DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya
MODUL KHUSUS FASILITATOR Pelatihan Madya 1
Manajemen Organisasi Nirlaba
PNPM Mandiri Perkotaan
F27
Modul 1
BKM/LKM Sebagai Organisasi Nirlaba
1
Kegiatan 1
Curah Pendapat BKM/LKM sebagai Organisasi Nirlaba
2
Kegiatan 2
Bermain Peran Membangun Lembaga Baru
3
Komponen Komponen Manajemen
5
Kegiatan 1
Permainan Mesin Manusia
6
Kegiatan 2
Curah pendapat Komponen Organisasi Nirlaba
7
Fungsi Manajemen
11
Kegiatan 1
Penjelasan tentang Fungsi Manajemen
12
Kegiatan 2
Diskusi Kelompok Analisa Bahan Bacaan
12
Dasar – Dasar Pengelolaan Organisasi Nirlaba
17
Kegiatan 1
Penugasan Pembuatan Media Bantu Dasar – Dasar Pengelolaan BKM/LKM
18
Kegiatan 2
Simulasi Penjelasan Dasar Dasar Pengelolaan BKM/LKM
18
Modul 2
Modul 3
Modul 4
Modul 1 Topik: BKM/LKM sebagai Organisasi Nirlaba
1. Peserta memahami Pengertian organisasi nirlaba/nonprofit 2. Peserta memahami Perbedaan antara organisasi profit dengan BKM/LKM yang merupakan organisasi nonprofit 3. Peserta memahami faktor-faktor yang memperkuat dan memperlemah pemahaman dan orientasi para pengelola BKM/LKM sebagai organisasi nirlaba 4. Peserta dapat merumuskan langkah-langkah untuk memperkuat pemahaman dan orientasi para pengelola BKM/LKM sebagai organisasi nirlaba
Kegiatan 1: Curah pendapat BKM/LKM sebagai Organisasi Nirlaba Kegiatan 2: Bermain Peran Membangun Lembaga Baru
3 Jpl (135 ’)
Bahan Bacaan - BKM/LKM sebagai Organisasi Nirlaba
• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar 1
Curah Pendapat BKM/LKM sebagai Organisasi Nirlaba 1) Sampaikan kepada peserta bahwa saat ini kita akan berdiskusi mengenai pendampingan BKM sebagai organisasi nirlaba 2) Ajukan pertanyaan – pertanyaan ini kepada peserta: • apa yang dimaksud dengan organisasi nirlaba? • Apa perbedaan utama antara suatu perusahaan dan BKM (toh BKM juga ada yang memberikan layanan kredit dan dana bergulir)? • Siapa saja yang menikmati keuntungan (laba) yang dihasilkan dari layanan tersebut? 3) Catat berbagai pendapat yang muncul. Tarik benang merah berbagai pendapat peserta dengan mengacu pada pengertian organisasi nirlaba. Suatu organisasi nirlaba adalah suatu organisasi yang tujuan utamanya adalah mendukung atau terlibat aktif dalam berbagai aktifitas publik tanpa berorientasi mencari keuntungan moneter atau komersil. Organisasi nirlaba mencakup berbagai bidang, antara lain lingkungan, bantuan kemanusiaan, konservasi, pendidikan, kesenian, isu-isu sosial, derma-derma, pendidikan, pelayanan kesehatan, politik, agama, riset, olahraga, dan lain-lain. 4) Sampaikan kepada peserta bahwa sebagai organisasi nirlaba, BKM/LKM lebih menitikberatkan pada pemberdayaan komunitasnya sebagai visi/misi keberadaan BKM/LKM, daripada berorientasi keuntungan ekonomi (laba). 5) Ajukan kembali pertanyaan: • Bolehkah BKM/LKM memperoleh keuntungan? Mengapa? • Untuk apa keuntungan yang diperoleh oleh BKM/LKM tersebut? 6) Gali pengalaman peserta selama mengelola BKM. Catat berbagai pendapat yang muncul. Tarik benang merah berbagai pendapat peserta. 7) Tampilkan tabel perbandingan ciri-ciri organisasi nirlaba/BKM dengan organisasi profit (salin tabel di bahan bacaan ke dalam kertas plano ukuran besar), dan jelaskan.
2
Bermain Peran Membangun Lembaga Baru 1) Untuk memperdalam pemahaman peserta, Bagi peserta kedalam beberapa kelompok. 2) Kemudian jelaskan tugas sebagai berikut:
Bayangkan bahwa anda adalah sekelompok aktivis yang sedang berencana membangun sebuah lembaga. Tentukanlah: 1. Visi dan misi lembaga tersebut 2. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh lembaga tersebut 3. Cara lembaga memperoleh sumber dana 4. Nama lembaga Tuliskan pada kertas plano, dan presentasikan di hadapan peserta/kelompok lain.
(Kelompok yang sedang tidak melakukan presentasi, berperan sebagai calon lembaga donor. Persiapkan pertanyaan-pertanyaan untuk menguji kelayakan ’lembaga’ tersebut untuk didanai). 3) Beri waktu 10-15 menit kepada semua kelompok untuk menyusun konsep lembaganya. Kemudian fasilitasi proses presentasi dan tanya jawab per kelompok (satu kelompok diberi waktu 5 menit untuk presentasi dan 5 menit untuk tanya jawab). 4) Tarik kesimpulan dari proses diskusi dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan: • Bagian apa yang paling sulit diputuskan? (Pendanaan? Kegiatan? Visi/misi? Nama lembaga?) Mengapa? • Apakah kira-kira BKM mengalami kesulitan yang sama? Apa saran anda untuk mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut? 5) Tuliskan masukan-masukan peserta ke dalam papan tulis/kertas plano/metaplan. 6) Tutup diskusi dengan membacakan peta pendapat peserta tersebut.
3
BKM/LKM sebagai ORGANISASI NIRLABA Sebagai suatu organisasi nirlaba, BKM/LKM lebih berorientasi pada visi/misinya ketimbang untuk mencari keuntungan (laba), yaitu mendukung, mendorong serta memperperkuat berbagai kepentingan masyarakat guna perbaikan sehingga menjadi lebih baik. Suatu organisasi nirlaba adalah suatu organisasi yang tujuan utamanya adalah mendukung atau terlibat aktif dalam berbagai aktifitas publik tanpa berorientasi mencari keuntungan moneter atau komersil. Organisasi nirlaba mencakup berbagai bidang, antara lain lingkungan, bantuan kemanusiaan, konservasi, pendidikan, kesenian, isu-isu sosial, derma-derma, pendidikan, pelayanan kesehatan, politik, agama, riset, olahraga, dan lain-lain. *Sumber: http://en.wikipedia.org
Keuntungan yang diperoleh oleh BKM /LKM selama menjalankan kegiatan-kegiatannya akan didayagunakan kembali melalui penyelenggaraan berbagai program kerja dalam rangka pencapaian visi/misi keberadaan BKM/LKM. Hal inilah juga yang membedakannya dengan organisasi profit. Pada organisasi profit, yang memang berorientasi semata keuntungan, berbagai laba yang diperolehnya akan dinikmati hanya oleh pihak-pihak yang menjadi “pemiliknya”. Ciri-ciri Organisasi Profit dan Nonprofit (BKM/LKM) Organisasi Profit BKM/LKM Komunitas, Pengelola ditetapkan Kepemilikan Pendiri, Pemilik Modal berdasarkan musyawarah komunitas Keuntungan Ekonomi Visi/misi: Pemberdayaan masyarakat. (Laba) Keuntungan Keuntungan yang diperoleh didayagunakan Orientasi yang diperoleh kembali untuk menjalankan berbagai dinikmati oleh pemilik program kerja guna mencapai visi/misi Donasi Investor dan Pengguna Sumber Pendanaan CSR jasa/produk APBN/APBD Berbagai program dan layanan untuk Produk dan atau Jasa memperbaiki dan meningkatkan Jenis Layanan Layanan kesejahteraan dan layanan publik komunitas yang dilayaninya Komunitas yang dilayaninya, Publik, serta Pada pemilik dan Pertanggungjawaban Pihak-pihak yang menjadi sumber investor pendanaan Aspek
1. 2.
3.
4.
5.
Sebagai suatu organisasi nirlaba, BKM/LKM membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan organisasi profit dan pemerintahan. Pengelolaan organisasi nirlaba dan kriteria-kriteria pencapaian kinerja organisasi tidak berdasar pada pertimbangan ekonomi semata, Namun, terutama pada perbaikan dan peningkatan kehidupan komunitas yang dilayaninya; Memberdayakan sesuai dengan konteks hidup dan potensipotensi kemanusiaannya. Sifat sosial dan kemanusiaan sejati merupakan ciri khas pelayanan organisasiorganisasi nirlaba. Manusia, di dalam organisasi nirlaba (BKM/LKM), menjadi pusat sekaligus agen perubahan dan pembaruan masyarakat untuk mengurangi kemiskinan, menciptakan kesejahteraan, kesetaraan gender, keadilan, dan kedamaian, bebas dari konfilk dan kekerasan. Pengelolaan BKM/LKM, membutuhkan kepedulian dan integritas pribadi dan organisasi sebagai agen perubahan masyarakat. 4
Modul 2 Topik: Komponen-komponen Manajemen
1. Peserta memahami Organisasi nirlaba sebagai sebuah sistem yang terbuka 2. Peserta memahami Komponen-komponen di dalam pengelolaan BKM/LKM sebagai sebuah sistem yang terbuka 3. Peserta memahami Saling hubungan dan pengaruh antar masing-masing komponen
Kegiatan 1: Permainan mesin manusia, untuk menunjukkan saling hubungan antar komponen organisasi nirlaba Kegiatan 2: Curah pendapat komponen organisasi nirlaba
2 Jpl ( 90 ’)
Media Bantu : Power point slide BKM/LKM sebagai Suatu Organisasi dengan Sistem yang Terbuka Bahan Bacaan: BKM/LKM sebagai Suatu Organisasi dengan Sistem yang Terbuka
• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar • LCD
5
Permainan ’Mesin Manusia’ 1) Berikan pengantar singkat bahwa pengelolaan organisasi nirlaba berbeda dengan organisasi profit dan pemerintahan. Organisasi nirlaba, adalah suatu sistem terbuka yang dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya. Sampaikan kepada peserta bahwa saat ini kita akan membahas mengenai komponen-komponen di dalam pengelolaan suatu sistem terbuka. 2) Mintalah peserta untuk membentuk beberapa kelompok. Satu kelompok beranggotakan sekitar 8-11 orang. 3) Berilah peserta waktu sekitar 5 menit untuk merancang sebuah mesin manusia, dimana semua anggota kelompk merupakan komponen dari mesin tersebut. Semua komponen saling berhubungan antara satu dan lainnya, satu gerakan/tindakkan dari salah satu anggota, akan mempengaruhi anggota lainnya. Pemandu bisa memberi contoh dengan satu mesin sederhana, misalnya: Mintalah tiga orang sukarelawan untuk membantu anda, membentuk sebuah mesin motor. Ketiga orang tersebut berdiri dalam satu baris, membelakangi anda. Orang terdekat dengan anda, dimisalkan sebagai kunci starter mesin, masukkan kunci, kemudian orang tersebut berkata ’klik’ dengan keras. Orang kedua, didepan orang pertama, mendengar suara klik langsung menirukan suara mesin motor yang menyala (’brumm...brum....’), dan orang ketiga, didepan orang kedua, langsung memutar tangannya, seakan-akan memutar roda motor. 4) Setelah semua anggota kelompok siap dengan rancangan mesinnya masing-masing, persilakan setiap kelompok untuk mendemonstrasikan ’mesin manusianya’ masing-masing. 5) Setelah selesai, mintalah seluruh peserta untuk menentukan ’mesin manusia’ mana yang terbaik. Kemudian ajaklah peserta untuk mendiskusikan: a. b. c.
6
Mengapa kelompok tersebut dinyatakan sebagai kelompok yang terbaik? Apa dasar penilaian anda? Bagian mana yang terpenting dari ’mesin’ tersebut menurut anda? Mengapa? Apa yang terjadi jika salah satu komponen tersebut tidak berfungsi? (jika perlu, peragakan pada salah satu ’mesin’, dengan ’menculik’ salah satu anggotanya)
Curah Pendapat Komponen-komponen Organisasi Nirlaba 1) Tarik ilustrasi dari sesi permainan tersebut ke dalam sebuah organisasi. Bandingkan antara mesin manusia dan suatu organisasi dengan menunjukkan kesamaan bahwa ada elemen-elemen penting yang menentukan hidup-matinya sebuah organisasi serta membuat organisasi tersebut mampu menjalankan peran dan fungsinya secara efektif. 2) Sajikan bagan organisasi sebagai sebuah sistem terbuka (media bantu). Berikan penjelasan. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya. Demikian pula dengan organisasi nirlaba semacam BKM/LKM. Berbagai elemen-elemen penting yang ada di dalam BKM/LKM akan dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya. 3) Minta peserta untuk mengidentifikasi elemen-elemen penting di dalam suatu organisasi nirlaba, seperti BKM. Berilah kesempatan kepada peserta untuk mengungkapkan pendapatnya. Tulis jawaban peserta di papan tulis/kartu-kartu metaplan. Kelompokkan berbagai pendapat peserta tentang elemen-elemen penting di dalam organisasi BKM/LKM ke dalam subsistem manajemen, subsistem manusia, dan subsistem tugas. Tekankan tentang kesalinghubungan masing-masing komponen dengan lingkungannya dan berikan penjelasan tentang masing-masing komponen tersebut. 4) Bagikan bahan bacaan kepada peserta. 5) Tutup Sesi dengan memberikan penghargaan kepada seluruh peserta.
7
Slide 1
Slide 2
Slide 3
Slide 4
8
Komponen-komponen dalam Pengelolaan Organisasi Nirlaba Suatu organisasi adalah sebuah sistem terbuka yang dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya. Demikian pula halnya dengan organisasi nirlaba semacam BKM/LKM. BKM/LKM bukanlah suatu organisasi yang tertutup. Keberadaan BKM/LKM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor yang ada di komunitasnya, baik itu faktor sosial, budaya, ekonomi, politik, dan lain-lain. Kehadiran BKM/LKM dengan visi/misinya pun juga sesungguhnya adalah untuk mempengaruhi dan mendorong komunitasnya untuk menangani berbagai faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya kemiskinan. Situasi saling mempengaruhi tersebut bisa digambarkan sebagai berikut:
VISI/MISI
Manajemen
Sosial
SUMBERDAYA
Tugas
PELAYANAN
Untuk mencapai visi/misinya, BKM/LKM mendayagunakan sumberdaya yang ada di lingkungannya sebagai suatu masukan (input). BKM/LKM kemudian mengelola dan menjadikannya sebagai suatu layanan bagi KSM dan komunitas. BKM/LKM pun berinteraksi dengan lingkungannya sebagai suatu subsistem dari sebuah sistem yang lebih besar. Untuk mengelola dan menjalankan berbagai layanan bagi KSM dan komunitasnya, BKM/LKM ditopang oleh 3 komponen utamanya sebagai suatu subsistem dari sistem kelembagaan BKM/LKM. Ketiga komponen utama tersebut adalah sebagai berikut:
9
Subsistem Manajemen
Merupakan subsistem yang menentukan visi/misi, tujuan, strategi, berbagai kebijakan dan aturan, prosedur, pelaksanaan, tugas, dan ukuranukuran hasil yang dicapai oleh BKM/LKM. Subsistem manajeman menentukan cara-cara BKM/LKM berinteraksi dengan lingkungannya. Dengan demikian, juga menentukan kedua subsistem lainnya, yaitu manusia dan tugas.
Subsistem Manusia
BKM/LKM membutuhkan orang-orang untuk menjalankan berbagai fungsi yang ada di dalam subsistem manajemen. BKM/LKM melakukan upaya untuk menarik orang-orang dan menempatkannya segera setelah bergabung. BKM/LKM melakukan sejumlah upaya agar para pengelolanya memiliki kemampuan untuk menjalankan berbagai fungsi subsistem manajemen.
Subsistem Tugas
Subsistem tugas adalah bagian yang merubah masukan sumberdaya utama yang digunakan oleh BKM/LKM menjadi suatu layanan bagi KSM dan komunitasnya.
Ketiga subsistem utama kelembagaan BKM/LKM tersebut saling berinteraksi dan saling. Perubahan pada salah satu akan mempengaruhi yang lain. Misalnya, suatu kebijaksanaan yang baru akan langsung segera mempengaruhi cara kerja dan pandangan para pengelola serta relawan terhadap pekerjaannya. Demikian pula halnya dengan perubahan yang terjadi pada lingkungan sekitar BKM/LKM akan segera mempengaruhi satu atau lebih subsistem kelembagaan BKM/LKM. Misalnya, sumber dana utama BKM/LKM berhenti atau berkurang drastis. Hal ini akan mempengaruhi subsistem manajemen. Pada saat bersamaan, para pengelola tentunya akan merasakan berbagai perubahan dan mereka akan bereaksi terhadap perubahan tersebut. Pada akhirnya, berbagai penyesuaian yang terjadi sebagai akibat dari berkurangnya dana akan mempengaruhi subsistem tugas. Berbagai perubahan yang terjadi di luar BKM/LKM telah, sedang, dan akan terus berlangsung. Terlebih perubahan-perubahan yang terjadi di bidang teknologi. Penggunaan komputer dan internet telah mengubah secara dramatis pandangan orang-orang tentang cara kerja. Pada organisasi perusahaan perakitan, misalnya, perubahan teknologi bisa berdampak terhadap nasib kaum buruh, yakni pemutusan hubungan kerja. Daftar Pustaka “Manajemen Organisasi Nirlaba”, P3M “Open System Concept”, http://www.soi.org/reading/change/concepts.shtml “Organizations Theory,” http://www.referenceforbusiness.com/small/Op-Qu/Organization-Theory.html
10
Modul 3 Topik: Fungsi Manajemen
1. Peserta memahami fungsi manajemen di dalam pengelolaan organisasi nirlaba 2. Peserta dapat merumuskan langkah-langkah untuk memperkuat fungsi-fungsi vital sebuah organisasi nirlaba (BKM/LKM)
Kegiatan 1: Penjelasan fungsi manajemen Kegiatan 2: Diskusi Kelompok Analisa Bacaan komponen-komponen di dalam pengelolaan organisasi nirlaba
3 Jpl ( 135 ’)
Media Bantu : Powerpoint slide fungsi manajemen Bahan Bacaan: Fungsi Manajemen
• Kuda-kuda untuk Flip-chart • Kertas Plano, Spidol, selotip kertas dan jepitan besar • LCD
11
Penjelasan tentang Fungsi Manajemen 1) Berikan pengantar singkat bahwa pengelolaan organisasi nirlaba berbeda dengan organisasi profit dan pemerintahan. Sebagai organisasi nirlaba, organisasi semacam BKM/LKM membutuhkan suatu sistem untuk menjalankan fungsi-fungsi vitalnya. Sampaikan kepada peserta bahwa saat ini kita akan membahas mengenai fungsi manajemen di dalam pengelolaan organisasi nirlaba 2) Ajukan pertanyaan pada peserta, apa yang dimaksud dengan manajemen? Berikan kesempatan pada beberapa peserta untuk mengungkapkan pendapatnya. Berikan ulasan singkat tentang pengertian manajemen berdasarkan asal katanya. Sampaikan pula bahwa hingga saat ini tidak ada pengertian manajemen yang bersifat baku dan diterima semua kalangan. Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Istilah “manajemen” belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Manajemen merupakan perpaduan antara seni dan ilmu pengetahuan. Sebagai suatu seni, manajemen akan menggerakkan orang bekerja secara efektif dan efisien untuk mencapai visi/misi BKM/LKM. Sebagai suatu ilmu pengetahuan, manajemen berhubungan dengan cara-cara untuk melakukan berbagai hal dalam mencapai visi/misi BKM/LKM. Apa yang akan terjadi ketika BKM/LKM tidak memiliki manajemen? Sangat mudah dibayangkan, yang akan terjadi adalah suatu kekacauan dan pada gilirannya akan mempengaruhi terhadap pencapaian visi/misi BKM/LKM. Namun, istilah “manajemen” seringkali juga menimbulkan tanggapan yang campur-aduk. Tidak jarang istilah manajemen diartikan sebagai sekelompok orang yang menjadi pimpinan dan memiliki kewenangan yang demikian besar. Kita sering mendengar pada berbagai kasus PHK, misalnya, seseorang mengatakan, “ pihak manajemen sudah memutuskan….” 3) Berikan ulasan bahwa untuk memberdayakan komunitasnya, BKM/LKM perlu meningkatkan berbagai kemampuan komunitasnya. Untuk mencapai hal tersebut BKM/LKM mutlak membutuhkan suatu manajemen untuk mengelola lembaga BKM/LKM sekaligus komunitasnya. Sampaikan tentang 6 fungsi manajemen di dalam kelembagaan BKM/LKM. Tampilkan powerpoint slide pada media bantu.
Diskusi Kelompok Analisa Bahan Bacaan 1) Bagikan bahan bacaan kepada peserta. Bagi peserta ke dalam 4 kelompok. Masing-masing kelompok akan mendiskusikan sebagai berikut:
12
Kelompok 1: Integrasi BKM/LKM dengan Sistem yang Lebih Besar • Perubahan apa saja yang terjadi di masyarakat dan mempengaruhi BKM/LKM? Jelaskan perubahan-perubahan tersebut. • Perubahan apa saja yang terjadi di BKM/LKM dan mempengaruhi KSM serta masyarakat. Jelaskan perubahan-perubahan tersebut • Bagaimana sistem manajemen BKM/LKM yang anda dampingi dalam menghadapi persoalan di luar yang mempengaruhi BKM/LKM? • Apa langkah-langkah anda untuk mengintegrasikan BKM/LKM dengan masyarakatnya? Kelompok 2: Mendapatkan Sumberdaya • Pernahkah BKM/LKM yang anda dampingi mengalami kesulitan untuk mendapatkan sumberdaya keuangan dan manusia? Jelaskan. • Apa yang dilakukan sistem manajemen untuk memastikan dan menjamin kelanjutan sumberdaya manusia, keuangan, dan sumberdaya utama lainnya? • Apa langkah-langkah anda untuk BKM yang anda dampingi, dalam memperkuat sumberdaya keuangan dan manusia? Kelompok 3: Memantapkan Visi/Misi BKM/LKM • Apakah BKM/LKM yang anda dampingi memiliki pernyataan yang jelas tentang visi/misinya? Jika ada tuliskan. Jika tidak ada, cobalah rumuskan sekarang. • Apakah rumusan visi/misi tersebut memuat faktor-faktor di bawah ini? Tuliskan kata-kata yang bersesuaian dengan faktor-faktor tersebut? Pelayanan pada Kelompok Miskin Pencapaian hasil dan produktivitas Penggunaan dana Pemanfaatan sumberdaya manusia Tanggung jawab pada mayarakat Inovasi dan kreativitas •
Apa langkah-langkah anda untuk memantapkan Visi/Misi BKM/LKM?
Kelompok 4: Perencanaan, Pengorganisasian, Monitoring, dan Evaluasi • Apa saja rencana BKM/LKM yang anda dampingi (secara garis besar), untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang? • Siapa yang mengarahkan para pengelola dan bagaimana caranya? • Bagaimana sistem kerja BKM/LKM untuk memastikan bahwa pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan? • Bagaimana cara BKM/LKM mengevaluasi setiap kegiatannya? • Apa langkah-langkah anda untuk memperkuat perencanaan, pengorganisasian, monitoring, dan evaluasi? 2) Persilakan setiap kelompok untuk mempresentasikan hasil kerjanya. Kemudian persilakan setiap kelompok memberikan tanggapannya terhadap kelompok yang melakukan presentasi. Simpulkan hasil diskusi dan berikan tambahan berdasarkan bahan bacaan. 3) Tutup Sesi dengan memberikan penghargaan kepada seluruh peserta.
13
Slide 1
Slide 2
Slide 3
Slide 4
Slide 5
Slide 6
14
Slide
FUNGSI MANAJEMEN Istilah “manajemen” seringkali menimbulkan tanggapan yang campur-aduk. Tidak jarang istilah manajemen diartikan sebagai sekelompok orang yang menjadi pimpinan dan memiliki kewenangan yang demikian besar. Kita sering mendengar pada berbagai kasus PHK, misalnya, seseorang mengatakan, “
pihak manajemen sudah memutuskan….”
Manajemen di dalam kelembagaan BKM/LKM tentulah bukan suatu model yang demikian. Manajemen di dalam kelembagaan BKM/LKM dibutuhkan untuk menjalankan fungsi-fungsi vital BKM/LKM, yaitu:
•
Mengintegrasikan BKM/LKM sebagai Salah Satu Bagian dari Masyarakat BKM/LKM adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar (masyarakat). Masyarakat sebagai suatu sistem akan sedemikian rupa mempengaruhi BKM/LKM yang menjadi subsistemnya. Hal ini penting untuk dipahami dalam rangka membantu BKM/LKM mengetahui, menyerap perubahan, dan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan tersebut.
•
Menjamin Kemudahan Memperoleh Sumberdaya BKM/LKM membutuhkan sumberdaya. Sumberdaya tersebut berasal dari lingkungannya. BKM/LKM cukup bergantung pada dana-dana hibah. Jika BKM/LKM gagal memberikan layanan yang sesuai dengan kepentingan komunitasnya, atau layanannya tidak tepat guna, serta tidak efektif dan efisien, cepat atau lambat kemudahan mendapatkan sumberdaya menjadi sedemikian terbatas. Sumberdaya lainnya yang terpenting adalah manusia. Bagi BKM/LKM, sumberdaya manusia jauh lebih penting dibandingkan pada organisasi lainnya. Pengelola dan relawan yang potensial sangat penting 15
untuk visi/misi, tujuan, dan hasil-hasil yang dicapai BKM/LKM. Oleh karena itu, kemudahan memperoleh sumberdaya manusia harus tetap menjadi perhatian utama manajemen BKM/LKM •
Hubungan dengan KSM dan Masyarakat BKM/LKM dibentuk untuk memenuhi berbagai kepentingan dan kebutuhan komunitasnya. Membuka berbagai kesempatan untuk senantiasa berkomunikasi, berdialog, dan berinteraksi dengan KSM serta masyarakat perlu menjadi perhatian utama manajemen. Dukungan dari KSM dan Masyarakat merupakan modal terbesar yang dimiliki BKM/LKM.
•
Memantapkan Visi/Misi BKM/LKM membutuhkan kemantapan visi/misinya. Oleh karena itu, sistem manajemen penting untuk memberikan penjelasan kepada berbagai pihak tentang aspek-aspek penting dalam kelembagaan BKM/LKM. Termasuk di dalamnya antara lain: - Visi/Misi, Program kerja, kegiatan, dan hasil-hasil yang dicapai - Prosedur untuk mengakses berbagai informasi dan layanan yang ada - Kondisi keuangan secara keseluruhan yang telah diaudit - Susunan Pengelola BKM/LKM
•
Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan Evaluasi Ini adalah fungsi-fungsi manajemen tradisional yang diperlukan BKM/LKM untuk menjamin BKM/LKM berjalan dengan baik. Fungsi perencanaan mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta pengembangan berbagai strategi untuk mencapainya.Fungsi pengorganisasian adalah memadukan pengelola serta relawan dengan tugas-tugas dalam suatu struktur yang terencana. Ketika BKM/LKM tumbuh kebutuhan akan pengarahan muncul.Oleh karena itu, fungsi pengendalian perlu diberlakukan juga. Fungsi pengendalian ini penting untuk menjaga agar BKM/LKM tetap pada jalurnya dan untuk memperbaiki berbagai kesalahan yang terjadi. Fungsi evaluasi dibutuhkan untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan BKM/LKM, kinerja, serta efektifitas dan efisiensi di dalam menjalankan berbagai layanan.
•
Mengintegrasikan Subsistem Sosial dan Subsistem Tugas Subsistem sosial BKM/LKM menjamin ketersediaan warga untuk terlibat di dalam pengelolaan BKM/LKM. Sedangkan subsistem tugas menentukan hal-hal yang perlu dikerjakan oleh warga yang menjadi pengelola dan relawan. Kedua subsistem ini harus seiring-sejalan. Tidak jarang terjadi banyak orang berhimpun namun tidak tahu hal-hal yang mesti mereka lakukan. Atau sebaliknya, terlalu sedikit orang untuk mengerjakan berbagai hal yang demikian besar. Daftar Pustaka “Manajemen Organisasi Nirlaba”, P3M
16
Modul 4 Topik: Dasar-dasar Pengelolaan Organisasi Nirlaba (BKM/LKM)
1. Peserta memahami dasar-dasar pengelolaan BKM/LKM sebagai suatu organisasi nirlaba 2. Peserta memahami bagaimana cara menyampaikan substansi materi ini kepada BKM
Kegiatan 1: Penugasan Pembuatan Media Bantu Dasar-dasar Pengelolaan BKM/LKM Kegiatan 2: Simulasi penjelasan dasar-dasar pengelolaan BKM/LKM
3 Jpl ( 135 ’)
Bahan Bacaan : 10 Dasar Pengelolaan BKM/LKM
• Kertas Plano • Kuda-kuda untuk Flip-chart • Papan Tulis dengan perlengkapannya • Spidol, selotip kertas dan jepitan besar
17
Penugasan Pembuatan Media Bantu Dasar-dasar Pengelolaan BKM/LKM 1) Sampaikan kepada peserta bahwa saat ini kita akan membahas mengenai dasar-dasar di dalam pengelolaan sebuah organisasi nirlaba (BKM/LKM). 2) Bagikan bahan bacaan kepada peserta. Bagi peserta ke dalam 3 kelompok. Tugaskan pada setiap Kelompok untuk mendiskusikan: Kelompok 1 • Peran di dalam Komunitas • Tatakelola • Perencanaan Kelompok 2 • Transparansi dan Akuntabilitas • Fundraising • Manajemen Keuangan Kelompok 3 • Sumberdaya Manusia • Mempengaruhi Kebijakan Publik • Membangun kerjasama • Evaluasi 3) Tugaskan kepada setiap kelompok untuk membuat media-media bantu yang bisa mempermudah penyampaian materi-materi tersebut kepada BKM. Berikan waktu sekitar 10-15 menit kepada semua kelompok untuk bekerja.
Simulasi Penjelasan Dasar-dasar Pengelolaan BKM/LKM 1) Kemudian persilakan setiap kelompok untuk melakukan simulasi menggunakan medianya masingmasing. Setiap kelompok diberi waktu 10 menit untuk simulasi. Peserta yang lain diminta untuk berperan sebagai BKM. 2) Minta setiap kelompok memberikan tanggapannya terhadap presentasi kelompok lain. Beri umpan balik (feed back) kepada peserta mengenai hasil kerjanya.
18
3) Ajukan pertanyaan kepada peserta: • Materi mana yang biasanya sulit dipahami oleh BKM? Mengapa? • Selama ini, bagaimana cara anda mengatasinya? 4) Tuliskan beberapa masukan dari peserta. Simpulkan dengan membacakan peta pikiran peserta. 5) Tutup sesi dengan memberikan penghargaan kepada seluruh peserta.
19
10 DASAR PENGELOLAAN BKM/LKM BKM/LKM sebagai sebuah organisasi warga nirlaba membutuhkan model pengelolaan yang berbeda dengan organisasi berorientasi laba. Nilai-nilai yang menjadi fundamen keberadaan BKM/LKM, kemanusiaan universal, partisipasi, dan demokratisasi, merupakan ruh yang menggerakkan cara kerja dalam mengelola BKM/LKM. Keberadaan BKM/LKM memainkan peranan penting dalam proses demokratisasi serta perbaikan dan peningkatan kwalitas kehidupan komunitasnya. Oleh karena itu, pengelola BKM/LKM mengemban amanat untuk mengetahui berbagai aspek yang menjadi dasar-dasar dalam menjalankan pengelolaan BKM/LKM bagi kemajuan dan perkembangan BKM/LKM . Berikut adalah hal-hal yang perlu diketahui sebagai dasar-dasar dalam pengelolaan BKM/LKM: 1. Peran di dalam Komunitas • BKM/LKM menyediakan kesempatan bagi para warganya untuk mendayagunakan berbagai kemampuannya dan mengembangkan nilai-nilai bagi perbaikan dan peningkatan kwalitas kehidupan. BKM/LKM memainkan peranan penting di dalam komunitasnya. BKM/LKM perlu memahami hal ini sehingga dapat memberikan inspirasi bagi warga dan komunitasnya dalam upaya-upaya pengembangan masyarakat yang dijalankan dengan transparansi dan akuntabilitas. • BKM/LKM perlu membangun pemahaman bahwa peran dirinya berbeda dengan pemerintah dan swasta. BKM/LKM memiliki kemampuan dalam menghimpun dan mengelola energi, gagasan, dan kemampuan warganya dalam upaya menyelesaikan masalah serta kebutuhan bersama secara bersama-sama. Masalah serta kebutuhan yang hampir tidak mungkin ditangani secara perseorangan. Dengan mengedepankan nilai-nilai, kepentingan komunitas, serta kedekatannya dengan komunitas, BKM/LKM dapat membangun dukungan dan mendorong warga untuk mewujudkan visi/misinya. Berbeda dengan pemerintah yang memiliki proses birokrasi atau swasta yang berorientasi pada pasar dan keuntungan, BKM/LKM dapat mengembangkan berbagai upaya yang menjadi kebutuhan komunitasnya. • BKM/LKM perlu membangun kesempatan bagi para warganya untuk terlibat dalam berbagai kegiatan serta mendorong terjadinya dialog diantara warga untuk memperkuat ikatan warga serta antara warga dengan BKM/LKM. • BKM/LKM perlu mendorong pengembangan kepemimpinan dan sekaligus membuka kesempatan bagi warga untuk pengembangan kemampuan kepemimpinannya. • BKM/LKM perlu membangun hubungan saling percaya di dalam komunitas dan menjembatani hubungan berbagai kelompok sosial yang ada. • BKM/LKM perlu mempertanggungjawabkan kepada komunitas mengenai berbagai kegiatannya, pendanaan dan keuangan, program kerja, • Berbagai kegiatan yang dijalankan oleh BKM/LKM bersifat terbuka yang memungkinkan warga dari berbagai kelompok sosial untuk terlibat. Berbagai kegiatan tersebut sekaligus mendorong terciptanya iklim di dalam komunitas yang tranparans, akuntabel, dan perduli terhadap perubahan. • BKM/LKM perlu mengenali kelompok-kelompok sosial yang ada, terutama kelompok-kelompok yang menjadi basis utamanya. 2. Tatakelola • Pengelola BKM/LKM bersama KSM dan komunitas perlu menetapkan visi/misi yang menjadi panduan arah bagi langkah perjalanan BKM/LKM. Berbagai pihak tersebut juga perlu membangun berbagai aturan main yang menjadi sistem pengelolaan dan pertanggungjawaban BKM/LKM. 20
• •
Selain itu, juga perlu melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa BKM/LKM memiliki sumberdaya untuk mewujudkan visi/misinya. Pengelola BKM/LKM perlu merumuskan atau memiliki pembagian kerja serta job desc. yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Pengelola BKM/LKM perlu memahami tanggungjawabnya kepada komunitas dan tanggungjawabnya pada BKM/LKM Pengelola BKM/LKM perlu membangun mekanisme yang memungkinkan mereka untuk terusmenerus mengetahui perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh BKM/LKM melalui pelaksanaan program kerja serta berbagai kegiatan.
3. Perencanaan BKM/LKM perlu menyusun rencana program kerja. Perencanaan tersebut merupakan upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk mencapai visi/misi BKM/LKM. Rencana program kerja tersebut sekaligus untuk menangani berbagai masalah dan kebutuhan bersama komunitas. Visi/Misi • BKM/LKM perlu merumuskan visi/misinya sebagai penunjuk jalan serta tujuan keseluruhan dari berbagai kegiatannya • Visi/misi serta program kerja BKM/LKM merupakan pencerminan dari nilai-nilai yang menjadi fundamen keberadaan BKM/LKM. • Sebagai salah satu bagian dari perencanaan, visi/misi BKM/LKM perlu ditinjau ulang serta dievaluasi secara berkala sesuai kesepakatan bersama KSM dan komunitas. Peninjauan ulang tersebut sekaligus menyediakan ruang bagi KSM serta komunitas untuk merefleksikan hal-hal yang telah dan belum dicapai serta menilai perkembangan dan kemajuan BKM/LKM. Berorientasi pada Komunitas • Program kerja yang disusun oleh BKM/LKM bersama KSM dankomunitas merupakan upaya-upaya yang sistematik, jelas, dan terukur untuk menjawab berbagai masalah dan kebutuhan bersama komunitas • BKM/LKM perlu memusyawarahkan dengan KSM dan komunitas serta pihak-pihak lainnya yang dipandang memiliki kemampuan dalam menentukan berbagai layanan yang akan disediakan. Musyawarah juga dilakukan untuk merumuskan berbagai langkah dan cara terbaik dalam menggalang, mendayagunakan, serta mengelola berbagai sumberdaya yang tersedia di komunitas. Perencanaan Strategis • BKM/LKM perlu menyusun rencana strategis yang secara jelas dan sistematik menggambarkan upaya-upaya untuk mencapai visi/misi BKM/LKM. Rencana tersebut menggambarkan arah yang akan dituju selama 3-5 tahun ke depan. Rencana tersebut juga perlu ditinjau ulang secara berkala setiap tahun. • Tujuan dan sasaran di dalam perencanaan harus layak atau dapat dicapai dengan sumberdaya yang tersedia. • BKM/LKM perlu secara berkala memetakan kembali kondisi komunitasnya serta menilai perkembangan dan kemajuan BKM/LKM. Kegiatan tersebut juga meliputi identifikasi terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman sebagai salah satu bagian dari proses perencanaan strategis. Rencana Operasioanal • BKM/LKM perlu menyusun rencana operasional tahunan yang berisi tentang berbagai kegiatan yang akan dilakukan dalam 1 tahun. Rencana operasional tersebut juga memuat tujuan, sasaran, manfaat, dan impak yang jelas bagi pengembangan komunitas durasi waktu pelaksanaan, pendanaan serta pihakpihak yang bertanggujawab terhadap pelaksanaan waktu rancana operasional • BKM/LKM perlu melakukan evaluasi dan refleksi terhadap hal-hal yang telah dicapai selama melaksanakan berbagai kegiatan dalam rencana operasional 21
4. Transparansi dan Akuntabilitas BKM/LKM memiliki kewajiban tranparansi dan akuntabilitas kepada KSM, komunitas, serta publik. BKM/LKM secara berkala dan terbuka perlu menyampaikan visi/misi, program kerja dan kegiatan, proses pengambilan keputusan. hasil-hasil yang telah dicapai, hal-hal yang belum tercapai, ,serta keuangan. Informasi tentang hal-hal tersebut harus mudah diakses. Informasi-informasi tersebut sekaligus untuk membangun pemahaman dan kepercayaan publik terhadap kelembagaan BKM/LKM. Akuntabilitas • BKM/LKM perlu menyusun mekanisme pertanggungjawaban bersama dengan KSM, komunitas, sebagai salah satu upaya memenuhi kewajiban pertanggungjawaban terhadap KSM, komunitas, dan publik • BKM/LKM memiliki kewajiban untuk mempertanggungjawabkan pendayagunaan berbagai sumberdaya serta manfaatnya bagi komunitas. Selain itu, BKM/LKM secara berkala perlu melakukan audit keuangan. • BKM/LKM secara berkala perlu menyampaikan berbagai hasil yang telah dicapai serta penilaian terhadap kinerjanya Akses • BKM/LKM perlu menyusun mekanisme untuk memudahkan berbagai pihak mengakses berbagai informasi serta layanan • BKM/LKM perlu menyediakan informasi yang mudah diakses mengenai berbagai keputusan yang telah ditetapkan serta proses pengambilan keputusan tersebut. • BKM/LKM perlu membangun akses untuk mengembangkan interaksi dan dialog dengan KSM, komunitas, serta pihak-pihak lainnya Informasi Publik BKM/LKM perlu menerbitkan laporan tahunan yang sekurang-kurangnya memuat tentang: - Visi/Misi, Program kerja, kegiatan, dan hasil-hasil yang dicapai - Prosedur untuk mengakses berbagai informasi dan layanan yang ada - Kondisi keuangan secara keseluruhan yang telah diaudit - Susunan Pengelola BKM/LKM Kesetaraan • BKM/LKM perlu membangun kondisi dan menyusun mekanisme pelayanan yang tidak diskriminatif • BKM/LKM perlu menyusun mekanisme pengaduan dari KSM dan komunitas serta pihak-pihak lain guna perbaikan kinerja dan layanan 5. Fundraising • BKM/LKM perlu membuka kesempatan dan menjalankan berbagai upaya untuk menggalang pendanaan, baik dari warga secara perseorangan maupun lembaga-lembaga yang ada. Menggalang dukungan pendanaan merupakan salah satu bagian penting dalam memperkuat daya hidup BKM/LKM. Kerjasama-kerjasama yang dijalankan oleh BKM/LKM dengan berbagai pihak pemilik dana berangkat dari dan untuk kepentingan komunitas. Dengan kata lain, BKM/LKM akan membangun kerjasama hanya dengan pihak-pihak yang kepentingannya seiring-sejalan dengan kepentingan komunitas. Suatu titik temu yang saling menguntungkan. Tingginya ketergantungan BKM/LKM terhadap pihak pemberi dana, pada gilirannya bisa menghilangkan independensi BKM/LKM itu sendiri. • Pendanaan tidak bisa dipungkiri merupakan salah satu aspek terpenting. Namun, dalam hal ini, uang bukanlah segalanya. Ada banyak pihak yang bersedia membangun kerjasama dan menyediakan sumberdaya selain uang, misalnya berupa tenaga, pikiran, peningkatan kapasitas, dan lain-lain. Fundraising mestilah pula diimbangi dengan friendraising (menggalang perkawanan/persahabatan).
22
•
•
Untuk menjalankan fundraising, BKM/LKM perlu memiliki program kerja yang jelas dan berdasar pada kepentingan komunitasnya. Selain itu, BKM/perlu merumuskan suatu mekanisme untuk permohonan bantuan pendanaan, penerimaan, pengeluaran, pembukuan, serta pertanggungjawaban terhadap berbagai dana yang telah dihimpunnya. BKM/LKM perlu menyepakati bersama KSM dan komunitas tentang “siapa yang bertanggung jawab terhadap fundraising?” Meski demikian, kesepakatan tersebut tetap membuka peluang bagi semua pihak untuk membangun dan menjalakan upaya-upaya penggalangan dana dengan tetap berkoordinasi pada pihak penanggungjawab.
6. Manajemen Keuangan • BKM/LKM memiliki kewajiban untuk mengelola dan mendayagunakan dana untuk pencapaian visi/misi secara efektif dan efisien. • BKM/LKM perlu menyusun mekanisme pengelolaan dana antara lain: - Rekening Bank Siapa yang berhak membuka rekening, bank apa yang digunakan? Siapa yang memegang rekening dan menandatangani cek? Siapa yang dapat mengambil uang di rekening? - Pendanaan Siapa yang menyusun pendanaan? Atas dasar apa pendanaan disusun? Bagaimana prosesnya? Siapa yang memiliki kewenangan untuk itu? - Non-budget Siapa yang memiliki kewenangan untuk mengeluarkan dana yang sebelumnya tidak dianggarkan? - Kas Kecil Siapa yang mengelola dan berhak mengeluarkan? Untuk apa saja? - Tanda Terima dan Setoran Pada saat kapan menyetor ke bank? - Pemasukan dan Asset tetap - Pembayaran Apa saja yang dapat dibayar oleh lembaga? Apa saja yang tidak dapat? - Pinjaman Siapa yang dapat memperoleh pinjaman? Berapa batas tertinggi pinjaman? Berapa kali boleh meminjam? Bagaimana cara pembayarannya? - Pertanggungjawaban Siapa yang mempertanggungjawabkan? Kepada siapa? Kapan? Bagaimana caranya? • •
BKM/LKM perlu menyusun rencana anggaran setiap tahun untuk pelaksanaan berbagai kegiatan. BKM/LKM setiap tahunnya perlu melakukan audit keuangan guna kepentingan pertanggungjawaban
7. Sumberdaya Manusia Kemampuan BKM/LKM dalam mengelola energi, pikiran, waktu, serta berbagai kemampuan pengelola dan relawan merupakan faktor terpenting dalam mencapai misi/visi BKM/LKM. Setiap BKM/LKM memiliki tantangan untuk mengelola dan meningkatkan kapasitas sumberdaya manusianya. BKM/LKM perlu melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa kapasitas sumberdaya manusianya memungkinkan mencapai visi/misi tersebut. Apakah orang-orang yang tepat dengan kemampuan yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang juga tepat?
23
Pertanyaan kunci di atas adalah suatu pintu masuk untuk pengembangan surberdaya manusia.
memulai mengembangkan strategi
Mekanisme Pengelolaan dan Pengembangan • BKM/LKM perlu merumuskan berbagai perangkat kebijakan untuk mengelola dan mengembangkan sumberdaya manusia, baik untuk pengelola maupun relawan • BKM/LKM perlu menciptakan berbagai peluang peningkatan kapasitas para pengelola serta relawan • BKM/LKM perlu merumuskan mekanisme pergantian kepengurusan dan pengelolaan ketika terjadi peralihan dari pengurus lama pada pengurus baru • BKM/LKM sebaiknya memiliki evaluasi tahunan untuk menilai kinerja para pengelola guna perbaikan dan pengembangan kapasitas sumberdaya manusianya Pengembangan Kapasitas melalui Pelatihan • Identifikasi kesenjangan antara pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengelola BKM/LKM serta dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki para pengelola dan relawan lainnya • Identifikasi berbagai pelatihan yang dibutuhkan guna mengelola BKM/LKM dalam kerangka mencapai visi/misi • Identifikasi berbagai kemampuan yang dimiliki warga guna mengelola BKM/LKM • Kembangkan program dan kegiatan pelatihan guna mengatasi berbagai kesenjangan, baik yang dilakukan sendiri maupun kerjasama dengan berbagai pihak Pengembangan Kapasitas melalui Sistem Manajemen • Kembangkan sistem penghargaan untuk memotivasi para pengelola dan relawan dengan kemampuan terbaiknya • Kembangkan cara mengelola “ketidakcakapan dan stress” yang dialami pengelola dan relawan • Kembangkan asistensi teknis bagi pengelola dan relawan, baik yang dilakukan sendiri maupun bekerja sama dengan pihak-pihak lainnya. • Bangun iklim “organisasi pembelajar” di dalam BKM/LKM 8. Mempengaruhi Kebijakan Publik BKM/LKM memiliki peranan penting dalam proses demokratisasi serta dalam mendorong kebijakan publik yang berpihak bagi kepentingan masyarakat, terutama bagi penanggulangan kemiskinan. Dalam hal ini, BKM/LKM perlu membuka komunikasi dan dialog dengan KSM dan masyarakat serta dengan berbagai pihak pemangku kebijakan. Mempromosikan dan Mendorong Partisipasi Publik • BKM/LKM perlu mempromosikan dan mendorong partisipasi publik dengan menyediakan berbagai forum dialog antara warga masyarakat dengan berbagai pihak pemangku kebijakan guna memusyawarahkan berbagai kebijakan terutama yang berhubungan dengan penanganan kemiskinan • BKM/LKM dapat menyediakan berbagai informasi yang berhubungan dengan kepentingan publik, terutama kebijakan dan program penanganan kemiskinan, dan dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat • BKM/LKM perlu mengembangkan berbagai kerjasama dengan pihak-pihak lain yang memiliki kemampuan dan keahlian guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para pengelola, relawan, dan masyarakat dalam hal partisipasi publik dan kebijakan publik Melakukan Upaya Mempengaruhi Kebijakan Publik • BKM/LKM perlu membuka komunikasi dan dialog dengan berbagai pihak pemangku kebijakan guna mempengaruhi berbagai kebijakan publik, terutama yang berhubungan dengan penanganan kemiskinan. 24
9. Membangun Kerjasama • Keberhasilan dalam membangun kerjasama dengan berbagai pihak merupakan salah satu faktor penentu bagi pengembangan dan kemajuan BKM/LKM. Berbagai bentuk kerjasama dapat dilakukan oleh BKM/LKM guna mencapai kepentingan-kepentingan bersama. Misalnya, antara lain, berbagi sumberdaya, mempengaruhi kebijakan publik, peningkatan kapasitas. Kerjasama dengan berbagai pihak bukan hanya dapat memperkuat kelembagaan BKM/LKM, namun juga bagi para pengelola dan relawannya. • BKM/LKM perlu terbuka untuk mengembangkan berbagai strategi dalam membangun kerjasama dengan pihak-pihak lain. BKM/LKM perlu menjajaki dan membuka berbagai peluang kerjasama dengan pihak lain yang seiring-sejalan dengan kepentingan komunitas guna mengoptimalkan berbagai sumberdaya yang ada di dalam BKM/LKM bagi perbaikan dan pengembangan layanannya pada masyarakat. • BKM/LKM perlu membuka dan mengelola berbagai saluran komunikasi dan dialog dengan komunitasnya, berbagai organisasi lain yang sejenis, serta pihak-pihak lain, termasuk pemerintah dalam kerangka mencapai visi/misi keberadaan BKM/LKM 10. Evaluasi • Salah satu bentuk pertangggungjawaban BKM/LKM adalah mengukur dampak kehadirannya di tengah-tengah komunitas. BKM/LKM perlu secara berkala atau setidaknya setiap satu tahun perlu mengukur kinerja serta berbagai hasil yang telah dicapai. BKM/LKM perlu menginformasikan halhal tersebut kepada masyarakat serta berbagai pihak lainnya guna pengembangan dan perbaikan proses serta kwalitas dalam mengelola program dan kegiatannya. • BKM/LKM perlu memiliki sistem yang memungkinkan untuk memeriksa dan memantau berbagai kegiatan dan layanan yang sedang dilakukan guna perbaikan dan pengembangan. BKM/LKM perlu mempertimbangkan aspek-aspek sosial dan budaya masyarakatnya dalam penyelenggaraan evaluasi. • BKM/LKM perlu memiliki sistem pengukuran kinerja yang praktis dan dapat dipergunakan bagi perbaikan dan pengembangan. Sistem pengukuran meliputi hal-hal yang kwalitatif maupun kwantitatif. Sistem pengukuran juga memuat berbagai tanggapan dan masukan dari komunitas. Berbagai temuan yang diperoleh dari penyelenggaraan evaluasi merupakan bahan masukan bagi perencanaan berikutnya. Daftar Pustaka: “Principles and Practises for Nonprofit Excellence”, the Minnesota Council of Nonprofits (MCN), 2005 “A human resources strategy “, Theresa Howe, CHRP, 2002
25
Perkotaan
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM Direktorat Jenderal Cipta Karya
