MEMPRAKTIKKAN LEAN MANAGEMENT DALAM MEMB MEMBANGUN ANGUN VALUE BA BASED SED SERVICE SER VICE UNTUK UNTUK KENDALI MUTU KENDALI BIAYA DI RUMAH SAKIT dr.. Asta dr Astarri Mayang Mayang Anggara Angga rani, ni, MARS Lean Coach RS. Pelni
LAT LA TAR BEL BELAKA AKANG NG : VALUE BASE ASED D HEA HEAL LTHC THCARE ARE
HEALTHCARE OUTCOME
VALUE = TOTAL COST IN FULL CYCLE OF CARE Nilai manfaat adalah outcome layanan yang dirasakan pasien untuk setiap rupiah r upiah biaya yang yang dikeluarkan pada proses pelayanan
THE OUTCOME MEASURES HIERARCHY TERCAPAINYA PENINGKATAN STA ST ATU TUS S KES KESEHA EHAT TAN TERTING TERTINGGI GI
TERCAPAINYA PROSES PENYEMBUHAN TERSINGKA TERSINGKAT T TERHINDARI DARI KEKAMBUHAN ATAU MEN MENJA JADI DI KONDI KONDISI SI YANG KRONIK diadaptasi dari Michael Porter. What is the value in healthcare? NEJM 2010: 363:2477-2481. Desember 2010
MULAI DARI MANA? KAPAN SEBAIKNYA KICK OFF LEAN DI RS ? BERAPA LAMA WAKTU IMPLEMENTASI ?
SIAPA YANG HARUS DIAJAK MELAKUKAN LEAN ? BENTUK KEGIATAN LEAN ITU SEPERTI APA ? RS. Pelni, Kaizen and Culture Promotion Office, November, 2015
TAHAPAN IMPLEMENTASI LEAN MANAGEMENT DI RS. PELNI 1. Menselaraskan visi, misi, nilai dan budaya organisasi dengan perspektif pasien 2. Belajar tentang lean management 3. Belajar tentang proses bisnis dan aliran
6. Menggunakan Kaizen untuk perbaikan di segala aspek 7. Rayakan dan apresiasi keberhasilan eliminasi waste 8. Pengukuran-pengukuran hasil Kaizen 9. Dokumentasi dan pengelolaan ide
4. Belajar mengidentifikasi waste dalam proses
10. Sharing is caring
5. Eliminasi waste dengan Kaizen
11. Next kaizen k aizen
1. VI VISI SI,, MISI MISI,, NILA NILAI,I, BUDA BUDAY YA (DARI PERSPEKTIF PERSPEK TIF PASIEN) PASIEN)
2. BELAJAR LEAN MANAGEMENT MISTAKE PROOFING
KAIZEN
MISTAKE PROOFING •
Mistake Proofing = Jidoka = Autonomasi
•
Autonomasi = Automation with human touch = Automation + Autonomous
•
Because, BEING CAREFUL IS NOT ENOUGH
•
Tidak menerima Defek, Tidak membuat Defek, Tidak meneruskan Defek
Color coded Broselow/Hinkle
Lean thinking in directions & policies: “THE BEST QUALITY SERVICE” Pharmacy Planning
PPK TO CLINPATH
JIDOKA!
!"#$"! &'()*+$, )$-!( ,)!.$/
"#$%&'&
(%)&%* +,*- '.*/&0 *.*1 -*,*%)2-*,*%) ,&'#/1. '&%,345 -434%#3 *-1. 5#%6#/*/-*% %6#3& ,*,* 6*%) .*.#3,1)* ,*% /&*'*%6* .#37*,& '**. /#3&'+3*8*.9 :#%6#/*/ ;*0&%) 1515 *,*0*8 /#3-13*%)%6* *0&3*% ,*3*8 -# 4.4. 7*%.1 %) -*3#% * *3.#3 & -434% #3 6*%) 5#%6# 5;&. 40#8 ;#%15;1-*% 0#5*- <*.#34'-0#34'&'= 6*%) ,*;*. ;#>*8 5#%6#/*/-*% >#,#3* ;*,* ;#5/1018 ,*3*8 -434%#3 6*%) 5#%)*-&/*.-*% ;#5/#-1*% ,*3*8 6*%) 5#%)8*5/*. *0&3*% ,*3*8 -# 4.4. 7*%.1%)9
History G
Medication
Supplies
(%*5%#'&'
?6#3& ,*,* -8*' *%)&%* 6*%) @ 2 A#37*,& ;#3.*5* -*0& ,*% /#3.*5/*8 B3#-1#%'&C ,13*'& *.*1 /#3*.%6* )#7*0* 2 A&5/10 -#+-* &'+3*8*.
F :D
E1%)-&% /&'* %435*0 H
Top 10 sales per periode
PANDUAN PELAYANAN KLINIK JANTUNG
!"#$"! &'()*+$, )$-!( ,)!.$/
"#$%$' ($')*+,$, A
-. /0$ ('(' 12', '*)$*' 3. 4"5 *+#6'7 8 '9*+#6'7
:$')*+,$, 9'*($*) -. 3. >. A. D D.
Purchasing
;<= :$,&1,$ '+#%' 469+7$ ?'#@ '1@% B$1'#($C, '1@% /0$ *+*1'#($'1 0'*) '1@% E *0$ ?7&@#' '%'@ )',%#+$*%&,C*'7 F. /0$ )',%#+$*%&,C*'7G ($'*%'#'*0' E #&H@I &,+J')&'7G 1+7$1 9$7$ ('* 7'$*K7'$*.
JIDOKA! B&6$1,''* ?&*@*L'*) F
-. 4"5 8 4"5 <+*$%+# 3. M'9+#'%+#$@6 E 4*N$6 L'*%@*) O%#+?+*$* ;P >.
Pre order Document Tracking PANDUAN PELAYANAN KLINIK JANTUNG
Physical tracking (medications & medical supplies)
!"#!$"%& #( )$*+, -#.!,%/*0 !*$/.$ 1# +#% 1,.%",23%$ 4,%5#3% 6#+.$+%7 8/%5$9/0 :/&/+;0 <=>?
Properti RS. Pelni, dilarang menggandakan atau mendistribusikan tanpa ijin. Fathema, Dewi, Mayang; 2015
3. BELAJA BELAJAR R TE TENT NTANG ANG PROS PROSES ES !"#$%$ '($)($ *$+,*) !%-*.*)*) /*) 0+1+ 2%!%"*3*1*) 1. ASESMEN AWAL
3. RENCANA ASUHAN
5. EVALUASI
3.1 PERAWAT
1.1 PERAWAT
5.1 PERAWAT
MENERIMA PASIEN
1.2 PERAWAT
MEMBUAT
5.2 PERAWAT
BARU
MELAKUKAN
RENCANA
MEMBUAT
ASUHAN YANG
ASESMEN AWAL 1.3 PERAWAT MENDOKUMENTASIKAN HASIL ASESMEN
TERUKUR
KEPERAWATAN
SOAP AWAL
SOAP LANJUTAN/ HARIAN
3.2 PERAWAT
MEMBUAT
MENDOKUMENTASIKAN
5.3 PERAWAT MEMBUAT SOAP AKHIR
RENCANA ASUHAN YANG TERUKUR
PASIEN
PASIEN
MASUK
KELUAR
ASUHAN KEPERAWATAN 4.1 PERAWAT MELAKUKAN 2.1 PERAWAT
HAND HYGIENE
MELAKUKAN ANALISA DATA
MELAKUKAN IDENTIFIKASI
2.2 PERAWAT MENENTUKAN
2.3 PERAWAT
4.2 PERAWAT
DIAGNOSA KEP
4.3 P ERAWAT MELAKUKAN TINDAKAN KEPERAWATAN
MENDOKUMENTASIK AN DIAGNOSA KEP
4.5PERAWAT MELAKUKAN
PASIEN 4.4 PERAWAT
4.4.1 PERAWAT
MELAKUKAN
MELAKUKAN
KOLABORASI DENGAN
SBAR
PROFESI LAIN
DOKUMENTASI
2. DIAGNOSA KEP
4. IMPLEMENTASI
KAIZEN PULL SYSTEM OF ONE EPISODE BILLING TIM CASEMIX C ASEMIX
2#,3 45,$0+,, '()*+,, <#$%&'(') *+ =>$
?#@*3/ :%.A&3
-.!)%/$"$01
D#,$E= F.%&G0/(*'
I#=.'A&') *+ 0-/&89 3* ,$E=
!"#$% '()*+,,
"#$%&'(') *+ ,&--&') ./01 *+ 0/%. 2'&3
4#5.-&6.%7 0-/&89 3* :/0.8&;
B#:*A&') C :*9(')
H#=.'A&') *+ 3;3 5/3/
6+7 45,$0+,, '()*+,, <#$%&'(') *+ =>$
?#@*3/ :%.A&3
J#:*A&') C :*9(')
H#=.'A&') *+ 3;3 5/3/
!"#$% '()*+,,
"#$%&'(') *+ ,&--&') ./01 *+ 0/%. 2'&3
4#5.-&6.%7 0-/&89 3* :/0.8&;
B#,$E= F.%&G0/(*'
H#=.'A&') *+ 0-/&89 3* ,$E=
4. BEL BELAJAR AJAR IDE IDENTIF NTIFIKA IKASI SI WAST ASTE E
NON VALUE ADDE ADDED D •
MURI
•
MURA
•
MUDA
Mura caused by Patient Discharge process potret data pasien masuk!keluar Rawat Inap dalam "# jam tanggal "$ Juli "%
Penumpukan beban kerja di jam 6 sd 14 (kebijakan pasien pulang, jam visitasi dokter, dokter, pasien masuk, pasien transfer, pemeriksaan, dll)
Penumpukan beban kerja di jam 19 sd 21 pasien masuk
Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
15
MURI DI RUMAH SAKIT Beban kerja berlebihan pada pegawai artiny artin ya NOT NOT RESPECT RESPECT TO PEOPLE Pendekatan Lean BUKAN membuat pegawai bekerja lebih keras' terburu!buru contoh: Peningkatan jumlah operasi di Instalasi Kamar Bedah' jangan mengakibatkan perawat shift pagi memanjang hingga sore atau malam hari terus menerus( Lembur ) pemborosan •
•
•
Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
&*
KONSEP HEIJUNKA UNTUK MENGATASI MURI & MURA DI RUMAH SAKIT
Kura-kura Vs Kancil
Property of RS. Pelni created by Fathema Djan Rachmat & Astari Mayang Anggarani, Oktober 2014
17
4. BEL BELAJAR AJAR IDE IDENTIF NTIFIKA IKASI SI WAST ASTE E
DEFEK • Mengulang pekerjaan akibat terjadi kesalahan terkait masalah kualitas atau peralatan • Di area klinis: Infeksi Nosokomial, salah pemberian obat, salah lokasi operasi, salah identitas pasien, obat kadaluarsa, readmisi • Di area admin: salah ketik permintaan, salah penagihan, informasi yang tidka akurat, formulir yang tidak berlaku
OVER OVER PRODUKSI • Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang diperlukan proses berikutnya • Di area klinis: tes lab yang tidka perlu, pengobatan dan tindakan yang tidak sesuai indikasi • Di area admin: mengkopi seluruh email, terlalu banyak laporan, terlalu banyak rapat, kopi surat berlebihan
WAITING • Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas apapun • Di area klinis: menunggu hasil lab, menunggu dokter, dokter, perawat, menunggu pasien. • Di area admin: menunggu loading sistem informasi, menunggu persetujuan
NON UTILIZED TALENT • Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi atau keterampilannya yang berisiko pada keselamatan pasien, organisasi dan dirinya sendiri • Di area klinis: perawat ruangan sibuk menelepon ke farmasi, ke lab. DPJP tidak diminta berkontribusi ber kontribusi membuat clinical pathway. • Di area admin: penempatan SDM pada struktur berdasarkan lama kerja walaupun tidak kompeten atau tidak terampil
TRANSPORT • Pergerakan produk atau pasien yang tidak perlu • Di area klinis: perpindahan pasien dari satu unit ke unit lain atau satu area ke area lain. Perpindahan alat dari lokas satu ke lokasi lain • Di area admin: memindahkan rekam medis, transfer data diantara sistem informasi yang belum terintegrasi
INVENTORY • Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang tidak perlu. Kehabisan barang akibat salah perencanaan. • Di area klinis: ruang tunggu pasien, gudang BMHP, terlalu banyak jenis implant. Terlalu Terlalu banyak variasi brand obat.
MOTION • Pergeragakan yang berlebihan dari staf, posisi kerja yang tidka ergonomik • Di area klinis: Berjalan sepanjang hari, berdiri sepanjang hari, meraih, membungkuk, mengangkat beban lebih dari 3 kg • Di area dmin: duduk sepanjang hari, berjalan bolak balik
EXTRA PROCESSING • Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan kualitas lebih tinggi dr pada yang dibutuhkan proses selanjutnya • Di area klinis: menanyakan pertanyaan yang sama 20 kali, mengisi informasi pasien yang sama pada formlir berbedea-beda • Di area dmin: rapat terlalu lama, laporan terlalu panjang, mengulang input data, memformat memformat presentasi.
!"#$%#& (%)*+* ,"*-"* .#%*" /#0#1 2#3#- 45+6)%+ "&73+&+-1#8)-9 5" $%&%'%' 01'&1.%6%' 34%-
!" $%&%'%' ()*+'+,-.%,+ :;: (+-+%"#/+*+7 4: 9
:;< I+%"F?#*"J K ,(2L 4 :M 9 K N)- ,(2L 4: 9
N)-KW83"X+E R#3+-1
Q#"8-$ R"&+
S)8)-
:;O-1%C %+*+7 E#PD#%$+ *3"7 4= 9
=;: (+-C+%#D#)5#14A 9
=;< (+-#-E#1#-$#- %+*+7 E#?)-F%*" -) 1+37 1+37 7#*"+-4: 9
:;A (+&5#C#%#- < 9
:;H (+&5+%"#- -) #-1%"#- 4: 9
017%&%'%' 34%- .%8% 9%7%'
017%&%'%' :1,;%+ ,-%')%.
T-U+-1)%C <;:; (+-$#&5"3#- )5#14G 9
•
S)8)<;<; (+%#B"?#-4:H 9
OV1%# (%)B+**"-$
<;=; 7+->3"*#- +8?+14@ 9
•
•
< ;A; (+-$+B+?#-4= 9
/"$%&%'%'
5. ELIM ELIMINAS INASII WAST ASTE E DENGA DENGAN N KAIZ KAIZEN EN !"#$%&'&( $(*$+ ,"(-&./ 0"%/' %&/+ 1 !"#%&/+&( %"#+"0&(-$*&(
Upaya perbaikan yang sangat fokus pada proses yang spesifik, untuk menghasilkan perubahan dengan cepat dan berdampak positif.
“Kaizen means do ever yday improvement, everybody improve, everywhere improvement; from incremental improvement to dramatic strategic improvement.” –Masaaki Imai
3 Levels of Kaizen by Masaaki Imai COG Group
Penekanan pada KREATIVITAS, lower cost dan lower resource
PACE
Best Practices
New Indy Bed Tower
EMR Implementation
Woman’s & Children’s 3P y t i x e l p m o C
DATA + ALAT BANTU + STRUKTUR
Bubble size is fathema meant to roughlyDesember represent2014 relative size of effort & mayang.
KAIZEN ITU MUD MUDAH AH 1. TEMUKAN PEMBOROSAN 2. DISKUSIKAN IDE UNTUK HILANGKAN/ KURANGI PEMBOROSAN
TEMUKAN
3. IMPLEMENTASIKAN IDE TERPILIH 4. DOKUMENTASIKAN DOKUMENTASIKAN PROSES PERBAIKAN (SEBELUM & SESUDAH) 5. BAGIKAN HASILNYA DENGAN KELOMPOK KAIZEN LAIN
DISKUSIKAN
IMPLEMENTASIKAN !"! $%& "!"!' (!$)*' +
DOKUMENTASIKAN
BAGIKAN ,-./0012345673859:49;:0<.=193>63>0?.5972@0ABCD0BE0F92GH62=G267=17;24.3:
6. GUNAKAN KAIZEN UNTUK PERBAIKAN PERB AIKAN DI SEGALA ASPEK CULTURE, QUALITY & COST CONTROL DIVISION (DIBKMKB)
Kaizen teams per Gemba
Kaizen teams per Function
Kaizen teams per Projects or problems
“KENAPA SAYA HARUS MELAKUKAN KAIZEN?” •
Area kerja lebih nyaman
•
Bekerja lebih ringan
•
Membantu mencapai KPI
•
Membantu implementasi standar akreditasi
•
……
E(*7'*) $'9,%, F(,&(, G*')*,( +*H*3 I*?*& .JKLM
!" $%&%'%' ()*+'+,-.%,+ !"! $%&%'()**& +%,%- .! /
!"0 B%'(>4*,( .! /
1"! $%&%'*8*& 9:*3 ;*& <;=4*,( $*,(%&.1 /
!"1 C%3*4 '%,%;*& C8*'7% ,?(.0 /
1"0 $%&*&;*3*&7*& '%,%;*& 49&>')*,( &9 3%?-*,(%& .! /
!"6 $%):*D*'*& .0 /
!"@ $%):%'(*& &9 *&3'(*& .! /
017%&%'%' 34%- .%8% 9%7%'
017%&%'%' :1,;%+ ,-%')%.
0"!" $%&7*):(?*& 9:*3 .@ /
0"0" $%'*2(4*& .!@ /A
• •
0"1" -%&2%3*4*& %54%3.0 /
0 "6" $%&7%2%4*&.0 /
7. RA RAY YAK AKAN AN DAN APRE APRESI SIAS ASII !"#$%& %(%&) )*#+,-"& .
7. RA RAY YAK AKAN AN DAN APRE APRESI SIAS ASII !"#$%& %(#)# )*%+#", !"-.#
7. RA RAY YAK AKAN AN DAN APRE APRESI SIAS ASII
8. HASIL KAIZEN SEMESTER I 2015 !"
#$%&'
!
"#$%$
,
0$123
%&!() !()&*#+#! +#! -./.0 1 $&*&$+&2
-.
&'(&)'*+)',+& !+)*4) 567#
TOTAL 2015 (SD OKT) EFISIENSI OPERASIONAL 19% Waktu kerja: 250.000 menit Waktu Biaya : Rp. 9,5 M Komplain dokter terkait ter kait visit, jadwal operasi/ oper asi/ praktik: pr aktik: <5% Komplain pasien terkait ter kait antrian, antr ian, jadwal <5%
9. DOKUMENTASI & PENGELOLAAN IDE
10. SHARING IS CARING !" $%&'" () )(%"'$ ())
*')*"'(+ ), -"./0 1)$*0(&.2 *."&$" 3) /)( 30$('045(" 60(%)5( 7)/$"/(8 9&(%":&2 ;&+&/<2 =>?@
KESIMPULAN •
Mempraktikkan lean management memerlukan keterpaduan dari arahan top management dalam visi rumah sakit
•
Pemahaman tentang proses bisnis, kegiatan tanpa nilai manfaat (waste) sangat penting untuk memperbaiki aliran
•
Kaizen merupakan mer upakan metode sederhana yang saintifik, untuk memecahkan masalah dengan mengutamakan kreativitas untuk perbaikan berkelanjutan
•
Mengeliminasi kegiatan tanpa nilai manfaat meningkatkan meningkatkan value in delivery deliver y of care bagi pasien
TERIMA KASIH