Knowledge Management Managem ent Tools Tools
Ada beberapa faktor yang dapat memotivasi sebuah organisasi untuk membentuk manajemen formal dan pengetahuan sistematis, termasuk keinginan atau kebutuhan untuk : i. mendapatkan wawasan yang lebih baik pada cara kerja organisasi. ii. mengurangi waktu dan tenaga dalam mencari informasi dan dokumen. iii. menghindari pengulangan kesalahan dan duplikasi yang tidak perlu. iv. mengurangi mengurangi waktu respons untuk pertanyaan pe rtanyaan yang sering diminta. v. meningkatkan meningkatkan kualitas dan kecepatan kec epatan pengambilan keputusan penting. pen ting.
Berbag Berbagai ai tingka tingkatt organi organisas sasi, i, termas termasuk uk admini administr strasi asi,, takti taktiss dan strat strategi egis, s, bisa bisa mendap mendapatk atkan an keuntungan dari KM yang sistematis dan formal. Manfaat administrasi termasuk penurunan yang signifikan dalam beban kerja workload! "uman #esour #esource ce Manage Managemen mentt "#M!, "#M!, rekrut rekrutmen men karyawan karyawan,, pelati pelatihan han staf, staf, dan perbai perbaikan kan dalam dalam retens retensii karyawan. KM dapat menyediakan alat yang diperlukan karyawan untuk mengelola data secara otomatis. Misalnya sebuah portal enterprise, dapat menyediakan sarana bagi karyawan untuk memperbarui data tertentu yang menyangkut diri mereka, seperti alamat rumah, rekening bank dan sejenisnya. $roses ini mengendalikan aspek%aspek tertentu yang berhubungan dengan informasi pribadi mereka. Manfaat taktis termasuk akses cepat ke informasi dan dokumen yang relevan pada setiap saat menghasilkan proses organisasi. Manfaat Manfaat strategis strategis termasuk keunggulan kompetitif kompetitif yang dapat dihasilkan dihasilkan dari pengelolaan pengelolaan yang baik dan sistematis. Melalui KM, organisasi dapat mengubah pengetahuan menjadi aset strategis dan menciptakan pembelajaran organisasi. &ntuk melaksanakan sistem KM ada ' elemen dibutuhkan,yaitu : (. )nfrastruktur teknologi, terdiri dari komputer, jaringan dan database. '. Aplikasi perangkat lunak yang diinstal di lingkungan terdistribusi.
' elem elemen en ini ini bias biasan anya ya dise disebut but seba sebaga gaii KM *ools ools.. Alat% lat%al alat at ini ini dira diranc ncan ang g dan diban dibangu gun n untuk untuk memungkinkan penggunaan yang lebih mudah dan lebih cepat, seperti manajemen dokumen, mesin pencari superior dan sejenisnya. $enyebaran alat%alat yang efektif dalam suatu sistem untuk meningkatkan : (. kolaborasi dan lingkungan kerja
'. kompetitif dalam keuntungan dan responsif +. produktivitas secara keseluruhan.
KM *ools digunakan untuk membuat, mengatur dan membagi pengetahuan yang ditemukan pada waktu tertentu, dalam sebuah dokumen, laporan atau memo.
ebuah KM *ools yang ideal harus menyertakan fitur seperti mobilitas yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem dari tempat manapun dan waktu kapanpun. &ntuk pengguna akhir, kegunaan KM *ools adalah alat tersebut harus tersedia dan user friendly. ebagian besar pengguna sudah akrab dengan )nternet -eb Browser,dan database terutama racle atau /0 server, terintegrasi dengan 1nterprise #esource $lanning 1#$s!, seperti A$ #2+, aplikasi seperti 0otus 3otes dan produk pengembangan seperti Microsoft atau &3 untuk 4, 455, 6ava dan 7isual Basic. Beberapa alat yang digunakan dalam solusi KM,yaitu : a! document management system b! enterprise portal c! knowledge map and skills management d! information database and lessons learned system e! collaboration tool f! communities of practice
1. Document Management
8okumen adalah repositori paling umum dari informasi dan pengetahuan di organisasi mana pun. 8okumen yang dihasilkan misalnya proposal proyek kontrak atau perjanjian, laporan teknis, makalah ilmiah, dan lain%lain. Berbagai macam jenis dan panjang dokumen dihasilkan organisasi, dikelola secara sistematis dan terorganisir untuk menyimpan dokumen. &paya organisasi mengelola dokumen secara sistematis adalah titik awal manajemen pengetahuan. Manajemen dokumen memiliki ' fungsi utama : (. Menyediakan konten '. Memfasilitasi pengelolaan konten dan aksesnya
' fungsi ini memiliki dampak positif signifikan terhadap efisiensi organisasi. *ergantung pada sifat dan ukuran organisasi, inefisiensi yang terkait dengan aksesibilitas dokumen. Manajemen dokumen memiliki 9 elemen dasar, yaitu: (. 4atatan diskusi, email dan dokumen arsip. '. Mengatur dokumen elektronik dalam kerangka hirarkis atau jaringan. +. Menyediakan mesin pencari untuk pengambilan dokumen yang diinginkan. 9. Meningkatkan keamanan konten dengan mengalokasikan akses pada tingkat yang tepat ke masing% masing dokumen.
2. Enterprise Portal
$ortal dapat didefinisikan sebagai titik akses tunggal yang disediakan dengan mudah dan tepat waktu ke pengetahuan. $ortal merupakan alat penting untuk KM karena memudahkan berbagi pengetahuan dalam organisasi. $ada dasarnya, portal pengetahuan menjadi titik sentral untuk berbagi pengetahuan. Melalui portal ini, pengguna dapat memberikan kontribusi informasi ke pengetahuan perusahaan, informasi akses, dan berkolaborasi dengan para ahli lainnya. Karena salah satu tujuan dari portal adalah meningkatkan kinerja perusahaan dengan informasi yang berkualitas terbaik untuk menjamin suksesnya penggunaan sistem KM. iklus pengetahuan mencakup serangkaian episode. $ekerja pengetahuan mencari dan mengambil pengetahuan dari portal dan kemudian mengatur dan menganalisis sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan. "asilnya dibagi dan disebarluaskan sebagai pelajaran. $engetahuan ini kemudian disimpan di tempat yang dapat diakses oleh rekan%rekan lainnya. $engguna dapat memperoleh pengetahuan dari orang%orang dengan keahlian yang dibutuhkan atau dari dokumen dan artefak lainnya, sehingga memanfaatkan pengalaman masa lalu. &ntuk membuat lebih berguna, dokumen dan artefak diakses melalui portal termasuk ringkasan, penulis, jenis, tanggal dan data kontekstual lainnya. Konsep portal perusahaan meliputi berbagai peralatan, teknologi dan praktik yang membuat hasil dan pengetahuan tersedia bagi semua staf organisasi dan pengguna lain. Mereka melayani untuk mendukung karya kolaborasi kelompok pekerja pengetahuan dalam komunitas praktik dan dapat melayani berbagai tujuan termasuk akademik dan bisnis. $ortal berbasis web, memungkinkan dokumen untuk didistribusikan dan mencari informasi secara online.
ebagai teknologi informasi dan komunikasi portal menjadi lebih kuat dan tersedia secara luas, menjadi struktur yang lebih luas yang mendukung berbagai kegiatan berbasis pengetahuan yang berbeda. 4ontoh entry point di oogle.com. 3amun, sebagian besar portal biasanya terbatas ke sejumlah orang yang menjadi milik sebuah organisasi, instansi pemerintah atau lembaga masyarakat sipil atau berbagi wilayah pengetahuan umum walaupun milik organisasi yang berbeda. *ipe lain dari portal diatur sekitar pengetahuan sektor tertentu di suatu negara atau sekelompok negara. *ipe ini biasanya disebut sebagai ;portal vertical<. 8ari perspektif teknis, ' fitur utama dari portal adalah taksonomi dan crawler. *aksonomi organisasi dan mesin pencari merupakan elemen penting dari portal yang memfasilitasi navigasi. elain itu, portal termasuk fungsi web%crawling, tujuan utamanya adalah penelitian dan analisis informasi. etelah dokumen diserahkan ke portal repositori, diakses oleh crawler bahwa isi teks dan meta%data dari kumpulan dokumen, di dapat dari beberapa repository melalui jaringan. *ujuan penting dari portal adalah untuk memudahkan berbagi kualitas pengetahuan tinggi yang diambil secara elektronik, sesuai dengan isi yang relevan. rganisasi pembuat portal harus menilai dan mengevaluasi kualitas kontribusi yang diajukan dan menetapkan meta%data sesuai dengan fitur khususnya. )ni memungkinkan pembentukan struktur dan kategorinya. Keseimbangan penting harus dicapai untuk pengambilan yang dinamis daninformasi yang berkualitas. Beberapa organisasi memilih untuk ;informasi konvergen;, bahwa setiap bagian dari pengetahuan yang diterima harus divalidasi oleh organisasi dan membuat pengetahuan yang benar berkualitas tinggi. 8alam rangka mendukung pekerja pengetahuan dan praktek masyarakat, portal menawarkan fungsi tambahan untuk didistribusikan, berbagi ruang kerja, telepon, dan konferensi video dan penyebaran atau pertukaran artefak seperti presentasi atau dokumen teks yang digunakan dalam pertemuan. Berkolaborasi menggunakan real%time aplikasi chatting, membentuk kelompok, identitas peserta diskusi dan secara real time dapat diakses secara grafis dengan hyperte=t dan peta visual. $elaksanaan portal membutuhkan kustomisasi dalam rangka merevisi lingkungan tertentu, menganalisis kebutuhan fungsional dan menambahkan pribadi dan sosial pertimbangan. "al ini dilakukan dengan alat bantu implementasi yang memungkinkan % menggunakan algoritma yang kuat % interface pemrograman tingkat tinggiuntuk membantu mengubah aplikasi dan manipulasi data untuk spesifik kebutuhan dan permintaan dari pengguna. "al ini biasanya dipasang di web infrastruktur untuk standar akses lebih lanjut.
3. Knowledge Map and Skills Management
8alam sebuah organisasi, manusia adalah aset paling penting dalam mengelola keterampilan, kemampuan, minat dan pengalaman. kills Management ystem adalah tool berbasis web yang mendukung dalam distribusi atau penyebaran beba n kerja seluruh organisasi. emua karyawan dapat memperbarui keterampilan mereka sendiri menambah keterampilan baru atau mengubah tingkat keterampilan! dan kepentingan menggunakan alat ini untuk menemukan orang dengan keahlian tertentu. eperti back office tools departemen "#M, yaitu >web server>, misalnya, apa keterampilan yang dibutuhkan untuk programmer senior atau junior. oftware killman termasuk fungsi yang cocok, yang memungkinkan orang%orang atau "#M, tergantung pada hak akses! untuk melihat seberapa dekat mereka ke profil tertentu, misalnya seseorang perlu ( tahun lebih dari pengalaman untuk menjadi seorang konsultan senior. etelah disimpan semua keterampilan serta sejarah mereka, sistem ini dapat menghasilkan peta pengetahuan perusahaan, yang memberikan wawasan dalam kekuatan dan kelemahan perusahaan. $eta pengetahuan membantu menavigasi melalui dokumen, yaitu versi, penulis, keahlian dan pengguna eksternal informasi, yang bisa menjadi mitra, pelanggan, pemasok dan pesaing. $eta $engetahuan adalah alat standar yang digunakan untuk mengontrol, portal akses ke repositori dan kategorisasi dokumen.
4. Inormation Data!ase and "essons "earned
8alam organisasi setiap orang belajar sehari%hari dan meningkatkan pekerjaan berdasarkan pengalaman yang diperoleh. "al ini positif bagi karyawan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan! dan bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan. 3amun demikian, organisasi dapat juga belajar pada dirinya sendiri dengan menangkap pengalaman yang relevan dan mendistribusikannya melalui organisasi. "al ini memastikan bahwa orang%orang berkonsultasi pengetahuan yang benar pada waktu yang tepat. 0essons 0earned ystem mendukung proses penangkapan dan penyebaran pengetahuan. istem ini sangat berguna dalam organisasi di mana dalam praktiknya bisa berulang kali dan disebarluaskan sebanyak mungkin. elain dari sistem pendukung, proses menentukan apa pengetahuan harus ditangkap
dan saat pengetahuan harus disebarkan adalah faktor penting untuk keberhasilan sebuah 0essons 0earned ystem. $engalaman menunjukkan 0essons 0earned ystem dapat menyediakan banyak fungsi yang diperlukan untuk mengubah perusahaan menjadi organisasi pembelajaran.
#. $olla!oration Tool
Kerjasama adalah salah satu aspek yang paling penting dalam KM *ools. ebuah lingkungan yang kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan e%mail, web dan browser internet untuk berbagi pengetahuan, membangun organisasi dan menyederhanakan proses kerja. eperti mendorong karyawan untuk berbagi informasi dalam forum diskusi terbuka, sehingga memberikan akses ke pengetahuan tacit. elain itu, alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna yang lebih baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga memberikan hubungan antara organisasi, mitra dan pelanggan. roupware dan workflow management juga berfungsi kolaboratif. roupware menyatukan hampir semua karyawan yang terlibat dalam tugas tertentu atau proyek. $enggunaan produk groupware, seperti Microsoft 1=change atau 0otus 3otes, sering digambarkan sebagai kolaborasi berbasis artefak karena aktivitas kolaboratif yang melibatkan satu artefak, seperti e%mail atau dokumen bersama ditulis oleh orang banyak, misalnya pesanan penjualan atau individual file. *eknologi groupware termasuk aplikasi )4* untuk mengatur pertemuan dan mendukung kelompok interaksi dan pengambilan keputusan. $enggambaran alur kerja interaksi antara karyawan dengan mendefinisikan jalan, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu. istem ini dapat secara otomatis mengatur prosedur dan meningkatkan kualitas kolaborasi. Alur kerja yang efektif terutama dalam distribusi lingkungan di mana karyawan sering tidak dapat diakses. 8alam kasus tersebut, kolaborasi antara individu yang terlibat dalam proses yang sama. 4ontoh, ketika pekerja selesai bekerja pada dokumen, sistem diprogram mengirim ke daftar pengawas, yang secara otomatis akan diberitahu melalui e%mail, dan permintaan tinjauan. 1%mail adalah cara dasar tapi sangat efisien untuk bekerja sama. "al ini memungkinkan orang untuk membuat kontak dan berbagi pandangan pada pekerjaan, masalah dan solusi. &ntuk mencapai penyebaran massa, idealnya KM *ools mencakup pembuatan halaman web untuk memfasilitasi pengaturan dari sejumlah dokumen dan isi bersama%sama.
KM *ools yang ideal memiliki ruang pertemuan virtual yang beroperasi secara real time, secara bersamaan dan langsung untuk semua karyawan, yang didistribusikan melalui lokasi yang berbeda namun tetap terhubung dengan demikian dapat bertukar informasi sekaligus. Berbagai kemungkinan yang tersedia, seperti chatting, videoconference, forum diskusi, email dan halaman web.
%. $ommunities o Practice
Komunitas sebagai cara yang baik untuk berbagi pengetahuan antara orang%orang yang memiliki kepentingan bersama. 8i sini mereka akan menjelaskan secara singkat dari perspektif yang digunakan sebagai alat dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan sistem dalam sebuah organisasi. ?akta bahwa masyarakat praktik dapat dilihat sebagai hal penting untuk berbagi pengetahuan dan pengayaan serta alat yang berguna untuk implementasi dari manajemen pengetahuan. Komunitas praktek menyediakan tempat virtual dimana orang%orang dapat bertukar pengetahuan dan pengalaman. elain menentukan ukuran masyarakat, juga diperlukan untuk memilih suatu sistem yang tepat untuk interaksi. 8alam beberapa kondisi, pertemuan tatap muka tidak bisa diandalkan, seperti dalam kasus yang secara geografis jauh, prosedur atau pengalaman dalam jarak jauh lebih sulit. 6arak dapat diatasi melalui penggunaan informasi interaktif dan teknologi komunikasi seperti videoconference, teleconference panggilan, teleconference situs web, e%mail dan forum diskusi milis!.