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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS 1. GENERALIDADES

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PRESENTACIÓN

En el presente documento se incluye un manual de procesos y procedimientos logísticos implicados en el área de DESPACHOS de la empresa FORWARD CARGO SERVICES

ELABORO

REVISO

APROBO

FECHA

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS

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1. GENERALIDADES

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INTRODUCCION Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento,

producción o distribución). En el desarrollo del manual de procesos y procedimientos logísticos para la empresa, se ha seleccionado el área de despachos al igual que el respectivo subproceso que es el la distribución, estos conforman uno de los elementos principales del desarrollo de las actividades de FORWARD CARGO SERVICES; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la mejora continua. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas del área de despachos de la empresa. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción por fases del manual referido, soportando especialmente el proceso de despachos.









1. GENERALIDADES

ESTRUCTURA INTERNA

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1. GENERALIDADES

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MISIÓN

FORWARD CARGO SERVICES, es una empresa de servicios de transporte terrestre que provee soluciones integrales acordes a las necesidades de sus clientes para la movilización de productos a nivel nacional o internacional con estándares de calidad mundial; aportando su conocimiento para beneficio de sus clientes, de la sociedad, de la empresa y de todos sus integrantes VISION

FORWARD CARGO SERVICES, será socio estratégico de sus clientes convirtiéndose en el área de transporte y logística de cada generador de carga consolidándose como un importante operador a nivel nacional.









1. GENERALIDADES

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OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual de procesos y procedimientos logísticos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y mejora continua de la empresa FORWARD CARGO SERVICES Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar procesos logísticos En este sentido, el manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.









1. GENERALIDADES

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las practicas definidas en la organización. El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.











1. GENERALIDADES

MAPA ESTRATEGICO

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2. FLUJO DE PROCESOS

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Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su

preferencia. Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación, se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:









2. FLUJO DE PROCESOS

FLUJO DE PROCESOS DEL

REA DE DESPACHO

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3. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS

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Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y externos y tecnologías de la información involucrados. N°

PROCEDIMIENTO

AREA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

1

Revisar existencias

Despachos

Jefe de Despachos y Facturación

2

Registrar entrada de Despachos mercancía de clientes

3

Almacenar

Periódicamente las bodegas realizan un conteo físico de la mercancía allí almacenada VS el inventario visualizado en el sistema SAP. Una vez realizado este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin que el inventario físico coincida con el sistema SAP. En este procedimiento es diligenciado un formato para el ingreso de mercancías por parte de los clientes a las bodegas de almacenaje. Posteriormente es digitalizado Hecha la recepción de la mercancía el paso a seguir es el almacenamiento del mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el método de rotación de mercancía PEPS, luego, el

Despachos

Auxiliar de Bodega

Auxiliar de Bodega










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N°

PROCEDIMIENTO

AREA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

4

Programar servicios a clientes

Despachos

Jefe de Despachos y Facturación

5

Recibir y verificar los servicios de transporte para los clientes

Despachos

Con el informe de inventario actualizado y después de analizado el informe de recepción se procede a la programación de servicios de transporte de mercancías. En esta etapa es indispensable programar los tiempos de reposición, además de tener en cuenta la vida útil de los productos a transportar, esto último influye notablemente en los tiempos de despacho y entrega. Todos los servicios diarios, semanales, y mensuales son digitalizados y enviados vía internet al departamento administrativo, con el fin de evitar modificaciones o perdida de los formatos manuales, además de agilizar el proceso a la hora de la creación de la orden del servicio. Una vez el departamento de ventas hace la entrega de la factura con la orden de venta, el mecanismo actual de recibo de mercancías permite la recepción y verificación de las mercancías de los clientes en cantidades y características, luego es almacenado. formato

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía












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N°

PROCEDIMIENTO

AREA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

7

Alistar

Despachos

Auxiliar de Bodega

8

Despachar o entregar de mercancía

Despachos

El alistamiento alistami ento es el procedimiento de colocar las mercancías descritas en el Pedido De Traslado a las bodegas, para su posterior despacho. Para este procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. Este procedimiento procedimient o tiene como propósito la entrega de las mercancías una a una a la flota trasportadora, punteándolos, de tal forma que la descripción y cantidades listas concuerden con las despachadas en los pedidos de traslado. Una vez culminado la entrega de mercancías física a la flota trasportadora y firmado cada

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía - Jefe de Despachos y Facturación Coordinador de Ciudades










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N°

PROCEDIMIENTO

AREA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

10

Recibir las devoluciones y novedades escritas

Despachos

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía

11

Verificar Ítems de

Despachos

Al término del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las devoluciones de mercancía acompañadas del formato diligenciado de novedades escritas. Estos formatos son entregados en el área de despachos junto con la mercancía que fue devuelta (si es el caso) y con el visto bueno por parte del jefe de trasporte y recibo de mercancías, estos son llevados al área de facturación donde se notificará vía electrónica y telefónica de presentarse alguna inconsistencia, entre lo que fue devuelto y lo que quedo en Stock en tránsito. Diariamente Diariament e el jefe de recibo de

Jefe de Trasportes y







PAGINA 1 DE 14 4. CONCLUSIONES

CODIGO

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CONCLUSIONES 

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El principal objetivo del manual de procesos y procedimientos logísticos es el de brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y mejora continua de la empresa FORWARD CARGO SERVICES, buscando que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar procesos logísticos. El manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas las las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo. El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio

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