Managementul Managementul prin Kaizen Ana Petruta Iliuta, student, Universitatea “Constantin Brancusi” ,Facultatea de Stiinte Economice si Gestiunea Afacerilor Claudia Nicoleta Popescu, student, Universitatea “Constantin Brancusi”, Facultatea de Stiinte Economice si Gestiunea Afacerilor Rezumat: Strategia îmbunătăţirii continue cunoscută sub denumirea japoneză “KAIZEN” reprezintă o strategie integratoare, transfuncţională prin care se desemnează îmbunătăţirea treptată, continuă a managementului şi a activităţilor firmei, precum şi a parametrilor de calitate, productivitate şi competitivitate, cu implicarea directă a întregului personal. Este apreciat de o serie de autori drept cel mai important concept al managementului japonez.
În concepţia KAIZEN , o infinitate de eforturi mici creează premisele ca în fiecare zi activitatea să se desfăşoare puţin mai bine decât în ziua precedentă. În fapt, imbunatatirea continua, constituie chiar esenţa filozofiei KAIZEN: calitatea proceselor de producţie este premisa şi cheia obţinerii unui nivel calitativ de excepţie excepţie pentru produsele fabricate. Eficienţa strategiei, probată prin rezultatele remarcabile înregistrate în ultima perioadă, planul calităţii ridicate a produselor rezidă tocmai în exploatarea sinergiei metodelor metodelor de îmbunătăţire . K aizen aizen este o activitate zilnică, iar scopul ei este de ajunge dincolo de simpla îmbunătățire a productivității. Acesta este și un proces care, dacă este făcut corect, umanizează locul de muncă, elimină munca grea și copleșitoare ("muri") și învață oamenii cum să facă experimente la locul de muncă utilizând metode științifice și să identifice și să elimine pierderile din procesele de business. La proiectele Kaizen pot participa angajați de la toate nivelurile unei companii, de la CEO în jos, dar și actorii externi când este cazul. Formatul Kaizen poate fi individual, sub formă de sistem de sugestii, grupuri mici sau grupuri mari.
Metodologia Kaizen include executarea de schimbări și monitorizarea rezultatelor, apoi ajustarea. Planificările pe scară largă și orarele o rarele de proiect extensive sunt înlocuite cu experimentele mai mici, care pot fi adaptate rapid, după cum o cer noile îmbunătățiri. Aspectul cel mai semnificativ îl constituie faptul că prima şi principala preocupare înaintea calităţii produselor, o reprezintă ,,calitatea” personalului. Acesta trebuie sa fie ajutat să dobândească ,,conştiinţa” Kaizen, adică să înţeleagă necesitatea îmbunătăţirii continue, astfel încât aceasta să devină o stare de spirit a fiecăruia. Continuous improvement strategy known as "KAIZEN" represents a strategy of integration, which
designates the transfuncţională gradual improvement, management and ongoing company activities, as well as the parameters of quality, productivity and competitiveness, with the direct involvement of all personnel. It is appreciated by a number of authors as the most important concept of Japanese management. The concept of KAIZEN, an infinity of small efforts in realising that every day the work is carried out slightly better than the previous day. In fact, continuous improvement, constitutes even the essence of the philosophy of KAIZEN: the quality of manufacturing processes is a prerequisite and the key to achieving an exceptional level of quality for the products manufactured. The effectiveness of the strategy, proven by the remarkable results achieved in the last period, the high quality of the products lies in exploiting the synergy of methods to improve. Kaizen is a daily activity, the purpose of which goes beyond simple productivity improvement. It is also a process which, if done correctly, humanizes the workplace, eliminates the overwhelming and hard work ("muri"), and teaches people how to do experiments at work using scientific methods and to identify and eliminate waste in business processes. At Kaizen participating pa rticipating employees at all levels of a company, from the CEO down, do wn, as well as external stakeholders when applicable. Kaizen format can be individually, in the form of suggestions, small groups or large groups. Kaizen methodology includes the execution of changes and monitoring results, then adjusting. Large scale pre-planning and extensive project schedules are replaced by smaller experiments, which can be rapidly adapted as new improvements are necessary. The most significant aspect is the fact that the first and main concern ahead of the quality of the products, it represents, the quality of the staff. " It must be helped to acquire, consciousness of Kaizen, "that is, to understand the need for continuous improvement, so that it becomes a State of mind of each one.
Cuvinte cheie: strategie, management, imbunatatir i mbunatatire, e, rezultate, eficienta, schimbari.
Definirea conceptului Kaizen
Conceptul de Kaizen a fost creat, in urma celui de-al doilea Razboi Mondial, in Japonia. In esenta, acesta este o filosofie japoneza care urmareste imbunatatirea continua si treptata a activitatii organizatiilor .
Termenul “Kaizen “ are mai multe semnificatii. Astfel, in limba japoneza “kai” inseamna schimbare, iar “zen” pozitiva. Pe de alta pare, “Kaizen” provine din budism, unde semnifica “reinnoieste inima si fa -o tot mai buna”. Acest termen se intalneste si in artele martiale, reprezentand “ a inainta cu pasi mici si repezi”. Mai mult, in afaceri inseamna ca imbunatatirile facute pas cu pas sunt calea cea mai sigura, mai usoara si mai rapida catre maximizarea productivitatii, a calitatii si a profitului. Caracteristicile principale ale acestui concept sunt urmatoarele: 1. Imbunatatirea nu se efectueaza odata la o perioada de timp, ci este un process zilnic,continuu. 2. Schimbarea nu este majora, ci se lucreaza pe bucatele. 3. Are o latura minimalista: nu muncesti de dragul de a munci, ci indentifici, reduce si elimini tot ceea ce nu aduce plus de valoare. 4. Incurajeaza experimentarea . 5. Problemele sunt primite cu bratele deschise, acestea fiind oportunitati de crestere. Kaizen este un proces de zi cu zi, al cărui scop merge dincolo de simpla îmbunătățire a
productivității. Acesta este, de asemenea, un proces care, atunci când este făcut corect, umanizează locul de muncă, elimină excesul de muncă și îi învață pe oameni cum să efectueze experimente cu privire la munca lor, folosind metoda științifică. În total, procesul sugerează o abordare umanizată a lucrătorilor: "Ideea este de a hrăni resursele companiei: omul , prin laudă și încurajarea de a participa la activități kaizen ". Punerea în aplicare cu succes necesită "participarea lucrătorilor în procese". Kaizen este un sistem care implică fiecare angajat - de la managementul superior la echipa de curățenie. Toată lumea este încurajată să vină cu sugestii de îmbunătățire mic i în mod regulat. Aceasta activitate nu este o dată pe lună sau o dată pe an, ci este continuă . În cele mai multe cazuri, acestea nu sunt idei pentru schimbări majore. Kaizen se bazează pe efectuarea de modificări mici în mod regulat: întotdeauna îmbunătățirea productivității , siguranței și eficienței , precum si reducerea deșeurilor . Sugestiile nu sunt limitate la o anumită zonă, cum ar fi de producție sau de comercializare. Kaizen se bazează pe efectuarea de modificări in orice domeniu in care pot fi aduse îmbunătățiri. Managementul prin Kaizen este orientat pe imbunatatirea fiecarui proces din fisa tehnologica a produsului, scopul principal fiind eliminarea pierderilor. Imbunatatirea proceselor asigura eficienta fabricatiei, activitatile Kaizen asigurand o maximizarea valorii produsului corespunzator cu cerintele beneficiarului, o diferentiere calitativa a acestuia, ceea ce il face mai atractiv, clientul fiind mai interesat sa-l cumpere. De asemenea, sunt eliminate acele functii ale produsului existent pentru care clientul nu manifesta interes si care aduc astfel o crestere a costului fara correspondent in valoare.
Principii Kaizen
Principiile kaizen pot fi aplicate cu succes in orice tip de companie care isi doreste acest lucru. Este un stil de management, dar si o filosofie de viata. Principiile de baza sunt urmatoarele : - orientarea spre client (« market in ») ; - internalizarea relatiei client furnizor ("the next process is your customer");
- calitatea pe primul plan ("quality first"); - argumentare cu date ("speak with data ”); - tinerea sub control a variabilitatii si prevenirea repetarii ("key quality checkpoints").
Aspectul cel mai semnificativ îl constituie faptul că prima si principala preocupare înaintea calitătii produselor, o reprezintă ,,calitatea” personalului! Acesta trebuie sa fie ajutat să dobandească ,,constiinta”Kaizen, adică să înteleagă necesitatea îmbunătătirii continue, astfel încat aceasta să detină o stare de spirit a fiecăruia! Alte principii ale filosofiei Kaizen se referă la: sortare – separarea lucrurilor de care este nevoie de cele inutile, ordonare – aranjarea lucrurilor pentru a putea fi usor de găsit si folosit , curătenie – păstrarea curateniei la locul de muncă, standardizare – initierea unor metode pentru a evita aparitia problemelor
autodisciplina
Această abordare a calitătii este o filozofie si o schimbare de mentalitate pană în final care se dezvoltă în trei aspecte importante: 1.Procesul este continuu. Procesul de a ajunge la modificări trebuie să fie făcut în orice moment! Astfel, se contribuie la îmbunătătirea continuă a calitătii muncii ; 2.Procesul este gradual. Spre deosebire de alte metode, se dezvoltă mai lent,se inovează mai lent. Din contră, pe termen lung, această metodă permite îmbunătătirea în mod constant;
3.Abordarea este participativă. Acest punct de vedere al calitătii ar trebui să fie cu sigurană împărtăsit de toti angajatii organizatiei, care este eficient. Intr -adevăr, această participare implică angajatii în munca lor, care este o sursă de motivatie. Un loc important printre principiile KAIZEN il ocupa „5S”, ca re este o metoda de organizare a activitatii, dezvoltata in cadrul sistemului de productie japonez. Mai precis, sunt 5 pasi, 5 etape sau 5 notiuni care incep cu litera „S” in limba japoneza . Campania celor 5S este un program structurat pentru a obţine în mod sistematic: organizare, curăţenie şi standardizare la locul de muncă. Cei 5S pot fi numiţi o filozofie, un mod de viaţă în munca noastră zilnică. Esenţa celor 5S este de a respecta ceea ce s-a convenit.
Cei cinci paşi ai bunei întreţineri, cu numele lor japoneze şi echivalentul în limba română sunt: – Primul pas se referă la diferenţierea dintre lucrurile necesare Pasul 1. Seir i (Sortare ) şi cele inutile din Gemba şi renunţarea la cele inutile. Scopul acestei acţiuni este de a ne asigura că absolut orice material lăsat la locul de muncă este legat de activităţile desfăşurate. Pasul 2. Seiton (Sistematizare) – Cel de-al doilea pas al procesului se referă la eficienţă şi constă în aranjarea ordonată a tuturor lucrurilor care rămân dupa Seiri (sortare) pentru a fi găsite cât mai uşor. Pasul 3. Seiso (Strălucire) – Cel de-al treilea pas constă în curăţarea locului de muncă şi înlăturarea oricărei surse de murdărie. În procesul de curăţare trebuie să fie antrenaţi toti angajaţii, de la manageri până la operatori. Pasul 4. Seiketsu (Standardizare) – Cel de-al patrulea pas se referă la crearea unor standarde pe care trebuie să le respecte toată lumea şi vizează practicarea continuă a celor trei paşi descrişi mai sus, astfel încât curăţenia şi verificarea să devină o rutină. Managementul Vizual este un aspect foarte important ce facilitează înţelegerea acestor standarde. Pasul 5. Shitsuke (Susţinere) - Cel de-al cincilea pas are ca principal obiectiv
obţinerea disciplinei şi angajarea tuturor în păstrarea ordinii şi respectarea primilor patru paşi. Astfel, procesul se transformă într-unul care nu se încheie niciodată şi care se îmbunătăţeşte continuu. Implementarea celor 5S nu înseamnă a masca mizeria, ci, dimpotrivă, a identifica sursa mizeriilor şi a dezordinii. Cei 5S constituie fundamentul pe care se clădeşte un demers al progresului, a desfăşurării mijloacelor şi metodelor lean-manufacturing-ului, fiind o pârghie a
managementului schimbării. În acelaşi timp, principiile 5S pot fi considerate drept reguli de bază a ordinii, disciplinei, preliminarii inconfundabile pentru un întreg proiect de ameliorare. Implementarea conceptului Kaizen
Din 1986, anul in care a fost publicata cartea Kaizen: ,,Cheia succesului competitiv al
Japoniei”, termenul kaizen a ajuns sa fie acceptat ca unul dintre conceptele principale ale managementului. Un sistem de management care s-a dovedit a fi prolific in contextul crizei economice globale este sistemul Kaizen. Acest sistem a fost implementat mai intai in cateva companii japoneze , apoi s-a raspandit in companiile din intreaga lume. Managementului bazat pe conceptual kaizen nu se limiteaza la un domeniu anume. Nu necesita tehnologii din cele mai complicate si nici proceduri complexe, Pe cat de simplu, pe atat de eficient. Cresterea productivitatii, a calitatii si a profitului pot fi obtinute implementand conceptual kaizen. Oricare ar fi domeniul companiei si indiferent care ar fi obiectul sau de activitate, rezultatele si beneficiile kaizen se vor arata cu conditia ca pasii sa fie corect aplicati, in derularea tuturor proceselor . Implementarea conceptului kaizen in management nu implica resurse financiare ci din contra, o minte deschisa, dorinta de imbunatatire, de schimbare si transformare, de observare si de urmarire a datelor statistice ale calitatii, reducerea necesarului de echipamente si cresterea gradului de folosire a celor ramase, plus cresterea motivatiei personalului . Implementarea sistemului de management Kaizen in organizatiile economice din tara noastra ar putea aduce castiguri immediate prin eliminarea rispei si a pierderilor, prin cresterea productivitatii muncii cu 20-30%, reducerea costurilor de exploatare cu 15-20%, diminuarea suprafetelor utilizate, reducerea necesarului de echipamente si cresterea gradului de folosire a celor ramase, cresterea motivatiei personalului. Evident, sunt si factori care impiedica implementarea si obtinerea de rezultate bune in organizatiile romanesti. Intre acestia cel cu influenta cea mai mare este mentalitatea, profilul pshiologic al romanilor, care nu favorizeaza infaptuirea cerintelor acestui tip de management. Conditii pentru aplicarea KAIZEN: Orice program de imbunatatire porneste de la nevoile reale ale clientului extern sau intern coleg sau alt departament al firmei). Se bazeaza pe ceea ce STIU (adica pe date) nu pe ceea ce CRED ( banuieli, supozitii ) – se acorda atentie culegerii, verificarii si analizarii informatiilor ce stau la baza deciziilor manageriale. Imbunatatire treptata dar sistematica si implicand angajatii atat in planificarea cat si in derularea si controlul activitatilor de imbunatatire sau rezolvare a problemelor. Avantajele pe care le poate aduce implementarea conceptului Kaizen: - costurile de implementare sunt reduse, intrucat Kaizen realizeaza o folosire mai buna a resurselor existente si nu presupune investitii mari in ameliorarea tehnologiei; - costurile de perfectionare a personalului sunt mai reduse decat in cazul altor metode; - in Romania exista numeroase firme de consultanta in domeniu, inclusiv un institut Kaizen, cu realizari importante in implementarea Kaizen; - organizatiile in care a fost implementat Kaizenul (Grup Romet, Artic Targoviste, Pirelli Romania etc) au obtinut rezultate remarcabile in domeniul productivitatii muncii, al reducerii costurilor si cresterii competitivitatii. In activitatile organizatiilor economice pierderile pot fi generate de urmatoarele cauze: supraproductie, apare atunci cand volumul productiei fabricate depaseste cererea pietei;
stocurile de piese aduse la locurile de munca nu sunt optimizate; transporturile interne nu sunt optimizate, generandu-se miscari inutile in fluxul de fabricatie. Implementarea acestui principiu in viata cotidiana valoreaza mai mult decat o simpla crestere a productivitatii si a performantelor. Kaizen scoate la suprafata erorile si le
corecteaza,elimina “munca grea”,inlatura pierderile viitoare de timp,de bani si arata metode inteligente de a face lucrurile mai rapid si mai creative. Astfel ne putem bucura mai mult de ceea ce se numeste o:VIATA LIBERA . Avantajele pe care le ofera aplicarea acestei filozofii sunt evidente: -perfomante mari intr-un domeniu -eficienta -calitate -creativitate -dezvoltare personala Kaizen poate face minuni in viata oricarei persoane pentru ca aceste schimbari mici,pe termen lung, au un efect fantastic asupra noastra,ne face mai increzatori in fortele proprii,ne ridica stima de sine,ne imbunatateste capacitatea de a conduce si de a organiza iar rezultatele materiale sunt pe masura:afaceri solide care sa-ti confere libertate financiara,conditie fizica si sanatate,relatii de calitate cu oamenii etc. Te vei simti extraordinar cand vezi ca viata ta si a celor din jurul tau se schimba(concluzie). Vei fi personajul principal din filmul pe care tot tu il regizezi. Acest film se numeste simplu:VIATA TA
.
In concluzie, prin aplicarea conceptului Kaizen, organizatiile economice ar putea diminua considerabil impactul negative al actualei crize economice si financiare. Kaizen este sistemul ideal de management pentru organizatiile cu resurse putine. Asa cum arata Masaaki Imai ,,Restructurarea sau reinventarea companiei dumneavoastra poate fi distructiva, costisitoare si, frecvent, nefunctionala. Aplicand Kaizen in gemba, se realizeaza imbunatatiri importante, cu costuri mici, in procesele esentiale ale afacerii – productie si servicii – si se pot obtine, ca niciodata pana acum, salturi majore in satisfacerea clientului, in calitate, productivitate si profitabilitate”. Astfel, in contextul crizei actuale, managerii pot face mai mult decat evitarea falimentului, obtinand profit prin sporirea competitivitatii si eficientei fina nciare.
Bibliografie: Masaaki Imai – Gemba Kaizen, o abordare practică cu costuri reduse, a managementului, traducere în limba română, Editura Finmedia, 2007 http://leanromania.wordpress.com/instrumente-lean/5s/ http://ionionita.finantare.ro/2009/06/24/kaizen-un-stil-de-management-performant-2/ http://www.graphicproducts.com/tutorials/kaizen/ http://www.graphicproducts.com/tutorials/kaizen/
