación son: Acción No. 1. Considerar los resultados de la valoración de las competencias necesarias para el proceso de implantación. Evaluación y diagnostico (Análisis de la Evaluación de Brecha). Acción No. 2. Diseñar un plan de comunicación interna. Acción No. 3. Identificar barreras y facilitadores.
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Acción No. 4. Definir las funciones y responsabilidades a nivel personal y equipo departamental. Acción No. 5. Confeccionar el plan de acción, fases, tareas, seguimiento de costos, etc. Acción No. 6. Seleccionar las herramientas por utilizar. Acción No. 7. Formar y aprender. Acción No. 8. Crear un proyecto piloto y brindar retroalimentación. Resultados por obtener al finalizar el Nivel 4: la implementación es la integración del conocimiento organizacional como un activo o como valor agregado a los servicios de la empresa, procesos internos y relaciones empresa-clientes, etc. Nivel 5: Evaluación y sostenimiento El objetivo final de la gestión del conocimiento es integrarse a los procesos de trabajo de la empresa, es decir, llegar a ser sostenible. Resultados por obtener al finalizar el Nivel 5: la evaluación del proyecto debe llevarse a cabo y los resultados deben medirse.
Evaluación
de
la
solución
de
la
gestión
del
conocimiento
implementado.
Verificar si los resultados del proyecto de la gestión de conocimiento se han integrado al trabajo diario de la empresa.
Mejoramiento continúo.
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10. Factores facilitadores y obstaculizadores Existen diversos factores que facilitan u obstaculizan el desarrollo de la gestión del conocimiento al interior de una organización: Entre los factores facilitadores se destacan:
Que el proyecto para la introducción de la gestión del conocimiento sea liderado por la dirección. Solamente cuando los líderes de la organización han asumido el compromiso y están personalmente implicados en el desarrollo de la gestión del conocimiento, esta tiene posibilidades de desarrollarse efectivamente.
La existencia de un proyecto específico. Esto asegurará el desarrollo sistemático de la gestión del conocimiento en un determinado marco temporal y presupuestal.
Clima laboral favorable. Este se tiene cuando el personal cuenta con estabilidad laboral, está motivado, acostumbrado a trabajar en equipo y tiene identidad corporativa.
La integración de la gestión del conocimiento en los procesos claves o como tema transversal. Esta condición es fundamental para asegurar que la gestión del conocimiento no sea un sistema paralelo sino que forme parte de todos los procesos de la organización.
Promoción del intercambio del conocimiento. Esta debe ser una política de la organización, la cual debe crear las condiciones necesarias para ello, incluyendo su consideración en la retribución al personal.
La existencia de una cultura organizacional que promueva la enseñanza, asegurando que aquellos miembros de la organización con mayor experiencia orienten y formen a quienes aun no la poseen.
La promoción de la innovación. Esta, además de ser un factor de por sí importante para asegurar la competitividad de la organización, genera también la necesidad de contar con una óptima gestión del conocimiento. 27
Factores que obstaculizan el desarrollo de la gestión del conocimiento
Entre estos, se cuentan, además de la no satisfacción de las condiciones facilitadoras anteriormente mencionadas, los siguientes:
Ausencia de cultura de cambio. La rigidez organizacional es un claro obstáculo a la introducción de toda medida innovativa, como la gestión del conocimiento, en una institución o empresa.
La frecuentemente mencionada “falta de tiempo”. Esta es a veces resultado de una percepción real y otras veces subjetiva, pero en ambos casos deben ser adecuadamente tratados ya que pueden poner en peligro la introducción de la innovación.
Falta de articulación de las diferentes áreas de la organización. Este factor dificulta o impide la introducción de un tema transversal como la gestión del conocimiento.
Desconfianza entre el personal. Es un impedimento importante ya que no favorece el intercambio del conocimiento, que es esencial para una buena gestión del mismo.
Ausencia de autocrítica. La autocrítica es fundamental para poder aprender de la propia experiencia.
Considerar o restringir la gestión del conocimiento a la tecnología. Este es un error corriente, resultado de considerar que mejorar el acceso a la información a través del desarrollo de una adecuada tecnología como una base de datos, es suficiente para asegurar la gestión del conocimiento, olvidando que los recursos humanos, con su potencial de creatividad e innovación son tanto o más importantes.
Mala organización de la introducción de la gestión del conocimiento en la organización.
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11. Análisis costo beneficio a. Utilidad de la gestión del conocimiento Frente a la creciente abundancia y complejidad del conocimiento relacionado con diferentes temas, es necesaria una adecuada gestión del mismo para asegurar que esté disponible en el lugar y en el momento oportuno. Solo así se podrá asegurar un trabajo acorde con los estándares del momento y evitar duplicar esfuerzos “reinventando” lo que ya existe. Procediendo de esta manera se obtendrán
múltiples
beneficios
tanto
organizacionales
como
económicos y sociales, entre los que se pueden mencionar:
Mejora en la toma de decisiones, las que estarán basadas en informaciones actuales y fidedignas.
Mejora en la comunicación dentro de la organización y a nivel interorganizacional.
Mejora en la planificación estratégica y operativa, acortando simultáneamente los tiempos requeridos para ella.
Facilitación
de
la
innovación.
La
disponibilidad
de
conocimiento actualizado contribuye a la generación de nuevas ideas.
Optimización
de
los
procesos,
incrementando
la
productividad.
Mejora de la efectividad y eficiencia de las capacitaciones, asegurando que éstas respondan a las necesidades reales de los capacitandos y de la organización. Se contribuirá así al aprendizaje tanto individual como organizacional.
Mejora en la competitividad de la organización, asegurando que los productos generados por la misma respondan a las necesidades de sus clientes. En el caso de proyectos de 29
cooperación, esto se refiere tanto a las necesidades de los grupos meta como de los comitentes que financian la experiencia.
Aumenta la versatilidad de los recursos humanos de la organización con los consiguientes beneficios para ella y también para el personal. Este último mejorará su propio capital humano y por ende su potencial de empleo.
En general, promueve la reducción de costos y riesgos.
b. Costo de la gestión del conocimiento La gestión del conocimiento, como todo proceso, tiene su costo. Sin embargo el reconocimiento de las ventajas competitivas generadas por la misma ha llevado a muchas organizaciones y empresas a aumentar su inversión en este rubro. Al introducir la gestión del conocimiento en una organización es importante tener en cuenta que las utilidades resultantes no son inmediatas, estimándose que recién después de dos años se comienza a recuperar lo invertido. Los diferentes pasos claves de la gestión del conocimiento, representados en la figura 9, no son iguales en relación a costos y beneficios. Es así que los pasos de generación o adquisición del conocimiento, su organización y almacenamiento, así como la distribución del mismo requieren de inversión económica. Recién cuando el conocimiento es aplicado a las actividades de la organización comenzará a dar utilidades que se manifestarán, entre otros, a través del tiempo ahorrado, la reducción de costos por falta de duplicidades y la mejora de la calidad del producto final. Teniendo en cuenta que las utilidades se dan a partir del momento en que el conocimiento gestionado es aplicado, se comprende que 30
la gestión del conocimiento que se limita a uno o todos los pasos anteriores a la aplicación (creación, almacenamiento y distribución del conocimiento), generará gastos sin producir mayores utilidades.
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FUENTES
Guillermo Diller. La gestión del Conocimiento en la Red Sida Perú. Red SIDA Perú. Lima, 2009.
Humberto
Pereira
conocimiento
en
Alfaro. la
Implementación
empresa.
CENTRO
de
la
gestión
DE
GESTION
del DEL
CONOCIMIENTO, CEGESTI. No 135 2011
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