Material de Computacion II - Temas N° 11

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T em ema a N° 11:

A dmi dmini ni str ac acii ón de M ac acrr os e I mpr mpre esi ón de . H oj ojas as de Cál cu cull o

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Administración de Macros e Impresión de Hojas de Cálculo. Crear un macro Asignar Macro a Objetos Impresión de Hojas de Cálculo y Gráficos Creación de Plantillas de Excel

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Capacidad del Tema 

Elabora Macros usando el entorno de Excel para sistematizar procesos.  Crea y manipula plantillas para una correcta y rápida manipulación de los datos almacenados en un libro de Excel

Conocimientos

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Entorno de Excel Funciones de Excel

Conflicto Cognitivo



Se plantean ejercicios de tal forma que el estudiante aplique los conocimientos adquiridos en la sesión de aprendizaje .

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Administración de Macros e Impresión de Hojas de Cálculo Macro Es una combinación de instrucciones que pueden ser ejecutadas automáticamente con una simple pulsación de teclas. La palabra Macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción. En ocasiones nos vemos en la necesidad de realizar una serie de tareas repetitivas en forma rutinaria; podemos crear una macro que nos evite ese trabajo. También se le puede asignar a una macro una combinación de teclas para invocarla.

Activar el Botón Macros en el entorno de Excel: Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones (Se activa la opción Desarrollador) (ver Figura 1). Esta opción se visualiza en la barra de menú del entorno de Excel. Esta opción contiene iconos respecto a las diversas operaciones que se puedan ejecutar con Macros desde el entorno y con programación a través del editor de Visual Basic.

Figura 1 Ventana de Cinta de Opciones

Imaginemos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos poniéndole colores, formato, bordes, etc. Para posteriormente imprimirla. La ilustración muestra la tabla normal: (Ver Figura 2)


Ejemplo01

Figura 2 Tabla de datos

Y asignándole el formato sería: (Ver Figura 3)

Figura 3 Tabla de datos con formatos

Para arreglar la tabla tendríamos que:      

Seleccionar el conjunto de datos. Darle un borde exterior de color rojo. Darle un color de relleno de la tabla. Darle un color de fuente. Darle el formato soles a los números. Ponerlo en cursiva

OPERACIONES CON MACROS a. GRABAR UNA MACRO Barra de Menú Desarrollador / Grabar Macro (Ver Figura 4)


Figura 4 Ventana de Grabar Macro

b. EJECUTAR UNA MACRO (Ver Figura 5)

Figura 5 Ventana de Ejecutar Macro


c. MODIFICAR UNA MACRO (Ver Figura 6)

Figura 6 Ventana de Modificar Macro

Si pulsamos Opciones aparece la siguiente ventana: (Ver Figura 7)

Figura 7 Ventana de Opciones de Macro


d. ELIMINAR UNA MACRO (Ver Figura 8)

Figura 8 Ventana de Eliminar Macro

AÑADIR UN BOTON EN LA BARRA DE ACCESO RAPIDO QUE EJECUTE LA MACRO. (Ver Figura 9)


Figura 9 Icono Macro en Barra de acceso rápido

Ejemplo 02: Dada la siguiente tabla crear una macro que ordene la base de datos por Sucursal de manera ascendente y precio de menor a mayor. (Ver Figura 10 y Figura 11)

Figura 10 Ventana de Grabar Macro

Figura 11 Ventana de Datos


Ejemplo 03: Ordena la misma tabla anterior pero a través de un dos botones: Uno que muestre las Sucursales ordenadas de manera ascendente y el otro botón de manera descendente. Paso1:

Crea las macros solicitadas

Para Paso2:

insertar un botón lo encontramos en la ficha Desarrollador / Insertar. (Ver

Figura 12) Cuando Paso3:

dibujes el botón por defecto sale la caja de dialogo donde visualizar las macros creadas y escoge la macro a insertar.

Figura 12 Ventana de Insertar botones

PROBAR PASO A PASO NUESTRA MACRO:

Es muy necesario e interesante ver paso a paso como se ejecuta nuestra macro, sobre todo cuando hay algún fallo para localizarlo y corregirlo.

-

Vuelve hacer una copia de la hoja original.


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Macro / Ejecutar macro paso a paso Colocar las dos ventanas en paralelo en el monitor (VB, Excel) En la ventana de VB pulse F8 para ejecutar por instrucciones y observa en la ventana de Excel como se va ejecutando la macro.

Impresión de una hoja de cálculo

Aspectos importantes que se deben tener en cuenta antes de imprimir Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página. En esta vista, puede ver y modificar elementos como los márgenes, la orientación de página y los encabezados o pies de página. Asegúrese de que los datos estén a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando haya texto o números que sean demasiado anchos para caber en una columna, se verán como signos de número (##). Puede aumentar el ancho de la columna para evitarlo (Ver Figura 13).

Figura 13 Ajuste de ancho de Columna

Ajuste del tamaño de columna Ajuste del tamaño de fila

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez 1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.

Para seleccionar Haga esto Una sola hoja Haga clic en la pestaña de la hoja. (Ver Figura 14)

Figura 14 Ventana de Selección de Hoja

Si no ve la pestaña que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las pestañas para mostrar la que va a usar (Ver Figura 15) y, después, haga clic en la pestaña correspondiente.


Figura 15 Ventana de Botones de Desplazamiento de las hojas

Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.

Todas las hojas de un libro 1. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y, después, haga clic en Seleccionar todas las hojas, en el menú contextual. Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título, en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, haga clic en Desagrupar hojas. 2. Haga clic en Archivo y, después, en Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P. 3. Haga clic en el botón Imprimir o ajuste la opción Configuración antes de hacer clic en el botón Imprimir.

Imprimir una parte de una hoja de cálculo 1. Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y después seleccione el rango de datos que desea imprimir. 2. Haga clic en Archivo y, después, en Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P. 3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla seleccionada. 4. Haga clic en el botón Imprimir. Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel solo imprimirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida, active la casilla Omitir áreas de impresión.


Imprimir varios libros de forma simultánea Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta. 

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

Haga clic en Archivo y, después, en Abrir. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+A. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el nombre de los libros que desea imprimir. Realice uno de los procedimientos siguientes: a. En un equipo con Windows Vista Haga clic con el botón secundario en la selección y después haga clic en Imprimir. b. En un equipo con Microsoft Windows XP En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y después en Imprimir.

Cambiar la orientación de la página 1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo cuya orientación desea cambiar 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y, después, en Vertical u Horizontal (Ver Figuran 16).

Figura 16 Ventana de Orientación de una Hoja

Nota Si no tiene configurada una impresora, la opción Orientación aparecerá atenuada y no será posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opción también aparece atenuada cuando se está en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. Sugerencia Debido a que puede configurar la orientación de la página en cada hoja de cálculo, podría imprimir hojas de cálculo de un libro con una orientación (por ejemplo, orientación vertical) y otras hojas del mismo libro, con la orientación contraria (orientación


horizontal). Simplemente configure la orientación de cada hoja de cálculo según corresponda.

Cambiar la orientación de la página cuando esté listo para imprimir 1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo o los datos de la hoja de cálculo que desee imprimir. 2. Haga clic en la pestaña Archivo. 3. Haga clic en Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar Ctrl+P. 4. En el cuadro desplegable Orientación de página, en Configuración, haga clic en Orientación vertical u Orientación horizontal. 5. Cuando esté listo para imprimir, haga clic en Imprimir.

Crear una plantilla que use la orientación horizontal como predeterminada Para ahorrar tiempo, puede configurar un libro para que se imprima en orientación horizontal y guardarlo como plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt.). Luego, puede usar esta plantilla para crear otros libros.

Crear la plantilla 1. 2. 3.

Cree un libro nuevo. Seleccione la hoja u hojas de cálculo cuya orientación desea cambiar. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y finalmente en Horizontal. (Ver Figura 17)

Figura 17 Ventana de Orientación de Hoja


Nota Si no tiene configurada una impresora, la opción Orientación aparecerá atenuada y no será posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opción también aparece atenuada cuando se está en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. 1. Realice el resto de personalizaciones que desee agregar al libro. Sugerencia Si desea personalizar de una sola vez varias hojas de cálculo, puede agruparlas temporalmente, hacer los cambios y luego desagruparlas. Para agrupar las hojas de cálculo, haga clic con el botón secundario en cualquiera de las pestañas debajo de la hoja de cálculo. En el menú contextual, haga clic en Seleccionar todas las hojas. En la barra de título, debería verse el nombre del libro, seguido por la palabra [Grupo]. Luego, cambie la orientación a vertical o realice cualquier otra personalización deseada. Para desactivar el agrupamiento, haga clic con el botón secundario en cualquiera de las pestañas y luego haga clic en Desagrupar hojas (o simplemente haga clic en otra pestaña de hoja). No olvide desagrupar las hojas de cálculo. Cuando las hojas de cálculo están agrupadas, lo que se haga en una de ellas afectará a todas las demás, algo que probablemente no sea lo deseado. 2. Haga clic en la pestaña Archivo. 3. Haga clic en Guardar como y seleccione la ubicación donde desee guardar la hoja de cálculo. Por ejemplo, haga clic en Equipo y en Escritorio. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla. 5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel (*.xltx) o haga clic en Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) si el libro contiene macros que desea que estén disponibles en la plantilla. 6. Haga clic en Guardar. La plantilla se coloca inmediatamente en la carpeta Plantillas. Para usar la plantilla para crear un libro nuevo, haga lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Nuevo. Haga clic en Mis plantillas. Haga clic en el icono o nombre de la plantilla guardada.


Plantillas en Excel En primer lugar debemos definir que es una plantilla y cuál es la utilidad de su uso. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

Crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Pulsa la pestaña Archivo

y elige la opción Nuevo (Ver Figura 18)

Figura 18 Ventana de Creación de un Nuevo Libro

Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones: (Ver Figura 19 y Figura 20)


Figura 19 Ventana de Plantillas de Office

Figura 20 Ventana de Plantillas disponibles

A. Plantillas recientes nos mostrará un listado de las últimas plantillas utilizadas. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. B. Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilización, que vienen incluidas con la instalación de Excel 2010. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas, Presupuesto mensual personal, etc. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. C. Mis plantillas abre un cuadro de diálogo que contiene las plantillas personalizadas que has ido creando. D. Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de diálogo muy similar al que utilizamos para abrir un nuevo archivo. Se trata de buscar un archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir.


Por último, encontramos en la zona inferior una sección llamada Plantillas de Office.com. Las categorías que engloba: Agendas, Calendarios, Facturas, Formularios, etc. son todos recursos que se encuentran online. Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios. Que las plantillas estén online implica, obviamente, que necesitaremos tener conexión a internet para poder utilizarlas. También implica que las categorías y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas. Al no disponer éstas plantillas directamente en nuestro ordenador, la opción que aparece junto a la vista previa es la de Descargar. Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma, actuará de la misma forma: 1. Se abrirá en Excel un libro que ya contendrá información. 2. Rellenaremos los datos que creamos oportunos. 3. Y al guardar el documento, nos aparecerá el cuadro Guardar como para darle un nombre al mismo y conservar la plantilla original intacta. Un detalle importante es aprender a movernos por esta ventana. Para ello utilizaremos la barra de navegación superior. (Ver Figura 21)

Figura 21 Ventana de Barra de Navegación


Cuando entramos en una categoría, por ejemplo Informes, es posible que no encontremos nada que nos interese y deseemos volver a la pantalla anterior. Para ello, deberemos utilizar el botón Atrás de la zona superior (Ver Figura 22) . Figura 22 Botón Atrás

También disponemos del botón Adelante (Ver Figura 23) que tiene el efecto contrario.

Figura 23 Botón Adelante

Por ejemplo, si hemos vuelto Atrás desde Formularios, al pulsar el botón Adelante veremos el contenido de Formularios de nuevo. Junto a éstos botones veremos la ruta (o camino de migas). Por ejemplo, en la imagen estamos situados en Formularios, que a su vez está en Inicio. Cada opción es en realidad un botón, de forma que, por ejemplo, si estamos en Formularios y pulsamos Inicio, volveremos al principio.

Crear plantillas Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos: 1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. 2. Hacer clic en la pestaña Archivo. 3. Elegir la opción Guardar como... 4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. 5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel. (Ver Figura 24)


Figura 24 Ventana de Tipo de Libro

6. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Excel cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo>Mis plantillas.


Material de Computacion II - Temas N° 11

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