INGENIERÍA EN DESARROLLO E INNOVACIÓN EMPRESARIAL”
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GESTIÓN DE COMPRAS”
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Integrantes: Héctor Iván Benitez Teodoro Carlos Castillo Negreros Dulce Vianney Sánchez Roa Luis Jesús Trejo Arana Ana Belém Vázquez Barrera Carlos Vega Huerta Profesora: María Isabel Calleja Aguilar Grupo: 705 Trabajo: PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO DE COMPRAS
Fecha de entrega: Lunes 12 de Noviembre de 2012
ÍNDICE INTRODUCCI N
1
PLANEACIÓN
2
IMPORTANCIA DE LA PLANEACI N.
2
TIPOS DE PLANEACI N.
2
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
3
¿QU ES EL PRESUPUESTO?
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PRESUPUESTO DE COMPRAS
4
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL PRESUPUESTO DE COMPRAS
4
FUNCIONES DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS.
4
CLASIFICACI N DE LOS PRESUPUESTOS DE COMPRAS
5
PRINCIPIOS DE PRESUPUESTACI N APLICADOS A LA COMPRA
5
OBJETIVO PRINCIPAL DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS
5
CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES PARA PLANIFICAR LAS COMPRA
6
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS
6
CONCLUSI N
8
BIBLIOGRAFÍA.
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INTRODUCCIÓN
A la hora de realizar cualquier tipo de adquisición de producto todo ser humano de manera lógica y racional, y muchas veces sin planificarlo se hace un presupuesto, ya que un presupuesto tan solo es una estimación de cuanto vamos a gastar para adquirir un bien, o cuanto nos debería ingresar por la venta del mismo. Si para cualquier persona realizarse un presupuesto es tan importante de manera consciente o inconsciente, más lo será para una organización la cual realiza una gran cantidad de inversiones para poder tomar obtener una buena productividad. El cálculo del presupuesto de compras se hace de manera científica y metódica siguiendo una serie de procedimientos y tomando en cuenta diferentes factores que influyan
en la elaboración del mismo, sin olvidar que la demanda de un producto será
quien defina cuanto hará falta para tener un inventario optimo. Toda empresa necesita conocer su futuro inmediato y poder anticipar lo que habrá de ocurrir en los próximos meses. Un programa integral de planificación y control de utilidades, incluye la planificación y control de las materias primas y partes componentes que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados. Una cuidadosa planificación de las compras, puede resultar en importantes ahorros de costos en muchas empresas. En este trabajo encontraras conceptos básicos de la planeación y de lo que es el presupuesto, así como sus puntos más importantes en los que se divide cada tema.
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PLANEACIÓN La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma, con la finalidad de alcanzar los logros que se han trazado en el tiempo. La planeación permite determinar lo que va a hacerse, mediante el estudio de diversas alternativas para conseguir un objetivo, a fin de seleccionar la más conveniente y establecer estrategias que aseguren resultados. Esta actividad pretende predecir el futuro para evitar el desperdicio de tiempo y de recursos, orientando las acciones a solucionar problemas con la anticipación requerida. Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Utiliza racionalmente los recursos.
Visualiza contingencias empresariales.
Condiciona un ámbito competitivo.
Metodología en toma de decisiones.
Promueve la eficiencia.
Establece un marco referencial en gerencia.
Evalúa alternativas previas.
TIPOS DE PLANEACIÓN
Planeación a largo plazo: La Planeación a largo plazo normalmente no se expresa en términos precisos respecto a los diferentes departamentos de una empresa, sino que se presenta en términos globales en relación a sus principales planes, basándose en una análisis realista de los aspectos negativos y positivos, años importantes de la compañía, así como de su posición en la industria, estableciendo sus metas operativas y financieras para un cierto período. • Plan de mercados: Se realiza una investigación acerca del comportamiento de los diferentes mercados que se relacionan con el producto. Algunas de las variables que se toman en cuenta son el crecimiento de la economía, el crecimiento de la población, etc., para que así las ventas se puedan estimar con mayor facilidad. • Plan de necesidades de insumos: Por medio de éste se van a conocer los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo, como son la materia prima, la mano de obra, instalaciones físicas, energéticos, etc. 2
•
Plan financiero: Este plan consiste en definir la forma más adecuada para obtener liquidez
y financiamiento, una vez determinados los ingresos y egresos provenientes del plan de requerimientos de insumos. Planeación a corto plazo: Se ocupa directamente de los activos y pasivos a corto plazo o circulantes en una empresa. Los activos actuales más importantes son: cuentas por cobrar, existencias o inventarios, tesorería y títulos negociables. Los pasivos más importantes son la cuentas por pagar y los préstamos bancarios a corto plazo. Estos activos y pasivos de corto plazo son los componentes del fondo de maniobra o capital neto de trabajo, que no es más que la diferencia entre los mismos (Ac-Pc).
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN 1) Principio de la unidad. Este principio nos dice que debe de existir una coordinación tal entre los diferentes planes de forma que dé la impresión de que se trata de un gran plan general. Esto es con el fin de que exista comunicación entre todos los departamentos de la entidad para que sus actividades estén relacionadas entre sí y se pueda cumplir con el objetivo principal. 2) Principio de la flexibilidad. Este principio se refiere a que todo plan debe contar con la posibilidad de adaptar cambios cuando las necesidades así lo requieran. Hoy en día existen muchos cambios en 105 factores externos que afectan a la entidad, y es por esto que debe estar preparada para poder cambiar los presupuestos y adaptarlos para que se apeguen lo más posible a la realidad. 3) Principio de precisión. Indica que por tener que regir acciones concretas, los planes deben hacerse con la mayor precisión posible y no permitir desviaciones. Para esto se tiene que estar actualizado y conocer bien los factores que influyen en la empresa, tanto internos como externos, a fin de que, como ya se dijo antes, los presupuestos se apeguen lo más posible a la realidad. Los principios anteriores pueden ser enriquecidos y complementados con otros, como los que la técnica contable considera para sí misma, con las modificaciones necesarias para la planeación: 4) Principio de revelación suficiente. Este principio quiere decir que la información presentada en los presupuestos debe contener, en forma clara y comprensible, todo lo necesario para estar en posición de juzgar la importancia y alcance de dichos elementos. 5) Principio de importancia relativa. Lo que nos dice este principio es que la información contenida en los presupuestos debe mostrar los aspectos importantes de la entidad relacionados con su objetivo primordial, debiendo ser susceptibles de cuantificarse. 3
¿QUÉ ES EL PRESUPUESTO? Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
PRESUPUESTO DE COMPRAS. Este presupuesto se refiere a las compras de materia prima y/o mercancías durante determinado periodo para llevarlo a cabo es necesario conocer la demanda del producto que se elabore o se venda, para así producir los volúmenes indicados en el presupuesto de producción, o adquirir una cantidad de mercancía necesaria para y conjuntamente tener un inventario optimo. Una vez que se ha determinado las cantidades de materiales que se necesitan y basados en los inventarios finales adecuados u obtenidos se estará en disposición de estimar el presupuesto de compras.
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL PRESUPUESTO DE COMPRAS. La participación de la empresa en el mercado es el factor más influyente para poder elaborar un presupuesto de compras ya que según la demanda se tomara en consideración cuanto ha de producirse y cuanto ha de venderse, y para poder vender (ingresos) es necesario invertir en compras (egresos).
El desarrollo de nuevos productos propios o de la competencia conllevan también a analizar la elaboración del presupuesto ya que si cambiamos de producto tendríamos que calcular cuánto habría que invertir
para
poder
hacer
posible
este
evento.
FUNCIONES DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS.
Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra.
Pago de adquisiciones.
Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pago.
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CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS DE COMPRAS.
Presupuesto de compras especificas: se refiere a las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse, las fechas aproximadas de tales compras y el costo estimado de las compras de materiales. (por unidad comprada y en total).
Presupuesto de compras y consumo de materiales: el cual se realiza de manera continua y comprende incluso la compra de materiales de oficina.
PRINCIPIOS DE PRESUPUESTACIÓN APLICADOS A LA COMPRA
Principio de previsión: este principio trata sobre la preparación de los medios con respecto a las acciones venideras o lo que es lo mismo adelantarse a los hechos antes de que acurran.
Principio de planeación: la planeación aplicada en todo proceso administrativo en este caso se toma en cuenta: ¿Qué comprar?, ¿Cuánto compramos?, ¿Cómo lo compramos?, Por qué comprar eso? y ¿A quién comprárselo?.
Principio de organización: otro elemento de la administración el cual se refiere al orden en que se deben tener los procedimientos a llevar a cabo para realización del trabajo.
Principio de dirección: aquí tratamos el rol que desempeña este presupuesto de compras, la importancia que tiene y la coordinación que debe manejarse,
Principio de control: es el seguimiento que se le hace a esta estimación y la evaluación para posibles ajustes o ver que podemos dejar en el mismo.
OBJETIVO PRINCIPAL DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS. El objetivo principal es el abastecimiento oportuno de mercancía o materia prima para cubrir la demanda. Además tiene como objetivos:
Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial.
Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras,
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CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES PARA PLANIFICAR LAS COMPRA.
Al momento de planificar con respecto a las compras debemos tener claro que esta nueva mercancía y/o materia prima ocupara un espacio, espacio que ya debe estar preparado para la colocación de estos nuevos bienes, para su buen manejo y evitar que se deteriore o dañe.
El costo que trae este nuevo material debe ser estudiado solo comprar lo necesario para evitar un costo excesivo.
La disponibilidad de personal para tratar la mercancía, si contamos con el capital para reclutar nuevo personal en caso de ser necesario.
Buscar calidad y economía, siempre buscar materiales que hagan crecer nuestro negocio
y
buscando economía a través de descuentos al comprar al mayor.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
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Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
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CONCLUSIÓN De acuerdo a la información desarrollada en este informe podemos decir que el
presupuesto de
compras es de vital importancia en todo tipo de empresa ya que con este se llevaría un control bastante
exacto
y
eficiente
a
la
hora
de
ingresar
mercancía
a
la
empresa.
Es necesario que las compras a realizar se ubiquen entre las compras mínimas y máximas para que exista un nivel de eficiencia, ya que si se ubican por encima se estarían realizando compras en exceso y por lo tanto se producirían costos adicionales en cuanto a seguro, almacenamiento, etc., y si están por debajo se originaría un costo de oportunidad por no estar
efectuando las compras nece-
sarias para cumplir con los requerimientos de producción. También deben considerarse en esta comparación los inventarios iniciales y finales. Los planes definidos de compras permiten una mejor organización y una mayor eficiencia en las operaciones del departamento de compras, con la correspondiente reducción en los costos y una mejor planificación del flujo de efectivo.
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Presupuestos - Resumen del capítulo 7. Ed. Prentice Hall (1990) http://www.monografias.com/trabajos93/presupuesto-y-planeacion/presupuesto-y-planeacion.shtml http://www.ixp.net.co/contenido/sample-sites/otros-cursos/78-cursos/364 http://www.slideshare.net/albertojeca/funcin-de-los-presupuestos-en-la-planeacin-financiera http://es.scribd.com/doc/59458979/8/PLANEACION-DE-LAS-COMPRAS
FINANZAS CORPORATIVAS 5/E AUTOR: ROSS STEPHEN Editorial: MCGRAW HILL
FINANZAS EN ADMINISTRACIÓN VOL II 9/E AUTOR: WESTON FRED Editorial: MCGRAW HILL
MORENO-LAS FINANZAS EN LA EMPRESA Editorial: LIMUSA http://www.unamosapuntes.com/ http://www.raizemprendedor.com/El-plan-de-compras-y-el-Pareto-para-su-control/65
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