Manual de procesos procesos y procedimientos de la biblioteca pública de cubara Boyacá
PRESENTADO POR: anayr niño González
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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………… INTRODUCCIÓN…………………………………………………… ……………………….3 .3 1. Proceso de gestión de colecciones……………………………………………………………. colecciones……………………………………………………………. .4 1.1. Procedimiento de adquisiciones...………………………………………………..... adquisiciones...………………………………………………........4 ...4 1.2. Procedimiento d e donaciones……………………………………………………… donaciones………………………………………………………...7 ...7 1.3. Procedimiento para el procesamiento físico…………………………………………. físico…………………………………………. 9 1.4. Procedimiento para la catalogación y clasificación……………………………... clasificación……………………………........11 .....11 1.5. Procedimiento para el mantenimiento de colecciones…………………………………….....13 colecciones…………………………………….. ...13
2. Proceso de prestación prestación de servicios…………………….……… serv icios…………………….……………………………………… ………………………………15 15 2.1. Procedimiento para la gestión de sugerencias y reclamaciones……………………..15 reclamaciones……………………..15 2.2. Procedimiento de afiliaciones a la biblioteca……………………………………….. biblioteca………………………………………..17 17 2.3. Procedimiento de préstamo préstamo externo……………………… externo ………………………………......... ………............................19 ...................19 2.4. Procedimiento para la prestación del servicio de acceso a Internet, multimedia y ofimática………………………………………………………….....................................21 ofimática…………………………………………………………... ..................................21 2.5. Procedimiento para la prestación del servicio de referencia………………………...23 referencia………………………...23 2.6. Procedimiento para la prestación del servicio de información local………………... local………………...24 24 2.7. Procedimiento para la evaluación de la satisfacción del usuario……………………26 usuario……………………26 3. Proceso de desarrollo de programas…...…………………………………......................... programas…...…………………………………..............................28 .....28 3.1. 3.1. Procedimiento para visitas guiadas………………………………………………….28 guiadas………………………………………………….28 3.2. Procedimiento para realizar talleres de promoción de lectura y escritura…………………………………………………………………………………. escritura…………………………………………………………………………………. .31 3.3. Procedimiento para realizar talleres de formación de usuarios y alfabetización informacional ……………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………32 ……………32 3.4. Procedimiento para realizar la programación cultural ……………………………...35 ……………………………...35 Anexo 1. Carta de servicios…………………………………… servicios…………………………………………………………………… ………………………………..37 ..37 Anexo 2. Política de desarrollo de colecciones…………………………………………………4 colecciones…………………………………………………411 Anexo 3. Carta de agradecimiento………………………………………………………………58 agradecimiento………………………………………………………………58 Anexo 4. Formato para presentar sugerencias y reclamaciones………………………………...59 reclamaciones………………………………...59 Anexo 5. Formato afiliación a la biblioteca………………………… biblioteca…………………………………………………….. …………………………..61 61 Anexo.6 Encuesta satisfacción del usuario…………………………………………………….. usuario……………………………………………………..62 62 Anexo 7. Reglamento de la biblioteca…………………………………………………………...63 biblioteca…………………………………………………………...63 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………...67 BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………… ...67
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INTRODUCCIÓN El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades y tareas que deben seguirse en la realización de las funciones de la Biblioteca Pública del Municipio de Cubará. La elaboración del manual es de suma importancia para la optimización de la organización interna y de esta forma las actividades realizadas tengan un método Previamente establecido. Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de un estudio minucioso, coherente el cual fue elaborado por la funcionaria de la biblioteca . El establecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente señaladas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y así asegurar que cada paso esté bien hecho antes de continuar con el siguiente. El presente Manual de procesos y procedimientos contiene la siguiente estructura: Introducción, procesos y procedimientos utilizados por la biblioteca, anexos anex os y su respectiva bibliografía.
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1. Proceso de gestión de colecciones 1.1. Procedimiento de adquisiciones 1.1.1. Propósito Determinar e identificar entre toda la oferta de materiales y publicaciones existentes en el mercado, aquellas que guarden concordancia con los objetivos y metas de la biblioteca. Departamento de Biblioteca y los intereses de los usuarios, de acuerdo con la política de desarrollo de colecciones previamente definida. Adquirir el material bibliográfico que la biblioteca requiere para incrementar sus colecciones, mejorar sus servicios y atender las necesidades de los usuarios.
1.1.2. Alcance Este procedimiento se aplica para todos los usuarios que harán uso del servicio de consulta en sala y préstamo externo del material bibliográfico y audiovisual.
1.1.3. Políticas y lineamientos La solicitud de compra de los materiales debe efectuarse previa selección de los mismos. No se adquirirán obras o materiales que no cumplan con la Ley de derechos de autor. Determinar e identificar entre toda la oferta de materiales y publicaciones existentes en el mercado, aquellas que guarden concordancia con los objetivos y metas de la biblioteca. Para cumplir con el requerimiento de actualidad se evaluará el material a adquirir respecto de su fecha de publicación. La biblioteca adquiere materiales en las siguientes modalidades: Compra, donaciones, Producción institucional y depósito legal.
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1.1.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Bibliotecario
2
Bibliotecario
3
Alcalde
Crea lista de selección, según solicitudes de los usuarios y según políticas del desarrollo de de colecciones Envía solicitud del materia bibliográfico al Alcalde, según políticas del desarrollo de colecciones Recibe la solicitud y la estudia
4
Alcalde
Aprueba la solicitud y ordena la compra
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Bibliotecario
6
Bibliotecario
Realizar las cotizaciones correspondientes y demás información que ayude a la toma de decisiones (teniendo en cuenta las ofertas en casas editoriales, papelerías) Solicita certificación de precios de almacén
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Almacenista
En relación al ítem anterior, expide la certificación de precios.
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Bibliotecario
Elabora estudios previos
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Bibliotecario
Solicita disponibilidad disponibilidad presupuestal
10
Firma estudios previos y expide disponibilidad presupuestal presupuestal
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Secretaria del interior Secretaria del interior Funcionario banco de proyectos Secretario de hacienda El Jurídico
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Proponentes
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Jurídico
Califica las propuestas y escoge la más económica y que cumpla con todos los requisitos de Ley
17
Jurídico
Informa al proponente que le fue adjudicado el contrato
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Almacenista Bibliotecario
Recibe la dotación y expide certificado de ingreso Recibe la dotación firma el recibido.
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Pasa la carpeta al funcionario del banco de proyecto Elabora proyecto y lo presenta al secretario de hacienda Presenta el proceso de adquisición del material bibliográfico a la oficina Jurídica. Analiza el proceso y lo sube a la página de la Alcaldía, para recibir propuestas. Presentan propuestas
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1.1.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN BIBLIOTECARIO
ALCALDE
ALMACENISTA
S. INTERIOR BANCO DE PROYECTO PROYECTO S. HACIENDA HACIENDA
JURIDICA JURIDICA
PROPONENTES
Sube proceso a la página de La Alcaldía, Recibe propuestas
Presentan propuestas
INICIO Crea lista De selección Envía solicitud Al Alcalde Solicita cotizaciones Solicita certificación de precios almacén
Recibe la solicitud Y la estudia Aprueba la Solicitud y Ordena la compra
Expide certificación De precios
Elabora estudios Previos
Solicita disponibilidad presupuestal
Firma estudios previos y expide disponibilidad presupuestal Pasa la carpeta Al funcionario del Banco de proyecto,
Elabora Proyecto, lo presenta oficina de hacienda
Presenta el proceso de adquisición a la oficina Jurídica.
Escoge Propuesta que cumpla requisitos de Ley. Recibe Recibeladotación dotación, Firma recibido
Informa Proponente adjudicación contrato
Certifica entrada al almacén
FIN
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Hace entrega Del material Al almacenista
1.2. Procedimiento de donaciones 1.2.1. Propósito Indicar las actividades necesarias para el procesamiento del material recibido por donación en la Biblioteca Pública de Cubará, e integrarlo a la colección existente.
1.2.2. Alcance Este procedimiento aplica a todo el material bibliográfico que ingrese a la Biblioteca Pública de Cubará, como material donado; Esto incluye folletos, producción intelectual, publicaciones seriadas y libro.
1.2.3. Políticas y lineamientos Las donaciones recibidas serán incluidas en el inventario de la biblioteca pública seleccionando los títulos que valen la pena y descartando los que están en mal estado, los desactualizados y los que no responden a una calidad editorial apropiada. El bibliotecario puede aceptar, declinar o disponer del material bibliográfico donado en forma discrecional. No se recibirán libros que no cumplan con la Ley Le y de Derechos de autor. Cuando las donaciones lleguen a la biblioteca se enviará nota de recibido y una carta de agradecimiento.
1.2.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Bibliotecario
2
Bibliotecario
3
Bibliotecario
4
Bibliotecario
Recibe el material donado, teniendo en cuenta política de desarrollo de colecciones ( Anexo 2) Revisa el material donado y verificar si está apto para recibirlo, teniendo en cuenta las política de desarrollo de colecciones (Anexo 2) Rechaza o da validez a la donación, teniendo en cuenta las políticas de desarrollo de colecciones ( Anexo 2) Incluye el material bibliográfico a la colección e inventarios
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5
Bibliotecario
Firma el recibido y entrega carta de agradecimiento
6
Bibliotecario
8
Bibliotecario
Pasa a los procesos técnicos que tienen que ver con catalogación, clasificación y procesamiento físico del material bibliográfico donado Ubica el material bibliográfico en estantes según clasificación
1.2.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO DONACIONES BIBLIOTECARIO
INICIO
Recibe el material bibliográfico
Revisa el material bibliográfico
Valida el material bibliográfico
SI
material entra A la colección?
Hace acuse del recibido y da carta de agradecimiento
Adelanta procesos técnicos al material bibliográfico
Lo ubica en la estantería
FIN
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1.3. Procedimiento para el procesamiento físico 1.3.1. Propósito Organizar físicamente el material bibliográfico que ingrese a la Biblioteca, teniendo en cuenta lineamientos y parámetros bibliotecológicos bibliotecológicos internacionalmente aceptados, adelantando adelantando el proceso de d e registro y adecuación de cada uno de d e los materiales que adquiere la biblioteca, como es el sellado, marcado, rotulado, elaboración y la pegada del bolsillo, entre otros.
1.3.2. Alcance Este procedimiento aplica a todo los libros, material de audiovisual, CDS, DVD, que ingresan como material Bibliográfico, a la Biblioteca.
1.3.3. Políticas y lineamientos El procesamiento físico del material bibliográfico se realizará cada vez que la biblioteca adquiera títulos, ya sea por compra, donación o depósito legal. Todo el material bibliográfico debe estar marcado con un sello de propiedad con el nombre de la biblioteca, este debe ser colocado en la hoja siguiente si guiente a la portada y en una página clave escogida es cogida por la bibliotecaria. El procesamiento físico del material se deber realizar de acuerdo a los lineamientos propuestos por el Plan Nacional de lectura y bibliotecas.
1.3.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Bibliotecario
Toma el material que se le va a realizar el procesamiento físico
2
Bibliotecario
3
Bibliotecario
Registra los datos de acceso del material bibliográfico y se escribe a lápiz en la página siguiente a la portada. Coloca el sello de la biblioteca al material bibliográfico
4
Bibliotecario
Elabora rótulos, ficha de préstamo y bolsillos de material
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5
Bibliotecario
Bibliográfico. Pone ficha de devolución
6
Bibliotecario
Plastificación de cubiertas si es un libro
7
Bibliotecario
Ubica el material bibliográfico en los estantes dependiendo su clasificación
1.3.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FISICO BIBLIOTECARIO INICIO
Tomar el material bibliográfico Para realizar el proceso físico
Registrar datos de acceso al material
Colocar sello de la biblioteca Al material bibliográfico
Elaborar rótulos, fichas de préstamo y bolsillo del material bibliográfico
Poner fichas De devolución
Plastificar cubiertas
Ubicar material en los estantes, teniendo en cuenta su clasificación
FIN
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1.4. Procedimiento para la catalogación y clasificación 1.4.1. Propósito Proporcionar las pautas a seguir para llevar a cabo el procesamiento técnico que tiene que ver con la catalogación y clasificación, del material bibliográfico que ingresa a la biblioteca pública de Cubará Boyacá.
1.4.2. Alcance Este procedimiento técnico aplica a todas las actividades y funciones que adelanta el bibliotecario con relación al proceso de catalogación y clasificación del material bibliográfico, que ingresa a la biblioteca.
1.4.3. Políticas y lineamientos El material bibliográfico que entra a la biblioteca pública está clasificado mediante el sistema Decimal Universal Dewey. La catalogación del material bibliográfico, se realiza teniendo en cuenta las reglas de catalogación angloamericanas. Todo el material bibliográfico de la biblioteca debe estar organizado bajo un mismo sistema de catalogación y clasificación y que los libros existentes con anterioridad, así como los recién adquiridos o recibidos, se integren a esta clasificación para no tener que ir de un lado a otro de la sala buscando los mismos temas. La catalogación y clasificación clasificación se adelantará con el programa para bibliotecas SIABUC.
1.4.4. Descripción de actividades No. 1
Responsable Bibliotecario
Actividad Toma el material del depósito para su catalogación
2
Bibliotecario
Ingreso del material a la base de datos de SIABUC Consulta en el catalogo bibliográfico otras existencias. - Nuevo ejemplar de un título ya existente. Agrega ejemplar. - Nueva edición de un título existente. Agrega registro de nueva edición
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3
Bibliotecario
4 5
Bibliotecario Bibliotecario
y ejemplares - Nuevo título. Crea registro nuevo y ejemplares. Catalogación en la base de datos del SIABUC Descripción, y clasificación clasificación del material bibliográfico En registro de catalogación, Impresión de fichas bibliográficas Posteriormente procesamiento físico
1.4.5. Diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA CATALOGACION Y CLASIFICACIÓN CLASIFICACIÓN BIBLIOTECARIO INICIO
Toma el material del deposito para su catalogación
Ingreso del material a la base de datos de SIABUC
Realiza proceso de catalogación y clasificación en base de datos SIABUC
Imprime Juego de fichas bibliográficas de cada libro
Prepara material para Proceso físico
FIN
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1.5. Procedimiento para el mantenimiento de colecciones 1.5.1. Propósito Adelantar acciones que permitan mantener en buen estado la colección existente en la biblioteca pública, realizando procesos permanentes de ordenación, actualización, reparación del material bibliográfico y descarte des carte del material obsoleto, con el fin de que la información y los documentos lleguen oportunamente a los usuarios.
1.5.2. Alcance Este procedimiento se aplica a toda la colección existente en la biblioteca pública.
1.5.3. Políticas y lineamientos Realizar cada 15 días, limpieza a los estantes y libros con el fin de evitar su deterioro por el polvo, a la vez revisar la ordenación topográfica, estar pendiente de que los libros estén en el lugar que les corresponda de acuerdo a la clasificación decimal Dewey, porque la precisión es algo vital ya que un ejemplar mal colocado es, virtualmente, un ejemplar perdido. Mantener un equipo básico para limpiar y reparar los libros, y retirar las obras en mal estado que necesiten ser nuevamente encuadernadas. Es obligación del bibliotecario cuidar la colección de la humedad, el polvo, el calor, las corrientes de aire, ya que los libros, los CD, DVD, equipos y materiales de la biblioteca son elementos fungibles, delicados que si no se cuidan se deterioran con rapidez. Mantener en buen estado los techos, las paredes y los servicios sanitarios, sin filtraciones de humedad, sin hongos y siempre limpios, de esta manera se previene el deterioro de la colección. Mantener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca, siempre vigilante, para evitar que los usuarios mutilen, escriban, rayen o se lleven sin permiso el material bibliotecario, tener su propio reglamento interno. Descartar periódicamente libros en mal estado, desactualizados y poco utilizados, que no ameriten formar parte de la colección. Cambiar rótulos o elementos accesorios deteriorados o con datos alterados.
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1.5.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Bibliotecario
2
Bibliotecario
3
Bibliotecario
4 5
Bibliotecario Bibliotecario
6
Bibliotecario
Estar pendiente de mantener en buen estado techos, paredes, servicios sanitarios, para evitar el deterioro de los libros. Diariamente mantener control visual de los usuarios para que no mutilen, rayen o hurten el material bibliográfico. Organizar todos los días en horas de la tarde en los estantes el material bibliográfico utilizado utilizado por los usuarios. Cada quince días, limpiar polvo a la estantería y el material bibliográfico. Cada mes reparar libros en mal estado, como cambio de rótulos, pegar pastas, u otros elementos deteriorados. deteriorados. Cada año depurar la colección descartando libros en mal estado, desactualizados y sin uso.
1.5.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO DE COLECCIONES BIBLIOTECARIO INICIO
Estar pendiente de mantener en buen estado techos, paredes, servicios sanitarios, para evitar el deterioro de los libros.
Diariamente mantener control visual de los usuarios para que no mutilen, rayen o hurten el material bibliográfico
Organizar todos los días en horas de la tarde en la estantería, el material bibliográfico utilizado por los usuarios.
Cada quince días, limpiar polvo a la estantería y el material bibliográfico.
Cada mes reparar libros en mal estado, como cambio de rótulos, pegar pastas, u otros elementos deteriorados.
Cada año depurar la colección descartando libros en mal estado, desactualizados y sin uso.
FIN
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2. Proceso de prestación de servicios 2.1. Procedimiento para la gestión de sugerencias y reclamaciones 2.1.1. Propósito Estar atentos a recibir de los usuarios las sugerencias y reclamaciones que tengan a bien presentar con respecto a los servicios que ofrece la biblioteca pública, con el ánimo de detectar los puntos críticos y negativos que se están presentando para analizarlos y mejorar dichos servicios.
2.1.2. Alcance Este procedimiento se aplica a todas las sugerencias y reclamaciones presentadas por los usuarios.
2.1.3. Políticas y lineamientos Atender con rapidez cualquier sugerencia y reclamación que se nos presente, El periodo máximo para una respuesta no será ser á superior a 3 días. La sugerencia siempre debe ser presentada por escrito. La biblioteca tendrá un formulario para la recogida de las sugerencias y reclamaciones, el cual estará disponible en el escritorio de la bibliotecaria. La biblioteca debe tener un buzón de sugerencias y reclamaciones para que los usuarios depositen en el formulario diligenciado. El bibliotecario debe asumir una reclamación como un acto normal y positivo que nos ayudará a mejorar el servicio y no como una agresión.
2.1.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Usuario
Manifiesta que desea presentar una sugerencia o reclamación
15
2
Bibliotecario
3
Usuario
4
Bibliotecario
5
Bibliotecario
6
Usuario
7
Bibliotecario
Entrega al usuario el formato para presente su reclamación sugerencia y lo deposite en el buzón de sugerencias y reclamaciones. ( Anexo4) Diligencia el formato y lo deposita en el buzón de sugerencias reclamaciones. Abre el buzo cada 8 días, y presta atención a la sugerencia reclamaciones que estén depositadas. Luego de estudiarla da respuesta inmediata, diciéndole cómo se va actuar con respecto a lo expuesto por el usuario Recibe la respuesta a la reclamación presentada
o y o a
Realiza evaluación y control, comprobando la satisfacción del usuario con la respuesta dada, publicándola en la cartelera de la biblioteca.
2.1.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES
USUARIO
BIBLIOTECARIO
INICIO
Entrega al usuario el formato para que presente su reclamación o sugerencia
Manifiesta interés Por presentar sugerencias y reclamaciones
Diligencia formato formato y lo presenta al bibliotecario
Recibe la sugerencia o reclamación presentada
Da respuesta inmediata a la sugerencia o reclamación
Recibe respuesta oportuna
Realiza evaluación y control, comprobando la satisfacción del usuario con la respuesta dada.
FIN
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2.2. Procedimiento de afiliaciones a la biblioteca 2.2.1. Propósito Registrar a los usuarios en la base de datos de afiliados de la biblioteca, con el fin de que una vez se encuentre afiliado pueda llevar materiales en préstamo externo.
2.2.2. Alcance Este procedimiento se aplica para aquellos usuarios individuales que posteriormente realizarán uso del servicio de préstamo externo. No aplica para los usuarios institucionales.
2.2.3. Políticas y lineamientos La biblioteca no entregará ningún carnet de afiliación a la biblioteca. Será suficiente con que cada usuario presente su documento de identidad al momento de solicitar material en préstamo externo. Los requisitos de afiliación a la biblioteca son los siguientes: el usuario debe residir de manera permanente en el municipio y tener un documento de identidad vigente (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, registro civil o cédula de extranjería). Debe suministrar sus datos personales en la biblioteca. La afiliación no tiene ningún costo.
2.2.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Usuario
Manifiesta interés en afiliarse a la biblioteca
2
Bibliotecario
Brinda información sobre requisitos de la afiliación
3
Usuario
4
Bibliotecario
Cumple con los requisitos de afiliación y diligencia el formulario de afiliación a la biblioteca (Ver anexo 5: formato de afiliación a la biblioteca) Confirma los datos básicos del usuario (Dirección de residencia, teléfonos y referencias)
5
Bibliotecario
Toma fotografía del usuario y la guarda en el computador
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6
Bibliotecario
Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografía
7
Bibliotecario
8
Usuario
Entrega copia de reglamento de préstamo (Ver anexo 7: reglamento de préstamo) Recibe copia de reglamento interno
2.2.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA
USUARIO
BIBLIOTECARIO
INICIO
Manifiesta interés en afiliarse a la biblioteca
Brinda información Sobre requisitos de la afiliación
Cumple con los requisitos de afiliación y diligencia formulario
Confirma los datos básicos del usuario
Toma fotografía del usuario y la guarda
Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografia
Recibe reglamento
Entrega reglamento
FIN
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2.3. Procedimiento de préstamo externo 2.3.1. Propósito Proporcionar a los usuarios de la biblioteca pública de Cubará Boyacá, el préstamo de publicaciones y material bibliográfico, para que sean llevados a sus hogares.
2.3.2. Alcance Este procedimiento va dirigido a todos los usuarios afiliados a la biblioteca y que requieran llevar el material bibliográfico a sus hogares.
2.3.3. Políticas y lineamientos El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.3.4. Descripción de actividades No. 1
Responsable Usuario
2
Bibliotecario
3
Bibliotecario
4
usuario
Actividad IDENTIFICACION DE NECESIDAD: El usuario busca y selecciona el material que desee tomar prestado. RECEPCION Y PRESTAMO: Recibe la solicitud del préstamo CARGA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Ingresa al sistema de información (módulo de circulación y préstamo). Carga el material y verifica la fecha de devolución del material bibliográfico informando al usuario y solicita la firma de salida. RECEPCION Y CONSULTA: Verifica la fecha de entrega del material solicitado y el estado físico del mismo.
19
5
Bibliotecario
6
Bibliotecario
Una vez haya realizado la consulta, el usuario entrega o renueva la fecha de vencimiento del material en préstamo. RECEPCION Y DESCARGUE Recibe el material, (verifica estado físico) realiza el descargue. Si el material no se encuentra en las condiciones en que se ha prestado, se informa al usuario usuario y se analiza el caso. ORGANIZACIÓN DEL MATERIAL Regresa nuevamente el material bibliográfico y se ubicado en la colección.
2.3.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO EXTERNO
USUARIO
BIBLIOTECARIO
INICIO
Identificación de Necesidad
Orientación Orientación en La búsqueda
Recepción y Préstamo
Carga y entrega Del material bibliográfico
Recepción y consulta
Recepción y descargue
Organización del material
FIN
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2.4. Procedimiento para la prestación del servicio de acceso a Internet, multimedia y ofimática 2.4.1. Propósito Colocar a disposición de los usuarios de la Biblioteca Pública de Cubará, servicio de internet, multimedia y ofimática, para que accedan a la información que necesiten ya sea para el estudio o la investigación.
2.4.2. Alcance Este proceso aplica a todos los usuarios que necesiten hacer uso del internet, multimedia y ofimática, para realizar sus investigaciones.
2.4.3. Políticas y lineamientos Para controlar los tiempos del servicio de internet, multimedia y ofimática, se asignaran turnos de uso de acuerdo con la disponibilidad de los equipos y la demanda del servicio, el tiempo asignado a cada usuario es de una hora máximo. No se limitara el tipo de información a consultar, siempre y cuando ésta no perturbe la tranquilidad de los usuarios y la integridad moral de las demás personas. Será permitido bajar archivos de internet a USB u otros dispositivos externos. Así mismo es bienvenido el uso de computadores portátiles dentro de la biblioteca y la conexión a la red. Bajo ninguna circunstancia el uso de estos recursos tecnológicos, se limita por cuestiones de edad, género o condición social. El usuario no está autorizado para llevar a cabo cualquier alteración y/o instalación de software o modificar las configuraciones de los equipos.
2.4.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1 2
Usuario Bibliotecario
Solicita el préstamo del equipo Informa condiciones del servicio
3
Bibliotecario
Asigna Asigna equipo
4
Usuario
Realiza la consulta
21
5
Usuario
6
Usuario
Si desea consultar, CD – ROMS, DVD u otros, se dirige al bibliotecario Si necesita imprimir debe informar al bibliotecario
7
Usuario
Imprime documento
8
Usuario
Devuelve el de equipo
9
Bibliotecario
Recibe nuevamente el equipo y los documentos electrónicos utilizados por el usuario
2.4.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMATICA BIBLIOTECARIO USUARIO INICIO Solicita el servicio En este caso préstamo de Equipo para servicio de internet, multimedia y ofimatica
Informa condiciones del servicio
Asigna equipo Realiza consulta
Informa necesidad De impresión Autoriza impresión
Imprime documento
Devuelve el equipo Recibe nuevamente El equipo y los elementos electrónicos
FIN
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2.5. Procedimiento para la prestación del servicio de referencia 2.5.1. Propósito El objetivo es ayudar a los usuarios de la biblioteca pública de Cubará Boyacá, en la obtención del conocimiento, guiándola a través de la asesoría, búsqueda, logrando así que toda la información requerida sea satisfecha.
2.5.2. Alcance Aplica para la atención de necesidades de información manifestadas por los usuarios.
2.5.3. Políticas y lineamientos Es responsabilidad del bibliotecario brindar la orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información a la comunidad toda vez que lo requiera. El servicio de referencia puede prestarse personalmente cuando el usuario acude a la biblioteca. El bibliotecario debe tener la capacidad de acceder a la información que no posee la biblioteca a través de internet.
2.5.4. Descripción de actividades No.
Responsable
Actividad
1
Usuario Usuario
2
Bibliotecario
ASESOR ASESOR A: Pide orientación y asesoría en la búsqueda y recuperación de información que requiera. Esta solicitud es verbal y se entrega el servicio en tiempo real, a todo tipo de usuario. RECEPCION Y BUSQUEDA: Analiza la solicitud recibida y direcciona según la necesidad de cada usuario y buscando siempre la autonomía de este e ste en el proceso.
3
Bibliotecario
4
usuario
ENTREGA DE REFERENCIA: ASESORIA: Explicación verbal de cómo acceder a la información y direcciona a las diferentes fuentes. UTILIZACION DE REFERENCIA El usuario verifica, analiza y utiliza la referencia recibida.
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2.5.5. Diagrama de flujo PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE REFERENCIA BIBLIOTECARIO
USUARIO INICIO
Asesoría: Pide orientación en búsqueda de información
Recepción y búsqueda De la información solicitada
Entrega de de referencia: Explicación verbal de cómo acceder a la información Utilización de Referencia: El usuario verifica, analiza y utiliza la referencia recibida.
FIN
2.6.
Procedimiento para la prestación del servicio de información local
2.6.1. Propósito Suministrar información de carácter carácter local y comunitario relacionada con aspectos como salud, vivienda, impuestos, derechos humanos, transporte, educción, trámites, cultura, recreación, turismo, a todos los usuarios que soliciten este servicio.
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2.6.2. Alcance Ofrecer a los miembros de la comunidad, turistas y visitantes información local, actualizada y oportuna, con el fin de satisfacer las necesidades de información acerca de temas relacionados con el municipio.
2.6.3. Políticas y lineamientos Es responsabilidad del bibliotecario recoger información local, organizarla y difundirla con el fin de que el ciudadano conozca sus deberes y sus derechos y pueda participar democráticamente y efectivamente en el devenir de su comunidad. La información local debe ser real y puede prevenir de instituciones oficiales y privadas, de grupos organizados de la comunidad o ser elaborados por el mismo bibliotecario; Se ofrece de manera personal, telefónica o por correo electrónico. La biblioteca da a conocer esta información mediante folletos, volantes o carteleras sobre temas de interés para la comunidad.
2.6.4. Descripción de actividades No. 1
Responsable Usuario
2
Bibliotecario
3
Usuario
4
Bibliotecario
5
Bibliotecario
Actividad IDENTIFICACION DE NECESIDAD: El usuario consulta la información local que necesita (sistema de información bibliográfica o en el estante que este ubicada la colección). Busca y selecciona la información. ORIENTACIÓN EN LA BUSQUEDA: - Si el usuario no puede realizar la búsqueda autónoma el funcionario orienta y asesora en la búsqueda y recuperación de información, buscando el material que el usuario solicite en la colección de información local. CONSULTA: El usuario consulta en sala el material bibliográfico, que contenga la información local. Una vez haya realizado la consulta, el usuario deja sobre la mesa el material consultado. REGISTRO ESTADISTICO: Recoge de las mesas y puestos de consulta el material consultado y lo registra en el sistema para llevar el control Estadístico de uso local. ORGANIZACIÓN DEL MATERIAL Regresa nuevamente el material bibliográfico consultado en sala a la colección.
25
