UNIVERSIDAD AUTONOMA “JUAN MISAEL SARACHO” MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA AUDITORIA ESPECIAL DE PROYECTOS Periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2009 I) TERMINOS DE REFERENCIA. 1.1. Antecedentes. En cumplimiento al contrato suscrito entre la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” La Facultad de Ciencias Económicas Y Financieras; La Carrera de Contaduría Pública hemos suscrito un convenio con los representantes de la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” para ejecutar una auditoria especial de obras por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2009. 1.2. Objetivos. Los principales objetivos de Auditoria Especial de Proyectos son los siguientes: Emitir una opinión independiente e imparcial sobre la legalidad de los diseños y las obras civiles, fueron ejecutados en estricto cumplimiento al contrato, normas técnicas y disposiciones legales referidos al proceso de adjudicación y contratos. También opinaremos sobre la responsabilidad por la función pública en la ejecución de las obras. Verificar que las obras estén ejecutados de acuerdo a dispocisiones legales aplicables para el efecto. Verificar el cumplimiento de los contratos cancelaciones oportunas y la no existencia de pagos, moras, retrasos, etc.
1.3. Objeto de la Auditoria. El Objeto de nuestro examen son las operaciones de la gestión 2009, relacionados con la contratación y ejecución de los diseños y obras concluidas en la indicada gestión y también estarán disponibles las operaciones anteriores si se consideran necesarios a nuestro examen. 1.4. Alcance de nuestro examen. La auditoria se efectuara de acuerdo con las normas de auditoria gubernamental y aplicaremos los procedimientos de Auditoria descritos en el presente Memorandum de Planificación, sobre las operaciones relativas a la ejecución de los diseños y ejecución de las obras de la gestión 2009 de acuerdo a la selección de los proyectos sujetos a hacer evaluados y que fueron determinados en coordinación con la unidad técnica.
Las erogaciones incurridas por la universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” e los proyectos que serán sujetas a revisión son los siguientes:
DETALLE IMPORTE BS. - Construcción del Bloque de Ingeniería Civil. -Construcción de las Oficinas de la DITIC. 1.500.000.800.000.La información fue obtenida de acuerdo a la ejecución presupuestaria de las obras en construcción por el periodo sujeto a examen. 1.5. Metodología. Para nuestra revisión se seleccionaron las partidas del grupo 40000 Activos Reales, donde se encuentran registrados los proyectos de inversión y de las ejecuciones presupuestarias descritos en el punto 1.4, para la cual se realizara los siguientes procedimientos: o Recopilación de fuente interna y externa de la entidad, a través de la indagación, análisis y otros aspectos que se consideren necesarios. o Revisión de la documentación de sustento referente al proceso de contratación de las obras seleccionadas. o Análisis y revisión de la documentación de soporte referente al proceso de ejecución de las obras. o Revisión de los contratos existentes para determinar el cumplimiento del mismo tanto de la entidad contratada como la contratante. o Entrevistar a los funcionarios y personal incluido en el proceso de contratación y ejecución de las obras. 1.6. Normas, Principios y Dispocisiones Legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo. Nuestro trabajo será desarrollado de acuerdo con las NAG, además de considerar en lo que sea necesario, las siguientes disposiciones legales. o Le y 1178 de Administración y Control Gubernamental (SAFCO). o Ley del Sistema del Control Fiscal (Art. 77). o D.S. 29190 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. o D.S. 24190 Impuestos Directos a los Hidrocarburos.
o Ley 1551 Participación Popular. o D.S. 23813 Reglamento de dicha Ley. o D.S. 22557 Sistema de Programación de Operaciones. o D.S. 22558 Normas Básicas del sistema de Presupuesto. o Normas del Sistema de Inversión Publica. o Normas del Sistema de Planificación (SISPLAN) 1.7 Principales Responsabilidades a Nivel de Función de Informes. De acuerdo a los resultados obtenidos los informes de auditoria a emitirse pueden ser los siguientes: a. Informe con recomendaciones para mejorar los procedimientos administrativos- contables y de Control Interno vigente, emergente o referido al análisis del proceso de contratación y ejecución de las Obras. b. En caso de presentarse irregularidades, se formulara el informe especial con indicios de responsabilidades. No esperamos encontrar restricción alguna en la información proporcionada en la institución referente al alcance de nuestro trabajo. 1.8. Actividades y Fechas de Mayor Importancia. Las fechas y actividades de mayor importancia durante la ejecución de nuestro trabajo se detallan de la siguiente manera: ACTIVIDADES FECHAS 1. Inicio de la Auditoria 2. Elaboración del Memorandum de Planificación de Auditoria (MPA) 3. Ejecución del Trabajo de Campo. 4. Preparación de Legajos de Auditoria 5. Elaboración de Informe de Auditoria. 21/05/2010 03/05 al 20/05/2010 21/05 al 05/06/2010 06/06 al 28/06/2010 29/06/2010 Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en base a la ejecución de la Auditoria en condiciones formales situaciones extraordinarias pueden modificar el cronograma establecido. II. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACOPNES DE LA ENTIDAD Y SUS RIEGOS INHERENTES. 2.1. Antecedentes Generales. La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” se fundo el 6 de junio de 1946, con dos Facultades, Derecho y Ciencias Sociales con sus reglamentos y planes de estudio, con 15 y 60 alumnos inscritos en las respectivas carreras. Los catedráticos de ambas facultades desempeñaron funciones con carácter ad
honores, mientras fue reconocida su personería jurídica, que se llevo a cabo el 24 de enero de 1950. La base de su organización democrática descansa en la decisión soberana de docentes y estudiantes, expresa por el voto universal y la representación paritaria. Su máximo órgano de gobierno es el Honorable Consejo Universitario. La autonomía es la base fundamental de la universidad y el principio que garantiza pleno desenvolvimiento en lo político, económico, administrativo y académico, con independencia de todo sometimiento al poder estatal y a los intereses que este presente. La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” tiene la misma jerarquía que las demás universidades que integran el sistema de la Educación Superior Boliviana y goza de los mismos derecho y prerrogativas, establecidos en la carta magna y el Estatuto Orgánico de la Universidad Boliviana. Actualmente, la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” tiene como ámbito de competencia todo el departamento de Tarija. Los Órganos de Gobierno son: • La Asamblea General Docente Estudiantil Ponderada • El Honorable Consejo Universitario • El Honorable Consejo académico - Pedagógico. • La Asamblea Facultativo Docente – Estudiantil Ponderada. • El Honorable Consejo Facultativo. • La Asamblea de Carrera Docente- Estudiantil Ponderada. • El Honorable Consejo de Carrera, Escuela o Instituto Politécnico. La Asamblea General Docente Estudiantil Ponderada, es el más alto nivel de decisión y esta constituida por la totalidad de docentes y estudiantes y se reúne a convocatoria del Honorable Consejo Universitario, siendo atribuciones defender y adoptar medidas en casos de inminente agresión a la autonomía y al patrimonio de la Universidad, además conocer y decidir los casos conflictivos. El Honorable Consejo Universitario, es el máximo órgano de gobierno de la universidad y esta constituida por los siguientes miembros: • Rector, como presidente. • Vicerrector. • Cinco decanos. • Un docente representante de cada facultad. • Un docente representante de la federación de Docentes Universitarios. • Tres representantes de la Federación Universitaria Local. • Dos representantes estudiantes de cada facultad. • Un representante del Sindicato de Trabajadores Administrativos ( con derecho a voto solo en caso de asuntos inherentes a su sector)
• Un representante de la Central obrera Departamental con derecho a su voz y voto cuando se traten asuntos de la clase trabajadora. Las principales autoridades son el Rector, Virrector, Director Administrativo y Financiero, Secretario General, Decanos, Jefes de Programas y Directores de Institutos. A diciembre de 2007 y 2008, la universidad contaba con el siguiente personal: DETALLE Nº DE ITEMS 2008 2009 Administrativos Permanentes Eventuales 295 33 304 21 Subtotal 328 325 Docentes Tiempo Completo Medio tiempo Tiempo horario (*) 192 11 369 210 16 472 Subtotal 572 698 Total 900 1023 Visión. Su visión es consolidarse como una institución publica de educación superior, con un gobierno Docente –Estudiantil, con participación ciudadana, democrático descentralizado y eficiente que, en el marco de su autonomía responsable, promueva el liderazgo de sus integrantes para contribuir al logro de un desarrollo humano sostenible. Misión. Su misión es formar profesionales integrales, con valores éticos y morales, creativos e innovadores, con pensamiento critico y reflexivo, solidarios y con responsabilidad social; capacea de generar y adecuar conocimientos relevante e interactuar con éxito en escenarios dinámicos, bajo enfoques multidisciplinarios, para contribuir al desarrollo humano sostenible de la sociedad y de la región, mediante la investigación científico tecnológico y extensión universitaria, vinculadas a las demandas y expectativas del entorno social.
Tuición. El Consejo Ejecutivo Universitario Boliviano (CEUB), ejerce tuición sobre la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” 2.2. Marco Legal. La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” es una entidad pública sin fines de lucro, siendo cabeza de sector el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Sus objetivos, derechos y obligaciones, están establecidos en el Estatuto Orgánico, aprobado por el Honorable Consejo Universitario el 1º de julio de 1986. La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” con sede en la ciudad de Tarija, se constituye en un instituto de enseñanza de derecho publico con plena autonomía respecto a los poderes del Estado, conforme a lo estatuido en la Constitución Política del Estado. Los fine y objetivos de la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho”, se encuentra establecidos en el estatuto orgánico, de acuerdo a lo siguiente: • Formar profesionales en todas las áreas del conocimiento científico, tecnológico y cultural, que correspondan las necesidades del desarrollo nacional y regional. • Organizar y mantener institutos, destinados a la capacitación cultural, técnica y social de los trabajadores y sectores populares. • Impartir enseñanza superior pera formar y graduar profesionales y técnicos de acuerdo a las exigencias y desarrollo del país. • Dirigir su actividad conocimiento y estudio de los problemas de la realidad local, regional y nacional, económica y cultural del país. • Cumplir su misión social, a través de la extensión universitaria como medio de identificación de la unidad del pueblo. 2.3. Principales seguimientos de la actividad relacionada con el objeto de la Auditoria. Las principales áreas o segmentos de la entidad relacionada con el objeto de la Auditoria son los siguientes: o Rector o Secretaria Administrativa y Financiera. o Secretaria de Infraestructura técnica. o Contabilidad. o Unidad Jurídica o accesoria Legal. o Almacenes. 2.4 Organismos y Entidades vinculadas con el Objeto de la Auditoria. Las principales entidades u organismos vinculados con la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” y relacionados con el objeto de auditoria son: o Tesoro General de la Nación o Prefectura del departamento de Tarija. o Programa de apoyo a las universidades de Tarija y Potosí. o Gobierno Munipal de Tarija. De acuerdo con la naturaleza de las operaciones examinadas y en función con el
objeto de la auditoria coordinaremos con las diferentes dependencias de la entidad empresas constructoras y empresas proveedoras de Bienes y Servicios en el requerimiento en alguna aclaración y/o documentación adicional que aporten mayor evidencia a las operaciones ejecutadas con la entidad. 2.5. Fuentes de Generación de Recursos. A continuación detallaremos la estructura de recursos ejecutados por la entidad durante la gestión 2009. RECURSOS GESTION 2009 Bs. % Venta de bienes y servicios 2.165.712 (1) 3 Otros Ingresos 13.617.197 (2) 20 Intereses y otras rentas de la propiedad 30.357 (3) 0 Donaciones corrientes 646.255 (4) 1 TRANSFERENCIA DEL IDH Transferencias corrientes 39.221.662 (5) 58 Recursos propios de capital 0 (6) 0 Donaciones de Capital. 4.650.217 (7) 7 Disminución otros activos financieros. 693.986 (8) 1 Obtención de prestamos de internos 1.755.900 (9) 2 Incremento de otros pasivos y aportes de capital 5.388.064 (10) 8 Total recursos 108.169.350 100 (1) Venta de bienes del taller de Alimentos, productos agrícolas del fundo chocloca, libros y cursados, servicios de clínicas odontológicas, imprenta, televisión. Comedor, laboratorio de análisis clínico, editorial, estación de servicio, radio FM, proyecto promar, impregnación de la madera, laboratorio de suelos y otros menores. (2) Ingresos por tasas (timbres, solvencias, carnets, formularios y otros), derechos (matriculas universitarias, facultativas, maestrías, doctorados y diplomados) y otros ingresos (multas, ganancias en operaciones cambiarias e ingresos no especificados). (3) Corresponden por ingresos de alquiler del albergue universitario para docentes cubanos y otros alquileres por equipos como tractores en Yacuiba. (4) Recurso captados por los proyectos “Jóvenes para el desarrollo” y “Plantas silvestres”, principalmente. (5) Fondos de del TGN por subsidios o subvenciones, de la coparticipación tributaria y por subvenciones extraordinarias en la emisión de certificados de crédito fiscal.
(6) Desincorporacion de terrenos y edificios de la Estación de Servicios a favor del seguro social universitario. (7) Incorporación del 1er. Modulo de la ciudad de la ciudad universitaria, construido por la prefectura del departamento. Incluye donaciones en especie de los proyectos AUTAPO, FONAMA y del gobierno de Bélgica. (8) Disminución de caja y bancos, disminución de otras cuentas a cobrar a corto plazo y disminución de anticipos financieros. (9) Prestamos bancarios para cubrir sueldos y aguinaldos. (10) Incremento de pasivos al sector privado. 2.6. Estructura de Gastos. A continuación detallamos los gastos de la gestión 2009. RECURSOS GESTION 2009 Bs. # % Servicios personales 44.206.548 1 Servicios no personales 4.703.680 2 Materiales y suministros 3.157.970 3 Activos reales 46.969.828 4 Activos financieros 4.105.888 5 Servicio de deuda 1.946.326 6 Transferencias 2.054.257 7 Impuestos, regalías y tasas 65.459 8 Otros gastos 959.394 9 Total gastos. 104.063.462 100% En el grupo 4000 “Activos Reales” se registraron las construcciones en proceso ejecutados por la entidad. Del grupo activos reales se efectuó la selección de los diferentes proyectos que serán sujetos de nuestro análisis, así tenemos: o Construcción del bloque de Ingeniería civil o Construcción de las Oficinas para la DITIC. Las contrataciones de las obras se efectuaron de acuerdo al reglamento específico para la adquisición de Bienes y Servicios el cual fue elaborado en base a los lineamientos establecidos en el DS 28190 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Los principales son los siguientes:
o Empresa LIROSO S.R.L. ejecuto (Construcción del bloque de Ingeniería Civil) o Empresa PROCOSUR S.R.L. ejecuto (Construcción de las Oficinas para la DITIC) 2.7. Responsable de las operaciones Objeto de Auditoria. Durante el periodo auditado el personal responsable de las operaciones efectuadas es el siguiente: NOMBRE CARGO PERIODO Carlos Cabrera Iñiguez Mario Franco Ortiz Walter Nava Albin Baldiviezo Mogro Nildia Castro Hugo Solano Jorge Montellanos Roger Miranda Rector Director Administrativo Financiero Jefe de Finanzas Jefe de Contabilidad Jefe de Personal Jefe Dpto. de Personal Jefe Dpto. de Infraestructura. Secretario de Accesoria Legal 01/07/07 a la fecha 01/07/07 a la fecha 02/01/04 a la fecha 02/01/04 a la fecha 15/07/07 al 30/04/09 02/05/09 a la fecha 12/06/07 a la fecha 15/06/07 a la fecha 2.8. Factores externos que puedan afectar las operaciones A continuación mencionaremos lo factores externos o riesgos inherentes que pueden tener un efecto importante en las operaciones relacionadas con la ejecución de las obras. Falta de oportunidad en la transferencia de recursos (IDH) por parte del TGN originando retrazo en los pagos y demora en la ejecución de las Obras. Factores Climáticos (lluvias que pueden perjudicar la ejecución de las Obras en los plazos establecidos). III. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION. La universidad realiza la emisión de sus Estados Financieros por el ejercicio terminado al 31-12-09. A través de un Sistema Computarizado verificándose que dichos estados y registros contables cuenten con sustentos para el análisis de sus
cuentas. El sistema computarizado emite los comprobantes, movimiento de cuentas auxiliares analíticas y ejecuciones presupuestarias. La entidad emite en forma mensual las ejecuciones presupuestarias y envía a la dirección general de Contaduría la siguiente información: Ejecución mensual de presupuesto de recursos y gastos. Modificaciones presupuestarias de Recursos y Gastos Estados Financieros de cada gestión terminada al 01-12-09. Las principales aplicaciones computarizadas son: En el área de Contabilidad y presupuesto se utiliza el sistema computarizado, denominado SIGMA. En el departamento de Activos Fijos se utiliza un sistema computarizado que permiten mostrar los diferentes movimientos de activos (Adquisiciones baja, depreciaciones, actualizaciones años de vida útil). En el departamento de almacenes cuenta con un sistema computarizado para el control del movimiento de las existencia en almacén.
