TIM PENYUSUN
1. Ardhyan Zulfikar Malik ( ARD ) 2. Fitasari Wiharni ( FIT ) 3. Fitria ( FTA ) 4. Komang Indah Desinthya ( KID ) 5. Vera Ananda ( VER ) 6. Ratih Cintya Lestari ( RCT ) 7. Rini Setyaningsih ( RNI ) 8. M. Denis Syahputra ( DNS ) 9. Diana Meiriana Selvianti ( DNA ) 10. Ridho Arya Duta M ( RDO ) 11. Fauza Annisa ( OZA ) 12. Rahayu Manolita ( RHY ) 13. Muhammad Aulia Rendy ( REN ) 14. Fransiska ( FRN ) 15. Viky Hermana Pratama ( VHE )
TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS TAHUN AJARAN 2014/2015 KEHADIRAN 1. Semua Praktikan wajib mengikuti praktikum, tidak boleh diwakilkan dan jika berhalangan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan. 2. Untuk Praktikan yang berhalangan hadir karena :
Sakit/berduka, maka Praktikan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan.
Tidak tahu jadwal praktikum, maka Praktikan berhak mengulang tahun depan.
3. Praktikan wajib datang tepat waktu pada saat praktikum atau akan dikenakan sanksi, yaitu : Keterlambatan <15 menit: boleh mengikuti Tes Awal tanpa ada penambahan waktu dalam pengerjaan Tes Awal.
Keterlambatan >15 menit: boleh mengikuti praktikum, nilai Tes Awal=0 & nilai praktikum dipotong sebesar 50%.
Keterlambatan setelah praktikum selesai, maka dianggap tidak hadir dan wajib MENGULANG TAHUN DEPAN. Dikarenakan modul 1 tidak ada Tes Awal maka jika keterlambatan lebih dari 15 menit maka nilai praktikum dipotong sebesar 50%. 4. Praktikan yang TIDAK HADIR pada saat praktikum tanpa keterangan maka akan dinyatakan GUGUR dan dipersilahkan untuk MENGULANG tahun depan. 5. Segala bentuk Kecurangan akan diberi nilai Praktikum = E. 6. Semua Praktikan wajib mengikuti semua modul praktikum, dan ada tidaknya praktikum susulan telah ditetapkan di peraturan selanjutnya. PRAKTIKUM 1. Syarat kelengkapan praktikum yang harus dipenuhi untuk setiap Praktikan yaitu : a. Kartu Praktikum
Kartu Praktikum harus dilengkapi dengan Foto dan Cap Laboratorium.
Apabila Kartu Praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang kartu praktikum & meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni sebelumnya.
Praktikan hanya berhak mengganti kartu 1x selama Praktikum Tahun Ajaran 2014/2015 berlangsung.
2. Asisten berhak memberikan sanksi kepada Praktikan yang tidak melengkapi persyaratan yang telah ditentukan. 3. Praktikan wajib memakai pakaian seragam resmi ( bersepatu ) standar resmi IT Telkom, rapi, sopan, dan tidak diperkenankan memakai jeans.
Apabila praktikan tidak menggunakan seragam dan sepatu silahkan PULANG untuk mengganti seragam dan sepatu sesuai dengan ketentuan yang berlaku, tidak ada toleransi keterlambatan dan lokasi tempat tinggal.
4. Praktikan wajib mengisi lembar presensi yang telah disediakan. 5. Semua praktikan wajib melaksanakan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, kecuali bagi praktikan yang telah melakukan tukar jadwal dengan membawa bukti form tukar jadwal. Jika tidak, maka tidak diperkenankan mengikuti praktikum.
6. Tukar jadwal dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
Pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam hal akademik.
Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masing kosong/tersedia untuk masuk ke kelas tersebut.
Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.
Praktikan harus mengajukan form perizinan tukar jadwal yang diserahkan ke Komisi Disiplin Laboratorium BPAD max. 24 jam sebelum jadwal praktikum berlangsung.
Setiap form pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan Dosen Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis(MPB). Jika dosen default MPB berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, boleh mengajukan ke dosen MPB lainnya.
7. Praktikan wajib mengikuti praktikum sampai selesai dan tidak boleh meninggalkan praktikum tanpa izin dari Asisten Jaga 8. Pada saat praktikum, Praktikan :
Wajib menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan kerapian Lab saat praktikum
Wajib menjaga sopan santun dalam bertutur kata, baik sesama Praktikan maupun kepada Asisten
Wajib mengembalikan fasilitas, perlengkapan dan / atau peralatan praktikum yang digunakan dan dipinjam pada saat Praktikum dan tidak diperkenankan membawa barang-barang tersebut keluar dari ruangan Lab
Wajib mengkondisikan alat komunikasi
Tidak boleh mengerjakan tugas praktikan lain
Tidak boleh mengerjakan pekerjaan di luar tugas yang harus diselesaikan
9. Mengenai praktikum susulan terdapat ketentuan sebagai berikut:
Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.
Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan surat perizinan beserta alasan yang diperbolehkan (sakit, berduka, keperluan keluarga).
Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti modulmodul yang tidak diikuti sebelumnya. (Co/: Jika praktikan tidak mengikuti 2 modul, maka diperbolehkan untuk praktikum 2 modul tersebut dalam 1 shift).
MODUL 1 PENGENALAN MEGA DAN BPMN
Tujuan Praktikum
Praktikan dapat menggunakan software MEGA
Praktikan dapat memahami proses bisnis
Praktikan dapat memahami notasi – notasi BPMN
Praktikan dapat membuat notasi BPMN dalam MEGA
Landasan Teori Pengenalan MEGA Aplikasi MEGA adalah sebuah tools yang dapat membantu suatu perusahaan dalam membuat pemodelan baik pemodelan proses bisnis atau pemodelan Enterprise Architecture. Sebelum memulai pekerjaan, administrator harus membuat sebuah environment baru dan sebuah repositori baru dengan menggunakan modul Administration MEGA. Sebuah environment memungkinkan beberapa user untuk berbagi data yang sama. Dalam environment berisi satu atau lebih repositori kerja, dan sebuah repositori sistem. Environment terdiri dari: 1.
User
2.
Satu atau lebih repositori kerja untuk user gunakan
3.
Sistem repositori yang mengandung metamodel
4.
Konten informasi yang dapat dibagi-bagi oleh user kepada user lain Repositori sistem terdiri atas:
1.
Metamodel (struktur repositori)
2.
Daftar user dari sebuah environment dan profilnya
3.
Konfigurasi user (hak, profil, dll)
4.
Daftar repositori-repositori
5.
Standar dan perangkat kustomisasi: Queries Documents templates Web site templates
Repositori merupakan tempat penyimpanan bagi arsip-arsip software, dimana sofware dalam arsip ini dapat diambil oleh user untuk digunakan. Pada repositori, data yang terkandung didalamnya tidak dapat dilihat oleh repositori lain. Penggunaan MEGA 1.1. Membuat Environment Baru Tahapan pertama proyek pemodelan dalam MEGA Administrator adalah membuat sebuah environment kerja dan minimal satu repositori kerja. Untuk membuat environment: 1. Buka modul Administration ( Administration berada di C:\Program Files\MEGA\MEGA 2009 SP5) 2. Klik kanan folder Environment, pilih New.
3. Masukkan Nama Environment yang diinginkna, ex: “Modul 1_[Kelas masingmasing] ”.
Contoh
4. Klik OK. 5. Ketika telah selesai dibuat, pastikan posisi environment dengan nama“Modul 1_[Kelas masing-masing]” berada di bawah Mega Application dan mereferensi pada Mega Application. 1.2. Membuat Repository Kerja Dalam membuat repository kerja, proses masih dilakukan di bagian Administrator , berikut adalah langkah-langkahnya: 1. Expand environment “Modul 1_[Kelas masing-masing]”.
2. Pilih user Administrator dan klik OK.
3. Klik kanan folder Repositories dan pilih New.
4. Masukkan nama sesuai dengan NIM dan biarkan default location.
Contoh
5. Klik OK. Ketika telah selesai dibuat, pastikan repositori dengan NIM tersebutberada pada daftar repositori.Kemudian
cari
folder
repositori
tersebut
di
C:\Users\Public\Documents\MEGA
2009
SP5\
Modul
1_[Kelas
masing-
masing]\Db. 1.3. Create reference environment yang ada Fungsi dari create reference adalah untuk Untuk membuat meng-create reference, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Buka Mega Administration. 2. Klik kanan pada folder environment. 3. Pilih create reference.
4. Buka Documents>MEGA 2009 SP5>[Folder_Kelas_masing-masing].
1.4. Menyalin (Copy) sebuah repositori pada environment yang sama Copy repositori NIM, dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pada folder Repositories di dalam environment“SI-35-XX”, pilih repositori “[NIM]”. 2. Klik kanan repositori tersebut dan pilih Duplicate.
3. Pada kotak dialog Duplicate a Repository, masukkan nama “[NIM]_Backup”. kemudian klik OK. 4.
Repositori
hasil
duplikasi akan muncul dan mereferensi
pada
environment. Catatan: Tidak boleh ada dua atau lebih repositori dengan nama yang sama.
1.5.
Membuat
User
Account Bagian ini akan menjelaskan bagaimana langkah-langkah untuk membuat User Accounts. Sebagai contoh, kita akan membuat user “Technical Administrator” dengan otorisasi pada level administrator, ikuti langkah-langkah berikut ini. 1. Masih pada modul Administration, pada environment “SI-35-XX”, expand folder User Accounts.
2. Klik kanan pada User Accounts dan plilih Manage.
3. Klik tombol New(pojok kiri atas). 4. Masukkan “Technical Administrator” sebagai username.
Authentication Mode: MEGA
Repository Access Mode: Administrator
Authorization: Administrator
A. Organizational Chart Untuk melakukan pemodelan proses bisnis, langkah pertama yang kita lakukan adalah menganalisa siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Dalam hal ini konsep modelling lebih berfokus ke pada “Who is concered” dan “Where?”. Fungsi dari organizational chart:
Mendeskripsikan “basic” hirarki dari org-unit
Menyediakan “static” dari organisasi
Menyediakan “repository” umum dari org-unit
Dalam organizational chart ada 3 element dalam pembuatnya, yaitu : 1. Org unit ( Organizational Unit ) dibagi menjadi 2 yaitu Internal dan Eksternal. a. Internal itu adalah elemen yang berada di dalam struktur perusahaan. Tipe dari orgunit internal antara lain :
“Structure” presentasi dari departemen, divisi, atau manajemen dari sebuah perusahaan.
“Function” presentasi dari sebuah posisi/pekerjaan atau fungsi – fungsi yang ada di dalam perusahaan tersebut.
“Manager” presentasi dari seorang manajer dari sebuah perusahaan.
“Company” presentasi sebuah perusahaan atau dapat juga cabang dari perusahaan tersebut.
“Generic” presentasi fungsi yang sifatnya sementara berdasarkan konteks dari sebuah aliran proses.
b. Eksternal, entitas yang berada di luar organisasi namun masih melakukan interaksi dalam sistem perusahaan tersebut Contoh : Supplier 2. Person merupakan pelaku yang terlibat dalam organisasi tersebut 3. Site merupakan dimana organisasi itu berada Dalam pembuatan organizational chat terdapat aksi yaitu : 1. Aksi untuk objek : create, remove, delete, commnet, dan describe
Perbedaan aksi remove dengan delete yaitu :
Remove : digunakan untuk menghapus objek pada gambar diagram
Delete : digunakan untuk menghapus objek secara permanen
2. Aksi untuk link : create, describe, dan delete.
B. Business Process Business Process menawarkan barang atau jasa kepada klien internal atau eksternal dari perusahaan atau organisasi. Pada tingkat yang lebih tinggi, proses bisnis merupakan struktur dan kategorisasi bisnis. Hal ini dapat terurai dalam proses lainnya. Hubungan business process dengan organizational process menggambarkan implementasi nyata dari proses bisnis dalam organisasi.
Organizational Processes –Who, When, How, Where? People, Org-Units, Sites, Operations…
Functional Processes –What? Activities, Business Functions, Functionality
System Processes –Workflow Diagram Applications, Services…
1. Overview Business Process Business Processes Overview Diagram digunakan untuk menampilkan proses bisnis tingkat atas perusahaan dan elemen yang terkait. Seringkali prosesnya diklasifikasikan dalam kategori (manajemen, operasional, support). Notasi yang digunakan pada diagram ini diantaranya : Notasi
Deskripsi
Internal Org-unit berfungsi sebagai elemen yang berada di dalam perusahaan yang bertanggung jawab terhadap proses Org -unit
Internal Org-unit
yang ada di perusahaan. External Entity berfungsi sebagai elemen yang berada diluar perusahaan yang berinteraksi dengan perusahaan tersebut.
Clie nt
External Entity Business Pro c ess
Business process pada overview diagram ini berfungsi untuk mendefinisikan proses bisnis utama yang berada didalam
Business process Ma nage me nt
perusahaan. Folder berfungsi untuk mengelompokkan business process dengan tema yang sama. Contoh : management, operational,
Folder Note
Note
support dll. Note
berfungsi
untuk
memberikan
penjelasan
atau
pernyataan memberikan komentar atau penjelasan pada teks atau gambar.
R ole
Role berfungsi untuk mendefinisikan participant dalam interaksi atau proses.
2. Business Process Diagram Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis perusahaan. Mendeskripsikan produk atau penawaran layanan, komposisi proses bisnis yang menghasilkannya dan pelaksanaannya dalam functional process, organizational process dan system process. Diagram ini menggunakan subset dari notasi BPMN. Notasi Business process
Deskripsi Business process ini berfungsi untuk memetakan proses bisnis perusahaan dengan output produk atau jasa kepada klien internal atau eksternal dari perusahaan. Notasi ini
Business process
terdapat pada diagram business process yang dapat di breakdown dari overview business process Swimlane berfungsi untuk pembatas operasi yang dilakukan oleh Org-Unit. Operasi dapat digambarkan secara vertikal atau horizontal Vertical swimlane
Horizontal swimlane Participant
Participant mendefinisikan partisi dari tugas sebuah proses. Participant dapat didekomposisi menjadi sub - partisi untuk mendelegasikan tanggung jawab untuk subset dari tugasnya.
Participant Data object digunakan untuk menjelaskan bagaimana Invoice
Data Object
dokumen , data, dan benda-benda lain yang digunakan dan diperbarui selama proses terkait.Data object dapat mewakili dokumen elektronik atau fisik.
Message
Message Flow
Message flow menggambarkan informasi yang mengalir dalam suatu perusahaan atau pertukaran informasi antara perusahaan dan lingkungan bisnis. Squence flow digunakan untuk menunjukkan urutan langkah-
Squence Flow
langkah dari sebuah proses akan dilakukan. Setiap aliran urutan hanya memiliki satu sumber dan hanya satu sasaran. Offering mewakili pembuatan dari suatu produk atau jasa
Offering
yang diberikan oleh suatu perusahaan melalui proses tertentu.
C. Organizational Process Pada organizational process “When”.
konsep modelling berfokus pada “Who”, “How?”,
Organizational process mendeskripsikan bagaimana suatu proses itu dapat berjalan di dalam struktur organisasinya. Organizational process itu menggambarkan kumpulan dari sub proses yang dilihat dari sudut pandang sebuah organisasi atau perusahaan tersebut. Berikut contoh sebuah BPMN Organizational Process Diagram.
Karakteristik Organizational Process
Sebuah organizational process menggambarkan sebagian atau keseluruhan urutan operasi yang terjadi
Organizational process terkait dengan : tujuan, sumber daya (manusia, perangkat lunak), biaya, waktu, dan lain sebagainya
Organizational process harus berada di bawah tanggung jawab organizational unit.
Organizational process berada persimpangan antara proses bisnis dengan organizational unit.
Identifikasi Organizational Proces
Mengidentifikasi org-unit apa saja yang mempunyai peran dalam proses.
Mengidentifikasi organizational process yang menyangkut pada beberapa aspek berikut : o Apa saja pemicu proses ? o Bagaimana hasil akhir yang akan diperoleh ? o Apakah rantai proses organisasi menutupi tranformasi keseluruhan dari awal sampai akhir
Exception Flows a. Gateways Elemen dari sebuah pemodelan proses bisnis yang menggambarkan penggabungan dari sebuah alur proses. Macam – macam gateways :
Generic Tidak ada persyaratan khusus dalam gateway ini.
Exclusive Data Based Hanya satu dari sub-proses yang akan dieksekusi. Gateway ini dapat diikuti oleh beberapa obyek.
Parallel Semua sub-proses yang ada dieksekusi tanpa mempertimbangkan kondisi yang menyertainya.
Exclusive Event Based
Hanya satu dari sub-proses yang dieksekusi dengan sebuah kondisi tertentu yang dibawanya.
Inclusive Sub-proses
yang
dieksekusi
berdasarkan
kondisi
tertentu
yang
mengikutinya, maka dari itu gateway ini memungkinkan lebih dari satu proses yang mengikuti. b. Intermediate Events Sebuah tanda yang menunjukkan sebuah proses yang terjadi setelah proses tersebut dimulai dan sebelum proses tersebut berakhir. Ada beberapa macam intermediate events, di antaranya :
Message Terdapat dua macam Intermediate Message Event yaitu A Catching Message Event (menggambarkan sebuah proses menunggu sampai sebuah message tersebut diterima) dan A Throwing Message Event (menggambarkan sebuah proses mengirimkan sebuah informasi secara berkelanjutan).
Timer Merupakan sebuah penanda bahwa sebuah proses menunggu sampai waktu yang telah ditentukan.
Error Merupakan sebuah tanda apabila ada sebuah masalah yang muncul pada sebuah proses. Masalah tersebut dapat muncul karena technical problems dan business rules controls.
c. Sequence Conditioning Sebuah kondisi atau factor yang mengatur sebuah organisasis dalam perkembangan dari sebuah organizational process.
Fact Conditions Berhubungan dengan keadaan dari sebuah proses, Business Rules, waktu, dan lain-lain.
Default Conditions Kondisi yang muncul ketika suatu kondisi lain dari sebuah proses tidak terpenuhi.
D. System Process System Process merupakan gambaran proses bisnis perusahaan berdasarkan jalannya sistem sistem yang ada didalamnya. System proses ini sangat berguna untuk memahami aliran data dan keterkaitan antara suatu sistem dengan sistem lainnya. System View a) Business Process
b) System Process Sebuah system process merupakan representasi dari suatu proses yang dapat dieksekusi.
c) Task Task atau tugas adalah langkah-langkah dasar yang terdapat pada sebuah system process. Dalam pelaksanaannya, task didukung oleh IT service dan end-user.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat Diagram 1. Mendefinisikan User Requirement Untuk dapat mendefinisikan user requirement secara tepat, dapat dilakukan analisis terhadap beberapa hal di bawah ini:
Application Aplikasi apa saja yang digunakan dilihat dari sudut pandang software development.
IT Service IT Service adalah sebuah komponen perangkat lunak yang disediakan sebagai layanan dalam menjalankan satu atau lebih dari fungsionalitas sistem. Contoh: e-mail, web service, dll.
Functionality Fitur yang diperlukan oleh unit-org agar dapat melaksanakan tugasnya.
Resource Sarana yang digunakan untuk melaksanakan operasi/tindakan tertentu.
System Used Sistem yang diterapkan untuk melaksanaan sebuah proses. Mewakili apa saja yang dibutuhkan dalam perlaksanaan proses tersebut, dapat berupa IT service, aplikasi, atau sumber daya lainnya.
Berikut adalah penggambaran keterkaitan antara masing-masing komponen dalam mendefinisikan user requirement.
2. Menambahkan User Requirement pada Organizational Process 3. Memodelkan System Process Pemodelan dari system process menjelaskan urutan (logika) kerja dari suatu aplikasi, sehingga kita dapat mengetahui bagaimana aplikasi tersebut menjalankan fungsinya. Poin yang harus dipenuhi adalah:
Mengetahui tugas yang dieksekusi dan order yang dilakukan
Mendeskripsikan cara penanganan suatu masalah dan kompensasi
Mendeskripsikan informasi yang dipertukarkan dan output yang dihasilkan.
4. Penambahan Event Event biasanya digunakan untuk menggambarkan interaksi yang terjadi dalam suatu urutan proses. Event sangat membantu dalam merepresentasikan informasi yang ada pada suatu system process. Berikut adalah macam-macam event:
5. Penambahan Task Type Berikut adalah jenis-jenis task type yang bisa digunakan dalam memodelkan sebiah system process: Loops Sebuah system process dan task dapat dilakukan secara berulang berdasarkan kondisi tertentu. Perulangan bisa berupa Do While atau Do Until. Perulangan disimbolkan dengan tanda panah melingkar di bagian bawah.
Multiple Instance Fungsionalitasnya pemrograman.
sama
seperti
Melaksanakan
for
each
perulangan
perulangan yang sudah ditentukan sebelumnya.
pada
struktur
dengan
jumlah
Transactions
Kumpulan
aktivitas
yang
dieksekusi
secara
terorganisir, dimana keseluruhan proses harus berhasil dieksekusi. Jika tidak, sistem akan dikembalikan pada kondisi awal.
Compensations Sebagai respon otomatis untuk mengulang sebuah transaksi
6. Pendefinisian Participant Participant Participant adalah sekumpulan tugas yang dieksekusi dalam suatu system process. Kebanyakan objek dapat menggunakan participant role, Org-Unit, Application, System Process dan IT Service
E. Functional Process Functional Process berfungsi menggambarkan proses bisnis perusahaan dari segi fungsional. Berdasarkan proses fungsional, perusahaan dapat mengidentifikasi aktivitasaktivitas yang dapat membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan lainnya. Proses fungsional sangat penting ketika merancang sebuah proses bisini ataupun memperbaiki sebuah proses bisnis.
Functional View A. Business Process Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis perusahaan. Mendeskripsikan produk atau penawaran layanan, komposisi proses bisnis yang menghasilkannya dan pelaksanaannya dalam functional process, organizational process dan system process. Diagram ini menggunakan subset dari notasi BPMN. B. Functional Process
Functional Process adalah nilai tambah yang hasilnya dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau eksternal. Value Chain ini digambarkan sebagai urutan kegiatan. Dalam notasi BPMN, proses fungsional merupakan sub proses.
C. Activity Activity merupakan langkah dasar dari Functional Process. Activity menunjukkan bagaimana Business Function berkontribusi terhadap nilai tambah pada Functional Process.
D. Business Function Business Function adalah sebuah kemampuan/skill atau sekelompok kemampuan yang terdapat dalam suatu perusahaan.
Functional Process Diagram Menjelaskan bagaimana seharusnya fungsi bisnis yang ada dalam suatu perusahaan sehingga dapat menghasilkan nilai tambah.
A. Mengidentifikasi value creation (Nilai Tambah) Langkah-langkah: 1) Mengidentifikasi nilai tambah 2) Identifikasi fungsi bisnis (participants) 3) Menentukan kegiatan (activity) yang terjadi 4) Identifikasi kemungkinan yang terjadi yang dapat mengganggu nilai tambah 5) Mendeskripsikan urutan dari semua elemen menggunakan Sequence Flow B. Memungkinkan untuk mendeskripsikan proses secara cepat (tidak berbelit-belit) dan tepat C. Memungkinkan adanya solusi yang inovatif untuk mendesign organisasi yang baru
Simbol-simbol khusus yang digunakan di Business Process Functional Process : proses untuk memberikan nilai tambah yang hasilnya dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau eksternal.
F Functional Activity : Activity menunjukkan bagaimana Business Function berkontribusi terhadap nilai tambah pada Functional Process
Praktikum SKENARIO Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi yang terdiri dari : -
Rektor sebagai pimpinan
-
Wakil Rektor I sebagai wakil pimpinan
-
Bagian Administraasi Akademik
-
Bagian Teknologi dan Metode Pembelajaran
-
Bagian Perpustakaan
-
Bagian Kemahasiswaan
Salah satu syarat kelulusan di Universitas Sangkuriang adalah jumlah TAK (Transkrip Akademik Kemahasiswaan) sebesar 80 poin. Oleh karena itu, setiap mahasiswa diharuskan untuk aktif di bagian berorganisasi guna untuk mendapatkan TAK tersebut serta meningkatkan soft skill mereka. Setelah mendapatkan poin TAK dari masing-masing organisasi, mahasiswa dapat melakukan pengajuan TAK ke Bagian Kemahasiswaan baik secara individu atau kolektif. Alur – alur dalam pengajuan TAK individu di Universitas Sangkuriang :
Mahasiswa melakukan pengajuan surat keterangan kepada staff kemahasiswaan
Staff Kemahasiswaan memeriksa surat keterangan dan sertifikat yang kemudian menyerahkan kepada Manager Bagian Kemahasiswaan untuk ACC surat keterangan
Apabila Manager Bagian Kemahasiswaan menyetujui surat keterangan maka surat keterangan diserahkan kepada staff kemahasiswaan yang telah di-ACC
Staff Kemahasiswaan setelah menerima surat yang telah di-ACC kemudian mahasiswa melakukan input data dan staff kemahasiswaan menerima input data melalui system website
Staff Kemahasiswaan mengecek permintaan pengajuan TAK Online, apabila dalam melakukan input data dalam satu minggu belum di –ACC maka permintaan akan gagal.
Staff Kemahasiswaan akan ACC Pengajuan TAK Online sebelum seminggu, maka proses akan selesai dan TAK diterima oleh Mahasiswa
Dalam proses pengajuan TAK diatas mahasiswa akan menginputkan permintaan TAK melalui sistem website, alur dalam sistem tersebut :
Application client akan login ke sistem melalui akun dari mahasiswa
Dalam application client, akan memasukkan data pengajuan TAK
Kemudian akan melampirkan file bukti surat keterangan
Application Server akan menerima data, dan mengecek data
Apabila data sesuai application server akan ACC permintaan TAK, maka application client akan menerima notifikasi TAK berhasil diinputkan, dan proses telah selesai
Apabila tidak sesuai maka application client akan menerima notifikasi TAK gagal diinputkan
LANGKAH-LANGKAH I. Organizational Chart Output : U niv ersitas San gk uriang
R ek to r
W ak il R ek to r I
Bag ian Ad ministrasi Ak a demik
Bag ian T e k nologi da n Me tode Pembe laja ran
Bag ian Sistem Info rma si
Bag ian Perp usta k aan
Bag ian Kemah asisw aan
1. Klik kanan pada Library “Universitas Sangkuriang” > pilih New > pilih Diagram > Kemudian pilih “General Organizational Chart”.
2. Kemudian kita atur lembar kerja untuk membuat lembar kerja menjadi lebar dengan cara, File > Page Setup > Kemudian tentukan lebar lembar kerja > Kemudian OK
3. Kemudian pilih org unit “Company” ke dalam lembar kerja
4. Kemudian beri nama “Universitas Sangkuriang”
5. Setelah itu kita tambahkan org unit struktur organisasi di dalam IT TELKOM, dimulai dengan menambahkan Rektor, dengan cara pilih org unit “Structure” drag ke lembar kerja. 6. Kemudian beri nama “Rektor”
7. Ulangi langkah 5 dan 6 untuk menambahkan org unit lainnya. 8. Apabila diperlukan kita bisa mengganti type org unit lainnya dengan cara klik Properties dari Org unit. Pilih type stuktur yang dipilih
9. Setelah org unit telah dibuat, kita hubungkan dengan link.
10. Pilih “Link” kemudian hubungkan antara IT Telkom dengan org – org unit lainnya. Maka akan terlihat seperti gambar : U niv ersitas San gk uriang
R ek to r
W ak il R ek to r I
Bag ian Ad ministrasi Ak a demik
Bag ian T e k nologi da n Me tode Pembe laja ran
Bag ian Sistem Info rma si
Bag ian Perp usta k aan
Bag ian Kemah asisw aan
11. Tambahkan org unit eksternal
II.
Business Process Output :
Membuat Business Process Diagram baru 1. Klik kanan pada Library “Universitas Sangkuriang” > pilih New > pilih Business Process, lalu beri nama “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa”.
2. Expand Library “Universitas Sangkuriang” > expand folder “Business Process” 3. Klik kanan pada Business Process “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa” > pilih New > pilih Diagram
4. Kemudian akan muncul pilihan diagram, pilih
5. Klik Create. 6. Terlihat lembar kerja seperti gambar dibawah
7. Karena beberapa notasi sudah dibuat pada diagram – diagram sebelumnya, maka notasi tersebut sudah disimpan pada Library yang terkait. Untuk membuat notasi yang sudah dibuat sebelumnya, lakukan drag and drop dari Library ke halaman kerja yang sedang dibuat.
8. Tambahkan org unit internal dengan type “manager” dengan nama Manager Bagian Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan yang mewakili Divisi Bagian Kemahasiswaan dalam proses bisnis dengan cara expand pada org unit kemudian klik kanan pada org unit.
9. Tambahkan pula org unit eksternal yaitu mahasiswa, karena di dalam business process mahasiswa tidak berhubungan langsung dengan system. Cara menambahkan sama dengan langkah ke 8. Namun setelah ditambahkan org unit, kita ubah type org unit menjadi eksternal. 10. Setelah itu klik icon swimlane dan petakan pada halaman kerja. 11. Drag and drop External entity “Mahasiswa” kedalam swimlane yang telah dibuat. Ulangi langkah tersebut untuk Org-Unit “Manager Bagian Kemahasiswaan”.
12. Untuk mengganti bentuk dari participant, klik kanan pada participant > pilih Shape and Details > pilih bentuk yang diinginkan.
13. Klik icon Business Process dan petakan pada halaman kerja didalam Business Process diagram “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa”. Lalu beri nama “Pengajuan TAK Individu dan Kolektif” dan “Pembinaan Kegiatan Ormawa dan Laboratorium”. 14. Hubungkan Business Process dengan stakeholder terkait menggunakan icon offering dan message flow. 15. Untuk membuat produk pada Offering, klik kanan pada Offering > pilih New > pilih Product
16. Lalu beri nama “TAK”. Ulangi untuk produk “Sertifikat”, “Surat Keterangan”, “Surat Keterangan Ormawa”, “Surat Keterangan Laboratorium”.
17. Untuk membuat message pada message flow, klik kanan pada message flow > pilih Properties > klik tab Content > klik icon New. Buatlah “Pengajuan Surat” dan “Surat di ACC”. 18. Pada Content Direction, untuk “Pengajuan Surat” pilih Downstream dan “Surat di ACC” pilih Upstream.
19. Untuk memberikan notasi yang sama dengan notasi yang sudah dibuat sebelumnya, dapat juga dengan cara Connect.
III.
Organizational Process
Output :
Langkah – langkah : 1. Klik kanan pada Organizational Process “Pengajuan Tak Individu”, pilih new > Diagram 2. Setelah itu pilih Organizational Process Diagram
3. Drag external entity berada di luar system, lalu ganti shape and details pada mahasiswa sesuai gambar dibawah 4. Kemudian drag swimlane dalam system pengajuan TAK individu, kemudian drag org unit Manager Bagian Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan ke dalam swimlane. Terlihat seperti gambar dibawah :
5. Kemudian untuk memulai, kita pilih events kemudian drag ke Manager Bagian Kemahasiswaan. 6. Akan muncul jendela window event, kemudian isikan “Start” dan pilih event nature “Start”
7. Kemudian next pilih event type “Message”,kemudian pilih Finish
8.
Hubungkan message flow dari mahasiswa dengan event start. Kemudian pada message flow untuk memberi keterangan surat yang diberikan klik kanan pada message
9. Pada tab content buat content message baru “Pengajuan Surat Keterangan”. 10. Kemudian buat operation sesuai alur proses dari scenario. i.
Memeriksa Surat Keterangan dan Sertifikat
ii.
ACC Surat Keterangan
iii.
Menerima surat yang telah di-ACC
iv.
Menerima Input Data
v.
Cek Permintaan Pengajuan TAK Online
vi.
ACC Pengajuan TAK Online
11. Setelah membuat operation atur operation sesuai urutan dan sesuai org unit. 12. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus dilakukan. 13. Setelah urutan operation “ACC Surat Keterangan” terdapat gateway, untuk membuat gateway pilih gateway pada icon kemudian drag. 14. Ganti nama gateway dengan cara klik kanan pada gateway > pilih Properties> Kemudian pilih pada tab Characteristic. Isikan nama “Di-ACC atau tidak” Kemudian pilih gateway type “Exclusive(Data)”
15. Dalam operation “Menerima Input Data” terdapat sebuah system yang digunakan pada operasi tersebut. Untuk menambahkan system itu dapat dilakukan dengan klik tombol View and Details (
), lalu klik pilihan Used System. Maka tombol System Used
akan muncul pada Insert Toolbar.
16. Klik tombol System Used lalu klik pada diagram. 17. Dalam dialog box, ketikkan nama “Sistem Input Data”, lalu klik OK. 18. Hubungkan antara System Used dengan operation “Menerima Input Data” menggunakan tombol Link.
19. Klik kanan pada sistem “Sistem Input Data”, selanjutnya pilih properties, lalu klik characteristic tab. 20. Pada bagian System Specification, klik tombol New. 21. Dalam dialog box yang terbuka, pilih IT Service sebagai MetaClass dan klik OK.
22. Kemudian beri nama “bk.ittelkom.ac.id” 23. Kemudian pada operation Cek Permintaan Pengajuan TAK Online itu terdapat gateways exclusive(event) “ACC” 24. Selain itu terdapat event times “1 minggu” dengan cara pilih events, lalu akan muncul jendela seperti gambar dibawah :
25. Isikan nama “1 minggu” dan pilih event nature “Catching” 26. Pilih next kemudian pilih event type “timer” dan pilih Finish
27. Dalam operation terakhir maka aliran akan menuju ke event “End”, dan terdapat aliran data dari operation terakhir kepada mahasiswa berupa pesan bahwa “TAK diterima”
IV.
System Process Output :
Langkah – langkah :
1. Klik kanan pada library “Universitas Sangkuriang”, lalu pilih System Process
2. Klik kanan pada system process yang telah dibuat, kemudian new diagram
3. Lalu klik create
4. Tambahkan participants ke dalam diagram. 5. Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.
6. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus dilakukan. 7. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus diambil. 8. Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya memasukkan data dapat dilakukan beberapa kali, gunakan tipe Task Loop. 9. Berikut merupakan hasil akhir yang diharapkan.
V.
Functional Process Output
Langkah - langkah 1. Klik kanan pada library yang telah dibuat “Universitas Sangkuriang” kemudian pilih New Functional Process. Kemudian berinama “Pengajuan TAK” 2. Klik kanan pada functional process yang telah dibuat, kemudian new diagram
3. Klik create
4. Drag entitas mahasiwa dan manajer bagian kemahasiswaan seperti gambar dibawah ini.
5. Buatlah business function dengan cara klik kanan pada librarynewbusiness function 6. Beri nama business function dengan evaluasi surat dan input TAK.
7. Buatlah functional activity dengan menklik ikon
lalu beri nama memeriksa
surat keterangan dan sertifikat.
8. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus dilakukan. 9. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus diambil.
MODUL 2 ANALISIS PROSES BISNIS
Tujuan Praktikum
Praktikan mampu memahami konsep proses bisnis.
Praktikan mampu menganalisis proses bisnis.
Praktikan mampu memahami alur proses bisnis.
Praktikan mampu mengimplementasikan proses bisnis ke dalam diagram BPMN
Landasan Teori
Pengenalan Proses Bisnis Proses bisnis adalah kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Sebuah proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi dan teknis. Fungsi dari kegiatan proses bisnis dilakukan untuk tujuan-tujuan bisnis yang dibuat. A. Karateristik Proses Bisnis Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah: 1. Definitif
: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang
jelas. 2. Urutan
: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu
dan ruang. 3. Pelanggan
: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima. 5. Keterkaitan
: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam
suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
Pengenalan Analisis Proses Bisnis Analisa proses bisnis adalah mempelajari dan memahami bagaimana aktifitas dan fungsi dari suatu proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi. Tujuan dari analisis proses bisnis adalah memahami hubungan proses bisnis yang sedang berjalan dengan pencapaian visi dan misi organisasi. Selain itu juga analisis proses bisnis bertujuan mempelajari kumpulan proses dan aktifitas dari proses bisnis yang digunakan organisasi dan mempelajari seberapa jauh proses bisnis ini mencapai tujuan dari organisasi. Fungsi analisis proses bisnis adalah untuk menganalisis dan mendokumentasikan kerja proses yang ada.
Praktikum
SKENARIO Universitas Sangkuriang merupakan salah satu universitas ternama di Kota Bandung. Universitas Sangkuriang di pimpin oleh bagian rektorat yang terdiri dari Rektor yang membawahi Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2 dan Wakil Dekan 3. Dimana Wakil Dekan 1 membawahi Bagian Akademik, Bagian Teknologi&Metode Pembelajaran, Bagian Sistem Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan. Selain itu Rektorat membawahi Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika, Fakultas Sains dan Fakultas Informatika.
Setiap pergantian semester baru mahasiswa di Universitas Sangkuriang diwajibkan untuk registrasi mata kuliah sesuai dengan beban sks masing-masing mahasiswa dan melakukan Perwalian Dosen Wali. Registrasi dimulai ketika mahasiswa melakukan pembayaran BPP yang dapat dilakukan melalui teller maupun melalui ATM. Mahasiswa akan memperoleh token dari hasil pembayarannya yang akan di inputkan pada aplikasi I Gracias. Ketika mahasiswa membayar melalui Teller maka mahasiswa harus mengisi form dan melakukan pembayaran cash, namun apabila mahasiswa membayar melalui ATM maka mahasiswa akan mengakses aplikasi Transaksi Bank (terdiri dari Aplikasi Menu
dan Aplikasi
Penyimpanan Data) mahasiswa hanya harus menginputkan PIN, pilih pembayaran, pilih input kode pendidikan, lalu masukkan nominal pembayaran dan transfer BPP dan sistem akan merekap data pelanggan.
Setelah memperoleh token mahasiswa dapat mengakses aplikasi I Gracias (Login), mengisi kuisioner, memilih menu registrasi lalu menginputkan token, Bagian Akademik akan memvalidasi token, apabila mahasiswa salah memasukkan token 3x maka mahasiswa harus menghubungi BAA. Maka bagian Akademik akan Merestart ulang token dan bagian Sisfo akan meng-ACC token. Apabila token telah berhasil di masukkan maka mahasiswa dapat menginputkan mata kuliah sesuai dengan beban SKS mahasiswa tersebut apabila di rasa telah sesuai maka mahasiswa tersebut harus mengirim pesan Siap ACC kepada dosen wali. Dosen yang bersangkutan akan memeriksa apakah mata kuliah dan jumlah sks yang
diambil oleh mahasiswa telah sesuai atau tidak, apabila belum sesuai maka mahasiswa tersebut harus menginputkan lagi mata kuliah dan jumlah sks yang diambil, namun apabila telah di acc oleh dosen maka mahasiswa tersebut harus mencetak KSM sebagai tanda proses registrasi mahasiswa berhasil.
Buatlah analisis skenario yang ada diatas dengan tools mega dan berikan keterangannya?
LANGKAH-LANGKAH A. Mengimport Data pada Tools Mega 1. Pilih file pilih Import Mega File (*.mgr,*.mge,*.mgl,*.xmg)…
2. Pilih Browse tempat environment yang ingin kita import.
3. Pilih Import
4. Hasil out put jika import file telah selesai pilih Close
5. Hasil output terakhir file yang telah kita import, “Regis Mata Kuliah Mahasiswa
B. Organizational Chart
Sebuah Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi : Rektorat membawahi beberapa fakultas yaitu : Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika, Fakultas Sains, Fakultas Informatika.
Dalam struktur organisasi Rektorat memiliki beberapa struktur yaitu : Rektor memiliki 3 wakil : Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2, Wakil Dekan 3
Wakil Dekan 1 membawahi beberapa bagian yang ada pada Universitas Sangkuriang yaitu : Bagian Akademik, Bagian Teknologi & Metode Pembelajaran, Bagian Sistem Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan.
C. Business Process Registrasi Mata Kuliah untuk Mahasiswa di Universitas Sakngkuriang memiliki beberapa proses yaitu proses Registrasi Mata Kuliah dan Perwalian Dosen. 1. Dalam registrasi mata kuliah memiliki hubungan dengan Mahasiswa yaitu mahasiswa melakukan Registrasi dan akan mendapatkan Token. 2. Bank (pihak eksternal) akan memberikan Data BPP dan Administrasi, nantinya dalam proses bisnis registrasi mata kuliah akan menerima No.Token dari Bank(pihak eksternal). 3. Sedangkan Mahasiswa akan melakukan Perwalian dalam proses bisnis Perwalian Dosen Wali, dan akan mendapatkan Persetujuan mata kuliah. 4. Proses bisnis perwalian dosen wali berhubungan dengan Akademik (pihak internal) yaitu pihak akademik memeberikan hak Akses ACC dan dalam proses bisnis akan melakukan ACC.
D. Organizational Process
Dalam Registrasi Mata Kuliah memiliki beberapa process yaitu proses Pembayaran BPP dan Input Mata Kuliah. 1. Mahasiswa akan melakuka Registrasi & Membayar dalam proses pembayaran BPP dan Mahasiswa akan mendapatkan Token. 2. Bank akan mendapatkan Data Registrasi Pelanggan dan akan meberikan Token pada proses pembayaran BPP 3. Mahasiswa akan melakukan Penginputan Matkul dan Token dan akan mendapatkan KSM (Kartu Studi Mahasiswa). 4. Akademik akan memberikan Validasi Token dan akan mendapatkan Input Token.
Pada p roses Pembayaran BPP memiliki beberapa proses yaitu : 1. Mahasiswa menunggu waktu pembayaran BPP 2. Mahasiswa memilih membayar melalui ATM atau tidak. Jika Tidak maka mahasiswa akan membayar melalui Teller, apabila Ya maka melalui ATM. 3. Mahasiswa Membayar Melalui ATM 4. Jika melalui ATM maka mahasiswa akan Input PIN 5. Lalu memilih Menu Pembayaran 6. Mahasiswa akan Pilih Input Kode Pendidikan 7. Setelah itu mahasiswa akan Memasukan Nominal Pembayaran 8. Mendapatkan dokumen berbentuk Token 9. semua proses yang berjalan menggunakan ATM maka akan berhubungan dengan System Used Transaksi Bank, didalamnya menggunakan 2 aplikasi yaitu : aplikasi data pelanggan dan aplikasi menu. Melalui Teller 10. Jika melalui Teller maka mahasiswa akan mengisi Form yang ada pada bank 11. Mahasiswa akan melakukan pembayaran secara Cash, Saat melakukan pembayaran pada teller,maka teller meninputkan data BPP administrasi bank (pihak eksternal), dan bank(pihak eksternal) akan memberikan Token. Maka mahasiswa akan mendapatkan document Token dari teller
Dalam proses input mata kuliah memiliki 3 pihak yang melakasanakan proses ini yaitu Mahasiswa, Akademik, Dosen. Mahasiswa akan melakukan aktivitas yaitu : 1. Mahasiswa melakukan login 2. Lalu mahasiswa Mengisi Kuisoner 3. Mahasiswa Memilih Menu Registrasi 4. Mahasiswa melakukan Input Token yang didapatkan dari bank (pihak eksternal) 5. Maka bagian akademik akan Validasi Token 6. Jika tidak maka mahasiswa harus menghubungi bagian administrasi akademik dan kembali meninputkan token kembalili apabila sudah menghubungi BAA. 7. Jika Token benar maka bisa Meniput Mata Kuliah 8. Apabila sudah meniput mata kuliah maka mahasiswa Menuggu Beberapa Saat untuk medapat ACC dari dosen 9. Dosen meg-ACC 10. Mahasiswa mencetak KSM. Semua aktivitas yang dilakukan oleh mahasiswa akan diimplementasikan pada System Used Kemahasiswaan, pada system ini menggunakan aplikasi I-Gracias, aplikasi akademik, aplikasi sisfo.
E. System Process Pada proses Input Mata Kuliah terdapat system yang digunakan yaitu System Transaksi Bank. System Transaksi Bank memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu
aplikasim Menu, aplikasi Penyimpanan Data. Pada System Transaksi Bank ini memiliki System Process sebagai berikut : 1. Aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Input Password ATM 2. Aplikasi menu menampilkan Tampilan Menu Pembayaran 3. Aplikasi menu akan menampilkan Input Kode Pendidikan 4. Aplikasi Menu Tampilan Nominal BPP 5. Jika tidak setuju maka system akan langsung berakhir 6. Jika setuju maka akan aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Submit 7. Aplikasi Penyimpanan Data akan menginputkan data pelanggan yang sudah melakukan penginputan 8. Aplikasi menu akan mencetak Token.
Pada proses Pembayaran BPP terdapat System yang digunakan yaitu System Kemahasiswaan. System Kemahasiswaan memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu aplikasi Akademik, aplikasi I-Gracias, aplikasi Sisfo. Pada System Kemahasiswaan ini memiliki System Process : 1. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Login 2. Lalu aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu survey 3. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu kuisoner, untuk diisikan 4. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Registrasi 5. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Input Token 6. Jika Token benar maka Aplikasi Sisfo akan memberikan menu ACC Token yang akan digunakan dosesn, jika tidak maka aplikasi akademik akan menrestart ulang token yang telah diinputkan, dan kembali aplikasi I-Gracias harus menginputkan token kembali 7. Jika sudah di ACC maka Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu cetak KSM.
MODUL 3 PROSES BISNIS EKSISTING
Tujuan Praktikum Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis eksisting dan memodelkannya dengan notasi BPMN. Praktikan mampu memahami dan membuat organizational chart. Praktikan mampu memahami dan membuat organizational dan business diagram. Praktikan mampu memahami dan membuat system process. Kelengkapan Praktikum Tools Mega Modul 3 Proses bisnis eksisting
Landasan Teori Business Process Existing Business Process Existing merupakan kumpulan dari proses yang ada, yang mana proses tersebut berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Praktikum Skenario Business Process dan Organizational Process Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational, inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier.
Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya. Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang, pengelolaan barang, manajemen hubungan. Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan membahas cek kualitas dan pengelolaan barang. Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti). Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus
melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang digunakan oleh divisi operasional tersebut. Buatlah Diagram Business Process dan Organizational Process dari skenario diatas ! Skenario Sistem Proses Ketika ada barang yang cacat pada Adidharma Cottages, barang dikembalikan ke supplier dan harus ada barang pengganti yang baru ke perusahaan yang diterima oleh Divisi Warehouse. Selain memerima barang pengganti, divisi warehouse juga menerima packing slip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim kembali. Untuk mendokumentasikan kegiatan ini, maka Divisi Accounting juga harus menerima packing slip dari divisi warehouse dan menyimpannya kedalam System Report. Dalam proses menerima packing slip oleh divsi Accounting, terdapat suatu System Report untuk update dan simpan laporan. Jika divisi accounting ingin mengupdate suatu laporan, maka si admin harus login terlebih dahulu, dengan input username dan password pada system, setelah itu admin juga bisa melihat laporan packing slip yang terbaru, dan apabila sudah selesai, maka admin dapat mengupdate laporan yang telah ada dan menyimpannya. Pada Aplikasi Report JK terdapat requirement berupa fitur function check laporan packing slip, function update laporan, aplication reportJK. Buatlah Diagram System Process berdasarkan skenario diatas !
Langkah-Langkah Praktikum 1. Membuat Library baru
Buatlah library baru dengan nama “Adhidharma Cottages”.
Caranya di Home navigation window, klik kanan Production dan select New>Library.
Didalam kotak dialog Creation of Library pada kolom Name isi dengan nama library yang diinginkan. Lalu klik OK.
2. Membuat Adidharma Cottages Organizational Chart Dalam MEGA, semua diagram menggambarkan obyek. Sebuah bagan organisasi menjelaskan Org-Unit. Untuk membuat bagan organisasi untuk perusahaan Anda, Anda terlebih dahulu harus membuat Org-Unit, dalam kasus ini adalah "Adidharma" Org-Unit. a. Membuat Org-Unit Untuk membuat "Adidharma" Org-Unit berikut langkah-langkahnya : Klik kanan pada“Adidharma Cottages” dan select New > Org-Unit.
Di dalam kotak dialog isi nama Org-unit yang diinginkan dan klik OK.
b. Membuat organizational chart Pada Home navigation window, expand library Adidharma Cottages, klik kanan pada Org-Unit yang telah dibuat dan select New > Diagram.
Select Organizational Chart dan klik Create.
c. Membuat Structure Untuk membuat structure organisasi caranya adalah sebagai berikut : Klik dan Drop Structure button (
) kedalam diagram.
Didalam kontak dialog diisikan Nama structure yang diinginkan lalu klik Create button.
Lakukan hal yang sama dengan mengisikan nama yang berbeda dalam setiap structure. Lakukan hal yang sama pula apabila ingin membuat org-unit dengan tipe yang lainnya.
d. Menghubungkan Structure Untuk menghubungkan structure-structure yang ada gunakkan Link Button, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : Klik link Button (
), lalu klik structure-structure yang akan dihubungkan.
Lakukan hal yang sama untuk menghubungan structure-structure yang lainnya. 3. Membuat Adidharma Cottages Business Process Klik kanan pada library Adidharma Cottages > New > Business Process
Namai Business Process tersebut sesuai dengan business process yang ingin dibuat. Pada windows Home Navigation, expands folder Business Process, dan klik kanan pada Business Process yang telah dibuat sebelumnya NEW -> Diagram -> Create. Setelah workspace diagram muncul, drag icon Business Process (
) ke dalam
workspace, dan beri nama sesuai dengan scenario yang ada.
Lakukan langkah diatas untuk setiap business process yang ada pada perusahaan.
Tambahkan external entitynya, dengan cara klik kanan pada library -> New -> Org Unit -> Beri nama sesuai scenario -> OK
Pada windows home navigation, expands folder Org-Unit, dan drag Org-Unit yang telah dibuat sebelumnya kedalam workspace. Untuk mengganti jenis Org-unit dari jenis internal menjadi external. Klik kanan pada Org-Unit, pilih Org-Unit yang telah dibuat tadi, pilih Properties, pada tab Caracteristics, pilih External Entity dan klik OK. Sedangkan untuk mengganti type org-unit. Lakukan hal yang sama dengan langkah diatas, kemudian ganti Org-unit type berdasarkan tipe org-unit yang diinginkan.
Lakukan langkah-langkah diatas untuk entity lainnya yang ada pada scenario. Untuk menampilkan offering pada toolbar, klik icon ( menu select all.
) kemudian checklist pada
Untuk membuat aliran product yang ada pada Business Process, klik Offering (
)
pada toolbar, dan klik dari entity ke business process untuk menampilkan panah offeringnya.
Klik kanan pada panah offering, dan pilih Properties, pada tab Caracteristic, klik New untuk menambahkan product, beri nama sesuai dengan scenario
Lakukan hal yang sama untuk setiap product yang ada. Untuk flow of message, klik pada message flow pada toolbar, dan klik dari entity yang diinginkan ke entity tujuan.
Untuk menampilkan nama message, klik kanan pada panah flow message, pilih properties, pada tab Content Klik New dan beri nama message flow sesuai scenario >OK.
Lakukan langkah diatas untuk setiap message flow yang ada pada scenario. 4. Membuat Adidharma Cottages Organizational proses a. Membuat Organizational Process Diagram Klik kanan pada Salah satu Business process yang akan dibuat organizational process dan select New > Organizational proses
Lalu pada Home Navigation di Library yang di buat, Klik kanan pada Organizational Process dengan nama yang telah dibuat, New > Diagram,lalu pilih Organizational Process Diagram > Create.
Buatlah Participant internal/eksternal yang terlibat dalam proses ini.
Buatlah Operation dan isi kotak dialog dengan nama untuk masing-masing Divisi yang telah di tentukan. Lakukan drag and drop pada icon (
) setiap Operation yang telah dibuat setiap
divisi yang telah ditentukan. Beri nama setiap operation yang dibuat dengan nama yang sesuai dengan skenario yang ada.
Gunakan Gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus diambil jika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan. Gunakan juga System Used (
) jika pada salah satu Operation menggunakan suatu
system pada prosesnya. b. Menghubungkan organizational proses Klik Sequence Flow Button (
) di Insert Toolbar.
Setelah itu hubungkan dimulai dari Start lalu ke Operation sampai ke Operation terakhir,lalu hubungkan juga ke end.
5. Membuat Diagram System Proses Diagram system proses merupakan diagram yang menggambarkan alur suatu sistem dalam aplikasi yang digunakan dalam suatu proses. 1. Melengkapi diagram organizational process dengan System Used : Buka Diagram Organizational Process yang ingin dilengkapi dengan system use. Klik tombol View and Details (
), lalu checklist pilihan System Used. Maka tombol
System Used akan muncul pada Insert Toolbar.
Klik tombol System Used (
) pada toolbar lalu klik pada diagram.
Dalam dialog box, ketikkan nama System Used yang diinginkan, lalu klik OK. Kemudian hubungkan system used dengan menggunakan link (
).
Klik kanan pada sistem yang dibuat, selanjutnya pilih properties, lalu klik characteristic tab. Pada bagian System Specification, klik tombol New. Dalam dialog box yang terbuka, pilih Application sebagai MetaClass dan klik OK.
Beri nama sesuai dengan Aplication yang terkandung dalam system used. Ulangi langkah tersebut untuk menambah fungsionalitas atau fitur-fitur yang lainnya.
2. Membuat Diagram System Process : Klik kanan Library yang telah dibuat, select New > System Proses.
Beri nama diagram tersebut sesuai dengan System Proses yang ingin dibuat, klik finish.
Buatlah Diagram System Process dengan klik kanan pada system process >new>diagram.
Pilih System Process Diagram >create.
Maka akan muncul hasil nya berupa kolom hijau, kemudian buat participant dari aplikasi tersebut. Seperti dibawah ini.
Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.
Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus dilakukan.
Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus diambil.
Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya untuk mengindikasikan user telah memasukkan kriteria produk hingga mereka menemukan informasi mengenai produk yang dicari, gunakan tipe Task Loop.
MODUL 4 BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT
Tujuan Praktikum
Praktikan dapat memahami konsep perbaikan proses bisnis menggunakan metode Business Process Improvement.
Praktikan dapat memahami perbedaan antara RVA, NVA, dan BVA pada Value Added Assement
Praktikan dapat memilih metode yang tepat untuk memperbaiki proses bisnis kristis dan menerapkannya.
Praktikan dapat menunjukkan hasil perbaikan proses yang telah dilakukan.
Landasan Teori
A. Business Process Improvement
Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) prosesproses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya. (Harrington,1991) B. Karakteristik BPI
Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
Adanya batasan yang jelas (process scope)
Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
Adanya waktu siklus yang diketahui
Memiliki perubahan prosedur resmi
Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan
C. Manfaat BPI Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah (Harrington,1991): 1. Eliminasi kesalahan-kesalahan 2. Maksimasi penggunaan asset 3. Minimasi waktu tunggu (delay) 4. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan 5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal 6. Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan 7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif
8. Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran
D. Sasaran Utama Business Process Improvement Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Harrington,1991): 1. Membuat proses efektif – mengeluarkan hasil yang diinginkan 2. Membuat proses efisien – meminimasi sumber daya yang digunakan 3. Membuat proses adaptif – dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis
E. Dasar Pemilihan Business Process untuk Diperbaiki
Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut (Harrington,1991):
Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
Proses-proses berbiaya tinggi
Proses dengan waktu siklus yang panjang
Ada cara/proses yang lebih baik
Tersedianya teknologi baru
Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru
F. Fase-fase pada Business Process Improvement
Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business Process Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari (Harrington, 1991): 1. Mengorganisir Perbaikan Tujuan: Menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman, dan komitmen.
Aktifitas: o Mendefinisikan proses bisnis kritis o Pemilihan process owner o Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan o Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses o Mengembangkan model perbaikan o Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan 2. Pemahaman Proses Tujuan: Memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung. Aktifitas: o Membuat bagan alir proses o Relationship dengan sebuah proses yang berjalan o Malakukan analisis waktu proses o Pengaturan proses dan prosedur
3. Penyederhanaan Proses Tujuan: Memperbaiki efisinsi, efektifitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis. Aktifitas: o Menyederhanakan proses o Pemilihan proses yang dikehendaki o Mengurangi birokrasi o Upgrading peralatan o Standardisasi proses o Mengurangi waktu proses 4. Implementsi, Pengukuran, dan Kontrol Tujuan: Mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan.
Aktifitas: o Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai o Menyediakan sistem umpan balik o Melakukan pemeriksaan proses secara berkala
5. PerbaikanBerkelanjutan Tujuan: Mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya. Aktifitas: o Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan o Mengkualifikasi proses o Mencari dan menghilangkan masalah proses o Studi banding proses o Melihat kembali kualifikasi secara berkala G. Metode dalam Fase-fase Business Process Improvement
Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa tahapan dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991): Streamlining Yaitu inisialisasi perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih sederhana dengan pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara atau tools yang bisa ditempuh untuk melakukan streamlining terhadap business process yang sudah ada di perusahaan, yaitu : 1. Bureaucracy
elimination
(eliminasi
birokrasi),
administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.
yaitu
menghilangkan
tugas
2. Duplication elimination (eliminasi duplikasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda. 3. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan. 4. Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses. 5. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos penyimpanan. 6. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk membuat kesalahan. 7. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan performansi dalam proses bisnis. 8. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti oleh pemakainya. 9. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas. 10. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input, karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input proses yang diterima. 11. Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif untuk mengubah proses secara drastis. 12. Pengubahan urutan operasi, yaitu meninjau ulang urutan operasi yang ada dan dilakukan perubahan terhadap urutannya untuk mengoptimalkan sumber daya, waktu, dan biaya.
13. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak kegiatan kreatif. H. Assessment Ini merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk melakukan Business Process Improvement. Assessment memiliki ukuran-ukuran (metrics), sering juga disebut sebagai key performance indicator (KPI), antara lain : –
Statistik
–
Waktu
–
Jumlah pihak terlibat
–
Efisiensi
–
Biaya
Dalam modul ini, akan dibahas tentang Assessment berdasarkan ukuran waktu dalam proses bisnis improvement. Diharapkan dengan mengurangi waktu maka secara tidak langsung akan mempengaruhi ukuran-ukuran Assessment yang lainnya.
I. Ukuran Waktu –
Cycle Time: waktu mulai dari proses ditrigger sampai keluar hasil
–
Work Time: waktu dimana proses betul-betul sedang dikerjakan
–
Time Worked: total waktu yang dikeluarkan untuk proses
–
Idle Time: waktu proses menganggur
–
Transit Time: waktu perpindahan antar aktivitas
–
Queue Time: waktu untuk mengantri penggunaan sumber daya
–
Setup time: waktu yang digunakan oleh sumber daya untuk berpindah dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lain
J. Kategori Cycle Time –
Real Value Added (RVA) adalah Aktivitas yang secara langsung dibutuhkan untuk menghasilkan output yang berhubungan dengan konsumen
–
Business Value Added (BVA) adalah Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi output secara langsung, hanya sebagai pendukung.
–
Non Value Added (NVA) adalah non Value Added adalah aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi Pelanggan namun hingga saat ini masih saja dilakukan dengan alasan tertentu
Praktikum Skenario Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational, inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier. Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya. Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang, pengelolaan barang, manajemen hubungan.
Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan membahas cek kualitas dan pengelolaan barang. Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti). Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang digunakan oleh divisi operasional tersebut.
Analisalah Business Process yang terjadi pada kasus diatas, dan tentukanlah Business Process Improvement yang terjadi pada kasus diatas!
Prosess Bisnis yang Dianalisis
Deskripsi Aktivitas Aktivitas 1
2 3 4
Deskripsi Divisi Warehouse
melakukan pemeriksaan
barang dan kesesuaian dokumen barang yang
diperoleh dari Supplier. Ketika terdapat barang yang cacat, Divisi Warehouse melaporkan barang yang cacat kepada Divisi Accounting. Divisi Accounting menerima laporan barang yang cacat dari Divisi Warehouse. Setelah menerima laporan, Divisi Accounting memberikan persetujuan laporan kepada Divisi Warehouse.
Waktu 3 jam
1 jam 30 menit 1 jam
5
Barang yang cacat dikembalikan oleh Divisi Warehouse kepada Supplier.
1 hari
6
Divisi Warehouse menerima barang pengganti yang dikirimkan oleh Supplier.
2 hari
7 8 9
10
Setelah menerima barang pengganti, Divisi Warehouse menerima packing slip dan melaporkannya kepada Divisi Accounting. Divisi Accounting menerima packing slip dari Divisi Warehouse. Divisi Warehouse akan melakukan penyimpanan barang ke gudang ketika barang yang diperoleh dari Supplier tidak ada yang cacat. Setelah barang disimpan digudang, Divisi Operasional menerima pesanan sesuai kebutuhan tamu Hotel
30 menit 1 jam 4 jam
15 menit
11
Divisi Operasional dapat mengambil barang sesuai kebutuhannya di gudang
15 menit
12
Setiap 30 hari sekali, Divisi Inventory akan melakukan pengecekan jumlah barang.
1 hari
13
Divisi Operasional menerima konfirmasi kesesuaian barang dari Divisi Inventory.
1 jam
14
Divisi Inventory menerima laporan konfirmasi barang apabila data barang telah sesuai.
Analisis Klasifikasi Aktivitas
No
Aktivitas
1
Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen
2
Melaporkan Barang yang Cacat
3
Menerima Laporan
4
Memberikan Persetujuan Laporan
5
Mengembalikan Barang
6
Menerima Barang Pengganti
7
Menerima Packing Slip dan Melaporkan
8
Menerima Packing Slip
9
Menyimpan Barang ke Gudang
10
Menerima Pesanan Barang
11
Mengambil Barang ke Gudang
12
Pengecekan Jumlah Barang
13
Konfirmasi Barang
14
Menerima Laporan Konfirmasi Barang
Klasifikasi Aktivitas
Alasan
1 jam
Analisis Streamlining
No
Aktivitas
1
Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen
2
Melaporkan Barang yang Cacat
3
Menerima Laporan
4
Memberikan Persetujuan Laporan
5
Mengembalikan Barang
6
Menerima Barang Pengganti
7
Menerima Packing Slip dan Melaporkan
8
Menerima Packing Slip
9
Menyimpan Barang ke Gudang
10
Menerima Pesanan Barang
11
Mengambil Barang ke Gudang
12
Pengecekan Jumlah Barang
13
Konfirmasi Barang
14
Menerima Laporan Konfirmasi Barang
Klasifikasi Aktivitas
Streamlining
Alasan dan Usulan
MODUL 5 PROSES BISNIS TARGET
Tujuan Praktikum Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis target dan memodelkannya dengan notasi BPMN. Praktikan mampu memahami tujuan dari proses bisnis target. Praktikan mampu menganalisis perbedaan antara functional process dan organizational process serta penggunaannya.
Landasan Teori Pengenalan Proses Bisnis Target Proses Bisnis Target merupakan proses yang berisi kumpulan aktifitas target yang saling berelasi satu sama lain untuk meningkatkan kinerja dari sebuah proses bisnis di dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Praktikum SKENARIO Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya, yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adidharma Cottages memiliki General Manager yang membawahi Divisi Operational, Divisi Accounting, Divisi Inventory, Divisi Warehouse dan Divisi Sales&Marketing. Divisi Operasional pun membawahi Room Staff, F&B Staff dan Reseptionist. Adidharma Cottages pun juga melibatkan pihak eksternal, yaitu Supplier.
Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel dan tempat penyimpanan yang dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya. Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama, yaitu pengadaan barang, pengelolaan barang dan manajemen hubungan. Pada modul ini akan dibahas mengenai proses bisnis pengelolaan barang saja. Sub proses pada pengelolaan barang dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan barang dan penempatan barang digudang. Buatlah Diagram Business Process dari skenario diatas!
Organizational Process Proses bisnis pengelolaan barang pada Adidharma Cottages masih manual dan terkesan sangat rumit. Adidharma Cottages juga sering mengalami penyusutan jumlah barang yang di karenakan tidak ada kordinasi dalam pengambilan barang dimana bagian operasional tidak memberikan laporan ketika mengambil barang di gudang. Oleh karena itu, dalam proses bisnis dilakukanlah perbaikan terhadap proses bisnis pengelolaan barang tersebut dan sebuah sistem informasi yang baru untuk membantu proses bisnis pada Adidharma Cottages. Dalam sub proses cek kualitas dan pengelolaan barang terdapat proses untuk mengecek kualitas, menyimpan ke gudang dan mengambil barang. Karena prosesnya yang sangat rumit, maka pada sub proses tersebut akan dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan barang dan pengambilan barang. Jadi sub proses pengelolaan barang dibagi menjadi 3, yaitu cek kualitas dan pengelolaan barang, pengambilan barang dan penempatan barang digudang. Proses cek kualitas dan pengelolaan barang dimulai dari Supplier memberikan barang beserta packing slip kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya, Divisi Warehouse akan menerima barang. Kemudian Divisi Warehouse akan melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen. Apabila barang sesuai spesifikasi, maka selanjutnya akan melakukan input data barang ke dalam sistem. Namun, apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi, maka Divisi Warehouse akan membuat form pengajuan return barang di sistem dan akan mengembalikan barang yang cacat kepada supplier. Setelah supplier menggantikan barang yang cacat tersebut,
maka Divisi Warehouse akan menerima barang pengganti dan langsung melakukan input data barang ke dalam sistem. Setelah barang diinputkan ke dalam sistem, Divisi Warehouse akan menyimpan barang ke Gudang. Divisi Warehouse kemudian akan membuat laporan dan melaporkannya kepada Divisi Accounting. Selanjutnya, Divisi Accounting akan menerima laporan dan menerima packing slip. Sedangkan, pada proses pengambilan barang dimulai dari Divisi Operasional memberikan daftar order barang kepada Divisi Inventory. Setelah menerima pesanan, Divisi Inventory menyampaikan pemesanan barang tersebut kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya, Divisi Warehouse akan menerima konfirmasi pemesanan barang dan kemudian mengecek ketersediaan barang. Apabila barang tidak tersedia, Divisi Warehouse akan memberikan konfirmasi ketidaksediaan barang kepada Divisi Inventory untuk selanjutnya disampaikan kepada Divisi Operasional. Namun, jika barang tersedia, maka Divisi Warehouse akan menyiapkan barang pesanan. Setelah barang pesanan disiapkan, Divisi Warehouse akan menginputkan data barang yang diambil tersebut ke dalam sistem dan kemudian memberikan barang tersebut kepada Divisi Inventory. Divisi Inventory akan menerima barang dan selanjutnya barang akan diserahkan kepada Divisi Operasional. Buatlah Diagram Organizational Process dari skenario diatas!
System Process Untuk meningkatkan, mengefektifkan dan mengefesienkan kinerja Adidharma Cottage dibuatlah sebuah system process baru bernama Sistem Pengelolaan Barang yang memiliki aplikasi untuk input data barang, pengajuan return barang dan pembuatan laporan. Sistem Pengelolaan Barang dimulai dari melakukan login kemudian pada aplikasi input data barang dilakukan proses input data barang yang dibagi menjadi dua kondisi yaitu : input data barang yang masuk dan input data barang yang keluar. Kemudian, apabila akan menginputkan data barang yang akan masuk ke Gudang, maka dilakukan proses cek barang dan dokumen. Selanjutnya, jika barang sudah sesuai dilakukan proses input data barang yang masuk. Setelah itu dilakukan proses submit data barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan. Namun, apabila barang tidak sesuai, maka pada aplikasi pengajuan return barang akan dilakukan proses mengisi form pengajuan return barang
dan submit form pengajuan return barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan. Namun, apabila akan menginputkan data barang yang keluar dari Gudang, maka dilakukan proses input data barang yang diambil dan submit data barang. Selanjutnya pada aplikasi pembuatan laporan dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan. Buatlah Diagram System Process dari skenario diatas!
Functional Process Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas dan memenuhi kebutuhan tamu hotel, Adidharma Cottages berniat memberikan wadah bagi tamu hotelnya untuk menyampaikan segala kritik, pesan, kesan maupun keluhan mengenai pelayanan yang telah diberikan oleh Adidharma Cottage. Oleh karena itu, Adidharma Cottage membuat proses baru, yaitu Desain Pengembangan Proses Bisnis yang bertujuan untuk menampung segala keluhan tamu hotel. Keluhan tamu hotel akan disampaikan kepada bagian CRM (Customer Relationship Management) untuk selanjutnya diberitahukan kepada bagian Marketing. Bagian Marketing nantinya akan melakukan riset terkait keluhan tersebut dan memberikan solusi. Buatlah Diagram Functional Process dari skenario diatas!
LANGKAH-LANGKAH A. Memulai MEGA 1. Double klik pada ikon MEGA
2. Pilih user : Anna - (BPMN&Architecture).
Modul 5_SI-35-XX
3. Pilih repository sesuai kelas masing-masing. 4. Klik OK
B. Meng-import Proyek MEGA 1. Klik File, lalu klik Import
2. Pilih MEGA File 3. Klik browse lalu pilih file yang ingin di import, setelah itu klik OK
4. Lalu klik Import, kemudian Close
C. Membuat Organizational Process Target 1. Expand Folder Business Process pada file yang telah di import.
2. Kemudian expand Business Process Adidharma Cottages.
3. Setelah itu expand Pengelolaan Barang lalu double klik “Business Process Diagram” 4. Lengkapilah Business Process Diagram dengan menambahkan organizational process yang diberi nama “Pengambilan Barang”. Sehingga hasilnya seperti dibawah ini.
5. Lalu double klik pada organizational process “Cek Kualitas dan Pengelolaan Barang”. Perbaikilah Organizational Process Diagram yang telah ada seperti diagram di bawah ini. Output Organizational Process Target:
6. Setelah itu, kembali pada diagram Business Process Diagram.
7. Lalu klik kanan pada organizational process “Pengambilan Barang” lalu klik New pilih oorganizational process diagram. 8. Buatlah organizational process diagram seperti dibawah ini.
D. Membuat System Process Target 1. Buatlah System Process Baru
2. Beri nama “Supply Management System”.
3. Kemudian pada system process “Supply Management System” tersebut klik kanan, klik New, pilih Diagram.
4. Buatlah System Process Diagram baru seperti diagram di bawah ini. Output System Process Target:
E. Membuat Functional Process Target 1. Klik kanan pada Business Process folder, pilih New>Business Process dan ketikkan “Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru” 2. Membuat Diagram Business Process dengan cara klik kanan pada Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru>New>Diagram>Pilih Business Process Diagram>Create 3. Kemudian klik View and Details Offering.
dan tandai Functional Process dan Product
4. Selanjutnya buatlah functional process
dengan nama yang sama dengan yang ada
di folder Business Process, yaitu “Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru”>Create 5. Hasilnya akan seperti gambar diagram di bawah ini.
Mendeskripsikan Functional Process 1. Klik
kanan
pada
functional
process
“Desain
Pengembangan
Proses
Bisnis
Baru”>New>Diagram>Functional Process>Create 2. Selanjutnya deskripsikan Diagram Functional Process hingga hasilnya seperti diagram di bawah ini.
MODUL 6 SIMULASI PROSES BISNIS
Tujuan Praktikum
Memahami konsep simulasi proses bisnis
Mengerti mengenai tujuan dan manfaat dari simulasi proses bisnis
Memahami langkah langkah dalam simulasi proses bisnis berdasarkan skenario
Menganalisis Simulation summary report yang dihasilkan pada proses simulasi
Kelengkapan Praktikum
PC
Software AccuProcess Modeller
Landasan Teori Ketika sebuah model proses bisnis dirancang, mungkin saja mampu memberikan output yang diinginkan tetapi kita tidak bisa mendapatkan output pada tingkat kinerja dengan biaya yang diharapkan atau dalam jangka waktu yang diinginkan. Dengan kata lain, model proses bisnis yang telah dirancang dapat bersifat fungsional, akan tetapi mungkin tidak optimal untuk perusahaan. Masalah ini dapat diatasi dengan menjalankan simulasi proses bisnis, yang tujuannya adalah untuk membantu dalam analisis dan pemahaman tentang model proses bisnis. Dengan pemahaman ini, seseorang dapat mengubah model dan menerapkan perangkat tambahan lainnya untuk meningkatkan hasilnya. Tujuan strategi simulasi proses bisnis adalah optimasi untuk meningkatkan kinerja dan pengurangan biaya proses bisnis. Simulasi membantu dalam mengembangkan alur proses bisnis yang lebih baik dengan menyediakan sebuah platform yang memfasilitasi secara mendalam tentang faktor analisis yang mengatur pelaksanaan proses bisnis yang efisien, diantaranya yaitu analysis Cost, analysis People, dan analysis Time. Hal ini memungkinkan analis bisnis dan manajer untuk memahami dan mengeksplorasi tentang simulasi proses bisnis baik dengan cara yang praktis maupun pragmatis.
Efisiensi dari proses bisnis tergantung pada penanganan yang efisien dari faktor-faktor dasar sebagai berikut :
Waktu
Biaya
Menyelesaikan suatu pekerjaan yang dilakukan dengan mencapai output yang diinginkan dalam jumlah waktu yang seminimal mungkin untuk biaya yang serendah mungkin, tentu saja akan mencapai goals dari manajer proses bisnis. 6.1 Konsep dari Simulasi proses bisnis Simulasi digunakan untuk memodelkan situasi proses bisnis kehidupan nyata pada komputer sehingga kita dapat mempelajari bagaimana system bekerja. Dengan menganalisis situasi dan mengubah variabel, maka prediksi perilaku model proses dapat dibuat. Dalam konteks manajemen proses bisnis , simulasi dapat dibedakan dari dua jenis type :
Monte Carlo simulation : adalah metode untuk mengevaluasi model iteratif deterministik menggunakan nomor nomor acak sebagai inputan. Hal ini sering digunakan ketika model yang kompleks, nonlinear , atau melibatkan lebih dari sekedar beberapa parameter yang tidak pasti.
event diskrit simulation : adalah cara membangun model untuk mengamati perilaku dari system yang berbasis waktu(atau dinamis). Ini adalah metode formal untuk membangun model simulasi dan memastikan bahwa model simulasi tersebut kredibel. Selama tahap percobaan, model dieksekusi (dijalankan dari waktu ke waktu) untuk menghasilkan output. hasilnya kemudian dapat digunakan untuk memberikan wawasan ke dalam sistem dan dasar untuk membuat keputusan.
Keacakan (Randomness) adalah fitur kunci dalam simulasi. hal Ini menyediakan cara yang cocok/mathcing untuk skenario yang dibangun dengan yang di dunia nyata dan didefinisikan menggunakan jenis distribusi (misalnya Normal, Eksponensial, dan Poison dll) dan tingkat keacakan (misalnya Standar Deviasi, Derajat Kebebasan dll.) 6.2 Manfaat Simulasi Proses Bisnis
Memungkinkan kita untuk menjalankan proses dalam lingkungan virtual. Sehingga memungkinkan kita untuk menganalisis, meningkatkan dan mengoptimalkan proses dan menghasilkan pendekatan yang efektif dan realistis untuk manajemen proses bisnis.
Menghitung rata-rata biaya untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis. Selain itu, untuk melihat biaya maksimum yang mungkin terjadi dan biaya minimum yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.
Menghitung durasi waktu rata-rata untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis. Dan juga untuk melihat waktu maksimum yang mungkin terjadi dan waktu minimum yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.
Mengidentifikasi
kemacetan
(bottlenecks),
Karena
kapasitas
antrian
dapat
didefinisikan untuk suatu kegiatan dalam aliran proses, dengan simulasi, maka dapat membantu kita untuk memahami dan mengidentifikasi hambatan yang dapat timbul dalam aliran proses, dan dengan demikian kita bisa mengambil langkah yang tepat untuk menghindari kemacetan.
Perencanaan Sumber Daya, hal Ini membantu dan memandu kita untuk menganalisa, memahami dan merencanakan penggunaan dan pemanfaatan sumber daya/Resource dalam proses bisnis.
Memberikan analysis time, analysis people yang lengkap dan analisis biaya/Cost dari pelaksanaan proses bisnis. Hal ini memungkinkan kita untuk memahami biaya maksimum dan minimum dan waktu yang terlibat dalam menerapkan proses bisnis tanpa benar-benar mengimplementasikannya.
6.3 Langkah langkah simulasi Probis Menggunakan tools AccuProcess Modeller, secara umum Simulasi memiliki langkahlangkah berikut :
Membuat diagram Model Proses bisnis
Proses Pembukaan tab Simulator
Menciptakan Sumber Daya/Resources
Membuat Skenario
Pelaksana Skenario Simulasi
Generate Simulation Summary Report
Praktikum
6.4 Simulasi Proses bisnis existing yang diimport.
Klik File → Open → Pilih Project Probis Existing.pm → Open Process Model File Karena pada proses bisnis tersebut setiap activity properties nya sudah diisi dan didokumentasikan, maka kita bisa langsung klik tab Simulator untuk simulasi
Klik tab Simulator → Double Click pada scenario yang telah dibuat sebelumnya. Karena pada project ini Resource dan Skenarionya telah di tentukan, maka kita bisa langsung mensimulasikan proses bisnis tersebut.
Klik Start pada simulation control Panel dan Proses simulasi akan berlangsung. kita juga bisa mengatur Speed dari proses simulasi. tunggu sampai proses selesai.
Setelah selesai, maka kita dapat mengenerate simulation summary report sebagai output dari proses simulasi, dengan mengKlik icon Generate Simulation Summary Report
Tampilan halaman web akan muncul, setelah itu, untuk melihat hasilnya secara keseluruhan, buka halaman web tersebut dengan menggunakan Ms.Word, kalau browsernya IE, dengan cara klik boton page pada toolbar, dan pilih Edit with Microsoft Word.
Setelah itu, tampilan Simulation Report akan muncul dengan lengkap di Ms.Word Didalam simulation report terdapat analisis dari segi time, people, dan cost dari proses bisnis yang disimuasikan, dan selain itu juga ada analisis analisis yang lainnya.
Simpan hasil simulation report existing tersebut dalam folder masing masing
Table berikut menunjukan fixed cost, variable cost, dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas dalam proses bisnis existing
Aktivitas
Fixed Cost
Variable Cost
Execution time
Kertas
180 minutes
-
60 minutes
Kertas
30 minutes
-
60 minutes
Listrik
Kertas
1440 minutes
barang Listrik
Kertas
2880 minutes
-
30 minutes
Listrik
-
60 minutes
Menyimpan barang ke Listrik
-
240 minutes
-
15 minutes
Kertas
1440 minutes
-
60 minutes
Pemeriksaan barang dan Listrik kesesuaian dokumen Melaporkan barang yang Listrik cacat Menerima laporan
Listrik
Memberikan persetujuan Listrik laporan Mengembalikan barang Menerima pengganti Menerima packing slip Listrik dan melaporkan Menerima packing slip
gudang Mengambil barang ke Listrik gudang Pengecekan
jumlah Listrik
barang Konfirmasi barang
kesesuaian Listrik
Menerima
laporan Listrik
-
60 minutes
konfirmasi barang
6.5 Simulasi Business Process Target yang di design
Skenario Praktikum Adi Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adi Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adi Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adi Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi dapur, divisi Operasional, Room Boy, inventory, acounting, gudang, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier. Proses dimulai ketika pengecekan divisi warehouse menerima barang yang dikirimkan oleh supplier, dalam kegiatan itu, perusahaan menerima surat pengiriman barang beserta packing slip oleh supplier dan kemudian dilakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen, dimana dokumen pemesanan tersebut harus disediakan oleh pihak internal terlebih dahulu ketika memesan barang. apabila sesuai, maka langsung dilakukan proses input data barang oleh Divisi Warehouse dengan menyerahkan dokumen pemesanan tersebut ke divisi warehouse. Jika tidak sesuai ataupun barangnya cacat, maka dari divisi Warehouse pun akan Membuat form pengajuan return barang yang dapat memanfaatkan Sistem pengelolaan barang dan menghasilkan daftar list barang yang akan dikembalikan ke supplier kemudian, divisi warehouse juga akan mengembalikan barang ke supplier. Setelah supplier menerima barang yang tidak sesuai atau cacat tersebut, maka supplier akan mengirimkan barang pengganti ke perusahaan dan divisi Warehouse akan menerima barang pengganti tersebut sekaligus dengan surat penggantian barang baru. Setelah itu, maka Divisi Warehouse akan input data Barang tersebut ke dalam system.
Kemudian divisi warehouse menginputkan data data barang yang sesuai tadi kedalam Sistem pengelolaan barang berdasarkan document pemesanan barang dan setelah itu, divisi terkait akan menyimpan barang ke gudang. Dan proses selanjutnya adalah membuat laporan oleh divisi warehouse yang berisi document list barang barang yang baru dimasukan ke gudang, karena divisi Accouning harus mengetahui barang apa saja yang masuk dan keluar dari gudang, maka pada akhirnya divisi Accouning menerima laporan dan menerima packing slip berbentuk document barang barang yang baru di gudang. Langsung oleh divisi warehouse. Berikut merupakan table Cost dan time di tiap aktivitas di proses bisnis target yang akan di simulasikan Aktivitas
Fixed Cost
Variable Cost
Execution time
Menerima Barang
Listrik
-
60 minutes
Pemeriksaan barang dan Listrik
-
120 minutes
kesesuaian dokument Membuat
Form Listrik
pengajuan return barang mengembalikan barang Menerima
Kertas, biaya tinta 5 minutes print
Listrik
-
120 minutes
barang Listrik
-
45 minutes
Listrik
-
20 minutes
-
60 minutes
pengganti Input data barang
Menyimpan barang ke Pembangunan gudang
pemeliharaan gudang, Listrik
Membuat Laporan
Listrik
Kertas, biaya tinta 5 minutes print
menerima laporan barang Listrik
-
10 minutes
Menerima packing slip
-
5 minutes
Output diagramnya :
Listrik
Kita akan membuat diagram proses bisnis seperti diatas dengan menggunakan Accuprocess Modeller :
Buka applikasi Accuprocess Modeller
Drag beberapa swimlane, sehingga menjadi seperti berikut.
Ubah namanya sesuai dengan gambar dengan cara double clik pada swimlane dan beri nama
Merubah warna swimlane, menandakan kalau entity tersebut merupakan entity external dengan cara klik kanan pada swimlane, → change background colour.
Drag notasi BPMN yang dibutuhkan sesuai dengan gambar yang diminta ke dalam workspace, sehingga menghasilkan diagram seperti berikut :
Klik pada salah satu proses dalam diagram, dan isi activity property yang ada pada tab general, dan jangan lupa untuk menambahkan process participant nya siapa
Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.
Pada tab Input/Output, tambahkan juga input/ outputnya dan document input/outputnya
Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.
Pada tab Details, muncul tampilan sebagai berikut :
Isikan untuk setiap proses yang ada waktu sebagai berikut : Nama aktivitas
Expected Time
Due In
Task Expires in
Menerima Barang
1 hours
1 hours
3 hours
Pemeriksaan barang dan 2 hours
2 hours
4 hours
15 minutes
5 minutes
30 minutes
mengembalikan barang
3 hours
2 hours
5 hours
menerimabarang
20 minutes
45 minutes
1 hours
30 minutes
20 minutes
40 minutes
1 hours
3 hours
5 minutes
30 minutes
kesesuaian dokumen MembuatForm pengajuan return barang
pengganti Input data barang
Menyimpan barang ke 1 hours gudang Membuat Laporan
20 minutes
menerima laporan barang
1 hours
10 minutes
2 hours
Menerima packing slip
20 minutes
5 minutes
30 minutes
Sedangkan pada tab problem itu menjelaskan masalah masalah apa yang dialami oleh tiap aktivitas dalam proses bisnis tersebut
Klik new dan isikan problem yang terjadi, isikan ditiap aktivitas, dan kosongkan apabila tidak ada masalah yang terjadi.
Pada Tab comment, ini hanya menjelaskan maksud dari aktivitas itu apa, boleh saja dikosongkan, tapi lebih baik diisi untuk proses dokumentasi.
Setelah kita mendokumentasikan setiap proses yang ada dengan mengisi tab general, input/output, details, problem dan comment, maka kita dapat mengenerate model diagram proses tersebut ke dalam bentuk pdf atau document word dengan Klik icon pdf atau Word di toolbar
Hasil generate model diagram tersebut dapat kita gunakan sebagai dokumentasi dari proses bisnis yang akan disimulasikan, karena didalamnya terdapat data data lengkap mengenai setiap proses/activity yang ada dalam diagram.
Kemudian Save hasil dokumentasi proses bisnis tersebut ke dalam folder masing masing.
Setelah kita mengisi semua activity properties, maka klik tab simulator → dan klik Create New Resource, sehingga muncul tampilan dialog sbb :
Isi nama resourse, deskrpsi dan currency, dan yang terpenting, isikan resource informationnya, dengan klik New, dan isikan dengan nama divisi divisi yang terlibat sekaligus dengan deskripsi, type, dan Cost per Unit nya. Selain itu, isikan juga semua variable dan fixed cost yang ada pada diagram proses bisnis Resource disini maksudnya entity apa saja yang terkait dengan proses bisnis yang akan kita simulasikan, dan kita juga dapat mengatur cost yang dibutuhkan oleh tiap entity untuk melakukan proses prosesnya.
Langkah selanjutnya adalah membuat scenario, klik Crate New Skenario, dan muncul tampilan dibawah :
Pada scenario tersebut, kita dapat mengatur proses proses apa saja yang tidak dimasukan dalam proses simulasi dan proses proses apa saja yang dimasukan dalam proses simulasi. Selain itu, kita juga bisa mengatur jadwal kerja dari perusahaan pada bagian Define Calendar, sesuai dengan jadwal kerja dari perusahaan.
Langkah selanjutnya, double klik pada scenario yang telah dibuat tadi,
Dan pada workspace, double klik pada kedua flow decision, sehingga pada scenario properties muncul tampilan sbb :
Isi probability untuk tiap flow di decision, artinya berapa persentase kemungkinan data mengalir pada flow tersebut.
Klik pada salah satu activity pada diagram, maka akan muncul tampilan berikut :
Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki Fixed Cost, maka tambahkan nilai dari fixed cost nya dengan cara berikut :
Klik Assign, pada Fixed Items, kemudian isikan Cost untuk Fixed Cost, dan klik tanda + sehingga muncul tampilan dibawah.
Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki variabel Cost, maka tambahkan nilai dari variabel cost nya dengan cara berikut :
Klik Assign, pada Variable Item, dan isi Unit Used nya sesuai kebutuhan
Klik Assign pada Execution time dan isikan Value waktu sesuai kebutuhan aktivitas. Execution time yang kita berikan berarti waktu yang kita butuhkan untuk menjalankan aktivitas tersebut. pada contoh dibawah kita berikan waktu 10 menit untuk menjalankan aktivitas yang di klik sebelumnya.
Isikan People dari tiap activity yang ada pada diagram sesuai dengan gambar diagram proses bisnisnya,
Lakukan langkah ini untuk setiap activity yang ada.
Dan klik save, untuk menyimpan diagram yang telah dibuat.
Klik tombol start untuk memulai simulasi proses bisnis
Tunggu sampai proses benar benar selesai, dan setelah itu generate simulation report sebagai hasil atau output dari proses simulasi. Generate simulation report ini dibuka dengan Ms.Word agar bisa dilihat semua hasil analisis nya. Simpan document simulation report dalam folder masing masing
6.6 Membandingkan dan membuat gap analysis antara Probis existing dan Target
Gap analysis merupakan salah satu alat/cara yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja dari suatu proses bisnis, Hasil analisis tersebut dapat menjadi input yang berguna bagi perencanaan dan penentuan prioritas anggaran di masa yang akan datang. Selain itu, gap analysis atau analisis kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahapan evaluasi kinerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan dalam
pengelolaan
manajemen
internal
suatu
lembaga.
Secara
harafiah
kata
“gap” mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya. Tujuan dan Manfaat Analisis Gap Selain itu, terdapat tujuan dari analisis gap yaitu agar kita dapat menganalisis dan membantu suatu instansi dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki. Berikut merupakan beberapa manfaat dari gap analysis, yaitu antara lain:
Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu yang yang diharapkan.
Mengetahui peningkatan kerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut.
Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.
Mengetahui kondisi terkini dan tindakan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang.
