Mini ensayo de auditoria administrativa
AUDITORIA ADMINISTR AD MINISTRATIVA ATIVA La Auditoria es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección sección o de un organismo. Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. mejora. Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo completo y constructivo constructivo de de la la estructura organizativa organizativa de la la empresa, empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, estructu ra, y a la participación individual de los integrantes de la institución. El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada cada caso de auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras Otra s definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes. En las últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una una gran demanda de información respecto al desempeños de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) (fin anciera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, indust riales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa administrati va , así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar llevar a cabo el examen y evaluación de: y La calidad, tanto individual como colectiva, de los geren tes (auditoria administrativa funcional) y La calidad de los procesos mediante mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar evaluar los factores externos e internos de la empresa empresa y ello debe hacerse de manera manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla instrument arla de manera consistente tenemos los siguientes:
De control.- Destinados Destinados a orientar los esfu erzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad.productividad. - Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. De organización. organización.-- Determinan Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. De calidad.calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de ac tuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.cambio.- La transforman en un instrumento que hace hace más más permeable y receptiva a la organización. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta. La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos respectivo s trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos administrati vos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica. Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo lo que sé está haciendo realmente en los niveles niveles directivos, administrativos administrativo s y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrati va respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como: Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración
Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel nivel de autoridad, relación de coordina coordina ción, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autónomos 4. Gobiernos de los Estados 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: 1. Tamaño de la empresa. 2. Sector de actividad. 3. Naturaleza de sus operaciones. Conforme al tiempo han surgido nuevos enfoques para la realización de auditorías, los cuales surgen a partir de la necesidad de ampliar la información que se presenta a la empresa consultada, uno de estos enfoques se conoce como como auditoria integral, cuyo método involucra diversos tipos de auditorías. Esta postura mantiene que, además de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los esta dos financieros,
también se debe de opinar sobre la organización en sí misma, en si la actividad auditora ha ido evolucionando su enfoque a lo largo del tiempo y ahora se encuentra en una disyuntiva entre una auditoria integral y otros enfoques, puesto puesto que poseen varios promotores y deflactores que dicen que es un salto al vacío puesto que se pretende con ella garantizar a terceros la actuación de una organización desde las perspectivas de eficiencia, efectividad, economía, ética y medio ambiente y hay quienes si inclinan a una auditoria relaciona solamente con los estados financieros. En la actualidad el concepto de auditoría debe ir más allá de la revisión contable, las organizaciones requieren de una visión de conjunto como organización, que está en constante relación con su entorno, donde lo que se busca es una cosmovisión de la empresa. Un enfoque holístico en autoría, implica que se debe analizar a la empresa como un todo, con una visión de conjunto, y no por sectores o por tipos de auditoría, lo que se pretende es tener un conocimiento adecuado del cliente y realizar un estudio al sistema de control interno para detectar las debilidades que puedan alterar el futuro organizacional, una auditoria bajo este enfoque, garantiza al usuario un informe útil y pertinente para la toma de decisiones, y no compromete al auditor más allá de lo estipulado en la razonabilidad de saldos. Hoy más que nunca las empresas están preocupadas por implementar estrategias orientadas al logro de su competitividad y eficiencia, sin embargo igual preocupación no se evidencia en la búsqueda de eficiencia del componente co mponente social de las las organizaciones. La Auditoría Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión social entendiendo esta como la aplicación de políticas y práctica s relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de esta. El Balance Social es una herramienta de auditoría en cuanto permite, mediante la aplicación de una metodología específica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestión social de cualquier organización, dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicación permitirá un mejor desempeño, lo cual redundará sin lugar a dudas una mayor rentabilidad del negocio. Se percibe como un fin en sí mismo y no como un medio de contribución y mejoramiento de condiciones organizacionales como la calidad de vida del personal, optimización de recursos, mayor eficiencia en servicios, evaluación de resultados, entre otros. La información en la gestión empresarial moderna no puede ser considerada como un apoyo o soporte para las actividades operativas de la organización, sino que debe tratarse como uno de sus principales recursos. Es un elemento imprescindible para el funcionamiento de la misma, un recurso básico e importante que requiere por tanto que se le aplique una planificación, organización, dirección y control. Las organizaciones se han centrado poco en obtener información relevante para prevenir problemas, revelar alternativas, reducir incertidumbres y ofrecer soluciones. Actualmente se apodera de un gran valor dentro de la empresa el papel de los trabajadores de la información como consultores internos que pueden generar información evaluada o nuevos conocimientos para la organización. La aplicación de herramientas de gestión, como es el caso de las auditorías informacionales, permitirá asegurar que la información que circule en las entidades sea la más relevante y apropiada para ella. Está considerada como un recurso
valioso y costoso para las empresas, por lo que gestionarla adecuadamente es de suma importancia, para hacer uso y manejo adecuado de de la misma. misma. La gestión ha proporcionado métodos y herramientas a las ciencias de la información con fundamentos básicos y soluciones prácticas a problemas de la información. La ciencia moderna de la administración en general, coincide en reconocer el impacto que está teniendo la información en las organizaciones. Se le llama gestión de información a la gestión de recursos de información, gestión de archivos, registros administrativos e inteligencia competitiva. Para llevar a cabo dicha gestión es necesario en primer lugar conocer perfectamente a la organización, dominar su visión, misión, objetivos generales, etc. También para el éxito del proceso se debe analizar cómo se utiliza la información, quiénes, para qué y cómo fluye la misma. Debido a la cantidad de información que es generada dentro de las organizaciones es que resulta necesario identificarla, organizarla para su ut ilización como recurso. Ante la importancia que actualmente está adquiriendo el conocimiento, se considera que es la principal fuente de ventajas competitivas, las empresas se enfrentan al reto de adquirir el conocimiento necesario, aplicarlo y aprender d e él, además se ha acuñado la expresión de sociedad de conocimiento´ que se caracteriza por la creciente importancia del conocimiento como recurso clave en la actividad económica y por la aceleración de la velocidad a la que se producen cambios. Por su parte el conocimiento es considerado de manera intuitiva como algo más amplio, más rico que los datos y la información. Es una mezcla de experiencia, valores, información y ³saber hacer´ que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. El capital intelectual viene dado por el conjunto de los recursos intangibles de que dispone una empresa en un momento determinado y la gestión del conocimiento se entiende como el conjunto de procesos procesos que utilizan el conocimiento para la identificación y explotación de los recursos intangibles existentes en la empresa, así como para la generación de otros nuevos. Viene dado por la unión de las actividades e iniciativas específicas que se llevan a cabo para incrementar su volumen de conocimiento corporativo. A la hora de plantearse la medición del capital intelectual hay que diferenciar dos aspectos relacionados y necesarios. Por una parte se están desarrollando modelos de clasificación que pretenden delimitar los tipos de intangibles agrupándolos en bloques para facilitar su entendimiento, su estudio y su posterior medición, por otro lado los modelos de medición que tomando desde punto de partida los anteriores, buscan indicadores de medida medida mediante el desglose de los bloques identificados en las diversas clasificaciones, obtienen elementos que puedan ser objeto de medición. La auditoría del rendimiento tiene cada vez mayor aceptación como tipo de actividad de revisión ex post facto conducida de forma profesional dentr o del gobierno. gobierno. Esta categoría subsume a especies familiares de tareas de revisión, como lo son las auditorias de eficiencia, y también a tipos menos familiares de tareas de revisión como las auditorías de información que generan los sistemas de gestión de l rendimiento. La nueva teoría sociológica institucionalista preiconiza que a medida que se institucionaliza el área de auditoría de rendimiento el nivel de actividad se incrementará, quizás acompañado de la elaboración de subtipos diferentes o extensiones en la línea de productos´.
Entre las organizaciones gubernamentales esenciales para la auditoría del rendimiento se incluyen las responsables de la elaboración del presupuesto, de la auditoria, auditoria, de la evaluación evaluación y de la reforma administrativa. administrativa. La forma en que los cuerpos centrales de auditoría de rendimiento probablemente tendrá un efecto de importancia sobre la escala y distribución de la actividad de revisión dentro del gobierno, tales respuestas tenderán a moldear le funcionamiento y el impacto de los sistemas gubernamentales sobre la rendición de cuentas. El término auditorías de rendimiento´ se utiliza normalmente para marcar una distribución entre este tipo de actividad de revisión y la auditoría tradicional junto a la evaluación de programas. La auditoría de rendimiento no constituye un tipo de auditoría; son evaluaciones, sin embargo, a diferencia de las evaluaciones de programas, se conducen a menudo en una forma que se asemeja a una auditoría. CONCLUSIONES Podemos concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegaci delegaci ón de autoridad. La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoría se traduzca en un proyecto innovador sólido. El auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional ( auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.
Definitivamente como se indica, el objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. BIBLIOGRAFÍA Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque Integral Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gómez Rondon. Auditoria Administrativa Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Víctor Lázzaro. Sistemas y Procedimientos William P. Leonard. Auditoria Administrativa Nombre: Diego David Lisano Toaquiza
