Manual Procedimiento de Pagos

MANUAL PROCEDIMIENTO DE PAGOS OBJETIVO Establecer un procedimiento de recepción de la documentación necesaria para la generación generación de pago por por adquisición adquisición de bienes, bienes, mercaderías, mercaderías, servicio servicios s u otros, con la finalidad de establecer control y manejo de dichos documentos controlando y garantizando el pago de las obligaciones de la empresa.

ALCANCE Y RESPONDABLES  Jefe de Administración, encargado de adquisiciones y departamento de contabilidad encargado de tesorería.

DOCUMENTO UTILIZADOS Comprobantes de egresos. Documento utilizado para registrar las salidas de dinero de la Empresa. Cabe señalar señalar que todo egreso de dinero debe estar respaldado respaldado por una boleta, factura o recibo. Los comprobantes de egreso deberán ser numerados y con la firma firma de quien quien recibe recibe el dinero dinero.. Deben Deben tener tener además además la fecha fecha y estar estar firmado firmado por por el Jefe Jefe Administr Administrativo ativo,, quién autorizan autorizan y aprueba aprueban n la salida salida de de dinero.

Adjunto Anexo Nº1 Comprobante de egreso Para facilitar el control de los comprobantes se deberá confeccionar en original y una copia. Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante egreso se archiv archiva a junto junto con con la boleta boleta,, factur factura a o guía guía corre correspo spondi ndiente ente,, que sirve sirve de respald respaldo. o. Al inicio inicio de cada cada mes deben ser enviado enviados s al contad contador or para su registro en la contabilidad.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO 1.- El encargado de tesorería será responsable de controlar el proceso de pago de proveedores de la Empresa. 2.-Es responsabilidad del encargado de tesorería informar al Jefe de Administración y finanzas la situación de deudas adquiridas por la Empresa y solicitar su aprobación. 3.-El encargado de Adquisiciones no podrá solicitar la emisión de cheques sin el comprobante de egreso y los documentos anexos obligatorios (Factura de compra) 4.-El encargado de tesorería realizará las gestiones de pago de acuerdo al plan de condiciones de venta establecido por Jefe de Administración y el respectivo proveedor. 5.-En el caso de adelanto de pago de deberá mantener el documento original en espera de la recepción o finiquito de la obra según sea el caso. 6.-El encargado de adquisiciones informará a los beneficiarios de pagos, de acuerdo al informe suministrado por el encargado de tesorería 7.- El encargado de tesorería deberá emitir mensualmente un listado de los pagos realizados mensualmente con su respectiva copia del comprobante de egreso, al encargado de contabilidad para su respectiva conciliación y contabilización.

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES RESPONSABLE

ACTIVIDAD

ENCARGADO DE ADQUISICIÓN

1.-

Recibe

documentos

boleta, factura o guía correspondiente de acuerdo a la adquisición realizada

de documentación obligatoria, emisión de cheques al encargado tesorería

2.- Procede a la emisión de comprobante egreso, adjuntando para solicitar la de

de tesorería

3.- Informar a los proveedores la fecha cancelación de los documento en

ENCARGADO DE TESORERÍA

1.- Gestionar los pagos solicitados de adquisiciones, previa documentación

por el encargado revisión de obligatoria.

2.-Informar Finanzas la solicitar la aprobación de 3.adquisiciones la fecha proveedores

espera de caso de pago adelantado.

realizados

ENCARGADO DE CONTABILIDAD encargado de conciliación y contabilización.

al jefe Administración y situación de las deudas y pago

Informar

al de

encargado pago de

de los

4.-Mantener el documento original en finiquito de recepción en

5.- Enviar mensualmente lista de pagos al encargado contabilidad

1.- Recibir listados de pago de tesorería, para su