SUMMARY BUKU STRATEGI IMPLEMETASI KNOWLEDGE MANAGEMENT By. Astika Ulfah Izzati (29116047)
Strategi Implementasi Knowledge Management merupakan buku karangan Jaan Hidayat Tjakraatmadja dan Didin Kristinawati. Buku ini merupakan buku yang menarik untuk dibaca terutama untuk orang-orang yang tertarik akan kemajuan ilmu pengetahuan, dan segala sesuatu yang terkait tentang perencanaan strategi implementasi manajemen ilmu pengetahuan. Pada buku Strategi Implementasi Knowledge Management terdapat bagian bagian penting yang dibahas, yaitu Mengapa Knowledge Management itu penting, artian Knowledge Management dan bagaimana karakteristinya, bagaimana prinsip dan paradigma Knowledge Management, framework Management, framework Knowledge Management, bagaimana cara menilai kesiapan suatu organisasi untuk menerapkan Knowledge Management, proses KM, dan juga perencanaan strategi penerapan Knowledge Management. Bagian awal buku memaparkan mengapa mengelola pengetahuan itu penting. Menurut penulis buku, informasi dan data terus berkembang khususnya perkembangan di abad 21. Semakin berkembangnya informasi dan data, maka pengetahuan pun main berkembang. Oleh sebab itu, untuk memudahkan dalam pencarian ilmu-ilmu terkait perlu dilakukan pengaturan manajemen pengetahuan. Pengaplikasian Manajemen Pengetahuan sangat dibutuhkan atau sangatlah penting mulai dari tingkat individual, organisasi, maupun negara. Manajemen dibutuhkan yang pertama dari tingkat individu (KM sebagai mesin personal). Bagi individu, KM sangatlah penting karena individu cenderung pelupa dan tingkat kemajuan teknologi dan pengetahuan sangatlah pesat. Untuk memudahkan individu dalam menyimpan dan dikemudian hari mencari pengetahuan sebelumnya oleh sebab itu diperlukan pengelolaan pengetahuan. Pengetahuan pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud), dan tidak bisa dikalkulasikan, namun sangat bisa dirasakan. Oleh karena sifat pengetahuan seperti itu, alangkah baiknya bagi individu untuk melakukan pengelolan pengetahuan
Tingkat kedua yang membutuhkan Knowledge Management dalam melakukan kegiatan rutinnya, adalah tingkat organisasi. Dalam sebuah organisasi dibutuhkan pengaturan dan pengelolaan pengetahuan, tujuannya agar pengetahuan yang dibutuhkan dapat dikembangkan dan diterapkan untuk mengeola sumber da ya yang ada di suatu organisasi, misalnya sumber daya manusia, sumber daya modal, dan lainnya. Tingkatan yang lebih tinggi lagi adalah KM untuk negara. Dari organisasi KM terus berkembang menjadi modal untuk mengelola sumber daya alam dan juga modal bagi suatu negara. Hal ini dilakukan untuk mewujudkan ekonomi berbasis pengetahuan, berkelanjutan, dan berkeadilan. Bagian kedua buku mendeskripsikan secara rinci mengenai artian Knowledge Management, dan juga karakteristiknya. Secara umum pengetahuan atau knowledge merupakan informasi yang dapat dijadikan acuan seseorang dalam bertindak, menjadikan orang tersebut lebih baik, dan bekerja lebih efektif. Terdapat dua jenis pengetahuan, yaitu tacit knowledge dan pengetahuan eksplisit. Pengetahuan tacit adalah
pengethauan
yang
masih
bersifat
konsep,
ide,
teoritis,
belum
dididokumentasikan, dan pengetahuan tersebut masih me lekat pada diri suatu individu. Sedangkan pegetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang sudah diaplikasikan menjadi suatu pedoman atau didokumentasikan. Untuk mentransfer pengetahuna dari tacit menjadi eksplisit dibutuhkan ilmu manajemen pengetahuan. Pengetahuan yang memiliki nilai adalah pengetahuan eksplisit, dimana pengetahuan eksplisit ini dapat dijadikan acuan untuk membuat kebijakan, berinovasi, dan menciptakan suatu nilai yang berguna bagi individu, organisasi, bahkan negara.
Data
Informasi
Pengetah uan
Kebijakan
Inovasi
Gambar 1. Transfer Data menjadi Nilai
Nilai
Dalam menciptakan suatu nilai atas hasil pengamplikasian pengetahuan dimulai dari pemrosesan data dan infromasi yang bersifat tacit. Gambar 1 menunjukan skema konversi data menjadi nilai. Utuk memproses data menjadi informasi dibutuhkan analisis mengenai konteks apa yang akan ditransfer. Untuk mengubah informasi menjadi suatu pengetahuan dibutuhkan pengetahuan pemahaman pola bagaimana mengubah informasi menjadi suatu pengetahuan. Untuk mengubah pengetahuan menaadi kebijakan diperlukan pemahaman terhadap prinsip, dan untuk mengubah pengetahuan menjadi suatu inovasi diperlukan kreatifitas untuk menghasilkan inovasi yang dapat menghasilkan nilai (value). Jadi dapat diambil kesimpulan bahawa Manajemen Pengetahuan merupakan suatu cara yang sistematik untuk mengelola data dan informasi yang ada me njadi suatu pengetahuan yang dapat menciptakan suatu nilai yang berguna bagi individu, organisasi, bahkan suatu negara, dan menciptakan keunggulan untuk berkompetensi. Manajemen pengetahuan juga memiliki tujuan yaitu untuk menemukan pengetahuan baru (know how), untuk memperbaiki proses bisnis atau kerja di suatu organisasi, dan menciptakan value atau nilai. Pada bagian ketiga buku tertuliskan paradigm, dan prinsip-prinsip KM. Terdapat 30 paradigma untuk memahami KM. Paradigma KM digunakan sebagai acuan pola pikir dan perilaku untuk hidup di era ekonomi pengetahuan. Disamping itu, di dalam bab ketiga buku juga dibahas 10 prinsip KM yang mendeskripsikan hal-hal penting yang mendasari dan diperhatikan secara lebih baik untuk para praktisi KM agar pengelolaan pengetahuan dapat berjalan dengan ba ik, efektif, dan efisien.
People : soft skill, hard skill
Process : efficiency, and motivated
Technology: easy to access, usability
Gambar 2. Tiga Aspek Penting dalam KM Frameworks
Bagian buku yang keempat membahas secara mendetail mengenai kerangka model kerja KM yang masing-masing nya memiliki fokus yang berbeda. Model kerja KM ini dapat dijadikan acuan bagi pembaca buku untuk menerapkan inisiatif KM dalam suatu organisasi. Seara umum kerangka kerja KM meliputi tiga hal u tama, yaitu People, Technology, dan Process. Gambar 2 menunjukkan tiga aspek penting dalam KM framework. Kerangka kerja model Jaan (penulis buku) merupakan salah satu kerangka kerja yang dijelaskan dibagian sub bab buku ini. Gambar 3 menunjukkan Kerangka kerja KM model Jaan.
Gambar 3. Kerangka Kerja KM Model Jaan
Pada kerangka kerja KM Model Jaan ditampilkan bahwa pondasi atau dasar dari suatu organisasi yang akan menerapkan KM adalah kepercayaan, budaya, dan juga learning disciplines. Untuk mewujudkan Learning Organization yang berinisiatif dan efektif dibutuhkan dua pilar yaitu Human Capital yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang baik, dan juga fasilitas yang mendukung pembelajaran seperti kemudahan akses untuk mendapatkan informasi, struktur organisasi, dan sistem penghargaan. Untuk mensinkronize Human Capital dan juga learning facility
diperlukan peran leader dengan kemampuan leadership yang baik sehinggan kedua pilar tersebut dapat berkesinambungan dan menciptakan Learning organization yang efektif. Selanjutnya untuk ke tahap berikutya organisasi harus mampu belajar dan berubah dengan cepat untuk menciptakan learning habit yang berkelanjutan. Untuk mewujudkan hal tersebut dibutuhkan dua pilar yaitu Metode KM dan Teknologi Informasi. Kedua pilar tersebut menjelaskan akan pentingnya kualitas dan kuantitas sistem dan fasilitas belajar. Metode KM dan Teknologi Informasi dikesinambungkan dengan Proses KM. Apabila telah tercipta Proses KM yang baik maka kemampuan belajar dan berubah dengan cerdas akan terwujud, sehingga terwujudnya Premium Value Creation (Innovation).
Gambar 4. APO KM FRAMEWORK
Disamping itu dijelaskan pula Kerangka Kerja Model APO. Gambar 4 menampilkan APO Framework yang mengutumakan identifikasi pengetahuan, menciptakan pengetahuan, menyimpan pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan aplikasi pengetahuan dalam kerangka kerja yang diusungnya. Setelah menentukan kerangka berpikir apa yang akan digunakan dalam strategi implementasi KM dalam suatu organisasi, dinilai juga kesiapan organisasi dalam menjalankan KM. Oleh sebab itu, pada bab 5 buku ini dipaparkan bagaimana proses
untuk mengukurvkesiapan organisasi dalam menerapkan KM. Disamping itu juga dibahas konsep-konsep mengenai pemetaan pengetahuan, dan analisis jaring sosial untuk memetakan KM. Untuk mengimplementasikan KM terdapat tiga pendekatan yang dapat digunakan. Pada Gambar 5 ditampilkan pendekatan implementasi KM.
Kodifikasi Pengetahuan Pendekatan Proses Tasit menjadi eksplisit
Asumsi sebagian besar pengetahuan berbentuk tasit
Inisiatif KM Pendekatan Praktisi
Fokus membangun lingkungan sosial
Best Practice Approach
Mengadaptasi metode organisasi yang lain yang telah terbukti sukses
Gambar 5. Pendekatan Implementasi KM
Dalam mengukur siap atau tidaknya suatu organisasi mengimplementasikan KM perlu dilakukan pengukuran kesiapan organisasi tersebut. Terdapat tiga metode untuk mengukur kesiapan organisasi dalam menerapkan KM, diantaranya survey KM readiness, peta pengetahuan, dan analisis jaringan sosial. Dalam melakukan pegukuran kesiapan KM diperlukan memperhatikan dua faktor utama yaitu faktor individu dan organisasi. Dari dua faktor tersebut terdapat banyak variabel yang dapat diteliti untuk melihat kesiapan suatu organisasi dalam menerapkan KM diantaranya adalah kesiapan antar anggota untuk berkolaborasi, rasa
saling percaya, tingkat kesempatan, kepuasan, dan dorongan untuk belajar, tingkat keterkaitan strategi organisasi dan KM, dukungan manajemen puncak dengan menyediakan panduan dan dukungan sumber daya untuk implementasi KM, reward, dan lain-lain. Setelah dilakukan pengukuran terhadap kesiapan organisasi untuk menerapkan KM, selanjutnya dilakukan proses inti dalam implementasi KM yaitu Proses KM. Gambar 6 menampilkan ilustarsi proses KM.
Create & develop knowledge
Use Knowledge
Identify knowledge
Proses KM
Share&distri bute
Capture & store
Gambar 6. Proses KM
Proses KM dimulai dari identifikasi yaitu proses dimana melakukan studi khusus menemukan pengetahuan organisasi, evaluasi dan analisis pengetahuan milik organisasi, dan pemetaan pengetahuan. Selanjutnya dilakukan proses peyimpanan dan pencarian pengetahuan. Prinsip proses kedua ini haruslah mudah diakses dan mudah ditemukan saat dibutuhkan, dan juga harus aman dari kehilangan atau pencurian. Lalu dilakukan proses ketiga yaitu transfer pengetahuan. Dalam proses yang ketiga ini
diperlukan human capital yang mampu untuk menunjang kefektifan proses berbagi, kemampuan tersebut diantaranya: kolaborasi, kemampuan publikasi, mampu untuk mengelola kontak, mampu bertukar pengetahuan, dan membangun relasi. Proses selanjutnya adalah aplikasi pengetahuan, dan yang terakhir adalah pengembangan pengetahuan. Bagian terakhir yang dibahas dalam buku ini adalah Strategi Implementasi KM. terdapat 5 tahapan dalam proses implementasi KM. Gambar 7 menampilkan tahapann proses implementasi KM.
•
Tahap persiapan
• •
identifikasi
•
Membangun Habitat KM Tahap Implementasi
Mengetahui tingkat kesiapan para pemangku kepentingan dalam implementasi KM
•
Organisasi haru dalam tahapan sebagai organisasi pembelajaran. Didasari oleh rasa saling percaya, dan dan buda belajar
•
Melakukan penerapan KM pada organisasi
•
•
Evaluasi
Human hal yang esential Aplikasi KM harus memiliki tujuan dan sasaran tepat. Fokus pada sasaran
• •
Mengukur indikator kinerja KM. Benchmarking Balance score card
Gambar 7. Tahapan Implementasi KM
Menurut buku Strategi Implementasi Knowledge Management, untuk menerapkan strategi implementasi KM diperlukan perencanaan yang terintegrasi antara strategi bisnsi dan juga KM sehingga pelaku organisasi tidak beranggapan bahwa KM hal yang berbeda dari strategi bisnis. KM pada dasarnya hal yang terintegrasi atau berkesinambungan dengan strategi organisasi. Visi dan Misi KM harus berkesinambungan dengan visi dan misi organisasi. Begitu pula dengan tujuan, strategi, dan juga roadmap.
Jadi berdasarkan uraian summary diatas dapat disimpulkan bahwa Knowledge Management harus diterapkan dalam suatu organisasi baik yang kecil maupun yang sudah mature karena melihat pentingnya mengelola pengetahuan untuk mewujudkan sistem ekonomi yang berbasis pengetahuan. Agar kemajuan organisasi terus berkelanjutan dan agar kemajuan negara pun berkelanjutan.