MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA ÍNDICE GENERAL I.
TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. Antecedentes 2. Orden de Trabajo 3. Objetivo 4. Objeto 5. Alcance 6. Metodología 7. Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el examen 8. Informes a Presentar 9. Fecha de Presentación del Informe 10. Responsabilidades en materia de informes 11. Actividades y fechas de mayor importancia
II.
INFORMACIÓN INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS INHERENTES INHERENTES 1. Antecedentes 2. Marco Legal 3. Principales segmentos relacionados con el objeto de auditoria 4. Organismos y entidades entidades vinculadas con el objeto de la auditoria 5. Fuentes de Recursos de la Entidad 6. Estructura de gastos 7. Responsables de las operaciones objeto de la auditoria 8. Factores externos que pueden afectar las operaciones
III
AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
IV
AMBIENTE DE CONTROL
V
ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
VI
CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD
VII
TRABAJOS REALIZADOS POR LA UAI Y EXTERNAS
VIII
APOYO DE ESPECIALISTAS
IX
ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
X
PROGRAMAS DE TRABAJO
I.
TERMINOS DE REFERENCIA I.1. ANTECEDENTES De acuerdo a la nota MDPYEP/0127/2013. Emitida por la Ministra Ana Teresa Morales Olivera de fecha 7 septiembre del 2013 mediante la cual instruye a la jefatura de la Unidad de Auditoria Interna efectuar la Auditoria Especial al pago realizado a la Sra. Lourdes Valencia Tapia con CI. 8541236 LP, por concepto de Resolución de contrato en el Programa de Apoyo a los Discapacitados gestión 2006. I.2. ORDEN DE TRABAJO En cumplimiento al Memorándum de Asignación Nº1234/2013, Nº1235/2013, Nº1236/2013, Nº1237/2013, Nº1237/2013, Nº1238/2013 emitido por la Jefatura de Auditoria Interna fuimos designados para efectuar la Auditoria Especial al Programa de Apoyo a los Discapacitados efectuado por Lourdes Valencia Tapia, por concepto de resolución de contrato en el programa de la gestión 2006. I.3. OBJETIVO DEL EXAMEN El objetivo del presente examen es el de emitir una opinión independiente respecto a las Normas o disposiciones legales vigentes referente al pago realizado a la Sr. Lourdes Valencia Tapia por el concepto de resolución de contrato por el Programa de Apoyo a los Discapacitados gestión 2006. I.4. OBJETO DEL EXAMEN Nuestra revisión comprenderá toda la documentación generada en el pago realizado a la Sra. Lourdes Valencia Tapia por resolución del contrato, según el siguiente detalle:
Convenio de Financiamiento
Normas correspondientes
Contrato de prestación de servicios de consultoría suscrito el 6 de Diciembre del 2004 (ANEXO 1)
Adenda al contrato de prestación de servicios de fecha 15 de Diciembre del 2005
Términos de Referencia contrato
Nota 0025/DESPACHO-123/2006 de fecha 9 de Agosto del 2006, comunica a la Sr. Lourdes Valencia Tapia la resolución del contrato
Nota COF/CBO/CA-456/2006 de aceptación de resolución de contrato (BID)
Comprobante CBI-Nº246 a fecha
Nota COF/UBO/LA 2006
Y otra documentación relacionada con el hecho.
I.5. ALCANCE Nuestro examen comprenderá la aplicación de las Normas de Auditoria Gubernamental aprobadas y emitidas por la Contraloría General del Estado mediante Resolución CGE/079/2006 del 4 de abril de 2006. Normas aplicables al hecho. Y la norma de Auditoria Especial aprobada mediante CGE/079/2006 del 4 de abril de 2006. El mismo comprenderá toda la documentación generada en el pago realizado por la resolución del contrato con la Sr. Lourdes Valencia Tapia, señalado en el punto I.4. Debido a que la entidad a la fecha de la auditoria ya no presta los servicios no nos fue posible evaluar el sistema de control interno y aplicar algunas técnicas de auditoria para poder cumplir con el objetivo de nuestra planificación. I.6. METODOLOGIA Para la ejecución de nuestro examen aplicaremos técnicas de auditoria que nos permitan obtener evidencia respecto al pago realizado por la resolución del contrato con la Sra. Lourdes Valencia Tapia. Como ser:
Efectuaremos una lectura de los documentos que norman la ubicación contractual como la resolución del contrato.
Aplicaremos pruebas sustantivas o analíticas, por el monto fijado por el contrato de US$6.792,45 como se ha determinado a la Sr. Lourdes Valencia Tapia por resolución del contrato.
Técnicas de confirmación de datos.
I.7. NORMAS APLICABLES A LA AUDITORIA
Ley 1178, ley de Administración y Control Gubernamental, del 20 de julio del 1990.
D.S 23215, Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General del Estado, de fecha 22 de julio de 1992
D.S. 23318-A. Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, de fecha 3 de noviembre de 1992.
I.8. INFORMES A PRESENTAR Producto de nuestro análisis presentaremos los siguientes informes:
Informe de Control Interno (si correspondiera)
Informe con Responsabilidad por la Función Pública.
I.9. FECHA DE PRESENTACION DEL INFORME Nuestros informes serán presentados de acuerdo a plazos establecidos en el Memorándum de Asignación de Auditoria Especial que será de 30 días. Que empieza en la fecha 23 de octubre del 2013 y culminara en fecha 22 de noviembre del 2013. I.10. PRINCIPALES RESPONSABLES A NIVEL DE INFORMES La emisión de informes dentro del plazo establecido en el Memorándum de Asignación del Trabajo es de responsabilidad del Jefe de Auditoria. I.11. ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA
Planificación o
Para tomar conocimiento de la entidad
o
Para determinar acciones inmediatas
Obtener Evidencia o
30 de Octubre del 2013
Mediante la aplicación de procedimientos de auditoria
Comunicación de Resultados o
23 de Octubre del 2013
Emite el informe de auditoría para su aprobación.
22 de Noviembre del 2013
II. INFORMACION
SOBRE
LOS
ANTECEDENTES
OPERACIONALES
Y
RIESGOS
INHERENTES II.1. ANTECEDENTES MINISTERIO
DE
DESARROLLO
PRODUCTIVO
Y
ECONOMÍA
PLURAL
–
ADMINISTRACIÓN CENTRAL El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural se creó el 07 de febrero del año 2009 mediante Decreto Supremo Nº 29894 En el transcurso de su vida institucional, ha experimentado diversas modificaciones debido a cambios de gobierno y enfoques en la conducción del mismo. En el transcurso del tiempo, tuvo diferentes denominaciones como: Con la Ley No. 3351 de Organización del Poder Ejecutivo (LOPE) de fecha 21 de febrero de 2006 se crea el Ministerio de Producción y Pequeña Empresa, con los siguientes viceministerios: •
Viceministerio de la Micro, Pequeña Empresa
•
Viceministerio de Mediana, Gran Empresa e Industrial
•
Viceministerio de Turismo
•
Viceministerio de Comercio y Exportaciones
En el Decreto Supremo Nº 28631 del 28 de marzo de 2006, se han establecido las entidades bajo tuición o dependencia orgánica y administrativa del Ministerio Producción y Pequeña Empresa a las siguientes entidades: Entidades desconcentradas: •
SENAPI, Servicio Nacional de Propiedad Intelectual
•
SNOAACP, Servicio Nacional de Organizaciones Económicas Campesinas, Artesanías,
Asociaciones y Cooperativas Productiva •
SNDMPE, Servicio Nacional de la Micro y Pequeña Empresa
•
IBMETRO, Instituto Boliviano de Metrología
Entidad autárquica:
•
Superintendencia de Empresas
El 7 de febrero de 2009, se emite el Decreto Supremo Nº 29894 sobre la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ORGANO EJECUTIVO DEL ESTADO PLURINACIONAL, estableciendo la estructura del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional, así como las atribuciones de la Presidenta o Presidente, Vicepresidente o Vicepresidenta y de las Ministras o Ministros, se determina el cambio de denominación del Ministerio de Producción y Microempresa por la de Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural y se establece la siguiente estructura organizativa: •
Viceministerio de Micro y Pequeña Empresa
•
Viceministerio de Producción Industrial a Mediana y Gran Escala
•
Viceministerio de Comercio Interior y Exportaciones
•
Viceministerio de la Industria del Turismo
Mediante Decreto Supremo Nº 0429 de febrero del 2010, se establece que el Viceministerio de la Industria del Turismo y la entidad desconcentrada Conoce Bolivia, se incorporan al Ministerio de Culturas. A la fecha el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural tiene las siguientes entidades descentralizadas, desconcentradas y autárquicas: Instituciones Públicas Desconcentradas •
Servicios de Desarrollo (Instituto Boliviano de Metrología, Servicio Nacional de Propiedad
Intelectual, Servicio Nacional de Verificación de Exportaciones, Registro de Comercio de Bolivia) •
Agencias de Desarrollo (Pro Bolivia y Promueve Bolivia),
Instituciones Públicas Descentralizadas •
Insumos Bolivia,
•
Autoridad de Fiscalización y Control Social de Empresas,
•
Servicio de Desarrollo de Empresas Públicas Productivas
AEMP
•
ZOFRACOBIJA
•
Empresas Públicas EMAPA
•
PAPELBOL
•
CARTONBOL
•
LACTEOSBOL
•
ECEBOL
•
EBA
•
EASBA
•
II.2. MARCO LEGAL
Convenio de financiamiento BID 1235/456 del 6 de Diciembre del 2004
Manual Operativo BID
Normas BID
Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo documento GN-2350-7 de Febrero 2006 ( ANEXO 2) o GN-2350- 9 de marzo 2011.
II.3. PRINCIPALES SEGMENTOS RELACIONADOS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA Nuestra evaluación comprenderá a las actividades, procesos y procedimentos aplicados en:
Unidad de Personal y,
Unidad Administrativa.
II.4. ORGANISMOS Y ENTIDADES VINCULADAS CON EL OBJETO AUDITORIA
El Banco Interamericano de Desarrollo
Ministerio de Economía y Finanzas Publicas
Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural.
II.5. FUENTES DE RECURSOS DE LA ENTIDAD El programa de acuerdo al convenio de financiamiento 1235/456 del 6 de Diciembre del 2004, tiene como fuente de recursos al BID
MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMIA PLURAL PROGRAMA DE APOYO A LOS DISCAPACITADOS ENTIDAD: MDPYEP ORGANISMO FINANCIADOR: BID ESTRUCTURA DE FINANCIAMIENTO (EN BOLIVIANOS) FUENTE OTRAS PARTIDAS DESCRIPCIÓN DE LA PARTIDA RECURSOS EE CONTRAVALOR 411 Transferencias de Crédito Externo BID TOTAL PRESUPUESTO
PRESUPUESTO TOTAL Bs. 292.972,42 292.972,42
II.6. ESTRUCTURA DE GASTOS
PARTIDA
CONCEPTO
PRESUPUESTO Bs.
11000
EMPLEADOS PERMANENTES
10000
13000
PREVISION SOCIAL
52000
21000
SERVICIOS BASICOS
156000
23000
ALQUILERES
236000
31000
ALIMENTOS Y PRODUCTOS
159000
32000
PRODUCTOS DE PAPEL
365000
41000
INMOBILIARIOS
12668400
46220
Consultoría en línea para construcciones de bienes de dominio publico
292972.42
II.7. RESPONSABLE DE OPERACIONES Los responsables de las operaciones administrativas del programa fueron:
La coordinadora del proyecto
Administradora
Contadora
II.8. FACTORES EXTRENOS QUE PUEDAN AFECTAR LAS OPERACIONES Dado a la naturaleza del examen no encontramos alguna influencia fuera de la entidad que haya afectado o incidido en el pago. III. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION El programa registra la ejecución de los recursos a través del SIGMA, que es el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa, El SIGMA, fue aprobado mediante Decreto Supremo Nº 25875 de fecha 18 de agosto de 2000, para su implantación obligatoria en todas las entidades del sector público, previstas en el artículo 3 de la ley 1178, en forma de prueba de septiembre a diciembre del 2000 y oficialmente a partir del 2 de enero del 2001 hasta la fecha. La aprobación del Sistema se complementó con el Decreto Supremo N° 26455 de 19 de diciembre de 2001, en el que se estableció las responsabilidades del uso y administración de información que se genera y transmite a través de los sistemas informáticos en el marco del SIGMA. Asimismo, amplió el ámbito de aplicación del Decreto Supremo N° 25875 a las unidades administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial, previstas en el Artículo 4° de la Ley N° 1178. Y de acuerdo a las exigencias del BID se registrara las operaciones económicas en el sistema contable VISUAL autorizado por el BID para su control posterior por el mismo. IV. AMBIENTE DE CONTROL El programa para el registro de las operaciones contaba con un manual operativo en el m ismo se definía los requisitos que deben cumplir cada uno de los pagos realizados y procedía a su registro en el SIGMA, que es el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa, cuyo proceso de autorización estaba definido de acuerdo a los perfiles de usuario que se tenían aprobados aparte, así mismo se registraba las operaciones en e l sistema contable
VISUAL, a través de la elaboración del comprobante de contabilidad. El mismo que físicamente se encontraba debidamente firmado por la coordinadora del programa, administradora del programa y contadora (mismo cargo) V. ENFOQUE DE AUDITORIA El enfoque de auditoria se basara por medio de los riesgos encontrados, debemos efectuar pruebas analíticas de cumplimiento y pruebas sustantivas RIESGO INHERENTE
PARTIDA 462 – CONSULTORES EN LINEA
A
M
RIESGO DE CONTROL
B
X
A
M
B
X
RIESGO DE DETECCION
A
M
B
X
VI. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD El monto significativo a auditar es el monto fijado por el contrato de US$6.792,45 como se ha determinado a la Sr. Lourdes Valencia Tapia por resolución del contrato. VII. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UAI Y EXTERNAS Dentro de la ejecución de la partida presupuestaria 4620- consultoría en línea para construcciones de bienes públicos de dominio público, relacionado con el pago por resolución de contrato en el programa, no existen trabajos realizados por la Unidad de Auditoria Interna o Firmas de auditoría externa relacionados con el objeto de la auditoria y no se consideraran los mismos para el desarrollo de nuestros procedimientos. VIII. APOYO ESPECIALISTAS De acuerdo a la naturaleza del hecho identificado dentro de la ejecución de la partida presupuestaria 4620- consultoría en línea para construcciones de bienes públicos de dominio público, relacionado con el pago por resolución de contrato en el programa, no consideramos dentro del equipo de auditoria un especialista al respecto.
IX. ADMINISTRACION DEL TRABAJO El trabajo se evaluará los tiempos reales (medidos en horas) requeridos para cada procedimiento de auditoria, como sigue a continuación:
TIEMPO EN HORAS CARGO
PLANIFICACION
EJECUCION
COMUNICACION
TOTAL
JEFE UNIDAD
8
0
16
24
SUPERVISOR
8
10
8
26
AUDITOR 1
10
40
5
55
AUDITOR 2
0
45
0
45
AUDITOR 3
0
45
0
45
AUDITORI 4
0
45
0
45
TOTALES
26
185
29
240
En el trabajo de la auditoria se trabajaran 240 horas, equivalentes a 30 días hábiles, contando cada día con 8 horas de trabajo regular.
AUDITORIA ESPECIAL A LA PARTIDA PRESUPUESTARIA 46220 - CONSULTORÍA DE LÍNEA PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES PÚBLICOS DE DOMINIO PÚBLICO INDICE GENERAL
1. MEMORANDUM DE ASIGNACION DE AUDITORIA
2. DECLARACION DE INDEPENDENCIA
3. MEMORANDUM DE PLANIFICACION
4. PROGRAMA DE AUDITORIA
