UNIDAD IV METODOS MANUALES PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCINOES FINANCIERAS
4.1. Disposiciones legales Las disposiciones legales obligan a las entidades a llevar sistemas adecuados de contabilidad. Dichas disposiciones están registradas en el Código fiscal de la Federación (CFF) y su reglamento (RCFF), Ley del impuesto sobre la renta (ISR), Ley del impuesto al valor agregado (IVA) y Código de comercio (CC). A) Código fiscal de la federación (CFF) En el artículo 28, el CFF dice que las personas, de conformidad con las disposiciones fiscales, están obligadas a llevar contabilidad. Asimismo, según el reglamento de contribuyentes de este código (art. 26 del RCFF), los instrumentos, recursos, sistemas de registro y procesamiento serán los que más convengan a las características particulares de la actividad de cada contribuyente. Podrán ser empleados sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, siempre que cumplan con los requisitos que establece el reglamento citado. B) Ley del impuesto sobre la renta (ISR) El artículo 58 de la ley del ISR define cuáles son las obligaciones de las personas físicas y morales. Además, ordena que cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, deberán registrarse al tipo de cambio aplicable en la fecha cuando se pacten. C) Ley del impuesto al valor agregado (IVA) El artículo 32 de la ley del IVA especifica qué operaciones deben pagar impuesto por las distintas tasas y cuáles están libres de hacerlo.
4.2. Métodos manuales para el procesamiento de datos financieros 4.2.1. Diario continental Éste es uno de los registros más antiguos. Consiste en hacer un recuento cronológico (diario) de todas y cada una de las operaciones realizadas por la entidad, conforme van celebrándose.
4.2.2. Diario tabular Tabular o columnar, este diario constituye una evolución del anterior. En éste se adiciona una serie de columnas, en las cuales se clasifican los diferentes conceptos. Tiene la ventaja de efectuar a la vez tanto el registro como la clasificación de operaciones. 4.2.3. Centralizador Consiste en dividir el diario continental en tantos diarios como conceptos específicos se presenten respecto de las operaciones de la entidad económica. Aquí, son registrados los pases diario y mayor generales mediante asientos de concentración. 4.2.4. Pólizas Se fundamentan en el uso de hojas sueltas, pólizas, en las cuales son consignadas las operaciones celebradas. Se toma como base el rayado del diario continental. La póliza es un documento de carácter interno que se elabora a máquina. Esta herramienta es un paso hacia los métodos de registro electromecánico y electrónico.
4.3. Diagramas de flujo de métodos manuales Son esquemas-dibujo en los cuales, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica la secuencia de una operación, o bien, la trayectoria de un documento desde su origen hasta su destino.
4.3.1. Diario continental Diagrama de procesamiento Operaciones Documentos fuente Mayores Libro Auxiliares diario Libro Estado Mayor preparatorio
Libro de inventarios y balances Estados financieros
4.3.2. Diario tabular Diagrama de procesamiento Operaciones Documentos fuente Diario Mayores tabular auxiliares Diario general Mayor Estado general preparatorio Inventarios Y balances Estados financieros
4.3.3. Centralizador Diagrama de procesamiento Operaciones Documentos fuente Mayores Diarios auxiliares especiales Diario general Mayor Estado general preparatorio Inventarios y balances Estados financieros
4.3.4. Pólizas Diagrama de procesamiento Operaciones Documento fuente Póliza de Póliza de Póliza de entrada de salida de Diario efectivo efectivo Registro Mayor de Auxiliar pólizas Diario general Mayor Estado General preparatorio Inventarios y balances Estados financieros
4.4. Elementos para la selección de métodos manuales 4.4.1. Magnitud de la entidad Es importante que el manejo de operaciones sea acorde con las necesidades y magnitud de la empresa. Además, es elemental no perder de vista el tamaño de la empresa. Por ejemplo, en una micro empresa no es recomendable un método computacional, puesto que su costo resultaría excesivo; son preferibles medios manuales sencillos y económicos. En cambio, para una macro los métodos computacionales agilizan los registros y la presentación de la información financiera.
4.4.2. Características y necesidades de la entidad Además, optar por un método para presentar la información implica percatarse de las características y necesidades particulares de la entidad correspondiente. Ya que los requerimientos varían de una institución a otra. Asimismo, es e s indispensable investigar la actividad, marco legal, ejercicio contable y recursos de la entidad… Esto va a
determinar la elección de un método de registro adecuado.
4.4.3. Tipo y volumen de operaciones que procesan Es importante considerar el tipo y volumen de las operaciones que maneja la entidad, porque hay empresas que realizan al día muchas operaciones de importes pequeños – comercio al menudeo, por ejemplo – y otras, sólo una operación o dos al día –como una distribuidora de automóviles o una inmobiliaria –, pero cuyos montos por transacción son elevados.
4.5. Método de diario continental 4.5.1. Concepto El método de diario continental está sustentado en el libro diario general. Es uno de los registros más antiguos, consiste en hacer un registro cronológico (diario) de todas y cada una de las operaciones realizadas por la entidad conforme suceden.
4.5.2. Características Lleva anotados fecha, cargos y abonos resultantes de una operación, asimismo los nombres de las entidades con las que se celebró la transacción. Lleva documentación comprobatoria. Utiliza diario mayor y registros auxiliares. En cada uno de los conceptos que integran el activo, pasivo y capital, el libro mayor se emplea para acumular movimientos.
4.6. Método de diario tabular 4.6.1. Concepto Tabular o columnar, como ya lo dijimos, este método marca una evolución del diario continental, porque incorpora columnas, en las que coloca los diferentes conceptos que acontecen en la actividad económica de la entidad.
4.6.2. Características Permite efectuar, al mismo tiempo, tanto el registro como la clasificación de las operaciones. Economiza el trabajo de registro. A fin de cada mes el pase al diario general se realiza mediante asientos de concentración.
4.6.3. Rayado de registros Fecha Núm. De asiento Concepto Parciales CAJA BANCOS ALMACÉN VENTAS VARIAS CUENTAS Asiento DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER HABER Nombre DEBE HABER En su primera parte, el rayado del diario tabular es igual al libro diario continental, pero se le adicionan, a la derecha, varias columnas (8,10,12 o más, según el volumen de operaciones y el número de cuentas que integran la contabilidad de la empresa). Las primeras se destinan a los rubros de mayor movimiento, y las tres últimas para varias cuentas.
4.6.4. Registro de operaciones Fecha. Se registran día, mes y año en que es realizada la operación. Número de asiento. Debe ser progresivo, iniciando con el 1,2,3…
Concepto. En esta parte va la anotación. Hay dos maneras de hacerla:
Realizar el registro de la operación, anotando el nombre de la cuenta de cargo y abono, y sus respectivas subcuentas y la redacción correspondiente. Anotar solamente, en un renglón, una pequeña descripción, omitiendo los nombres de las cuentas de cargo y abono (ya que su nombre e importe aparecen en la sección tabular o columnar destinada a cada cuenta o a varias). Parciales. Esta columna se utiliza para anotar el importe de las cantidades que integran un cargo o abono de alguna cuenta colectiva o de control, y que a su vez son afectadas mediante el uso de subcuentas. Columnas. Se utilizan para las cuentas con mayor movimiento durante el periodo y que en su registro empleen constantemente cargo y abonos. Es el caso de las de caja, bancos, clientes y proveedores. Así, destinaremos dos columnas para cada una (debe y haber) de las cuentas que tienen un sólo tipo de movimiento –cargo o abono –, compras, ventas, gastos, productos financieros, por ejemplo. Asignaremos sólo una columna para debe y haber, según la naturaleza de la misma. En caso de que esta operación llegue a tener una en sentido contrario a la naturaleza que se maneja, entonces haremos la anotación entre paréntesis ($XXX.XX), para señalar que este importe deberá restarse al efectuar las sumas de movimientos. Resumen de varias cuentas. En estas columnas se registra una diversidad de cuentas, cuyos movimientos se han entremezclado. entremezclado. Al finalizar el periodo de referencia y con el objeto de efectuar correctamente el asiento de concentración que se ha de pasar al diario y al mayor, es importante hacer un análisis de las diferentes cuentas, que llamamos resumen. Éste consiste en totalizar para cada cuenta los movimientos de cargo y abono en uno solo, ya sea deudor o acreedor.
4.6.5. Ventajas y desventajas Ventajas Al registrar las operaciones en un solo libro, podemos conocer de inmediato los movimientos deudor y acreedor de cada cuenta, sin necesidad de consultar el mayor. Al efectuar el pase mensual al diario general y al mayor por concentración, ahorramos tiempo de trabajo.
Desventajas Evita la división de trabajo, ya que las operaciones pueden ser registradas por una sola persona. Cuando interviene gran número de cuentas, es necesario usar muchas columnas. Si empleamos pocas columnas, la columna de varias cuentas y los resúmenes crecen.
4. 7. Método centralizador 4.7.1. Concepto Consiste en dividir el diario continental en tantos diarios como conceptos específicos se presenten en las operaciones de la entidad. Este método registra los pases diario y mayor generales mediante asientos de concentración.
4.7.2. Características Hay un diario especial para cada grupo de operaciones homogéneas en la entidad. Agrupa las operaciones de manera semejante. Satisface la necesidad de información oportuna. Permite la división del trabajo.
4.7.3 . Rayado de registros El método centralizador marca una evolución de los tabulares, por lo que debemos considerar que el formato y el rayado de estos diarios toma como modelo los rayados del diario tabular. Consta de una serie de columnas destinadas para registrar fecha, número de asiento, concepto y parcial; otras, para las cuentas de mayor y movimientos de cargos y abonos; otras, para un tipo de movimiento principal, de cargo y abono; y otras, para varias cuentas.
4.7.4. Registro de operaciones En este método, cada operación debe ser registrada en el diario especial que le corresponda. Es decir, un pago a proveedores deberá ser asentado en el diario de caja y bancos con un cargo a la cuenta de proveedores y abono a la de caja y bancos. Pero no todas las operaciones afectan un solo diario; hay transacciones que será necesario registrar en dos libros, en este caso se emplean cuentas transitorias denominadas cuentas puente. Éstas son utilizadas como enlace entre dos diarios. Por ejemplo, una venta de mercancías al contado afectará tanto al libro diario de caja y bancos, como al diario de ventas; en este caso, es necesaria una cuenta puente que permita completar la operación por partida doble en ambos libros (puede ser caja y banco cuenta puente), De este modo, la afectación contable queda así:
Caja y bancos XXX.XX Caja y bancos cuenta puente XXX.XX Caja y bancos puente XXX.XX Ventas XXX.XX Como pudimos observar, las cuentas puente quedan saldadas.
4.7.5. Ventajas y desventajas Ventajas Permite mayor división del trabajo al establecer diarios especiales. Agiliza el registro de operaciones y su procesamiento. Facilita la preparación de información financiera por áreas, lo cual favorece el control.
Desventajas Requiere muchos diarios, papelería y suficiente personal. Al hacer los pases a los auxiliares, se interrumpe el registro de las operaciones en los diarios especiales.
Cuando se preparan los asientos de concentración, interrumpe el registro de las operaciones en los diarios especiales.
4.8. Método de pólizas 4.8.1. Concepto Se fundamenta en el uso de hojas sueltas denominadas pólizas en las cuales se consignan las operaciones celebradas, tomando como base el rayado del diario continental.
4.8.2. Características Lo constituye un documento de carácter interno. i nterno. Se elabora a máquina y no manualmente. Constituye un paso hacia el registro electromecánico y electrónico. Toma los datos de la documentación comprobatoria. Anexa documentos o comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades registradas en las pólizas.
4.8.3. Rayado de registros El rayado sigue, fundamentalmente, el modelo del diario continental, pero añade una serie de datos de control interno, como nombre o iniciales y firma de quien elabora, revisa, autoriza, registra auxiliares y diario, además de fecha y número de póliza. Para una mejor utilización del método de pólizas, las operaciones celebradas por las empresas se clasifican en tres grandes grupos: Pólizas de entradas de efectivo (póliza de ingreso). Pólizas de salidas de efectivo (póliza cheque). Pólizas de diario.
4.8.4. Registro de operaciones El registro de operaciones por el método de pólizas debe adecuarse a las necesidades de información de la entidad, por eso, hay muchas maneras de hacerlo: Con una sola póliza. Todas las operaciones realizadas serán registradas en pólizas de diario, y empleamos un solo diario tabular. Con dos pólizas. Utilizamos este método cuando las operaciones se separan en dos grupos – operaciones de entrada de efectivo y pólizas de diario –, en cuyo caso emplearemos dos registros tabulares. Con tres pólizas. Para entrada o salida de efectivo (pólizas cheque) y pólizas de diario se llevan los tres o dos libros, uno para el registro de pólizas de entrada y salidas de efectivo y otro para operaciones de diario. Puede haber muchas variantes, según las necesidades de registro e información financiera de la entidad. 5.8.5. Ventajas y desventajas Ventajas Permite la división del trabajo, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente. simultáneamente. Fortalece el control interno: para que una póliza sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por el personal indicado. El registro se efectúa con mayor rapidez. Desventaja La de cualquier otro método: a falta de cuidado en el registro de operaciones, puede ocasionar una serie de errores.
UNIDAD V MÉTODO ELECTRÓNICO PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES FINANCIERAS 5.1 Concepto El método electrónico de datos está constituido por el registro y procesamiento derivados de las operaciones económico-financieras de una entidad a través del equipo de cómputo. Este sistema consta de captura de información, procesamiento de datos y emisión de reportes. Permite el manejo de grandes volúmenes de operaciones, tiene alta velocidad de proceso, facilita la división del trabajo, elimina los errores de cálculo aritmético y reviste una importante capacidad de almacenamiento de información en medios portátiles. 5.2. Características No se requieren espacio ni infraestructura para almacenar la información, generalmente se guarda en el propio equipo de cómputo, servidores o unidades de disco flexible. flex ible. Los sistemas electrónicos de datos tienen gran velocidad en el proceso de la información, por lo que agilizan los reportes y disminuyen el costo de elaboración. El método electrónico de datos tiene la ventaja de ofrecer, en cualquier momento, información financiera o reportes específicos, inclusive de años anteriores, que agilizan la toma de decisiones. Los cálculos se realizan automáticamente, por lo que se eliminan los errores aritméticos de las transacciones procesadas, generando que la información o los reportes emitidos tengan mayor exactitud. La información que se procesa o almacena puede ser transmitida medio correo electrónico, a costo reducido y gran velocidad. 5.3. Disposiciones legales El uso del método electrónico para el procesamiento de transacciones financieras debe cumplir con lo dispuesto en los artículos 27 y 28 del reglamento del Código fiscal de la federación (RCFF). Dichos ordenamientos establecen, respectivamente, que los contribuyentes podrán emplear indistintamente registros manuales, mecanizados o electrónicos; y que las fojas que se destinen a formar libros diarios y/o mayor deben encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente.
5.4. Diagrama de flujo de las operaciones financieras La gran diferencia entre los registros manuales y electrónicos radica en que los segundos revisten un ahorro de tiempo considerable de trabajo. Una vez registradas y capturadas las operaciones mediante asientos de diario, los distintos procesos son realizados automáticamente por la computadora (pase al mayor y auxiliares; preparación, presentación e impresión de los estados financieros, reportes y documentos, por ejemplo).
6.5. Elementos para su selección Son muchas las alternativas respecto de un procesamiento de datos en una entidad económica. Conviene adquirir el que mejor satisfaga las necesidades de información financiera. Para seleccionar el adecuado, se deberán tomar en cuenta los siguientes factores: La magnitud de la entidad económica o la participación que tiene en el mercado. El volumen de las operaciones económicas que se realizan durante un determinado periodo. La necesidad de información de las funcionarios de la empresa o de lasautoridades, ya sea para tomar decisiones oportunas o cumplir con la entrega de información a dependencias gubernamentales (SHCP, Tesorería de la Federación) o comerciales (instituciones bancarias, de seguros o acreedores). El costo del equipo, de acuerdo con las posibilidades económicas de la entidad. La posibilidad de capacitar y sostener al personal encargado de la captura, el proceso y la obtención de información.
UNIDAD VI SISTEMATIZACION DE LA CONTABILIDAD
6.1 CONCEPTO DE SISTEMATIZACIÓN El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información”.
Se entiende por sistema contable el conjunto de procedimientos diseñados en la empresa para recopilar datos, procesar transacciones y registrarlas en los registros contables. Un sistema contable será eficaz si existen una serie de métodos que aseguren que: a) Se identifican y registran re gistran todas las transacciones válidas. b) Se describe el tipo de transacción y se mide el valor de la misma. c) Se determina el momento en el cual se producen las transacciones. El sistema contable se puede resumir en la siguiente tabla: 6.2 SELECCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Un sistema se integra por un conjunto de procedimientos y métodos específicos que se aplican para alcanzar un objetivo. Sin embargo pueden aplicarse diferentes procedimientos y métodos para obtener un mismo fin, o lo que es lo mismo, es posible emplear diferentes sistemas para alcanzar una misma meta. Diseño del sistema de información financiera Una vez seleccionado el sistema de información financiera en función a la naturaleza y características de la entidad económica, lo cual incluyo la elección del procedimiento del procesamiento de datos si esta en posibilidad de diseñar el sistema elegido.
Instalación del sistema Una vez establecido el sistema de información financiera se procede a su instalación. La instalación del sistema de información financiera implica: 1.-Aprobación del sistema diseñado.
2.-Adquisición de los recursos humanos y materiales necesarios. 3.-Entrenamiento del personal. 6.2.1 Conocimiento de la Entidad La naturaleza y características del ente económico se determina a través de investigar: Su actividad, Marco Legal, Ejercicio Contable, Políticas de Operación, Recursos y fuentes con que cuenta, y Su Organigrama
Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancías, tipo de servicio, tipo deproductos que ofrece o produce normalmente.
Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente económico. Dichas disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales o sanitarias.
Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un ente económico para conocer su situación financiera y resultados.
Políticas de Operación: Se encuentran constituidas por el modo particular de realizar sus transacciones financieras. Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y obligaciones que de acuerdo con su naturaleza y características, le son particulares. Organigrama:
Es una representación esquemática de la organización del ente económico, en la que se señalan jerárquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad, así como las relaciones entre sí. Este organigrama es complementado por el manual defunciones y procedimientos.
6.2.2 Elección del método de valuación de inventarios Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación mas adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares. Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización. Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que: 1. El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que 2. El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía. Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema periódico o juego de inventarios
6.2.3 Elección del procedimiento para procesar los datos Es aquel que emplea básicamente la automatización de datos para la clasificación, registro, cálculo y síntesis de las transacciones financieras del ente económico. Este procedimiento automatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volúmenes de datos a una mayor velocidad y con mayor exactitud, aunque implica mayor costo y personal calificado. 6.2.4 Elección del método de análisis financiero Existen términos cuyo significado deben conocerse antes de realizar un análisis financiero. Estos términos son: Rentabilidad (rendimiento (rendimiento que generan los activos puestos en operación), liquidez (capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente) y tasa de rendimiento (porcentaje de utilidad en un periodo determinado) De igual forma se hace necesario conocer los estado financieros básicos de los cuales proviene la información necesaria para para realizar el análisis financiero de una una empresa. Los estados financieros básicos son: Ø Ø Ø Ø Ø
Balance general o Estado de situación financiera. Estado de resultados Estado de Costo de Producción y Venta Estado de Origen y Aplicación de Recursos Estado de variaciones en el capital contable
De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros, existen los siguientes métodos de evaluación:
1.
Método Vertical:
Se utilizan los estados financieros de un período para conocer su situación o resultados 2.
Método Horizontal:
Con éste método se comparan estados financieros homogéneos de dos o más periodos.
Uno de los instrumentos más utilizados para realizar análisis financieros de empresas son las conocidas RAZONES o RATIOS FINANCIEROS. Las razones financieras dan indicadores indicadores para conocer si la entidad sujeta a evaluación es solvente, productiva, si tiene liquidez, etc. Las razones financieras pueden ser: Ø Razones de liquidez (capital de trabajo, solvencia, prueba del ácido, rotación de inventario, plazo promedio de inventario, rotación de cuentas por cobrar, plazo promedio de cuentas por cobrar, rotación de cuentas por pagar y plazo promedio de cuentas por pagar) Ø Razones de endeudamiento (razón de endeudamiento, razón pasivo-capital y razón pasivo a capitalización total) Ø Razones de rentabilidad (margen bruto de utilidades, margen de utilidades operacionales, margen neto de utilidades, rotación de activo total, rendimiento de la inversión, rendimiento del capital común, utilidades por acción y dividendos por acción) Ø Razones de cobertura cobertura (veces que que se se ha ha ganado ganado el interés, interés, cobertura total del pasivo y razón de cobertura total)
6.3 DISEÑO DEL SISTEMA El diseño del sistema de información financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos fuente, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento de informes.
6.3.1 Catalogo de Cuentas: Es una lista o enumeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos, Costos y gastos de un ente económico.
6.3.2 Documentos Fuentes Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla las transacciones financieras efectuadas por el ente económico, aportando los
datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. EL diseño de los documentos fuentes implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
6.3.3 Diagrama de flujos Es el transito que los mismos siguen desde su lugar de origen hasta su llegada a las diferentes divisiones de la organización. Este recorrido es representado mediante un esquema en el que por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica el trámite de los documentos que maneja la entidad y se denomina Diagrama de Flujo.
6.3.4 Guía Guía de procesamiento. procesamiento. El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes: Procedimiento Manual Es aquel que emplea básicamente el esfuerzo humano para la captación, clasificación,registro calculo y síntesis de las transacciones financieras de un ente económico mediante laescritura. (Estados Financieros manuales, Teneduría de libros manual.)
Procedimiento Mecánico Es aquel que emplea básicamente la automatización de datos para la clasificación, registro,cálculo y síntesis de las transacciones financieras del ente económico. Este procedimientoautomatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volúmenesde datos a una mayor velocidad y con mayor exactitud, aunque implica mayor costo ypersonal calificado. 6.3.5 Informes No debe perderse de vista que, aunque los Documentos Fuentes consignan información financiera, ésta es voluminosa y dispersa, siendo necesario concentrarla y condensarla en estados adecuados que faciliten la labor de sus usuarios.
Se requiere información adicional, la cual se refiere a: 1. Reporte de evaluación 2. Opinión profesional 3. Recomendaciones Por otra parte, es posible esperar de la contabilidad, información secundaria o de detalle. Como: 1. Presupuestos 2. Análisis de ventas 3. Cuadros estadísticos Existen asimismo necesidades de información específica para determinar diversiones de la entidad, como el caso del análisis de ventas que interesa de un modo particular a la gerencia de comercialización. Desde otro punto de vista, la información puede proporcionarse con diferente periodicidad, dependiendo de las necesidades de información. Por todo esto, la fase de sistematización debe incluir: 1. 2. 3. 4. 5.
Tipo de información requerida Divisiones que la demandan Divisiones que la generan Periodicidad y plazo de entrega Presentación y contenido esperado
El diseño del sistema de información financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos fuente, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento de informes.
6.4 INSTALACIÓN DEL SISTEMA SISTEMA DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA Una vez establecido el sistema de información financiera, se procede a su instalación. La instalación del sistema de información i nformación financiera implica:
-
Aprobación del sistema diseñado Adquisición de los recursos humanos y materiales necesarios Entrenamiento del personal
La aplicación del sistema se efectúa observando los procedimientos y métodos establecidos, para lo cual es conveniente concentrarlos en un manual sobre sistematización contable, el cual proporcionará todos los pormenores de la organización contable de la entidad. El sistema de información financiera debe revisarse permanentemente, a efecto de considerar la deficiencias o insuficiencias que pudiera mostrar, con el fin de mantenerlo eficiente y actualizado. Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones según las expectativas de que se producen los hechos (exante) y después de que se produzcan(ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
UNIDAD VII VALUACION DE TRANSACCINES FINANCIERAS
7.1 CONCEPTO DE VALUACION Como la valuación se distingue mucho en ser una ciencia exacta, debe emplearse una cantidad de juicio, primero para estimar la corriente de utilidades que se deriva de los activos y segundo, para decidir la razón de capitalización que debe aplicarse a esta utilidad neta estimada. Así mismo, hay que tener en cuenta que la estimaciones requieren más adivinanzas cuando se trata de un negocio totalmente nuevo que cuando se compran los activos o acciones comunes de un negocio existente. Razón por la cual debemos tener claro la definición de valuación o valoración; enfocando este término como el proceso de estimar el valor de un activo (por ejemplo: acciones, opciones, empresas o activos intangibles tales como patentes y marcas registradas) o de un pasivo (por ejemplo: títulos de deuda de una compañía). En fin el proceso de valuación es muy importante en muchas situaciones incluyendo análisis de inversión, presupuesto de capital, fusiones y adquisiciones, entre otros. Es decir, que la valuación es el Proceso mediante el cual se determina el precio de mercado de cualquier instrumento financiero (título valor), siendo el factor básico de la valuación la relación positiva implícita entre el riesgo y el rendimiento esperado.
7.2 VALUACION DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCO Comprende la existencia en poder de la entidad de la moneda de curso legal, moneda extranjera, cheques, giros bancarios y postales a la vista, depósitos en entidades bancarias y colocaciones efectuadas en instituciones financieras. Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente, de los que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos). Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la
cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance general al principio del activo circulante. La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros" (Boletín C-1, párrafo 4). Cabe advertir que en una empresa sin operaciones internacionales, normalmente estos valores carecen de importancia. Normas de Información Financiera Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente efec tivamente pagado por ellos. Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional), misma en que se formulan los estados financieros, éstos deberán quedar valuados a su valor nominal, mientras que tratándose de los saldos en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo de cambio de mercado, en vigor a la fecha de los estados financieros. Objetivos 1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la cuenta. 2. Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etcétera). 3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas sean valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre. Control interno Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son: a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes. b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo. c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.
d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos). e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración o la Dirección. f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que al excederse requiera autorización superior. g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más tardar, al día siguiente. h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente, cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, por supuesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos. Procedimientos Aplicables a la revisión de caja: I. Arqueo. Aplicables a la revisión de bancos: II. Confirmación bancaria. III. Conciliación de saldos. Aplicables a ambas cuentas: c uentas: IV. Estudio y análisis de movimientos. V. Corte de ingresos y egresos. VI. Valuación de monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.
I. Arqueo El arqueo es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos. Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea
arqueándolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los que se vayan revisando. b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las l as dudas que surjan durante el arqueo. c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias. d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad. Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello que sea realmente efectivo. En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato de un funcionario de jerarquía y, en conjunto, proceder a su aclaración. La importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección y comunicar las explicaciones relativas recibidas.
7.2.1 En moneda Nacional La moneda nacional se valora valora a su valor nominal y la moneda extranjera, al tipo o tasa de cambio bancario que esté en vigor al momento de cada transacción y al cierre de cada ejercicio económico, por lo que es preciso ajustar los saldos existentes al valor de cotización o tipo de cambio vigente en dicha fecha. Los beneficios o las pérdidas resultantes, forman parte del resultado del ejercicio económico.
Los fondos fijos en el Balance General o Estado de Situación deben mostrar solamente el efectivo no utilizado, precisándose por tanto que al final de cada período económico se registren los activos y gastos que aún no se hayan reembolsado. Cuando se trate de efectivo depositado en bancos cerrados o clausurados, sujetos a procedimiento de suspensión de pagos o a liquidación, si existiese la posibilidad de pérdida, ésta tiene que registrarse e incluirse en el resultado del ejercicio económico en que tenga lugar, dejando de ser un Activo.
Exposición Las partidas correspondientes a estos rubros se expondrán de acuerdo al orden de prelación resultante de su grado de liquidez, partiendo de la mayor a la menor. Los saldos en moneda extranjera pueden mostrarse por separado en subcuentas o análisis complementarios de la Contabilidad, desglosados por su moneda de origen, expresándose su su valor en los estados estados contables, contables, por su equivalencia a la moneda moneda nacional.
7.2.2 En moneda extranjera Eventualmente la entidad puede contar con divisas en sus disponibilidades de efectivo en caja o bancos, bien por haber aceptado liquidaciones en moneda diferente a la nacional o sencillamente por efectuar comprar en el extranjero. ex tranjero.
7.3 VALUACION DE INVERSIONES EN VALORES La valoración de las inversiones tiene como objetivo fundamental el cálculo, el registro contable y la revelación al mercado del valor o precio justo de intercambio al cual un valor, podría ser negociado en una fecha determinada, de acuerdo con sus características particulares y dentro de las condiciones prevalecientes en el mercado en dicha fecha. Para los efectos propios de la presente norma, el valor o precio justo de intercambio que se establezca debe corresponder a aquel por el cual un comprador y un vendedor, suficientemente informados, están dispuestos a transar el correspondiente valor.
Se considera valor o precio justo j usto de intercambio: a. El que se determine de manera puntual a partir de operaciones representativas del mercado, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o con la intermediación de los entes designados por la Dirección General de Crédito Público como corredores de valores especializados en TES Clase B (CVETES). b. El que se determine mediante el empleo de tasas de referencia y márgenes calculados a partir de operaciones representativas del mercado agregadas por categorías, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o con la intermediación de los entes designados por la Dirección General de Crédito Público como corredores de valores especializados en TES Clase B (CVETES). c. El que se determine mediante otros métodos, debido a la inexistencia de un valor o precio justo de intercambio que pueda ser establecido a través de cualquiera de las previsiones de que tratan los literales anteriores.
7.3.1 Valoración de la compra Los valores negociables incluyen todos los valores que una organización compra por un afán de lucro, en general para hacer un poco de dinero en el lateral. Esta fuente auxiliar de ingresos puede ser de gran importancia estratégica, especialmente si la economía vira en una senda de recesión o la empresa está luchando por sobrevivir en sus operaciones básicas. Los valores negociables incluyen acciones y bonos, así como otros productos que una empresa puede comprar y vender en cualquier momento. Los directores financieros valoran estos títulos en el mercado, es decir, los registran a precios de mercado a la fecha del informe. Si los valores no tienen precios accesibles al público, los administradores utilizan modelos aceptados internos o de la industria para evaluar su valor. Las pérdidas y ganancias derivadas de títulos valores negociables fluyen a través de una cuenta de resultados de las empresas.
7.3.2 valuación de la venta Son inversiones disponibles para la venta los títulos y/o valores que no se clasifiquen como inversiones negociables o como inversiones para mantener hasta el vencimiento, y respecto de los cuales el inversionista tiene el propósito serio y la capacidad legal, contractual, financiera y operativa de mantenerlos cuando menos durante un (1) año contado a partir del primer día en que fueron clasificados por primera vez, o en que fueron reclasificados, como inversiones disponibles para la venta.
7.3.3 Rendimientos Tanto los activos reales, como los activos financieros que soportan dichos activos reales, representan cierto riesgo para la empresa y para los inversionistas. Dependiendo el tipo de inversionista, existen diversos niveles de aceptación de riesgo y rendimiento requerido (desde aversión absoluta hasta indiferencia completa al mismo). Valuación de Activos Page 4 e Inversiones Valuación de un Activo Proceso que relaciona el riesgo y el rendimiento de un activo para determinar su valor razonable.
7.3.4 Impuestos Los rendimientos de las inversiones, bien se trate de valores de renta variable o fija, se encuentran sujetos al pago del impuesto sobre la renta. La ley establece con detalle los pormenores para cubrir este gravamen que en algunos casos debe retener la entidad que paga el rendimiento, mientras que en otros debe ser cubierto directamente por el receptor del beneficio.
7.3.5 Baja de valor Las inversiones en valores, están sujetas a fluctuaciones, por lo que su valor de merecado puede ascender o reducirse. En este último caso, se hace necesario nec esario reconocer una pérdida en la contabilidad y reflejar el valor neto de la inversión en el Estado de situación financiera.
7.4 VALUACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto análogo. CLASIFICACIÓN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.
REGISTRO, AUXILIARES E INFORMES. No basta a la administración de la entidad económica conocer el saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su respectivo análisis. Es necesario presentar, como información adicional, un reporte de antigüedad de saldos. Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica la antigüedad de vencimientos señalando los que tienen 30, 60, 90 y 120 días o más según el caso.
TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en una nota a los estados financieros. Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de cambio.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Valor histórico original. Realización. Período contable. Revelación suficiente.
REGLAS DE VALUACIÓN. Las cuentas por cobrar deben computarse de acuerdo al valor pactado originalmente del derecho exigible. Atendiendo al principio de realización del mismo boletín, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas que lo integran; esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones pactadas, así como a estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro. Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados en que se efectúen. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deben valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.
REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas de un año o más. Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse fuera del activo circulante. Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.
7.4.1 Clientes por consignaciones El concepto de clientes por consignaciones corresponde a la figura comercial denominada Mercancías en consignación. Los clientes por consignaciones representan el derecho que una entidad tiene a cobrar a una determinada suma cuando ha vendido mercancías a crédito por conducto de otra persona llamada comisionista. 7.4.2 Comisionistas Este concepto corresponde también a la figura comercial Mercancías en consignación, representa el derecho que tiene una entidad a cobrar a sus comisionistas el valor de las ventas efectuadas a través de éstos. 7.4.3 Intereses y dividendos por cobrar Las entidades tienen el derecho a cobrar intereses, bien por haber invertido parte de sus recursos en valores de renta fija, o bien por demora de sus deudores en el pago de sus cuentas. Se dice que tienen derecho a cobrar un interés cuando dichos rendimientos se han devengado, es decir, cuando se ha vencido el plazo convenido con el acreedor, para su pago. En tales casos, debe reflejarse en la contabilidad el derecho correspondiente.
7.4.4 Deducciones Las cuentas por cobrar están sujetas a deducciones, tanto por una estimación por cuentas incobrables, como por concepto de rebajas, devoluciones y descuentos sobre ventas.
7.5 VALUACIÓN DE INVENTARIOS Los inventarios o mercancías, constituyen los recursos o bienes que las entidades económicas destinan para sus operaciones de venta y representan la fuente básica de sus ingresos. Los inventarios rebasan las mercancías que una entidad puede tener en un momento dado en existencia dentro de sus instalaciones.
7.5.1 Mercancías en tránsito Las compras que efectúa una entidad económica para abastecerse de las mercancías objeto de su operación, se clasifican en atención al lugar de origen de sus proveedores, en locales y foráneas. Compras locales, son aquellas que se efectúan a proveedores que radican en la misma localidad o plaaza de la entidad compradora. Compras foráneas, son las que se realizan a proveedores cuyo domicilio social se ubica en plaza diferente a la entidad adquiriente.
7.5.2 Mercancías en consignación Puede definirse como la operación por virtud de la cual una entidad denominada comitente envía mercancías de su propiedad a otra llamada l lamada comisionista, con el fin de que ésta realice dichas mercancías a nombre y por cuenta de la primera y de conformidad con las condiciones pactadas entre ambas entidades. Las entidades económicas tienen diversas alternativas para estimular o desarrollar sus ventas. Una de estas opciones es remitir sus mercancías a entidades radicadas en plazas diferentes, a efecto de que dichas entidades se encarguen de su venta, con lo cual se aprovechas condiciones favorables de otros mercados en donde es posible colocarlas con más facilidad, menos gastos y consecuentemente, con un mayor margen de utilidad.
7.5.3 Anticipos a proveedores Son entregas de efectivo que una entidad efectúa a sus proveedores con carácter anticipado para asegurar la recepción posterior de mercancías. De esta manera queda sin efecto la práctica de considerar a los anticipos a proveedores como Cuentas por cobrar, lo cual só0lo se justifica en el improbable caso de que el proveedor estuviera obligado a devolver el valor del anticipo recibido, por imposibilidad de cumplir el compromiso contraído. En ocasiones, por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos dentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo de artículos que aquí se mencionan.
Los anticipos entregados a los proveedores constituyen un renglón específico de los Inventarios, pues se considera que dicha entrega de efectivo se ha dado a cambio de mercancías pendiente de recibir. Estos, respaldan la entrega de una mercancía que aún no se ha manufacturado o se encuentra en proceso de fabricación. 7.5.4 Costo de ventas Incluyen los costos de las producciones terminadas, servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes. Los débitos a estas cuentas se efectúan efectúan a costo real, aunque aunque durante el mes pueden registrarse las entregas entregas a costo planificado planificado o a precio fijo de registro, siempre que se se efectúen los ajustes correspondientes al final del mes, para registrar dichos importes al costo real. En el caso de las ventas de mercancías que se controlan en inventario a precios de venta a la población, pueden debitarse incluyendo en sus costos los importes de los descuentos comerciales y del Impuesto de Circulación, siempre que dichos importes se se disminuyan al final de cada mes.
7.5.5 Baja de valor Los inventarios están sujetos a disminuciones de su valor original.
7.6 VALUACION DE LOS PAGOS ANTICIPADOS Constituyen desembolsos por servicios que habrán de recibirse en el futuro. 7.7 VALUACION DEL ACTIVO PERMANENTE Es el conjunto de recursos de carácter perdurable que adquiere entidad para el logro de sus objetivos.
7.7.1 Mobiliario y equipo de oficina Está constituido por los muebles y accesorios necesarios para la realización de las operaciones de la entidad.
7.7.2 Equipo de reparto Está integrado por los vehículos que la entidad económica adquiere para la entrega de mercancías.
7.7.3 Edificio Se encuentra representado por la construcción en la cual la entidad celebra sus transacciones financieras, siempre y cuando dicho inmueble sea de su propiedad. 7.7.4 Terreno Constituyen activos sobre los cuales la entidad económica edifica sus construcciones.
7.8 VALUACION DEL ACTIVO DIFERIDO Se encuentra constituido por recursos ya pagados, cuyos beneficios se reciben a través de varios ejercicios.
7.8.1 Gastos de Organización Son las erogaciones efectuadas por una entidad económica durante el período pre operativo, es decir, aquel durante el cual la entidad se organiza para iniciar sus operaciones.
7.8.2 Gastos de Instalación Están representados por el conjunto de operaciones que efectúa la entidad económica para adaptar sus locales a las necesidades que demandan sus transacciones.
7.9 VALUACION DEL PASIVO A CORTO PLAZO Es aquel cuya liquidación se producirá dentro de un año, en el curso normal de las operaciones.
7.9.1 Proveedores extranjeros Son las entidades de otros países a los que se compran mercancías. Dichas compras, por su carácter foráneo internacional, se denominan importaciones y se manejan en moneda extranjera. Sin embargo, y de acuerdo con disposiciones legales y reglas de valuación, los compromisos que se adquieran con proveedores extranjeros en su propia moneda, deben convertirse a su valor equivalente en moneda nacional mexicana y así considerase en la contabilidad. 7.9.2 Documentos descontados Los documentos por cobrar constituyen títulos de créditos que se exigen a entidades físicas o morales para garantizar una transacción financiera. Dichos títulos de crédito constituyen como también es sabido, un Activo para su tenedor, el cual se encuentra representado por el derecho de cobrar el valor consignado en el documento en la fecha y lugar estipulados.
7.9.3 Obligaciones en circulación Las entidades constituidas como sociedades anónimas están autorizadas para emitir obligaciones como medio de financiamiento. Una obligación es un título de crédito, que representa la participación individual de sus tenedores en un crédito colectivo, constituido c onstituido a cargo de la entidad emisora.
De este modo la entidad emisora emite primero y hace circular después las obligaciones que logra colocar en el mercado, lo que la compromete a cubrir un interés a sus tenedores, mientras ocurre la redención o amortización del crédito, lo cual sucede cuando se reembolsa el valor de las obligaciones a los inversionistas. La emisión constituye una típica transacción financiera, pues implica, inicialmente, considerar en la contabilidad la entrada de efectivo y la constitución del pasivo correspondiente. Después vendrá el reconocimiento del egreso por los intereses pagados. Por último la salida de efectivo y la cancelación del pasivo cuando se redime la l a obligación. 7.9.4 Intereses y dividendos por pagar Las entidades tienen la obligación de cubrir intereses, bien por haber emitido obligaciones con fines de financiamiento, o bien por exigencia de sus acreedores, cuando incurren en demora en el pago de sus cuentas. Cuando la entidad ha obtenido utilidades en un ejercicio determinado y decide distribuirlas entre los socios o accionista de la sociedad, lo hace por medio del decreto de dividendo. Sin embargo, por diversas circunstancias suele ocurrir que dichos rendimiento, aunque devengados, no se pagan de inmediato. En tales casos, deben reconocerse en la contabilidad el Pasivo cuando se redime la obligación.
7.9.5 Anticipos de clientes Son las entregas de efectivo que una entidad recibe de sus clientes con carácter anticipado, para asegurar la entrega posterior de mercancías. Las entidades solicitan anticipos a sus clientes por necesidades de financiamiento o cuando sean asegurar la consumación de la transacción.
7.9.6 Provisiones Son estimaciones periódicas sobre obligaciones futuras de vencimiento incierto. En virtud de que el pago de dichas obligaciones constituye generalmente gastos de operación para la entidad, la provisión se establece con cargo a los resultados del ejercicio correspondiente.
7.9.7 Deducciones Es posible que el pasivo a corto plaza se encuentre sujeto a deducciones, cuando las compras efectuadas incluyen rebajas, devoluciones y descuentos.
7.10 VALUACION DEL PASIVO A LARLGO PLAZO Es el conjunto de obligaciones contraídas por la entidad, cuyo vencimiento es mayor a un año.
7.10.1 Acreedores hipotecarios Son las entidades que han otorgado un crédito para la adquisición de bienes inmuebles (edificios, terrenos., etc.), cuya garantía está constituida por el Activo permanente objeto del préstamo. 7.11 VALUACION DEL PASIVO DIFERIDO Está constituido por las obligaciones derivadas de prestar un servicio cuyo cobro se efectúa anticipadamente, siempre y cuando dicho compromiso exceda de un año. 7.11.1 Cobros anticipados Son las entidades de dinero que se reciben anticipadamente y que amparan servicios pendientes de proporcionar.
7.12 VALUACION DE TRANSACCIONES EXTRAFINANCIERAS Son las operaciones que celebra una entidad económica que no modifican su estructura financiera ni sus resultados. Existen ciertas transacciones que la entidad efectúa en el curso normal de sus operaciones con otras entidades, que si bien es cierto que constituyen movimiento de recursos materiales, también lo es que no afectan su Activo, Pasivo y Capital, Ingresos ni Egresos, pese a ello, la contabilidad debe consignarlas con el carácter de información adicional para fines de control y recordatorio.
7.12.1 Mercancías en comisión Es la transacción celebrada entre dos entidades, en virtud de la cual una de ellas, denominada comisionista, recibe mercancías de la otra ot ra llamada comitente, para venderlas por orden y cuenta de este último y de conformidad con las condiciones pactadas entre ellas. 7.12.2 Depósitos recibidos en garantía Cuando las entidades económicas desean garantizar sus intereses como consecuencia de ciertas transacciones que celebra con otras de su mismo carácter, les exigen el depósito de cierta cantidad de dinero o de cualquier otro recurso material, el cual queda en calidad de prenda o garantía y del que la entidad depositaria dispondrá, en el caso de que la entidad depositante no cumpla con la obligación asumida. Una vez cumplida la obligación o terminado el contrato, objeto de la garantía, el depositario debe devolver el depósito a su propietario, es decir, al depositante.
7.12.3 Documentos endosados Son los títulos de crédito cuya propiedad se cede a favor de otra entidad por medio de un endoso. Cuando la entidad endosataria en una institución de crédito, entonces se habla de documentos descontados.
7.12.4 Avales otorgados Se entiende por la obligación contraída por alguno de los signatarios de un título de crédito o, por un extraño, de pagar dicho título en todo o en parte, en defecto de alguno de los obligados en el título mismo. 7.12.5 Emisión de obligaciones Se refiere al valor de la emisión total que puede o no coincidir con los títulos suscritos.
7.12.6 Depreciación fiscal Es el procedimiento de contabilidad que tiene por objeto distribuir de una manera sistemática y razonable el costo de adquisición de los Activos permanente menos su valor de desecho si lo tienen, entre la vida útil estimada de la unidad.
7.12.7 Amortización fiscal Es la extinción gradual de un Activo diferido durante un período previamente estimado y durante el cual se reciben los beneficios de dicho Activo. 7.12.8 Consignaciones a precio alzado El precio de costo de las mercancías que el comitente remite al comisionista constituye uno de los elementos que se expresan en el contrato de comisión mercantil. Se dice que las mercancías en consignación se remiten a un precio alzado, porque efectivamente, el importe de las mismas corresponde a una cantidad convencional, superior al precio de costo real.
UNIDAD IX EVALUACION FINANCIERA 9.1 CONCEPTO DE EVALUACIÓN Por evaluación financiera entenderemos por tanto la acción y el efecto de señalar el valor de un conjunto de activos o pasivos financieros. El valor de un activo financiero está determinado inicialmente por su interés. El tipo de interés de los fondos ajenos está determinado contractualmente, por lo que un primer problema inicial es estimar el tipo de descuento a aplicar a los fondos propios.
9.2 ANTECEDENTES TEÓRICOS La evaluación financiera surge a la par de la formulación de proyectos de inversión debido a la tendencia globalizadora de los sistemas económicos, ya que los inversionistas comprendieron que no se pueden ni deben tomar decisiones de la “nada” y descubrieron
que esa es una opción adecuada para poder inferir sobre el comportamiento que podría tomar el proyecto sobre el cual se desea invertir, además le brinda la opción de evaluar el impacto económico que tendrá sobre los flujos de efectivo que generará el proyecto de inversión y de esa forma puede deducir si es conveniente invertir o mejor buscar otra alternativa de inversión. La formulación de proyectos de inversión es un proceso de análisis, investigación, cálculo, proyección, búsqueda, de una gran cantidad de información de mercados, de aspectos técnicos, económicos, financieros, ecológicos, entre otros, otros, con la finalidad finalidad de especular sobre el comportamiento futuro, de ver cómo se verá beneficiada la empresa de llevar a cabo cierta inversión o proyecto. Para el inversionista es herramienta que le ahorra recurso ya que les permite saber anticipadamente cuál sería el estado de su proyecto de inicio o de ampliación, sus dificultades técnicas, su liquidez, productividad y estabilidad en los próximos años. Entre mas confiable sea la información con la que se elabora el proyecto de inversión más apegado estará a la realidad. Si en un momento dado el administrador financiero de la empresa inventara datos para hacerse llegar de recursos o le presente información falsa acerca de los rendimientos esperados a los inversionistas en el corto plazo no pasará nada
pero a largo plazo puede acabar con la solidez de la empresa, ya que si los beneficios que se esperan obtener son superados por los costos generados por el proyecto dejara a la empresa endeudada y por ende tenderá a fracasar. Las condiciones actuales demandan que el administrador financiero de cualquier empresa tiene la obligación de implementar estas técnicas al interior de su empresa, ya que si no lo hace, se quedará en desventaja desventaja frente a las entidades entidades que si lo realizan, dado dado que las condiciones macroeconómicas actuales demandan que este al pendiente de todos los sucesos que acontecen a la nación (inflación, tipo de cambio, INPC, tasa de interés, Balanza Comercial. Etc.)
Expansión y profundización de las finanzas hasta nuestros días. Desde la década del 70 hasta nuestros días los estudios sobre la ciencia de la Gestión Financiera de la Empresa se han expansionado y profundizado notablemente. Surgen nuevas líneas de investigación como: •La teoría de valoración de opciones. •La teoría de valoración por arbitraje. •La teoría de agencia.
La Teoría de valoración de opciones tuvo su origen con las investigaciones de Black y Sholes en 1973, para la evaluación relativa de los derechos financieros. La existencia de un mercado de opciones permite al inversionista establecer una posición protegida y sin riesgos comprando acciones y, al mismo tiempo, estableciendo opciones sobre las acciones. En mercados financieros eficientes el rendimiento producido por una posición de este tipo debe ser una tasa libre de riesgos. Si esto es cierto, sería posible establecer fórmulas exactas para valuar distintos tipos de opciones. Comenzó a cuestionarse la validez del CAPM por diversos motivos y como modelo alternativo Ross en 1976 publicó el APT. A diferencia del CAPM este modelo no se basa en la hipótesis de eficiencia de la cartera de mercado, y los rendimientos de los títulos vienen representados por un modelo general de factores. Durante la década de los setenta Jensen y Meckling (1976) comienzan a dibujar la Teoría de Agencia. La relación de agencia es aquella en la que se ven envueltos los propietarios del capital (principal) y los directivos (agentes). El problema en esta situación es el
conflicto de intereses entre los participantes, el principal delega responsabilidades en el agente, y tiene que establecer un contrato con el agente de modo que éste último lleve a cabo su labor con el fin último de llegar al objetivo del principal. Todo ello ha generado una amplia literatura con diversidad de opiniones. En este paseo por la historia de las decisiones financieras asumiremos que el objetivo de la Gestión Financiera es maximizar el valor de mercado de la empresa. Este es un objetivo señalado por gran cantidad de estudios e investigadores como Bierman y Smidt, Robichek, Mao, Beranek, Weston y Brigham, Pike y Dobbins, Suárez. Sobre la política de dividendos, caben destacar los trabajos de Black y Scholes (1974) y Miller y Scholes (1978), quienes insisten en que la política de dividendos es irrelevante, incluso teniendo en cuenta los impuestos, siguiendo la línea de Modigliani y Miller. Por otra parte, Kim, Lewellen y McConell (1979) avalan empíricamente la existencia de segmentos diferentes de inversores en acciones en función de sus tipos impositivos marginales en el impuesto sobre la renta personal. En relación a la estructura financiera óptima son destacables los trabajos realizados por Miller (1977), Warner (1977), y Kim (1974,1978). Miller insiste en la irrelevancia de la estructura financiera, al considerar el impuesto sobre la renta personal, aún teniendo en cuenta las consecuencias del impuesto de sociedades que conlleva la preferencia de la deuda como fuente de financiación. Asimismo, Warner sostendrá que la mayor preferencia por la deuda, al tener en cuenta los efectos fiscales del impuesto sobre la renta de sociedades, se compensa con el aumento de los costes de quiebra. Kim, en cambio, se pronuncia sobre la existencia de una estructura financiera óptima si el mercado de capitales es perfecto y se tienen en cuenta el impuesto de sociedades y los costes de insolvencia. En la década de 1980, ha habido importantes avances en la valuación de las empresas en un mundo donde reina la incertidumbre. Se le ha colocado una creciente atención al efecto que las imperfecciones del mercado tienen sobre el valor. La información económica permite obtener una mejor comprensión del comportamiento que en el mercado tienen los documentos financieros. La noción de un mercado incompleto, donde los deseos de los inversionistas de tipos particulares de valores no se satisfacen, coloca a la empresa en el papel de llevar a cabo la comercialización de tipos especiales de derechos financieros.
Así como la diversidad de validaciones empíricas, con c on sofisticados modelos de valoración y generalización de técnicas matemáticas y del uso de la Informática. Además, se profundiza en corrientes investigadoras como la Teoría de Agencia y la metodología proporcionada por la Teoría de Conjuntos Borrosos aplicada al Subsistema Financiero en ambiente de incertidumbre con importantes resultados. Se acentúa el interés por la internacionalización de los fenómenos y decisiones financieras, dando lugar a multitud de estudios sobre aspectos como el riesgo político y el riesgo de variabilidad del tipo de cambio de las monedas en las que opera la Gestión Financiera Internacional. Asimismo, para superar algunas críticas al CAPM ha surgido el ECAPM obra inicial de Pogue en un contexto internacional referido a compañías de oleoductos, y ampliado posteriormente por Litzenberg, Ramaswamy y Sosin (1980). En los años 90, las finanzas han tenido una función vital y estratégica en las empresas. El gerente de finanzas se ha convertido en parte activa: la generación de la riqueza. Para determinar si genera riqueza debe conocerse quienes aportan el capital que la empresa requiere para tener utilidades. Esta se convierte en la base del costo de la oportunidad, con respecto al cual se juzgará el producto, la inversión y las decisiones de operación. Leland (1994) en la búsqueda de la estructura financiera óptima descubre que el valor de la deuda y el endeudamiento óptico están conectados explícitamente con el riesgo de la empresa, los impuestos, los costes de quiebra, el tipo de interés libre de riesgo y los ratios pay-out. En estos últimos años han sido sid o numerosos los artículos e investigaciones realizadas acerca de la gran existencia de PYMES y el papel que desempeñan en la sociedad actual. Ejemplo de ello es el trabajo desarrollado por López, Revuelta y Sánchez (1998) en el que pretenden mostrar, de forma sintética y globalizada, la problemática específica que padecen estas empresas de carácter familiar. Del mismo se extraen conclusiones tan interesantes como que, debido a la estructura familiar de la empresa, el criterio de maximización del valor de mercado puede no ser el más adecuado en algunas ocasiones. En otros trabajos se ha profundizado en el estudio de la gestión de recursos humanos dentro de las PYMES, su financiación, o la inversión directa en países en vías de desarrollo. La teoría de valoración de empresas parecía estancada, al menos desde los años setenta y sólo recientemente ha cobrado un notable impulso i mpulso bajo el influjo de autores como Cornell
(1993), Copeland, Koller y Murrin (1995) y Damodaran (1996). O Fernández (1999) y Amat (1999) en España. En los noventa, la teoría y práctica de la valoración de empresas seguía centrada alrededor de métodos muy clásicos y algo obsoletos, tales como los enfoques estáticos o de balances y los modelos mixtos como el alemán y el anglosajón. Dichos métodos parecen superados hoy en día, aún admitiendo su virtualidad y utilidad para la valoración en pequeños negocios. Otra realidad de los 90 es la globalización de las finanzas. A medida que se integran los mercados financieros mundiales en forma creciente, el administrador de finanzas debe buscar el mejor precio de las fronteras nacionales y a menudo con divisas y otras barreras.
9.3 FACTORES EVALUABLES EN ENTIDADES QUE CORRESPONDEN AL MODELO ESTUDIADO Los analíticos, consideran la empresa como un conjunto de elementos constituyentes de una estructura económica lista para la producción, la cual ha sido posible gracias a una determinada financiación. Tal estructura, en su doble vertiente, económica y financiera, aparece reflejada, cualitativa y cuantitativamente, a través del balance de las empresas. Consecuentemente, el valor de la empresa ha de quedar expresado en tal balance como suma de todos y cada uno de los elementos que lo componen. Este punto de vista tan simple es, por ello mismo, irreal, ya que no tiene en cuenta el transcurso del tiempo y su incidencia en el valor y, sobre todo, en el precio de las cosas. Además, el balance no siempre constituye la justa representación económica de la empresa en los aspectos antedichos por muy diversas razones entre las que podemos citar, a título de ejemplo fundamental, la influencia de diversas normas jurídicas y fiscales. Pero, aun suponiendo que el Balance recoge el justo valor de los elementos en él representados, tiene el inconveniente de no permitir mostrar el valor debido al conjunto, o sea, a la organización, como lugar donde concurren además de los bienes, el factor humano y social, así como otros factores no evaluables de forma individualizada, tales como la ubicación de la empresa, sus redes de distribución, su imagen, etc, o sea, el ya referenciado capital intelectual, o valores ocultos de la empresa(*), ya sea capital humano, estructural o clientela.
(*) Sobre este tipo de activos ocultos puede verse Edvinson, L y Malone, L.S. L .S. (1999; 54:57) Es por ello que la valoración a través de estos métodos presenta ciertos inconvenientes, fundamentalmente basados en la base tomada para la valoración, esto es, la información contable. Por contra, la ventaja más inmediata suele ser su sencillez y, a menudo, comprensión por el usuario. Pero al margen de las deficiencias indicadas, generales a todos ellos, los métodos analíticos plantean otro tipo de problemas adicionales tales como: (3) la elección de aquellos elementos de la empresa que se han de tomar para la valoración. (4) la elección de los índices correctores que se han de aplicar a las distintas partidas del balance. Estos problemas han dado lugar al surgimiento de muy diversos y variados métodos de valoración de los que aquí sólo se hará referencia al Valor neto contable corregido (VNCC) o valor del patrimonio neto corregido, que sin duda alguna es el más conocido y utilizado. Comencemos por decir qué se entiende por valor neto contable (VNC) o patrimonio neto ajustado. Se trata del valor contable del conjunto de activos pertenecientes a los propietarios. Su cálculo viene dado por diferencia entre el Activo Total Real (ATr) de la empresa y el pasivo exigible o recursos ajenos (RA) existentes en el momento de la valoración, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, aceptados, o sea: Tal valor coincide con el patrimonio neto ajustado (PN') y, por tanto, puede ser calculado directamente por suma de los distintos componentes que constituyen los fondos propios según balance, ajustados por ingresos diferidos, acciones propias de activo, dividendos aprobados y desembolsos pendientes sobre acciones(**), así como detrayendo todo tipo de activos ficticios. 9.3.1 Capital de trabajo El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes; estos últimos incluyen préstamos bancarios, papel comercial y salarios e impuestos acumulados. Siempre que los activos superen a los pasivos, la empresa tendrá capital neto de trabajo, casi todas las compañías actúan con un monto de capital neto de trabajo, el cual depende en gran
medida del tipo de industria a la que pertenezca; las empresas con flujo de efectivo predecibles, como los servicios eléctricos, pueden operar con un capital neto de trabajo negativo, si bien la mayoría de las empresas deben mantener niveles positivos de este tipo de capital. 9.3.2 Proporción y recuperación recuperación de cuentas por cobrar Estas cuentas representan una importante porción del total de activos para muchas empresas sobre todo las comerciales, debido a los créditos que se les otorgan a los clientes, que por ende aumentas las cuentas por cobrar. Tradicionalmente los clientes pagan con mayor lentitud sus cuentas en los periodos de recesión es decir en periodos en que la capacidad de compra disminuye debido a la inflación o altas tasas de interés, sin embargo, complican el ciclo de crédito para las empresas. Cuando la economía está en expansión la cantidad de ventas potenciales a crédito crecerá y su calidad también debido a este fenómeno. Tanto el tamaño como el grupo de ventas a crédito y la composición de calidad dentro de grupo variarán con los cambios en la actividad comercial. Además de vigilar y cambiar estándares de crédito el administrador deberá establecer las condiciones de crédito con relación a la extensión del periodo de crédito otorgado y al grado de descuentos por pagos de contado de los clientes. Por ejemplo cuando concedemos créditos a un grupo de clientes muy riesgosos, el periodo real de cobranza aumentara debido a que dichos clientes serán los más lentos en pagar y a que una gran proporción se convertirá en cuentas incobrables. Por lo que las industrias tienden tienden a establecer normas normas para los periodos de crédito según los requerimientos de la misma, por ejemplo que se les dará 30 días para saldar su cuenta, así como que se le hará u descuento del 2% de su deuda deuda si paga en un periodo de 10 días. El administrador puede ofrecer condiciones de crédito más benignas para estimular la demanda de sus productos en un periodo de recesión o tiene un exceso de su capacidad de producción, donde el administrador trata de equilibrar las condiciones de crédito con mayores ventas y mayor rentabilidad, en casos en que la empresa opere a toda su capacidad de producción y la demanda sea excedente de su capacidad el administrador puede reducir las ofertas por pronto pago. Las políticas de cobranza también impactan en la rentabilidad y rendimiento de la compañía. Ya que si una compañía no es enérgica para hacer cumplir sus condiciones de
crédito entonces el periodo real de cobranza será mayor y por lo tanto más costoso, pero por otra parte una política rígida de cobranza puede dar como resultado la disminución en las ventas del negocio, porque los pagos morosos deben verse con más frecuencia ya que es muy probable que se conviertan en cuentas c uentas incobrables. 9.3.3 Proporción y realización de los inventarios La administración de inventarios se encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital y porque afecta la entrega de productos al cliente. La administración de los inventarios tiene un gran impacto sobre todas las funciones de la empresa, particularmente en las operaciones, el área de ventas y en las de finanzas. Los inventarios proporcionan el servicio al cliente, lo cual es de interés vital para el área de mercadotecnia. Las finanzas estudian el panorama general financiero de la organización, incluyendo los fondos asignados al inventario para asegurar una producción uniforme y eficiente. Sin embargo, en la empresa existen objetivos en conflicto respecto de los inventarios. El departamento de finanzas generalmente prefiere mantener los inventarios en un nivel bajo para conservar los recursos de capital, el área de ventas prefiere contar con altos inventarios con el fin de brindar un buen nivel de servicio y engrandecer las ventas, mientras que el departamento de operaciones prefiere un inventario alto para que las corridas de producción sean largas. La administración de los inventarios debe equilibrar estos objetivos en conflicto y administrar los niveles de los inventarios de acuerdo con los intereses de la empresa como un todo. 9.3.4 Proporción de pasivos a corto plazo La flexibilidad, el costo y el grado de riesgo de las deudas a corto plazo versus a largo plazo, depende en gran parte del tipo de crédito a corto plazo que realmente se use. Fuentes de financiamiento a corto plazo: Las cuentas por pagar (Crédito comercial). Los pasivos acumulados. Los préstamos bancarios. Los préstamos no bancarios. Representan las deudas que van a ser liquidadas dentro de un periodo de un año.
Este tipo de deuda es utilizada para obtener efectivo y poder hacer frente a la demanda del mercado y a los ciclos de producción y venta. Las cuentas por pagar constituyen en la gran mayoría de las empresas el monto principal de las obligaciones a corto plazo, debido a que se incluyen los adeudos por mercancías y servicios necesarios para las operaciones de producción y venta, además de otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la producción o inventarios sino se consideran directamente como gastos. La buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo. 9.3.5 Proporción de ingresos y egresos Cuando los ingresos y egresos de una entidad provienen de fuentes diferentes, bien sea por diversificación de sus mercados o por la realización de transacciones extraordinarias 9.3.6 Proporción de transacciones extra financieras Son las operaciones que celebra una entidad económica que no modifica su estructura financiera ni sus resultados. Se clasifican de acuerdo con el tipo de valor al que se refieran. 9.4 REPORTE DE EVALUACION Es la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales, expresados en unidades monetarias. La utilidad, la confiabilidad y la provisionalidad, constituyen características de la información financiera. Será útil, siempre y cuando el contenido informativo que proporciona sea significativo, relevante, veraz, comparable y oportuna. Será confiable si es estable, objetiva, verificable, consistente. La provisionalidad se refiere a la limitación de la precisión, es decir la información financiera no representa hechos consumados, proporciona seguridad razonable, no absoluta.
9.4.1 Presentación La forma más común y aceptada de presentar el Estado de Resultados es la forma de reporte la cual presenta un desglose de los gastos e ingresos, utilizando para ello una clasificación basada en la naturaleza de los mismos o en la función que cumplan dentro de la entidad, esta presentación presenta dos modalidades, el Estado de Resultados por Naturaleza y por Función. La primera de ellas agrupa los gastos de acuerdo con su naturaleza es decir al origen que tienen (por ejemplo depreciación, compras de materiales, costos de transporte, beneficios a los empleados y costos de publicidad); se presenta en un formato que muestra todos los costos y gastos deducidos del ingreso por ventas total. No se muestran subtotales para la utilidad bruta o para la utilidad operacional, tal como se muestra a continuación: 9.4.2 Análisis El análisis financiero es un proceso de selección, relación y evaluación. El primer paso consiste en seleccionar del total de la información disponible respecto a un negocio, la que sea más relevante y que afecte la decisión según las circunstancias. El segundo paso es relacionar esta información de tal manera que sea más significativa. Por último, se deben estudiar estas relaciones e interpretar los resultados. Los tres pasos mencionados antes son definitivamente muy importantes, sin embargo, la esencia del proceso es la interpretación de los datos obtenidos como resultado de aplicar las herramientas y técnicas de análisis. El analista, ya sea interno o externo, debe tener un conocimiento completo de los estados financieros de la empresa que se esté analizando (balance general, estado de resultados, estado de variaciones en el capital contable y estado de cambios en la situación financiera), situación que ha sido considerada en los primeros capítulos de este libro y que le capacita para comprender los estados financieros de una empresa en particular. Además, según lo indican Kennedy y McMullen, "debe ser capaz de imaginarse los departamentos y actividades del negocio cuya situación financiera y progreso en las operaciones se pretende evaluar a través de sus estados financieros". Es decir, el analista debe conocer lo que está detrás de los datos monetarios; para complementar lo que nos dicen los estados financieros se deben tomar en cuenta aquellos recursos de los cuales no hablan estos estados tales como: el recurso humano, la capacidad técnica, tecnología, capacidad administrativa y creatividad del elemento e lemento humano.
9.4.3 Interpretación El análisis e interpretación de los Estados Financieros es un estudio de relaciones que existen entre los diversos elementos de un negocio, manifestados por un conjunto de Estados Financieros pertenecientes a un mismo ejercicio y de las tendencias de esos elementos mostrados en una serie de Estados Financieros correspondientes a varios.
9.4.4 Modelo de reporte Los reportes financieros se refieren a estados contables, cifras financieras y reportes estatutarios, incluyendo el balance, el estado de resultados y cualesquiera otros reportes numéricos preparados para la divulgación a los inversionistas o público interesado.
UNIDAD X INFORME FINANCIERO
10.1 CONCEPTO DE INFORMACION La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento. Por lo tanto, otra perspectiva nos indica que la información es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad, ya que mediante códigos y conjuntos de datos, da origen a los modelos de pensamiento humano. Existen diversas especies que se comunican a través de la transmisión de información para su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en la capacidad que tiene el hombre para armar códigos y símbolos con significados complejos, que conforman el lenguaje común para la convivencia en sociedad. 10.2 ANTECEDENTES TEORICOS Desde épocas antiguas se se tiene la certeza de que se utilizo un registro contable en Egipto y Mesopotamia seis mil años antes de Cristo Cristo y de actividades bancarias bancarias entre los años 5400 y 3200 AC. En el Templo Rojo de Babilonia. En el siglo XIV en las ciudades de Florencia, Florencia, Génova y Venecia se encontraron encontraron varios libros pero es hasta el año año de 1494 donde en esta última ciudad Fray Luca Da Borgo Pacioli escribe el primer primer libro de de matemáticas que contiene contiene conceptos relacionados con la contabilidad, es por esto que se le l e conoce como el padre de la contabilidad. Las grandes transformaciones transformaciones económicas, sociales y políticas políticas motivadas por la revolución industrial determinan el cambio hacia una sociedad industrializada, así mismo la revolución industrial motivo motivo a que en Estados Unidos se diera la publicación publicación de los “Principios de Contabilidad Contabilidad Generalmente Generalmente Aceptados” Aceptados” que son una serie de boletines sobre el tratamiento que se debe dar a los conceptos que integran los estados financieros, con la finalidad de evitar hasta donde sea posible las discrepancias en los criterios aplicados para su su presentación y facilitando a los distintos usuarios usuarios su interpretación, en nuestro país son aplicados desde 1974.
Mientras tanto en México, México, la carrera de contador público nace en la Escuela de Comercio y Administración (ESCA) del del IPN. El primer título fue otorgado a Fernando Diez Barroso el 25 de mayo de 1907, fecha que se reconoce como el día del contador. Actualmente la agrupación de contadores Mexicano de Contadores Públicos.
públicos lleva el
nombre de Instituto
10.3 INFORME FINANCIERO El informe financiero es un documento que transcribe una reflexión personal o grupal sobre un tema definido por una problemática que se esté o haya generado dentro o fuera de la organización, en el cual se analiza y produce una reflexión sobre un tema determinado. Se realiza con el fin de favorecer la toma de decisiones, al proponer soluciones aplicables que impulsen la acción. En otras palabras, es un documento inteligente[i]. Este tipo de texto consta de tres partes esenciales: la identificación de los problemas, el análisis de las causas y las propuestas de mejoras[ii]. Sin embargo, ninguna lista de informes será aplicable a todos los negocios, ni será conveniente a todos los casos. Por ello, se necesita además de imaginación, mucha investigación y planificación para poder desarrollar un sistema de informes integrado y estructurado de acuerdo a las necesidades de cada compañía. 10.3.1 Enunciado Corresponde a enunciar todos los elementos del informe. Constituyen lineamientos de carácter general para facilitar la adecuada y oportuna transmisión del mensaje, en el que se exprese la realidad financiera de la entidad económica a los interesados.
10.3.2 Carta introductoria
Carta introductoria Veranda, S.A. 20 de enero de 20X3 Sr. L.A. Rafael de la Fuente
Gerente General Presente Sírvase acusar recibo del Informe financiero de la compañía correspondiente al ejercicio de 20X2, el cual incluye: ...
10.3.3 Estados financieros Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la: a. Evaluación de la rentabilidad; b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez; c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento; d. Evaluación del flujo de fondos. De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son: Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por: Activo Pasivo Capital Contable El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se realiza de la l a siguiente manera: Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles.
Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación, rentas pagadas por anticipado. Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y están integrados por: Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de un año como son los créditos hipotecarios. El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales. Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. Los elementos ele mentos que integran este estado financiero son: Ventas Devoluciones y rebajas sobre ventas Costos y gastos Utilidad bruta Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa. Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos años. 10.3.4 Relaciones analíticas Se refiere a que a los estados financieros deberá adjuntársele un detalle o listado de las subcuentas individuales que integran cada una de las principales cuentas (clientes, proveedores, gastos de venta, etc.) o bien, un detalle pormenorizado de las cuentas que conforman un rubro (disponibilidades, cuentas por cobrar, gastos de operación, etc.).
10.3.5 Reporte de antigüedad de saldos No basta a la administración económica conocer el saldo a su favor por concepto de Cuentas por Cobrar y su respectivo análisis. Es necesario presentar, como información adicional, un reporte. Dicho reporte, cuya elaboración, divide los saldos de los clientes en vencidos y no vencidos. Además, respeto de los primeros, se indica la antigüedad de vencimiento, señalando los que tienen 30, 60, 90, 120 días o más, según el caso. Como puede advertirse, dicho reporte ofrece a la administración elementos de juicio para actuar en consecuencia, de conformidad con la antigüedad de cada saldo.
10.3.6 Reporte de evaluación El Reporte de Evaluación es el informe que se preparó con los resultados y comentarios de los Estados Financieros que usted ya preparó anteriormente. Tiene por objeto presentar la Posición Financiera actual de la empresa y las razones de su comportamiento en base a las características del negocio. El Reporte de Evaluación analiza las principales variables que determinan la Posición Financiera de su empresa, las cuales abarcan las siguientes: • Ventas • Rentabilidad • Márgenes de Contribución Contribución • Liquidez • Ciclo de Negocios Negocios • Patrimonio • Endeudamiento • Generación De Fondos Fondos
Las Conclusiones del Reporte de Evaluación Financiera son la explicación razonada del comportamiento financiero pasado de la empresa y señalan aquellos aspectos claves que lo determinaron.
Las Conclusiones deben ser objetivas e imparciales, no incluyen juicios de valor respecto de las razones de decisiones que se tomaron en el pasado pero sí destacan las consecuencias de ellas para la empresa. 10.3.7 Opinión profesional Consiste en hacer un reporte de opinión profesional, realizar una carta a determinado dueño de un negocio y explicitar en ella detalladamente la situación financiera de su negocio, los resultados de los estados financieros, si es favorable o no, indicando al mismo las cosas que se deben realizar para mejorar, o en dado caso reducir la inversión, inve rsión, etc.
