EVALUACION DEL DESEMPEÑO Y EL CONTROL ADMINISTRATIVO INTRODUCCION Y PROPOSITO La formulación y emisión por parte de la administración de informes y desempeño para uso interno, es parte importante de un sistema integral de planificación y control de utilidades. Aquí nos enfocamos en los fundamentos necesarios para el establecimiento de un conjunto coordinado de informes de desempeño. La fase de emisión de los informes de desempeño para un programa integral de PCU, influye significativamente en el grado en el que se alcanzan las metas y los objetivos planificados de la organización.
Para concentrarnos en los informes de desempeño, se presenta y se explica brevemente el siguiente esquema general de los informes financieros:
1. Informes externos especiales.especiales.- son los informes preparados para las dependencias gubernamentales, las comisiones reguladoras, los acreedores, las agencias investigadoras investigadora s y otros grupos ajenos a la administración activa. Con alguna frecuencia estos informes son extensos y contribuyen una parte importante de las actividades generales de emisión de informes sobre el negocio. 2. Informe a los dueños.- se trata del tradicional informe anual a los dueños del negocio (ósea los accionistas, en el caso de una corporación o S.A.) Así como de otros informes especiales que se preparan para los mismos. Estos informes, comúnmente, se basan en los “PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE GENERALMENTE ACEPTADOS” 3. Informes internos.- estos informes, de carácter confidencial se preparan dentro de la compañía para uso interno exclusiva exclusivamente. mente. No tiene porque satisfacer las necesidades de grupos externos ni pasar la prueba de los “PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS” Si no más bien cumplir c umplir con las necesidades internas de la administración administración.. Esta categoría de informes se subdivide en t res diferentes subclases: a) Informes estadísticos.- son informes contables que muestran las estadísticas históricas referentes a todas las fase de las operaciones. Los datos que se muestran en estos informes constituyen la historia detallada, tanto f inanciera como operacional de la empresa. b) Informes especiales.- para la preparación de estos informes no se sigue ningún programa determinado y cada uno de ellos se relaciona con algún problema especifico de la administración administración.. c) Informes de de desempeño.- estos informes se preparan normalmente sobre una base mensual y se ciñen a un formato estandarizado, de periodo en periodo (perola estandarización no se da entre compañías ni industria). Tales informes de diseñan de manera que faciliten el control administrativo administrativo interno.
A medida que aumentan el tamaño y la complejidad de la empresa, existe una mayor necesidad de segmentación de la información que se emite. Muchas compañías no se deciden a usar todas estas categorías de informes, a pesar del creciente tamaño y la complejidad de las operaciones. A medida que una compañía cambia y crece, todo el sistema de información financiera que debe adaptarse las nuevas circunstancias a fin de satisfacer sus necesidades cambiantes.
LOS INFORMES DE DESEMPEÑO Y LA COMUNICACIÓN. Los informes que logran una comunicación eficaz a todos los niveles de la administración estimulan a la acción e influyen en las decisiones. Quienes tienen la responsabilidad de diseñar y preparar informes para la administración deben comprender todos los problemas que le preocupan, los métodos que se utilizan para la toma de decisiones y las actitudes que tome esta administración.
CARACTERISTICAS ESCENCIALES DE LOS INFORMES DE DESEMPEÑO El objetivo central de estos informes es la comunicación de las mediciones del rendimiento personal, de los resultados reales y de las variaciones correspondientes. Además de sus efectos sobre el control, los informes de desempeño dan a la administración la oportunidad de ejercitar un sexto sentido y su intuición en todas las facetas de las eficiencias operacionales .Los informes de desempeño deben: 1. Amoldarse a la estructura organizacional y al punto en el cual se ha de ejercer el control(áreas o centro de responsabilidad) 2. Diseñarse en tal forma que faciliten la aplicación del principio de administración por excepción. 3. Ser repetitivos y relacionarse con cortos periodos de tiempo. 4. Adaptarse a las exigencias de los usuarios principales. 5. Ser sencillos , comprensibles y proporcionar únicamente la información esencial 6. Ser precisos y estables de manera que permita hacer, concretamente, distinciones importantes. 7. Preparase y presentarse oportunamente. 8. Ser constructivos en su tono.
EL FORMATO BASICO DE LOS INFORMES DE DESEMPEÑO. El sistema de información del desempeño debe desarrollarse con apego específico a la estructura organizacional de la empresa. L a medición del desempeño exige que se comparen los resultaos reales con los planes, los objetivos y los estándares de modo que las diferencias importantes llamen la atención de la administración hacia el
desempeño altamente satisfactorio. Las acciones de la administración puede ser correctivas como de elogio o de rectificación. Las variables desfavorables justifican la investigación, al igual que las favorables. Las variaciones desfavorables pueden ser señales de peligro; por lo común una investigación adicional se hace necesaria para determinar claramente sus causas. Los informes de desempeño deben prepararse periódicamente, por lo general sobre una base mensual, si bien ciertos problemas podrían sugerir la necesidad de obtener informes semanales e incluso diarios.
Rosalina Alt. Lopez
