Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan

Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan

2010

IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN

Boy Dewa Priambada Program Pascasarjana Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor

KNOWLEDGE MANAGEMENT Knowledge management merupakan manajemen pengetahuan vital secara eksplisit

dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan penggunaan dan eksploitasi (Skyrme, (Skyrme, 1998).

Sedangkan Sedangkan menurut Anonim di dalam

Estriyanto et al. (2008), adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan. Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat subyektif, cognitive, experiential learning dan kasat mata. Sangat sulit untuk didokumentasikan. Sulit untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Berkaitan erat dengan pemahaman manusia. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat obyektif, rational, dan teknis. Mudah untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Dapat didokumentasikan dengan mudah. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku, jurnal dan lain-lain. Menurut SECI Model, terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Socialization (tacit ke tacit ) adalah proses

transfer informasi diantara orang-orang dengan cara conversation /percakapan. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge, misalnya, merangkum buku. Internalization adalah

transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge, misalnya, guru mengajar didalam kelas. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.

1|Page


2010

Gambar 1. Proses transfer transfer pengetahuan pengetahuan Model SECI (Sumber : Akhmad Hidayatno, 2006) Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management , terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi

yaitu: 1. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, pengalaman, termasuk kasus dan solusinya; 2.

rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan

representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasuskasus yang rumit; 3. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge; 4. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk: 1. proses mengoleksi, mengorganisasikan mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut

berguna bagi siapapun yang memerlukannya, 2. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date, 3. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi, 4. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems;

2|Page


2010

5. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga, 6. mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru, 7. mengkombinasikan

pengindeksan,

pencarian

knowledge

dengan

pendekatan

semantics atau syntax,

8. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge, memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN

Knowledge management (KM) diterapkan untuk meningkatkan dan memperbaiki

pengoperasian perusahaan untuk meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Penerapan KM dilakukan untuk memperbaiki komunikasi antara manajemen puncak dengan pegawai dan antar pegawai, pegawai, dengan berbagi berbagi pengetahuan. pengetahuan. Saat ini penggunaan penggunaan Knowledge Management System (KMS) sudah mulai berkembang, berkembang, dan beberapa contoh diantaranya :

1. Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta 2. Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia (APTEKINDO) 3. Boeing Aerospace Company 4. Ford Motor Company 5. Siemens AG Dari beberapa perusahaan yang memiliki konsep KM, pada dasarnya peningkatan kinerja dilakukan dengan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana pengetahuan sebagai aset kapital dalam suatu perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga dapat dikomunakasikan dikomunakasikan dan digunakan secara bersama antar antar individu.

KMS sebagai sebagai sistem

berbasis komputer mendukung penerapan KM agar penyebaran dan pengaksesan pengetahuan pengetahuan lebih efektif dan efisien memiliki keuntungan yaitu :

3|Page


2010

a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarkan. b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, tanggungjawab, kewajiban dan dan hak akses akses yang sama sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya. c. Mendorong setiap orang untuk bekerja bekerja bersama-sama secara lebih baik dengan dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan.

Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. Gambaran konseptual konseptual dari elemen-elemen elemen-elemen penyusun penyusun sistem seperti seperti terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Gambaran konseptual dari elemen-elemen elemen-elemen penyusun Knowledge Management Management System (KMS)

Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

4|Page


2010

1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge

management

dengan

cara

mendorong

para

karyawan

untuk

mendokumentasikan mendokumentasikan dan d an mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment .

2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya. 3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif. 4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas

dan kewajibannya. kewajibannya .

BERJALANNYA PROSES KMS DI PERUSAHAAN

Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Proses KMS akan berjalan dalam suatu perusahaan bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun secara institusi. Budaya sharing tersebut dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi, b. menangkap

knowledge:

knowledge

baru

diidentifikasikan

sebagai

bernilai

dan

direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal, c. menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit ) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit , d. menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya, e. mengolah knowledge: seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat,

5|Page


2010

f. menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

Faktor-faktor yang perlu mendapatkan perhatian karena dapat mempengaruhi berhasil tidaknya penerapan knowledge management pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut: a. Penerapannya Penerapannya tidak hanya untuk menghasilkan menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dimiliki sejak lama harus

digali kembali dan di-eksplisitkan. b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi tatap muka antar anggota masih tetap diperlukan. c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.

Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta Prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta diantaranya: a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarkan. b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya. c. KMS Dinas Sosial berbasis antarmuka dinamis yang memungkinkan untuk mendorong terbentuknya budaya saling berbagi pengetahuan. Begitupula dengan kemudahan akses pengetahuan diberbagai lapisan struktural sebagai pendukung yang memudahkan proses pembentukan budaya sharing knowledge dilakukan. d. Berkerja secara kelompok (teamwork) mendorong setiap orang untuk bekerja bersamasama secara lebih baik dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan. e. Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasi karena memungkinkan Kepala Dinas mendorong para pegawai struktural dibawahnya untukbekerja bersama-sama secara

6|Page


2010

sinergis. Memungkinkan pula bagi Kepala Dinas dapat memberi contoh atau model berbagi pengetahuan atau informasi kepada semua lapisan struktural.

Strategi yang diterapkan oleh institusi tersebut dalam upaya membangun sistem knowledge manajemen dapat dibagi menjadi lima, yaitu: a. membangun platform teknologi teknologi dan sistem manajemen pengetahuan pengetahuan b. mengelola kompetensi kompetensi inti dan pengetahuan yang dibutuhkan pengguna pengguna c. membangun kolaborasi dan inovasi d. mengembangkan mengembangkan sumber-sumber pengetahuan, memberdayakan memberdayakan SDM dengan basis pengetahuan e. menghubungkan menghubungkan komunitas komunitas ahli.

Fasilitas yang disediakan dalam upaya knowledge sharing adalah portal KMS Dinas Sosial yang terdiri dari messanging, forum, Chatting, wikis, blogs. Selain itu, fasilitas yang terdapat dalam portal tersebut adalah: fasilitas penyusunan kategori pengetahuan yang digunakan untuk memetakan pengetahuan, dokumentasi berbagai file ke dalam portal, forum diskusi dan tanya jawab dengan pakar, pengelolaan modul-modul diklat, serta tools untuk menjaring feedback dari pengguna.

Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia Indonesia (APTEKINDO) Sistem yang dibangun dalam institusi ini terdiri dari empat pilar utama, yaitu: teknologi, aktifitas, interface, dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan dengan menggunakan web browser. Interface yang

bisa dipergunakan untuk menjembatani terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list , forum diskusi. Adapun komponen yang ada dalam sistem untuk

mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document management, serta interference engine.

Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia knowledge management system yang dibangun APTEKINDO adalah web based knowledge management portal, yaitu situs portal komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari

7|Page


2010

insitusi anggota APTEKINDO yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Bentuk ini relatif sangat mudah untuk diwujudkan sedangkan sedangkan manfaatnya juga sangat besar. Boeing Aerospace Company Boeing Aerospace Company adalah perusahaan besar yang bergerak dalam bidang kedirgantaraan komersial maupun militer. Boeing memiliki banyak pekerja yang tersebar di 70 negara di dunia. Untuk mengelola aset pengetahuan yang sangat besar dan tersebar tersebut, perusahaan ini membangun sebuah portal knowledge management. Portal tersebut digunakan untuk kolaborasi knowledge yang dimiliki oleh bidang modelling, simulation, dan analysis (MS&A) sehingga terbangun sebuah lingkungan kolaborasi antar bagian. Fasilitas yang tersedia dalam portal tersebut diantaranya adalah sistem penjadwalan sumber daya yang digunakan, dua portlet yang otomatis akan menampilkan link sharepoint dan sistem akses lingkungan untuk menyimpan, menemukan dan bekerja menggunakan informasi yang tersedia, repository yang digunakan untuk mengakses tools dan model MS&A yang telah ada.

Ford Motor Company Knowledge

management

system

pada

perusahaan

Ford

Motor

Company

diimplementasikan melalui verifikasi produk (bagian dari pengembangan produk) dalam upaya

untuk

mengurangi

varification

cost dan

meningkatkan

kualitas

produk.

Pengembangan Pengembangan produk di Ford Motor Company terdiri dari tiga tahap utama, antara lain : 1. Planning – Perusahaan Perusahaan melakukan survey ketertarikan pasar, pengaturan waktu, dan pembentukan tim engineering, 2. Design – Mendesain Mendesain komponen, sistem, dan kendaraan sesuai dengan permintaan yang telah ditentukan, 3. Verification Process – Melakukan Melakukan evaluasi pada desain dan dokumen, apakah sudah sesuai dengan permintaan.

Siemens AG Portal sistem knowledge management yang dibangun oleh Siemens AG pada tahun 1990 dinamakan ShareNet yang berbasis intranet. Portal ini digunakan oleh para pekerja yang tersebar di lebih 70 negara dalam rangka knowledge sharing. Pada awal terbentuknya portal masih sedikit dari pekerja yang mau ikut bergabung menjadi anggota. Untuk saat ini portal tersebut digunakan oleh para pekerja untuk memberikan evaluasi atas kinerja pekerja yang

8|Page


2010

lain sehingga terbentuk motivasi persaingan yang sehat diantara komunitas pekerja. Knowledge management yang diterapkan di perusahaan ini tidak hanya terbatas untuk

internal saja tetapi digunakan oleh Siemens Business Services Consulting sebagai konsumen.

KESIMPULAN

Dengan penerapan knowledge management system, inovasi dan perkembangan insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge masing-masing. Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang opensource web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharingculture di organisasi.

PUSTAKA

Esposito, R. 2005. Integrated Defense System. Boeing Frontiers Online vol 4, issue 5. http://www.boeing.com/news/frontiers/archive http://www.boeing.c om/news/frontiers/archive/2005/september/i_ids2 /2005/september/i_ids2.html .html,, diakses tanggal 6 Maret 2010. Estriyanto, et. al. 2008. Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO, Pembentukan Sharing Culture antar Pendidikan Teknologi dan Kejuruan di Indonesia. Konvensi Nasional IV APTEKINDO.

Putri, et.al. 2009. Knowledge Management System: Knowledge Sharing Culture di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Yogyakarta. Saphörster, S. 2004. Pictures of the Future Spring 2004. http://www.siemens.com/innovation/en/pub http://www.siemens.c om/innovation/en/publikationen/publications likationen/publications_pof/ _pof/ pof_spring_2004/knowledge_a pof_spring_2 004/knowledge_articles/ rticles/ knowledge_manag knowledge_management.htm ement.htm , diakses tanggal 7 Maret 2010. Setiarso, B. 2006. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI . http://ilmukomputer.com/2007/04/04/penerapanknowledge-management-padaorganisasi/ , diakses tanggal 7 Maret 2010.

9|Page

Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan

Recommend Documents