INTRODUCCION
El presente trabajo contiene información sustancial sobre el control administrativo cuya finalidad es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.
CONTROL ADMINISTRATIVO 1. Definición: Recordar que todo Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de
los
subordinados
para
asegurar
que
los
objetivos de la empresa sean alcanzados.específicamente el Control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.
2. Importancia: La importancia
del
control
administrativo,
se
da ya
que
las
organizaciones son perfectibles (siempre pueden superar determinadas etapas para lograr sus objetivos fijados por la administración) y esta dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.
Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.
3.
Objetivos Los objetivos del control administrativo son: a) diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones permite que se descubran síntomas sobre áreas problemáticas o áreas de aciertos para determinar las acciones que se deben realizar para corregir una situación o capitalizar un acierto. b) Comunicación: proporciona un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, informando los resultados que se logran de las diferentes actividades realizadas por la empresa. c) Motivación: el ser humano necesita ser estimulado, incentivado para lograr los objetivos de la empresa y también requiere que dichos objetivos no se encuentren en conflicto con los personales o de los grupos sociales ya que de existir oposición, los más perjudicados serán los de la empresa. Todo cambio en una empresa genera resistencia, en consecuencia surge la necesidad de ser muy cauteloso al implementarlo. Es necesario hacer notar que esta nueva herramienta, más que beneficiar a la empresa, serviría para indicar las fallas o aciertos del personal.
Por ello lo más importante al implementar un sistema de control, es el convencimiento del personal. 4. Principios a. Principio de garantía del objetivo: El control debe contribuir a la consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse para conseguir los objetivos. b. Principio de definición de los estándares. El control debe basarse en estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y seguro. c. Principio de excepción: Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control. El administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las situaciones relativamente normales.
5. Tipos: Existen tres tipos de control administrativo (sistemas utilizados):
control direccional: consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operación.
control selectivo: consiste en la verificación de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para así determinar si se puede continuar con el proceso.
control después de la acción: se realiza una vez que la operación se ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.
6. Etapas para diseñar un sistema de control administrativo EL diseño de un control administrativo tiene las siguientes etapas: a. definición de los resultados deseados: el diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en base a los objetivos fijados por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea que sucedan en el futuro. Se debe tratar que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables, luego deben ser relacionados con las personas que directa o indirectamente tengan que ver con dichas metas ya que influyen sobre el éxito o fracaso de los mismos. b. determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: dicho control determina por anticipado los elementos predictivos que durante el proceso ayudaran a la obtención de resultados. Algunos de estos elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones con respecto a lo planeado y corregirlas. c. determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados: consiste en la fijación del nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es recomendable que sean flexibles. d. especificaciones de los flujos de información: gran parte del control consiste en la forma en que se maneja la información por lo cual es necesario contestar tres
interrogantes ¿a quien se va informar? ¿Cuándo? Y ¿Cómo?
Se necesitan
distinguir, en consecuencia, a dos grupos de usuarios de información: los que toman decisiones dentro de la línea y los que no las toman. e. evaluación y aplicación de las acciones correctivas: antes de iniciar una acción correctiva es necesario un análisis minucioso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra la falla. La elección final y aplicación de la acción correctiva debe ser responsabilidad del ejecutivo de línea. 7. Técnicas del control administrativo CONTABILIDAD: Tiene por objeto identificar las causas de las operaciones financieras para obtener información fidedigna que permita la correcta toma de decisiones Auditoria financiera: Es la inspección
periódica de los registros contables
para verificar que hayan sido adecuadamente preparados y sean correctos. las políticas
existentes,
cuyos
empleados
deben
cumplir
Es
inspección
para
un
mayor
funcionamiento del mismo. Auditoria administrativa:
la
periódica
de
la
planeación, organización, ejecución y control de la compañía, así como la valuación de los diferentes departamentos operativos y de producción. Presupuesto : Es
la
formulación
de
planes
en
tiempo
futuro
en
términos numéricos, es considerado el mecanismo para llevar a cabo el proceso de control. Reportes o informes: Son los que presentan datos más extensos la fin que la empresa pueda formular planes. Graficas o diagramas: Las graficas de control constituyen un mecanismo para detectar situaciones donde las causas asignables puedan estar afectando de manera adversa proceso alguno. Por lo tanto nos permite detectar causas y tomar decisiones correctivas
CONCLUSIONES
El control es una función administrativa que representa demasiada importancia para la gerencia y para la administración en general de una organización. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, para el éxito de un control administrativo se debe encontrar un sistema de control eficaz que ayude en la gerencia y a la empresa a manejar un óptimo proceso de operaciones asociado a la planeación ya realizada.
Para tener un adecuado control administrativo se debe realizar los tres tipos de control, los cuales son el control paralelo a las actividades, controles previos o antes que sucedan los hechos o se tome alguna decisión y finalmente el control posterior. Estos tres tipos de control son de mucha importancia para el éxito empresarial.
La utilización del Control en las entidades permite que se reduzcan en gran magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que obliga a cada elemento de la organización a ser mayor controlado por la persona pertinente.
BIBLIOGRAFIA
Introducción a la Teoría General de la Administración. Quinta edición. Idalberto Chiavenato.
Apuntes de Administración I. Juan de la Barrera Frayre.
administración sexta edición, Robbins – Coulter, Pearson editores, 2004.
administración quinta edición, Stoner - Freeman
