DIPLOMADO EN GESTIÓN LOGÍSTICA Y OPERACIONES
GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Carlos Miranda Velásquez Licenciado en Ciencias Militares , MBA
UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD E S A N Gestión de compras y abastecimiento
SESIÓN 1 Introducción. La función de las compras en la empresa, evolución y evaluación de la función de compras. Diferentes organizaciones y sus elementos de compras.
UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD E S A N Gestión de compras y abastecimiento
SESIÓN 1 Introducción. La función de las compras en la empresa, evolución y evaluación de la función de compras. Diferentes organizaciones y sus elementos de compras.
CAPITAL O CREDITOS
SISTEMA FINANCIERO
MANO DE OBRA
MATERIALES, BIENES,EQUIPOS
SISTEMA DE RR. HH.
SISTEMA LOGÍSTICO
EMPRESA
SISTEMA DE PARA TRANSFORMAR TRANSFORMACIÓN INSUMOS EN SATISFACER LAS PRODUCTOS NECESIDADES DEL CLIENTE
SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN FISICA(Logística)
Entorno o Medio Ambiente
Accionistas
Clientes
Empresario
Proveedores
Empleados
Arte y ciencia de integrar actividades económicas, administrativas, de ingeniería y tecnológicas, como un todo o sistema, con el objetivo de generar un efectivo, oportuno, apoyo a:
permanente
y
económico
Proyectos, Operaciones, Programas, Planes, Organización.
Proveedores
Empresa
Logística antigua
Logística moderna
Empresa
Proveedores
Logística Manufactura de entrada
Transporte
Almacenaje
Entrega
FFLUJO DE DEMANDA FLUJO DE BIENES Y/O SERVICIOS FLUJO DE INFORMACIÓN y DE VALORES
Consumidor Minorista
Gran volumen de transacciones Necesidad de coordinar cada etapa Control sobre asignación de recursos Empleo de datos y de información
INICIO o COMIENZO Aparece con el
trueque en los inicios de la vida humana
Guerras Mundíales Se considera que Logística,
se inicia en el Ejército y por ello hay que verla en las FF.AA. En 1783, la mencio1ra. Guerra Mundial: No se na el Barón de menciona la palabra Logística. Se trata de Organización y Jomeini, general de economía de guerra como Napoleón, como apoyo a las Operaciones de “Acción que condu- combate. ce a la preparación 2da. Guerra Mundial: Se y sostenimiento de utilizó con gran vigor. Se basó en el pensamiento militar de las campañas” EE.UU. como consecuencia de su esfuerzo bélico-econó Se piensa que es mico en apoyo a los aliados y a sus tropas. una derivación de la En estas acciones se palabra frencesa desarrolló el concepto de la Loger = Habitar logística
ACTUAL y FUTURO
Ha evolucionado por el
empleo de la tecnología de avanzada y del actual clima económico. Se amplía con nuevas técnicas y se inicia la era de “Supply Chain Management o Gestión de la Cadena de Abastecimiento” y de los Operadores Logísticos que se encargan de todas las actividades logísticas de la empresa o entidad.
ABASTECIMIENTO TRANSFORMACIÓN DISTRIBUCIÓN
Distribución a los almacenes y centros de distribución
Almacenaje y Proceso inicial o creación de subensamblaje
Fábrica
Inventario de artículos terminados
Obtención de Materia prima, piezas y componentes
Transformación
Flujo de Información
Abastecimiento
Logística Flujo de Materiales
Distribución
Compras y Aprovisionamiento,
involucra todos aquellos procesos administrativos y las operaciones necesarias para asegurar que una organización pueda ganar competitividad a partir de todos los productos y servicios que requiere de fuentes externas. Esto es clave para gestionar la integración de la empresa en la cadena de suministros.
Cadena de Valor de Porter en la Empresa ACTIVIDADES PRIMARIAS DE VALOR AGREGADO Logística Logística Mercadeo Producción Servicio de Entrada de Salida y Ventas S Sistemas de Tecnología de Información E O D Gestión de Recursos Humanos y Capacitación Y A O D I P Investigación y Desarrollo V A I E T C D A
Compras y Contratos
Finanzas, planificación, etc.
M a r g e n
Antiguas como la historia del ser humano.
Se inicia con el trueque o cambio de una propiedad por aquello que no se tenía.
Siempre ha sido básica para el progreso del ser humano y sus empresas o funciones.
No existe trabajo alguno Tres aspectos que que para efectuarlo no siempre hay que son: necesite materiales o considerar Tecnología suministros y de ello es Personal y responsable Compras. Materiales
La venta se inicia con la Compra y si esta no es buena el producto tampoco.
AÑO 1832 1951 1960
1970
EVENTO Charles Babbage, inicia estudios y desarrolla el primer concepto de Administración de Materiales. Se inicia la importancia de Compras y Heinritz define como función crítica a las adquisiciones, en su libro sobre Compras. El personal de Compras utiliza técnicas de negociación, curvas de aprendizaje, análisis de costos/precio, control de inventarios, redes PERT/CPM, entrenamiento del personal de compras y evaluación de proveedores. Todo ello como herramientas de acción de toma de decisiones, que se han seguido incrementando a través de los años. El primer PRM es desarrollado por la Compañía Americana Bosch con lo cual hace ordenes a largo plazo y por lotes de volumen. En el ámbito mundial debido a lo acontecido en el mundo se centra la atención en la importancia de las compras, en razón de: embargo del petróleo, falta de materiales, elevación del precio de la gasolina y de los costos de materiales; todo lo cual hace incrementar la importancia de Compras en las empresas y se eleva el nivel que tenía hasta
AÑO 1980
1990
EVENTO Aparece el concepto de KAN BAN, Justo a Tiempo o JAT, el que es empleado por los japoneses en sus empresas, lo cual cambia la forma de adquirir de grandes lotes a pequeños en tamaño pero con gran frecuencia de entrega. Se da gran importancia a la “Administración del Tiempo” y
ello sigue aumentando la necesidad de las relaciones amigables entre proveedores y clientes, cambiando la idea
de “Ganar / Perder” por la de “Ganar / Ganar”, y lo que ello
significa de alianza entre proveedores y clientes. El avance de la tecnología aplicada en Compras hace que se 2000…. emplee los procedimientos de avanzada como e-purchasing, e-procurement, e-marketplaces, que permiten reducir tiempo en las adquisiciones y adecuarse a la diferencia entre un pedido rápido y el envío del producto físico no tan rápido.
CONCLUSIONES En
la actualidad se siguen utilizando los argumentos que usaban los autores al final del Siglo XIX e inicios del Siglo XX. Sin embargo existe una clara diferencia entre esas dos épocas. En esos años las Compras eran Operativas, hoy tienen una visión más general y completa, así como de su desarrollo y las incidencias de éste en la organización. Desde la Revolución Industrial se configuraron las características del enfoque tradicional de sistemas productivos. Las empresas crecen y aparecen nuevos productos y nuevos mercados y adoptan la organización funcional que afecta su estructura y establece el control de las actividades, organizando su crecimiento. Al cambiar la organización de las empresas se inicia el reconocimiento de las diferentes funciones de la empresa y de la actividad de Compras como actividad separada de las otras actividades de la entidad.
ENTRADAS Materiales
SALIDAS PRODUCCIÓN
Trabajo
Energía Capital
Realimentación
Productos
PAPEL RELEVANTE DE LOS APROVISIONAMIENTOS EN LA EMPRESA - ENFOQUE TRADICIONAL •
•
•
•
•
Ahorro en materiales beneficio instantáneo. Gestión tecnificada.
muy
poco
Inversiones son menores. Cambios pueden crear pocos problemas laborales. Influencia no solo en costos
VENTAS TOTALES
100 50 30 15 5
BB Y SS COSTOS MOD G. GENERALES BAI( UTILIDAD)
Para aumentar beneficios: > VENTAS
> PRECIOS < SALARIOS < COSTOS GRALES
100% 5% 16.6% 33.3% 10%
CARACTERÍSTICAS DEL ENTORNO EN EL ENFOQUE TRADICIONAL Mercados
estables y demanda creciente. Variedad productos escasa (largo tiempo). Preocupación de clientes : posesión del producto. Mercados compartimentados y oferta en general escasa en productos tecnológicos. Tasas de interés bajas, precios inalterables.
CALIDAD
PRECIO
PLAZO
EVOLUCIÓN DE LA ECONOMÍA
ECONOMÍA DE PRODUCCIÓN
ECONOMÍA DE MERCADO
PRECIOS EN ECONOMÍA DE PRODUCCIÓN
Precio de Costo MP MO GG
PRECIO DE VENTA
BENEFICIO
PRECIOS EN ECONOMÍA DE MERCADO
PRECIO DE VENTA
BENEFICIO
Precio de Costo MP MO GG
DIFERENCIAS ENTRE ECONOMIA DE PRODUCCIÓN •
•
•
Producto o Tecnología son lo principal en la estrategia de la empresa. Integración de los procesos es fuerte. Organización centralizada, piramidal y burocrática.
ECONOMIA DE MERCADO •
•
•
Empresa en busca desarrollo de nuevos mercados. Fabrica lo esencial y subcontrata. Organización transversal,predomina aspectos técnicos y comerciales.
•
Comunicación difícil.
•
Constante intercambio de información.
•
Capacidad de reconversión débil.
•
Estrategia flexible, fácil reconversión.
•
Compras no tiene papel estratégico.
•
Compras colabora grandemente.
•
Compras aislada de marketing y de otros recursos.
•
Compras tiene estrecha coordinación con marketing y otros departamentos
ESTRUCTURA DE CUENTA DE RESULTADOS 100 %
Margen Bruto
GASTOS Umbral de rentabilidad Gastos de mano de obra
Gastos de materiales
G
0
Gastos Fijos
70
100 % ACTIVIDAD
EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS- COMPETENCIAS
Conocimiento de las previsiones y proyectos.
Inventario de los proyectos urgentes e importantes.
Análisis
de la estructura de costos de productos.
Entender la tecnología.
Penetración en los mercados a escala internacional.
Dominar los criterios de selección de proveedores.
Diagnóstico permanente de los proveedores.
Perfeccionamiento de las técnicas de negociación.
Comportamiento de cooperación con otras áreas.
TÉCNICO
ADMINISTRA TIVO
C.COSTOS VS C. BENEFICIOS
INDUSTRIAL
COMERCIAL
Dirección General Marketing
Finanzas
COMPRAS
Control de Calidad
Logística
Producción
Influencia del Entorno Corporativo ?
?1 ? ? ?3 ?2 ? ?4 ? 1. ...qué productos y qué servicios comprar
2. ...por qué, para quién y con qué prioridades.
3. ...cómo comprarlos
CyA
4. ...interactuar con otras funciones
Dimensiones del entorno corporativo que influyen en la función de compras y aprovisionamiento. Clase de organización
Función de compras y aprovisionamiento
Cultura, misión, objetivos y políticas corporativos
objetivos, políticas, procesos, cultura y estructura Funciones, procesos y estructura corporativos
Estrategia Corporativa
1. Empresas Privadas…
Grandes Empresas Locales
Ventajas y desventajas: Entre las PYMES y las multinacionales. Suelen tener la función de Compras
2. Organismos públicos: Servicios del Sector Público Servicios de salud
Construcción de carreteras Educación
LEYES
Justicia y orden
Servicios de emergencia
2. Organismos públicos:
niveles y clases
Ministerios y Departamentos del Gobierno Central
Entidades Autónomas o Semiautónomas del Sector Público Gobiernos Municipales y Regionales Descentralizados
(servicio postal, servicios generales, empresas públicas…)
2. Organismos públicos: Fuentes de financiamiento Impuestos
Aranceles
Deuda pública
Subvenciones
2. Organismos públicos: La diferencia con las empresas privadas Las empresas privadas se guían por las utilidades, mientras que las organizaciones públicas se guían por la responsabilidad ante el público. Presión creciente para asegurar un ”buen gobierno” = • • • •
Valor obtenido por el dinero gastado. Trabajo es efectuado éticamente Decisiones basadas en criterios y objetivos claros. Todas las partes tratadas equitativamente y que tengan igual oportunidad
3. C&A en entidades sin fines de lucro Ej.,: Fundaciones
Entidades sin fines de lucro
Cooperativas Asociaciones profesionales Instituciones académicas, etc.
• Financiamiento de miembros o patrocinadores • Donaciones • Ingresos provenientes de tarifas por servicios
C&A esencialmente como en el sector privado, pero puede ser requerido a seguir pautas de los principales patrocinadores o donantes.
Diferencias clave entre las distintas clases de empresas Característica Control
Financiamiento
Privada
Gobierno
Individuos y organizaciones
Accionistas y utilidades acumuladas
Impuestos, donaciones, deuda pública y tarifas por servicios
Patrocinadores (subvenciones, donaciones), miembros y tarifas por servicios
Generalmente, prestar Una creencia, valor, servicios públicos de ideología o servicio a modo eficiente y efectivo prestar Ante el público
Ante los patrocinadores o miembros
Generalmente, si
Generalmente, no
Generalmente, no relevante
La Ley (en general) Cualquier restricción auto-impuesta
La ley (en general) Leyes, reglamentos y trámites aplicables al sector público. Cambios en la política del gobierno
La ley (en general) Los patrocinadores principales pueden imponer restricciones Cualquier restricción autoimpuesta
Responsabilidad Ante los accionistas
Restricciones
Sin fines de lucro
Individuos y otras empresas
Principal objetivo Generalmente, incrementar utilidades
Competencia
Pública
Diferencias clave entre las distintas clases de empresas Característica
Privada
Pública
Sin fines de lucro
Función de C&A
Generalmente aplican políticas y normas generales internas de compras y aprovisionamiento Puede escoger dentro de una amplia gama de relaciones con los proveedores Las PYMEs con frecuencia se caracterizan por: • Decisiones centralizadas • Habilidades técnicas y conocimiento del mercado limitados • Financiamiento y crédito del proveedor limitados • Compras de bajo valor, fragmentadas • Suministro internacional limitado
Generalmente deben seguirse los principios de: •Transparencia •Responsabilidad •Competencia abierta •No discriminación También deben cumplir otras consideraciones políticas (ej., sociales y económicas) Los procedimientos pueden causar demoras o ineficiencias Tiene que seguir las pautas de los donantes al comprar con donaciones y préstamos especiales La OMC promueve la competencia y la transparencia
Normalmente aplican normas y políticas internas de compras y aprovisionamiento También pueden tener que seguir las pautas del donante
“Una buena estructura de organización, no da por sí
misma buenos resultados, así como una buena Constitución no garantiza una sociedad normalmente sana. Pero una mala estructura de organización, hace imposible que se obtengan buenos resultados, independientemente de lo buenos que puedan ser sus directivos. Al mejorar la estructura, siempre mejorarán sus resultados.”(P.F. Drucker)
1.- POR FUNCIÓN
2.- POR PROYECTO
TIPOS DE ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 3.- POR PRODUCTO
4.- POR LOCALIZACIÓN
5.- Centralizada o Descentralizada.
TIPOS DE ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. Por Función.- Se logran especialistas después de tiempo de aprendizaje. 2. Por Proyecto.- Lograr tarea, obra o trabajo a realizar, con una duración finita. 3. Por Producto.- Centralización y Especialización de todo el equipo en labor productiva. 4. Por Localización.- Conocer directamente los problemas y se llega a la descentralización total de la organización. 5. Por Centralización o Descentralización: Obtener buenos resultados según estructura de la empresa. Para todo tipo o forma de organización el factor determinante es el CONTROL, y para ello debe darse a cada nivel la autoridad necesaria para que asuma la responsabilidad que corresponde, proporcionando los medios de control requeridos para dirigir a sus elementos.
FUNCIONAL
MATRICIAL
P R O D U C C I O N
P R O D U C C I O N
V E N T A S
F I N A N Z A S
Las funciones conducen el negocio
V E N T A S
F I N A N Z A S
Los procesos están reconocidos, permanecen las funciones
PROCESOS
P F Planificación R de la V I Producción y demanda O E N D N A UProductos Producción de C T N C A Z Gestión deIPedidos A S O S N
Los procesos refuerzan la integración
“Quien desee un éxito constante debe cambiar su conducta de acuerdo con los tiempos”. (Niccolo Machiavelli, 1469-1527)
Como actuar en el funcionamiento por procesos Objetivo
Actividades a realizar en el proceso
Equipo
Equipo
Proceso: Conjunto de actividades orientadas a satisfacer al
cliente a través del optimo e integral manejo de materiales e información, desde una fuente de origen a un terminal o destino, manteniendo los materiales en movimiento e informados a todos los participantes.
Estructura y Organización Mala Buena D i r e c t i v o s
Buenos
Malos
Resultados Deficientes
Malos Resultados
“BUENOS RESULTADOS”
Posibles resultados aceptables
MEGATENDENCIAS Globalización. Democracia global. Las telecomunicaciones y la masificación del uso de internet. Surgimiento de nuevas potencias económicas. Cuenca del Pacífico, nuevo eje del comercio mundial. Envejecimiento demográfico y migración internacional.
Crecimiento de megaciudades. Cambio climático. por el Preocupación ambiente y preferencia por productos naturales. Desarrollo biotecnológico y la ingeniería genética. Desarrollo de la nanotecnología y la robótica.
