AUDITORIA OPERATIVA
MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN RAZÓN DE LA ENTIDAD O EMPRESA:
FABRICA NACIONAL DE ALAMBRES Y CLAVOS S.A.
ALCANCE DEL EXAMEN:
AUDITORIA OPERATIVA EN LAS SIGUIENTES AREAS: RECURSOS HUMANOS FINANZAS PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÒN
FECHA DE INICIO DEL EXAMEN:
2 DE FEBRERO DE 2001
1. ALCANC ALCANCE E DE LA AUDITORI AUDITORIA A El presente memorándum de planificación de Auditoria Operacional es realizado para Fábrica Nacional de Alambres y Clavos S.A. “FANAC S.A.”
cuya actividad principal es la producción y comercialización de alambres y clavos en el mercado Boliviano; no obstante, cabe aclarar que el presente examen es de naturaliza informática abarcando operaciones realizadas por el área Financiera, Producción y Comercial de FANAC S.A. durante el periodo comprendido entre el noviembre del 200 y enero de 2001, para lo cual se aplicarán programas y técnicas de auditoría en base a Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, que permitirán un desarrollo eficaz y eficiente del examen. La si información proporcionada por las diferentes áreas de acuerdo a instrucciones del Gerente General son las siguientes
i.
Estructura organizativa Gerente General, que tiene a su cargo la administración directa, con facultades generales del trabajo y de las atribuciones correspondientes entre las cuales se puede mencionar las siguientes:
Representación jurídica de la empresa
Dirección de la Administración de la Fabrica
Nombramiento y renovación de empleados
Fijación de salarios
FANAC
S.A.
Página 1
AUDITORIA OPERATIVA
Seguimiento de información contable
Gerente Administrativo Financiero, que tiene a su cargo la administración del sistema contable, costos y Recursos humanos y cuyas atribuciones correspondientes se menciona a continuación:
Realizar el presupuesto para compras en concordancia con las otras gerencias
Presentar Estados Financieros
Análisis patrimoniales, económicos y financieros que requiera la Gerencia General
Elaboración de manual de funciones
Registro de Activos
Apertura y cierre de cuentas bancaria
Gerente Producción, que tiene a su cargo la administración de la obtención y transformación de producto para su posterior comercialización, cuyas atribuciones correspondientes se menciona a continuación:
Compra de productos
Acopio de Producto
Transformación de producto
Gerente de Comercialización, que tiene a su cargo la administración de
la
comercialización de los productos, cuyas atribuciones correspondientes
se
menciona a continuación:
Venta de productos
Registro de Ventas De acuerdo a lo citado, el manual de procedimientos y manual de organización funcional no se encuentran debidamente actualizados en cuanto al cumplimiento del horario del personal administrativo, elaboración de presupuestos mensuales, un inadecuado sistema de control de términos de referencia para ocupar un determinado cargo.
ii.
Aspectos Contables Documentos relacionados íntegramente con la Gerencia Financiera, Producción y Comercialización, evidencian lo siguientes:
FANAC
S.A.
las Página 2
AUDITORIA OPERATIVA existencias se registran al costo de adquisición
o a su valor de
realización, la valuación de inventario se realiza a través del método PEPS, el valor neto de realización es el precio
de
venta,
inmuebles, maquinaria y equipo son registrados a su costo
los
de
adquisición as revaluación menos su depreciación acumulada.
iii.
Entrevistas con personal de la Fabrica Por otro lado d acuerdo al conocimiento que se ha obtenido de las actividades de la empresa, a través de las entrevistas con funcionarios y
trabajadores se ha determinado que no existe disposición para
el
fortalecimiento de controles internos, lo cual será confirmado a
través de
iv.
pruebas realizadas.
Desarrollo de actividades En tal sentido, se acordó el desarrollo de la auditoria con un enfoque operacional y se desarrollo las siguientes acciones: I.
Se reviso la información financiera y estadística disponible, por medio de los cuales se obtuvo indicadores de productividad y se los analizo como bases para la determinación de áreas operativas criticas, las cuales fueron manifestadas.
II.
Se obtuvo información referente a : a. Organización b. Finanzas c. Producción d. Comercialización
2. INFORMES A EMITIR Los presentes informes se emitirán en las siguientes fechas Informe Preliminar
15-03-2001
Informe Final
20-04-2001
3. DESCRIPCIÓN DE ANTECEDENTES DE LA EMPRESA FANAC
S.A.
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AUDITORIA OPERATIVA La Fabrica Nacional de Alambres y Clavos S.A. (FANAC S.A.) se dedica al sector metal mecánica, está ubicada en la zona El Porvenir, esta fabrica es la más importante en la manufactura de alambre en nuestro país produciendo una amplia gama de productos con diversas aplicaciones que persigue día a día elevar sus estándares de calidad de tal manera que pueda convertirse en una empresa líder.
4. PERSONAL DE FANAC S.A. INVOLUCRADO NOMBRE
CARGO
KATY CASTILLO SAAVEDRA
GERENTE GENERAL
FANNY CALLE PEREZ
GERENTE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO PAOLA CESPEDES ORTIZ
GERENTE DE PRODUCCIÓN
STANY
GERENTE
ALBURQUEQUE
JUAREZ
DE
COMERCIALIZACIÓN
5. PERSONAL DE SUPER AUD. S.R.L. INVOLUCRADO NOMBRE
CARGO
Romero Pozo Roberto
Gerente de Auditoria
Landes Valdivia Jennifer
Supervisor
Lavado Calle Miguel
Auditor Senior
Araujo Rodríguez Lizbeth
Auditor Junior
Conde Calle Rodrigo
Auditor asistente
6. CRONOGRAMA DEL ACTIVIDADES
FANAC
S.A.
Nº
ACTIVIDAD
DIAS UTILES
Programación
6
1
Trabajo de Campo
26
3
Entrega de Hallazgos
6
2
PERSONAL
Página 4
AUDITORIA OPERATIVA Evaluación de descargos
7
3
Redacción del Informe
7
1
Supervisión del Informe
4
3
Elevación del informe
4
1
TOTAL
60
14
El Plan ha sido preparado de febrero a abril del 2001 y se baso en el conocimiento de las actividades desarrolladas por FANAC S.A.; entrevista con la alta dirección y con los demás funcionarios y personal, así como en la evaluación global de los controles internos. Este plan podrá ser modificado cuando las circunstancias lo ameriten de acuerdo con el resultado de trabajo realizado y otros hechos que lo afecten para lo cual se emitirá un memorándum sobre cambios posteriores a la planificación. La Paz, 01 de febrero de 2001
FANAC
S.A.
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AUDITORIA OPERATIVA
FABRICA DE ALAMBRES Y CLAVOS S.A.
PROBRAMA DE AUDITORIA PREMILINAR NOVIEMBRE 2000 A FEBRERO DE 2001
Nº
DESCRIPCIÓN
1.
OBJETIVOS GENERALES DEL ESTUDIO PRELIMINAR
1.1.
Adquirir conocimiento sobre la entidad auditada.
1.2
Evaluar preliminarmente todas las operaciones
PREPARADO POR: Landes Valdivia Jennifer TIEMPO ESTIMADO: 60 Dias FECHA: 01 -02 -2001 INICIO: 01-02 -2001 CONCLUCIÓN 20-04-2001
PERSONAL ASIGNADO
REFORMA P/T
del área donde se desarrollará la auditoría.
1.3
Definir la naturaleza de los procedimientos a ser utilizados conjuntamente con su oportunidad y extensión.
1.4
Determinar los recursos y tiempos necesarios para desarrollar los procedimientos definidos.
1.5
Relacionar los procedimientos con los tiempos determinados para poder efectuar el seguimiento de las tareas y cumplir con los plazos de emisión del informe correspondiente.
1.6
Proveer una perspectiva sobre la relación existente entre el Objetivo y la Planificación del Trabajo.
FANAC
S.A.
Página 6
AUDITORIA OPERATIVA 1.7
Identificar posibles indicios de “deficiencias”, convirtiéndolos en “Asuntos Críticos”, que con suficiente evidencia, se convierten en hallazgos.
2. 2.1
2.2 2.3 2.4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ESTUDIO PRELIMINAR: Identificar los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve la entidad y que incide en la administración de la operación que se revisa. Conocer la infraestructura específica constituida para hacer frente a la administración. Considerar características especiales que inciden en la entidad.
2.5
Estudiar en forma breve la gestión administrativa a través del examen de planes y programas gerenciales.
2.6
Indagar la actitud de los empleados y funcionarios con relación a la entidad, en base a la información obtenida.
2.7
Inspeccionar la calidad técnica y profesional del personal.
2.8
Verificar la efectividad de los sistemas de información.
3.
Definir el perfil de la entidad.
3.1
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA
3.2
Definir los términos importantes de la
3.3
auditoría. Analizar toda información acerca de la constitución de la entidad.
FANAC
S.A.
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AUDITORIA OPERATIVA 3.4
Obtener copias de organigramas y descripciones de funciones y procedimientos si los hubiera
3.5
Obtener y resumir la información sobre la estructura operativa de la entidad.
3.6
Obtener informes financieros
3.7
Efectuar una descripción general de los métodos de operación.
3.8
Efectuar una descripción de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser examinadas.
3.10 Obtener información adicional, de carácter interno y/o externo. 3.11 Análisis del ambiente de control. 3.12
Evaluación del control interno.
Realización de pruebas de cumplimiento de las 3.13 principales operaciones. 3.14 3.15
FANAC
Análisis de la actividad del ente y sus riesgos. Resumen del conocimiento acumulado para tomar decisiones preliminares sobre áreas críticas.
S.A.
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