T ema N º17 Perr son Pe onal alii zaci ació ón de tabl as as,, vis vi stas e i n f or ormes mes 17.1 Creación de una tabla personalizada. personalizada . 17.2 Definición de vistas personalizadas. personalizadas . 17.3 Exportación de informes informes e integración integración con software. 17.4 Análisis de informes en tablas y gráficos dinámicos
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Capacidad del Tema
Crea tablas personalizadas, vistas e informes analizando la información obtenida para diferentes proyectos
Conocimientos Previos
¿Cuándo es necesario crear una tabla personalizada? ¿Microsoft integra Excel y Visio dentro de Ms-Project tiene idea cuál es la finalidad ?
Conflicto Cognitivo
¿ Cuál es la importancia de crear informes personalizados con Project 2013, para el
control y seguimiento de un Proyecto.?
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17.1 Creación de una tabla personalizada
Imagen 1: Ventana opción nuevo informe Tabla
Para insertar una tabla clic en la pestaña crear un informe, nuevo informe elegimos la opción Tabla, muestra la ventana nombre de informe y escribimos por ejemplo: TablaN°1
Imagen 2: Ventana de ingreso de nombre de tabla
Al seleccionar el botón Aceptar se muestra la siguiente ventana observando en la parte superior la herramienta de informes:
Utilic e las Herram ientas de Tabla: Diseñ o p ara elegir esti los de tabl as y Con figu ración p ara mod ificar tam añ os d e celdas y alinear textos
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Imagen 3: La ventana muestra la tabla por defecto.
La tabla mostrada Ms-Project 2013 da la oportunidad de cambiar el estilo, presentación y adicionar o eliminar campos de la misma.
Imagen 4: Ingreso de la columna %Variación de Costo.
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17.2 Creación de vistas personalizadas. Durante la utilización de las diferentes vistas en ocasiones es recomendable adicionar varias columnas que permitan mostrar información relevante del proyecto, en tal sentido Ms-Project 2013 facilita esta labor permitiendo la creación y personalización de las diferentes vistas.
Por ejemplo si al diagrama de Gantt adiciono las columnas % de trabajo completado y costo es probable que dicha variación de la vista la llame “Gantt Modificado”, para ello ir al grupo Vistas de Tareas y seleccionar la opción Diagrama de Gantt y Guardar Vista
Imagen 4: Ventana que permite guardar vista Automáticamente en la opción personalizada de la vista aparece la vista guardada:
Imagen 5: Muestra nueva vista Gantt Modificado
Crea info rm es des de cero co n in serc ión de im ágenes , gráfico s, tablas o vínc ulo s. Una vez creado el pro yecto se pu ede imp ortar a otra platafor ma c apaz de m ostrar g ráficos com o es Ms PowerPoint.
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Mantenimiento de Vistas: En la fase de seguimiento y control del proyecto pueden surgir una serie de nuevas vistas las mismas que de ser necesario serán eliminadas o mantenidas mediante la opción diagrama de Gantt, más vistas botón organizador.
Imagen 6: Ventana muestra opciones Más Vistas.
La pestaña vistas muestra la de reciente creación, si el usuario cree por conveniente eliminarla debe de seleccionarla seguido de un clic, debiendo antes de cambiar de vista para que Ms-Project elimine la vista seleccionada.
Imagen 7: Ventana muestra el Organizador y sus diferentes opciones.
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17.3 Exportación de Informes e integración con software. Al igual que en la versión 2010, Ms-Project 2013, se apoya en dos aplicaciones o software integrado al Office 2013: MS-Excel y MS-Visio 2013. Seleccionar la Pestaña Crear Informes luego elegir la opción Informes Visuales. A continuación observaremos algunos de los Informes más usados:
Imagen 8: Lista de Informes Visuales (todas) En la figura anterior se puede observar los diversos informes visuales que proporciona Project, los cuales pueden ser exportados a MS-Excel y Ms-Visio.
Informe Visual con Excel:
Imagen 9: Gráfico de Excel
Micros oft Office integra tres softw are: Project, Excel y Visio 2013
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Informe Visual con Visio:
Imagen 10: Diagrama de Visio.
17.4 Análisis de Informes en tablas y gráficos dinámicos A elegir cualquiera de los informes de Excel, Project crea de forma automática Gráficos Dinámicos los mismos que pueden ser editados, tal como se muestra en la siguiente figura:
Imagen 11: Ventana muestra el grafico desde Excel donde es posible su edición
Los gráficos y diagramas d e Excel y Visio, pueden mod ificarse con s us prop ias herramientas dando m ayor flexibilidad.
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Utilice la Herramienta de Gráficos Dinámicos para modificar los informes generados, seleccionar la opción uso de asignación, ubicada en la parte inferior del libro de Excel, muestra la tabla en Excel generada por el Informe Visual. .
Imagen 12: Ventana muestra una hoja de Excel
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AUTOEVALUACIÓN I. Responder Verdadero o Falso donde corresponda: 1. La herramienta tabla permite cambiar estilos, tamaños de celdas, etc. V
F
V
2. El campo “duración” aparece por defecto en la tabla del informe. V
F
3. El archivo Global.mpt es un informe de Project?
F
4. Es posible filtrar los informes de Visio y Excel respectivamente: V
F
II. Seleccione la plantilla resumen de la asignación y describa las plantillas existentes.
III. Indique el procedimiento para eliminar vistas personalizadas no necesarias en un proyecto:
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Referencias Bibliográficas
Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro. Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion. Mexico: Mc Graw Hill. Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/ Sistemas, C. d. (2013). Módulo de Computación I. Chiclayo. PMI. (2012). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Quinta Edición. Pensylvania.
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