“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO” UNIVERSIDAD “SAN PEDRO”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
PRESENTADO POR:
1.
ESPINOZA SEMBRERA Shirley
2.
MARINO VEGA Delia
3.
MEJIA ROMERO Emily
4.
PAIVA PAJUELO Fabiola
5.
SHIGUAY ANGELES THALIA
TEMA:
GESTION DE COMPRAS
CURSO:
GERENCIA DE LOGISTICA
DOCENTE:
MG. COLCHADO HUIZA DONI
CICLO:
VIII
DEDICATORIA
Este trabajo es dedicado a Dios por darnos la bendición y oportunidad en la vida, a nuestros padres por apostar en nuestra educación, a nuestros profesores por el apoyo académico y a las personas que de distintas maneras nos ayudaron a hacer posible el trabajo.
INDICE
INTRODUCCION Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros. Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio. La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estrat égico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Es importante no confundir los términos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio dentro del que se encuentra el concepto de compra. La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.” Llevar a cabo las compras cada vez se hace más complejo, debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisición, sin dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno económico, los cambios tecnológicos y las crecientes exigencias de calidad. La función de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones más avanzadas tales como la innovación y prospección de nuevos mercados, subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa, participación en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez más una mayor tecnificación de los compradores.
CAPI TULO I GE STI ON DE COMPRAS DEFINICIÓN: La gestión de compras es una de las tareas más importante s en la cadena de suministros. Una empresa puede mejorar sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada. Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de la empresa. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos, obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de la organización. Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan unos objetivos específicos al departamento de compras que parten de un principio: Cuidar los fondos de la compañía y obtener utilidades.
Materiales apropiados al precio adecuado.
La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
Facilidad
y
agilidad
en
los procesos de
solicitud
y
adquisición
de materiales y servicios. La Logística se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, entre otros, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios. La gestión del aprovisionamiento implica la toma de decisiones que contribuyan al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. Las compras como función empresarial presentan un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.“Pero para lograr una gestión de compras eficiente debe quedar bien identificada la cadena de suministros de la entidad. Para lograrlo, las empresas deben involucrar en su estrategia, el tránsito por un camino de tres etapas: la integración funcional de cada área de la organización, la integración interna entre las áreas funcionales formando una cadena de suministro interna y la integración externa entre los proveedores, la cadena de suministro interna y los clientes”.
LOS PROBLEMAS MÁS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS SON: No tener definida una sistemática en la negociación. No hacer una selección de los proveedores. No hacer una evaluación de los proveedores. No conocer los productos que se compran. No tener control en las previsiones de ventas, en la planificación de la
producción y en las compras.
BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE COMPRAS 1. Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento. Se deben tener los procesos identificados, definidos y documentados, para poder analizarlos periódicamente con el objetivo de detectar posibles oportunidades de mejora. 2. Identificar las necesidades. Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que sean gestionadas por el departamento de compras. 3. Elegir las fuentes de suministros. Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos. 4. Negociación y contratación.
Las tendencias actuales en la gestión de compras son: 1. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores proveedores ampliando el ámbito de búsqueda. Las grandes cadenas están localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor de búsqueda con criterios amplios.
2. Aumentar la información : sobre los productos, costes y proveedores que maneja el departamento de compras.
3. Disminuir el número de proveedores. Para reducir costes de compra y de gestión. Por ejemplo, los fabricantes de automóviles han reducido de forma drástica el número de proveedores.
4. Aumentar las compras a cada proveedor. Para tener mayor poder de negociación para ser un comprador importante.
5. Cooperar y coordinarse con el proveedor para disminuir costes . La coordinación con los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del tiempo oportuno al mínimo coste.
Por ejemplo un supermercado que descarga muy rápido los camiones que vienen de los proveedores en vez de dejarlos esperando como otras cadenas. Esto supone una importante reducción de costes que se reparten entre la cadena y el suministrador. Los distintos sistemas que permiten realizar los pedidos de productos por ordenador son otra forma de cooperar que disminuye los costes. La gestión de compras no es una actividad más en las empresas, constituyéndose en un elemento estratégico. Su fin es asegurarse de contar con los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Dicho esto, la gestión de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio".
Las funciones que cumple la gestión de compras son fundamentalmente dos: Función adquisición Esta primera función se refiere a la adquisición por parte de la empresa de los siguientes rubros: materias primas e insumos; materiales indirectos; repuestos; maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario, etc.; útiles de oficina; servicios (transporte de mercancías, por ejemplo); y otros necesarios para la operación de la empresa.
Función apoyo a las operaciones La función de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica actuar en los límites de la organización con su ambiente. Además procura influir en ese ambiente, a través de la adquisición y control de las fuentes de aprovisionamiento necesarias para el mantenimiento del proceso de operaciones. Así, una empresa típica obtiene por parte de sus proveedores los materiales, componentes y productos que están destinados a revenderse luego de un proceso de transformación o de agregación de valor. Los materiales (materias primas e insumos y materiales indirectos) son trasladados físicamente dentro de la instalación industrial. A dichos materiales se agrega valor conforme son transformados en el proceso de producción.
Luego los bienes producidos son transportados a través de una red de distribución física para agregarles valor en tiempo.
Objetivos específicos de la función de compras: 1. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa. 2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias. 3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario. 4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas. 5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación. 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio. 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra. 8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto. 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc. 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución. 11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del certificar el recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad. 12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de proveedores de los materiales o servicios pedidos.
CAPI TULO I I Relación con otras áreas de la empresa La dirección general: a través de la fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno, en lo que involucre a las compras de la empresa.
Finanzas: en la fijación de las políticas financieras con las compras, requerimientos de fondos y presupuestos del área.
Producción: a través de información sobre plazos de entrega, costos de materias primas, calidad disponibles, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector.
Recepción y almacenes : en la administración de la logística de movimientos y coordinación de necesidades de espacio, según la planificación de entregas y embarques de mercaderías.
Contabilidad: para el control de inventarios, provisiones de las compras de bienes y/o servicios ingresados en un periodo a la empresa.
Operación Del Área De Compras: El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.
CAPI TULO I I I PLANE AMI E NTO DE LA GE STI ÓN DE COMPRAS Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa. Dicho planeamiento responde a las siguientes preguntas, que llevan a la toma de decisiones y a la ejecución de acciones de compra. La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más
competitivos,
efectuar
compras
oportunas
y
aumentarla productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público. Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento. La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes.
¿Qué comprar?
Calidad respecto a las necesidades.
Sustitutos de los productos utilizados.
Precios teniendo en cuenta la calidad
¿En que cantidad comprar?
Según las necesidades.
Según la cantidad económica.
Según los descuentos y rebajas.
¿Cómo comprar?
Procedimiento de compra e importancia monetaria
Política de compra: son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para sus operaciones habituales
¿Cuándo comprar?
Necesidades de los consumidores • Necesidades de producción
¿A quién comprar?
Elección de los proveedores
Interpretaciones comerciales
Comprar, fabricar o alquilar
Presupuestos de compras Implica determinar el número de unidades que se debe adquirir para hacer frente al consumo, de manera que haya una producción normal y para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por pérdida o deterioro. Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras.
se prevé los saldos de los materiales existentes en los almacenes. para proyectar el futuro esquema de deudas habrán de asignarse las partidas a los principales proveedores.
Consideraciones:
costos y seguros de almacenaje
disponibilidad de capital de trabajo
interés de capital inmovilizado
perecibilidad de los materiales.
¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS? Precios competitivos para los compradores. Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por
tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto
implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción. Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el
tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo. Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los
recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades. Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir
pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.
POLÍTICAS DE COMPRA Se denomina política de compras a los criterios generados desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc. Que se aplican para realizar todas las adquisiciones de la compañía. Presupuestos de compras, Surgen desde las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Se prevé los saldos de los materiales existentes
en los almacenes. Pará proyectar el futuro esquema de deudas habrá de
asignarse las partidas a los principales proveedores.
Consideraciones: Costos y seguros de almacenaje Disponibilidad el costo de trabajo Interés del capital inmobiliario
Peresivilidad de las compras
DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DE COMPRAR Y REQUERIMIENTO DE BIENES/SERVICIOS •
si las compras son programadas, el mismo depósito puede anticiparse y detectar esa
necesidad en función de los niveles de stock disponible y necesario. • el área de compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes o servicios, elabora un plan de compras anual, semestral, y así hasta llegar a una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES: la búsqueda, evaluación y selección de proveedores es una tarea que debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra.
SE DEFINEN LOS POSIBLES PROVEEDORES EVALUANDO LOS SIGUIENTES ASPECTOS : precios y condiciones de pago plazos de entrega capacidad técnica y controles de calidad que aplican permanencia en el mercado el sector de compras realiza pedidos de cotizaciones a los proveedores que se encuentren en condiciones de cumplir con las especificaciones estipuladas. luego, en función de las cotizaciones que se presenten, selecciona al proveedor que resulte capaz, responsable y con quien se llegue a un acuerdo sobre factores de calidad, garantía, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones financieras.
ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON PROVEEDORES: ambas partes tienen, entonces, un interés mutuo. la mejora de la relación derivará en: aumento de la calidad, solicitados en la compra disminución del costo, ya que al ajustar los procesos de producción bajo mejora continua de ellos, incorporando tecnología y especialización y una planificación coordinada, tiende a disminuir los costos de los productos y generar mayor competitividad en el mercado reducción del tiempo de entrega, porque ésta se ajusta a las posibilidades y necesidades de ambas partes. se reduce el costo de almacenamiento y se optimiza el transporte de los productos, otra forma de relación proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente.
SEGUIMIENTO Y RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS: el área de compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que recibe. antes de la entrega de la mercadería, el área que la recibe debe estar informada del momento y transporte en que va a llegar para poder programar los ingresos de los diferentes proveedores.
ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DE LAS COMPRAS: el almacén acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias (sistema de stock) para informar a las áreas solicitantes sobre su arribo. en el almacén se custodian físicamente los bienes hasta tanto sean entregados a las áre as solicitantes. como se explicó anteriormente, los sistemas computarizados proveen hoy información .en el momento sobre el registro de las entradas y salidas de stock.
MODALIDADES DE COMPRA No todas las empresas compran de la misma manera. Los distintos factores que hacen a su negocio llevan a las empresas a comprar de diferentes formas en función de obtener las mejores ventajas y al menor costo posible. Algunas de las principales modalidades de compras son: Compras habituales de pedidos locales Se denominan compras locales que se realizan cerca del establecimiento empresario, es el procedimiento normal de abastecimiento de una empresa para satisfacer las necesidades de aprovisionamiento a largo plazo, a fin de aprovechar la capacidad de producción de empresa.
Compras en el exterior: En los casos en que los proveedores locales no puedan satisfacer las condiciones se recurre a proveedores de otros países. Esta práctica es cada vez más habitual por los bajos costos que esto implica.
Compras de bienes de uso: Se refiere a la adquisición de aquellos bienes que aumentan el activo físic o de la empresa. Este tipo de bienes no son de renovación frecuente y se les asigna un valor de vida útil en
función del desgaste y las innovaciones permanentes, que le van restando valor hasta hacerlo poco significativo.
Compra de servicios: son de una determinada importancia, se instrumenta a través de contratos por un lapso determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en actividades de producción o administración
compras por fondo fijo: Se trata de compras menores o servicios pequeños, Q ue no justifican el costo y el tiempo ni la intervención del área de Compras.
Compras por licitaciones: Este tipo de compras puede realizarse en un ámbito público (empresa, institución pública) o privado (empresas u organizaciones no gubernamentales) a través de un concurso competitivo abierto.
Conclusiones La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un ma yor impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización. Para las empresas de hoy es importante manejar exitosamente su cadena de
suministros y uno de sus procesos más importantes consiste en gestionar efectivamente sus compras, estableciendo políticas de aprovisionamiento adecuadas que le permitan asegurar un abastecimiento de bienes y servicios que permitan alcanzar el excelente desempeño de las operaciones en un mercado competitivo.
Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos, metodologías y estrategias para la adquisición de bienes y servicios, basándose en las nuevas tecnologías de la información.
Con el trabajo realizado nos concientizamos más de la importancia del área de compras en una empresa pasando de la teoría a la práctica y hacen de a que en el análisis de este proceso nos damos cuenta que hay una perfecta planificación en la que intervienen demasiadas personas con varios subprocesos que finalmente conforman un solo grupo el cual hace que se vean reflejados los buenos resultados en esta organización
El seguimiento y control es parte vital en el proceso de compras, así como a planeación y los indicadores los cuales hacen del área de compras un proceso más efectivo. la planeación y programación de compras sirve para: evitar demoras, optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.
Este trabajo es un resumen de la mayoría de los temas estudiados en clase, los cuales nos servirán mucho en la práctica diaria en nuestros trabajos y en la aplicación de nuestra carrera como administradores.
BIBLIOGRAFIA https://es.slideshare.net/luzmerycalsinquispe/gestion-de-compras-logistica https://es.over-blog.com/Que_es_una_gestion_de_compras-1228321767art126518.html http://www.monografias.com/trabajos94/gestio-compras/gestio-compras.shtml
ANE XO ANEXO 1
FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN
ANEXO 2
ANEXO 3
ANEXO 4
