Material de Computacion III - Temas N° 03

Plani Pl ani f i ca caci ció ón de Pr Proy oye ecto ctoss co con n M s Pr Proj oje ect 2013 T em ema a N° 03:: 03

Gessti ón de Cal Ge Cale en dar darii o De D el Pr Proye oyecto cto 3.1.

Tipos de Calendarios

3.2.

Asignación de Calendarios

3.3.

Creación de Calendarios

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Capacidad del Tema Utiliza y crea calendarios de un proyecto

Conocimientos Previos El alumno debe conocer los procesos de desarrollo de un proyecto El alumno debe conocer el manejo general de la herramienta Project 2013

Conflicto Cognitivo ¿Es necesario saber el tiempo o duración de un proyecto? ¿Por qué? ¿Para qué cree usted me servirían el uso de calendarios en un proyecto? ¿Influye la elección de un calendario en la ejecución del proyecto?

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Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

3.1. Tipos de Calendarios Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos horas libres a partir de la 1:00 p.m. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana. 24 horas: Está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse. Estos calendarios ayudan a definir el horario de trabajo que se pueden definir ya sea para un proyecto en sí, para los recursos o para una tarea en forma general. Cuando creamos un proyecto lo primero que debemos definir es el tipo de programación: definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible). Así como también definir cuál será el horario de trabajo para el proyecto, si el tiempo de trabajo coincide con cualquiera de los calendarios base existentes simplemente se selecciona el calendario; pero de no coincidir con estos calendarios base se pueden modificar y ajustar a nuestros requerimientos; más adelante se veremos paso por paso la forma de asignación y cambios en los calendarios base.

3.2. Asignación de Calendarios Para mostrar la forma de trabajo con los calendarios de un proyecto abriremos un archivo de Project en blanco, como se indica en la siguiente imagen:



Ilustración 1. Pantalla Inicial de Project 2013

Luego aparecerá la siguiente ventana la cual nos indica que hemos creado un nuevo proyecto; como se mencionó anteriormente lo primero que se debe realizar en un proyecto nuevo es definir su fecha de inicio, tipo de programación y la selección de calendario de trabajo.

Ilustración 2. Vista de Diagrama de Gantt

Para poder realizar esto debemos a la ficha PROYECTO dentro de esta ficha en el grupo PROPIEDADES y nos ubicamos en el comando Información del Proyecto, en la imagen de abajo observamos exactamente donde



Ilustración 3. Comando para acceder a información de proyecto

Aparecerá una ventana como se muestra a continuación en esa ventana podemos modificar: 





Programar a partir de: aquí podemos indicar si la fecha de programación del proyecto es en base a la fecha de comienzo o la fecha de término del proyecto. Fecha de Comienzo o Fecha de Fin: de acuerdo a lo seleccionado en el ítem anterior Calendario: aquí podemos seleccionar el calendario con el que trabajará el proyecto: Estándar, turno noche, 24 horas u otro q hayamos creado previamente.

Ilustración 4. Ventada de información de proyecto



3.3. Creación de Calendarios Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto es necesario hacer clic en la pestaña Proyecto en el grupo Propiedades y el comando Cambiar tiempo de trabajo

Ilustración 5. Comando para visualizar configuración de calendario

Aparecerá la siguiente ventana en donde se puede modificar un calendario base existente o crear uno nuevo. Desde esta ventana tenemos la posibilidad de definir las excepciones (aquí se definen los días no laborales dentro del proyecto) y las semanas laborales (es donde se define el horario de trabajo para todo el proyecto), en los pasos siguientes se definirá la forma de trabajar con cada ítem.

Ilustración 6. Ventana para cambiar calendarios de trabajo



NOTA:

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Aquí daremos clic en el botón de la parte superior llamado crear calendario como se muestra a continuación

Ilustración 7. Comando para crear un c alendario

Al hacer clic en ese botón aparece una ventana pequeña donde podemos indicar el Nombre del nuevo calendario, además si este se crea desde cero o en a base a uno de los calendarios base existentes, una vez realizados los cambios que se crean convenientes posteriormente se da clic en el botón aceptar para que se guarden los cambios y se cree el nuevo calendario.



Ilustración 8. Crear nuevo calendario de proyecto

Si todo esta correcto en la parte superior donde dice Para Calendario debe aparecer el nombre del nuevo calendario como se muestra en la figura siguiente:

Ilustración 9. Muestra de nombre de calendario creado

Habiendo creado ya el nuevo calendario ahora procederemos a manejar las excepciones y las semanas laborales para dicho calendario; a continuación se trabaja los pasos de cada ítem de manera separada para que el alumno no tenga inconvenientes a la hora de utilizarlo en su propio proyecto.



3.3.1. Excepciones en el calendario Las excepciones en el calendario se refieren a los días no laborales; para lo cual debe estar seleccionado la ficha excepciones (elipse de color roja) y en la grilla (elipse de color azul) que aparece en la parte inferior de la misma ventana en donde se viene trabajando; allí se colocaran los días no laborables y las fechas que les corresponden a este día, para un mejor entendimiento de lo mencionado se muestra la siguiente imagen:

Ilustración 10. Pestaña para configurar excepciones

En la grilla se colocará como se indicó el nombre de la fecha no laborable y las fechas de comienzo y fin, esto se realizara por cada fecha no laborable q tengamos dentro de nuestro proyecto, se puede ver esto a detalle en la siguiente imagen:



Ilustración 11. Introduciendo Excepciones día no laborable

Con esto estamos indicando que el día no laborable será el 08 de Octubre del 2013. Pero surge una interrogante que sucede si en un día específico solo se trabajara medio día, por ejemplo el 09 de octubre del 2013 se trabajara solo medio día, esto se puede hacer desde esta misma grilla: primero indicamos q es un día de excepción como se muestra a continuación:

Ilustración 12. Excepciones de trabajo de medio tiempo

Luego observamos que al costado de la grilla existe un botón llamado Detalles… seleccionando la tarea de medio tiempo daremos clic en ese botón.



Ilustración 13. Comando de detalles de configuración de excepciones

Aparece una ventana donde podemos indicar si ese día seleccionado es no laborable o si tiene un periodo laboral especifico (como se mencionó un tiempo de trabajo de medio día); si seleccionamos la segunda opción debemos indicarle cual será el horario de trabajo, puede ver en la siguiente imagen a detalle lo que se mencionó.

Ilustración 14. Ventana de detalles de configuración de excepciones

Seleccionamos periodos laborales si es que este día se trabajara medio día y se indicara el horario de trabajo, por ejemplo de 8 a 12m



Ilustración 15. Configurando periodo laborable en excepciones

En la parte inferior podemos definir el periodo de repetición para este caso será diario de un día, si por ejemplo este día que estamos definiendo se repetirá también la próxima semana seleccionamos el segundo ítem que dice Semanal; en caso sea mensual se procede a seleccionar el siguiente ítem. Luego de hechas las modificaciones presionamos el botón Aceptar y listo.



3.3.2. Semanas Laborales Una vez realizadas las excepciones ahora podemos definir el horario de trabajo, para definir este horario seleccionaremos la pestaña Semanas laborales

Ilustración 16. Configurando horario de trabajo

Pueden observar que aparece ya por defecto un ítem en la grilla el cual se llama Predeterminado, seleccionando ese ítem haremos clic en el botón Detalles.

Ilustración 17. Comando de configuración de detalles de horario de calendario

Aparecerá una ventana como se muestra a continuación:



Ilustración 18. Ventana de configuración de horario de trabajo

En esta ventana de definirá el horario de trabajo de cada día de la semana para poder realizar esto se seleccionar la tercera opción llamada: Establecer días en estos periodos laborales específicos (la tercera opción de la parte superior y esto se hace para cada día). Por ejemplo seleccionamos el día lunes que se ubica en la mano izquierda de la pantalla y seleccionamos el tercer botón de opción Establecer días en estos periodos laborales específicos y se activará la grilla para poder colocar las horas de trabajo, lo podemos visualizar a continuación como queda:

Ilustración 19. Configuración de detalles de horario de trabajo



NOTA:

Este paso se repite para cada uno de los días que consideremos laborables y se procederá de definir el horario para cada uno de ellos. Posteriormente una vez definido todos los días de trabajo se presionará el botón Aceptar de esa ventana.

Ilustración 20. Comando para aceptar nuevo horario de trabajo

Con esto ya hemos configurado el calendario de trabajo y procedemos a dar clic en Aceptar de la siguiente ventana:

Ilustración 21. Comando para guardar nuevo calendario creado



Ahora que hemos definido nuestro calendario ya lo podemos agregar como calendario del proyecto y esto se realizará repitiendo los pasos del punto 3.2 que se desarrolló en esta sesión.



Auto Evaluación 1. Seleccione cuál es un tipo de calendario base existente dentro de la herramienta Project 2013. a. Estándar b. Proyecto Nuevo c. 8 horas d. 16 horas 2. Marque el horario de trabajo para un calendario de Turno Noche a. 9:00pm – 12:00am b. 11:00pm – 3:00am y 4:00am – 8:00am c. 12:00pm – 3:00am y 5:00am – 8:00am d. 11:00pm – 4:00am y 4:00am – 9:00am 3. ¿Los calendarios se asignan a las tareas? Verdadero o Falso 4. ¿Los calendarios se asignan a los recursos? Verdadero o Falso 5. Los calendarios base de Project 2013 son:



Práctica del Tema Se pide crear un archivo de Project el cual se llamara PracticaIII.mpp en el cual se realicen los siguientes pasos: 1.

Para el archivo creado; se desea crear los siguientes calendarios base, por cada ítem se debe imprimir pantalla del resultado final y copiarla en un archivo de project: a) Calendario de mantenimiento: Periodo laborable: sábados-domingos Horario de trabajo: 8:00 am. a 12:00 pm. Días de excepción por capacitación: 10, 12,14 de abril 2014 b) Calendario de supervisión de obras. Periodo laborable: martes y viernes Horario de trabajo: 9:00 am. a 1:00 pm- 3:00 pm a 6:30 pm. Días de excepción por capacitación: 10 de septiembre del 2014 c) Calendario de obreros Periodo laborable: lunes a sábado Horario de trabajo: 8:00 pm. a 5:00 am. Días de excepción por capacitación: 01-05-14; 28-07-14; 24-1214.

2.

En el calendario de obreros creado en la pregunta anterior se desea hacer una excepción a los periodos laborables como se muestra a continuación, para los 5 sábados después del 19/07/14; al igual que el ítem anterior debe imprimir pantalla de los resultados y copiarlos en el archivo de Word anterior

Ambos archivos el de Word y el de Project deben ser colocados en una carpeta y seguir las indicaciones del docente.



Referencias Bibliográficas Office.com. (2013). Novedades de Project 2013 - project-help. Recuperado el 08 de 09 de 2013, de Novedades de Project 2013 - project-help: http://office.microsoft.com/eses/project-help/novedades-de-project-2013-HA102749523.aspx Office.com, P.-h. . (2013). Objetivo de la administración de proyectos: crear una nueva programación de proyecto. Recuperado el 08 de 09 de 2013, de Objetivo de la

administración de proyectos: crear una nueva programación de proyecto: http://office.microsoft.com/es-ar/project-help/objetivo-de-la-administracion-deproyectos-crear-una-nueva-programacion-de-proyecto-HA102919765.aspx



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