Indice 1.
R EGI EG I STR ST R OS ................. ......................... ................ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ .............1 .....1 1.1.
H ABITACIONES .......................................................................................1
1.1.1.
Registro de Habitaciones.................... Habitaciones............................................ .............................................3 .....................3
1.1.3.
Registro de tipos de habitación .............................................. ........................................................3 ..........3
1.2.
P RODUCTOS ...........................................................................................4
1.2.1.
Registro de Productos............................ Productos.................................................... .........................................4 .................4
1.2.2.
Registro de Impuestos............................. I mpuestos..................................................... .......................................6 ...............6
1.3.
CLIENTES ..............................................................................................7
1.3.1.
Registro de Representantes.................................. Representantes........................................................... ...........................7 ..7
1.3.2.
Registro de Grupos de Clientes .............................................. ........................................................9 ..........9
1.3.3.
Registro de Afinidades...................... Afinidades ............................................. ............................................1 .....................1 0
1.3.4.
Registro de Actividades ............................................. ................................................................ ................... 11
1.3.5.
Registro de empresas...................... empresas ............................................. .............................................1 ......................1 2
1.3.6.
Registro de Profesiones ............................................ ................................................................ .................... 18
1.3.7.
Registro de Huéspedes ................................................ ................................................................. ................. 19
1.3.8.
Registro de Grupos de Preferencias .............................................. ................................................ .. 23
1.3.9.
Registro de Propietarios....................... Propietarios .............................................. ......................................... .................. 24
1.3.10.
Registro de Tarjetas de Crédito .......................................... .................................................. ........ 25
1.4.
R EGISTRO DE P UNTOS DE V ENTA ..............................................................26
1.5.
R EGISTRO DE GRUPO
1.6.
R EGISTRO DE EMPLEADOS .......................................................................29
DE
U SUARIOS ..........................................................28
2.
P LA N N I N G ..................... ............................. ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................3 .......32 2
3.
R ECE P CI ÓN ................ ......................... ................. ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................. ........... ..36 36
4.
R ESE R V A S ................ ........................ ................. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ............4 ....4 0
5.
CON CO N TR OL LE R ................ ......................... ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ...............4 .......4 3
6.
GER GE R EN CI A L ................. ......................... ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................. ................ .......... ..55 55
7.
ESTA ES TA DÍ STI ST I CA S ................. ......................... ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................. .............5 .....5 8
8.
H ER R A M I EN TA S ................ ......................... ................. ................. ................. ................ ................. ................. ................ ........... ...59 59
9.
CONFIGURACIÓN ....................................................................................60
Indice 1.
R EGI EG I STR ST R OS ................. ......................... ................ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ .............1 .....1 1.1.
H ABITACIONES .......................................................................................1
1.1.1.
Registro de Habitaciones.................... Habitaciones............................................ .............................................3 .....................3
1.1.3.
Registro de tipos de habitación .............................................. ........................................................3 ..........3
1.2.
P RODUCTOS ...........................................................................................4
1.2.1.
Registro de Productos............................ Productos.................................................... .........................................4 .................4
1.2.2.
Registro de Impuestos............................. I mpuestos..................................................... .......................................6 ...............6
1.3.
CLIENTES ..............................................................................................7
1.3.1.
Registro de Representantes.................................. Representantes........................................................... ...........................7 ..7
1.3.2.
Registro de Grupos de Clientes .............................................. ........................................................9 ..........9
1.3.3.
Registro de Afinidades...................... Afinidades ............................................. ............................................1 .....................1 0
1.3.4.
Registro de Actividades ............................................. ................................................................ ................... 11
1.3.5.
Registro de empresas...................... empresas ............................................. .............................................1 ......................1 2
1.3.6.
Registro de Profesiones ............................................ ................................................................ .................... 18
1.3.7.
Registro de Huéspedes ................................................ ................................................................. ................. 19
1.3.8.
Registro de Grupos de Preferencias .............................................. ................................................ .. 23
1.3.9.
Registro de Propietarios....................... Propietarios .............................................. ......................................... .................. 24
1.3.10.
Registro de Tarjetas de Crédito .......................................... .................................................. ........ 25
1.4.
R EGISTRO DE P UNTOS DE V ENTA ..............................................................26
1.5.
R EGISTRO DE GRUPO
1.6.
R EGISTRO DE EMPLEADOS .......................................................................29
DE
U SUARIOS ..........................................................28
2.
P LA N N I N G ..................... ............................. ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................3 .......32 2
3.
R ECE P CI ÓN ................ ......................... ................. ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................. ........... ..36 36
4.
R ESE R V A S ................ ........................ ................. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ............4 ....4 0
5.
CON CO N TR OL LE R ................ ......................... ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ...............4 .......4 3
6.
GER GE R EN CI A L ................. ......................... ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................. ................ .......... ..55 55
7.
ESTA ES TA DÍ STI ST I CA S ................. ......................... ................ ................. ................. ................ ................ ................. ................. .............5 .....5 8
8.
H ER R A M I EN TA S ................ ......................... ................. ................. ................. ................ ................. ................. ................ ........... ...59 59
9.
CONFIGURACIÓN ....................................................................................60
Registro de Habitaciones En el registro de habitaciones habitaciones el hotel deberá registra todas las habitaciones que posee destinadas a alojamiento. Estas informaciones serán de tipo estándar para prevenir problemas posteriores de organización.
R e g i s t r a n d o u n a h a b i t a c ió ió n
Habitación: Informar el número de la habitación. La cantidad de dígitos que componen el número de la habitación es informado en el módulo Gerencia Hotelera, menú “Configuración”, en el ítem “Parámetros del Sistema”.
Para alterar las configuraciones de cantidad de cifras de la habitación, bastará ir al módulo Gerencia Hotelera, menú “Configuración”, en el ítem “Parámetros del Sistema”, hacer clic en el botón . En la pantalla de configuraciones, hacer clic en la carpeta “Sistema”, enseguida en la sección “Sistema 2” y alterar el campo “Ctd. Dígitos del Mapa” por la cantidad deseada. Situación: Situación : Informa cual es la situación de ocupación de la habitación. Cuando una habitación es registrada, este campo permanece con la situación “Libre”, o sea, es posible alquilar esa habitación. Posteriormente, la habitación registrada puede estar en otras situaciones: Ocupada: Esta habitación está alquilada. Mantenimiento: Esta habitación está en mantenimiento y no puede ser alquilada hasta el fin de ese trabajo. Limpieza: Esta habitación está en limpieza y no puede ser alquilada hasta el final de esa limpieza. • •
•
Para visualizar más fácilmente la situación de una habitación, se debe ir al ítem “Mapa de Habitaciones”, localizado en el módulo Gerencia Hotelera. Ahí en el rincón izquierdo de esa pantalla, es posible verificar la situación de todas las habitaciones.
Característica: En este campo el usuario debe informar las características de la habitación. Este campo es obligatorio. •
•
•
Plazas: Se tiene que informar la cantidad de plazas con que cuenta la habitación, es decir, cuántos huéspedes pueden dormir en esta habitación. Esta situación es utilizada en el Informe diario de situación, para generar gener ar la media diaria. Cuando la cantidad de plazas exceda aquel número, el sistema generará el cobro de una/s cama/s extra/s. Por lo tanto si el hotel tiene tarifa de cama extra, solamente informe la cantidad de plazas. Cuartos: Número de cuartos que posee la habitación. Unida con: Informar el número de la habitación que se unió a la habitación registrada. La habitación que se une debe estar previamente registrada.
Piso: Informar en que piso queda esta habitación. Importante para facilitar la localización por parte de los empleados del hotel. Sector del Frigobar: Campo que es utilizado para dar baja de productos en el stock y estará activada cuando en el menú “Configuraciones”, en el ítem “Parámetros del usuario”, en la opción
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“PDV Frigobar” esté informado el sector frigobar. Y también para cargar lo consumido en la cuenta del huésped. Propietario: Cuando esta habitación pertenezca a un propietario, el usuario debe relacionarlo. El propietario será previamente registrado en el menú “Registros”, en el ítem “Registro de Propietarios” Supervisor: Informar el código del supervisor que está relacionado a un empleado. Esta información servirá para procedimientos de control de servicios en habitaciones, en el menú “Controller”, ítem “ Gobernanta” y “Mapa de Gobernanta”.
Características generales de la habitación: Campo descriptivo donde el usuario informará las características principales de la habitación, con la finalidad de facilitar el trabajo de los recepcionistas cuando dan informaciones a los clientes sobre la misma. Foto: En el caso que el hotel tenga disponible electrónicamente la foto de esta habitación, se puede incorporar en el sistema esta imagen, con el fin de mostrársela al cliente en la recepción.
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Registro de tipos de habitación Toda habitación, dentro del sistema Desbravador, pertenece a un tipo determinado que agrupa a todas las otras habitaciones con las mismas características. Las tarifas y la ocupación de la habitación son diferenciadas de acuerdo con ese tipo.
Re g i s t r a n d o u n t i p o d e h a b i t a c ió n
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del tipo de habitación dentro del sistema, no habrá otro tipo de habitación registrado con el mismo código. Al incluir una nuevo tipo de habitación, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que ése todavía no haya sido utilizado. Cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado y le preguntará al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el número del código de la habitación 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Tipo: En este campo se debe informar el nombre de un determinado tipo de habitación. Esta descripción aparecerá en todos los informes y pantallas que se relacionan a ese tipo de habitación Abreviatura: Descripción abreviada del tipo de habitación. Aparecerá en el mapa de ellas. Cantidad Over: Campo destinado al número excedente de habitaciones que el sistema permite para reserva. Ejemplo: Si la cuantidad over fuera de 3 habitaciones, y el hotel posee 10 habitaciones de este tipo, el sistema permitirá la reserva de 13 habitaciones.
El usuario debe tener cuidado con el número de over. En el caso de que el hotel no esté familiarizado con el sistema “Over”, debe dejar el campo en blanco.
Plazas: Se tiene que informar la cantidad de plazas con que cuenta la habitación, es decir, cuántos huéspedes pueden dormir en esta habitación. Esta situación es utilizada en el Informe diario de situación, para generar la media diaria. Cuando la cantidad de plazas exceda aquel número, el sistema generará el cobro de una/s cama/s extra/s. Por lo tanto si el hotel tiene tarifa de cama extra, solamente informe la cantidad de plazas. •
Foto: Campo destinado a incluir una imagen electrónica del tipo de habitación, cuando el hotel la posea.
En el caso que el usuario coloque una foto en el registro de la habitación, ésta prevalecerá sobre la foto del tipo de habitación.
Descripción: Campo destinado a incluir textos de informaciones adicionales sobre el tipo de habitación, con la finalidad de ayudar al recepcionista a dar informaciones más completas a los clientes.
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Registro de Productos El registro de productos almacena todas las informaciones sobre los productos que son utilizados en el hotel. Este registro debe ser hecho originariamente en el módulo Control de Stock, pero los productos también pueden ser registrados por el módulo Gerencia Hotelera. Además otros módulos utilizarán este registro.
Re g i st r a n d o u n p r o d u c t o
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del producto dentro del sistema, no existirá otro producto registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo producto, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar necesariamente el número sugerido, teniendo la posibilidad de escoger otro, siempre que todavía no haya sido utilizado, en el caso de que ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el de un producto de código número 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Producto: Nombre del Producto. Esta descripción aparecerá en las búsquedas e informes de los productos. Precio Unitario: Informar cual es el costo del producto para el cliente. En este valor no están incluidos los impuestos y tasas del hotel. Datos I : En esta sección están contenidas informaciones importantes de ubicación del cliente que está siendo registrado. Grupo: Se debe informar a que grupo el producto pertenece. Esta información podrá ser utilizada posteriormente en informes, donde se puede solicitar al sistema uno de ellos con los productos por grupo. Tipo de Cargo: Es la manera como este producto será cargado en el sistema. Pueden ser de tres tipos: - Vale: Permite ser cargado en cuentas sin facturar. - Auto cargo: Cuando una habitación está alquilada, este producto irá automáticamente a esa cuenta - Préstamo: Productos y equipos que son prestados a los huéspedes. Al hacer el check out el sistema informará que la cuenta posee objetos prestados. PDV Auto-cargo: Cuando el producto fuera configurado para ser del tipo “Auto – Cargo” o “Prestado”, el usuario deberá informar el código del PDV para ser cargado. Si es “Prestado” cuando el huésped no devuelva lo que le fue prestado, el mismo será cargado en la cuenta de dicho huésped a través del PDV correspondiente. Cobrar tasa de servicio: Activar este ítem siempre que el producto sufra recargo de tasa de servicio. Bebida Alcohólica: Informar si el producto es bebida alcohólica, es utilizado en la reserva, check-in o walk-in, para configurar si se factura o no en los PDV las bebidas alcohólicas. •
•
•
•
•
El sistema permite que se separe en las cuentas de los huéspedes cuales son los Puntos de Venta que serán facturados por el hotel y cuales serán particulares, o sea, pagados en el momento del check-out del hotel. Eso suele suceder generalmente cuando el huésped viene por cuenta de una empresa para trabajar para ella. En ese caso la empresa es la que paga, por ejemplo, todos los gastos, excepto las llamadas telefónicas y bebidas alcohólicas que son pagados por el huésped. Entonces en el caso que el producto esté marcado como bebida alcohólica, el sistema separará automáticamente el producto a facturar, cuando dicho hospedaje así lo especifique.
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Datos II : Campo destinado a informaciones complementarias sobre el producto. • • •
•
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Categoría: Informar la categoría del producto. Imprime pedido: Informar si el producto debe ser impreso en un pedido. Menú: Al ser informado “Sí”, este producto podrá ser transferido a un colector de datos y micro-terminales. Comisión del mozo %: Siempre que el mozo reciba una comisión sobre ese producto, informar el porcentaje que le corresponde. Código OBS: Código de observación. Cuando el hotel utiliza vales electrónicos él puede ser utilizado para complementar productos. Por ejemplo: el cliente pide una coca-cola con hielo y limón. Para ese pedido se debe registrar una observación llamada “hielo” y otra “limón”. Tipo de Producto: Informar si el producto es del tipo “Media Pensión Adulto” , “Media Pensión Niño”, “Desayuno Adulto”, “Desayuno Niño” u “Otros”. Solamente se permitirá tener acceso si en Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión, la opción “Cálculo de pensión” estuviera configurada en “Carga Media Pensión y Desayuno”. Ese ítem tiene la finalidad de controlar los cargos de media pensión en las cuentas, porque a medida que van siendo cargadas, el sistema lo debita del crédito de la habitación, cuando no hubieran más créditos, entonces el programa carga el producto (Media Pensión) en la cuenta.
Factura: Informaciones necesarias para emitir la factura. • • •
•
Unidad de Venta: Informar la unidad que será impresa en la factura. Tabla de Impuesto: Informar el impuesto que incidirá sobre el producto. Origen del Producto: Definir sobre el origen del producto, si es nacional, si es importado directamente o comprado a un importador, para que imprima correctamente el código ST en la factura. Código de Barras: Informar el código que deberá ser impreso en la factura.
Observación: Campo complementario para observaciones sobre el producto, para el caso que no hayan sido informadas en los otros campos. Puntos de Venta: Informará en que puntos de venta el producto será vendido.
Con este ítem se debe prestar atención, pues en caso que el producto no esté relacionado correctamente al punto de venta, habrá problemas cuando se dé la baja del producto en el stock y en el cargo de vales.
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Registro de Impuestos Este registro será utilizado en el registro de productos, indicando la incidencia de los impuestos sobre cada producto. Es de fundamental importancia para tributar correctamente los impuestos sobre facturas y cupones fiscales.
Re g i st r a n d o u n i m p u e s t o
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del impuesto dentro del sistema, no existirá otro impuesto registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo impuesto, un código será sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, teniendo la posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado. Cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que este código ya fue utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el número del código del impuesto del 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Tipo: Seleccionar el impuesto a partir de la lista predefinida. Alícuota: Indica el porcentaje del impuesto cobrado sobre el valor del producto. Porcentaje de reducción: Informar el porcentaje en el caso que el impuesto tenga reducción. Alícuota real: Es el porcentaje del impuesto una vez deducida la reducción, siempre que hubiera. Impresora Fiscal: Indica el código correspondiente a la alícuota, mostrada en la lectura X Observación de la Factura: Informar observaciones que pueden ser incluidas al desing de la factura, para que la misma sea impresa. CST : Informar la situación tributaria relacionada con el impuesto registrado. Descripción: Es un conjunto de informaciones (tipo de impuesto, alícuota y porcentaje de reducción) para ser usado en el registro de productos.
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Registro de Representantes Este registro se utiliza cuando el hotel tiene personas para representarlo, con la finalidad de atraer huéspedes al hotel. Dicho representante podrá tener un porcentaje de comisión sobre los alquileres que el hotel tenga por intermedio de él. Al efectuar una reserva se informa el código del representante y en el menú “Controller”, en el ítem “Listado de Comisiones”, se tiene la opción de activar por empresa, haciendo una lista solamente de las comisiones de representantes. Registrando un representante Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del representante dentro del sistema, no habrá otro representante registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo representante, un número de código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no tiene porque aceptar el número sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que el mismo todavía no haya sido utilizado, cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar al representante de código número 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. ombre: En este ítem el usuario debe informar el nombre del representante. Dirección: Campo destinado a la información del domicilio donde está situado el representante referido. Barrio: Campo destinado a la información del barrio donde está ubicado dicho representante. País: El sistema Desbravador pone a disposición, por estándar, el país que está definido en las Configuraciones (Brasil o Argentina). Cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente a ese representante. Código Postal: Campo destinado para informar el C.P. donde está situado el representante. C.P. A utomático: El usuario podrá utilizar este botón para no tener que informar los campos dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene incorporado el registro nacional de C.P. De esta forma, al buscar el C.P. por medio de ese botón, el programa solicitará la ciudad, la ubicación y enseguida mostrará una lista de los domicilios encontrados, para que el usuario seleccione el deseado y el programa automáticamente completará correctamente la dirección. Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, entonces el usuario seleccionará la ciudad deseada. Este campo es de llenado obligatorio en el registro. Provincia: El llenado de la provincia correspondiente, se produce junto con la selección de la ciudad, por medio de la búsqueda descripta anteriormente. Teléfono: Campo destinado a informar el teléfono del representante. Fax: Campo destinado a informar el número de teléfono para fax del representante. Celular: Campo destinado a informar el número de teléfono celular del representante. Comisión %: Campo destinado a informar el porcentaje que el representante recibirá de comisión, por las ventas que realice. E-mail: Campo destinado a informar la dirección electrónica, para envío de posteriores emails.
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Observación: Campo de texto, destinado colocar informaciones útiles al hotel y que no haya sido informadas en ningún otro campo de este registro. Grupo de representantes: Informar a que grupo este representante pertenece. Este campo no es obligatorio. Sin embargo se pueden sacar informes relacionados al grupo de representantes, como por ejemplo, en el menú “Estadísticas”, en el ítem “Resumen de Ocupación”.
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Registro de G rupos de Clientes Este registro permitirá agrupar clientes, para facilitar la ejecución acciones realizadas sobre los mismos. Su uso es imprescindible en el CRM. Las acciones significan que el grupo de clientes tendrá derecho a recibir determinada acción, que será activada al completar un número especifico de días desde la última ejecución y también, a recibir otras acciones marcadas que no necesitan de un plazo estipulado. Re g i s t r a n d o u n Gr u p o d e Cl i e n t e s
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del grupo de clientes dentro del sistema, no habrá otro grupo registrado con el mismo código. Al ser incluido un nuevo grupo, un código es sugerido por el sistema, se trata del primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario puede no aceptar el número sugerido, existiendo la posibilidad de utilizar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado, en el caso que ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que dicho código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar a un grupo que ya tiene el código número 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Grupo : En este campo el usuario debe informar el nombre del grupo. Este nombre aparecerá en todos los informes y listas que estén relacionados a determinado grupo de clientes.
Acciones: En este campo se deben informar las acciones que serán tomadas para ese grupo de clientes y la periodicidad de esas acciones. Telemar k eting Cada tantos ( días) Correspondencia Cada tantos ( días) Correo directo Cada tantos ( días) Correspondencia electrónica Cada tantos ( días) • • • • • • • • • • • • • • •
Visita
Cada tantos ( días) Cumplea d os Fec h as conmemorativas Fec h a pro f e sional Feriados N acionales N a v i d a d / Año Nuev o
Las acciones definidas en este grupo de clientes van a influenciar en la creación de acciones en el módulo “CRM”.
Observaciones: Campo de texto, destinado a completar las informaciones útiles al hotel y que no fueron informadas en ningún otro campo de este registro.
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Registro de A fi nidades Este registro tiene la finalidad de agrupar los clientes afinidades y objetivos comunes. Por ejemplo: negocios, turismo, eventos, deportes, etc. Se utiliza para registrar tanto empresas como huéspedes, donde estarán agrupados los de semejante afinidad. También se puede, con la ayuda del módulo CRM crear un plan de acción dirigido a las empresas o huéspedes que tengan afinidades comunes, para aumentar las ventas y por lo tanto la rentabilidad del hotel.
Para incorporar en el registro una afinidad, el usuario debe hacer clic en el no botón , localizado en la pantalla principal de este registro. Se pueden crear afinidades en orden jerárquico, para eso el usuario debe hacer clic a partir de la afinidad agrupadora, cuando quiere que la nueva sea subordinada a ella. Par crear un nuevo grupo de afinidad seleccionar el botón “Nuevo”.
Código: Es el código del grupo de afinidad. Este número no podrá ser alterado después de incorporado y no habrá otro igual para ninguna otro grupo de afinidad. El sistema genera este número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que ya no haya sido utilizado para registrar otro grupo de afinidad.
Descripción: En este campo el usuario debe incorporar el nombre del tipo de afinidad del grupo que está siendo registrado
Ítem de: Informar la afinidad agrupadora. Cuando el registro fuera el de una afinidad principal, no se deberá informar dicho ítem.
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Registro de Actividades Este registro contiene las actividades que ejercen las empresas clientes. La información de la actividad de la empresa en el registro no es obligatoria, sin embargo la utilización del mismo permite la emisión de informes y etiquetas seleccionando las empresas que tienen una actividad común. También se puede crear un plan de acción, con la ayuda del módulo de CRM, dirigido a las empresas con actividades semejantes, aumentando de esta manera la rentabilidad del hotel.
Para registrar una actividad, el usuario debe hacer clic en el botón pantalla principal de este registro.
, localizado en la
Código: Es el código de la actividad que se está registrando. Este número no podrá ser alterado después de incorporado y será diferente al código de cualquier otra actividad que ya esté registrado. El sistema genera este número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que todavía no haya sido utilizado para registrar otra actividad. Descripción: En este campo el usuario debe colocar el nombre de la actividad que está siendo registrada.
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Registro de empresas Varios módulos tienen acceso al registro de empresas, también se lo utiliza bajo el nombre
de “cliente” en varios lugares del sistema. Su objetivo es almacenar informaciones útiles que son utilizadas por distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo tiene necesidad de informaciones diferentes, por lo tanto, las informaciones serán aquí tratadas en su contenido integral, mostrando la utilidad de cada campo.
Histórico de Acciones: con este botón el usuario puede visualizar todas las acciones efectuadas para determinado cliente. las acciones relacionadas han sido generadas por el módulo
CRM y también las acciones registradas por el botón •
•
(descripto más adelante).
Excluir: botón para excluir una acción seleccionada del cliente. La selección de registros es individual, o sea, no e xiste la posibilidad de seleccionar más de un registro para ejecutar una exclusión conjunta. Cerrar: botón para efectuar el cierre de la pantalla.
Histórico de Hospedaje: este botón permite al usuario consultar todos los hospedajes registrados en el módulo “ Gerencia Hotelera” para el cliente seleccionado. Los hospedajes relacionados de él son mostrados al usuario, permitiendo, inclusive, un detalle de cada hospedaje. Para ello, se debe utilizar el botón Detallar (como muestra la figura a continuación ). Histórico de E ventos: botón que permite al usuario consultar los datos básicos de todos los eventos ya presupuestados para la empresa seleccionada. Están informados todos los eventos ordenados a partir de la fecha inicial, diferenciando por medio de colores los eventos pendientes, cancelados y confirmados. En el caso de eventos cancelados se mostrará el motivo de la cancelación. Vale recordar también, que eventos pendientes y cancelados serán considerados el último presupuesto del evento. Podrá también visualizar las informaciones detalladas del evento seleccionado, por medio del botón “ Detallar”. Registra Acción: con este módulo el usuario puede hacer los registros de una acción no estándar efectuada por el cliente seleccionado, sin que haya necesidad de registrar la acción en el módulo “CRM”.
Re g i st r a n d o u n a e m p r e s a
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo “código” es la identificación de la empresa dentro del sistema, por lo tanto no habrá otra empresa registrada con el mismo código. Cuando se incluye una nueva empresa, el sistema sugiere un código, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, teniendo a posibilidad de informar otro, siempre que éste no haya sido ya utilizado, en el caso que el código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado y pregunta al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar a una empresa de código 100 por lo 1000, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Situación de la Empresa: cuando una empresa es registrada el usuario está en condiciones de definir como es la situación inicial, para el sistema Desbravador. Cada situación representa el comportamiento que el sistema tendrá respecto a la empresa, las situaciones son las siguientes: Libre: Significa que el hospedaje relacionado a la empresa estará apto para cualquier procedimiento en el sistema. •
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•
•
Facturación
bloqueada: Al aparecer este mensaje para hospedajes relacionados a esta empresa, no se permitirá que la cuenta sea pagada a plazo, por lo tanto, este cliente deberá pagar la cuenta al contado en la recepción. Hospedajes bloqueados: Ningún hospedaje se podrá efectuar a la empresa en este tipo de situación. De esta manera al intentar confirmar una entrada o reserva, el sistema no la aceptará alegando que dicha empresa tiene bloqueados los hospedajes. De la misma forma, no estarán permitidas alteraciones de movimientos ni reservas.
empresas que no tienen la situación de “Libre”, serán representadas en la búsqueda en rojo. También en la entrada de huéspedes y al efectuar una reserva, el sistema emitirá el aviso (al salir del campo) sobre la de situación de la empresa. A l cerrar la cuenta el sistema bloqueará el cierre a plazo para las empresas que posean el registro bloqueado para facturación o para hospedaje. Las
Inactivo: Esta opción convierte a la empresa en inactiva. En ese caso dicha empresa aparece en el registro tachada con una línea roja. Tipo de E mpresa: el registro de empresas permite que sean almacenados varios tipos de registros de clientes. En virtud de ello, el programa dispone el tipo de empresa, lo que posibilita hacer esa diferenciación en los clientes registrados. L os clientes se pueden clasificar como: agencia, empresa, operadora, particular y representante. Todo cliente que hiciera parte de este registro, podrá efectuar el cierre de cuenta utilizando la forma de pago a plazo. CU I T/ D N I : dependiendo del tipo de empresa definido, ese campo tendrá formato, siguiendo el patrón nacional argentino, para aceptar la información del CU IT , para tipos agencia, empresa, operadora y representante y, DNI para particular. Ese campo es de llenado obligatorio, sin embargo el mismo acepta que sean informados ceros. N o mbre
Comercial: toda empresa suele poseer, además de la razón social, un nombre de fantasía. Este campo es útil para las empresas que tienen una misma razón social, pero están establecidas en varias ciudades diferentes, entonces el usuario puede informar el nombre de fantasía y al lado la ciudad correspondiente. Cuando no hay nada diferente para ser informado, se informa lo mismo que en razón social. Es obligatorio llenar este campo. Ra z ón Social: campo destinado para informar la razón social del cliente. Es obligatorio completar este campo. Inscripción P rovincial: campo destinado a completar los datos de la inscripción provincial del cliente, cuando el mismo no fuera definido como particular. Su llenado no es obligatorio. Tipo de I V A: el sistema Desbravador está estructurado para operar con legislación brasile ña y también con la de Argentina. Entonces, cuando el sistema estuviera configurado para ser utilizado en Argentina, ese campo estará disponible para que sea seleccionado el tipo de impuesto que la empresa va a operar.
Registro Incompleto: la finalidad de este campo es dejar asentado en la base de datos que el registro del cliente está incompleto. De ser así, el usuario combina cuales son las informaciones muy importantes, informaciones que al no ser completadas convierten el registro en incompleto. De esa forma, cuando dichas informaciones no son debidamente llenadas, el usuario marcará ese ítem. Es posible obtener una lista sólo de los clientes que están con su registro incompleto, en la opción ‘imprimir’ del registro de empresas. Programa de f i delidad por room nig h t: cuando el usuario trabaja también con el módulo f idelidad, en este caso con la configuración de fidelidad por room -night, podrá definir que determinados clientes quedan excluidos de ese programa de fidelidad.
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Domicilio Comercial: en esta sección están contenidas las informaciones importantes de localización del cliente que está siendo registrado. Dirección: campo destinado a la información del lugar donde está ubicada la empresa. Barrio: campo destinado a la información del barrio donde está situada la empresa. País: el sistema patrón Desbravador pone a disposición, el país que está definido en las configuraciones Brasil o Argentina), en caso de ser necesario, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente a la empresa. Código Postal: campo destinado a informar el Cód. Post. correspondiente a la situación de la empresa. Cód. Postal Automático: el usuario podrá utilizar este botón para que en lugar de informar los campos dirección, barrio y Cod.Pos., porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro nacional de Cs.Ps. De esa forma, al buscar el C.Post. por medio de ese botón, el programa ubicará la ciudad, el lugar e inmediatamente entregará un detalle de las direcciones encontradas, así el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente llenará correctamente la dirección completa. Ciudad: el programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, donde el usuario seleccionará la empresa deseada. El llenado de este campo en el registro es obligatorio. Provincia: el llenado de la provincia respectiva a la ciudad requerida se hace juntamente con la selección de la ciudad, por medio de la búsqueda descripta anteriormente. Teléfono: campo destinado a la información del teléfono comercial de la empresa. Interno: campo destinado a la información del interno correspondiente (si hubiera). Fax: campo destinado a la información del número de teléfono para fax de la empresa. E-mail: campo destinado a la información de la dirección electrónica, para envíos posteriores de e-mails. Home Page: campo destinado a la información del home page del cliente. • • •
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Igual para dirección cobran z a: el registro de clientes posee campos destinados a la dirección comercial de la empresa, la dirección donde serán enviadas las cobranzas y la dirección donde debe ser enviada la correspondencia. En el caso que la dirección de cobranza fuera igual a la dirección informada en la sección Dirección Comercial’, entonces el usuario se podrá valer de ese botón para no tener que digitar nuevamente esas informaciones en la sección Dirección Cobranza’. Igual para dirección correspondencia: el registro de clientes la dirección donde se enviará la correspondencia. En el caso que la dirección de correspondencia fuera igual a la dirección informada en la sección Dirección Comercial’, entonces el usuario se podrá valer de ese botón para no tener que digitar nuevamente esas informaciones en la sección ‘ Dirección Correspondencia’. Dirección Correspondencia: esa sección está destinada al llenado de los datos de la dirección de cobranza para los clientes en los que el lugar de pago de facturas no es el mismo que donde la empresa está situada. Como se ha dicho anteriormente, si el botón es utilizado, todas esas informaciones estarán completadas de acuerdo el llenado hecho en la sección “Dirección Comercial’. Ninguna de esas informaciones es de llenado obligatorio. IVA: campo destinado la información del IVA de la empresa responsable por la cobranza. Inscripción Estatal: campo destinado a la información de la inscripción estatal de la empresa responsable por la cobranza. Dirección: campo destinado al lugar de ubicación de la empresa cobradora. Barrio: campo destinado al barrio de la empresa cobradora. Ciudad: campo destinado a información de la ciudad de la empresa cobradora. Provincia: campo destinado a la provincia correspondiente a la empresa cobradora. Código Postal: campo destinado ao Cod. Pos. correspondiente a la empresa cobradora. Cod. Pos. Automático: de la misma forma que en la sección D ‘irección’, al activar ese botón hará que la información del número del Cod. Pos. sea correcta. Teléfono: campo destinado al número de teléfono de la empresa cobradora. Fax: campo destinado al número de teléfono de fax de la empresa cobradora. Contacto: campo destinado a la información del nombre de la persona de contacto en el departamento de cobranza del cliente. • •
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Dirección Cobranz a: esa sección está destinada a completar la dirección de cobranza para aquellos clientes en los que el lugar de pago de facturas no es el mismo que donde la empresa está
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situada. Como se ha dicho anteriormente, si el botón fuera utilizado, todas esas informaciones estarán completadas según el llenado con el que fuera hecho en la sección ‘Dirección Comercial’. Ninguna de esas informaciones es de llenado obligatorio. • •
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IVA: campo destinado la información del IVA de la empresa responsable por la cobranza. Inscripción Estatal: campo destinado a la información de la inscripción estatal de la empresa responsable por la cobranza. Dirección: campo destinado al lugar de ubicación de la empresa cobradora. Barrio: campo destinado al barrio de la empresa cobradora. Ciudad: campo destinado a la información de la ciudad de la empresa cobradora. Provincia: campo destinado a la provincia correspondiente a la empresa cobradora. Código Postal: campo destinado al Cod. Pos. que corresponde a la empresa cobradora. Cod. Pos. Automático: de la misma forma que en la sección ‘Dirección’, al activar ese botón hará que la información del número del Cod. Pos. sea correcta. Teléfono: campo destinado al número de teléfono de la empresa cobradora. Fax: campo destinado al número de teléfono de fax de la empresa cobradora. Contacto: campo destinado a la información del nombre de la persona de contacto en el departamento de cobranza del cliente.
Informaciones Adicionales: las informaciones contenidas en esta sección tienen la finalidad de mantener almacenadas informaciones adicionales a su registro, que no son obligatorias. Fecha de fundación: campo destinado a la información de la fecha en que fue fundada la empresa. Insc. Municipal: campo destinado a inscripción de la empresa en el municipio donde está situada. IATA: campo destinado para informar el código referido al registro de la empresa en la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. •
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Contactos: el programa permite al usuario, registrar todos los contactos de la empresa referida. Al agregar un contacto a la lista, el usuario podrá informar algunos datos correspondientes al mismo, por ejemplo, el departamento del que él hace parte en la empresa, su teléfono e interno directo, su fecha de cumpleaños, el trato que el contacto debe recibir (formal, informal, Sr., Sra., Srta.), definir si el contacto es considerado como un contacto principal (responsable) dentro de la empresa y también su dirección electrónica. Una de los objetivos de esta rutina es efectuar acciones, por medio del módulo CRM, de felicitaciones en su cumpleaños, etc. Datos Complementario s: las informaciones registradas en esta sección no son de llenado obligatorio, sin embargo son de gran importancia para el funcionamiento de algunas rutinas dentro del sistema Desbravador. •
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Representante: muchos hoteles poseen personas encargadas de ‘atraer’ clientes al hotel, representando y vendiendo la imagen del hotel a las empresas. Una de las finalidades de registrar al representante responsable por la estadía de determinada empresa en el hotel, es pagarle una comisión. De esta manera toda vez que se efectúe un hospedaje de dicha empresa, el representante recibirá su comisión. Observación: campo destinado a digitar texto con informaciones juzgadas importantes sobre el cliente que está siendo registrado. Grupo de Afinidad: una forma de agrupar empresas, utilizando el uso en el módulo CRM, es crear afinidades en los que cada cliente pueda estar encuadrado. Empresas con objetivos comunes, como, por ejemplo, empresas de turismo, podrían perfectamente hacer parte de un grupo de afinidad llamado turismo. Grupo de Clientes: otra forma de agrupar empresas es la utilización de grupos de clientes. Este grupo, que tiene la finalidad de clasificar y agrupar los clientes que tienen características definidas para tratamientos diferentes. Todo eso es una forma de conseguir clientes al hotel, a través de la ejecución de acciones por grupo de clientes en el módulo CRM.
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Actividad: campo destinado a informar el tipo de actividad que ejerce la empresa. Esa información es importante para el módulo CRM, porque permite que el usuario efectúe acciones para todos los clientes que estén encuadrados en una determinada actividad. Grupo Agenda: el sistema Desbravador pone a disposición de sus usuarios una agenda de teléfonos, a la que se tiene acceso por el menú Herramientas. Para facilitar las búsquedas el usuario está en condiciones de crear grupos de agenda que facilitarán las búsquedas en la referida agenda, para ello deberá informar el código del referido grupo, para identificar mejor a determinado cliente. Registrado por: el programa identifica y almacena automáticamente al empleado, que está operando el sistema en el momento, como responsable por el registro del cliente referido. Ese campo es sólo demostrativo, por lo que no puede ser alterado. Dt. Cad: el programa almacena automáticamente la fecha en que el registro fue grabado en la base. Ese campo es sólo demostrativo, por lo que no puede ser alterado.
Comisión/ Cobranza: en esta sección están definidas las informaciones necesarias para calcular comisiones y sobre las tasas que deben ser cobradas en el cierre de cuentas. Comisión: Si el cliente que está siendo registrado devenga una comisión, toda vez que se produce un hospedaje a su nombre, deberá ser informado al sistema como se efectuará el pago de la comisión. Comisión %: campo destinado para informar el porcentaje de la comisión. Comisión sobre: el usuario podrá definir que será considerado para el cálculo de comisión. Pudiendo ser: Diarias: Solamente los valores referidos al punto de venta DIARIA serán base para el cálculo de comisión; Extras: Todo consumo que no tenga origen en el punto de venta DIARIA será base el cálculo de comisión; Todo: Todo consumo, independiente del punto de venta del cargo será considerado como base para el cálculo de comisión; Seleccionar PDV’s: Cuando el usuario opte por seleccionar PDV’s, el programa pondrá a su disposición una pantalla para selección de los puntos de venta deseados, como también todo cargo en el punto de venta relacionado será considerado como base de cálculo para la comisión de representante de la empresa referida. PDV’s con % dif: Si el hotel trabaja con porcentajes de comisiones diferentes para cada punto de venta, entonces el usuario deberá configurar el porcentaje de cada PDV. En este caso, la base de cálculo para comisión provendrá de varios porcentajes, de acuerdo con los cargos hechos en los distintos puntos de venta. • •
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Financiero : las informaciones descriptas serán utilizadas por el módulo Financiero, pues en la generación de cargos para el cliente referido, serán verificadas dichas informaciones, adecuando así, la fecha de vencimiento.
Cobranza: Plazo de Pago: campo destinado para sea informada la cantidad de días que el cliente tiene de plazo para el pago de los cargos al hotel. Día de preferencia para pago: muchos clientes prefieren efectuar los pagos a sus proveedores un determinado día, en ese caso, el usuario deberá informar el día escogido de acuerdo a lo convenido con el cliente. Días para Cobrar Facturas: así como el día de preferencia, algunos clientes especifican los días de la semana en que efectúan pagos a sus proveedores. Límite de crédito: Campo destinado a la información de un valor para límite de crédito. La finalidad de este campo es poder imprimir, mediante el módulo Financiero, una lista mostrando lo que el cliente ha consumido y lo que está no concluido (vales y cargos pendientes). Esa lista mostrará los clientes que se están excediendo en el límite informado, si el hotel decide que al pasar el límite, el cliente no podrá tener más hospedajes sin pagar lo que está no concluido, el bloqueo es hecho manualmente. Recordar que el sistema no efectúa bloqueo automático del registro del cliente. •
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Encabezado Boleto: campo destinado a la d igitación del encabezado para la emisión de boletos (módulo Financiero).
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Registro de Profesiones Este registro tiene la finalidad de agrupar los huéspedes que tienen la misma profesión. En poder de esa información el hotel pode tener un informe de huéspedes por profesiones. Y con la ayuda del módulo de CRM crear un plan de acción con el objetivo de atraer a los huéspedes de profesiones semejantes, aumentando así, la rentabilidad del hotel.
Para registrar una profesión, el usuario debe hacer clic en el botón pantalla principal de este registro.
, localizado en la
Código: Es el código de la profesión. Este número no podrá ser alterado después de incorporado y no será igual al de ninguna otra profesión. El sistema genera este número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que ya no haya sido utilizado todavía, para registrar alguna otra profesión. Descripción: En esta sección el usuario tiene que incorporar el nombre de la profesión que está registrando. Fecha profesional: Informar la fecha en que se conmemora “el día del...”, para felicitar a los miembros de determinada profesión. Es muy importante que el usuario informe la fecha profesional, pues el hotel utiliza esa información para varias acciones en los módulos Desbravador, como por ejemplo, en el módulo CRM donde se puede crear una acción para una fecha profesional, como ser invitarlos para un evento de su especialidad.
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Registro de Huéspedes El objetivo del registro de huéspedes es almacenar las informaciones necesarias sobre los mismos y su histórico de hospedajes, que son utilizadas por los distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo tiene necesidad de informaciones diferentes, por eso, las informaciones serán tratadas aquí, en su contenido integral mostrando su utilidad en los diferentes campos. El registro de huéspedes también dispone de algunas opciones adicionales que permiten visualizar todo el histórico de cada huésped. Estas opciones complementarias son accionadas por los botones , , , y (descriptos más adelante), los que posibilitan al usuario registrar acciones, valuaciones y efectuar consultas sobre el histórico de acciones, alojamientos y reclamos. La finalidad de estos botones en la pantalla de búsqueda en el “Registro de Huéspedes” es facilitar el acceso a las informaciones del cliente, sin ser necesario buscar dentro de cada módulo correspondiente. Para utilizarlos bastará con seleccionar al cliente deseado, es decir, se utilizarán los procediemientos de búsqueda que más convengan, y al encontrarlo se destacará a dicho cliente. Histórico de Acciones: este botón hace que se puedan visualizar todas las acciones efectuadas para determinado cliente. Las acciones relacionadas fueron generadas por el módulo CRM y también las registradas por el botón •
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(descripto más adelente)
Excluir: este botón permite al usuario excluir la acción seleccionada del cliente. Dicha selección de registros es individual, o sea, no se puede seleccionar más de un registro para ejecutar una exclusión conjunta. Cerrar: botón para cerrar la pantalla.
Histórico de Alojamiento: con este botón el usuario puede consultar todos los alojamientos registrados en el módulo “Gerencia Hotelera” de determinado cliente. Los alojamientos relacionados con el mismo son mostrados, posibilitando inclusive, detallar cada alojamiento. Para eso debe
utilizar el botón
.
Histórico de Reclamos: este botón permite consultar todos los reclamos hechos por el huésped seleccionado, así como acompañar el estado de los mismos. Para verificar todos las informaciones relacionadas con los reclamos de determinado huésped, se debe utilizar el botón
Registrar Acción: con este botón el usuario puede hacer registros de determinada acción no estándar efectuada por el cliente seleccionbado, sin que exista necesidad de registrar la acción en el módulo CRM. Valuaciones: con este ítem se visualizan todas las valuaciones realizadas por determinado huésped, que fue seleccionado. Tiene la finalidad de verificar la satisfacción del cliente respecto del hotel.
Las valuaciones sólo pueden ser realizadas por medio del módulo CRM
Re g i s t r a n d o u n h u é s p e d
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del huésped dentro del sistema, no habrá otro huésped registrado con el mismo código. Al incluir
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un nuevo huésped, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, pudiendo informar otro, siempre que ése todavía no haya sido utilizado, en el caso de que dicho código ya existiera en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si se quiere cambiar el código de un huésped de 100 por el 1100, no será posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Participa del programa de fidelidad por room night : el usuario que trabaja también con el módulo Fidelidad, y teniendo configurado el ítem de fidelidad por room-night, podrá definir que determinados clientes no hacen parte de ese programa. Nombre: Se debe informar el nombre del huésped. Dicho nombre aparecerá en los informes y en todos los documentos relacionados con él en el hotel. Es importante que el hotel cree un sistema estándar para registrar los huéspedes, para que todos los empleados trabajen organizados bajo el mismo patrón. DNI: los datos del documento de identidad deben ser completados obligaroriamente, sin embargo el mismo acepta que sea informado con ceros. Registro incompleto: la finalidad de este campo es dejar registrado en la base de datos que el registro del cliente está incompleto. Siendo así, el usuario determina cuales son las informaciones más importantes, informaciones que cuando no son llenadas convierte al registro en incompleto. De esa forma, cuando esas informaciones no son llenadas por completo, el usuario marcará ese ítem. Se puede obtener una lista de solamente los clientes que están con su registro incompleto, en la opción ‘imprimir’ del registro de huéspedes. Tipo IVA: el sistema Desbravador está estructurado para operar con la legislación brasilaña y también con la argentina. Entonces cuando el sistema estuviera configurado para ser utilizado en la Argentina, ese campo estará disponible para que sea seleccionado el tipo de impuesto que el huésped operará. Dirección-: Dirección: Campo destinado la información de la ubicación de donde está situada la dirección del cliente referido. Barrio: Campo destinado a informação do barrio donde está situado el domicilio del huésped. País: El sistema Desbravador pone a disposición el país que está definido en las configuraciones (Brasil o Argentina), en el caso que haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente al huésped referido. Código Postal: Campo destinado para informar el C. P. donde está situado el domicilio del huésped. Código Postal Automático: El usuário podrá utilizar este botón para no tener que informar los campos dirección, barrio y C.P., porque o sistema Desbravador tiene incorporado el registro nacional de C.P. De esta forma, al buscar el C.P. por medio de este botón, el programa solicitará la ciudad, la ubicación y enseguida pondrá a disposición una nómina de las direcciones, así el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente la completará correctamente. Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, para que el usuario seleccione al huésped deseado. Es obligatorio el llenado de este campo en el registro. Provincia: Cuando seleccionemos una ciudad, los datos de la provincia correspondiente se producen junto con la selección de la ciudad, por medio de la búsqueda descripta anteriormente. Teléfono particular: Campo destinado a la información del teléfono residencial del huésped. Teléfono comercial: Campo destinado a la información del número y del interno correspondiente (si hubiera), del teléfono comercial. •
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Celular: Fax: Campo destinado a la información del número de teléfono para fax del huésped. Informaciones comerciales: E-mail: Campo destinado a la información de la dirección electrónica, para enviar posteriores e-mails.
Datos Personales: Este ítem se deberá completar con las informaciones importantes para el hotel sobre el huésped. Dichos campos no son obligatorios, pero con dichas informaciones el hotel mantiene un mayor contacto con el cliente lo que permite una mejor relación con él. •
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Documento: Informar el número del documento de identidad que el huésped desea registrar. Tipo de Documento: Informar que tipo de documento fue informado en el ítem anterior. Fecha Nacimiento: Informar la fecha de nacimiento del cliente. Este fecha puede ser utilizada en el módulo “CRM” para crear acciones relacionadas con el cumpleaños del huésped. Sexo: Informar el sexo del cliente. Esta información puede ser utilizada en el módulo “CRM” para crear acciones relacionadas con dicho dato. Estado Civil: Informar el estado civil del huésped. Esta información puede ser utilizada en el módulo “CRM” para crear acciones relacionadas con dicho dato. Nacionalidad: Profesión: Informar la profesión del huésped. Esta información puede ser utilizada en el módulo “CRM” para crear acciones relacionadas con dicho dato.
Datos Complementarios: Campo destinado a informar los datos que sirven para facilitar el alojamiento, como también para el envío de correspondencia si estuviera definido como grupo de clientes y de afinidades. •
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Empresa: Cuando un huésped está relacionado a una empresa, en el momento de su check-in o walk-in, se le puede informar que sus gastos pueden ser facturados a la empresa. Patente del Vehículo: Informar la patente del vehículo propiedad del cliente. Muchas veces esta información puede ser alterada, de acuerdo con la estadía. Descuento %: Informar el descuento que el huésped tendrá en sus reservas Observación: Campo destinado a digitar textos con informaciones que se juzgan importantes sobre el cliente que está siendo registrado. Grupo de Afinidad: Es una forma de agrupar huéspedes, utilizando el uso del módulo CRM. Se deben tener en cuenta las afinidades en que cada cliente pueda estar encuadrado. Clientes con objetivos y gustos comunes, como por ejemplo: espectáculos, deportes, exposiciones, eventos comerciales, etc. También huéspedes que suelen venir al hotel por turismo, podrían perfectamente haver parte de un grupo de afinidad llamado “turismo”. Grupo de Huéspedes: Otra forma de reunir huéspedes es utilizando los grupos de clientes. Este grupo, que tiene la finalidad de clasificar y agrupar los clientes que tienen parámetros comunes para que reciban tratamientos diferenciados. Todo eso es una forma de acercar clientes para el hotel, a través de la ejecución de acciones por grupo de clientes en el módulo CRM. Registrado por: el programa almacena automáticamente al empleado, que está operando el sistema en ese momento, como responsable por el registro del huésped referido. Este campo es sólo demostrativo, por lo que no puede ser alterado. Dt. Cad: el programa almacena automáticamente la fecha en que el registro fue grabado en la base. Este campo es demonstrativo, por lo que no puede ser altrerado.
Familiares: el programa permite al usuario, registrar a todos los familiares de un huésped determinado. Al agregar un familiar a la lista, el usuario podrá informar algunos datos correspondientes al contacto, por ejmplo, su grupo familiar, la fecha de su cumpleaños, a que grupo de clientes pertenece y su e-mail. Una de las finalidades de esta rutina es efectuar una acción, por medio del módulo CRM, de felicitaciones el día de cumpleaños del familiar.
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Preferencias: Informar las preferencias del huésped. Estas preferencias ya fueron registradas en el menú “Clientes”, en el ítem “Registro de Preferencias” y en el módulo “CRM” . De cuerdo con la configuración de la preferencia este campo no es obligatorio. Sin embargo, es importante que estas informaciones sean completadas, para que el hotel pueda realizar sus acciones de acuerdo con los resultados de las informaciones almacenadas aquí.
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Registro de Grupos de Preferencias Tiene por objeto almacenar consultas y las respuestas, informaciones y opiniones de los clientes, de acuerdo con la finalidad indicada, es decir agrupar clientes que tienen los mismos gustos, intereses y preferencias. De esta manera se obtienen informaciones importantes para el hotel, permitiendo así, que las medidas tomadas estén dirigidas a mejorar la relación del hotel con sus clientes.
R eg i s t r a n d o u n g r u p o d e p r e f e r e n c i a
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del grupo de preferencia dentro del sistema, no existirá otro grupo registrado con el mismo código. Cuando se incluye un nuevo grupo, un número de código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado, en el caso de que ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que dicho código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código d e un grupo de número 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Descripción: Campo destinado al nombre del Grupo de Preferencia. Se puede informar la traducción en inglés o español, en los respectivos campos “Id. Inglés” y “Id. Español”.
La opción en inglés y español solamente será usada en el ítem “Valuación”.
Incluir en: Alojamiento: Al seleccionar esta opción, las preferencias aparecerán en la reserva, check-in y walk-in. CRM: Al seleccionar esta opción, las preferencias aparecen en el registro de huéspedes y posibilita alcanzar un grupo específico de huéspedes que tienen “preferencias” en común, en el momento del envío de un correo directo, por ejemplo. Valuación: Incluyen consultas generales, las que aparecerán en “Valuaciones de los Huéspedes y Empresas” en el módulo “CRM”, en el menú “Acciones”, en el ítem “Emisión de valuaciones”, también se lo usa en las terminales de consulta. •
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Multi-selección: El usuario podrá si lo desea, seleccionar este campo una o más opciones de preferencias. Obligatorio: Seleccionando esta opción el usuario convierte en obligatoria la respuesta a esta preferencia. Sector: Cuando sea seleccionada la opción Valuación, se debe informar en que sector incidirá la dicha valuación. Imagen Asociada: En este campo se puede informar una imagen de la preferencia registrada. Dicha imagen sólo se podrá visualizar en las terminales de consulta. Subgrupo: En este ítem son informadas las opciones que el huésped tendrá para responder a las consultas de determinada preferencia.
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Registro de Propietarios Propietario es la persona que tiene el dominio de propiedad sobre una habitación. En el caso del hotel, dicho propietario debe ser registrado, pues el sistema utiliza esas informaciones en varias de sus rutinas. R eg i s t r a n d o u n p r o p i e t a r i o
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del propietario dentro del sistema, no habrá otro propietario registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo propietario, un código será sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, teniendo la posibilidad de informar otro, siempre que todavía no haya sido ya utilizado, cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que dicho código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código de un propietario de 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Nombre: En este ítem el usuario debe informar el nombre del propietario. DNI: En este campo se debe informar el número del documento de identidad del propietario. Dirección: Campo destinado a informar donde está situado el domicilio del propietario referido. País: El sistema Desbravador pone a disposición, como estándar, el país que está definido en las Configuraciones (Brasil o Argentina). Cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente del propietario. C.P.: Campo destinado a informar el Código Postal correspondiente al domicilio el propietario. C.P. A utomático: El usuario podrá utilizar este botón para no tener que informar los campos dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro nacional de C.P. De esta forma, al buscar el C.P. por medio de este botón, el programa solicitará la ciudad, la ubicación y enseguida pondrá a disposición una lista de las direcciones encontradas, así el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente completará correctamente la dirección escogida. Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de las ciudades, así el usuario seleccionará la ciudad deseada. Este campo es de llenado obligatorio en el registro. Provincia: El llenado de la provincia correspondiente a la ciudad se produce junto con la selección de la ciudad, mediante la búsqueda descripta anteriormente. Extranjero: En este campo el usuario debe informar si el propietario es extranjero. Tarjetas magnéticas: Permite incluir tarjetas magnéticas de uso en el hotel, para cargo de vales.
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Registr o de Tarjetas de Crédito En el registro de tarjetas de crédito, el usuario registrará todas las tarjetas con que el hotel trabaja y con las que los huéspedes pagarán sus cuentas
Re g i s t r a n d o u n a t a r j e t a d e c r é d i t o
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación de la tarjeta de crédito dentro del sistema, no existirá otra tarjeta registrada con el mismo código. Al incluir una nueva tarjeta, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que ése no haya sido todavía utilizado, en el caso que el mismo código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que ese código ya fue utilizado y preguntará al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite que el código, una vez registrado, sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código número 100 de la tarjeta por el 1100, no es posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Nombre Tarjeta: En este ítem el usuario debe informar el nombre de la tarjeta. Tiene TEF (Transferencia Electrónica de Fondos): Si esta opción está activada al cerrar una cuenta, el sistema habilitará el TEF, para efectuar la transferencia de los fondos electrónicamente. Bandera: Informar cual es la bandera utilizada por la tarjeta. Amex Diners Club Visa Credicard Mastercard Otra • • • • • •
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Registro de Puntos de Venta El registro de puntos de venta tiene como objetivo almacenar las informaciones necesarias utilizadas por los distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo precisa informaciones diferentes, por eso, las informaciones tratadas en éste lo serán en su contenido integral, mostrando la utilidad en distintos campos.
Re g i st r a n d o u n p u n t o d e v e n t a
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación del punto de venta dentro del sistema, no existirá otro punto de venta registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo punto de venta, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no está obligado a aceptar el número sugerido, teniendo la posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado, en el caso de que dicho código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el mismo ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar al ponto de venta de código 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. El sistema tiene puntos de venta ya registrados, no está permitido alterarlos o eliminarlos. Ellos son: Código 0 – PDV Tarifa, Código 4 – PDV Teléfono, Código 5 – PDV Lavandería, Código 9 – PDV Tasa de turismo Ponto de Venda: Neste item deve ser informado o nome do ponto de venda. Este nome irá aparecer em todos os módulos que estão relacionados a pontos de venda. Os Pontos de Venda são todos os locais do hotel onde se ofrecen algunos serviços. Abreviatura: Debe informarse un nombre abreviado para el punto de venta. Sector: Informar el sector para baja en el stock Categoría: Informar la categoría a que pertenece el punto de venta. Digita vale: Cuando es activado le permite al usuario informar los números de los vales en todos los cargos efectuados en determinado punto de venta. Digita mozo: Al ser marcado se podrá informar el mozo correspondiente al cargado de vales de ese punto de venta Tiene control de vales: Al ser activado el sistema obligará que los vales cargados tengan un número ya registrado. El registro de los vales puede ser hecho en el menú “Controller”, ítem “Vales” y “Control de Vales”.Consumo interno: Informar si en ese punto de venta los productos pueden ser utilizados para consumo interno. Si el PDV fuera de consumo interno, él aparecerá en el resumen financiero, pero no sumará en los totales de cargos de cierres, ni en el saldo sin facturar Participa del cálculo de promedio diario: Indica que el PDV participará de los cálculos de la tarifa media en los siguientes informes: Resumen Financiero, Informe de Situación, Informe de Previsión Financiera y Facturación Global. Empresa: Indicar con que hotel el PDV estará relacionado. Generalmente “Hotel (No tercerizado)”.
Observación: Campo destinado a digitar algún texto complementario con las informaciones juzgadas importantes sobre el punto de venta que está siendo registrado.
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Descuento empleado: Informar cuál es el porcentaje de descuento para empleado en este punto de venta, siempre que hubiera descuento. Descuento Propietario: Informar cuál es el porcentaje de descuento para propietario en este punto de venta, si hubiera descuento. Dar descuento en habitación ocupada por propietario: Cuando esta opción está activada el sistema permite dar descuento en habitación, al ser cargados vales, cuando la factura es para un propietario, en la reserva y entrada de huéspedes. En el caso contrario el sistema sólo efectuará descuento en la cuenta propietario, es decir únicamente en el cargo de vales directos en la cuenta propietario.
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Registro de Grupo de Usuarios Este registro tiene la finalidad de agrupar los empleados con permisos comunes. Facilitando así, el registro de los permisos del empleado, como también sus modificaciones. Porque al ser hecha una alteración en el Grupo de Usuarios, esta alteración ocurrirá automáticamente en todos los usuarios relacionados al grupo.
Para registrar un grupo, el usuario debe hacer clic en el botón principal de este registro.
, localizado en la pantalla
Código: Es el código del grupo de usuarios. Este número no podrá ser alterado después de ser incorporado y no habrá otro igual para ningún otro grupo. El sistema genera este número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que no esté ya relacionado a otro grupo. Grupo: En este campo, el usuario debe incorporar el nombre del grupo de usuarios que está siendo registrado. Permisos: Después de informar el nombre del grupo el usuario debe incorporar cuales serán las autorizaciones que este grupo va a tener en todas las rutinas de este módulo. Para eso, el usuario debe hacer clic en el botón localizado abajo del campo Grupo. Haciendo clic en este botón, el sistema abrirá una pantalla donde se debe informar para que hotel (homologación) estos permisos van a ser utilizados y deben ser seleccionadas las rutinas a las cuales este grupo de usuarios tendrá acceso. Existen tres botones que pueden facilitar el trabajo del usuario: •
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Marcar todos: Identificado por el botón los ítems de la sección seleccionada. Desmarcar todos: Identificada por el botón todos los ítems de la sección seleccionada.
, esta función marcará todos , esta función desmarca
Copiar de: Identificada por el botón , esta función habilita el registro de empleados para seleccionar los permisos de determinado empleado.
Para Guardar estas informaciones, hacer clic en OK. Empleados pertenecientes al grupo: Esta lista contiene a todos los empleados que pertenecen al grupo, que estarán con sus nombres marcados. Es en este campo donde serán seleccionados los empleados que harán parte de este grupo. Búsqueda empleado: Campo destinado a la búsqueda de empleados para seleccionar. Mostrar todos los usuarios: Cuando esta opción es marcada, el sistema mostrará los empleados que ya pertenecen a un grupo. Las autorizaciones o permisos dados para un usuario sólo tendrán valor para el módulo qu e está siendo registrado. Po r ejemplo, el usuario XX puede tener todos los permisos en el mód ulo Control de Stock, pero no en el mód ulo “ Gerencia Hotelera” , por eso tendrá solamente permiso en el módulo específico en el que está autorizado, y no en aquellos en los q ue no lo está.
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Registro de Empleados Hay varios módulos que tienen acceso al registro de empleados y su objetivo es almacenar informaciones útiles usadas por los distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo tiene necesidad de informaciones diferentes, por eso, aquí las mismas serán tratadas en su contenido integral mostrando su utilidad en cada uno de los campos.
Re g i st r a n d o u n e m p l e a d o
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo “código” es la identificación del empleado dentro del sistema, no existirá otro empleado registrado con el mismo código. Al incluir un nuevo empleado, un código será sugerido por el sistema, se trata del primer código disponible encontrado en la base de dados. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, teniendo a posibilidad de informar otro, siempre que ése todavía no haya sido ya utilizado, en el caso de que dicho código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que ese código ya fue utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código de determinado empleado de 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código. Inactivo: Esta opción convierte al empleado en inactivo. Lo que ocasiona que el nombre de dicho empleado aparezca en el registro tachado con una línea roja. Nombre: Campo destinado a registrar el nombre completo del empleado. Esta descripción aparecerá en todas las otras pantallas de este módulo, de otros módulos o de informes que estén relacionados al mencionado empleado. Login: En esta opción se debe informar la descripción del login del empleado, o sea, cual es el nombre que él colocará en la pantalla de login, en el campo login. Todo el hotel debe seguir un patrón para los logins de los empleados, para que sea fácil memorizarlos y ubicarlos.
Adopte un patrón para crear los logins de los empleados, por ejemplo para el empleado Ricardo Pérez: el login “ricape”.
Clave: En este ítem se debe informar la clave del empleado. Cuando no es el propio empleado el encargado de crear su clave, debe ser colocada una clave patrón, que posteriormente será cambiada por el empleado. Es importante que cada empleado tenga una clave diferente y secreta, pues las principales acciones ejecutadas por el empleado pueden ser controladas mediante el ítem “Listado de logins”, localizado en el menú “Controller”. Este campo permite la inclusión de 10 caracteres, pudiendo ser numérico, texto o caracteres especiales. Datos I: • •
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DNI: Campo destinado a registrar el número de documento del empleado. Teléfono: Campo destinado al teléfono de contacto del empleado. Es importante que este campo esté informado, para que sea fácil encontrar al empleado en el caso que falte al trabajo y que alguien necesite comunicarse con él. Fecha de Nacimiento: En este ítem debe ser colocada la fecha de nacimiento del empleado. Grupo de Permisos: Se informará si el empleado pertenece a un grupo con permisos comunes. El grupo tiene todos los permisos configurados, no necesitando hacer alteraciones. En el caso que el usuario seleccione un grupo de permisos para el empleado, el botón
lo inhabilitará, no permitiendo alteraciones en los
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permisos de este empleado. El usuario solamente podrá alterar los permisos del empleado si altera el grupo de permisos, se puede hacerlo teniendo acceso al menú “Registro” en el ítem “Grupo de Usuarios”. Sector: Se debe informar en este ítem el sector al que pertenece el empleado. Grupo Agenda: Informar a que grupo de agenda pertenece el empleado. Función: Informar la función del empleado. Representante: En el caso de que el empleado esté relacionado a un representante, informarlo.
Datos II : En esta sección están contenidas las informaciones importantes para ubicar al empleado que está siendo registrado. Dirección: Campo destinado a la información de la ubicación donde está situada la dirección del empleado referido. Barrio: Campo destinado a la información del barrio donde vive dicho empleado. Código Postal: Campo destinado para informar el Cod. Post. de la dirección del empleado. País: El sistema Desbravador pone a disposición, por estándar, el país que está definido en las configuraciones (Brasil o Argentina), cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente al empleado referido. C. P. Automático: El usuario podrá utilizar ese botón para evitar informar los campos dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro nacional de C.P.. De esa forma, al buscar el C.P. mediante ese botón, el programa solicitará la ciudad, la ubicación e inmediatamente pondrá a disposición una nómina de las ubicaciones encontradas, así el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente llenará correctamente la dirección completa. Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, entonces el usuario seleccionará al empleado deseado. Este campo en el registro, es de llenado obligatorio. Provincia: El llenado de la provincia correspondiente a la ciudad acontece junto con la selección de la ciudad, mediante la búsqueda descripta anteriormente. •
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E-mail: Debe ser informado el e-mail del empleado. ¿El sistema utiliza el e-mail? Observaciones: Campo destinado a incluir informaciones del empleado que no pudieron ser informados en otros campos. Empleado de la Sucursal: Informar si es empleado de la filial Imprime informes: Informar si el empleado está autorizado a imprimir informes. Recibe correspondencia del correo electrónico: Informar si el empleado puede recibir correspondencia de correo electrónico. Realiza movimientos de stock en el depósito: Informar si el empleado tiene permiso para realizar movimientos de stock en el depósito. Altera grupo de costos del registro de insumos: Informar si el empleado está autorizado para alterar un grupo de costo, dentro del registro de insumos, en el módulo “Control de Stock”. Empleado tiene permiso para hacer login en el Palm: Informar si el empleado tiene permiso para hacer login a través del palm, cuando el hotel cuente con esa herramienta.
Permisos: En este ítem el usuario seleccionará todas las autorizaciones que el empleado tendrá en este módulo.’
Para cada módulo el usuario deberá colocar los permisos que tiene el empleado registrado.
Hoteles: En este ítem el usuario deberá informar los hoteles con los cuales está relacionado el empleado
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Configuraciones Visuales: En este campo el usuario podrá cambiar las configuraciones visuales de este empleado, como por ejemplo los colores de las pantallas. Para que el sistema quede personalizado para cada uno de ellos.
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Planning El menú Planning tiene la finalidad de mostrar, en varios informes la situación de las habitaciones y huéspedes, previsión de habitaciones ocupadas y libres, consultar que huéspedes que están en el hotel o que ya salieron hasta hace 10 días, consultar registros de huéspedes y empresas, entre otras tantas funciones. Habit. Libres / Ocupadas: Opciones: Posibilita escoger un tipo de listado entre varios disponibles. Listado General con Diaria: Tiene la finalidad de controlar las habitaciones libres y ocupadas, informando los huéspedes que están en el hotel, cuantos niños, cuantos adultos pagadores y free, y la empresa con la cual el huésped está relacionado, la fecha de entrada y salida de los mismos, el tipo de pensión, el valor de la diaria y el tipo de moneda. Más adelante se presentará una lista de habitaciones libres/ocupadas con tarifa, generado a partir de los siguientes parámetros: todas las habitaciones, con y fuera de alquiler y diaria bruta. Listado general sin Tarifa: Tiene por finalidad controlar las habitaciones libres y ocupadas, informando los huéspedes que se encuentran en el hotel, cuantos niños, cuantos adultos pagadores y free, la empresa con la cual el huésped está relacionado, la fecha de entrada y salida de los huéspedes, el tipo de pensión y la patente del vehículo. Más adelante será presentada un listado de habit. libres/ocupadas sin tarifa, generado a partir de los siguientes parámetros: todas las habitaciones, con y fuera de alquiler. Para Desayuno y Pensión: Este listado permite un control de las refecciones (desayuno, almuerzo y cena) para cada huésped, presentando al final del informe, los totales de: habitaciones ocupadas, huéspedes, media-pensión (MAP), pensión completa (FAP), desayunos que serán servidos, adultos y niños. Listado sólo con Pensión: Este listado permite un control de las refecciones (desayuno, almuerzo y cena) para cada huésped, presentando al final del informe, los totales de: habitaciones ocupadas, huéspedes, media-pensión (MAP), pensión completa (FAP), desayunos que serán servidos, adultos y niños. Listado de otro día: Tiene la misma finalidad y contiene las mismas informaciones que el informe “Listado General con Diaria”, mientras que en éste se confecciona la lista todas las habitaciones libres y ocupadas hasta la fecha actual, el informe “Listado de Otro Día” lista todas las habitaciones ocupadas en una fecha especificada; fecha de entrada del huésped en el hotel. Más adelante se presentará un listado de habit. libres/ocupadas de otro día, generado a partir del parámetro: fecha de referencia el 30/09/2003. Listado Huéspedes en Orden Alfabético: Emite lista de los huéspedes, en orden alfabético, que estuvieron o están en el hotel, informando la habitación, la empresa a la cual el huésped está relacionado, la fecha de entrada y salida del mismo. Situación: Permite escoger habitaciones libres, ocupadas, en mantenimiento, en limpieza o todas. Locación: Posibilita escoger habitaciones en alquiler, fuera de alquiler o todas. Listar Observaciones: Esta opción al ser activada listará en el informe las observaciones del extracto/ cierre de la habitación, hechas en el hospedaje. Listar Tarjeta Magnética: Esta opción cuando es activada listará el número de tarjeta magnética de hospedaje del huésped, el cual es informado en el walk-in (inclusión y exclusión de los huéspedes) o en el check-in (modificar huéspedes). Solamente niños: Al ser activada esta opción listará solamente los huéspedes de la categoría niños. Piso inicial y Piso final: Esta opción permite indicar habitaciones de uno o varios pisos. Para listar habitaciones de un determinado piso, el número del piso inicial y final será el mismo. De lo contrario, el sistema listará las habitaciones referidas a los pisos del intervalo especificado. Tarifa: Posibilita listar el valor bruto de la diaria o el valor neto. Fecha: Permite que la lista del informe sea de una fecha específica. Room Nights: Permite listar las habitaciones que posean hasta una cantidad de room nights informada. •
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Empresa: Cuando es seleccionado, listará las habitaciones ocupadas con referencia a determinada empresa. Se puede seleccionar una empresa utilizando los comodines (*) para localizar. Ejemplo: *Turismo*, el sistema localizará a todas las empresas en las que en el nombre de ellas aparezca la palabra Turismo. Evento: Cuando es informado listará las habitaciones ocupadas con re ferencia a este evento.
Impresión de la Ficha de Huésped: Imprime la ficha del huésped optando por dejarla en blanco, o seleccionando un huésped ya registrado. Hay 3 modelos diferentes de ficha de huésped que pueden ser impresos. Los modelos Embratur 1, 2 y 3, se pueden adaptar de acuerdo a la necesidad del usuario, por medio de la opción “Design de Formularios”, en Configuración\Parámetros del usuario\Recepción. El otro modelo (DAH) tiene su desing propio y es fijo dentro del sistema. Pre visión de Check-Out: Este informe se destina a comprobar las habitaciones con previsión de check-out en un período solicitado, listando por fecha de salida, todas las habitaciones, la fecha de entrada de los huéspedes en el hotel, la empresa a la cual el huésped está relacionado y el número de personas en la habitación. Al final del informe se muestra el total de las salidas previstas de los huéspedes. Período: Informar el período de check out que se desea mostrar. •
Previsión de Check-In: Este informe se destina a controlar las habitaciones con previsión de check-in en la fecha solicitada, en base a las reservas efectuadas. Orden: Informar el orden deseado Fecha: Informar la fecha deseada para emitir el informe. Listar Observaciones de la Reserva: Incluirá en el informe las observaciones informadas en la reserva. Listar Observaciones de la Habitación: Incluirá en el informe las observaciones de la habitación informada en la reserva. Listar Observaciones In ternas: Lista las observaciones internas del check-in Listar el Valor de la Tarifa: Cuando se selecciona, listará también el valor de la tarifa informada en la reserva. • • •
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Previsión de Movimiento: Este informe tiene la finalidad de mostrar por fecha, dentro del período solicitado, informaciones sobre habitaciones ocupadas, disponibles, en mantenimiento, en reservas bloqueos, salidas y llegadas. Búsqueda Huéspedes: Esta rutina permite buscar huéspedes que están en el hotel o que ya salieron, mostrando informaciones de las reservas efectuadas e informaciones detalladas del hospedaje. La búsqueda podrá ser hecha informando el nombre del huésped completo o parte de él, así como también empresa, habitación o patente del vehículo. El sistema indicará los hospedajes que se adaptan, de acuerdo al parámetro solicitado. Gobernanta: Esta rutina tiene la finalidad de auxiliar el servicio de gobernanta. Opción: Listado de Habitaciones: Muestra la situación de cada habitación, y también si hay check-in previsto para el día. Se puede mostrar el informe por piso, por el número de días entre cambios (control de cambio de ropa de cama) y, también se puede listar por número de pax (optando por no listar el número de pax, podrá ser utilizada por la gobernanta para hacer posteriormente la diferencia de la habitación). Diferencia: Muestra la relación de las habitaciones en las que hubo digitación (por la gobernanta) del número posible de pax, o sea, esa lista muestra la diferencia del número de pax de la gobernanta con la recepción. Piso Inicial/ Piso Final: Muestra el informe por piso, especificando el piso inicial y final en •
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un intervalo de pisos. •
Habit. Inicial/ Habit. Final: Indica el informe por habitación, especificando la habitación inicial y final en un intervalo de habitaciones.
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Lista Nº Pax: Cuando es activada, esta opción muestra en el listado el número de personas en la habitación.
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Días entre Cambios: esta opción permite informar cada cuantos días se hará el cambio de ropa de cama de la habitación.
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Fecha: esta opción estará activa solamente para el listado de la diferencia, donde se informa una fecha específica para el listado.
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Separar página por sector/ piso: esta opción al ser activada permite separar la página del informe por cada nuevo sector/ piso.
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Listar solamente habitaciones ocupadas: Cuando esta opción es activada muestra en el listado solamente las habitaciones ocupadas.
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Campo observación: esta opción permite escoger entre varios ítems, lo que se desea que aparezca en el campo observación del informe. Todas las opciones son informaciones del alojamiento. En la observación extracto, el sistema listará la observación del extracto/cierre habitación o la observación del ítem de reserva cuando la habitación esté reservada para hoy. En la observación interna, aparecerá la observación del ítem de reserva cuando la habitación esté reservada para hoy, si no continuará saliendo la observación interna de la habitación.
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Imprimir campo para informar fecha/ hora y situación: Cuando esta opción es activada permite informar fecha/hora de entrada/salida de la camarera de la habitación y la información real de la situación de la misma (limpia, sucia).
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Botón Diferencia: La gobernanta informará al sistema la cantidad de pax que la habitación aparenta tener y una observación sobre la misma. Para hacer la verificación, se tiene la lista de
Diferencia
que mostrará cuales son las cuantidades de pax en la recepción y lo informado
por la gobernanta. •
Botón Objetos: En este ítem el usuario podrá hacer un control de los objetos que muchas veces son olvidados en las dependencias del hotel, esos objetos quedan registrados en el sistema hasta que puedan ser entregados al dueño.
Mensaje para Huéspedes: El usuario podrá enviar mensajes a los huéspedes optando por 3 formas diferentes de selección de huéspedes: individualmente para una habitación específica; colectiva para todas las habitaciones; o dirigido a un grupo de huéspedes específico. Existe posibilidad de grabar el mensaje, que quedará almacenado en la base de datos del sistema, permitiendo al usuario hacer una consulta posteriormente, pero si se optara por sólo por imprimir el mensaje, éste no quedará grabado y no habrá como consultarlo más tarde. Tipo de mensaje: permite generar mensajes para los huéspedes de tres formas diferentes: •
individualmente (para una determinada persona de la habitación), colectiva (para todas las habitaciones) o alcanzando un grupo de huéspedes específicos (para todas las habitaciones en que los huéspedes pertenezcan a este grupo). •
Grupo: permite escoger un grupo específico.
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Habi t. : permite escoger una determinada persona de la habitación.
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Generar mensaje para todos los huéspedes de la habitación: Cuando esta opción es utilizada permite que el mensaje sea generado para todos los huéspedes de la habitación informados en el parámetro “Habit”.
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Remitente: destinado para informar el nombre del remitente del mensaje.
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Teléfono: destinado para informar el teléfono del remitente para un posterior contacto.
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Botón Mensaje: permite escribir el mensaje a los huéspedes, el que será dirigido a las habitaciones de los mismos.
Consulta Registro de Huésped es: Tiene por objetivo permitir al usuario sin acceso a la rutina de registro de huéspedes, sólo la consulta a este registro, siempre que el usuario tenga acceso a esta rutina de consulta, en el registro de empleados. Consulta Registro de Empresas: Tiene por objetivo autorizar al usuario sin acceso a la rutina de registro de empresas, a sólo consultar ese registro, siempre que el usuario tenga permitido el acceso a esta rutina de consulta, en el registro de empleados.
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Recepción El menú Recepción pone a disposición del usuario los procedimientos más importantes que hacen parte de la rutina de un hotel. Algunas de las rutinas disponibles son el control de las entradas y salidas de huéspedes, el mantenimiento de cada cuenta registrada en el sistema y la verificación del estado de las habitaciones en forma de mapa lo que permite una visualización general del establecimiento.
Walk-In: Las entradas de huéspedes efectuadas directamente en la recepción del hotel son llamadas walk-in. Toda vez que un huésped no efectúa una reserva con anterioridad y se aloja en el hotel, la entrada de él será hecha por medio de esta rutina. Después de informar el período de alojamiento, considerando que la fecha de entrada será siempre la de la caja que estuviera abierta en ese momento, lo que no permite que sea alterada y, la fecha de salida, que el usuario podrá informarla en cualquier fecha posterior. Entonces el programa mostrará todas las habitaciones disponibles en el período referido.
Check-In: Esta rutina tiene la finalidad de registrar en el sistema las entradas de huéspedes por check-in, o sea, entradas con reservas efectuadas anteriormente. Para localizar una reserva anterior, se la puede buscar por el nombre del titular, por el período de la reserva, por el número de reserva o por el número de la habitación reservada, optándose por seleccionar las reservas activas, canceladas, check-in efectuado o todas, por medio de la situación y, teclear en el botón “Localizar”. Seleccionando la reserva, aparecerán los huéspedes registrados en ella. Titular: Informar el nombre del titular de la reserva deseada. Inicio: Informar la fecha de comienzo de la reserva. Fin: Informar la fecha final de la reserva. Reserva: Informar el número de la reserva buscada. Habitación: Informar el número de la habitación que fue reservada. Situación: Seleccionar la situación de la reserva deseada. Tipo: Informar el tipo de reserva. Reservas: En este ítem aparecerán todas las reservas localizadas por el sistema, a través de las informaciones suministradas por el usuario. Observaciones de la reserva: Campo descriptivo para informar las observaciones de la reserva. Observaciones internas de la reserva: Campo descriptivo para informar las observaciones del hotel sobre la reserva. Observaciones del ítem de la reserva: Campo descriptivo para información de los ítems de la reserva. Pre Check-in: Tiene la finalidad de facilitar la entrada del huésped. Si anteriormente se efectúa una reserva sin definir huéspedes, un día (o más) antes de la llegada de los mismos, la persona encargada de la reserva podrá informar al hotel los nombres de los huéspedes referidos a esa reserva, o además, informar que habitación esa reserva ocupará. El pre check-in facilitará la manera de informar esos datos sin necesidad de entrar en la modificación de reservas. Check-In: Tiene la finalidad de ejecutar la entrada del huésped, después de haber seleccionado la reserva deseada. • • • • • • • •
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Anticipos: Tiene por objeto registrar los anticipos para las cuentas, los que serán usados en el cierre de la cuenta. •
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Tipo Cuenta : Informar cual es el destino del anticipo (habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo). Numero de la Cuenta: Informar el número de la cuenta, de acuerdo al tipo de cuenta seleccionada. Huésped: Permite informar que huésped de la cuenta será beneficiado con el anticipo. Titular Recibo: Informar a quién se le entregó el recibo al efectuarse el anticipo. Informar solamente cuando el titular del recibo sea diferente al de la cuenta. Referido a: Define la finalidad del anticipo, si es anticipo de alojamiento o para pago parcial de la cuenta.
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Fecha: Muestra la fecha en que se está efectuado el anticipo (siempre la misma fecha de la caja que esté abierta). Pago: Informar la forma de pago: dinero, cheque, depósito bancario, tarjeta de crédito u otra moneda definida en Configuraciones\Parámetros del Usuario\Otras Monedas. Sub-cuenta: Informar si el anticipo será sobre las extras o sobre lo facturado solamente para alojamientos que son facturados para la empresa. Valor: informar el importe del anticipo e, informar en que moneda (peso o dólar). Observación: Informar alguna observación referida al anticipo. Botón Confirma: Concluye la operación y pregunta si quiere emitir el recibo de anticipo.
Cuentas Temporarias: El registro de cuentas temporarias tiene la finalidad de mantener una cuenta para consumo de personas que no están alojadas en el hotel u otros débitos. En las cuentas temporarias se podrán emitir cargos, anticipos y cierres. Código: número que identifica cuenta temporaria en el sistema. Es buscado automáticamente por el sistema, pudiendo modificarse por otro. Nombre: informar un nombre, no necesita de registro previo. Data In: informar la fecha de entrada, no es obligatorio. Data Out: informar la fecha de salida, no es obligatorio. Permanente: cuando este campo estuviera activado, la cuenta temporaria no será eliminada al cierre de la misma, o sea, no trae indicado el ítem “Liberar”. Empresa: posibilidad de informar código de una empresa previamente registrada sólo para información que la temporaria pertenece a determinada empresa. Observación: informar alguna observación en las temporarias, la que aparecerá en el extracto de cuentas. Botón Tarjetas Magnéticas: permite registrar tarjetas magnéticas para cuentas temporarias. •
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Grupos: El objetivo del registro de grupos de turismo es alojar a varios huéspedes de una misma empresa (agencia) que vienen al hotel en grupos. Código: número que identifica el grupo de turismo en el sistema. Es buscado automáticamente por el sistema, pudiendo modificarse por otro. Nombre del Grupo: informar un nombre para el grupo. Empresa: informar el código de la empresa, previamente registrada, de la que el grupo hace parte. Entrada: informar a fecha de entrada del grupo. Salida: informar la fecha de salida del grupo. Botón Tarjetas Magnéticas: permite registrar tarjetas magnéticas para grupos de turismo •
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Po sición de los Eventos Confirmados: Tiene la finalidad de informar la situación de los eventos que fueron confirmados en el módulo “Eventos y Convenciones”, en “Eventos\Eventos pendientes”. La búsqueda podrá ser hecha por el nombre del evento (informando una parte del nombre o el nombre completo), por el número de cuenta (código que identifica el evento en el sistema), por el período de realización del evento y por la empresa o particular. Mediante el parámetro “Posición”, se puede activar la búsqueda por los eventos que comenzarán más adelante, los que comenzaron, concluidos (no cerrados), con cierre permitido y los cerrados. Al activar el botón •
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, la búsqueda es efectuada según los parámetros informados. Nombre del Evento: En este campo se debe informar el nombre del evento que se desea visualizar. Número de Cuenta: Por medio de este campo se podrá buscar determinado evento por su número de cuenta. Período d e Realización: Informar el período en que se realizará el evento deseado.
O Evento solamente aparecerá en este ítem , cuando el mismo tenga el status de confirmado. El usuario confirmará los eventos por medio del módulo “Eventos & Convenciones”, del sistema DESBRAVADOR. • •
Iniciar evento: Usado para informar al sistema que el evento se inició. Concluir evento: Usado para informar al sistema que el evento terminó.
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Liberar para cierre: Después de concluir el evento, es necesario liberarlo para cierre, de lo contrario, el sistema no permitirá el cierre de la cuenta, en Recepción\Extracto de Cuenta. Detallar folios: Después de cerrar la cuenta, este botón quedará habilitado para consultar los folios.
Alteración d e M ovimiento: El objetivo de la rutina es permitir alteraciones de un determinado alojamiento. Habitación: Informar el número de la habitación que desea alterar. •
Cargando Vales: Esta opción se utiliza para cargar productos en cuentas abiertas. Punto de Venta: Informar el punto de venta, donde será cargado el producto. Tipo de Cuenta: Determinar el tipo de cuenta en la que será efectuado el cargo • •
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(habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario o grupo). Número de Cuenta: Informar el número de la cuenta relacionada al tipo de cuenta. Huésped: Permite cargar un producto para un huésped determinado de la habitación. Fecha: Informar la fecha del cargo. Producto: Informar o producto (previamente registrado) a ser cargado. Cantidad: Determinar la cantidad del producto a ser cargado. Valor Unitario: Cuando el producto esté registrado con valor unitario igual a 0 (cero), el sistema dispondrá el valor unitario para ser digitado al ser cargado. Mozo: Informar código del mozo si en el registro de punto de venta fue definido que “Digita mozo”. Vale: Informar número del vale si en el registro del punto de venta fue definido que “Digita vale”. Tarjeta: Informar el número de tarjeta magnética, informada en los registros. Observación: Informar observaciones de los vales.
Extracto de Cuenta: Esta rutina permite consultar los extractos de las cuentas abiertas; detallado o resumido, hacer cierres y anulaciones totales o parciales de vales, cargar vales, verificar objetos prestados. Tipo de Cuenta: Informar el tipo de cuenta en la que será realizado el extracto. Número: Complementa la información anterior, informando el número de la cuenta relacionada al tipo de cuenta informada. • •
Usando la tecla F9, se puede utilizar la tarjeta magnética.
Cambio de Habitación: Esta rutina tiene la finalidad de hacer transferencias de alojamientos (huéspedes, vales, anticipos...) de una habitación OCUPADA a una habitación LIBRE. Se puede efectuar el cambio de habitación también por medio del Mapa de Habitaciones, arrastrando el ícono de la habitación ocupada sobre la habitación libre. Habitación de Origen: Informar el número de la habitación ocupada en la será hecho el cambio. Habitación de Destino: Informar el número de la habitación libre que recibirá la locación. •
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Transferencia de vales: Posibilita la transferencia de vales de un tipo de cuenta para otro. Se pueden transferir todos los vales o sólo algunos de acuerdo a la selección definida y, también se pueden transferir anticipos. Cuenta de Origen: Informar la cuenta en la que se desea realizar la transferencia. Cuenta de Destino: Informar la otra cuenta, a donde va la transferencia. • •
Transferencia de llamadas: Permite la transferencia de llamadas entre internos. Para utilizar este ítem es necesario que el sistema esté con el módulo Tarifador activado.
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Actualización de Tarifas: Consiste en el cargado de tarifas, diferencia de tarifas y los productos definidos, en el ítem “Registro de Productos”, como auto cargados, en base con la fecha de la caja, para las habitaciones ocupada del hotel. Cuando el hotel posea el módulo “Eventos y Convenciones”, el cargado automático de equipos y salas es hecho junto con la actualización de las tarifas. Las condiciones para que el cargo se pueda efectuar son: a) que el evento esté en posición “En ejecución”, o sea, en Recepción\Posición de los eventos confirmados, que el evento haya sido iniciado. b) en el registro de salas y equipos, el campo “Producto para cargo” se debe informar, así el sistema hará el cargo de los ítems, en el PDV de auto cargo, definido en el registro de productos. c) y la fecha del cargado automático esté dentro del período de la reserva. En el caso que el costo de la reserva de la sala fuera por período, este valor será cargado sólo en el primer día de la reserva. Cuando el evento pasa a la posición “Concluido”, el sistema dejará de hacer los cargos de salas y equipos por actualización de tarifas. Última actualización realizada el: Información de la fecha y hora de la última actualización efectuada. Campo sólo informativo, no permite alteración. Confirmar cada habitación o evento: Cuando es activado, la rutina pedirá confirmación para los cargos necesarios, para cada habitación o evento, después de teclear el botón “OK”, de esta manera se puede dejar de hacer la actualización de tarifas en determinadas habitaciones o eventos. Si la opción no estuviera activada, los cargos serán cargados sobre todos las habitaciones ocupadas y eventos en ejecución. La tarifa y los demás ítems solamente no serán cargados en las habitaciones que entraron después de la hora máxima establecida en Configuración\Parámetros del Usuario\Recepción, campo “Hora Máxima de Entrada para Cobrar dos Tarifas en el Día”, para cargar dos tarifas en el mismo día. •
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Caja: La caja del sistema es asociado a un
Operador (empleado) y a un Turno. Cuando se
realiza un cierre de caja, una nueva caja se abrirá para un empleado determinado. Los turnos son aumentados si hubiera más de un cierre en el mismo día. La caja informa todos los históricos del turno, conteniendo todos los cierres de cuentas, entre otros.
Mapa de Habitaciones: En el mapa tenemos la visión general de las habitaciones del hotel, en forma de íconos, con distintos colores que muestran la situación de cada una. Como parámetros de visualización tenemos: por tipo, característica, piso, situación y unidas. Mediante e l mapa, se pueden realizar la mayoría de las funciones del menú Recepción. Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el ícono de la habitación, verificamos que acciones podemos tomar relacionadas a ella.
Mapa de Ocupación / Disponibilidad: Esta rutina tiene la finalidad de mostrar en forma de mapa o gráfico, las habitaciones ocupadas o disponibles en un determinado período.
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Reservas Permite efectuar y mantener reservas.
Efectuar reserva: La reserva podrá ser hecha definiendo determinada habitación, o sólo se efectúa la reserva sobre el tipo de habitación, de esta última forma, la habitación será definida en el momento del Check-in. •
Tipo: •
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No-Show: La reserva está garantizada, por eso aunque no haya alojamiento, el huésped tendrá que pagar la tarifa correspondiente a los días reservados. Garantizada: La reserva es garantizada, o sea, se tiene seguridad que el alojamiento ocurrirá. Bloqueo: Se puede informar hasta que fecha la habitación quedará ‘bloqueada’, si el bloqueo estuviera vencido en el mapa de reservas (por habitación) aparecerá con un color diferente. En el caso de tipo de reserva bloqueo para operadoras, se usa después la opción confirmación bloqueo. Seña: Seleccionando esta opción será activado el botón Anticipos, permitiendo incluir anticipos efectuados para esta reserva.
Facturación:
Cortesía: El huésped no pagará las tarifas en el cierre, las extras también son cortesía. Facturado: Huésped relacionado a una empresa o agencia. Existirán dos cuentas distintas para la habitación: extras y facturado. Particular: El huésped no podrá pagar los gastos en cuenta corriente. Propietario: Cuando el huésped es el propietario del hotel. La habitación deberá ser excluida del alquiler para hacer efectiva la reserva. Canje: La reserva será efectuada con acuerdo previo de cambio de servicios con el cliente. Titular: De acuerdo al tipo de locación definido, de deberá informar el tipo de huésped, empresa, evento o grupo (los tres últimos deben ser previamente registrados). Cobrar a: Informar la empresa que efectuará el pago. Se utiliza cuando la cobranza de la factura no se realizará a la empresa que se está alojando. •
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Alojamiento:
Anticipos grupo: Será activado cuando la reserva es para el tipo de alojamiento ‘grupo’ y tipo de reserva ‘seña’. Fecha reserva: Fecha y hora en que la reserva fue efectuada, campo sólo informativo, no está permitido alterarlo. Empleado reserva: Código del empleado que efectuó la reserva, campo sólo informativo, no está permitido alterarlo. Fecha bloqueo: Será activada para informar hasta que fecha y hora la habitación quedará bloqueada para reservas de tipo ‘bloqueo’, pero el sistema no avisará cuando la fecha vence. FlexCard: Informar en número de la tarjeta flexcard, en el caso que sea necesario. Descuento %: Posibilidad de informar porcentaje de descuento que beneficiará un alojamiento al cerrar la cuenta. Nunca sobrepasando el ‘Descuento Máximo’ definido en las configuraciones. Tasa de Turismo: Cuando está seleccionado, significa que la cuenta pagará una tasa de turismo. Debitar cuenta propietario: Si la factura fuera para el Propietario, los gastos se debitarán en la cuenta del propietario de la habitación. Individualizar cuenta por huésped: El sistema creará una cuenta para cada huésped registrado. Pensión: Informar si se trabaja con pensión completa, media o ninguna. Estará activo cuando es marcado ‘Trabajar con Pensión’ en las configuraciones. Desayuno: Se puede determinar si el huésped tendrá derecho a desayuno, esa opción estará activa cuando se marca ‘Desayuno Opcional’ en las configuraciones. •
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Pensión: Son informaciones de los valores referidos a la media pensión y desayuno. Estará activado seleccionando “Carga Media Pensión y Desayuno” en las configuraciones.
Adicionales:
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Evento: Informar el evento que generó el alojamiento. Tarjetas: Utilizado para registrar las tarjetas del huésped. Voucher (Bono Agencia): Cuando el tipo de alojamiento sea del tipo ‘Voucher’ informe el número del voucher en este ítem. Tarjeta fidelidad: Informar el número de la tarjeta Fidelidad del huésped, en el caso que la posea. Bloqueo Operadora: Cuando es marcado, las reservas del tipo bloqueo se mostrarán en el mapa de reservas, con un color definido en el ítem ‘ReservaBloqueo Operadora’. Observación: Campo para digitar informaciones sobre el alojamiento, que aparecerán en el momento del check-in. Estadísticas: En este ítem deberán ser informados los datos a ser incluidos en el registro de preferencias. Puntos de Ventas de la empresa: Cuando el tipo de reserva fuera facturado, evento, grupo, voucher o canje, este botón se activará, permitiendo separar los consumos en los puestos de ventas, que serán pagos por la empresa. Bebida alcohólica: Cuando está activado significa que la empresa p agará el consumo de bebidas alcohólicas consumidas por el h uésped. Facturar para cobrar a: Cuando el alojamiento deba ser facturado a otra persona o empresa que no sea el titular de la cuenta • • •
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Efectuar reserva por período: Permite informar el período en el que se desea hacer la reserva. • •
Entrada: Informar fecha inicial para reserva. Salida: Informar fecha final para reserva.
Al presionar el botón OK , aparecerá la pantalla de las habitaciones disponibles, separadas por tipo, en el período solicitado, permitiendo escoger la habitación deseada.
Mantenimiento de reservas: Esta rutina tiene la finalidad de ejecutar varias operaciones sobre las reservas, como alterar los datos, consultar, cancelar e imprimir confirmación de r eserva, entre otras. Buscar por Titular: Filtra la búsqueda de reservas al ser informado el nombre o parte de él, del titular de la reserva. Inicio/Fin: Informar el período para la búsqueda de reservas. Información obligatoria cuando es buscada es por el titular de la reserva. Reserva: Filtra la búsqueda de reservas por el número de la reserva. Habit.: Filtra la búsqueda de reservas por el número de la habitación. Informando “-1” en el número de la habitación, el sistema mostrará todas las reservas en las que las habitaciones no fueron definidas. • Situación: Permite filtrar la búsqueda de reservas por situación, buscando todas las reservas, las activas, las canceladas o con check-in efectuado . •
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Wait List (lista de espera): Tiene por finalidad colocar a los clientes en una lista de espera para reservas futuras. La confirmación de la reserva wait-list no genera automáticamente una reserva, debiendo ser registrada manualmente. Sacar habitaciones del alquiler: Permite sacar habitaciones del alquiler por determinado período. Normalmente, las habitaciones de los p ropietarios son sacadas del alquiler.
Orígenes de la reserva: Registrar en este ítem los orígenes de la reserva, que pueden ser solicitados o no, en el momento de la reserva.
Confirmación de bloqueo: Cuando una reserva sea del tipo bloqueo, significa que se puede efectuar esa reserva por un período largo y que, puede ser confirmada parcialmente, o sea,
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informar hasta que fecha estará confirmada totalmente. Ese tipo de reserva es muy utilizada por las agencias operadoras.
Confirmación de anticipos: Cuando una reserva es efectuada tipo “Seña” (significa que hubo un registro de anticipo en la cuenta), ese anticipo es emitido al efectuarse la reserva y deberá ser confirmado. Al efectuar el check-in, el sistema acreditará en la cuenta del huésped, el valor informado, si un anticipo en cheque no fuera confirmado, el sistema avisará y el anticipo será cancelado. Mapa de reservas: El mapa de reservas tiene la finalidad de mostrar las reservas efectuadas y la disponibilidad de habitaciones, en un período de 30 días a partir de la fecha actual.
Consulta de tarifas: Tiene por objeto indicar las tarifas relacionadas a una determinada empresa o indicar las empresas que poseen determinada tarifa. La tarifa de una determinada empresa está definida en el registro de empresas. Empresa: Informar la empresa, para la consulta. Tarifa: Se utiliza en el caso que el usuario necesite verificar todas las empresas que tienen una misma tarifa. • •
Listado de reservas: Emite lista de las reservas efectuadas en el período solicitado. Período: informar el período en que están efectuadas las reservas. Considerar fecha de: E n t r a d a : La búsqueda se realizará por la fecha de hacer efectiva • •
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la reserva. O p e r a c i ó n : usado para reservas canceladas, donde la fecha para la búsqueda se hará por la fecha de cancelación. Ítem Filtros I: Posibilita filtrar las reservas efectuadas por situación, tipo, facturación, titular, número de la reserva, tipo de habitación, número de habitación, número del evento, número de piso. Botón Imprimir: Imprime informe según los parámetros informados. Botón Cerrar: Cierra la pantalla. Ítem Filtros II : Permite hacer lista de los huéspedes de la habitación, las observaciones generales de la reserva, las observaciones generales de la habitación, sólo las reservas bloqueadas vencidas, sólo las reservas efectuadas para determinado evento, los valores de las diarias, señas y las reservas efectuadas que posean el producto de auto-emisión informado. Ítem Estadísticas: permite filtrar las reservas según las respuestas informadas a las preguntas relacionadas al alojamiento, registradas en Registros\Clientes\Registro de Preferencias.
Listado de ventas por empleado: Emite lista del total de las reservas efectuadas por empleado, en un determinado período, separando las reservas facturadas para eventos y para operadoras. Listado de previsión de reservas: Emite lista de las reservas efectuadas hasta cuatro meses, a partir del mes informado, presentando el total de diarias de cada mes, un acumulado de todos los meses y un total de tarifas de reservas del tipo bloqueo.
Mapa de reservas por titular: Emite listados de las reservas por empresa, en un período determinado. Muestra también las habitaciones ocupadas y disponibles por tipo.
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Controller
La finalidad del Menú Controller es permitir la emisión de informes referidos a la disponibilidad de habitaciones, cargos de vales, cierres de cuentas, entre otros y también mantener registros de control de vales por mozo. Vales: Posibilita el control de vales cargados, anulados y control de media-pensión. Control de vales: Cuando el establecimiento utiliza el control de vales por mozo, se •
deberá informar en esta pantalla los números de los vales que el mozo podrá utilizar. En este ítem pueden asentarse los vales, así como excluirlos y también se puede hacer la consulta de mozo x vale. Registrar : permite el registro de los números de vales por mozo, con el fin de controlar el cargo de los vales. Mozo: Informar el código del mozo. Número Inicial: Informar el número inicial del vale, en un orden numérico de vales. Número Final: Informar el número final del vale. Cuando el mozo reciba hojas de vales que no sigan un orden, el número inicial y final de ellos será el mismo. Excluir : Permite la exclusión de números de vales registrados a determinado mozo. Mozo Número Inicial Número Final Consultar : Permite consultar los números de los vales registrados para determinado mozo. Mozo: Seleccionar el mozo. Vale: Informar el número de vale que desea consultar, si nada es informado, la consulta será de todos los intervalos de números de los vales registrados. Lista de vales cargados: La emisión del informe de vales cargados informará todo lo que fue cargado en las cuentas, en el período solicitado. Para concluir la emisión se tiene la posibilidad de informar varios ítems, produciendo el informe de acuerdo con los parámetros solicitados. •
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La lista muestra los cargos efectuados en las cuentas y no los cargos cerrados.
Período: Esta opción permite que el informe muestre el período solicitado. Para imprimir el informe de un día, bastará solamente informar la fecha inicial igual a la fecha final. Tipos de Cuenta: permite al usuario escoger uno o varios tipos de cuenta a ser impresas. Habitación Empleado Cuenta Temporaria Empresa Evento Propietario Grupo Consumidor Final Puntos de Venta: El usuario puede escoger imprimir uno o varios puntos de venta. Estilo: Determina como el informe deberá hacer el cierre de totales. Por punto de venta: Por cuenta: Solamente anulados: Por Mozo / Vale: Facturado por empresa: Grupo de Productos: Permite escoger más de un grupo de productos (multiselección) para la emisión del informe. Para escoger una secuencia de grupos de •
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productos bastará seleccionar el primer grupo y con la tecla presionada, seleccionar el último grupo de productos que desea. Para seleccionar en forma aleatoria un grupo de productos se debe con la tecla presionada ir seleccionando los grupos que se desean. Producto: Posibilita escoger más de un producto (multi-selección) para la emisión del informe. El procedimiento para la selección de los productos es igual a lo visto en la opción “Grupo de Productos”. Esta opción estará habilitada cuando el estilo para la generación del informe sea por cuenta. Mozo: Se puede informar el mozo para emitir un informe. Esta opción estará habilitada cuando el estilo para la generación del informe sea de mozo/ vale. Empresa: Número de la Cuenta: Es el número de la cuenta referida a los diferentes tipos que sea (habitación, empresa, temporaria, empleado, evento, propietario, grupo y consumidor final).
Separar por PDV (Puntos de Venta): Esta opción estará habilitada cuando el estilo para la generación del informe sea de mozo/ vale. Separa los mozos por PDV. Listar histórico de tasas: Listado de vales cargados (Cuenta X PDV): Esta lista se usa para comprobar los totales de los vales cargados para cada tipo y número de cuenta, para hasta diez puntos de venta escogidos, los otros puntos de venta quedan incluidos en una columna llamada “Otros”. Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período determinado. Para imprimir el informe de un día solamente se debe informar: fecha inicial igual a la fecha final. Número de la cuenta: Cuando es informado el número de la cuenta (habitación, evento, separada, propietario, empleado, grupo), la lista traerá los totales de los vales cargados, por punto de venta, para todos los tipos de cuentas existentes con ese mismo número. Todas las cuentas: Permite seleccionar todas las cuentas de una vez, caso contrario, existe la posibilidad de escoger los tipos de cuentas para la lista. La lista traerá los totales de los vales cargados por punto de venta para los distintos tipos de cuentas informadas. Habitación Empleado Cta. Temporaria Empresa Evento Propietario Grupo Consumidor final Columnas (Máximo 10): Esta columna permite escoger los PDV´s que aparecerán en la lista. Columnas Otros: Esta columna permitirá escoger los PDV´s que exceden de los 10 anteriores y que serán agrupados en la columna “Otros”. Lista de vales sin facturar: Este informe se destina al control de todo lo que fue cargado en las cuentas hasta una fecha específica. Para emitirlo existe la posibilidad de informar varios ítems, haciendo la lista en el informe de acuerdo a los parámetros solicitados. Es importante destacar que la lista muestra los cargos efectuados en las cuentas y no los cerrados. Todas las cuentas : Permite seleccionar todas las cuentas de una vez, de lo contrario, hay posibilidad de escoger los tipos de cuentas para la lista. La lista traerá los totales de los vales sin facturar para los tipos de cuentas informadas. Habitación Empleado Cta. Temporaria Empresa Evento Propietario •
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Grupo
Todos los PDV’s : Permite seleccionar todos los PDV’s de una sola vez, de lo
contrario hay la posibilidad de escoger en una lista los PDV´s deseados. Estilo : Detallado: Cuando es activada esta opción mostrará todos los cargos sin facturar en las cuentas, de acuerdo con los tipos de cuentas seleccionadas (habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o todas las cuentas) y para los PDVs seleccionados. Para la generación del informe es necesario que la opción “Listar vales cargados hasta” esté activada, de lo contrario el informe no será generado. Para facilitar la verificación, principalmente para la auditoría, las cuentas están separadas en 'Extras' y 'Facturadas'. Cuentas extras son las cuentas pagas por el huésped, mientras que las cuentas facturadas son aquellas pertenecientes a puntos de venta facturados y que serán pagas por la empresa. Puntos de venta facturados son seleccionados en el momento de efectuar una reserva o en el Walk-In. Totales por cuenta: Cuando está activada esta opción mostrará el total sin facturar de cada cuenta, de acuerdo con los tipos de cuentas seleccionadas (habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o todas las cuentas) y para todos los PDVs seleccionados automáticamente por el sistema. Saldo cuentas: Al ser marcada, mostrará el valor total de los vales cargados, adelantos en Pesos confirmados, inclusive adelantos de cuentas que no tienen todavía cargos y el saldo, por tipos de cuentas seleccionadas (habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o todas las cuentas) y para todos los PDVs seleccionados automáticamente por el sistema. Facturado por empresa: Límite mínimo de saldo: Al ser activada esta opción mostrará todas las cuentas en las que el valor total (diarias + otros (puntos de venta facturado y extras)) sea igual o superior al valor informado y, estará habilitada solamente para el estilo 'Totales por cuenta'. Listar vales cargados hasta: Al ser activada esta opción estará disponible solamente para el estilo 'Detallado' y trae automáticamente una fecha futura (31/12/3000). Al ser informada traerá todos los vales que todavía no están cerrados en este momento, pero que fueran cargados hasta la fecha informada. Listar sólo habitaciones con check-out el...: Al ser escogida una fecha, el sistema ignorará los tipos de cuentas seleccionadas por el usuario y usará sólo el tipo de cuenta habitación. Aparecerá en el informe solamente las habitaciones con fecha de salida prevista para la fecha determinada, no figurando habitaciones con fecha de salida vencida. Listar obs. vales: Empresa: Lista de media pensión: El informe “Lista de Media Pensión” se utiliza para control de la media pensión y de los desayunos cargados por día y en cada habitación. El informe puede ser listado siguiendo varias opciones. Teniendo en cuenta que, para que el mismo pueda ser generado, es necesario que en la pantalla de configuraciones del sistema, en la carpeta “Pensión”, la opción '”Trabajar con media Pensión” esté activada. En esta misma carpeta se debe escoger el tipo de pensión patrón que el hotel trabaja: media (almuerzo o cena, incluyendo desayuno), completa (almuerzo y cena, incluyendo desayuno) y sin (no tiene pensión, pero incluye desayuno). Se debe también escoger el cálculo de la pensión cuando hubiera. •
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a) tomando como ejemplo la diaria del hotel de $100,00, pero inclui do en ella están $ 5 , 0 0 y $ 1 0 , 0 0 d e m e d i a p e n s i ó n p o r p e r s o n a . En l a c u e n t a d e l h u é s p e d s ó l o ap a r e c e r á : D i a r i a $ 1 0 0 , 0 0 . En l o s i n f o r m e s f i n a n c i e r o s e s c u a n d o e l s i s t e m a s a c a r á l o s v a l o r e s d e l a p e n s i ó n y d e s a y u n o y los m a n d a r á a l o s P d v ' s q u e f u e r o n c o n f i g u r a d o s e n Co n f i g u r a c i ón \ P ar á m e t r o s d e l u s u a r i o \ P en s i ó n . Va l e d es t a ca r q u e e l s i s t e m a n o t o m a l a
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información en los vales diarios. Aunque no haya ninguna diaria cargada en la cuen ta de una habitación con pensión, el sistema va a calcular (desviar del Pdv Diaria) el valor de la pensión. b ) e l v a l o r d e l d es a y u n o y m e d i a- p e n s i ón m o s t r a d o e n el i n f o r m e “ D i a r i o d e Si t u a c i ó n ” , Ge r e n c i a H o t e l e r a / Ge r e n c i a l , s e r á e x a c t a m e n t e i g u a l a l q u e f i g u r a e n l a “ L i st a d e M e d i a P en s i ó n ” , Ge r e n c i a H o t e l e r a / Co n t r o l l e r / V a l e s, d e l d í a d e s e a d o .
Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período determinado. Para imprimir el informe de un día solamente informar la fecha de ese día como inicial igual a la fecha final. Estilo: Si el campo Saldo está activado, la lista traerá el saldo de desayuno y de media pensión. Si el campo Valor está activado, la lista mostrará los créditos referidos a desayuno y media pensión y el valor total de los mismos. Saldo Valores Habitación: Cuando es informada la habitación, la lista traerá los movimientos de la misma. Empresa: Cuando es informada la empresa, la lista traerá los movimientos hechos para ella. Esta empresa es informada en el momento del walk-in o check-in. Emitir control de los cargos: Permite mostrar todos los cargos efectuados de productos del tipo media pensión y desayuno, indicando cual fue usado como crédito (inclusive en la diaria) y cual fue cobrado por ser extra (cargado en la habitación). Esta opción es muy útil cuando el huésped se niega pagar una refección alegando que la misma ya estaba incluida en la tarifa. Lista de control de descuentos: Este informe se utiliza para controlar los descuentos concedidos en las diarias, en el momento del walk-in o en el momento de una reserva, así como el % de la diferencia de diaria cobrada con más o menos, en referencia a la sub-tarifa correspondiente en el período del cargo. Fecha: Informar la fecha para emitir el informe. Lista de anulados de los PDV’s: Este informe se destina al control de vales anulados en los PDVA´s, cuando fue cerrada la mesa en un PDVA. Los vales cargados y anulados figurarán en los informes de Gerencia Hotelera (Controller/Vales/Vales Cargados Controller/Vales/Vales Cargados [Cuenta x PDV] y Controller/Vales/Vales sin facturar). Período: Punto de venta: Hoteles: •
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Folio: Posibilita el control de folios. Reimpresión del folio: Permite imprimir nuevamente un folio, informando sólo el •
número del folio o el intervalo de números que deberán ser reimpresos. El sistema presenta automáticamente el número del último folio generado Tipo: Folios Factura Número Inicial: Número Final: Lista de folios: Este informe se destina a controlar los folios (cierres de cuenta) emitidos en el período solicitado, teniendo la posibilidad de informar varios ítems para su generación. Emitidos entre: Esta opción permite que el informe sea listado en un período solicitado. Para imprimir el informe de sólo un día, bastará informar la fecha inicial igual a la fecha final. Seleccionar titular: Cuando esta opción esté activada, se puede escoger si la emisión de la lista será de folios con facturación particular, no particular o de una determinada empresa. Sólo particulares No particulares Empresa •
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Empresa: Si la opción “Empresa” estuviera activada en 'Seleccionar Titular', esta opción estará habilitada, lo que permite informar la empresa. Tipo del Informe: Determina si la lista deberá ser impresa por la fecha de emisión del folio o si será por la de la caja en que fue cerrada la cuenta, o sea, que fue registrado el folio en los informes financieros.
La fecha de emisión es diferente de la fecha del financiero cuando un folio de un día anterior es cance lado y cerrado. Ej: el día 10 so n cerrados lo s folios 34 5, 346, 347, 348 e 349. El día 11 se cancela el folio 347 y cerrado como folio el 350, este folio tiene fecha de emisión el día 11 y fecha del financiero día 10. Po r lo tanto, cuanto se desea cerrar con los informe s financieros, se debe siempre sacar un inform e de folios con la opción " fecha del financiero".
Fecha de emisión: Fecha del financiero: Tipo de pago: Posibilita que la lista sea de todos los tipos de pagos o solamente las cuentas que fueron canceladas con tarjeta de crédito, o a plazo, o cortesía, o permuta o solamente al contado. Cuando la opción “Todos” esté marcada, en la lista aparecerá la columna “Empl” que mostrará el código del empleado que cerró la cuenta. Todos Tarjeta de crédito Plazo Cortesía Canje Al contado Listar situación: esta opción sirve para facilitar la verificación, fue incluida la opción de múltiple elección para la situación de los folios. Normales emitidos dos veces: Están juntos porque los folios reemitidos son considerados "normales" pues suman en el total del informe. Si fuese sólo de los folios normales, no cerraría con los totales de caja e informes financieros. Reemitidos: Cancelados Totalizar por día: Esta opción estará habilitada cuando el tipo de pago sea a plazo. La lista traerá un total por fecha de salida de diarias, extras, descuentos\adelantos y valor a plazo. Convertir valores a Dólar: Esta opción estará habilitada cuando el tipo de pago sea a plazo. La lista traerá los valores de diarias, extras, descuentos\adelantos y valor a plazo en moneda Dólar Estadounidense. Mostrar todos los huéspedes: Permite mostrar todos los huéspedes de la habitación. Totalizar por empleado: esta opción estará habilitada cuando esté activada la opción “Todos” en el parámetro “Tipo de Pago”. De este modo, será presentado, al final de la lista, el total de cierres efectuados por empleado, en las diversas formas de pago. Totalizar por turno: Tipo de cuenta: permite al usuario escoger el tipo de cuenta a ser impresa. Al seleccionar un tipo de cuenta excepto “Todas”, será habilitado el parámetro “Número” para que sea informado el número de la cuenta. Todas Habitación Empleado Temporaria Empresa Evento Propietario Grupo Número: Número de la cuenta referida a los tipos de cuenta (habitación, empresa, temporaria, empleado, evento, propietario y grupo). • •
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Empleado: Código del empleado que efectuó el check-out. Turno: Produce el informe por el turno de la caja. Lista de las cajas de los PDV’s: Este informe debe ser usado como documento para visualizar el movimiento de las cajas en los puntos de venta, en un determinado período. Fecha de la caja entre: Informar la fecha de movimiento de las cajas. PDVA (Punto de Venta Automatizado): Informar el código del PDVA para la listar esa caja o, al no informar ninguno listará todas ellas. • •
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Detallado de folios: • • •
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Número del folio: ID: Número Identificación Listar solamente cuenta master:
Lista de cierres para tercerizados: Este informe listará todos los folios generados para
tercerizados, o sea, para cada cierre de cuenta (habitación, temporaria, propietario, etc), el sistema totalizará los valores cargados en los PDV´s relacionados a la empresa informada. En el registro de puntos de venta es donde definimos si la empresa es hotel (no tercerizado), tercerizado 1 o tercerizado 2. Período: Informar el período de cierre de las cuentas. Empresa: Informar el tipo de empresa para la generación del informe. Hotel Tercerizado 1 Tercerizado 2 • •
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Lista de folios (Total por PDV): • •
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Período: Informar el período en que fueron cerradas las cuentas. Número de la cuenta: Informar el número de la cuenta. El sistema listará todos los folios que posean el número de cuenta igual al informado. Listar los folios cancelados: Permite seleccionar para listar también los folios cancelados. Considerar en el valor total los folios cancelados: Listar solamente folios al contado: Permite seleccionar en una lista sólo los folios que fueron cancelados en efectivo. Listar folios con valor cero: Cuentas: Cuentas que serán impresas en el informe. Habitación Empleado Temporaria Empresa Evento Propietario Grupo Consumidor final Columnas (máximo 6): PDV´s que serán impresos. Columna otros: PDV´s que serán agrupados y listados en la columna “Otros”. • • • • • • • •
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Factura: Posibilita el control de facturas. Reimpresió n de factura: •
Número de la Factura: Informar el número de la factura. Modelo de Factura: Impresora Factura: Impresora 1 Impresora 2 Emisión de facturas: Permite hacer el montaje de facturas, pudiendo incluir folios o cargos en la factura. • • •
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Los valores de facturas montadas no incidir án en la caja del hotel.
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Cantidad:
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Producto: PDV: Valor unitario: Fecha:
Cancelar / Activar factura: Permite cancelar o reactivar facturas, informando el
número inicial y final de una secuencia de facturas y la serie. La serie se informará cuando en Configuración\ Parámetros del usuario\ Factura, el campo “Serie de la Nota” esté informado, de lo contrario, dejar en blanco Nota inicial: Nota final: Serie: Motivo: Fecha de publicación: Número del suceso: Otro Motivo: Operación: Cancelar: Reactivar: Lista de facturas / impuestos: Emite la relación de facturas, en orden secuencial de la numeración de la factura, con los impuestos que fueron descriptos en la factura. Período: Informar el período de emisión de la factura. Serie: Informar la serie de las facturas. Empresa: Permite indicar las facturas emitidas por empresa, informando el código o parte de la descripción de la empresa. Por código Por descripción Totalizar por día: Totaliza por día los impuestos descriptos en la factura. Listar el número del folio: Lista el número del folio de la factura, cuando esta factura haya sido montada. Listar sólo canceladas: Lista solamente las facturas canceladas. Mostrar valores de terceros en otros: Productos / Grupos emitidos: Tiene por finalidad relacionar los productos que fueron vendidos con factura o cupón fiscal emitido. Período: Informar el período en que fueron generadas las facturas o cupones fiscales. Ìtem por: Posibilita generar el informe por producto o grupo de productos. Producto: Permite filtrar el informe por uno o varios productos. Si es seleccionado habilitará el campo “Producto”. Grupo de Producto: Permite indicar el informe por grupo de producto. Si es marcado, habilitará el campo “Grupo”. Producto: Informar el producto o los productos deseados. Grupo: Informar el grupo de productos deseado. Mostrar productos: Muestra los productos relacionados al grupo del producto. Hoteles: • • • • • • • •
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Motivos de cancelación:
Control de Alquiler: Permite el control de habitaciones ocupadas, disponibles y fuera de
alquiler.
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Lista de diaria neta: Tiene por finalidad emitir lista de diaria neta, de todos las
habitaciones ocupadas o que estaban ocupadas en el período determinado. Período: Informar el período de check-in, walk-in o check-out de los huéspedes. Opciones: Permite generar el informe de dos formas diferentes, de acuerdo a la necesidad del usuario. Diarias netas: La lista mostrará todos los alojamientos. Diarias netas por categoría: La lista agrupará los alojamientos totalizando por categoría (agencias, operadoras, particulares...). Descontar comisión de la diaria neta: cuando se utiliza esta opción descontará de la diaria neta, el valor de la comisión. • •
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Considerar representantes: Esta opción estará habilitada cuando el ítem “Diarias Netas por Categoría” esté activada. Cuando al hacer una reserva e informar el campo "Representante” de la sección “Comisión”, y en la pantalla del informe se marca la opción "Considerar representantes", contabilizará en “Representantes”. Cuando sea facturado en Cortesía, Canje o Uso de la Casa, el campo representante será ignorado, contabilizará en Cortesía, Canje o Uso de la casa, respectivamente. Cuando no esté marcado "Considerar representantes", verificará directo la facturación en el campo correspondiente y ya no en el de “Representante”. Lista de habitaciones ocupadas / disponibles: Emite lista de las habitaciones ocupadas o disponibles en un período seleccionado. Para descontar el valor de comisión de la diaria neta impresa en el informe, se debe activar el ítem correspondiente. Período: Informar el período. Situación: Permite seleccionar el informe a ser generado. Ocupadas Disponibles Descontar comisión de la diaria neta: Descuenta de la diaria neta (diaria – pensión – desayuno), el valor de la comisión de agencias/operadoras y representantes, informados al efectuar la reserva. Lista de habitaciones fuera de locación: La lista muestra todas las habitaciones del hotel y la cantidad de días en que las habitaciones quedan disponibles para locación en un período, indicando los períodos en que las habitaciones quedan sin locación. Período: Informar el período para buscar las habitaciones fuera de locación. Lista de habitaciones cobranza material de limpieza: Emite nómina de habitaciones fuera de locación, que son de uso de los propietarios. Tiene la finalidad de cobrar al propietario una tasa de material de limpieza, que será calculada por el número de plazas de la habitación multiplicado por el valor que será definido en la pantalla de emisión de este informe. Período: Informar el período de ocupación de las habitaciones de propietarios. Valor de plazas: Informar el valor de la tasa de material de limpieza que será cobrada al propietario de la habitación ocupada, por plazas. Hoteles: •
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Los campos de valores para plazas continúan hasta el número de 9 plazas. Control de Mantenim iento: Agenda de mantenimiento de habitaciones: Permite el control de habitaciones en •
mantenimiento.
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Registro de grupos de lugares: Éste está relacionado al registro de periódicos y
mantenimientos no periódicos y define grupos para los lugares donde se efectuarán los mantenimientos, o sea, agrupa los lugares con características semejantes, organizando un orden para visualizarlos mejor. •
Registro de lugares: Este registro define los lugares donde deberán efectuarse los
mantenimientos. Se usa directamente en el registro de mantenimientos periódicos y no periódicos. •
Registro de tipos de actividades:
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Registro de P eriódicos: Permite registrar los mantenimientos periódicos en el hotel, o
sea, mantenimientos que deben ser realizados frecuentemente. •
Registro de no periódicos: Posibilita registrar mantenimientos no periódicos en el
hotel, o sea, mantenimientos que deberán ser realizados, pero no tan frecuentemente. •
Control de mantenimiento: Esta pantalla es usada para controlar los mantenimientos
periódicos, no periódicos o ambos, pendientes o realizados, pudiendo localizar las
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informaciones por lugar, grupo, actividad y empleado que realizó el mantenimiento; éste último solamente para los mantenimientos realizados. Buscar por situación: Buscar por tipo: Buscar por lugar: Buscar por grupo: Realizar el: Actividad: Realizada por: • • • • • • •
Controle de FlexCard: Permite llevar un control sobre aquellos que hacen publicidad del
hotel, por medio de tarjetas de propaganda, posibilitando una lista de los hospedajes efectuados a través de las tarjetas flexcard. Registro de FlexCard: Esta pantalla se usa para registrar los flexcard y las informaciones registradas del titular de la tarjeta. •
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Lista de FlexCard: Emite lista de las diarias efectuadas por medio de las tarjetas
flexcard. Generar: Lista: Emite lista de los hospedajes. Archivo Smiles Archivo Astron Período: Informar el período de hospedaje. Tarjeta: Informar la tarjeta flexcard. Cuando no es informado el sistema listará los hospedajes efectuados de todas las tarjetas flexcard. Directorio de Archivo: Hoteles: •
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Gobernanta: Tiene la finalidad de controlar todos los servicios de las camareras: efectuados,
no efectuados y en ejecución. •
Definición de Tiempos / Reductores: Permite definir los tiempos de arreglo, limpieza
y retoque, por tipo de habitación o por habitación, inclusive especificar tiempos reducidos para los servicios, o sea, tiempos mínimos para la realización del servicio en el caso de que las habitaciones no tengan todas las plazas ocupadas. Ítem por tipo: Tiempos / Reducidos para tipos en minutos: Alojamiento Eventos: Arreglo Limpieza Retoque Alojamiento Otros: Arreglo Limpieza Retoque Reducidos Aloj. Eventos: Arreglo Limpieza Retoque Reducidos Aloj. Otros: Arreglo Limpieza Retoque Tiempos / Reducidos para habitaciones en minutos: Alojamiento Eventos: Arreglo Limpieza Retoque Otros Alojamientos: • •
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Arreglo Limpieza Retoque Reducidos Aloj. Eventos: Arreglo Limpieza Retoque Reducidos Aloj. Otros: Arreglo Limpieza Retoque • • •
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Agenda de gobernanta: Permite mantener un control de los servicios ya efectuados por
las camareras, no efectuados y en ejecución, dicho estado es diferenciado por medio de colores. Con el botón derecho del mouse se puede incluir, alterar o cancelar un servicio, generar un informe de producción por camarera y estadística de servicios. Fecha: Informar la fecha para la búsqueda de los servicios efectuados. Supervisor: Informar el supervisor de la habitación como ítem para la búsqueda. Camarera: Informar la camarera como ítem para la búsqueda. Mapa de gobernanta: A través del mapa de gobernanta, tenemos una visión general de los servicios ya efectuados por las camareras, no efectuados y en ejecución en las habitaciones, las que son diferenciadas por medio de distintos colores. Las habitaciones son exhibidas en forma de íconos, donde la letra es la inicial del tipo de servicio A (Arreglo), L (Limpieza) y R (Retoque). Haciendo dos clics sobre el ícono se pueden visualizar las informaciones sobre el servicio. Con el botón derecho del mouse se pueden realizar todas las operaciones disponibles en la “Agenda de Gobernanta” y también optar por visualizar las habitaciones en el mapa mediante íconos grandes o pequeños. Fecha: Supervisor: Camarera: Informe de producción por camarera: Emite informe de los servicios efectuados por camarera, por habitación, informando el desempeño obtenido y el tiempo medio para la realización de cada tipo de servicio. Período: Supervisor: Camarera: Tipo de informe: Detallado Resumido Estadística de servicios: Emite informe por servicio efectuado, acumulando totales por tipo de habitación, informando el tiempo medio de realización del servicio y el desempeño obtenido. Período: Estadística por: Tipo de habitación: Camarera: • • •
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Histórico de servicios por habitación: • • • •
Período: Habitación: Camarera: Tipo de servicio: Todos Arreglo Limpieza Retoque Tipo de informe: Detallado Resumido • • • •
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Control de objetos prestados: Permite sólo controlar objetos que fueron prestados en las
habitaciones. El cargo se hace en el extracto de cuenta, como también la devolución y la cobranza por el uso del mismo. •
Objeto:
Lista de anticipos: Permite emitir una lista de los anticipos efectuados en los diversos tipos
de cuentas en un determinado período. Los anticipos pueden ser cargados por el menú Recepción\Anticipos, en el extracto de la cuenta o al efectuar reserva señada. En el menú Reserva\Confirmación de Anticipos, son mostrados los cargos de anticipos efectuados en la reserva. La confirmación de los anticipos podrá ser hecha en la inclusión o alteración de reserva o a través del menú Reserva\Confirmación de Anticipos. Período: Informar el período de cargo del anticipo. Listar sólo anticipos sin facturar: Cuando está activado, no serán cargados los anticipos efectuados en cuentas ya cerradas, ni en los anticipos devueltos y anulados. Recibido: Informar si se considerará en la lista, solamente los anticipos confirmados, o sólo los no confirmados, o todos, independiente de la situación del anticipo. Todos Confirmados No Confirmados Titular: Informa nombre del titular (huésped, empresa, etc.), cuando la emisión sea solamente de los anticipos efectuados por dicho titular. • •
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Parte del no mbre del titular informad o, el sistema mostrará todos los que encuen tre con el ese nombre.
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Ordenar por: Informar si la lista de los anticipos, será ordenada por la fecha del cargo o
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por el número del recibo. Fecha de cargo Número de recibo Listar observaciones: Lista las observaciones del anticipo.
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Empleado:
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Lista de Comisiones: Emite lista de las comisiones que van a recibir, por empresa,
correspondiente a cada hospedaje facturado intermedio de la misma. Período: Utilizado para verificar las comisiones concedidas por el hotel durante un período específico. Empresa: Informar la empresa, en el caso que la lista sea de una empresa específica. Hoteles: Utilizado para verificar las comisiones concedidas por un hotel específico, cuando se esté utilizando el sistema multi-hotel. •
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Lista de Logins: A través de esta lista se puede controlar todas las operaciones efectuadas en
el sistema. •
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Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período solicitado. Para
imprimir el informe de un día solamente informar la fecha inicial igual a la fecha final. Empleado: Informar el empleado, en el caso de que la lista de logins sea de un empleado específico. Operaciones: Informar las operaciones para visualizar los logins. Alteración de movimiento Check-in Transferencia de vales/anticipos Walk-in Cambio de habitación Reservas Habitaciones fuera de alquiler. Alteración de cargos Anula pago de cargos Altera movimiento de cuentas corrientes • • • • • • • • • •
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Excluir cargos Operaciones de cheques recibidos Mantenimiento de habitaciones Limpieza de habitaciones Cierre de cuenta sin tasa de servicio/ISS Operaciones PMS Exclusión de Huéspedes Alteración de permisos de empleados Transferencia entre CIE (Centro Ingresos-Egresos) Parcelar cargo Excluir movimientos de las cuentas corrientes Control de vales Alterar numeración de documentos Alterar tarjetas magnéticas Operaciones con temporarias Cancelar cheques emitidos Alterar eventos Operaciones GDS Alterar seña Alterar datos del huésped Emisión de cargos Alterar datos de la empresa Transferencia de llamadas Cierre mensual de stock Liquidar sector de stock Excluir solicitud Tarifación desactivada o inoperante (mensaje alerta) Tarifación desactivada o inoperante (confirmación de lectura) Movimiento de Extra Caja Movimiento Contable Cierre de Caja del PDVA
Lista de Tasas de Servicios: Posibilita la emisión de listas de tasa de servicio, en el período
informado, cobradas en el cierre de las cuentas, totalizando por fecha. Período: informar el período de los cierres de cuentas, para verificar la tasa de servicio • •
Tipos de Cargos: • • • • •
General (todos): Sólo Cargos (+): Sólo Anulados (-): Sólo Cierres (-): Sólo Cancelados (+):
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Gerencial Tiene por finalidad emitir informes destinados al control financiero del hotel y, también, verificar la ocupación y los cargos en la opción de consulta on-line. Resumen Financiero: El resumen financiero es considerado el principal informe administrativo del sistema. Por medio de él, se pueden visualizar los resultados de producción del hotel, los resultados de caja y resultados estadísticos. Período: informar el período de cierre de las cuentas. Separar el desayuno y MAP (Media Pensión) de las diarias: Cuando esta opción está marcada, el sistema separará los valores relativos al desayuno y MAP incluidos en la diaria. Los valores restados del total de diarias serán sumados al punto de venta correspondiente de acuerdo a la definición de las configuraciones del sistema. En este ítem de configuración, son indicados los valores omitidos y el código del punto de venta que recibirá los cargos. Suma cortesías en el total de cierres: Con esta opción marcada, el sistema sumará las cortesías de cierres al total general cerrado. El total general cerrado está descripto en la columna “T o t a l ” de este informe. Detallar forma de pago d e la tasa de servicio: Cuando este ítem es activado, imprimirá después de la línea de total general de los puntos de venta, un totalizador de los valores de la tasa de servicios por forma de pago. Independiente de estar activado o no, el sistema emitirá una columna con los valores de la tasa de servicio + ISS separada por punto de venta. Generar Gráfico: Este ítem cuando está activado imprimirá gráficos estadísticos conteniendo la cantidad de habitaciones y plazas en alquiler, pagadores, cortesías, canjes y en mantenimiento. Detallar los recibidos al contado (inf. Apaisado): Este ítem cuando es activado agranda la columna al contado para: efectivo, cheque, moneda1 y moneda2. Lista los adelantos recibidos neto: Este ítem al ser activado descuenta los anticipos (recibidos al contado), las devoluciones y los cancelados. Puntos de venta (Todos, No tercerizados, tercerizado 1 y tercerizado 2): Este ítem sirve para permitir que se emitan informes de todos los puntos de venta del hotel o solamente puntos de venta tercerizados. Esta opción es útil para auxiliar en el análisis del informe cuando el hotel tenga puntos de venta que no sean de la misma razón social. Como ejemplo, podemos citar los restaurantes tercerizados de los hoteles. Moneda: En este ítem se puede escoger la moneda “Peso” o “Dólar”. Si la opción escogida fuera “Dólar”, el sistema convertirá los valores usando la cotización del turno 1 del día del cargo. En el caso de no encontrarse en la caja la cotización de este día, se usará la del día anterior. Con esta opción escogida, el sistema no mostrará el resumen de saldos pendientes abiertos ni los totales extras de la caja, pues el saldo nunca coincidirá. • •
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Informe de Previsión Financiera: Emite informe de previsión financiera mostrando producción x facturación de la fecha solicitada. El informe presentará informaciones totales del día solicitado y el acumulado (desde el comienzo del mes) por punto de ventas, también mostrará la previsión y el porcentaje alcanzado. Fecha: Informar la fecha para generar el informe. Separar el desayuno y MAP de las diarias: Si esta opción estuviera activada, separará, en el cierre de la caja del próximo día, los valores de desayuno y media pensión de las diarias, referidas al día anterior y, cargará esos valores en los PDV´s informados en las configuraciones del sistema, en “Parámetros del usuario\ Pensión\ Financiero-Desayuno y Pensión”. Los valores relativos al desayuno y media-pensión son calculados por el número de huéspedes del hotel y de acuerdo con los parámetros seleccionados en “Tipo de pensión estándar” y “Cálculo de Pensión”, en las configuraciones. • •
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R es e s p e ct c t o a l c á l c u l o d e p e n s i ó n , “ Ca r g a m e d i a - p e n s i ó n y d e s a y u n o ” , l o s v a l o r e s d e media-pensión y desayuno son cargados ya con la entrada del huésped en la habitación y en el cierre de caja del próx im o día. •
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Puntos de Venta: Permite escoger los puntos de venta no tercerizados, tercerizados o ambos. Botón Cargar Previsión: Previsión : Si el usuario opta por usar la previsión, deberá informar los valores a ser alcanzados, en el mes, por cada punto de venta.
Consulta Facturación / Ocupación on-line: Posibilita acompañar la situación general del hotel. Se pueden verificar, entre otras informaciones, la ocupación y disponibilidad, los cargos efectuados en las cuentas, los anticipos y lo cobrado,. Ingresos: Total, diario y mensual, de todos los cargos efectuados en los puntos de venta y, un total de los anulados hasta la fecha actual. Tasa de Servicio: Total, diario y mensual, de la tasa de servicio y tasa de ISS, de todos los cierres de cuenta efectuados. Anticipos: Total diario y mensual, de todos los anticipos cargados y, un total de los anulados. Totales: Total general, diario y mensual, de la tasa de servicio y anticipos y, un total general de anticipos anulados. Ocupación: Trae la ocupación diaria. Total de H abit.: abit.: total de habitaciones del hotel. Ocupadas: total de habitaciones ocupadas. Libres: total de habitaciones libres. Fuera Alquiler: total de habitaciones de propietarios fuera de alquiler. Pagadores: total de adultos y niños que pagan en las habitaciones ocupadas. En limpieza: total de habitaciones en limpieza. Propietarios: total de habitaciones propietarios ocupadas. Cortesía: total de habitaciones ocupadas con facturación cortesía. Mantenimiento: total de habitaciones en mantenimiento. Uso de la Casa: total de habitaciones ocupadas con facturación uso de la casa. Canje: total de habitaciones ocupadas con facturación canje. ADL: total de adultos en las habitaciones h abitaciones ocupadas. CHD: total de niños en las habitaciones ocupadas. Ocupación pagadores actual: trae el total diario de ((total de habitaciones ocupadas - (total de habitaciones ocupadas con facturación cortesía + total de habitaciones ocupadas con facturación uso de la casa + total de habitaciones ocupadas con facturación canje)) * 100) / total d e habitaciones del hotel. Ocupación Ocupación P agadores Previsto: Trae el total diario. Ocupación Total Actual: trae el total diario d e (total de habitaciones ocupadas * 100) / total de habitaciones del hotel. Ocupación Total prevista: trae el total diario de (((total de habitaciones ocupadas + total de las habitaciones previstas pre vistas para entrada (todos de las habitaciones reservadas)) – total de habitaciones previstas para salida (total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual igual a la fecha actual)) actual)) * 100) / total de habitaciones del hotel. Reservas: muestra el total de habitaciones reservadas hasta la fecha actual. Ns: total de habitaciones con reserva no-show. Bl: total de habitaciones reservadas bloqueadas. Gt: total de habitaciones con reserva garantizada. Se: total de habitaciones con reserva señada. Recepción: muestra el total diario. C-In: total de habitaciones en check-in D-Use: total de habitaciones day-use (entrada y salida en el mismo día). W-In: total de habitaciones en walk-in. C-Out: total de habitaciones con check-out. check-out. •
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Previsión: muestra el total diario. C-In: total de habitaciones con previsión de entrada (total de las habitaciones reservadas). Ocup: (total de habitaciones ocupadas + total de habitaciones previstas para entrada (total de las habitaciones reservadas)) – total de habitaciones previstas para salida (total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual a la fecha actual). C-Out: total de habitaciones con previsión de salida (total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual a la fecha fecha actual). actual). Disp: Disponibles, (total de habitaciones libres + total de habitaciones previstas para salida [total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual a la fecha actual]) – total de habitaciones previstas para entrada (total de habitaciones reservadas). Cobranzas: total diario y mensual, de los cierres de cuenta efectuados, separando por forma de pago y, un total general de todos los cierres. Botón Actualizar : sirve para obligar la actualización de los números en la pantalla. La actualización se produce cada 30 segundos automáticamente, pero, cuando se desea actualizar inmediatamente, bastará hacer clic en este botón. •
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Inf orme Diario de Situación: Situación: Este informe muestra la situación general, gen eral, o sea, los cargos, cobranzas, anticipos recibidos, estadísticas, ocupación del hotel.
Este informe deberá ser imp reso después del cierre de la caja para que los datos sean reales.
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Fecha: Informar la fecha para emitir el informe. Puntos de Venta: Informar el punto de venta. Listar totales netos de los PDV’s: Calcular total diario y acumulado de los PDV’s sacando el descuento y los anulados. Calcular los porcentajes de ocupación sobre el total de habitaciones: Si este ítem no estuviera activado, el sistema utilizará el total de habitaciones en el alquiler como base de cálculo de los porcentajes de Pagadores, Canjes, Cortesías y Mantenimiento. Si se selecciona, el sistema utilizará el total de habitaciones del hotel .
Previsión de Ocupación / Facturación: Facturación: Emite lista de ocupación en un período determinado. Se puede ver y controlar los hospedajes y a partir de esas informaciones evaluar posibles reservas y promociones. Facturación Global: Emite informe con el total de lo recibido en el día seleccionado y en el mes, de acuerdo con la fecha seleccionada. Ejemplo: Si se selecciona el día 11/02/2007, el sistema mostrará la facturación del día 11 y en la columna mes, va a mostrar la de los días 01 hasta el día 11. Además de la facturación, el informe informa también las estadísticas de ocupación del período seleccionado. Análisis de Ventas: En este ítem se podrá verificar el desempeño de los representantes con respecto a las reservas y facturación. Se pueden crear metas para los representantes y, posteriormente, evaluar y controlar las cifras cifras y realizar proyecciones de ventas.
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Estadísticas Tiene la finalidad de mostrar las estadísticas de los datos generales del hotel, por medio de informes, gráficos y consultas. consultas . Resumen de Ocupación: Ocupación: Opción para ver la ocupación del hotel en forma de gráfico o listado, filtrando la estadística de varias maneras. Consulta Hospedaje: Permite consultar hospedajes pasados. Ocupación de la Empresa: Permite listar los hospedajes de una empresa o un particular en un determinado período. Ocupación de la Empresa: Muestra la ocupación de cada tipo de habitación en el período solicitado. También muestra la ocupación diaria en un gráfico de barras. Check-In’s y Check-Out’s efectuados: Permite ver los check-ins y check-outs efectuados en una determinada fecha. Gráfico de Ocupación Anual: Permite ver la ocupación anual en gráfico de barras. Histórico de Habitaciones: Emite lista con los hospedajes por habitación en un determinado período. Informa los huéspedes, entrada y salida y número de hospedajes. Libro de Registro de Huéspedes: Emite informes de todos los clientes que se hospedaron e en el hotel en un determinado período. Se puede seleccionar el titular de la cuenta o todos los huéspedes de la habitación. Ocupación por Habitación: Emite lista del porcentaje de ocupación por habitación en un determinado período. Se puede informar una modificación, donde en el informe esa variación será evaluada de acuerdo con los porcentajes de cada habitación. Salidas efectuadas por Categoría: Emite lista de las salidas realizadas en un determinado período, totalizando las salidas por categoría (Cortesía, Agencia, Empresa..). Room-nights por Empresa: Cuando el hotel posea el módulo Fidelidad, este ítem emite listado con los room-nights de la empresa seleccionada. Hospedajes por Huéspedes: Emite informe de hospedajes por huésped. Se pueden seleccionar huéspedes con una cantidad determinada de hospedajes. Ocupación de la Reserva: Emite informe del hospedaje de acuerdo con el número del hospedaje seleccionado. Resumo mensual por Empresa: Empresa: Emite informe de ocupación mensual por empresa en un determinado período. Hospedajes por Tarifa: Emite listado de ocupación por tarifa seleccionada dentro de un período. Así, el hotel puede comparar la ganancia con hospedajes por tarifa. Ocupación del Representante: Emite informe de hospedajes realizados en un período especificado por representante. Así, el hotel puede comparar la ganancia generada por determinado representante.
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Herramientas En este menú, se ponen a disposición los aplicativos que son utilizados para completar y mejorar el sistema. Calendario: A través de esta opción se puede tener acceso a un calendario para verificar los plazos y fechas necesarias. Calculadora: Por medio de esta opción se puede tener acceso a la calculadora del Windows. Correo electrónico: Se trata de un recurso del sistema que permite el intercambio de mensajes entre los empleados usuarios del sistema, posibilitando el envío de mensajes para un empleado específico, o para los empleados de un determinado sector, o también puede ser para todos los empleados de uno o más hoteles. Con este correo electrónico se puede solicitar al enviar un mensaje la confirmación de la lectura del mismo, para eso existe una caja de selección ‘Recibir confirmación de lectura del mensaje’. Además de pueden enviar mensajes, ellos se pueden responder, excluir, visualizar solamente los enviados, o recibidos, funcionando exactamente como un e-mail. Es importante destacar que al enviar un mensaje para determinado empleado, cuando este haga acceso al sistema aparecerá en la barra de tareas ( próximo a la hora del Windows) un ícono en forma de carta intermitente, que le indicará la existencia de mensajes, bastando al usuario hacer doble clic sobre el mismo para visualizarlo. Agenda de teléfonos: Este recurso hace posible la búsqueda de clientes, proveedores o empleados, así como agregar nuevos números en la agenda telefónica. Las búsquedas pueden ser hechas por descripción, teléfono y grupo de agenda. Registros desactualizados: Con este ítem se puede emitir un informe que muestre todos los registros que no están actualizados para determinada empresa logada, o sea, por ejemplo. Se registra a la empresa “Harinas XX y Cia. SRL” en el hotel 1. En el momento que es registrada, se hace una réplica del mismo en la base de datos también para el hotel 2. Mientras que para el hotel 1 él está actualizado y para el hotel 2 no. Dicho registro estará actualizado sólo cuando entre en el registro del hotel 2 y habilitado para el mismo hotel, sin embargo, no siempre una misma empresa estará disponible y actualizada para todos, hay casos en los que se desea que una empresa esté habilitada sólo para uno de los hoteles. Personalizar Barra Herramientas: Con este recurso es posible personalizar la barra de herramientas del sistema, agregando o removiendo íconos de atajo con la finalidad de agilizar el proceso para tener acceso al recurso. Alterar la Clave: Permite que el usuario logado en el sistema altere su clave. Menú Estándar Explorer: Cuando se hace clic sobre esta opción se habilitará en el rincón izquierdo de la pantalla un tree view con todos los menús y opciones, pudiendo tener acceso de otra forma a los recursos, o sea bastará hacer doble clic sobre el ítem hijo deseado y se abrirá la opción referida. Para deshabilitar esta opción bastará hacer clic nuevamente sobre el recurso en el menú. Barra de Tareas Activas: Cuando se hace clic sobre esta opción se exhibirá en la parte inferior de la pantalla una barra que permitirá que sean abiertas dentro del sistema varias ventanas y las mismas se mostrarán en esta barra minimizadas, permitiendo de esta forma alternar entre las mismas sin que haya necesidad de cerrar una para abrir la otra. Para deshabilitar este recurso bastara hacer clic nuevamente sobre esa opción en el menú. Configuraciones Visuales: Con esta opción se pueden efectuar personalizaciones de colores, como ser: color del formulario principal del sistema, color del componente activo, color de fondo, color de fondo del ícono, color de la fuente normal, color de la barra vertical, color de la fuente del ítem seleccionado, color del ítem seleccionado, color del borde del ítem seleccionado, exhibir o no el menú estándar Explorer visualizando o no imágenes (indicadores) a la izquierda del ítem, color de fondo del menú, color de la fuente del menú, exhibir o no la barra de tareas activa.
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Configuración
Esta rutina determina, de acuerdo a las necesidades del hotel, los parámetros de configuraciones que el sistema Desbravador Visual debe adoptar para poder realizar un correcto funcionamiento del mismo. Parám etros del Sistema: Este menú contiene las principales informaciones para comenzar a
utilizar el sistema. En él se informarán todos los parámetros que el sistema seguirá para los diversos tipos de operaciones, desde integraciones con otros sistemas y módulos hasta para la utilización de la tasa de turismo por el hotel. Es importante destacar que este menú debe ser bien entendido y configurado, pues su mala configuración puede acarrear problemas al hotel. Co n f i g u r a n d o l o s p a r á m e t r o s d e l si s t e m a
En la pantalla inicial, aparecerán campos para informar todos los datos del hotel. Empresa: Es el nombre de la Empresa que fue incorporado en el módulo mantenimiento. Esta
información es traída automáticamente por el sistema, sin embargo, en el caso que el sistema sea multi-hotel, se debe escoger cual.
Serie: Este número es informado por Desbravador Automatización Hotelera, junto con todas las informaciones para la homologación del sistema. El sistema lo trae automáticamente, y no puede ser alterado. Nombre Fantasía: Informar el nombre fantasía del hotel. En caso de no tener, informar la
misma descripción de la razón social.
Razón Social: Campo destinado a informar la razón social del hotel. Nombre Abreviado: Campo destinado a la abreviatura del hotel, usado en los informes. General: • • •
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Dirección: Campo destinado a informar la ubicación de donde está situado el hotel. Barrio: Campo destinado a informar el barrio donde está situado el hotel. Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, para que el usuario seleccione la ciudad deseada. El llenado de este campo en el registro, es obligatorio. Provincia: El llenado de la provincia correspondiente a la ciudad se realiza junto con la selección de la ciudad, mediante la búsqueda descripta anteriormente. País: El sistema Desbravador pone a disposición, como estándar, el país que está definido en las configuraciones (Brasil o Argentina), cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país correspondiente a la referida empresa. C.P.: Campo destinado a la información del Código Postal correspondiente al hotel. C.P. Automático: El usuario podrá utilizar ese botón a la inversa, y en lugar de informar los campos dirección y barrio. Porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro nacional de C.P. De esa forma, al buscar el C.P. por medio de ese botón, el programa solicitará la ciudad, la dirección y enseguida pondrá a disposición una lista de direcciones encontradas, entonces el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente completará correctamente la dirección completa.
Hotel: • • •
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Código del Establecimiento: Campo destinado al código del establecimiento. CUIT: Campo destinado a completar con el número del CUIT del hotel. Inscripción Provincial: Campo destinado a completar con la inscripción provincial del hotel. Inscripción Municipal: Campo destinado a ser llenado con la inscripción municipal del hotel.
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Logotipo: Campo destinado al logotipo, en el caso que el hotel quiera colocar logotipo en
los informes. DDD: Informar el DDD del hotel. Teléfono: Informar el número de teléfono del hotel. Fax: Informar el número de fax del hotel. E-mail: Informar el e-mail del hotel. Home Page: Informar la home page del hotel, en caso de que la tenga.
Reservas: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área de reservas del • • •
hotel. Fax: Informar número de fax del área de reservas del hotel. Teléfono: Informar número de teléfono del área de reservas del hotel. E-mail: Informar e-mail del área de reservas del hotel.
Eventos: En esta sección están contenidas las informaciones referidas al área de eventos del
hotel.
• • •
Fax: Informar número de fax del área de eventos del hotel. Teléfono: Informar número de teléfono del área de eventos del hotel. E-mail: Informar e-mail del área de eventos del hotel.
Financiero: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área financiera del
hotel.
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Fax: Informar número de fax del área financiera del hotel. Teléfono: Informar número de teléfono del área financiera del hotel. E-mail: Informar e-mail da área financiera del hotel.
Compras: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área de compras del
hotel.
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Fax: Informar número de fax del área de compras del hotel. Teléfono: Informar número de teléfono del área de compras del hotel. E-mail: Informar e-mail del área de compras del hotel.
Cuando los números de fax, teléfono y dirección de e-mail sean los mismos para todas las áreas anteriores, se deben repetir.
Para tener acceso a los parámetros del sistema, activar el botón en la pantalla inicial. Todas las configuraciones son separadas en carpetas: Configuraciones Visuales: En este ítem, el usuario podrá modificar las configuraciones
visuales del sistema. Contabilidad: •
Integración Contable: Informar si habrá integración contable u otro tipo de integración.
Cupón Fiscal • • • • • •
Emisión de cupones fiscales: Informar si el hotel emitirá cupón fiscal. Emitir cupón relacionado Tiene TEF(Transferencia Electrónica de Fondos) Cancela folio en el caso de cancelar cupón. Validar el driver de la impresora fiscal Directorio de la impresora fiscal: Informar el directorio que comparte la impresora fiscal.
Descuentos/ Recargos •
Aceptar descuento en la entrada
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• •
•
Aceptar descuento en la salida Descuento máximo: Valor estándar. Para cuando los huéspedes o empresas no tengan descuento determinado con anterioridad, el sistema buscará en este campo el valor a ser utilizado. Lavandería urgente %
Internacional País: Informar la configuración de que país el sistema utilizará. Dependiendo de la •
configuración, algunos campos pueden ser activados y otros deshabilitados.
Internet E-mail para confirmación de la reserva Servidor SMTP: Informar la dirección del servidor smtp para enviar e-mails de •
confirmación de reservas.
Po rtal Servicios DAH URL: Informar el camino del Portal de Servicios. Este campo se completa •
automáticamente, pero puede ser alterado.
Integración Amadeus Status: Informar si hay integración con el sistema Amadeus. •
Mensajes • • • •
Mensaje Extracto: Mensaje que aparecerá en el extracto de la cuenta. Mensaje Factura: Mensaje que aparecerá en la factura. Aviso de tamaño del banco cuando fuera igual o mayor que (en MBytes) Mostrar observación interna de la reserva en el extracto de cuenta
Monedas: Otras monedas con las que el sistema trabajará. •
Otra moneda 1 Nombre Símbolo • •
•
Otra moneda 2 Nombre Símbolo • •
Factura Emisión de Facturas: Informar si el sistema emitirá factura. •
Factura 1: • • • • •
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Trabalhar com ISS retido ISS sobre bruto Emite factura de los ítems con cupón en el PDV Listar número de cupón del PDV en el ítem factura Utiliza facturas continuas: Si son utilizadas, el sistema no genera nuevo número de factura para continuar la anterior. Agregar PDV’s (no emite factura) por el valor total de la factura Número máximo de ítens: Número máximo de ítems en la factura. Productos Servicios Imprimir factura Siempre sin preguntar Preguntar si quiere emitir Impresora 1: Las impresoras que aparecen en este campo son las que están instaladas en el computador. Impresora 2: • •
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Modelo de la factura Serie de la factura Agrupar valores unitarios diferentes del mismo producto: Agrupa valores diferentes del mismo producto en la factura.
Pensión: Tomando como ejemplo la tarifa del hotel de $100, en los cuales está incluido en ella
$5 y $10 de media pensión, por persona. En la cuenta del huésped sólo aparecerá Diaria de $100. En los informes financieros es donde el sistema sacará los valores de la pensión y desayuno y lo pasará en los Pdv's que fueron configurados en Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión. Vale destacar que el sistema no toma la información en el vale de la tarifa. Así, mismo que no haya ninguna tarifa cargada en la cuenta de una habitación con pensión, el sistema va a calcular (separar del Pdv Tarifa) el valor de la pensión. Trabajar con pensión: Informar si el hotel trabaja con pensión. •
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Tipo de pensión estándar: Indicar el tipo de pensión estándar con que el hotel trabaja:
media (almuerzo o cena, incluyendo desayuno), completa (almuerzo y cena, incluyendo desayuno) y sin pensión (incluye desayuno). •
Cálculo de pensión: Elegir también el cálculo de la pensión cuando hubiera, el que puede
ser hecho de tres formas distintas: Estándar: Por el cálculo estándar, el personal del restaurante no necesita saber si el huésped tiene o no media pensión. El control se hace por ticket's que el huésped presenta cuando hace el pedido. El hotel podrá tener diferentes tipos de hospedaje (producto), por ejemplo “media pensión” y “desayuno” y según van siendo cargados se carga el vale en la habitación. Para eso, es necesario definir si el hospedaje es “Media pensión adulto”, “Media pensión niño”, “Desayuno adulto” o “Desayuno niño” en el registro de productos, en la opción tipo de producto. Es necesario llenar los campos relacionados a Financiero-Desayuno y Pensión, en Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión. Los PDV´s (desayuno y media pensión) son necesarios para separar lo que es media-pensión y desayuno de las tarifas en los informes. Media-Pensión: El sistema carga la pensión en el día en que ella es consumida (ej: en el día de entrada del huésped carga sólo cena, en los demás días carga desayuno, almuerzo o cena, y en el día de la salida, desayuno y almuerzo). El sistema cargará el desayuno cuando al efectuarse la reserva o en el walk-in la opción desayuno esté seleccionada. Esta opción estará activa cuando el ítem desayuno opcional esté seleccionado, en Configuraciones/ Parámetros del Usuario\ Recepción. El cargo de la pensión y desayuno se realiza al cierre de la caja del día anterior. El cargado se efectúa también al cierre de la cuenta del huésped (sólo desayuno), pero en este caso, no hará cargos en este informe y sí se efectuará la baja de la habitación en los informes: Planning/ Habit. Liberadas/ Ocupadas, Gerencia/ Resumen Financiero y Gerencia/ Informe Diario de Situación. Cuando la salida del huésped no se realiza en la fecha prevista, el sistema, a partir de esa fecha prevista para la salida, cargará sólo desayuno hasta el cierre de la cuenta. En este caso es necesario alterar la fecha de salida del huésped para que no existan cargos incorrectos. Pensión Completa: Al efectuar la reserva o en el walk-in con almuerzo en la entrada, el sistema carga dos media-pensión, correspondiente al almuerzo y cena, en el día de la entrada del huésped y no carga media pensión el día de la salida. El día de la salida del huésped, el sistema carga una media-pensión correspondiente al almuerzo. Todos los días, excepto en el día de la entrada, el sistema cargará desayuno en el caso de que esta opción se encuentra seleccionada. Esta opción estará activa cuando el ítem desayuno opcional esté seleccionado, en las Configuraciones / Parámetros del usuario\ Recepción. El cargo de la pensión y el desayuno se realiza al cierre de la caja del día anterior. El cargado se efectúa también en el cierre de la cuenta del huésped, sólo desayuno (cuando el almuerzo es en la entrada) y desayuno y almuerzo (cuando el almuerzo es en la salida), pero •
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en este caso, no aparecerá el cargo en este informe y sí la baja de la habitación en los informes: Planning/ Habits Liberadas/Ocupadas, Gerencia/Resumen Financiero y Gerencia/Informe Diario de Situación. Cuando la salida del huésped no se realiza en la fecha prevista, el sistema a partir de esa fecha prevista para la salida, cargará sólo el desayuno hasta el cierre de la cuenta. En este caso es necesario alterar la fecha de salida del huésped para que no se efectúen cargos errados. Sin Pensión: Al efectuarse una reserva o en el walk-in, el sistema no cargará esta habitación en la lista de media pensión el día de la entrada del huésped, porque en la entrada sólo se carga la pensión. En los días siguientes, el sistema cargará sólo el desayuno, cuando la opción desayuno esté seleccionada. Esta opción estará activa en el caso en las Configuraciones/ Parámetros del usuario \ Recepción, la opción desayuno esté seleccionada. El cargo de la pensión y el desayuno se realiza al cierre de la caja del día anterior. El cargo se efectúa también en el cierre de la cuenta del huésped, sólo desayuno, pero en este caso no aparecerá el cargo en este informe y sí en la baja de la habitación en los informes: Planning/ Habits. Liberadas/Ocupadas, Gerencia/Resumen Financiero y Gerencia/Informe Diario de Situación. Cuando la salida del huésped no se realiza en la fecha prevista, el sistema cargará solamente desayuno hasta el cierre de la cuenta a partir de la fecha prevista para la salida. En este caso es necesario alterar la fecha de salida del huésped para que no se realicen cargos equivocados. Carga media pensión y desayuno: Esta opción fue creada para que el hotel pueda tener productos del tipo 'media pensión' y 'desayuno', que a medida que son cargados el sistema los debita del crédito de la habitación. Cuando no existan más créditos para ser debitados, el vale se carga en la habitación. Para eso es necesario que en el registro de productos, en la opción tipo de producto, definir si el producto es 'Media pensión adulto', 'Media pensión niño', 'Desayuno adulto' o 'Desayuno niño'. Es necesario llenar los campos relacionados al Financiero-Desayuno y Pensió en Configuración\Parámetros del usuario\Pensión, excepto en los códigos de los PDVs (desayuno y media-pensión). Media Pensión: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el desayuno, almuerzo o cena para los que permanecerán en el hotel o sólo el desayuno a aquellos que saldrán. Pensión Completa: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el desayuno, almuerzo y cena a los huéspedes que permanecerán en el hotel o sólo el desayuno y almuerzo a los que saldrán. Sin Pensión: A la entrada del huésped el sistema no carga los créditos de la cena, porque no hay pensión. Cuando cierre la caja, al día siguiente, el sistema acredita el desayuno a los que permanecen en el hotel y a los que saldrán. Modo del sistema antiguo: El hotel puede tener productos del tipo 'media pensión' y 'desayuno' que a medida que son cargados el sistema los debita del crédito de la habitación. |Cuando no existan más créditos para ser aprovechados, los vales son cargados en la habitación. Para eso es necesario que en registro de productos, en la opción tipo de producto, definir si el producto es 'Media pensión adulto', 'Media pensión niño', 'Desayuno adulto' o 'Desayuno niño'. Es necesario completar los campos relacionados a Financiero-Desayuno y Pensión en Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión. Los PDV’s (desayuno y media pensión) se necesitan para separar en los informes de las tarifas lo que es media pensión y lo que es desayuno. Media Pensión: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el desayuno, almuerzo o cena a los huéspedes que permanecerán en el hotel o sólo el desayuno a los que saldrán. •
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créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el desayuno, almuerzo y cena a aquellos huéspedes que permanecen en el hotel o sólo el desayuno y almuerzo a los que saldrán. Sin Pensión: Cuando entra un huésped el sistema carga los créditos de la cena, porque no hay pensión. En el cierre de la caja, del día siguiente, el sistema acredita el desayuno para los huéspedes que permanecieron en el hotel y para los que salieron.
In formar valor de la pensión en las tarifas Financiero (Desayuno y Pensión): Informar el valor del desayuno y pensión •
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Pensión Completa: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los
Desayuno– Valor Adulto Desayuno – Valor Niño Desayuno – PDV Map – Valor Adulto Map – Valor Niño Map – PDV
Separar la tarifa en la diaria y desayuno en las cuentas Producto “desayuno”: Informar el producto que estará relacionado al desayuno en los
vales.
Recepción: Recepción 1: Informaciones referidas a la recepción. •
Folio
Imprimir siempre sin preguntar Preguntar si quiere emitir Nunca imprimir Mostrar en l pantalla Gobernanta libera para check-in Gobernanta libera para check-out Desayuno opcional Cargos liquidados: Listar cancelación de folios Auto-generar tarifa Habilitar permiso para cargos retroactivos Design de formularios Tarifas en Dólar Cuenta individual Tarjeta magnética Objeto “tarjeta magnética” Número de copias del recibo Horas tolerancia caja Horas de salida (Techner) Hora máxima de entrada para cobrar dos tarifas en el día • • • •
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Recepción 2 • • • • • • • • • • •
Permitir entrada sin huéspedes (compartida) Contar huéspedes automáticamente en la entrada Controlar cancelados por pago FlexCard obliga r egistro Mostrar total en dólar en el extracto de cuenta Verificar cajas del PDV’s en el cierre de caja Alertar operador cuando huésped haga check-out antes de lo previsto Exigir origen y localizador en la reserva Verificar mensajes de correo Permitir registrar el mismo vale a mozos diferentes Tarifas Permitir tarifa “Ninguna” Tener valor para niño
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Considerar 2 niños =1 adulto Aceptar sobreposición de fechas Situación estándar de la empresa Origen estándar de la reserva Reserva Internet Directorio Reservar habitación Tarifa Código Hotel Tipo estándar de reserva
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Recepción 3: •
Huéspedes de la Reserva Exigir huésped registrado para reservas de tipo facturado Exigir huésped registrado para reservas de tipo particular Configuraciones anteriores válidas sólo al incluir reserva; no para alterar Bloquear fecha de bloqueo para reservas de tipo bloqueo Bloquear cierre de cuenta cuando existieran objetos prestados
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Sistema Sistema 1: Informaciones relacionadas al funcionamiento del sistema. • • • • • • • • • • • •
Directorio del archivo INI Directorio de fotos Directorio de log Directorio de log filiales Dirigir e-mail de los errores del sistema para Papel impresora Márgenes informes arriba (en mm) Márgenes informes abajo (en mm) Márgenes extracto arriba (en mm) Márgenes extracto abajo (en mm) Numeración Obligar DNI/ CUIT
Sistema 2 • • • • • • • • • • •
Cantidad de dígitos del mapa Tiempo para logoff (minutos) Timer del monitor (segundos) PDV Frigobar PDV PPV Producto PPV PDV Pms Vista South PDV Pms Internet Producto Pms Internet Integrar facturas de entrada y solicitudes Imprimir informe de evaluación junto con el extracto de simple control
Tarifación: Ítems relacionados a la tarifación.
La tarifación es de suma importancia para que el sistema pueda generar las tarifas y costos automáticamente. Por lo tanto, siempre se debe verificar si el tarifador está activo. Tasa de servicio: Ítem relacionado a las informaciones sobre la tasa de servicio.
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