Sejarah Knowledge Management Knowledge management adalah disiplin ilmu baru yang mulai berkembang di akhir th 1990 an di Jepang Jepang.. Tulisa Tulisan n Ikujiro Ikujiro Nonak Nonaka, a, irota irotaka ka takeu! takeu!hi hi th 199" 199" #Knowl #Knowledg edgee $reati $reating ng $ompany% yang menjadi study !ase di ar&ard '!hool o( )usiness telah membukakan mata orang orang barat barat mengen mengenai ai perhat perhatian ian perusa perusahaa haan n Jepang Jepang terhad terhadap ap intangi intangible ble asset asset bernam bernamaa pengetahuan. *ang *ang telah menghantarkan perusahaan jepang menjadi world !lass !ompany. +ada tahun 1999 majalah ortune merangking 1" perusahaan urutan teratas hasil market e&aluation atas "00 perusahaan kelas dunia yang paling sukses. 'ebagian besar perusahaan yang yang suks sukses es adala adalah h yang yang berh berhasi asill menge mengelo lola la peng penget etah ahua uan n seba sebaga gaii aset aset strate strategi giss dan dan menjadikan pengetahuan sebagai salah satu indikator utama keberhasilan. -odal utama perusahaan tidak hanya ter(okus pada tangible asset tanah, bangunan, uang/ tetapi men!akup juga aset intangible asset brand re!ognition, patent, !ustomer loyalty/ yang merupa merupakan kan wujud wujud kreati( kreati(itas itas dan ino&asi ino&asi yang yang bersum bersumber ber dari dari manajem manajemen en pengeta pengetahua huan n K-/. K-/. +engetah +engetahuan uan
semakin semakin disadar disadarii sebagai sebagai aset bisnis bisnis utama dan K- sebaga sebagaii kun!i kun!i
pembeda antara berbagai perusahaan di akhir tahun 1990an. 'eba 'ebaga gaii aset aset yang yang strat strateg egis is peng pengeta etahu huan an haru haruss dike dikelo lola la dan dan dike dikemb mban angk gkan an.. eng engan an manajemen pengetahuan yang e(ekti( akan ter!ipta iklim kondusi( untuk belajar dan berbagi pengetahuan, sehingga pengetahuan indi&idu yang beragam menjadi mudah dipadukan menjadi pengetahuan organisasi atau perusahaan.
Knowledge Management Nonaka. Ikujiro Konno. Noboru, 1992/,
mengemukakan de(inisi3 % Knowledge
Management is the explicit and systematic management of vital knowledge and its associated processes of creation, organisation, organisation, diffusion, use use and exploitation%. exploitation %. Knowledge management merupakan manajemen pengetahuan &ital se!ara eksplisit dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, di(usi, penggunaan dan eksploitasi. e(inisi tersebut bukanlah satu4satunya de(inisi yang benar se!ara mutlak karena tidak ada de(ini de(inisi si yang yang uni&ers uni&ersal al mengen mengenai ai knowle knowledge dge manage managemen ment. t. e(ini e(ini tersebu tersebutt merupa merupakan kan de(inisi rumusan 'kyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge management berdasarkan pengalaman dan kepakarannya. e(inisi yang lain menyebutkan # KM is the ‘process through which organizations generate value from intellectual and knowledge based
assets%, maksudnya, knowledge management adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan. e(inisi mengenai K- Knowledge -anagement/ tergantung dari !ara organisasi menggunakan dan meman(aatkan pengetahuan. 'alah satu de(inisi K- adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan in(ormasi dengan !ara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesi(ik. 5tau se!ara umum K- adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk men!iptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetiti(. -enurut a&enport manajemen pengetahuan adalah proses menterjemahkan pelajaran yang dipelajari, yang ada dalam diri6pikiran seseorang menjadi in(ormasi yang dapat digunakan setiap orang. -anajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual aset yang dikelola Jerry oney!utt, 7000/. 'ebab menurutnya konsep manajemen pengetahuan knowledge management/ pada dasarnya adalah berkembang dari kenyataan bahwa dimasa sekarang dan dimasa depan, aset utama sebuah organisasi agar mampu berkompetisi adalah aset intelektual atau pengetahuan bukan aset kapital. K- terdiri dari 8 komponen utama yaitu people, pla!e , dan !ontent. K- membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. ari ketiga komponen tersebut peran teknologi in(ormasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran seseorang se!ara (isik. engan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. alam konteks se!ara umum, pelaksanaan K- menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. +ertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang didapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya Indonesia lebih !enderung pada budaya lisan. rang Indonesia belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang dialami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.
Jenis Pengetahuan dalam Knowledge Management i knowledge management pengetahuan dibagi menjadi 7, yaitu 3 1.
Ta!it 5dalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. alam hal ini Ta!it Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena Ta!it Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari4hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. $ontoh dari Ta!it Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan. engan kata lain, Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersi(at subyekti(, !ogniti&e, e:perimental learning dan kasat mata sulit untuk didokumentasikan dan ditrans(er. )erkaitan erat dengan pemahaman manusia, !ontoh keterampilan
7.
memasak, beladiri, merias wajah, dan lain4lain. ;:pli!it 5dalah pengetahuan yang bersi(at tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. $ontoh pengetahuan se!ara e:pli!it adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan. engan kata lian, Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bersi(at obyekti(, rasional, dan teknis mudah untuk ditrans(er dan didokumentasikan, !ontoh buku dan jurnal. +engetahuan berbi!ara tentang know4how dan know4why. 'eseorang walaupun dengan pengetahuan yang rele&an, pengalaman, dan keahlian yang tersimpan di kepala tacit / tetap membutuhkan pengetahuan tertulis explicit / untuk menjadi best practice.
engan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge -anagement untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetiti( bagi perusahaan. al inilah yang menjadikan Knowledge -anagement 'ystem K-'/ diperlukan oleh perusahaan. K-' adalah sistem in(ormasi berbasis pengetahuan yang mendukung pen!iptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan -arakas, 7010/. 5da 7 !ara pandang terhadap pengetahuan yang mewakili barat dan timur. -enurut !ara pandang barat pengetahuan adalah e:pli!it dan
pendekatan lebih komprehensi( untuk menjelaskan trans(ormasi pengetahuan yaitu dengan ';$I model Ikujiro Nonaka, irotaka takeu!hi, 199"/. )erdasarkan ';$I model ada = tipe interaksi antara dan diluar sebuah organisasi yang didasarkan pada perbedaan yang jelas antar ta!it dan e:pli!it knowledge, yaitu 3 •
• • •
'o!iali>ation 3 trans(er dari ta!it ke ta!it knowledge e:3trans(er in(ormasi diantara orang4orang dengan per!akapan/ ;:ternali>ation 3 trans(er dari ta!it ke e:pli!it knowledge e:3 menulis buku/ $ombination 3trans(er dari e:pli!it ke e:pli!it knowledge e:3 merangkum buku/ Internali>ation 3 trans(er dari e:pli!it ke ta!it knowledge e:3 guru mengajar di kelas/
Keempat (a!tor dalam ';$I model menggambarkan sebuah proses yang dinamis dimana ta!it dan e:pli!it knowledge berubah.
Komponen Knowledge Management ?ntuk dapat menerapkan knowledge management, kita harus mengenal komponen4 komponen apa saja yang menyusun knowledge management. alam artikelnya yang berjudul ;@- ;:!ellen!e -odel and Knowledge -anagement Impli!ations, ilip )hatt seorang konsultan Knowledge -anagement mengungkapkan tiga komponen knowledge management yang terdiri dari )hatt, 7000/ yaitu +eople, +ro!ess, dan Te!hnology.
'eperti yang dikemukakan )hatt, setiap aspek dari knowledge management pasti berkaitan dengan tiga komponen tersebut, yaitu people, pro!ess, dan tehnology. )erikut adalah !ontoh dari tiga pilar diatas. People 3 Knowledge berada didalam people dan akan ditrans(er ke people juga, jadi people
adalah (aktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management. Process 3 +roses membantu untuk mengeksternalisasi ta!it menjadi e:pli!it/ yang
berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.
Technology 3 Teknologi disini berperan serta sebaga enabler dalam knowledge management,
dimana teknologi mempunyai (ungsi dalam !apture, store, update, sear!h dan re4use knowledge atau yang sering kita kenal sebagai K-' Knowledge -anagement 'ystem/.
SECI Model Akujiro Nonaka dan irakata Takeu&!hi 199"/, menganggap bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk antara Ta!it dan ;:pli!it. -ereka kemudian mengusulkan suatu model dalam proses pen!iptaan pengetahuan, yang kemudian memungkinan organisasi untuk mengelola proses tersebut se!ara e(ekti(. -ereka mengajukan empat
langkah
pen!iptaan
pengetahuan
disebut
model
';$I
atau
'o!iali>ation,
;:ternali>ation, $ombination, dan Internali>ation.
•
'o!iali>ation 3 Trans(er knowledge dari satu indi&idu ke indi&idu lainnya dalam bentuk ta!it knowledge. isebutkan bahwa 'o!iali>ation mun!ul dari akti&itas #berbagi dan men!iptakan pengetahuan ta!it melalui pengalaman langsung%.
•
;:ternali>ation 3 Trans(ormasi knowledge dari bentuk Ta!it ke bentuk ;:pli!it. engan e:ternali>ation, pengetahuan ta!it yang ada dalam diri indi&idu dikeluarkan dan di(ormulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh indi&idu lain.
$ombination 3 -engorganisasi kumpulan ;:pli!it knowledge ke dalam satu bentuk
•
media yang lebis sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul. Internali>ation 3 Tran(ormasi knowledge dari bentuk ;:pli!it ke bentuk Ta!it.
•
$ontohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan B learning by doing B yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri indi&idu. Penciptaan dan Pengembangan Knowledge
+en!iptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama onaka! "ku#iro $ Konno! oboru, %&&' ( mengemukakan bahwa pen!iptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu3 a. b. !. d. e.
berbagi pengetahuan terbatinkan, men!iptakan konsep, membenarkan konsep, membangun prototype, dan melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai (ungsi dan tingkat di organisasi.
'kyrme membedakan siklus ino&asi dan siklus knowledge management seperti yang terlihat pada Cambar dibawah ini.
Cambar 'iklus ino&asi dan siklus knowledge management 'iklus knowledge
management mempunyai
kelebihan
dalam
hal
pengkategorian,
pengoraganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan kemudahan untuk diakses. engan demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong terjadinya ino&asi dibandingkan dengan siklus ino&asi itu sendiri. 'istem pakar expert system/ merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management , terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu3
1.
case)based reasoning $)D/ yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya
7.
rule)based
reasoning D)D/
mengandalkan
serangkaian rules yang
merupakan
representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan6manusia dalam meme!ahkan kasus4kasus yang rumit 8.
model)based reasoning -)D/ melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge
=. i
constraint)satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara D)D dan -)D. dalam
kon(igurasi
yang
demikian,
dimungkinkan
pengembangan knowledge
management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan in(ormasi dalam bentuk 3 1.
proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasi(ikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
7.
kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up)to)date,
8.
menggunakan I$T yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran indi&idu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
=.
adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems
".
analisis in(ormasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
E.
mengidenti(ikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, -entrans(ormasikan basis knowledge ke basis yang baru,
F.
mengkombinasikan
peng4indek4an,
pen!arian knowledge dengan
pendekatan semantics atau syntacs, 2.
mengorganisasikan dan menyediakan know)how yang rele&an, kapan, dan bilamana diperlukan, men!akup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, (ormula, best practices, prediksi dan !ara4!ara meme!ahkan masalah. 'e!ara sederhana, intranet, groupware, ataubulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,
9.
memetakan knowledge knowledge
mapping /
pada
suatu
organisasi
baik
se!ara online atau off)line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.
Pemicu Knowledge Management +emi!u Knowledge -anagement The 7= ri&ers o( K-/ yang membuat K- menjadi hal yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi E kelompok GTIH5 7000 3 a. Knowledge4$entri! ri&ers 3 1. Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui. 7. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang !erdas. 8. Ke!epatan dan kelambanan knowledge. =. -asalah knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada ta!it knowledge. ". Kebutuhan untuk
menangani
ke!enderungan
knowledge4hoarding/ diantara pegawai. E. Kebutuhan akan systemi! unlearning
penumpukan
belajar
knowledge
meninggalkan
hal4hal
lama6usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan/. b. Te!hnology ri&ers 3 F. )erakhirnya peranan teknologi sebagai di((erentiator jangka panjang yang layak. 2. Kompresi dari siklus hidup produk dan proses. 9. Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara knowledge, strategi bisnis dan teknologi in(ormasi. !. rganisational stru!ture4based ri&ers 3 10. Kon&ergensi (ungsional. 11. -un!ulnya struktur organisasi proje!t4!entri!. 17. Tantangan yang mun!ul akibat deregulasi. 18. Ketidak mampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetiti( akibat globalisasi. 1=. Kon&ergensi produkung dan jasa layanan. d. +ersonnel ri&ers 3 1". Kon&ergensi (ungsional yang sangat luas. 1E. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi !ross4(un!tional yang e(ekti(. 1F. -obilitas dan (luidititas tim. 12. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks. e. +ro!ess (o!used ri&ers 3 19. Kebutuhan untuk men!egah kesalahan yang mahal dan berulang4ulang. 70. Kebutuhan untuk men!egah penemuan kembali yang tidak perlu. 71. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat. 77. Kebutuhan yang mun!ul akan tanggapan yang kompetiti(. (. ;!onomi! ri&ers 3 78. +otensi untuk men!iptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge. 7=. +ermintaan untuk di(erensiasi produk dan layanan yang ampuh.
Tujuan Penerapan Knowledge Management (KM
+enerapan K- akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi3 1. +enghematan waktu dan biaya. engan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan biaya. 7. +eningkatan aset pengetahuan. 'umber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk meman(aatkannya, sehingga proses peman(aatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreati(itas dan ino&asi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya. 8. Kemampuan beradaptasi. rganisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. =. +eningkatan produkt(itas. +engetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produkti(itas dari organisasi akan meningkat. ?ntuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari K-' diperlukan kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun sharing habit untuk mengisi K-' tersebut. 5pabila K-' diisi dengan baik se!ara berkala dengan in(ormasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka K-' akan menjadi e(ekti( untuk digunakan. K-' juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi in(ormasi dari seluruh di&isi yang ada pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. al ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia. engan demikian, K-' sangat penting untuk diimplementasikan di perusahaan karena dapat membawa keuntungan, yaitu meningkatkan pengetahuan dari karyawan se!ara akurat karena berasal dari satu sumber K-' yang sama, memper!epat proses kerja karena lebih !epat memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan ke s eluruh karyawan.
!e"rensi
Karsen -arisa. 701=. +entingnya Knowledge -anagement 'ystem bagi +erusahaan. )inus ?bi&ersity. http366sis.binus.a!.id6701=60"60F6pentingnya4knowledge4management4 system4bagi4perusahaan6 iakses pada 1E -ei 701". -aryani. 701=. 5nalisis an +eran!angan Knowledge -anagement 'ystem +ada Konsorsium Aembaga +engabdian Kepada -asyarakat +T'. )inus ?ni&ersity. http366sis.binus.a!.id6701=60"60F6analisis4dan4peran!angan4knowledge4management4 system4pada4konsorsium4lembaga4pengabdian4kepada4masyarakat4pts6 iakses pada 1" -ei 701". -ulyanto ;ko. 7010. Komponen dan +ilar Knowledge -anagement. Indonesia. http366e!ho=share.blogspot.!om670106106komponen4dan4pilar4knowledge4 management.html iakses pada 1E -ei 701". Nur Imanssyah Didho. 7010. Nonaka Takeu!i 3 ';$I -odel. Indonesia. http366imansyah.blog.binusian.org6knowledge4management6nonaka4takeu!i4se!i4 model6 iakses pada 1E -ei 701". 'etiadi Higuna endro. 7011. +enerapan Knowledge -anagement pada +erusahaan Deasuransi. ?ni&ersitas +an!asila Indonesia. http366hendrosetiadiwiguna.blogspot.!om670176016makalah4knowledge4 management.html iakses pada 1E -ei 701". +riambodo -arjanu. 7011. Knowledge -anagement. Indonesia. https366janupriambodo.wordpress.!om6701160"6106knowlegde4management6 iakses pada 1E -ei 701".
